Como iniciar a fase de planejamento

Você vai aprender como o curso é estruturado, os benefícios do planejamento e os principais componentes da fase de planejamento, a diferença entre tarefas e marcos e como definir marcos.

Dedicação ao estudo

• Videos: 39 min

• Leitura: 1h 10 min

• Teste: 1 Teste com avaliação

Objectivos

• Explique a estrutura do programa do Certificado de Gerenciamento de Projetos e a funcionalidade do curso.
• Explique por que os marcos são importantes e como defini-los.
• Explique a diferença entre tarefas e marcos, e como elas estão relacionados.
• Descreva os componentes da fase de planejamento e a significância deles

Conteúdos

1. Primeiros passos do curso
2. Como compreender os componentes da fase de planejamento
3. Como definir Tarefas e marcos
4. Revisão: Como iniciar a fase de planejamento

1. Primeiros passos do curso

Introdução ao curso 3

Video. Duração: 3 min

Bem-vindo a este curso chamado “Planejamento: Como reunir tudo”. Se já completou nossos cursos anteriores, você tem um grande embasamento do que é preciso para começar um projeto e iniciar a fase de planejamento. Antes de começarmos, vou me apresentar. Meu nome é Rowena, e serei sua instrutora durante este curso. Trabalho como gerente de programa sênior no Google Cloud em vários projetos. Meu foco é principalmente em melhorias de sistemas e produtividade para a minha equipe, formada por cerca de 100 funcionários em tempo integral e mais de 300 empreiteiros pelo mundo. Alguns dos projetos de maior escala com que trabalho impactam as vendas do Google Cloud e as equipes globais de suporte de vendas, compostas por milhares de pessoas. Mas não comecei criando soluções para milhares de pessoas em uma empresa global. Saí da escola aos 17 anos, sem diploma universitário e planos concretos. Antes do Google, trabalhei com varejo, hotelaria e até no setor de aviação, como comissária de bordo. Quando entrei para o mundo corporativo, percebi algo. Os processos eram tão confusos quanto os estoque das lojas de varejo em que eu tinha trabalhado. Havia muito a ser melhorado. Percebi que toda empresa é complicada e que sempre há espaço para organização. Então, comecei a pensar em maneiras de automatizar minhas tarefas do dia a dia. Estava enviando ideias por e-mail para meu gerente e colegas, trabalhando com equipes na empresa, fazendo brainstorming para solucionar problemas, coordenando treinamento de meus colegas, e muito mais. Foi aí que ficou claro: eu estava gerenciando projetos. Fui transferida para uma função totalmente focada em gestão de programas na sede do Google em Mountain View, na Califórnia. Na entrevista de emprego, me concentrei em exemplos de como apliquei essas habilidades transferíveis de minhas funções anteriores e como eu poderia aproveitar o conhecimento que adquiri com minha experiência. Quatro anos depois, estou aqui, e muito animada pela parceria com você nesta jornada de aprendizado. Do lado de fora, pode parecer que grandes empresas globais já tenham tudo planejado. Mas sempre há espaço para novos processos, e você provavelmente tem as habilidades e insights de suas experiências anteriores que podem ser úteis. Então, siga em frente, você está indo na direção certa. Este curso se concentra na fase de planejamento. Vou mostrar as ferramentas e técnicas para concluir esta fase. Primeiro, vou demonstrar como iniciar a fase de planejamento. Em seguida, vamos ver a importância de definir e atingir marcos. Para cada marco, haverá um conjunto de tarefas a serem concluídas, então vou dar a você algumas dicas para dividir e distribuir a carga de trabalho. Mais tarde, vamos discutir o orçamento e como funciona o processo de orçamento geral. Vamos aprender sobre pessoas ou empresas fora de sua organização que podem ter um papel na determinação do orçamento, e vamos discutir a importância de documentar seu orçamento de modo suficiente. Depois, vamos discutir os vários riscos e o possível impacto que eles podem ter no projeto. Nada jamais sai como planejado, mas gerenciar riscos é uma ótima forma de garantir que você sabe o que pode dar errado e como vai lidar com isso. Isso inclui comunicar possíveis riscos às partes interessadas, criar um plano de atenuação e então, monitorar esses riscos para garantir que eles não paralisem seus projetos. Por último, mas não menos importante, a documentação conecta tudo isso. Manter todos os seus planos de projeto documentados e organizados não só ajuda você, também ajuda os envolvidos a conhecerem as próprias responsabilidades. A documentação também fornece às partes interessadas uma janela para o desenvolvimento do projeto. Isso sempre foi importante para o sucesso dos meus projetos no Google, e estou animada para explorar esse tópico com você.

Visão geral do curso 3

Leitura. Duração: 10 min

Bem-vindo ao terceiro dos seis cursos do programa de Certificação de Gerenciamento de Projetos do Google.

Six icons showcasing the six courses with the third course highlighted: project planning Neste curso, você vai ver como mapear um projeto na segunda fase do ciclo de vida do projeto: a fase de planejamento. Você examinará os principais componentes de um plano de projeto, como fazer estimativas de tempo precisas e como definir marcos. A seguir, você vai aprender como criar e gerenciar um orçamento e como funcionam os processos de venda. Em seguida, você descobrirá ferramentas que podem ajudar a identificar e gerenciar diferentes tipos de risco e como usar um plano de gestão de riscos para comunicar e resolver os riscos. Por fim, vai ver como redigir e gerenciar um plano de comunicação e como organizar a documentação do projeto. Os atuais gerentes de projeto do Google continuarão a instruir e fornecer abordagens práticas para realizar essas tarefas, ao mesmo tempo que mostram os melhores recursos e ferramentas de gerenciamento de projetos para o trabalho.

Neste texto, você vai aprender sobre a estrutura do programa Certificado de Gerenciamento de Projetos e a funcionalidade do curso. Se você já leu isso no último curso e não precisa de uma atualização, sinta-se livre para ignorar. Se você é novo no programa, seja bem-vindo. Criamos o programa que você está prestes a explorar para ajudar todo tipo de aluno a concluir com êxito o certificado e se preparar para uma função em gerenciamento de projetos. Nenhuma experiência anterior é necessária.

Prepare-se para o trabalho

Neste programa de Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google, você vai aprender os fundamentos do gerenciamento de projetos tradicionais e terá insights sobre o gerenciamento de projetos Agile. De acordo com o Project Management Institute, espera-se que a força de trabalho de gerenciamento de projetos em sete setores orientados a projetos cresça 33%, ou quase 22 milhões de novos empregos, até 2027.* Estamos entusiasmados em acompanhar você nesta jornada conforme aprende as habilidades para iniciar uma carreira em uma das profissões mais requisitadas da atualidade.

O curso 3 cobre cinco semanas de material. Cada semana inclui uma série de aulas com muitos tipos de oportunidades de aprendizado, como as seguintes:

• Vídeos de instrução por um funcionário do Google.

• Textos para apresentar novas ideias e estudos de caso e para desenvolver os conceitos dos vídeos.

• Fóruns de discussão para explorar os tópicos do curso para melhor compreensão e conversar com colegas do programa.

• Perguntas inseridas nos vídeos que aparecerão de vez em quando. Elas foram criadas para você verificar seu aprendizado à medida que avança.

• Testes práticos para verificar sua compreensão e fornecer feedback valioso. As atividades práticas proporcionarão uma oportunidade de aplicar as habilidades que você quer dominar. Você avaliará seu trabalho respondendo a perguntas de um teste ou comparando-o a um modelo criado pela equipe do nosso curso. Observação: elas não contam para a nota final do curso, mas recomendamos que você as conclua, porque elas ajudarão você a se preparar para os questionários com nota e as avaliações dos colegas.

• Testes com nota em conteúdo de vídeo e textos para medir seu progresso.

• Atividade revisadas por colegas não avaliadas sobre conteúdo de vídeo e textos que oferecem a oportunidade de praticar a aplicação das habilidades que você está trabalhando para dominar. Outros alunos em seu curso verão o trabalho que você enviar e fornecerão feedback com base em uma rubrica.

Cada pessoa aprende de maneira diferente, então este programa foi projetado para permitir que você trabalhe no seu próprio ritmo. Os prazos personalizados começam no momento da inscrição, mas são apenas um guia. Sinta-se à vontade para concluir o programa da maneira que for melhor para você. É possível redefinir os prazos clicando no botão azul. Não há penalidade por tarefas atrasadas. Para ganhar seu certificado, tudo que você precisa fazer é concluir todo o trabalho.

Dicas

• Recomendamos que você faça todos os seis cursos e conclua os itens de cada aula na ordem em que aparecem, pois novas informações e conceitos se baseiam nos anteriores.

• Aproveite ao máximo os textos e recursos adicionais ao longo do programa. Eles foram projetados para apoiar seu aprendizado.

• Se algo estiver confuso, assista novamente a um vídeo, leia um texto novo ou peça conselhos aos seus colegas no fórum de discussão.

• Participe de todas as oportunidades de aprendizado para ter o máximo de conhecimento e experiência possível.

Parabéns por escolher dar este primeiro passo para se tornar parte do maravilhoso mundo do gerenciamento de projetos. Aproveite a jornada.

*Fonte: PMI (2017). Crescimento do trabalho em gerenciamento de projetos e lacuna de talentos 2017–2027.

