Como ser um Gestor de Projeto eficaz?

Você aprenderá como os gerentes de projeto agregam valor às organizações e às equipes, quais são as funções e responsabilidades de um gerente de projeto e quais habilidades essenciais um gerente de projeto precisa para ter sucesso.

Dedicação ao estudo

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Objetivos

• Detalhe as habilidades essenciais para ser um gerente de projeto de sucesso.
• Descreva a função e as responsabilidades diárias de um gerente de projeto.
• Discuta quando e por que é necessário ter um gerente de projeto.

Conteúdos

1. Como um Gestor de Projeto agrega valor?
2. Aprender mais sobre as funções e responsabilidades do Gestor de Projeto
3. Adquirir as habilidades essenciais de um Gestor de Projeto de sucesso
4. Revisão: Como ser um Gestor de Projeto eficaz?

1 - Como um Gestor de Projeto agrega valor?

Introdução: como ser um gerente de projeto eficaz

Video. Duração: 1 min

Vamos começar revisando o que discutimos até agora. Mais cedo, você conheceu o gerenciamento de projetos como um plano de carreira. Discutimos como este curso pode ajudar a avançar em seus objetivos de carreira com uma certificação de gerenciamento de projetos. Também discutimos alguns dos conceitos básicos de gerenciamento de projetos, como definir um projeto e os diferentes componentes. Então, nós passamos por algumas carreiras distintas de gerenciamento de projetos, funções e responsabilidades.

Agora é hora de ter uma compreensão mais profunda da função de gerente de projeto.

No final deste curso, você será capaz de explicar o valor único que um gerente de projeto traz para uma equipe. Você também será capaz de descrever as funções e responsabilidades de um gerente de projeto e listar as principais habilidades. Este curso vai ajudar a continuar reconhecendo as habilidades que você já tem e que ajudarão você a se tornar um gerente de projeto de sucesso. Ele também ajudará a identificar novas habilidades que você pode precisar aprender para se preparar para sua nova carreira.

O valor de um gerente de projeto

Video. Duração: 5 min

Mais cedo neste curso nós mostramos o mundo do gerenciamento de projetos. Discutimos como o gerenciamento de projetos abrange indústrias e empresas de todos os tipos, de grandes corporações a pequenas empresas.

Agora vamos definir o que é um gerente de projeto e descrever como eles agregam valor a equipes e organizações. Vamos começar com a definição de gernete de projeto:

Definição de gerente de projeto

Os gerentes de projeto conduzem projetos do começo ao fim e servem como guias para a equipe, usando impecáveis habilidades organizacionais e interpessoais em cada etapa da jornada.

Como você aprendeu antes...

Gerentes de projeto geralmente seguem um processo que envolve:

• planejamento e organização,
• gerenciando tarefas,
• orçando e controlando custos para que o projeto possa ser
• concluído dentro do prazo aprovado.

Vamos nos aprofundar nesses tópicos ao longo do programa. O que você precisa saber agora é que gerentes de projeto desempenham um papel crucial nas organizações.

Gerentes de projeto agregam valor a equipes e organizações nas principais formas que incluem:

• priorização,
• delegação e
• comunicação eficaz.

Então, vamos decompô-las.

Primeiro, discutiremos a priorização.

Gerentes de projeto agregam valor a equipes e organizações com priorização eficaz de tarefas necessárias para concluir um projeto.

Eles são especialistas em ajudar os membros da equipe a identificar e dividir grandes tarefas em etapas menores. Haverá momentos em que um gerente de projeto pode não saber qual tarefa priorizar. Para determinar quais são as mais fundamentais para o sucesso do projeto, eles se conectarão com as equipes e com as partes interessadas (stakeholders) para coletar informações e criar um plano.

As partes interessadas(stakeholders) são pessoas que estão interessadas e são afetadas pela conclusão e o sucesso do projeto, como o líder de uma organização.

Você provavelmente já usou a priorização para concluir um trabalho no passado. Em qualquer tipo de projeto, pessoal ou profissional, existem tarefas com diferentes níveis de prioridade. Por exemplo, vamos imaginar que você decidiu alugar uma casa e pintar os quartos. Você escolheu a tinta e quer começar logo. Embora possa ser tentador começar a pintar imediatamente, você precisará priorizar tarefas, como colocar panos para proteger o chão e os móveis, aplicar fita azul nas bordas dos ambientes e muito mais. Essas etapas preliminares são essenciais e precisam vir antes da pintura. Outras etapas relacionadas, como escolher novos espelhos para seus interruptores, podem vir mais tarde no processo ou ficar totalmente de fora do projeto se você ficar sem tempo ou dinheiro. Quando você escolhe cuidar dessas etapas preliminares antes de abrir a lata de tinta, está priorizando as tarefas ou etapas do seu projeto. Você também está aumentando a probabilidade de satisfação com seus quartos recém-pintados. Esse processo é semelhante para projetos profissionais. Quando você prioriza tarefas importantes, prepara sua equipe e a você para um melhor resultado de projeto.

Agora, vamos discutir a delegação.

Os gerentes de projeto usam delegação para agregar valor às equipes e organizações combinando tarefas com os indivíduos que melhor podem completar o trabalho.

EXEMPLO: Vamos voltar para nosso exemplo de pintura de casa por um segundo aqui. Pintar vários cômodos pode ser um projeto demorado, então é possível que você convoque alguns amigos para ajudar. Talvez um amigo tenha experiência profissional em pintura. Agora, com isso em mente, você pode pedir a ele para lidar com os aspectos mais desafiadores do projeto, como pintar o teto ou os detalhes. Você também pode combinar com ele para que pinte os detalhes antes de outro amigo pintar as paredes. Portanto, delegando esta tarefa à pessoa com as habilidades certas para concluir o trabalho e ordenando a tarefa de forma adequada, você está aplicando conhecimento de pontos fortes de sua equipe ao planejamento do seu projeto. Isso faz sentido, certo?

Finalmente vamos falar sobre comunicação eficaz.

Gerentes de projeto entregam valor com comunicação eficaz, tanto com as equipes quanto com as partes interessadas(stakeholders).

Isso se refere a ser transparente, o que significa estar à frente com planos e ideias e disponibilizar informações de forma ágil.

Os gerentes de projeto mantêm contato regular com a equipe sobre o progresso do trabalho e ajudam a identificar áreas em que um colega de equipe pode precisar de suporte.

EXEMPLO: Continuando com o exemplo de pintura de casa, isso pode envolver verificar com seus amigos periodicamente se eles têm tinta ou suprimentos suficientes para concluir as tarefas. Fazer isso regularmente significa que você saberá se precisa comprar mais tinta antes que a lata fique vazia, o que garante que o projeto permaneça no caminho certo.

Além de acompanhar os colegas de equipe, os gerentes de projeto mantêm contato regular com pessoas de fora da equipe, como líderes da empresa(stakeholders) que estão focados nos resultados do projeto.

EXEMPLO: Por exemplo, você pode entrar em contato com o proprietário do imóvel para pedir permissão para pintar e compartilhar os dias em que você estará trabalhando nesse projeto. Embora o proprietário não esteja diretamente envolvido na execução do projeto, os resultados afetarão a propriedade dele e, por isso, é importante mantê-lo informado. Sem suas habilidades de gerenciamento de projetos, você podem ficar sem tinta na metade do projeto, suas paredes podem ser pintadas sem panos para proteger o chão, e o proprietário pode ficar resistente aos seus planos. É importante que você esteja aqui para manter o projeto funcionando sem problemas e com eficiência.

Questão 1

Como os gerentes de projeto usam a priorização para agregar valor às equipes?

• Eles atribuem tarefas aos membros mais antigos.
• Eles agradam os patrocinadores do projeto ficando abaixo do orçamento.
• Eles determinam quais tarefas são as mais importantes para o sucesso do projeto.

Correta Depois de identificar as tarefas e dividi-las em etapas menores, os gerentes de projeto priorizam essas tarefas conversando com as equipes e partes interessadas para coletar informações e traçar um plano.

Questão 2

Como os gerentes de projeto usam a delegação para agregar valor às equipes?

• Eles atribuem as tarefas a quem pede primeiro.
• Eles atribuem as tarefas àqueles que podem concluir melhor o trabalho.
  Correta Os gerentes de projeto atribuem as tarefas com base nas habilidades e pontos fortes dos membros da equipe.
• Eles atribuem as tarefas àqueles que podem executá-las com mais rapidez.

Sumário

Agora você deve ser capaz de definir o que é um gerente de projeto e explicar como ele usa priorização, delegação e comunicação eficaz para agregar valor à sua organização. A seguir, você ouvirá sobre a trajetória de um gerente de projeto real no Google. A jornada deles para mim é fascinante e mal podemos esperar para compartilhá-la com você.

