Como definir metas, escopo e critérios de sucesso do projeto

Você aprenderá como definir e criar metas e entregas mensuráveis do projeto; como definir o escopo do projeto, diferenciar entre as tarefas que estão dentro e fora do escopo e evitar deformação do escopo; e como definir e medir os critérios de sucesso de um projeto.

Dedicação ao estudo

• Videos: 59 min

• Leitura: 1h 40 min

• Teste: 2 Testes com avaliação

Objectivos

• Defina e crie metas e entregas mensuráveis do projeto.
• Defina o escopo do projeto e diferencie entre tarefas que estão dentro e fora do escopo.
• Explique como gerenciar a deformação do escopo para evitar impactar as metas do projeto.
• Defina e meça os critérios de sucesso de um projeto.

Conteúdos

1. Como identificar as metas do projeto
2. Como definir o escopo do projeto
3. Como medir o sucesso de um projeto
4. Revisão: Como definir metas, escopo e critérios de sucesso do projeto

1. Como identificar as metas do projeto

Introdução: Como definir metas, escopo e critérios de sucesso do projeto

Video. Duração: 2 min

Agora você deve ter uma ideia melhor de como as diferentes partes do início se unem para formar o princípio de um projeto. Até agora, você resumiu os principais componentes do início do projeto e, mais importante, aprendeu que a falta de preparação durante essa fase pode levar a problemas mais tarde. Vamos continuar explorando suas habilidades de preparação de projetos.

Assim que terminarmos aqui,

• você será capaz de definir e criar objetivos e entregas do projeto, as estrelas-guia do seu projeto.
• Você também será capaz de definir o escopo do projeto, os limites do projeto e a estabelecer o que faz e o que não faz parte do seu projeto. Você será capaz de identificar o que está dentro e fora do escopo de um projeto e será capaz de reconhecer o aumento de escopo, algo a que precisará ficar atento para alcançar o objetivo do seu projeto.
• Por fim, você será capaz de explicar diferentes maneiras de definir e medir os critérios de sucesso do seu projeto.

Antes de começarmos, gostaria de falar sobre um exemplo que usaremos no restante deste curso. Imagine que você é o gerente de projeto líder da Office Green, uma empresa de paisagismo comercial especializada em decoração com plantas para escritórios e outros negócios. O diretor de produto da Office Green tem uma ideia para um novo serviço chamado Plant Pals, para oferecer a clientes de alto volume plantas pequenas de baixa manutenção, como pequenos cactos e samambaias folhosas, para suas mesas. Como gerente de projeto, você foi encarregado de gerenciar a implementação desse novo serviço. À medida que avançarmos no curso, vamos voltar à sua função como gerente de projeto da Office Green para ajudar a ensinar sobre objetivos de projeto, entregas e critérios de sucesso. Você também verá a função que sua equipe e as partes interessadas desempenham em criar e seguir esses três componentes importantes.

No final, você compilará tudo o que aprendeu em um documento compartilhado que poderá usar como portfólio para compartilhar com futuros empregadores.

Após este curso, você passará para as próximas fases do ciclo de vida do projeto, assim como seu projeto da Office Green.

Como determinar as metas e entregas do projeto

Video. Duração: 5 min

Neste vídeo, vou definir metas e entregas do projeto e explicar por que elas são importantes. Em seguida, vou ensinar como determinar se uma meta ou entrega foi bem definida, o que significa que ela tem detalhes e informações suficientes para orientar para o sucesso.

Para criar um projeto de sucesso e para tornar seu trabalho mais fácil, você deve descobrir o que precisa ser feito antes de realmente começar.

Você precisa definir exatamente quais são os objetivos e as entregas, para ser capaz de dizer aos membros da equipe o que fazer.

Você precisa de uma imagem clara do que está tentando realizar, como vai realizar e como saber quando foi realizado.

Definir a meta do projeto

Vamos definir a meta do projeto para que você possa começar a descobrir o que a equipe de projeto precisa para atingi-la.

A meta do projeto é o resultado desejado do projeto. É o que foi solicitado que você fizesse e o que você está tentando realizar.

Por exemplo: A sua meta pode ser melhorar o tempo de resposta aos clientes por e-mail em 20%. A meta do seu projeto da Office Green pode ser aumentar a receita em 5% por meio de um novo serviço chamado Plant Pals, que oferece plantas de mesa para os principais clientes até o final do ano. As metas são importantes porque dão a você um roteiro para seu destino.

Sem uma meta clara em mente, como você pode saber para onde ir ou como chegar lá?

Agora, uma das maiores diferenças entre o que torna uma meta boa ou não tão boa assim é o quão bem definida ela está.

Ou seja, quão clara e específica é a meta. Se a meta é o seu destino, você tem certeza de que saberá quando tiver chegado?