Recursos úteis para começar

Leitura. Duração: 10 min

O Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google fornecerá novas lições a cada semana. Como você aprendeu, cada lição inclui uma série de vídeos, leituras, atividades, perguntas inseridas em vídeos, testes práticos e testes com notas. Nesta leitura, você aprenderá a fornecer feedback sobre o conteúdo do curso, receber o Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google e adquirir hábitos úteis para concluir este programa de certificação.

Fornecer feedback sobre o conteúdo do curso

Lembre-se de dar feedback sobre vídeos, textos e materiais. Basta abrir o recurso e procurar os símbolos de “Gostei” e “Não gostei”.

• Clique em “Gostei” nos materiais que são úteis.

• Clique em “Não gostei” nos materiais que não são.

Se você quer sinalizar um problema específico com o item, clique no ícone de sinalização, selecione uma categoria e, se quiser, digite uma explicação na caixa de texto.

Esse feedback vai para os desenvolvedores do curso, não para outros alunos, e ajuda a criar programas ainda melhores no futuro.

Para receber ajuda técnica, acesse a Central de Ajuda do aluno

Como receber o Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google

Você pode rever gratuitamente vídeos, textos, fóruns de discussão, perguntas inseridas em vídeos e simulados no programa. No entanto, para acessar as tarefas avaliadas e se qualificar para receber seu Certificado oficial de Gerenciamento de Projetos do Google, veja o que é preciso:

Pagar a taxa do certificado do curso ou se inscrever e receber aprovação para umabolsa de estudos.

E

Passar em todas as tarefas com nota em todos os seis cursos ou atingir o limite de aprovação do curso. Cada tarefa com nota faz parte de uma pontuação cumulativa para o curso, e a nota de aprovação para cada curso é de 80%.

Hábitos úteis para concluir o certificado com sucesso

Como aluno, você traz todas as suas experiências anteriores e práticas de aprendizagem para este programa. As pessoas que desenvolveram este curso também elaboraram uma lista de hábitos úteis que ajudarão você a ter êxito.

1. Planeje seu tempo: defina horários de estudo regulares e siga-os todas as semanas para incorporar o aprendizado à sua rotina. Use um calendário ou cronograma para criar uma programação e liste o que você planeja fazer em cada dia para dividir seu trabalho em metas alcançáveis. Crie um local tranquilo para assistir vídeos, revisar textos e concluir atividades, para que você possa realmente se concentrar no material.
2. Tenha curiosidade: se você encontrar uma ideia empolgante, busque saber mais sobre ela. Faça perguntas, pesquise mais detalhes on-line, verifique os links de seu interesse e faça anotações sobre suas descobertas. As pequenas coisas que você faz para apoiar seu aprendizado ao longo do caminho levarão seu conhecimento ainda mais longe, abrirão mais portas neste campo de alto crescimento e o ajudarão a se qualificar para empregos.
3. Faça anotações: as anotações são informações úteis para lembrar de coisas que você acha que podem ser importantes no futuro, especialmente para se preparar para entrar em uma nova área de trabalho. Além disso, fazer anotações é uma maneira eficaz de criar conexões entre tópicos e entendê-los melhor.
4. Converse (de forma responsável) com outros alunos: Se você tem uma dúvida, talvez não seja só você. Entre no fórum de discussão para pedir ajuda a outros alunos que participam do programa. Também é possível acessar a comunidade on-line global do Coursera. Consulte o código de honra e o código de conduta do Coursera para ver outras coisas importantes a ter em mente enquanto faz amigos.
5. Atualize seu perfil: considere atualizar seu perfil no Coursera. Para isso, acesse o link que aparece no menu quando você clica no seu nome, no canto superior direito da tela. Quando os colegas encontram você nos fóruns de discussão, eles podem clicar no seu nome para visualizar seu perfil e conhecer você melhor.

Encontrar mais informações

Ao longo deste curso, você aprenderá os fundamentos do gerenciamento de projetos. Forneceremos muitas informações em vídeos e documentos. Mas, às vezes, talvez seja necessário pesquisar as coisas por conta própria para aprender mais. As coisas mudam rapidamente neste campo em crescimento, por isso é fundamental fazer sua própria pesquisa para que você possa conhecer as novidades.

Aqui estão alguns recursos úteis de gerenciamento de projetos disponíveis online:

• O Project Management Institute (em inglês) (opens in a new tab) é a associação mais conhecida para profissionais de gerenciamento de projetos, programas ou portfólio. Esse site oferece guias, padrões da indústria, artigos, modelos, listas de empregos, certificações e muito mais para ajudar a apoiar os profissionais nessas carreiras.

• O Guia Scrum (em inglês) (opens in a new tab) define Scrum, uma técnica usada em gerenciamento de projetos Agile. Você aprenderá sobre essa estrutura posteriormente no programa. Este guia descreve as funções, eventos, artefatos e regras do Scrum que os unem. Você também pode encontrar centenas de recursos gratuitos para aprender mais sobre Scrum em Recursos do Scrum.org (em inglês) (opens in a new tab).

Documentos digitais, planilhas e apresentações

Você concluirá as atividades usando uma variedade de documentos digitais, planilhas e modelos de apresentação. Esses modelos se alinham com os tipos de documento que os gerentes de projeto geralmente usam para criar, editar e colaborar com a equipe e a organização. Documentos digitais facilitam a colaboração em tempo real e mantêm tudo organizado.

Se você não está familiarizado com esses tipos de ferramenta, confira o curso Recursos.

Glossário

Este curso cobrirá muitos termos e conceitos, alguns dos quais você já deve conhecer e outros que serão novos. Para relembrar do significado de um termo, consulte este glossário.

Diretrizes de acessibilidade

Ao criar conteúdo escrito ou visual ou planejar uma reunião ou evento, siga estas dicas de acessibilidade para torná-lo mais acessível a todos, incluindo pessoas com deficiência.

Conhecer os colegas

Discussão. Duração: 10 min

Olá! Daqui José, sou de Lisboa (Portugal). Tenho dupla nacionalidade (português e alemão), sou um programador web com vários anos de experiência a trabalhar numa gama diversificada de projetos em várias indústrias TI. Procuro expandir os meus conhecimentos de gestão de projetos, principalmente projetos de gerenciamento (gestão) Agile. Prazer em conhecer-vos!!!

2. Como compreender os componentes da fase de planejamento

Os benefícios do planejamento de projetos

Video. Duração: 2 min

No curso anterior, você aprendeu sobre a fase de início. Durante a fase de início, o gerente de projeto está reunindo todas as informações preliminares necessárias para conseguir a aprovação das partes interessadas e planejar o projeto. Algumas ações essenciais precisam acontecer nesse período. Primeiro, o gerente de projetos é designado, é você. Depois, os objetivos do projeto têm que ser aprovados, bem como o escopo e as entregas dele. Várias pessoas precisarão ser atribuídas ao projeto, e você vai ter uma boa noção das responsabilidades e dos papéis individuais delas. Você também precisará que partes interessadas aprovem o termo de abertura do projeto. Se todos esses critérios forem atendidos, você estará pronto para começar o planejamento. O planejamento é uma parte significativa da garantia de sucesso de um projeto, então teremos tempo para discutir por que ele é tão importante. O planejamento é importante para qualquer projeto, grande ou pequeno. Enquanto planeja seu projeto, você e outros integrantes da equipe vão determinar os processos e fluxos de trabalho necessários para atender suas metas e reunir ideias sobre como fazer com que o projeto tenha êxito. Durante o planejamento, você pode se basear na experiência de projetos anteriores, mas não tenha medo de pensar em novas maneiras de alcançar resultados. Cada projeto é diferente. Portanto, abordagens novas e diferentes podem ser o que você precisa. O planejamento tem muitos benefícios. Como discutimos, o planejamento ajuda você a mapear o projeto completo. Ele ajuda a entender o trabalho necessário para alcançar suas metas. O planejamento também ajuda a coordenar esforços e cronogramas com outras equipes, contratados e fornecedores. Outro enorme benefício do planejamento é que ele oferece tempo para identificar e se preparar para riscos que poderiam impactar seu projeto. Isso pode incluir itens como um atraso no cronograma, a saída de um integrante essencial da equipe ou uma mudança na direção do projeto por parte de uma parte interessada principal. O planejamento também dá a você a chance de pensar em maneiras de atenuar ou lidar com esses riscos. Também há benefícios menos óbvios. Por exemplo, a fase de planejamento pode ajudar você a conseguir "adesão" de integrantes essenciais da equipe do projeto. Conseguir adesão significa que você ganhou o apoio deles para seus planos. O planejamento também demonstra para as partes interessadas que a equipe está tomando o cuidado de começar o projeto com um plano detalhado. Mas um dos mais benefícios significativos de planejamento é o trabalho em equipe, que ajudará você a conduzir seu projeto até a linha de chegada. Ao trabalhar em conjunto na fase de planejamento, os indivíduos atribuídos ao projeto podem se tornar uma equipe forte no momento em que o planejamento é feito e o trabalho está prestes a começar. O planejamento em conjunto cria um entendimento compartilhado entre todas as partes envolvidas no projeto. Então, recapitulando, o planejando tem muitos benefícios, desde ajudar a equipe a entender o trabalho necessário para alcançar as metas até fornecer planos de projeto às partes interessadas. Agora que você sabe um pouco mais sobre planejamento, vamos aprender a lançar a fase de planejamento.