JuAnne: o caminho para se tornar um gerente de projeto

Video. Duração: 1 min

Meu nome é JuAnne. Sou gerente de programa sênior no Google. Sou uma americana de descendência chinesa de primeira geração. Minha família e eu viemos para os Estados Unidos quando eu era jovem. Meus pais trabalhavam muito quando eu era criança e eu passava muito tempo sozinha, basicamente tendo que cuidar de mim mesma; planejando minhas refeições, fazendo minha lição de casa, cuidando das tarefas de casa. Sinto que adquiri um pouco das minhas habilidades de gerenciamento de programas apenas por ser realmente organizada, ter que ser realmente organizada o tempo todo. Meu caminho para ser uma gerente de projetos começou mesmo como analista de sistemas de negócios. Eu estava escrevendo requisitos ou reunindo requisitos para nossos clientes e traduzindo-os em documentação para que nossos engenheiros pudessem implementá-los. Por meio desse processo, eu me tornei gerente de projetos.

Comecei a gerenciar os cronogramas, gerenciar as tarefas, entender todas as peças e quem precisava estar envolvido.

Com isso, você tem um gerente de projeto. Acho que a parte mais divertida de ser uma gerente de projetos é realmente trabalhar com pessoas. Você conhece todos os tipos diferentes de pessoas, personalidades diferentes. Às vezes você viaja a lugares para conhecê-las, mas mesmo quando não faz isso, apenas conhecer novas pessoas e entender como interagimos, como as pessoas interagem e se comportam é fascinante. Acho que se você construir um relacionamento, focar no relacionamento e realmente entender qual é o estilo deles, de onde eles vêm, quais são as preocupações, isso ajudará muito seu relacionamento de trabalho. Você pode se comunicar com eles no estilo que for necessário. Você pode trabalhar com eles no estilo que for mais receptivo a eles e isso tornaria o projeto melhor em todos os aspectos.

Como os gerentes de projeto influenciam as organizações

Leitura. Duração: 10 min

Você aprendeu que os gerentes de projeto podem priorizar, delegar e se comunicar com eficácia para agregar valor aos projetos. Esta leitura se concentrará nos principais modos de se agregar valor e impacto para as organizações, o que inclui:

• Foco no cliente
• Construção de uma ótima equipe
• Promoção de relacionamentos e comunicação
• Gerenciamento do projeto
• Quebra de barreiras

Foco no cliente

Os clientes são sempre um elemento essencial para o sucesso em qualquer negócio. Não existe exceção no campo de gerenciamento de projetos.

Nessa área, a palavra cliente se refere a uma pessoa ou organização que define os requisitos do projeto e estabelece diretrizes importantes, como orçamento e prazos.

Em projetos, os clientes podem ser internos ou externos. Os clientes internos são partes interessadas dentro da sua organização, como a administração, membros da equipe do projeto, gerentes de recursos e outros departamentos organizacionais.

Os clientes externos são clientes são partes interessadas fora de sua organização, como compradores, prestadores de serviço, fornecedores e consumidores.

Para entregar um projeto com sucesso, ele deve atender aos padrões do cliente. Para isso, você tem que garantir o claro entendimento das suas expectativas.

O cliente está no centro de um projeto de sucesso. Os gerentes de projeto podem agregar muito valor ao projeto, Como:

• construindo relacionamentos com os clientes e
• dedicando tempo para garantir que eles sejam ouvidos & fiquem satisfeitos com o resultado.

Perguntas ao cliente

Vamos discutir como você pode focar no cliente em um projeto.

Primeiro, sente-se com o cliente e pergunte qual problema ele está tentando resolver. Você pode perguntar se eles têm uma visão específica do resultado final que gostariam que fosse entregue. Às vezes, os clientes confiam nos gerentes de projeto para encontrar a solução para certos problemas. É seu trabalho fazer perguntas como estas:

• Pergunta: Qual é o problema que você gostaria que ajudássemos a resolver?
  Exemplo de resposta: O cliente quer ajuda com um novo processo para melhorar a eficiência da empresa.
  
  

• Pergunta: Como o problema está afetando sua organização? Exemplo de resposta: O cliente afirma que está perdendo clientes devido aos processos ineficientes atuais, pois às vezes os clientes recebem seus pedidos com atraso.
  
  

• Pergunta: O que o levou a pedir ajuda agora? Exemplo de resposta: O cliente diz que pode perder o financiamento do departamento se não melhorar a eficiência.
  
  

• Pergunta: O que você espera como resultado deste projeto? Exemplo de resposta: O cliente afirma que o objetivo final é aumentar a velocidade com que atende aos pedidos sem sacrificar a qualidade.
  
  

Dedicar um tempo para se aprofundar um pouco mais no “porquê” por trás do projeto pode ajudar um gerente a apoiar e compreender melhor o cliente. Quanto mais você entender os objetivos do cliente, maior será a probabilidade de produzir o que ele está procurando.

Construção de uma ótima equipe

A equipe é o maior recurso de um projeto. Um gerente de projeto bem-sucedido sabe disso e dedica tempo para entender: - as - - motivações,

• os pontos fortes e
• os pontos fracos .. de cada pessoa.

Os gerentes agregam valor ao projeto identificando a equipe certa e permitindo que ela tenha sucesso e tome decisões.

Quando você trabalha para formar uma equipe de excelência, deve considerar as habilidades necessárias para o respectivo projeto, bem como os recursos disponíveis.

Compreender os requisitos do cliente ajuda a moldar as habilidades necessárias para a sua equipe.

Se você está trabalhando em um projeto que requer pessoas com experiência médica e contrata pessoas que não têm essa formação, não importa o quanto essa equipe trabalhe, eles não terão o conjunto de habilidades certo para concluir o projeto.

Como gerente de projetos, você deve trazer pessoas com as habilidades certas e garantir que a equipe saiba que cada indivíduo é valorizado, confiável e apreciado. Você pode demonstrar como se sente em relação ao valor da equipe, permitindo que eles opinem e façam perguntas, além de lidar com suas necessidades o mais rápido possível.

Promoção de relacionamentos e comunicação

• Manter a satisfação do cliente e
• formar uma ótima equipe são duas maneiras para agregar valor a um projeto.

Essas duas habilidades são construídas com base em relacionamentos e comunicação.

Os gerentes de projetos que mais agregam valor são aqueles que dedicam tempo para construir relacionamentos, se comunicar e tratar os outros com consideração e respeito.

Os gerentes podem definir o tom de um projeto e construir relacionamentos dentro das equipes e com as partes interessadas. Devem por isso:

• Reservar um tempo para consultar diariamente sua equipe,
• Ver como estão e
• Perguntar se há algo em que precisem de ajuda ....

Pode fazer com que se sintam valorizados e ouvidos.

Gerenciamento do projeto

Quando você constrói equipes, geralmente cada pessoa recebe tarefas específicas do projeto. Depois que cada tarefa é concluída, a pessoa responsável por ela passa essa parte do projeto para a próxima pessoa.

Os membros da sua equipe nem sempre veem o todo e como eles afetam os outros em um projeto. Um gerente bem-sucedido vê os impactos de cada processo dentro do projeto e os informa à equipe. Isso garante que todos os que trabalham no projeto entendam o objetivo da tarefa, bem como o entendam o objetivo geral do produto finalizado.

Exemplo de resposta: Se um designer gráfico que trabalha com materiais de marketing para seu projeto não entende o objetivo geral do cliente de atrair educadores, ele pode não ser capaz de capturar totalmente a visão para a campanha. Ajudar esse membro da equipe a entender o todo permite que ele adapte as tarefas para atender às necessidades da meta final do projeto.

Gerenciar um projeto pode ser trabalhoso. Porém, se você reservar um tempo para construir relacionamentos e manter linhas de comunicação abertas, aumentará as chances de sucesso do projeto, bem como a satisfação do cliente e dos membros da sua equipe.

Quebra de barreiras

Às vezes, quando você pergunta por que algo está sendo feito de determinada maneira, a resposta é: "Porque sempre fizemos assim". Um gerente de projeto agrega valor quando quebra barreiras, permite que sua equipe inove com novas maneiras de fazer as coisas e os empodera para compartilhar ideias.

Como gerente de projetos, você deve ser um modelo de criatividade e colaboração e incentivar sua equipe a fazer o mesmo.

Como você pode quebrar barreiras em um projeto?
Você pode proporcionar suporte para sua equipe enquanto eles testam novas abordagens para encontrar soluções, e pode pedir recursos adicionais para a sua equipe.

Se a sua equipe está tendo dificuldade em receber uma resposta de outra organização, você pode entrar em contato com essa organização para manter todos no caminho certo e dentro do cronograma.

Principal conclusão

Você aprendeu agora algumas das maneiras através das quais os gerentes de projeto podem agregar valor aos projetos e influenciar as organizações:

• Ao focar no cliente,
• construir uma ótima equipe de projeto,
• fomentar relacionamentos e
• fomentar a boa comunicação,
• gerenciar o projeto e quebrar barreiras,
• você pode superar obstáculos e
• encontrar soluções para ter sucesso.

Reflexão: funções e empresas relevantes de gerenciamento de projetos

Quiz

4 questões - Duração: 19 min
Nota Final: 100%

1. Neste módulo, discutimos como os gerentes de projeto podem agregar valor às equipes e organizações. Neste exercício, você refletirá sobre as responsabilidades de um gerente de projeto.

1 / 1 ponto

Correta Excelente! Agora compare sua resposta com o feedback abaixo.

2. Comece criando uma lista de 5 a 10 empresas locais e remotas em operação que você acha que contratariam gerentes de projeto.

1 / 1 ponto

• Google
• Microsoft
• Axians
• Rumos
• Bee Engineering

Correta

Resposta Coursera: Os gerentes de projeto podem agregar valor a todas as empresas, independentemente do tamanho ou localização. Por exemplo, empresas menores geralmente não têm recursos para contratar vários funcionários. As pequenas empresas podem precisar de um gerente de projeto para supervisionar os funcionários e fornecedores contratados.

3. Considere as empresas em sua lista e, em seguida, adicione os tipos de responsabilidades que você acha que esses gerentes de projeto teriam. Escreva de 2 a 3 frases.

1 / 1 ponto

• construir um otima equipa.
• construir uma ótima equipe de projeto,
• fomentar relacionamentos
• fomentar a boa comunicação,
• gerenciar o projeto e quebrar barreiras,
• você pode superar obstáculos e
• encontrar soluções para completar projetos com sucesso

Correta

Resposta Coursera: Você considerou estas responsabilidades? Organizar a documentação do produto, usar ferramentas de produtividade, criar cronogramas, gerenciar tarefas, fazer orçamento, gerenciar qualidade e controlar custos.

4. Escolha uma das empresas em sua lista e dê um exemplo de como você acha que um gerente de projeto pode ajudar essa empresa. Escreva de 1 a 2 frases.

1 / 1 ponto

• Gerentes de projeto agregam valor a equipa e a organização com priorização eficaz de tarefas necessárias para concluir um projeto.
• Gerentes de projeto entregam valor com comunicação eficaz, tanto com as equipes quanto com as partes interessadas os (stakeholders).

Correta

Resposta Coursera: Para qualquer negócio ou porte de empresa, as habilidades e a abordagem estratégica que os gerentes de projeto aplicam aos problemas sempre serão valiosas.

2 - Aprender mais sobre as funções e responsabilidades do Gestor de Projeto

Principais funções e responsabilidades do gerente de projeto

Video. Duração: 4 min

Até agora, vimos os tipos de funções de gerenciamento de projetos para as quais você terá qualificação e como pesquisá-las. Antes, vimos o valor que os gerentes de projeto trazem para equipes e organizações.

Agora vamos aprender mais sobre as funções e responsabilidades de um gerente de projeto.

Anteriormente, você aprendeu que gerenciamento de projetos é a aplicação de:

• conhecimento,
• habilidades,
• ferramentas
• e técnicas para atender aos requisitos do projeto e alcançar o resultado desejado.

Como isso realmente acontece?

Os gerentes de projeto geralmente seguem um processo que envolve:

• planejar e organizar,
• gerenciar tarefas,
• fazer orçamento,
• controlar custos e outros fatores, para que o projeto possa ser concluído dentro do orçamento e do cronograma aprovados.

Então, vamos decompor esses fatores em exemplos de responsabilidades que você pode encontrar em uma pesquisa de emprego para uma função de gerenciamento de projetos.

Começaremos com:

• planejamento e organização. Uma responsabilidade que está dentro do escopo de planejamento e organização é fazer uso de ferramentas de produtividade e criar processos. Durante o planejamento e execução de um projeto, você pode precisar usar certas ferramentas e desenvolver processos para melhorar o compartilhamento de informações por toda a equipe. Você também pode precisar criar planos, prazos, cronogramas e outras formas de documentação para acompanhar a conclusão do projeto, e você geralmente precisa fazer a manutenção desses documentos ao longo de todo o projeto.
  
  

• A próxima tarefa é fazer o orçamento e também controlar custos e outros fatores. Como o projeto está em andamento, mudanças no plano e no orçamento estão fadados a surgir. Isso exigirá que você:
  
  

  • monitore e gerencie o orçamento,
  • acompanhe problemas e riscos à medida que eles surgem, e
  • gerencie a qualidade mitigando esses problemas e riscos e uma maneira de fazer isso é
  • removendo barreiras imprevistas que surgem.

  Por barreiras, queremos dizer coisas que podem atrapalhar o andamento do projeto.
  Por Exemplo: Se seus companheiros de equipe ficam sem os recursos necessários para concluir uma tarefa, você pode identificar esse problema ou barreira antecipadamente, designar o problema a uma parte interessada e trabalhar para proteger o recurso para que sua equipe possa seguir em frente.

• Outro grande parte da função de gerente de projeto é gerenciar tarefas.

Uma tarefa do projeto (project task) é uma atividade que precisa ser realizada dentro de um determinado período por você, sua equipe ou as partes interessadas(stakeholders).

Acompanhar as tarefas é uma ótima maneira de ajudar a gerenciar a carga de trabalho da equipe e garantir que as coisas estão sendo feitas. Manter o controle das tarefas também é uma ótima ferramenta para demonstrar o andamento para pessoas de fora da equipe imediata, como as partes interessadas.

Quando eu era gerente de programa em Desenvolvimento de Alunos aqui no Google, um dos nossos objetivos era criar caminhos para alunos que se identificam com comunidades que são sub-representadas na indústria de tecnologia. Grande parte das minhas responsabilidades diárias envolvia trabalhar com duas equipes de engenharia separadas para criar nosso currículo técnico. Para gerenciar as tarefas associadas a esse projeto, criei rastreadores de projeto separados para cada equipe que sintetizam a visão para o currículo. Esses rastreadores mantinham as equipes a par do cronograma de entrega, das categorias e subcategorias para trabalhar, e dos membros da equipe designados para cada tarefa.

Eu também fiz questão de atualizar as partes interessadas em cada etapa do caminho. Gerenciando ativamente as tarefas ao longo do ciclo de vida do projeto, consegui acompanhar o trabalho de todos e informar as partes interessadas com eficiência, o que nos permitiu alcançar nosso objetivo de projeto com poucos problemas.

Questão

Qual responsabilidade diária de um gerente de projeto inclui a manutenção de prazos e cronogramas para acompanhar a conclusão do projeto?

• Planejamento e organização
  Correta Resposta Coursera: Como gerente de projeto, você usará prazos e cronogramas para garantir que sua equipe conclua o projeto no prazo.

• Orçamento e controle de custos

• Delegar tarefas

Agora você deve ser capaz de descrever as funções e responsabilidades de um gerente de projeto. A seguir, vamos discutir a função de um gerente de projeto dentro da equipe estendida, incluindo como trabalhar ao lado das pessoas encarregadas de executar o projeto.

Identificar: oportunidades e tarefas do projeto

Exercício Não valiado no Plugin. Duração: 30 min

Identificar oportunidades de projeto a partir de uma conversa importante

Como gerente de projeto de um centro de educação artística, você participa de uma reunião de planejamento para o próximo trimestre. Os membros da equipe discutirão as principais prioridades e você identificará um projeto e tarefas relacionadas para atingir essas metas.

Responsabilidades que utilizam habilidades interpessoais

Leitura. Duração: 10 min

Quais são as principais responsabilidades de trabalho dos gerentes de projeto? Vamos recapitular o que aprendemos no vídeo anterior.

O gerente de projeto é responsável pelo planejamento, organização, gerenciamento de tarefas, orçamento, controle de custos e outros fatores para ajudar a manter o projeto dentro do orçamento e do prazo.

O que isso significa isso? Basicamente, como gerente de projeto, você será responsável por acompanhar os detalhes diários do projeto, mas também terá a oportunidade de voltar atrás e ver o panorama dele.

Dependendo do projeto e da organização, você também pode ter responsabilidades que usam suas habilidades interpessoais. Habilidades interpessoais são os comportamentos que você usa para interagir com outras pessoas, como comunicação, escuta ativa e liderança.

Vamos ver essas responsabilidades.

Ensino e mentoria

Como gerente de projeto, você pode servir como mentor para sua equipe. Ao dedicar um tempo para explicar completamente as expectativas, você elimina o retrabalho, a confusão e a frustração. Orientar e ensinar aos outros as lições que você, como gerente de projeto, aprendeu permite que sua equipe faça escolhas melhores e crie com base na sua experiência. A mentoria também envolve apoiar cada indivíduo em sua equipe para que atenda às expectativas e ajudá-los a superar a própria noção de potencial.

Construção de relacionamentos

Relacionamentos são tudo! Conhecer os membros da sua equipe permite que eles saibam que você se preocupa com cada um como pessoas, não apenas como funcionários. Dedicar um tempo a construir relacionamentos com seus clientes, fornecedores e outras partes interessadas é igualmente importante. Dedique tempo para verificar as pessoas. Preste atenção aos insights que eles oferecem sobre os próprios estilos de trabalho, uma vez que as ações deles podem mostrar como interagir de forma mais eficaz. Pergunte sobre a vida deles além do projeto, e depois dê continuidade a essas discussões para mostrar seu interesse. Ao promover esses relacionamentos, você investe mais no sucesso do seu projeto.

Controle de custos

O romancista americano Louis L'Amour escreveu: “A única coisa que nunca muda é que tudo muda”. Isso se aplica a projetos também. Os projetos mudam à medida que você continua a compreender as expectativas e as necessidades das partes interessadas. Como gerente de projeto, você precisa permanecer flexível e se ajustar às necessidades das partes interessadas. No entanto, também é importante proteger sua equipe de mudanças e trabalho repetitivo constantes. Uma boa maneira de fazer isso é trabalho repetitivo. Também é útil entender o impacto das mudanças no orçamento e no cronograma e certificar-se de que as partes interessadas compreendam esses impactos. Como gerente de projeto, você é responsável por proteger sua equipe.