Como iniciar a fase de planejamento

Video. Duração: 3 min

No último vídeo, discutimos a importância do planejamento. Agora vamos entrar em detalhes de como lançar a fase de planejamento. Como você aprendeu antes, a fase de planejamento é a segunda fase de um ciclo de vida do projeto. Este pode ser um momento desafiador para um gerente de projeto, já que há muito a se considerar. Mas é importante saber que planos de projeto não têm que ser perfeitos na primeira vez. E, mesmo que você faça um ótimo trabalho com seus planos já na primeira vez, é provável que o plano vá mudar à medida que o projeto evoluir.

A fase de planejamento pode diferir de projeto para projeto, mas geralmente três grandes pontos são trabalhados durante esta fase:

• o cronograma,
• o orçamento e
• o plano de gestão de riscos.

Discutiremos cada um deles em em detalhes posteriormente no curso. Mas, por enquanto, aqui estão algumas informações gerais para que você possa entender por que esses três elementos são tão cruciais para o planejamento.

Cronograma

O cronograma é basicamente uma linha do tempo do projeto. Ele inclui a data de início, a data final, e as datas para os acontecimentos intermediários. Você vai usar técnicas de estimativa de tempo para determinar essas datas.

Vamos imaginar o cronograma do nosso projeto de exemplo na Office Green. Lembrando que você tem o gerente de projeto líder do projeto Plant Pals, um serviço novo que fornecerá aos clientes principais plantas para escritórios. Você quer lançar o serviço até o final do ano, portanto a fase de planejamento para essa aplicação precisa incluir algumas datas-chave. Essas datas podem incluir quando você solicitará propostas de fornecedores de plantas. Elas também podem incluir a data de início dos trabalhos com os Web designers e desenvolvedores que vão criar um novo site para o serviço, Elas também podem incluir datas importantes durante a fase de execução do projeto, como quando as plantas precisam estar prontas para entrega ou quando o novo design do site precisa ser aprovado, e você precisará incluir a data desejada para o lançamento do serviço.

Orçamento.

O orçamento será responsável pelo custo total para completar o projeto. O custo total precisa ser dividido para determinar quanto tem que ser gasto em diferentes elementos do projeto.

No projeto Plant Pals, o orçamento precisará incluir itens como o custo de criação e lançamento de um site, o custo de contratar o seu fornecedor de plantas, entre outros.

Gestão de riscos

O terceiro componente da fase de planejamento é a gestão de riscos, que significa procurar por possíveis problemas e se planejar com antecedência para atenuá-los.

Vamos falar a verdade: riscos são inevitáveis em qualquer projeto. O que não é inevitável é como o risco afeta seu projeto. Um bom planejamento de projetos significa procurar lugares em que podem ocorrer problemas. Onde o cronograma pode se perder pelo caminho? Onde será que o orçamento pode exceder suas estimativas? Você vai trabalhar com sua equipe para considerar respostas a essas perguntas e preparar um plano de gestão de risco com base no que descobrir. Vamos voltar ao exemplo da Office Green. Enquanto estruturamos o cronograma inicial, você pode perceber que as estimativas de seus desenvolvedores atrasam muito sua data de lançamento. Para gerenciar esse risco, você pode tentar reduzir ou ajustar o escopo do projeto para ainda atender seu prazo ou mesmo negociar uma nova data de lançamento com as partes interessadas. Estes são dois exemplos simples de como você pode atenuar um risco de cronograma.

Então, para recapitular, você vai passar a fase de planejamento criando seu cronograma, definindo seu orçamento e preparando seu plano de gestão de riscos, mas primeiro você precisa ter toda a equipe a bordo. A seguir, vamos falar sobre a reunião inicial do projeto, que é quando o projeto realmente começa a andar.

Reflexão: Considerações sobre planejamento de projetos

Quiz. 4 questões

Como facilitar uma reunião inicial de projeto

Video. Duração: 7 min

Neste vídeo, você vai aprender como programar uma reunião inicial, assim que estiver pronto para mudar para o modo de planejamento. É importante programar uma reunião que vai servir como um início formal para o planejamento de projetos. Talvez você esteja se perguntando o que é uma reunião inicial e como ele difere de outros tipos de reuniões. Essa é uma ótima pergunta.

Reunião inicial do projeto (Kickoff Meeting)

É a primeira reunião em que uma equipe de projeto se une para sintonizar o grupo em uma visão compartilhada, chegar a um entendimento em comum das metas e do escopo do projeto, e entender os papéis individuais de cada pessoa dentro da equipe.

Então, quem é convidado para a reunião inicial?

Bem, seriam os integrantes da equipe identificados em um gráfico RACI, criado durante o fase de início.

Um gráfico RACI ajuda a definir papéis e responsabilidades para indivíduos ou equipes para garantir que o trabalho seja feito de modo eficiente.

Durante a reunião inicial, os integrantes da equipe aprenderão mais sobre como vão contribuir para o projeto e como terão uma compreensão mais aprofundada de como a equipe vai trabalhar em conjunto para atingir as metas do projeto. Você também precisa convidar suas partes interessadas e seu patrocinador para a reunião, para que eles tenham a chance de entender o plano de alto nível do projeto, possam compartilhar as perspectivas deles, e para que você possa garantir que todos estejam alinhados. Talvez você esteja se perguntando:

“Por que preciso de uma reunião inicial?”.

“Será que minha equipe não consegue absorver tudo o que precisa saber lendo o termo de abertura do projeto?”

As reuniões podem ser demoradas, e com certeza há situações em que um e-mail rápido ou um bate-papo com um colega de equipe será suficiente. Mas quando você está iniciando um projeto, especialmente projetos maiores e com várias pessoas envolvidas, é importante:

• se reunir para estabelecer uma visão compartilhada,
• alinhar-se ao escopo,
• construir relacionamento com a equipe,
• oportunidade para colegas de equipe fazerem perguntas e darem ideias,
• para definir expectativas com a equipe sobre como cada pessoa vai contribuir individualmente para o projeto.

Agora, vamos falar sobre como planejar e conduzir uma reunião inicial. Há muitos modelos para pautas de reuniões de lançamento na Internet, mas a maioria segue uma estrutura semelhante e dura cerca de uma hora.

Tenha em mente que isto é apenas uma sugestão, e que você pode se sentir à vontade para programar quanto tempo quiser para cada item da pauta de acordo com as necessidades do seu projeto e da equipe.

Como planejar e conduzir uma reunião inicial

1 - Apresentações (10 minutos)

A maioria das reuniões começa com apresentações breves. Você pode alocar cerca de 10 minutos para que todos no grupo se apresentem e mostrem os papéis deles e, se o tempo permitir, contem uma curiosidade para ajudar a construir relacionamento de equipe.

2 - Visão Geral (5 minutos)

Em seguida, use cerca de cinco minutos para mostrar uma visão geral do histórico do projeto. Isso cobre detalhes sobre como o projeto surgiu e por que ele é importante. Também use esse tempo para definir uma visão compartilhada.

3 - Metas e escopo (5 minutos)

Em seguida, passe cerca de cinco minutos mostrando as metas e o escopo, que se refere aos limites em torno de um projeto. Isso inclui deixar claro qual trabalho é considerado dentro do escopo e qual trabalho é considerado fora do escopo. Este também é um bom momento para mostrar a data de lançamento prevista e destacar todos os marcos importantes de que a equipe precise estar ciente.

4 - Papéis de cada pessoa (5 minutos)

Depois de cobrir as metas e o escopo, é hora de discutir os papéis de cada pessoa. É uma boa ideia usar cerca de cinco minutos para garantir que todos estejam cientes do trabalho pelo qual serão responsáveis em todo o decorrer do projeto.

5 - Colaboração (10 minutos)

Em seguida, é hora de abordar a colaboração, que é como a equipe vai trabalhar junta no projeto. Este é um ótimo momento para revisar ferramentas que vão servir como uma fonte comum de informações para a equipe, como um plano de projeto criado em uma planilha ou um software de gerenciamento de trabalho, como o Asana. Também é um ótimo momento para determinar como a equipe vai se comunicar entre si, por exemplo, com atualizações diárias por e-mail, em um bate-papo de equipe, e em reuniões semanais de verificação com a equipe. Use cerca de 10 minutos para esse assunto.

6 - Definir expectativas / O que virá a seguir? (10 minutos)

Quando tudo isso estiver definido, será hora de discutir o que virá a seguir. Agora que você discutiu os detalhes do projeto até agora, use cerca de 10 minutos definindo as expectativas com seus colegas de equipe em relação ao futuro. Você também vai usar esse tempo para deixar claro para cada colega de equipe que ações eles vão precisar tomar a seguir.

7 - Perguntas do grupo (15 minutos)

Por fim, é muito importante reservar cerca de 15 minutos para perguntas do grupo. Esta é a oportunidade para que sua equipe tenha esclarecimentos sobre todos os tópicos que você discutiu até agora. É também a sua chance de ouvir a equipe e garantir que o projeto seja beneficiado com a diversidade de pensamentos, experiências e ideias. Por exemplo, além de responder perguntas em voz alta na reunião, posso pedir que os colegas apresentem as perguntas ou os feedbacks deles em um documento compartilhado. Essa prática pode ajudar a criar espaço para colaboração. Também gosto de consultar meus colegas de equipe quanto à confiança nos tópicos discutidos naquele dia. Pergunto qual é o nível de confiança deles em uma escala de um a cinco, sendo um "Não estou nada confiante", e cinco "Estou extremamente confiante". Se eles não estão confiantes, pergunto o que posso fazer para ajudá-los a mudar isso. Essa prática pode dar à equipe uma noção de apoio mais forte, porque eles sabem que estou junto para ajudá-los a superar os obstáculos. Se você testar esta prática em suas reuniões, cumpra todas as promessas feitas. Sua reputação como gerente de projeto para realizar ações e lidar com obstáculos é crucial para a construção e a manutenção de relacionamentos.