Capacitação da equipe

Todos nós gostamos de ser ouvidos e apreciados em nossas carreiras. Dar à sua equipe a capacidade de trabalhar diretamente com as partes interessadas e outros membros permite que eles saibam que você confia e acredita nas habilidades deles. Uma das melhores coisas de capacitar sua equipe é ter novas ideias e funcionários entusiasmados dispostos a encontrar soluções para os problemas. Outra maneira de capacitar sua equipe é delegando responsabilidades a eles, permitindo que tomem algumas decisões para o projeto e usando as próprias contribuições no planejamento e execução do projeto. A mentoria eficaz geralmente leva a equipes mais capacitadas.

Comunicação de status e preocupações

Como gerente de projeto, a comunicação é tudo. Com uma comunicação eficaz, você pode trabalhar com sua equipe para encontrar soluções para os desafios. O gerente define o tom do projeto. Manter uma política de abertura e construir a confiança dentro de sua equipe e entre as partes interessadas (tudo isso enquanto mantém o otimismo) ajudará no sucesso do projeto.

Principal conclusão

Você aprendeu que os gerentes de projeto podem ser responsáveis por ensinar e orientar os membros da equipe, construir relacionamentos com a equipe e várias partes interessadas, controlar mudanças e o impacto no projeto, capacitar os membros da equipe para tomarem decisões e comunicar o status e possíveis preocupações. Essas responsabilidades interpessoais podem ser tão importantes para o sucesso de seus projetos quanto suas responsabilidades mais concretas, como cronograma e orçamento.

À medida que continuar neste curso, você aprenderá mais sobre como essas responsabilidades do gerente são incorporadas às diferentes fases de um projeto.

A função de um gerente de projeto dentro de uma equipe

Video. Duração: 4 min

Olá mais uma vez. Anteriormente, você aprendeu mais sobre as responsabilidades de um gerente de projeto. E embora possa parecer muito para acompanhar, é importante saber que você, como gerente de projeto, não precisará fazer tudo. Vamos discutir o papel do gerente de projeto e como essa função está relacionada a outras dentro da equipe do projeto. É mais fácil ouvir o termo gerente e pensar imediatamente em seu chefe. Mas um gerente de projeto muitas vezes não é o gerente direto das pessoas trabalhando em uma equipe de projeto. Aqui, estamos discutindo o gerente de projeto como alguém que gerencia as tarefas de um projeto. Mas o que isso realmente significa? Bem, embora possa ter alguns colegas trabalhando ao seu lado em um projeto, você provavelmente não é o chefe deles no dia a dia. Com a ajuda da sua equipe, vocês podem fazer muito mais juntos. Todos na sua equipe terão o próprio conjunto de funções e responsabilidades. E vocês se unirão para garantir que todos sejam capazes de fazer a própria parte para fazer o projeto avançar. Cada pessoa será especialista em uma parcela do projeto, mas ninguém será um especialista em todos os aspectos do projeto, e nem você. Por exemplo, o designer gráfico focará ma própria área, mas provavelmente não será especialista em direitos autorais. Da mesma forma, você será especialista em gerenciamento de projetos, mas pode não ser especialista em marketing. Veja outra maneira de pensar nisso. Imagine que você está organizando uma viagem para acampar. Você pode ser a pessoa responsável por planejar a viagem, mas isso não significa que você tenha que ser especialista em acampamento. Talvez você nunca tenha acampado antes, mas seu parceiro cresceu passando todo verão perto da fogueira. Nesse caso, você pode atribuir a ele a tarefa de escolher o número certo e o estilo de barracas para seu grupo. Então, nesse exemplo, você está planejando a viagem dando ao seu parceiro o trabalho de encontrar o número certo de barracas e o tamanho certo delas para garantir que todos sejam atendidos. Você não está fazendo a pesquisa ou a tarefa por conta própria, mas está garantindo que as coisas estejam sendo feitas. É semelhante no local de trabalho. Como gerente de projeto, você não será especialista em todas as funções do projeto, e tudo bem. Como dissemos, seu trabalho não é ser especialista em tudo. Em vez disso, você é responsável por orientar sua equipe e garantir que eles tenham o apoio de que precisam para concluir o projeto.

Questão

Pelo que o gerente de projeto é responsável em uma equipe?

• Orienta a equipe e garante que ela tenha o suporte de que precisa.
• Conclui as tarefas essenciais para o projeto.
• Supervisiona o trabalho de cada membro da equipe como um chefe cotidiano.
• Atua como especialista técnico em todos os aspectos do projeto.

Correta Resposta Coursera: Os gerentes de projeto são responsáveis por orientar a equipe. Para fazer isso bem, eles precisam garantir que a equipe tenha o suporte necessário para concluir o projeto.

Então, como um gerente de projeto lida com isso? Vamos falar sobre isso usando mais alguns exemplos das responsabilidades necessárias que você pode encontrar em um anúncio de emprego.

1 - Você precisará designar todos os membros da equipe às respectivas tarefas. Gerenciar tarefas ajudará você a manter os membros da equipe responsáveis, dando controle sobre partes específicas do projeto.

2 - Você precisará garantir que problemas e riscos sejam rastreados e fiquem visíveis, e que seja possível estabelecer caminhos de encaminhamento. Por caminhos de encaminhamento, quero dizer que você deve saber como comunicará riscos para as pessoas certas na hora certa.

3 - Você precisará entender e ajudar os colegas a adotar os fluxos de trabalho e estilos de gerenciamento de projetos certos. Como gerente de projeto, você provavelmente terá a melhor ideia de qual estilo é melhor para o trabalho. É seu trabalho garantir que a equipe adote esse estilo e os outros sistemas em vigor.

4 - Você precisará colaborar com outras equipes da organização para atender aos requisitos com base no projeto, escopo, cronograma e orçamento. Em outras palavras, um projeto pode afetar não apenas sua equipe, mas outras equipes em uma organização, bem como, digamos, a equipe de marketing ou financeira. Então você precisará trabalhar com essas equipes para garantir que todos fiquem felizes com os resultados do projeto.

Você aprenderá mais sobre como trabalhar com outras partes interessadas em um curso posterior.

Sumário

Vamos recapitular. Você aprendeu que um gerente de projeto não é sempre o gerente direto de cada membro da equipe do projeto. Em vez disso, ele é responsável por orientar essas pessoas e garantir que elas tenham o apoio que precisam para concluir o projeto. Agora que você tem uma boa noção da forma como um gerente de projeto se encaixa na equipe do projeto, vamos avançar um pouco. Discutiremos os tipos de habilidades que um gerente de projeto precisa para ter sucesso.

Trabalhar com equipes multifuncionais

Leitura. Duração: 10 min

Como gerente de projeto, você provavelmente trabalhará com equipes multifuncionais. Uma equipe multifuncional inclui membros de equipe com diferentes origens, tipos de especialização e funções. Mesmo que esses membros da equipe tenham conjuntos de habilidades diferentes, ocupem funções distintas e possam até trabalhar em outros departamentos, todos eles têm um objetivo comum: a conclusão do projeto.

Às vezes, os membros de uma equipe multifuncional são chamados de "profissionais T". Eles têm as habilidades para colaborar e inovar com pessoas em diferentes funções e departamentos, mas também contribuem com as próprias áreas de especialização. Cada membro de uma equipe multifuncional tem a própria perspectiva e experiência única, trazendo diferentes ideias e estratégias para o projeto.

Vamos explorar cada uma dessas ideias com mais detalhes.

Esclarecer objetivos

Ao trabalhar com equipes multifuncionais, é importante garantir que cada membro da equipe entenda a própria função, como eles apoiam uns aos outros e os objetivos comuns do projeto. É vital definir metas claras para a equipe e certificar-se de que ela entende essas metas. Use uma linguagem direta e concisa, evitando detalhes e explicações irrelevantes. Ao comunicar as metas da tarefa ou do projeto, não deixe de definir itens-chave, como orçamento, prazos, requisitos de qualidade ou recursos importantes. Certifique-se de que os membros da sua equipe entendem as metas da tarefa e do projeto, incentivando-os a fazer perguntas e esclarecer informações. Caberá a você verificar continuamente sua equipe para ter certeza de que todos estão avançando em direção aos objetivos, mantendo-se no caminho certo e concluindo um trabalho de qualidade. Equipes multifuncionais podem trabalhar em departamentos diferentes, estar em outros locais físicos e ter lideranças distintas, mas todos os membros trabalham com o gerente de projeto para apoiar a tarefa atual. Seu projeto pode estar competindo com outras prioridades, portanto, comunicar-se de forma clara e frequente com sua equipe (e vice-versa) ajuda a identificar quaisquer problemas ou preocupações em potencial antes que surjam.

Reunir membros de equipe com as habilidades certas

Certificar-se de que você tem membros de equipe com os conjuntos de habilidades corretos para cada uma das funções do projeto é fundamental. Se você está construindo um avião e tem cinco engenheiros, mas nenhum mecânico, está perdendo um elemento-chave de sua equipe multifuncional. Como gerente de projeto, você deve ajudar a garantir que sua equipe tenha as pessoas certas com as habilidades necessárias para o sucesso. Posteriormente neste programa, discutiremos algumas ferramentas que você pode usar para identificar os conjuntos de habilidades necessários para realizar as tarefas do projeto.