Questão

Qual é o objetivo de uma reunião inicial de projeto? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Definir o orçamento

• Criar relacionamento com a equipe
  Correta - Uma reunião inicial de projeto é o início formal do planejamento dele. É o primeiro encontro em que uma equipe de projeto se reúne para estabelecer uma visão compartilhada, alinhar-se no escopo e construir relacionamento em equipe.

• Alinhar no escopo
  Correta - Uma reunião inicial de projeto é o início formal do planejamento dele. É o primeiro encontro em que uma equipe de projeto se reúne para estabelecer uma visão compartilhada, alinhar-se no escopo e construir relacionamento em equipe.

• Estabelecer uma visão compartilhada
  Correta - Uma reunião inicial de projeto é o início formal do planejamento dele. É o primeiro encontro em que uma equipe de projeto se reúne para estabelecer uma visão compartilhada, alinhar-se no escopo e construir relacionamento em equipe.

Sumário

Então, recapitulando, a reunião inicial abrangerá apresentações, histórico do projeto, metas e escopo, papéis, colaboração e o que vem a seguir, e a reunião terá tempo para perguntas do grupo no final. Depois de finalizar a pauta da reunião, registre essas informações em um modelo de pauta de reunião e envie para os participantes um ou dois dias antes da reunião. Como gerente de projeto, você vai conduzir a maior parte desta reunião, e quando estiver apresentando, será difícil fazer anotações e falar ao mesmo tempo. Então, no início da reunião, peça a um colega para fazer anotações sobre os principais pontos discutidos ao longo da sessão e registrar cada um dos itens de ação dos colegas de equipe. Em alguns casos, pode ser bom gravar a reunião para que os participantes possam revê-la mais tarde, especialmente se você tiver uma equipe grande ou dispersa. É preciso ter a permissão de cada participante para gravar com antecedência. Depois da reunião, não se esqueça de enviar um e-mail de acompanhamento ao grupo, resumindo os pontos principais e os resultados da reunião, bem como todos os itens de ação para os participantes. No e-mail de acompanhamento, também peça aos participantes para que entrem em contato se tiverem mais perguntas. Há muita coisa acontecendo na reunião inicial, mas lembre-se de que este é um momento de entusiasmo para a equipe e, especialmente, para você como gerente de projeto. Todo o pensamento cuidadoso e o trabalho duro que você teve durante a fase inicial é somado agora para formar a fundação do seu projeto. A seguir, aprenderemos sobre marcos, tarefas e as diferenças entre eles.

Dicas para liderar uma reunião inicial com êxito

No vídeo anterior, você aprendeu o que é uma reunião inicial de projeto e o que ela envolve. Como um lembrete, uma reunião inicial é a primeira reunião entre a equipe do projeto, as partes interessadas e o patrocinador no começo de um projeto novo ou de uma fase nova dele. O objetivo de uma reunião inicial é fundamentar todos em uma visão compartilhada, garantir que eles entendam as metas e o escopo do projeto e garantir que todos estejam em sintonia em relação aos papéis e às responsabilidades deles no projeto. A reunião inicial é essencial para o sucesso geral de um projeto. Ele une a equipe para o alinhamento de metas e visões do projeto, e prepara o projeto para o sucesso.

Neste texto, vamos fornecer algumas dicas para conduzir uma reunião inicial eficaz.

Práticas recomendadas para a reunião inicial

Leitura. Duração: 10 min

• Defina a hora certa. Escolha um horário de reunião que funcione para todos. Esteja atento às diferenças de fuso horário.

• Defina a duração certa. Escolha uma duração apropriada para a reunião, não mais do que uma hora. Você não quer desperdiçar o tempo das pessoas, mas também não quer que falte tempo. As reuniões de lançamento funcionam melhor quando você compartilha informações importantes primeiro e, em seguida, usa o tempo adicional para fazer perguntas e formar a equipe.

• Convide as pessoas certas. Seja estratégico ao incluir as pessoas apropriadas. A meta é convidar participantes que tenham um papel no desenvolvimento e na execução do projeto, como todos os integrantes da equipe, as partes interessadas e o patrocinador do projeto. Você não quer deixar ninguém de fora, mas também não quer convidar pessoas que não precisam estar lá.

• Defina alguém para fazer anotações. O debate que ocorre durante a reunião é importante. É fundamental que você documente alterações, perguntas ou feedbacks feitos pelos participantes. Se você está liderando a reunião, defina outra pessoa para fazer anotações antes da reunião começar. Também é possível usar ferramentas como o Chorus Notetaker, o Google Keep, o Google Docs ou o Microsoft OneNote.

• Defina a pauta. Para recapitular o que discutimos no vídeo, a pauta de reunião inicial precisa geralmente incluir: apresentações, o histórico e propósito do projeto, as metas e escopo do projeto, papéis e responsabilidades, o processo de colaboração e as ferramentas do projeto, o que vem a seguir (expectativas e itens de ação), e tempo para perguntas e debate.

• Compartilhe a pauta. Antes da reunião, compartilhe a pauta com os participantes por e-mail e identifique quem falará sobre cada tópico. Ao enviar a pauta com antecedência, todos terão uma ideia do que esperar, tempo para se preparar para qualquer item que precisem apresentar ou discutir e tempo para desenvolver perguntas ou ideias.

• Siga a pauta. Durante as reuniões, os debates às vezes podem fugir do tópico ou tomar mais tempo do que o esperado. Como gerente de projeto, é seu papel manter a reunião sob controle, redirecionando as discussões para os itens da pauta.

• Faça acompanhamento após a reunião. Após a reunião, envie um resumo com as anotações dela e os itens de ação.

Como iniciar o projeto

Discussão. Duração: 10 min

Projeto E-commerce para uma Cadeia de Joalharia. Eu não era o Gestor de projetos mas tive influencia numa decisão durante a reunião de lançamento do projeto.

PERGUNTA: A equipe fez o lançamento do projeto?
RESPOSTA: Sim, uma reunião presencial, (duração cerca de 1 hora e 45 minutos).

PERGUNTA: Houve alguma discordância sobre metas ou como alcançá-las?
RESPOSTA: Sim, houve muitas discordâncias, opiniões diferentes. A estratégia que usei para colocar alguns que estavam em discordância foi convencer o Gestor de projeto conceder um período experimental um pouco mais longo para um determinada implementação, dada a complexidade da funcionalidade do software e a pouca experiencia de alguns programadores.

PERGUNTA: Sabendo o que sabe agora sobre lançamento de projetos, você teria feito algo diferente? O quê?
RESPOSTA: Sim teria colocado em formação os programadores com poucos conhecimentos sobre a determinada funcionalidade durante 2 ou 3 dias e não se perdia tanto tempo com o período experimental.

Teste seu conhecimento: Os componentes da fase de planejamento

Quiz. 4 questões | Nota Final: 87,50%

3. Como definir Tarefas e marcos

Como compreender tarefas e marcos

Video. Duração: 2 min

Conforme discutimos ao longo deste programa, o gerente de projeto é responsável por atribuir trabalho à equipe e acompanhar o andamento do projeto. Ao discutir a atribuição de trabalho, vamos usar alguns termos-chave, marcos do projeto e tarefas de projeto. Vamos ver isso em detalhes. Um marco do projeto é um ponto importante dentro do cronograma do projeto que indica progresso e geralmente significa a conclusão de uma entrega ou fase do projeto.

Estes são pontos de verificação significativos em seu projeto, e mantê-los sob controle ajuda a garantir que ele esteja dentro do cronograma para cumprir as metas. Por exemplo, um marco pode incluir a conclusão do primeiro rascunho de um relatório e a meta pode ser, em última análise, publicar o relatório. Outro exemplo de marco é receber a assinatura ou aprovação de seu cliente em uma entrega importante. Vamos discutir como os marcos diferem das tarefas do projeto. Uma tarefa de projeto é uma atividade que precisa ser realizada dentro de um determinado período. O trabalho de um projeto é dividido em várias tarefas diferentes. Para atingir um marco, você e sua equipe precisam concluir várias tarefas. Por exemplo, se um marco for concluir o primeiro rascunho de um relatório, as tarefas necessárias para chegar a ele podem incluir a contratação de um redator, a realização de pesquisas e a redação de diferentes seções do relatório. Vamos imaginar marcos e tarefas no contexto do projeto Plant Pals na Office Green.

Uma de suas entregas do projeto é lançar um site para o seu novo serviço, em que os clientes poderão colocar pedidos e receber suporte.

Alguns dos marcos que levam a esse lançamento incluirão garantia de aprovação no design do site e implementação dos feedbacks dos testes de usuários. Para atingir esses marcos, sua equipe precisa concluir várias tarefas de projeto. Por exemplo, para atingir o marco do design, o designer do seu site precisará criar simulações iniciais do design do site proposto.

Você vai precisar analisar essas simulações, e o designer vai precisar implementar seu feedback.

Cada um desses itens é uma tarefa do projeto, e você não alcançará seu marco até que elas sejam concluídas.

Revisando, marcos são pontos importantes dentro do cronograma do projeto, e tarefas do projeto são atividades que precisam ser realizadas em um determinado período para ajudar a atingir esses marcos. Os marcos e as tarefas do projeto estão interconectados. As tarefas levam aos marcos, que são cruciais para o acompanhamento do projeto. Agora que você sabe mais sobre marcos, tarefas do projeto e como os dois diferem, vamos aprender mais sobre a importância de marcos no próximo vídeo.

A importância da definição de marcos

Video. Duração: 4 min

Então, você aprendeu que um marco é um ponto importante dentro do cronograma do projeto que destaca o progresso e geralmente marca a conclusão de uma entrega ou fase no projeto. Mas agora, vamos falar sobre por que definir marcos dentro do seu projeto é tão importante. Pode parecer tentador fazer uma lista rápida de tarefas e continuar com o projeto, mas é muito importante que você dedique tempo e esforço para analisar seu projeto nos mínimos detalhes. Eis o motivo. Primeiro, definir marcos dá a você uma compreensão clara da quantidade de trabalho que seu projeto vai exigir. O ato de definir marcos força você a dividir seu projeto em partes mais gerenciáveis. Quanto mais longe você for, melhor conseguirá ver quanto trabalho será necessário para cumprir as metas do projeto. À primeira vista, pode parecer simples lançar um site novo, mas isso pode ser mais trabalhoso do que você pensa. Se você dividir essa entrega em marcos, e estes em tarefas, terá uma noção melhor da verdadeira quantidade de trabalho necessária. Isso vai ajudar você a gerenciar melhor a carga de trabalho do projeto. Outra razão pela qual os marcos são tão bons é que eles podem ajudar a manter seu projeto nos trilhos. Ao estabelecer um marco, você atribui prazos claros para quando certas entregas do projeto precisam ser concluídas. Depois, enquanto você trabalhar na fase de execução, poderá olhar para esses prazos para ter certeza de que o projeto está progredindo no ritmo certo. Um terceiro motivo pelo qual você definirá marcos é que eles ajudam a descobrir áreas em que você pode precisar ajustar o escopo, os cronogramas ou os recursos para atingir suas metas. Por exemplo, se você perceber que atingir um marco exigirá mais tarefas do que o previsto, poderá pedir permissão a uma parte interessada para reduzir o escopo do projeto e eliminar algumas das tarefas. E por fim, há mais uma razão para a importância dos marcos. Na verdade, atingir marcos pode motivar muito sua equipe e ilustrar o progresso real para as partes interessadas. Com grandes projetos que duram meses, é bom manter a motivação das equipes alta. Um marco significa a conclusão de uma parcela importante do trabalho e proporciona um momento de comemoração para a equipe, mesmo que haja mais trabalho pela frente. Marcos também servem como um grande ponto de verificação para destacar o seu progresso para as partes interessadas. Isso dá a eles a oportunidade de ver o trabalho que foi concluído até agora e permite que vejam que tudo está no caminho certo e de acordo com os padrões deles. Também é importante lembrar que os marcos precisam ser concluído a tempo e em ordem sequencial, porque geralmente, para atingir o próximo marco, é preciso completar um anterior. Pense sobre isso nos termos do Projeto Plant Pals na Office Green. Como conversamos antes, para lançar um site para um novo serviço de plantas, há alguns marcos que você precisa atingir, como garantir a aprovação de um design de site, concluir o desenvolvimento do site e implementar os feedbacks dos usuários. Esses marcos precisam acontecer nessa ordem. Eis o motivo. O desenvolvedor Web não conseguirá criar o site se o design não tiver sido aprovado pelas partes interessadas, e você não conseguirá implementar feedbacks de testes de usuários se não houver um site para testar. Então, sabemos que é importante alcançar marcos em ordem sequencial, mas tão importante quanto isso é alcançá-los a tempo. Se a equipe se atrasar para atingir o prazo de uma entrega vinculada a um marco específico, poderá atrasar o cronograma do seu projeto, o que significa que sua equipe poderá precisar trabalhar por horas extras ou incluir recursos adicionais para reverter a situação. Por exemplo, se você precisar garantir a aprovação das partes interessadas em um design do site até sexta-feira, mas o Web designer ainda não tiver terminado o design, talvez você tenha que esperar até depois do final de semana para garantir a aprovação das partes interessadas. Isso vai atrasar o início da fase de desenvolvimento, deixando sua equipe com menos tempo para criar o site. Pior ainda, esse atraso pode afetar o orçamento do projeto se a conclusão dessa entrega estiver ligada diretamente a um pagamento do cliente. Se você perder o prazo, provavelmente vai atrasar o recebimento desse pagamento. Você pode até arriscar perder o pagamento por completo. Os prazos às vezes são flexíveis, mas é importante estar muito atento aos marcos em que o prazo é inegociável. E é isso. Espero que você tenha entendido por que os marcos são importantes para qualquer projeto. A seguir, vamos discutir como definir marcos para o seu projeto.

Questão

Como a definição de marcos pode ajudar você a manter seu projeto no caminho certo?

• Ao definir um marco, você designa integrantes da equipe para assumir a propriedade de tarefas específicas.**

• Ao estabelecer um marco, você ilustra o progresso real para as partes interessadas no seu projeto.

• Ao definir um marco, você atribui prazos claros para quando determinadas entregas do projeto precisam ser concluídas.
  Correta - Ao definir marcos, você atribui prazos claros para determinadas entregas do projeto. Você pode acompanhar esses prazos à medida que o projeto se desenvolve para garantir que está avançando no ritmo certo. Isso ajuda você a manter seu projeto no caminho certo.

• Ao estabelecer um marco, você avalia o que deu certo no projeto e quais processos poderiam ser aprimorados.

Como definir marcos

Video. Duração: 3 min

Certo, então você sabe que os marcos são muito importantes. Eles ajudam a ter uma ideia clara da quantidade de trabalho necessária. Eles ajudam o seu projeto a permanecer no caminho certo, revelam áreas em que você pode precisar de recursos adicionais, motivam seus colegas de equipe e mostram o progresso às partes interessadas. Então, agora, vamos falar sobre identificar marcos dentro do seu projeto e como você pode definir prazos para cada um. A primeira etapa para definir um marco é avaliar seu projeto como um todo. É útil consultar o termo de abertura do seu projeto para lembrar de qual é a meta dele. Depois, faça uma lista do que sua equipe precisa fazer para alcançar essa meta. Os itens grandes que indicam progresso são seus marcos. Estes são os pontos-chave dentro do cronograma do projeto que significam a conclusão de uma entrega do projeto ou de uma fase dele. Itens menores, como qualquer item que uma parte interessada não precisaria analisar, por exemplo, são tarefas. Você vai planejá-los assim que os tiver separado dos marcos. Vamos voltar ao exemplo da Office Green. Uma das entregas do projeto é um site novo. Como determinamos anteriormente, alguns marcos pelo cenário do nosso site da Office Green incluem a garantia de aprovação do design do site, concluir o desenvolvimento do site e implementar os feedbacks dos usuários. Simular designs iniciais ou criar uma página estática são itens menores em sua lista, então esses são marcados como tarefas. Tente ter em mente que alguns projetos podem ter muitos marcos, enquanto outros podem ter apenas dois ou três. Não há um número certo de marcos para se definir, o número vai variar de projeto para projeto. Uma vez determinados seus marcos, a próxima etapa é atribuir um prazo a cada um deles. Atingir cada um de seus marcos depende da conclusão de várias tarefas do projeto. Então, para conceder à sua equipe uma boa quantidade de tempo para concluir cada uma dessas tarefas, você vai precisar espaçar seus marcos adequadamente. Para um projeto maior, de meses, como o projeto Plant Pals, não espere encontrar vários marcos no período de uma semana. Simular designs de sites e coletar insights de testes de usuários são tarefas grandes que levam tempo. Você precisa espaçar os marcos para que sua equipe consiga concluir o trabalho. Para ter uma boa noção de tempo, você pode se conectar com colegas de equipe para conversar sobre as tarefas necessárias para alcançar cada marco e ouvir as estimativas deles sobre quanto tempo essas tarefas levarão. Com essas estimativas em mente, você pode tomar uma decisão informada sobre prazos razoáveis para cada marco. Ao definir prazos para marcos, você também vai considerar as necessidades das partes interessadas. Pergunte a si mesmo quando eles esperam ver determinada entrega do projeto, e considere a resposta na hora de escolher um prazo. As partes interessadas vão querer ver indicações regulares de que a equipe está progredindo, e os marcos são uma ótima maneira de mostrar esse progresso. Então, para recapitular, você define marcos olhando para o seu projeto como um todo e extraindo pontos de verificação importantes que mostram progresso. Depois, atribui prazos para cada marco, mantendo as necessidades das partes interessadas em primeiro lugar. Em seguida, vamos abordar uma ferramenta útil para dividir as tarefas que levam a cada marco.