Medir o progresso

Mostrar à sua equipe o quanto eles realizaram ajuda a manter todos motivados. Reserve um tempo para medir e comunicar o progresso do projeto para toda a equipe multifuncional. Isso ajuda todos a ver a imagem completa e reconhecer o próprio impacto no projeto. Você pode medir o progresso de várias maneiras, incluindo o cumprimento de marcos importantes, a conclusão de tarefas do projeto e o cumprimento das metas do projeto dentro do prazo e do orçamento. Comunique-se regularmente com os membros de sua equipe para verificar seu progresso. Pergunte se eles esperam terminar a tempo. Se não, pergunte como você pode ajudá-los a ter sucesso. Acompanhe o progresso da equipe ao longo do projeto documentando quando as tarefas e metas são concluídas e informe os membros da equipe se o projeto está no caminho certo ou não. Certifique-se de comunicar sucessos, atrasos ou problemas à equipe para que saibam como o projeto está progredindo. Manter todos informados é essencial para o sucesso do projeto.

Reconhecer esforços

Às vezes, quando você trabalha com equipes multifuncionais, certas habilidades são mais reconhecidas do que outras. Um mecânico pode receber elogios por apresentar a solução para um problema dentro do projeto, enquanto o membro financeiro que conseguiu o financiamento pode ser esquecido. Como gerente de projeto, é sua função garantir que cada membro de sua equipe multifuncional reconheça o valor de seus esforços em cada etapa do caminho. Você aprendeu a importância de construir relacionamentos com as partes interessadas, e fazer isso com os membros de sua equipe multifuncional é igualmente importante. Aprender o que faz os membros de sua equipe se sentirem apoiados, dar e receber feedback e estar atento à formação de cada indivíduo, identificadores pessoais e estilo de trabalho pode ajudar a mediar algumas das diferenças entre os membros da equipe.

Principal conclusão

Ser capaz de se comunicar claramente com os membros da equipe, esclarecer as metas do projeto, reunir os membros com as habilidades certas, medir o progresso da equipe e reconhecer os esforços individuais é uma parte importante do seu papel como gerente de projeto e é fundamental para o sucesso da tarefa.

Elita: um dia na vida de um gerente de projeto

Video. Duração: 3 min

Um ótimo gerente de projeto é uma combinação descolada de paramédico, ninja e músico de jazz. Um paramédico, que pode aparecer em uma cena cheia de caos, descobrir o que precisa acontecer agora, fazer a triagem de todos os itens no local e, em seguida, desenvolver um plano de ação enquanto participa dessa ação. Um ninja, porque deve ser discreto sobre como influencia outras pessoas. Ações explícitas ou forçar demais as pessoas não são atos necessariamente bem recebidos. Um músico de jazz, particularmente um baterista de jazz, que mantém uma batida constante enquanto muitas coisas acontecem ao seu redor. Em uma equipe, você estará cercado por um monte de pessoas talentosas. Um trombonista, um baixista, um trompetista, um pianista e você, mantendo a batida e certificando-se de que todos estão dentro do mesmo ritmo. Passo a maior parte dos meus dias com meus colegas de produto e engenharia falando muito sobre estratégia, atualizando o status para as principais partes interessadas ​​e tentando descobrir o que vem a seguir para o nosso produto. Alguns aspectos sobre o meu trabalho nunca mudam se compararmos este dia com meu primeiro dia. O fato de eu me comunicar com muitas pessoas em um dia, muitos tipos diferentes de pessoas, de engenheiros a gerentes de produto, parcerias, vendas e marketing, é a mesma coisa. A maior diferença é o número de pessoas com quem me comunico e a complexidade dos tópicos que abordo.

A coisa mais importante para você ter em mente é manter a organização.

Quanto mais organizado você estiver em suas ações, mais organizada sua equipe estará em seus pensamentos e ações.

O que eu faço para me manter organizado são listas, o dia todo. Tenho post-its, listas eletrônicas, listas em e-mails, e essas listas me ajudam:

• a ficar por dentro de quais ações precisam acontecer agora,
• quais ações precisam acontecer em seguida e
• quais posso adiar mais alguns dias.

Uso listas para ajudar a gerenciar meu tempo. Acho que uma das coisas para as quais minhas listas são mais importantes é ter certeza de que sei o que precisa ser feito hoje. Então, uma vez que minha lista é feita e tenho certeza do que precisa ser feito hoje, dedico tempo a essas coisas.

Uma stand-up (briefing) é uma reunião rápida, geralmente no início do dia, mas que pode acontecer a qualquer momento. Minhas stand-ups costumavam acontecer pela manhã, por volta das 9h30 ou 10h00, dependendo de quando a equipe de engenharia chegava. Elas duravam cerca de 15 minutos, para que tivéssemos clareza sobre o que foi feito no dia anterior e o que estava em pauta para ser feito hoje. Em seguida, geralmente fazíamos um controle de novo, por volta do almoço, para garantir que as pessoas ainda estivessem no caminho certo ou se deparassem com problemas técnicos que pudessem exigir mais tempo para concluir a tarefa. Acho que o que me torna um grande gerente de projetos é um viés de ação e resiliência. Uma das minhas frases favoritas é

"Escolha e Resolva".

Em parte porque acho que escolher ...

É importante tomar a decisão de se desvencilhar, avançar na ação, aprender algumas coisas e decidir tomar uma nova ação depois de aprender algo.

A segunda metade disso é a resiliência....

Sou resiliente e minhas equipes são resilientes...pois...

Se tomamos uma atitude ruim, aprendemos que podemos aprender e mudar de ideia com novas informações.

Teste seu conhecimento: aprender mais sobre as funções e responsabilidades do gerente de projeto

Quiz

4 questões. Duração: 8min

Adquirir as habilidades essenciais de um Gestor de Projeto de sucesso

As principais habilidades de um gerente de projeto

Video. Duração: 3 min

Agora que você aprendeu sobre as funções e responsabilidades de um gerente de projeto, vamos discutir os principais conjuntos de habilidades que um gerente de projeto deve trazer para a função.

Embora existam muitas habilidades diferentes que um gerente de projeto pode trazer para sua função, existem quatro conjuntos de habilidades específicas que achamos que podem ajudar um gerente de projeto. Elas são:

• viabilização de tomada de decisões,
• comunicação e encaminhamento,
• flexibilidade e
• fortes habilidades organizacionais.

1. Capacidade de viabilizar a tomada de decisões

A capacidade de viabilizar a tomada de decisões na equipe, ou saber as decisões do líder apropriado, é crucial para manter os projetos em andamento e atingir os objetivos. Muitas das decisões diárias dentro de um projeto vão provavelmente sobrar para você e seus colegas para discutirem e entrarem em um acordo. Você vai garantir que os projetos continuem dentro do cronograma reunindo informações de colegas e usando esses insights para ajudar a equipe a tomar decisões coerentes. Você também vai garantir que essas decisões sejam comunicadas aos colegas necessários, sejam eles a equipe imediata ou os líderes da empresa. Por exemplo, talvez você forneça dados relevantes ou feedback para ajudar seus colegas a tomar uma decisão entre as opções A e B.

2. Comunicação e encaminhamento

A segunda habilidade é comunicar-se e encaminhar. Como gerente de projeto, você usará suas habilidades de comunicação em quase tudo que fizer. Pode ser um plano de documentação, envio de e-mails sobre o andamento do projeto ou marcar uma reunião para encaminhar riscos ou problemas para as partes interessadas.

3. Flexibilidade

A terceira habilidade é flexibilidade. Como gerente de projeto, saber ser flexível quando mudanças são necessárias é fundamental. Os planos definitivamente mudarão, mesmo com um planejamento antecipado cuidadoso. Por exemplo, talvez os objetivos da sua empresa mudem, ou talvez um membro de sua equipe assuma inesperadamente uma nova posição em outra empresa. Um bom gerente de projeto sabe que momentos imprevisíveis como esses são quase sempre certos. Uma frase que amamos aqui no Google é "A única constante é a mudança", e isso é verdade. Ao manter a calma sob pressão, você será capaz de se ajustar enquanto ajuda sua equipe a ficar tranquila também.

4. Fortes habilidades organizacionais

Por fim, um gerente de projeto bem-sucedido precisa de fortes habilidades organizacionais. Como você aprendeu antes, a função de um gerente de projeto requer o uso de muitos processos diferentes para manter o projeto no caminho certo. Ter fortes habilidades organizacionais significa ter a capacidade de organizar esses processos e os elementos centrais de um projeto para garantir que nada seja perdido ou esquecido, o que, acredite, pode e de fato acontece muito. Para evitar isso, você pode decidir monitorar as tarefas diárias em uma planilha ou enviar atualizações de status ou lembretes frequentes. Há muitas maneiras de manter a organização e melhorar suas habilidades organizacionais, e falaremos mais sobre elas ao longo do programa.