Como definir marcos: práticas recomendadas

Leitura. Duração: 10 min

Você aprendeu o que são marcos e tarefas e quando, onde e como os usará como gerente de projeto. Neste texto, vamos ver práticas recomendadas para definir marcos. Mas, primeiro, vamos revisitar as definições de tarefas e marcos.

• Uma tarefa do projeto é uma atividade que precisa ser realizada dentro de um determinado período e tem a conclusão atribuída a um ou mais indivíduos. O trabalho de um projeto é dividido em muitas tarefas do projeto diferentes.

• Um marco do projeto é um ponto importante dentro do cronograma do projeto que geralmente significa a conclusão de uma entrega importante. Marcos são pontos de verificação significativos em seu projeto, e mantê-los sob acompanhamento ajuda a garantir que seu projeto esteja dentro do cronograma para cumprir as metas dele.

Definir tarefas para identificar marcos

Definir tarefas pode ajudar você a estabelecer marcos com clareza. É possível fazer isso de duas maneiras:

• Programação descendente: Nesta abordagem, o gerente de projeto estabelece os marcos de nível superior e, em seguida, trabalha para dividir o esforço em tarefas do projeto. O gerente de projeto trabalha com a equipe para garantir que todas as tarefas sejam capturadas.

• Programação ascendente: Nesta abordagem, o gerente de projeto examina todas as tarefas individuais que precisam ser concluídas e, em seguida, as distribui em blocos gerenciáveis que levam a um marco.

A maioria dos projetos tem muitas tarefas que levam a marcos. Por exemplo, se o seu marco é receber a aprovação do primeiro rascunho de um artigo que está escrevendo, é possível concluir tarefas como "desenvolver o esboço", "escrever o primeiro rascunho" e "enviar ao editor". Então, você pode ter outro conjunto de tarefas a cumprir antes de atingir o marco de revisão do artigo. Os marcos servem como pontos de verificação ao longo do seu projeto para garantir que você está indo na direção certa rumo à meta final. Os marcos também deixam os projetos mais gerenciáveis.

Integrar marcos em seu programa de projeto

Não há um número consistente de marcos em todos os projetos. Alguns projetos terão alguns poucos marcos, já outros podem ter dezenas. Em vez de tentar atingir um certo número de marcos, tente definir marcos para os eventos mais importantes do seu projeto. Analise o programa do projeto e identifique momentos ou pontos de verificação importantes. Em outras palavras, identifique onde em seu projeto você alcançará as metas principais e torne esses pontos seus marcos.

Armadilhas da definição de marcos

Veja aqui alguns itens para evitar ao definir marcos:

1. Não estabeleça muitos marcos. Quando há muitos marcos, a importância deles é minimizada. E, se os marcos forem muito pequenos ou muito específicos, você pode acabar com muitos deles, fazendo com que o projeto pareça muito maior do que realmente é para sua equipe e as partes interessadas.

2. Não confunda tarefas com marcos. Lembre-se de que os marcos precisam representar os momentos no tempo e, para mapear como você chegará a esses momentos, é necessário atribuir tarefas menores a cada marco.

3. Não liste os marcos e as tarefas separadamente. As tarefas e os marcos precisam ser visualizados juntos em um só lugar, como um plano de projeto. Isso ajudará a garantir que você está cumprindo seus prazos e marcos.

Principais conclusões

Sua abordagem para definir marcos pode variar de projeto para projeto, mas a maioria deles terá pelo menos um marco e várias tarefas menores associadas a cada um deles. Estabelecer tarefas e marcos distintos e claramente definidos, integrá-los ao cronograma do projeto e usar uma ferramenta para visualizá-los no mesmo lugar ajudará a organizar o projeto e conduzi-lo adiante.

Prática: Como atribuir tarefas a marcos

Plugin. Duração: 30 min

Marcos e tarefas do projeto

Como gerente de projeto de uma organização de resgate de animais, você está firmando parceria com abrigos locais para planejar um evento de adoção de animais de estimação. Identifique as tarefas do projeto que pertencem a cada marco.

Como determinar marcos

Discussão. Duração: 10 min

algumas práticas recomendadas para estabelecer marcos:

• Evite estabelecer muitos marcos.

• Não use marcos como tarefas.

• Faça com que as tarefas e os marcos possam ser visualizados juntos em sua ferramenta de gerenciamento de projetos.

Imagine que você está ajudando a organizar um projeto de limpeza para a escola do seu bairro para preparar os playgrounds para o novo ano letivo.

Então, responda à pergunta: Como você decide quais tarefas serão consideradas marcos?

• Sua resposta precisa considerar as práticas recomendadas desta aula e como é possível diferenciar os marcos das tarefas.

• Forneça de 5 a 10 frases em sua resposta.

Em seguida, visite os fóruns de discussão para conferir o que os outros compartilharam e escolha duas ou mais postagens para comentar e discutir.

RESPOSTA (Forum de Discussão)

Os marcos precisam representar os momentos no tempo e, para mapear como você chegará a esses momentos, é necessário atribuir tarefas menores a cada marco.

1. Identificar as áreas mais críticas: começar por identificar as áreas que necessitam urgentemente de limpeza. Por exemplo, se o parque infantil tiver muita ninhada, considere fazer dessa tarefa um dos primeiros marcos.
2. Dar prioridade às tarefas: dar prioridade às tarefas que precisam de ser concluídas primeiro ou que são cruciais para o sucesso do projecto. Comece com tarefas fáceis que possam ser concluídas rapidamente para ganhar impulso e mostrar o progresso à equipa.
3. Estabelecer prazos: estabelecer prazos para cada marco e trabalhar para trás a partir da data final para determinar quando cada tarefa precisa de ser completada.
4. Dividir tarefas: dividir tarefas maiores em tarefas mais pequenas, mais fáceis de gerir e que possam ser facilmente seguidas e completadas dentro do prazo estabelecido.
5. Atribuir papéis e responsabilidades: atribuir papéis e responsabilidades aos membros da equipa com base nos seus pontos fortes e conhecimentos. Isto assegura que todos estão a trabalhar de forma eficiente para cumprir os marcos de referência.
6. Acompanhar o progresso: acompanhar o progresso regularmente e comunicá-lo à equipa para assegurar que todos estejam cientes da sua posição em relação aos prazos estabelecidos.
7. Celebrar os êxitos: celebrar a conclusão de cada marco, por mais pequeno que seja, para manter a equipa motivada e empenhada.

Como criar uma estrutura analítica do projeto

Video. Duração: 7 min

Discutimos como definir marcos. Agora vamos aprender como explicar as muitas tarefas que levam a cada marco. É possível fazer isso criando uma estrutura analítica do projeto. Vamos começar com uma definição.

estrutura analítica do projeto (WBS)

Uma estrutura analítica do projeto, com frequência chamada de WBS, é uma ferramenta que classifica os marcos e as tarefas de um projeto em uma hierarquia, na ordem em que precisam ser concluídos.

Essa é uma ferramenta útil porque ajuda a dividir os desafios que algumas vezes são intimidadores dentro de um projeto em partes mais gerenciáveis. Grandes projetos, como a publicação de um relatório ou a organização de uma conferência, parecem muito menos assustadores quando o trabalho necessário para terminá-los está dividido passo a passo com um caminho claro do início ao fim do projeto.

Questão

Qual ferramenta classifica os marcos e as tarefas do projeto na ordem em que precisam ser concluídos?

• Estrutura analítica do projeto (WBS)
  Correta - Os gerentes costumam usar a WBS porque ela divide os desafios intimidantes de um projeto em partes mais gerenciáveis. A WBS cria uma relação clara entre marcos e tarefas relevantes.
• Softwares de bate-papo
• Email

Vamos ver um exemplo de uma estrutura analítica do projeto. Há muitos formas diferentes de se projetar uma estrutura analítica do projeto, mas uma maneira comum é criar um diagrama de árvore das tarefas do projeto.

Digamos que estamos criando uma estrutura analítica do projeto para o lançamento do site do projeto Plant Pals. No topo do diagrama está o nome do projeto. O segundo nível do nosso diagrama divide o projeto em três marcos. Eles incluem a garantia da aprovação do design, o desenvolvimento do site e a implementação dos feedbacks dos usuários. No terceiro nível do gráfico, podemos ver que cada um dos marcos é subdividido em uma série de tarefas do projeto. Por exemplo, tarefas listadas abaixo do seu marco de aprovação do design incluem simular designs e coletar feedbacks. Este é um exemplo muito simples de estrutura analítica do projeto. Aqui, apenas criamos uma estrutura analítica do projeto para um site novo, que é somente uma das entregas do projeto Plant Pals. Tenha em mente que, em papéis de gerenciamento de projeto futuros, você provavelmente vai criar uma WBS que descreva as tarefas de um projeto inteiro. Também é importante saber que a criação de uma estrutura analítica do projeto é um exercício útil para visualizar as tarefas do projeto, mas você normalmente não incluiria este tipo de diagrama em seu plano de projeto oficial. Em vez disso, você inseriria as tarefas identificadas neste exercício em uma planilha ou em seu software de gerenciamento de trabalho favorito, em que poderia atribuir proprietários a cada tarefa com mais facilidade. Certo.

Depois de concluir uma estrutura analítica do trabalho

Então, depois de concluir uma estrutura analítica do trabalho e organizar essas tarefas em uma planilha, alguns itens precisam ficar mais claros para você:

1. Em primeiro, você precisa ter um conjunto de tarefas do projeto separadas que levem até cada um de seus marcos. Você e seus colegas de equipe vão saber exatamente o que precisa acontecer para alcançar seu primeiro marco e os marcos que vêm depois.