Sumário

Para recapitular:

habilidades essenciais para o gestor de projetos

• tomada de decisão,
• comunicação e encaminhamento,
• flexibilidade
• fortes habilidades organizacionais

São quatro os conjuntos de habilidades essenciais para o gerenciamento de projetos bem-sucedido. Você pode continuar a desenvolver essas habilidades familiarizando-se com o conhecimento do setor que se aplica à maioria das funções de gerenciamento de projetos. Conhecimento de ferramentas e modelos úteis e familiaridade com estilos famosos de gerenciamento de projetos, como Cascata e Agile, podem ajudar a organizar e documentar o projeto ao longo do ciclo de vida dele. Aprenderemos sobre isso neste programa.

Esperamos que agora você tenha mais ferramentas para explicar as principais habilidades que um gerente de projeto deve trazer para a função. Essas habilidades realmente ajudam a reforçar a motivação e a responsabilidade da equipe para as tarefas de um projeto.

Competências-chave: flexibilidade e lidar com ambiguidades

Leitura. Duração: 10 min

No vídeo anterior, discutimos as quatro competências-chave de um gerente de projeto: possibilitar a tomada de decisões, comunicar e encaminhar, fortes habilidades organizacionais e flexibilidade. Com tempo e prática, você dominará essas habilidades para ter sucesso em uma função de gerenciamento de projetos. Nesta leitura, vamos nos aprofundar em por que a flexibilidade é essencial para um gerenciamento de projetos eficaz e como você pode ajudar sua equipe a lidar com a ambiguidade.

Primeiro, vamos ver as outras competências de gerenciamento de projetos que você aprendeu até agora.

1. Possibilitar a tomada de decisão

Você pode ajudar os membros da equipe a se sentirem fortalecidos desde o início de seu projeto, tornando o processo de tomada de decisão colaborativo. Por exemplo, declare as metas de resultados específicos e receba informações de sua equipe sobre como atingir essas metas. Você pode ter uma ideia de como gostaria que certas tarefas fossem realizadas, mas os membros da sua equipe podem ter abordagens mais criativas ou eficientes. Capacitar sua equipe para expressar suas opiniões e tomar as próprias decisões permite que você se concentre nas tarefas gerais de gerenciamento e as priorize. Além disso, quando você permite que os membros da equipe tenham voz nas decisões, isso ajuda a promover um ambiente de responsabilidade e proximidade da equipe.

2. Comunicar e encaminhar

O gerenciamento de projetos requer a comunicação clara das metas e expectativas do projeto, funções e responsabilidades dos membros da equipe e feedback construtivo. Saber como se comunicar com eficácia e quando encaminhar os problemas para a gerência é a chave para manter você, sua equipe e sua organização no caminho do sucesso. Quando o encaminhamento for necessário, tente abordar a gerência com o problema e a solução ou sugestões em potencial. Isso mostrará que você está tomando iniciativa como gerente de projeto.

3. Fortes habilidades organizacionais

Se você demonstrar que é importante, como líder, manter a organização com monitoramento e comunicações eficientes, sua equipe fará o mesmo. Uma maneira de fazer isso é usando as ferramentas organizacionais disponíveis, como as seguintes:

• Software de planejamento e programação (modelos, fluxos de trabalho, calendários)

• Ferramentas de colaboração (e-mail, software de colaboração, painéis)

• Documentação (arquivos, planos, planilhas)

• Ferramentas de garantia de qualidade (avaliações, controladores de produtividade, relatórios)

Você pode precisar testar diferentes abordagens organizacionais para determinar o que funciona melhor para você e sua equipe.

4. Flexibilidade

Todos os gerentes de projeto precisam ser capazes de se adaptar e superar mudanças e desafios. Vamos explorar mais por que a flexibilidade é uma habilidade essencial de gerenciamento de projetos e discutir como ela pode ajudar a preparar sua equipe para mudanças, mitigar riscos e lidar com ambiguidades.

Planejamento flexível

A mudança é inevitável, e quanto mais flexível você for como gerente de projeto, mais sucesso terá ao longo de sua carreira. Essas estratégias de planejamento flexível podem ajudar a gerenciar seu projeto em momentos de imprevisibilidade:

• Avaliar as restrições externas. Ao planejar seu projeto, leve em consideração eventos externos, como feriados nacionais, férias de membros da equipe e licenças médicas. Reservar um tempo extra na programação para esses eventos inevitáveis com antecedência pode ajudar a minimizar o impacto em seu projeto.

• Planejar os riscos e desafios. Se você considerar os riscos que podem ocorrer, poderá encontrar soluções para eles com antecedência. Por exemplo, e se alguém de sua equipe ficar doente ou decidir desistir? Você consegue substituí-los dentro da empresa? Se não, você pode contratar um prestador de serviço independente? Faça uma lista de pessoas que podem se juntar à sua equipe se um de seus membros ficar indisponível. Você também pode avaliar os riscos observando dados históricos. Reveja seus projetos anteriores e examine os desafios enfrentados. Em seguida, avalie se desafios semelhantes podem ocorrer no projeto atual e se prepare para eles. Discutiremos os detalhes do gerenciamento de riscos posteriormente neste programa.

Calcule a flutuação no cronograma. Flutuação, ou folga, refere-se à quantidade de tempo que você pode esperar para iniciar uma tarefa antes que isso afete o cronograma do projeto e ameace seu resultado. Identificar folgas em sua programação pode ajudar no gerenciamento de recursos, cronogramas e manter seu projeto no caminho certo. Você aprenderá mais sobre como calcular a flutuação em um curso posterior, quando discutirmos a criação de um caminho crítico para as tarefas do seu projeto.

Lidar com ambiguidade

A ambiguidade pode ser um grande desafio no gerenciamento de projetos. Os gerentes de projeto frequentemente enfrentam ambiguidade em metas, requisitos, cronogramas, visão ou outras áreas relacionadas ao projeto. Sua equipe espera que você lidere em momentos de ambiguidade e mudança, e a flexibilidade é especialmente importante nesses momentos. Aqui estão algumas maneiras diferentes de ajudar sua equipe a lidar com a ambiguidade:

• Mantenha a calma. Em tempos de incerteza, lidar com a ambiguidade com graça e equilíbrio ajudará a inspirar os membros de sua equipe a fazer o mesmo.

• Expresse empatia. Como gerente de projeto, é importante tentar entender o que sua equipe está pensando e sentindo, especialmente em momentos de ambiguidade. Deixe os membros da sua equipe saberem que você se preocupa com os desafios que eles estão enfrentando e que está disponível para apoiá-los.

• Comunique o que você sabe claramente. Defina os aspectos do projeto que são confirmados e não serão alterados. Isso ajuda sua equipe a ter uma noção melhor do que esperar, independentemente de quaisquer aspectos do projeto que ainda sejam desconhecidos ou estejam mudando.

• Tome decisões e cumpra-as. Tente não questionar suas próprias decisões na frente de sua equipe, pois isso pode levar a uma incerteza maior. Se você precisar mudar de curso, explique claramente à sua equipe por que escolheu fazer isso.

Confie na experiência da sua equipe. Aumente a clareza fazendo com que todos em sua equipe discutam o que já sabem ou acreditam ser verdade sobre os componentes de seu projeto, como o que está envolvido em tarefas específicas ou recursos necessários, com base nas próprias áreas de especialização. Em seguida, discuta o que você ainda não sabe e pense em maneiras de reunir mais informações.

Principal conclusão

Como gerente de projeto, ter a flexibilidade e a capacidade de lidar com a ambiguidade em um ambiente de negócios que muda rapidamente oferece uma vantagem. Dominar essas competências, além da tomada de decisões, habilidades de comunicação eficazes e fortes habilidades organizacionais, permitirá que você inove e cresça como gerente e líder de projeto.

Reflexão: identifique as habilidades essenciais de um gerente de projeto

Quiz

6 questões. Duração: 21 min

Rachel: minha jornada para me tornar uma gerente de projeto

Video. Duração: 2 min

Meu nome é Rachel, eu sou gerente sênior de programas no Google, em Nova York. O Google me contratou em um bar no East Village cerca de 12 anos atrás. Por cerca de três anos, um grupo de NY Ops e SRE, bebeu no meu bar. Como todos no bar, eles pediram conselhos ao barman. Dei-lhes conselhos e ajudei-os em muitos problemas, e também me tornei amiga deles. Eu realmente os admirava, eles eram incrivelmente inteligentes e charmosos e bebiam bastante, e davam boas gorjetas. Eventualmente, eu quis algo diferente para minha vida. Ficava atrás de um bar a noite toda e havia uma oportunidade de me candidatar a uma função de administradora na equipe deles. Então, entrei no Google em 2008. Eles me contrataram primeiro como Administradora de Confiabilidade do Site e Operações de Engenharia na cidade de Nova York. Após cerca de dois anos, me transferi para o Gerenciamento de Programas. A contratação do Google é um pouco mais convencional agora, mas as habilidades que eu aperfeiçoei enquanto era bartender embasaram meu trabalho diário. Um barman velho e sábio que eu conhecia no Lower East Side me disse uma vez:, “Um bar é uma sala cheia de mesas e cadeiras e um pouco de cerveja, e uma sala de reuniões era a mesma coisa, uma sala cheia de mesas e cadeiras. As pessoas entram em um bar como se estivessem em uma sala de reuniões querendo sair sentindo outra coisa”. Como gerente de programa, meu trabalho era ajudar as pessoas nessa experiência, a experiência estética de se encontrar, tomar decisões e chegar a conclusões juntos. Muito parecido com um bartender e a ajudar as pessoas a terem uma noite melhor. Minha função como gerente de programa começou com alguém assumindo um risco por mim. Meu parceiro de engenharia me escolheu dentro do grupo de administradores porque sabia que eu poderia construir uma comunidade com esses engenheiros. Quando você trabalha em um bar, você tem que conversar com qualquer um que entre. Qualquer um que passar por aquela porta é seu cliente. Você tem que entender o que eles querem, o que eles querem beber, se eles podem continuar bebendo, se eles já beberam o bastante, todas essas coisas. Quando você está trabalhando com um especialista no assunto, um engenheiro, um designer de produto, uma pessoa de UX, as mesmas coisas se aplicam. Você precisa ser capaz de falar com qualquer engenheiro de sua equipe, qualquer gerente de produto com quem precise trabalhar e precisa entender suas necessidades exclusivas. O gerenciamento de programas não é apenas sobre o processo e os artefatos que você cria, é sobre como você se relaciona com as pessoas. Compreender o que você aprendeu em outras partes de sua vida, seja em um bar ou na escola de arte, essas são as experiências que você traz para o trabalho e que tornam seu trabalho único. Suas habilidades, falar com as pessoas ou reduzir o conflito, ou entender o que as pessoas precisam. Isso é o que faz de você um ótimo gerente de programa.

Habilidades que você traz para o projeto

Discussão. Duração: 10 min

Pense nas habilidades de gerenciamento de projetos que você acabou de aprender: possibilitar a tomada de decisões, comunicar e encaminhar, flexibilidade, lidar com ambiguidades e fortes habilidades organizacionais.

• Liste uma ou duas habilidades que você já tem e que são úteis para um gerente de projeto.

• Liste uma ou duas habilidades que você espera adquirir durante este curso e que são úteis para um gerente de projeto.

Em seguida, visite os fóruns de discussão e responda a pelo menos dois colegas.

Minha Resposta

• Liste uma ou duas habilidades que você já tem e que são úteis para um gerente de projeto.

Uma comunicação eficaz é uma das principais competências em qualquer profissão e na gestão de projetos certamente ainda mais, sendo crucial para uma colaboração eficaz. O ser aberto e honesto com os seus colegas. Penso que que para obter confiança por meio da comunicação aberta, é preciso incentviar os colegas da equipa a colocarem sempre qualquer opinião que possam ter em debate, mesmo que as vezes discordava delas. Isso exige muita confiança de ambos os lados e foi um processo aprendido ao logo dos anos. A medida que fui intervindo em reuniões principalmente esse tipo de comunicação aberta, a equipe foi crescendo em termos de colaborar uns com os outros resultando num aumento da qualidade de trabalho. Diria que a comunicação e confiança são habilidades chave que aprendi.

a outra é a ...

A Flexibilidade que tem sido uma constante na minha carreira. A um dado momento, seja no projeto atual em que trabalhamos ou em um projeto futuros, algum elemento ou caracteristica do projeto irá ou iria mudar. Talvez seja o prazo ou as prioridades, sendo necessário adaptar muitas vezes muita flexibilidade no fluxo de trabalho de acordo com essas mudanças. Penso que um gestor de projeto tem de ser capaz de dar uma guinada e adaptar-se a novas situações contantes , a fim de continuar a levar a bom porto a equipe do projeto.

• Liste uma ou duas habilidades que você espera adquirir durante este curso e que são úteis para um gerente de projeto.

Espero adquirir durante este curso maiores conhecimentos em termos de organização. Apesar de ser bastante organizado penso que poderei beneficiar, muito em melhorar esta habilidade socio-comportamental mais intimidante. Pode-se pensar na organização como algo que “se tem” ou “não se tem”. Aprender mais sobre manter a organização do grupo ou equipa com um monitoramento e comunicações eficientes, bem como saber avaliar com maior eficácia as prioridades. Existem ferramentas que são utilizadas tais como a Asana (https://asana.com/pt/uses/organization (opens in a new tab)) que ajudam os gestores de projeto na organização dos projetos.

Mitos comuns sobre gerentes de projeto

Leitura. Duração: 10 min

Já falamos sobre as habilidades que os gerentes de projeto precisam para ter sucesso nas próprias funções. Agora, vamos desmascarar alguns dos mitos comuns sobre o que é necessário para ser um gerente de projeto eficaz.

Mito: você tem que ser um especialista na área e ter muito conhecimento técnico sobre o projeto.

Realidade: há benefícios para o gerente de projeto não ter muito conhecimento técnico sobre um projeto. Em vez de se prender aos detalhes técnicos ao se comunicar com a gerência e as partes interessadas, o gerente de projeto pode examinar todas as diferentes peças em que a equipe multifuncional está trabalhando e avaliar como cada uma delas contribui para o sucesso do projeto. Como gerente de projeto, você atrai os membros certos da equipe (com diferentes áreas de especialização) e confia que eles serão capazes de se concentrar nos aspectos técnicos do projeto.

Seu trabalho é lidar com a comunicação, documentação e organização necessárias para levar o projeto à linha de chegada com sucesso.

Cenário: Jamar acaba de conseguir seu primeiro emprego de gerenciamento de projetos em uma construtora. Ele foi encarregado de gerenciar a construção de uma nova escola primária em sua cidade. Não se espera que ele tenha todas as habilidades técnicas, como engenharia, construção, encanamento e elétrica. Ele contrata as pessoas certas para o trabalho. Ele comunica as necessidades, cronogramas e expectativas do projeto aos membros da equipe e às partes interessadas e ajuda a derrubar quaisquer barreiras para concluir o projeto no prazo. Jamar ajuda os engenheiros e trabalhadores da construção a se comunicarem entre si para garantir que todos estejam de acordo com os requisitos. Ele se certifica de que os materiais estejam no lugar conforme necessário para os encanadores e eletricistas.

O resultado final: os gerentes de projeto contratam os especialistas e ajudam a montar todas as peças do projeto. Os gerentes de projeto não precisam ser especialistas em todos os campos.

Mito: somente pessoas com muita experiência em uma organização podem gerenciar projetos com sucesso.

Realidade: é um equívoco comum que qualquer pessoa com experiência e sucesso significativos em uma organização possa gerenciar projetos. Para gerenciar com sucesso projetos em qualquer organização, você deve adquirir as habilidades, ferramentas e técnicas e conhecimentos necessários e ser capaz de aplicá-los. Você não precisa necessariamente ter trabalhado em funções anteriores na organização. Ao receber esta certificação, você está aprendendo e praticando como ser um gerente de projetos eficaz antes de assumir uma posição.

Cenário: Sofia é supervisora em um grande centro de atendimento ao cliente. Ela foi reconhecida pela liderança como uma executora de alto nível. Para recompensá-la, a administração ofereceu a ela o papel de gerente de projeto para a implementação de um novo software de atendimento ao cliente. Caberá a ela supervisionar a instalação, o treinamento e a implementação do novo processo. Sofia tenta gerenciar o projeto, mas ela não tem ideia de como criar um plano, gerenciar os vários membros de sua equipe, identificar riscos ou lidar com qualquer uma das outras tarefas importantes de gerenciamento de projetos. Ela informa ao gerente que não tem o treinamento adequado para gerenciar o projeto, mas gostaria de desenvolver essas habilidades. O gerente de Sofia a inscreve em um treinamento em gerenciamento de projetos para que ela tenha as habilidades necessárias para gerenciar projetos no futuro.

O resultado final: para ser um gerente de projeto bem-sucedido em qualquer organização (independentemente de você já ter trabalhado lá anteriormente), é essencial dominar as habilidades, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos.

Mito: você precisa saber todos os detalhes do projeto em todos os momentos

Realidade: os detalhes são importantes na execução do projeto, mas,

como gerente, você também deve se concentrar no quadro geral e na estratégia. Qual é o objetivo final? Você e sua equipe têm uma direção clara?

Se toda a equipe entende os objetivos e tem o que precisa para ter sucesso nas tarefas, eles podem trabalhar nos detalhes individuais e fornecer espaço para supervisionar as metas gerais do projeto. Linhas abertas de comunicação ajudarão a garantir que os membros de sua equipe compartilhem com você todos os riscos possíveis para o orçamento ou cronograma.

Cenário: Yui é gerente de projeto e trabalha para uma empresa de roupas. A empresa está desenvolvendo uma nova linha de pijamas de inverno com lançamento previsto para o final de outubro. Yui se reúne com as principais partes interessadas para determinar os objetivos e cronograma para o projeto. Ela recruta funcionários dos departamentos de merchandising, exportação, marketing, materiais, produção e controle de qualidade para fazer parte da equipe. Yui se reúne com a equipe no início do projeto para esclarecer os objetivos da linha de produtos e fala com eles regularmente para remover quaisquer barreiras e descobrir onde eles precisam de suporte adicional. Quando um membro da equipe do departamento de materiais informa a Yui que o tecido que eles planejavam usar para um determinado tipo de pijama aumentou de preço, Yui trabalha com o membro da equipe para encontrar um novo fornecedor para que o orçamento geral do projeto não seja afetado.