2. Em segundo lugar, você está agora em uma boa posição para atribuir essas tarefas a integrantes da equipe do projeto. Cada pessoa terá uma compreensão clara das tarefas que têm e da ordem em que precisam concluí-las.

Vamos detalhar como atribuir tarefas.

As tarefas são normalmente atribuídas de acordo com o papel de uma pessoa no projeto.

Por exemplo, em nosso cenário da Office Green, o Web designer recebe a tarefa de simular o design inicial do site, você recebe a tarefa de analisar esse design e fornecer feedbacks, e o designer recebe a tarefa de implementar seu feedback. Um desenvolvedor da Web receberá a próxima tarefa de desenvolver o site em si. Às vezes, sua equipe terá vários colegas trabalhando no mesmo tipo de papel.

Para atribuir tarefas entre dois ou mais integrantes da equipe com os mesmos papéis, leve em consideração a familiaridade de cada pessoa com as tarefas em questão.

Por exemplo, se você tiver vários desenvolvedores da Web trabalhando no site novo, poderá incumbir um desenvolvedor para criar a página de destino e outro para criar a página "Fale conosco".

Ao atribuir tarefas, considere também a carga de trabalho de cada colega de equipe.

Pense em quanto tempo eles terão para usar no projeto em comparação com o trabalho fora do projeto pelo qual também podem ser responsáveis.

• É importante manter as cargas de trabalho de todos equilibradas.

• Não deixe um único colega de equipe receber mais trabalho do que outros.

• Convém também garantir que ninguém receberá mais trabalho do que consegue lidar.

Quando as pessoas se sentem sobrecarregadas, a qualidade do trabalho pode piorar ou elas podem precisar de mais tempo para concluir o número de tarefas, colocando em risco a programação e o cronograma geral do projeto.

Como gerente de projeto, você vai garantir que seus colegas saibam claramente as tarefas atribuídas a eles.

É possível fazer isso atribuindo tarefas com ajuda de ferramentas de gerenciamento de projeto, como o Asana, que uso muito em meu dia a dia no Google. Ao gerenciar um projeto no Asana, você vai adicionar tarefas para representar trabalhos úteis necessários para concluir o projeto. É recomendado que você comece cada tarefa com um verbo.

Por exemplo, em vez de apenas digitar "site", deixar claro que a tarefa é "simular o site" ou "adicionar imagens ao site". Outro item para considerar ao atribuir tarefas é o cronograma. Adicione um responsável e um prazo para cada tarefa, para que fique claro quem está fazendo o que e quando. Por fim, não deixe de incluir o máximo de detalhes possível no que diz respeito à tarefa para evitar falhas de comunicação. No Asana, você pode clicar nos detalhes da tarefa para adicionar informações úteis. Aqui, você pode incluir uma descrição, um link para arquivos correspondentes ou anexos, ou ainda comentar sobre o trabalho relacionado à tarefa. Há muitos benefícios na atribuição de tarefas, mas o maior deles é que você fica livre para se concentrar no gerenciamento de um projeto. Dessa forma, pode se sentir confiante por saber que seus colegas de equipe são responsáveis por um trabalho específico. Mas também há alguns benefícios menos óbvios na atribuição de tarefas. Vamos vê-los melhor agora.

Um benefício menos óbvio da atribuição de tarefas é que ela cria uma noção de responsabilidade pessoal para os integrantes da equipe.

Ao atribuir uma tarefa a um colega, você entra em um acordo com aquela pessoa, de que ela vai se responsabilizar pela tarefa até que seja concluída. Criar um senso de propriedade para os integrantes da equipe é importante porque faz com que eles se sintam mais envolvidos com o projeto. Isso também dá a eles espaço para o crescimento pessoal. Também auxilia o desenvolvimento de suas habilidades como um gerente que é um delegador solidário. E, além disso, mantém a equipe motivada e investida em concluir o trabalho no prazo. Cada integrante da equipe precisa ter uma noção de responsabilidade das tarefas atribuídas a si, mas um senso total de propriedade pode parecer pesado demais para alguns colegas de equipe. Se esse é o caso, é uma boa ideia que o gerente de projeto incentive os colegas de equipe a apoiar uns aos outros nas tarefas deles. Isso também é ótimo para a construção de relacionamento geral da equipe. Entendeu tudo? Excelente. Então, para recapitular, você aprendeu sobre estrutura analítica do projeto e como atribuir tarefas a pessoas em sua equipe. Encontre-nos no próximo vídeo para uma recapitulação sobre o que abordamos nos últimos vídeos.

Como detalhar a estrutura analítica do projeto

Leitura. Duração: 10 min

No vídeo anterior, você foi apresentado a um componente importante da fase de planejamento: a criação de uma Estrutura analítica do projeto (WBS). Uma WBS é uma divisão orientada a entregas de um projeto em componentes menores. Ela é uma ferramenta que classifica os marcos e as tarefas de um projeto em uma hierarquia, na ordem em que precisam ser concluídos.

Uma WBS completa oferece uma representação visual de um projeto e das tarefas necessárias a serem entregues a cada marco. Isso torna mais fácil entender todas as tarefas essenciais do projeto, como estimativa de custos, desenvolvimento de um cronograma, atribuição de papéis e responsabilidades e acompanhamento do progresso. Pense em cada informação como parte do quebra-cabeça geral do projeto: é impossível navegar com êxito pelas tarefas sem entender como todas elas se encaixam. Por exemplo, muitas tarefas menores podem evoluir para uma tarefa ou um marco maior.

Etapas para criar uma WBS

Como lembrete, aqui estão três etapas principais a serem seguidas ao criar uma WBS:

• Comece com o quadro abrangente e de alto nível do projeto. Faça um brainstorm com sua equipe para listar os principais resultados e marcos. Exemplo: Imagine que você esteja planejando um evento da empresa. Seus marcos principais podem incluir categorias como "local seguro", "finalizar a logística dos convidados" e "estabelecer a pauta".

• Identifique as tarefas que precisam ser realizadas para atender a esses marcos. Exemplo: É possível dividir um marco como "garantir o local" em tarefas como "pesquisar locais", "visitar e decorar o espaço", "pagar a entrada" e assim por diante.

• Examine essas tarefas e as divida ainda mais em subtarefas. Exemplo: É possível dividir uma tarefa como "visitar e decorar espaço" ainda mais em subtarefas como "organizar o comitê de decoração", "comprar decorações", "atribuir responsabilidades de decoração" e assim por diante.

Leitura suplementar

Para mais informações sobre as práticas recomendadas para o desenvolvimento de uma WBS, consulte este artigo:

Como e por que criar uma Estrutura analítica de trabalho (opens in a new tab)

Para mais informações sobre software para o desenvolvimento de uma WBS, consulte esta página web:

Software para Estrutura analítica de trabalho (opens in a new tab)

Lucidcharts Estrutura analítica de trabalho simplificado:

1. Acrescentar o nome do projecto Comece com o nome do projecto como primeiro nível do WBS. Em seguida, utilizar o âmbito e a declaração do projecto para determinar os principais resultados que são essenciais para o sucesso do projecto.

2. Acrescentar os resultados no segundo nível Pegue nos produtos que identificou e adicione-os à estrutura de trabalhos no segundo nível, ligando-os de volta ao nome do projecto.

3. Dividir os principais produtos em pacotes de trabalho Dividir cada um dos seus principais produtos nos componentes de trabalho necessários para o completar. Registe cada um deles no seu WBS no terceiro nível. A maioria das estruturas de desagregação de trabalho terá três níveis, mas poderá acrescentar mais, se necessário.

4. Rever e agrupar tarefas manejáveis Antes de tomar medidas, certificar-se de que os produtos e subentregáveis somam 100% do trabalho necessário para a conclusão do projecto. Em seguida, dividir as tarefas criadas de modo a que estejam prontas para serem atribuídas aos membros da equipa apropriada.

5. Partilhe o seu WBS com os membros da equipa Quando tiver finalizado a estrutura do seu trabalho, partilhe o visual com os intervenientes no projecto e os membros da equipa que serão designados para as tarefas, para que todos possam ver os resultados planeados e o que se espera para cada tarefa.

Projeto Plant Pals: Planejamento

Plugin. Duração: 15 min

Projeto Plant Pals: Planejamento

Nas próximas atividades, você criará um plano de operações e treinamento para garantir que não surjam problemas no lançamento da Plant Pals. Explore um infográfico para saber o que vem a seguir na fase de planejamento.

Entender a fase de planejamento

1. Iniciar o plano de treinamento e operações da Plant Pals Na fase de iniciação, você elaborou um termo de abertura do projeto para o plano de treinamento e operações da Plant Pals. Agora você está pronto para a fase de planejamento. Você usará o termo de abertura para criar protocolos de cumprimento e entrega sustentáveis e apoiar sua base de clientes.

2. Identificar os principais marcos e atribuir proprietários de tarefas Primeiro, você definirá o trabalho que sua equipe precisa desenvolver para o plano, como a obtenção de materiais e o treinamento de funcionários. A criação de uma estrutura analítica do projeto (WBS) e de uma planilha o ajudará a identificar e organizar os principais marcos e atribuir proprietários de tarefas.