O resultado final: sua função como gerente de projeto é comunicar-se com as partes interessadas, esclarecer objetivos e definir expectativas. Confie na sua equipe para lidar com os detalhes de cada tarefa do projeto e se comunicar com você quando houver um problema.

Com sua comunicação direta e abordagem estratégica para resolução de problemas, você pode fornecer soluções e ajudar a remover barreiras para sua equipe. É aqui que você agrega valor.

Sumário

Acabamos de quebrar três mitos de gerenciamento de projetos. Reconhecer essas verdades ajudará você a ser mais confiante e ter mais sucesso ao seguir sua carreira de gerente de projetos.

Teste seu conhecimento: adquirir as habilidades essenciais de um gerente de projeto de sucesso

Quiz

4 questões. Duração 8min

Liderança e dinâmica de equipe

Video. Duração: 4 min

Anteriormente, você aprendeu sobre a função do gerente de projeto e as principais habilidades que você vai precisar para ter sucesso nessa função. Você também aprendeu mais sobre seu papel dentro da equipe do projeto.

Agora vamos discutir algumas habilidades fundamentais que você vai usar para desenvolver o relacionamento com seus colegas e partes interessadas(stakeholders).

Usar suas habilidades interpessoais é fundamental para para construir relações com as pessoas envolvidas em seu projeto. Ao desenvolver essas relações, você vai aprender sobre as necessidades e preocupações da equipe. Isso vai o ajudar a determinar as prioridades do projeto e motivar sua equipe ao longo do processo. Ter fortes habilidades interpessoais é uma grande parte da boa liderança. Mesmo sem ter ocupado uma posição formal de liderança, ter essas habilidades vai ajudar quando você precisar orientar uma equipe. Isso é chamado de influenciar sem autoridade, que se refere à capacidade de um gerente de projeto de orientar os colegas de equipe para que concluam o trabalho atribuído a eles sem agir como gerentes diretos. Há algumas habilidades interpessoais fundamentais que você pode usar para alcançar isso e guiar os resultados do projeto, mesmo sem a autoridade de ser o chefe de seus colegas de equipe. Essas habilidades incluem:

• comunicação,
• negociação,
• mediação de conflitos e
• compreensão de motivações.

1. comunicação.

No contexto de liderar uma equipe, comunicação pode incluir falar com os colegas de equipe para entender como eles estão indo com uma tarefa e fornecer feedback claro sobre a qualidade do trabalho de um colega.

2. Negociação

Negociação pode incluir trabalhar com um colega de equipe para se comprometer com um novo prazo quando ele diz que não será capaz de concluir o trabalho a tempo. Agora, acredite, eu sei que isso pode ser frustrante, mas você vai precisar usar suas habilidades de negociação muitas vezes com seus colegas de equipe e partes interessadas para equilibrar as necessidades e o que é melhor para o projeto.

3. Mediação de Conflitos

A mediação de conflitos. Como mencionamos anteriormente, os planos do projeto podem mudar, e problemas surgirão. Isso às vezes pode levar a tensão e conflitos dentro da equipe. Mediação de conflitos é uma ótima habilidade para praticar e desenvolver para garantir que o projeto não seja afetado. Isso pode envolver marcar uma reunião com dois colegas de equipe que estão com dificuldade para entrar em acordo sobre a melhor maneira de lidar com uma tarefa compartilhada.

4. compreensão de motivações

Finalmente, há a compreensão de motivações. Isso significa conhecer seus colegas de equipe e descobrir o que os motiva a dar o melhor de si. Compreender motivações também pode incluir aprender como seus colegas preferem receber feedback e como eles gostam de receber reconhecimento por fazer um ótimo trabalho. Use essas informações individualizadas para motivar e incentivar cada um em sua equipe.

Questão

Qual habilidade interpessoal ajuda um gerente de projeto a conhecer os colegas de equipe e descobrir o que os leva a fazer o melhor trabalho?

• Comunicação
• Mediação de conflito
• Compreensão das motivações
  Correta Os gerentes de projeto bem-sucedidos devem conhecer os colegas de equipe. Isso é importante para aprender como os membros da equipe trabalham melhor, como preferem receber feedback e até mesmo como compartilhar elogios.
• Negociação

Durante entrevistas de emprego para posições de gerenciamento de projetos, podem pedir para você discutir uma situação em que influenciou sem autoridade, e é possível que você note que já usou essas habilidades em sua vida sem perceber.

Por Exemplo:, digamos, você tem um colega de trabalho que sempre chega tarde para toda reunião, sem exceções. Por um lado, você não pode forçá-lo a chegar na hora, mas é provável que já tenha pensado em maneiras de motivá-lo a querer chegar na hora. Ao fazer isso, você pode também ter se perguntado como mudar a maneira de se comunicar com o colega para influenciá-lo a chegar na hora certa. Talvez você tenha tentado pedir a ele para chegar 15 minutos mais cedo do que o restante do grupo ou talvez tenha explicado como esse comportamento afeta o resto da equipe. As duas estratégias são exemplos de influência sem autoridade e servem para incentivar um comportamento específico. Influenciar sem autoridade é um dos aspectos mais importantes e desafiadores do gerenciamento de projetos.

Sumário

Recapitulando, comunicação, negociação, mediação de conflitos e compreensão de motivações são todas habilidades interpessoais que vão ajudar a influenciar sem autoridade. Você vai precisar desenvolver suas habilidades interpessoais para fazer isso de forma eficiente. Em cursos posteriores, vamos rever e aprender mais sobre como usar suas habilidades interpessoais para gerenciar vários projetos.

Reflexão: influenciar sem autoridade

Quiz

2 questões. Duração: 17min

Ellen: traços de um gerente de projeto bem-sucedido

Video. Duração: 2 min

Sou Ellen e sou diretora de gerenciamento técnico de programas. Isso significa que lidero uma equipe de gerentes de programa no Google. Eu amo gerenciamento de projetos porque eu realmente gosto dessa ideia de que você pode fazer mais em equipe com um grupo de pessoas do que você poderia fazer sozinho. Ao reunir um monte de pessoas e se organizar, alinhar-se em torno de uma meta comum, podemos fazer muitas coisas incríveis. Acho que um gerente de projeto bem-sucedido é alguém que realmente sabe como reunir um grupo de pessoas. Para mim, há na verdade duas partes no gerenciamento de projetos. Uma é este foco fino na execução dessa meta, mas a outra parte são as pessoas. Assim, um gerente de projeto bem-sucedido consegue fazer as duas coisas. Quando comecei a gerenciar gerentes de projeto, tudo se tratava sobre todo mundo trabalhar em seu próprio projeto. Como posso apenas orientá-los, dar-lhes orientações e ajudá-los com seus projetos. Ao longo dos anos, mudei para mentoria em gerenciamento de projetos, mentoria de gerentes de projeto. O que quero dizer com isso é que é diferente. Não estou mais dizendo: “Aqui está o que você deve fazer em seu projeto”. Estou realmente tentando ajudá-los a pensar sobre como pensar os seus projetos. Uma das coisas em que penso muito enquanto estou construindo uma equipe de gerenciamento de projetos é ter um conjunto realmente diversificado de pessoas com diferentes origens, experiências diferentes. Somos uma empresa global, por isso estamos tentando garantir de verdade que também sejamos uma equipe global. Quando falo sobre diversidade de formação e experiência, trata-se realmente de trabalhar em diferentes tipos de ambientes com diferentes tipos de equipes. Quando converso com novos gerentes de projeto e eles perguntam: “Como posso continuar a crescer como gerente de projetos?” Minha resposta é: trabalhe em projetos diferentes, trabalhe em tantos projetos quanto puder, mas não tenha medo de experimentar áreas diferentes, domínios diferentes, trabalhar com pessoas diferentes. Com cada projeto em que você trabalha, você vai realmente aprender alguma coisa.

Revisão: Como ser um Gestor de Projeto eficaz?

Finalização

Video. Duração: 1 min

Até agora, você começou a aprender tudo sobre gerentes de projeto e o valor que eles trazem para as equipes. Também apresentamos a você alguns gerentes de programa aqui no Google, que falaram sobre as próprias experiências de trabalho no campo. Você também aprendeu mais sobre as responsabilidades diárias de um gerente de projeto e como eles orientam os colegas de equipe para fazerem o melhor trabalho possível. E você aprendeu sobre os tipos de habilidades necessárias para ter sucesso em uma função de gerenciamento de projetos. À medida que avançarmos, você vai desenvolver e aprimorar muitas das habilidades necessárias para as tarefas diárias de um gerente de projeto. E espero que você também tenha identificado as habilidades que já tem que podem ajudar a se tornar um ótimo gerente de projeto e um bom recurso para os empregadores. Em seguida, discutiremos o ciclo de vida do projeto. Você aprenderá mais sobre as diferentes fases de um projeto e as tarefas associadas a cada fase. Você também aprenderá mais sobre algumas das mais famosas metodologias de gerenciamento de projetos usadas em todos os setores hoje, e como escolher a melhor para o seu projeto.

Desafio semanal 2

11 questões. Duração: 55 min.

Nota Final: 84,09 %