3. Mapear o cronograma e as tarefas do projeto com o uso de um gráfico de Gantt Em seguida, você adicionará essas tarefas e marcos, junto com datas de vencimento e durações, a um gráfico de Gantt. Este gráfico ajuda a esclarecer e mapear linhas de tempo de tarefas e dependências, para que sua equipe saiba o que fazer em cada estágio.

4. Estimar custos e criar um orçamento Depois de definir sua programação, é hora de estimar os custos de seus marcos e tarefas. Seu orçamento deve incluir despesas únicas e recorrentes, bem como uma reserva para cobrir eventuais excedentes.

5. Criar uma Declaração de trabalho (SoW) Quando sua equipe contrata um fornecedor para concluir um marco do projeto, você criará uma Declaração de trabalho (SoW). Este documento legal define o que você precisa obter do fornecedor (e o que ele precisa obter de você), para que todos saibam o que é esperado.

6. Criar um plano de gestão de riscos Em seguida, você avaliará os possíveis riscos para o orçamento e cronograma, como falta de pessoal ou atrasos no envio. Identificar, avaliar e preparar-se para riscos específicos ajuda a manter o projeto sob controle se algo der errado.

7. Criar um plano de comunicação Quando chegar a hora de treinar os funcionários, você precisará gerenciar várias comunicações entre as partes interessadas. Seu plano de comunicação rastreará remetentes e destinatários, metas de comunicação, datas importantes e outros detalhes. Desta forma, todos recebem as informações certas no momento certo.

8. Organizar os artefatos do projeto Por fim, para manter os artefatos do projeto organizados, você criará um plano de projeto em um local central. Os membros da equipe e as partes interessadas podem usá-lo para localizar documentos do projeto e você pode consultá-lo ao planejar projetos futuros.

Atividade: Usar uma WBS para criar marcos e tarefas do projeto – Parte 1

Quiz. 1 questão | Nota Final: 100%

Exemplo de atividade: Usar uma WBS para criar tarefas do projeto e marcos – Parte 1

Leitura. Duração: 10 min

Veja aqui um modelo completo com uma explicação sobre como ele atende às expectativas da atividade.

Modelo completo

Para usar o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link para o modelo: Diagrama de brainstorm da WBS (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download direto do modelo em PowerPoint.

Avaliação do modelo

Compare o modelo com o diagrama de brainstorm da WBS concluído. Analise seu trabalho usando cada um dos critérios no modelo. O que você fez bem? Em que você pode melhorar? Use suas respostas a essas perguntas para guiar você enquanto continua a progredir ao longo do curso.

Vamos analisar o diagrama de brainstorm:

O exemplar inclui o título "Plano de operações e treinamento". Também inclui três marcos diferentes e três tarefas para cada marco (nove tarefas no total):

• Estabelecer um plano de entrega e logística da fábrica:

1. Fornecer materiais de embalagem,
2. Contratar motoristas para entregas,
3. Calcular taxas de entrega

• Selecionar e instalar softwares e equipamentos da cadeia de suprimentos:

1. Supervisionar a configuração do fornecedor de gerenciamento de estoque e software de atendimento,
2. Supervisionar a instalação do fornecedor do equipamento de atendimento,
3. Determinar os protocolos de segurança internos para o equipamento

• Desenvolver e lançar um programa de treinamento de funcionários:

1. Desenvolver sessões de treinamento,
2. Treinar funcionários para usar software e equipamentos,
3. Monitorar o progresso dos funcionários e melhorar os processos de treinamento

Usar uma WBS para criar marcos e tarefas do projeto – Parte 2

Quiz. 5 questões | Nota Final: 95%

Exemplo de atividade: Usar uma WBS para criar tarefas do projeto e marcos – Parte 2

Leitura. Duração: 10 min

Veja aqui um modelo completo com uma explicação sobre como ele atende às expectativas da atividade.

Modelo completo

Para ver o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione "Usar modelo".

Link para o modelo: Planilha da WBS (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download direto do exemplar pelo anexo Excel.

Avaliação do modelo

Compare o modelo com sua planilha da WBS concluída. Analise seu trabalho usando cada um dos critérios no modelo. O que você fez bem? Em que você pode melhorar? Use suas respostas a essas perguntas para guiar você enquanto continua a progredir ao longo do curso.

Vamos analisar a planilha da WBS:

Há três marcos do diagrama de brainstorm na coluna Marcos e três tarefas para cada marco (nove tarefas no total). As tarefas do projeto correspondem ao número correto de ID do marco. As tarefas são as mesmas listadas no diagrama de brainstorm.

Cada tarefa tem um proprietário apropriado, com notas correspondentes de por que o proprietário foi atribuído a ela:

Estabelecer um plano de entrega e logística da fábrica

1. Fornecer materiais para embalagem: O diretor de atendimento fornece materiais.

2. Contratar motoristas para entregas: O especialista em recursos humanos supervisiona a contratação.

3. Calcular as taxas de entrega: O analista financeiro acompanha os custos e as receitas.

Selecionar e instalar softwares e equipamentos da cadeia de suprimentos

1. Supervisionar a configuração do fornecedor de gerenciamento de estoque e software de atendimento: O gerente de estoque garante que o software seja instalado e configurado corretamente.

2. Supervisionar a instalação do fornecedor do equipamento de atendimento O Diretor de Atendimento garante que o equipamento está funcionando com a ajuda do Testador de Garantia de Qualidade.

3. Determinar protocolos internos de segurança para o equipamento: O testador de garantia de qualidade determina protocolos de segurança e práticas recomendadas.

Desenvolver e lançar um programa de treinamento de funcionários

1. Desenvolver sessões de treinamento: O especialista de recursos humanos desenvolve as sessões de treinamento com a ajuda do gerente de treinamento.

2. Treinar funcionários para usar o software e os equipamentos: O gerente de treinamento realiza o programa de treinamento de acordo com os protocolos estabelecidos.

3. Monitorar o progresso dos funcionários e melhorar os processos de treinamento: O gerente de treinamento refina o processo de treinamento.

4. Revisão: Como iniciar a fase de planejamento

Finalização

Video. Duração: 1 min

Ao longo dos últimos vídeos, conversamos sobre como lançar a fase de planejamento do ciclo de vida do projeto.

É aqui que você vai criar o cronograma, definir o orçamento e preparar o plano de gestão de riscos. Você também aprendeu sobre uma parte importante da fase de planejamento: a reunião inicial do projeto. Esse é um momento essencial em que você pode se reunir com sua equipe e as partes interessadas para definir uma visão compartilhada, alinhar o escopo, criar uma relação, fazer perguntas e definir expectativas. Também falamos sobre os marcos, que são pontos importantes dentro do cronograma do projeto que indicam progresso. E também aprendemos sobre tarefas, que são atividades que precisam ser realizadas em um determinado período. Depois, você aprendeu sobre o valor dos marcos e como defini-los. E aprendeu a pegar esses marcos, dividi-los em tarefas e registrar essas informações em uma estrutura analítica do projeto. Em seguida, vamos aprender a estimar tempo e definir um cronograma.

Clennita: Como o planejamento cria um senso de equipe

Video. Duração: 2 min

Meu nome é Clennita e sou gerente do programa de engenharia sênior no Google. A fase de planejamento de gerenciamento de projetos é essencialmente o momento em que você dá um passo para trás e reflete sobre o qual é o escopo do projeto. Então, quais são os problemas que precisamos resolver? Ao observar o planejamento de projetos, é fundamental compreender o que você está criando, para quem está criando, e quanto tempo você tem para criá-lo. Observamos nosso risco para ter certeza de que sabemos o que tem o potencial de prejudicar no projeto. E se possível, criar medidas de atenuação que contornarão qualquer risco que possamos encontrar pela frente ou somente para estarmos cientes de itens como o escopo. Também observamos o tempo. Há um prazo que precisamos cumprir? E em caso afirmativo, temos tempo suficiente para cumpri-lo? Avaliamos o trabalho que precisa ser feito para entender se esse trabalho que precisa ser feito para ser feito para atender aos requisitos se encaixa no cronograma que temos. Também observamos os testes: como é o plano de testes, como seria ter êxito nisso? Sabemos qual é o objetivo, então, quando atingimos e validamos o objetivo, já sabemos quais métricas esperamos conseguir. Sou uma planejadora, isso está em minha natureza. O planejamento dá o tom para o que estamos fazendo juntos de fato. Isso cria um senso de equipe. O planejamento também alinha todo mundo para entender o que estamos almejando, quais são nossas metas, e como será o sucesso. Esse é mesmo o lugar em que chegamos juntos para garantir que estamos todos em sintonia e indo na mesma direção. Quando não se tem isso, as coisas se perdem. Você não está falando com as pessoas certas, você se comunica mal, as coisas atrasam e você realmente não entende por quê, as pessoas não se sentem confortáveis ao comunicar o progresso que está acontecendo, elas realmente não estão confortáveis em se comunicar quando o problema surge. Portanto, você quer apenas definir um tom de “Estamos todos juntos nisso, todos seremos bem-sucedidos juntos, e vamos encontrar obstáculos, vamos encontrar problemas, mas vamos resolvê-los e entendê-los como uma equipe”.

Desafio semanal 1

Até, Apr 16, 11:59 PM WEST | Quiz. 10 questões | Nota Final: 100%

FIM! - Semana 1 - Curso 3