Os exemplos que mencionei antes, de melhorar o tempo de resposta aos clientes por e-mail em 20% e de aumentar a quantidade de plantas em 5%, são duas metas bem definidas, porque dizem o que você está tentando alcançar. Mas espere, tem mais. A pontuação também diz a você como fazer o que lhe pediram para fazer. Nesse caso, é por e-mail e por meio de uma nova oferta de serviços, e isso não é tudo. Essas metas esclarecem ainda mais o objetivo, dizendo para melhorar em 20% e aumentar em 5%. Agora sabemos para onde estamos indo. Metas bem definidas são específicas e mensuráveis. Elas dão uma clara sensação do que você está tentando realizar. Metas muito boas têm ainda mais detalhes, mas chegarei nisso em breve.

Quando começar um projeto, reserve um tempo para revisar suas metas e se certifique de que elas estejam bem definidas. Para fazer isso, você pode precisar obter mais informações com as partes interessadas. Converse com elas sobre a visão que têm para o projeto. Pergunte como ela se alinha com as metas e a missão mais amplas da empresa. No final dessa conversa, você e as partes interessadas devem concordar em apoiar as metas do projeto para evitar encontrar problemas mais tarde. Aqui está um exemplo da minha própria experiência como gerente de projeto. Nossa equipe tinha terminado um novo recurso de produto. Nossa meta estabelecida era entregar uma versão inicial desse recurso e coletar feedback do usuário. Quando entregamos o recurso a um dos nossos principais clientes para obter o feedback dele, o cliente não tinha ninguém disponível para testá-lo. Nossa equipe discutiu se tínhamos ou não atingido a meta, já que não tínhamos coletado o feedback do usuário. Alguns sentiram que não tínhamos atingido a meta estabelecida, enquanto outros pensavam que sim. O cliente estava satisfeito com a capacidade da equipe de entregar um recurso no cronograma estabelecido. Mas nossa equipe interna ficou correndo contra o tempo. Dito isso, antes de começar o projeto, tenha a certeza de que as metas do projeto estão claras para você, as partes interessadas e sua equipe, para que vocês saibam que estão progredindo corretamente. Eu vou ensinar a você um processo para fazer isso a seguir.

Questão

Qual é o objetivo do projeto?

• Um relatório que os membros da equipe podem apresentar às partes interessadas
• Um resultado vago, mas inspirador de um projeto
• Um resultado desejado de um projeto que é claro e específico
  Correta - Uma meta de projeto deve informar à equipe como será o final do projeto. O objetivo também deve ser claro e específico.

Com as metas definidas, é hora de examinar as entregas do projeto.

As entregas de projetos

**São os produtos ou serviços que são criados para o cliente ou patrocinador do projeto.

Em outras palavras,

Uma entrega é o que vai ser produzido ou apresentado no final de uma tarefa, evento ou processo.

Pegue a meta de melhorar o tempo de resposta para o cliente. Mas a entrega para essa meta poderia ser a criação de modelos de e-mail para responder a perguntas típicas. A meta do projeto da Office Green de aumentar receitas poderia ter estas duas entregas: lançamento do serviço simples e um site pronto que destaca novos tipos de planos oferecidos. Essas são consideradas entregas porque descrevem resultados tangíveis que mostram às partes interessadas como receitas adicionais serão geradas. Todas elas são exemplos de entregas de projetos. Uma bem comum é um relatório. Quando uma meta é alcançada, você pode visivelmente enxergar os resultados documentados na tabela, no gráfico ou na apresentação.

As entregas ajudam a quantificar e perceber o impacto do projeto.

Assim como a necessidade de metas bem definidas, você precisa de resultados bem definidos praticamente pelas mesmas razões. Entregas são geralmente decididas antecipadamente com as partes interessadas ou com os clientes envolvidos no projeto. Elas responsabilizam todos e representam normalmente uma grande parte de alcançar a meta. Certifique-se de fazer perguntas sobre como deve ser a entrega e faça com que todos compartilhem a visão e as expectativas das entregas para que todos estejam na mesma página. A seguir, você vai praticar a arte de definir suas metas mais detalhadamente seguindo o método SMART.

Questão

O que é uma entrega do projeto?

• Uma sessão de brainstorming da equipe
• Um roteiro para concluir o projeto
• Um resultado tangível produzido no final de uma tarefa Correta - As entregas do projeto podem ser um item ou relatório que os colegas de equipe apresentam às partes interessadas, como uma apresentação, tabela ou gráfico.

Explorar: Projeto Plant Pals: Início

Plugin. Duração: 10 min

Liderar a fase de iniciação

Projeto Plant Pals: Início - Nas próximas atividades, você trabalhará com as partes interessadas para definir metas, funções e entregas para o Projeto Plant Pals. Explore um infográfico para saber mais sobre o que vem por aí na fase de iniciação.

Entender a fase de iniciação:

• Refinar metas com as partes interessadas - Primeiro, você se encontrará com o diretor de produto (o patrocinador do projeto) para discutir seus objetivos para o projeto. Para esclarecer esses objetivos e manter o projeto sob controle, você os transformará em metas SMART.

• Avaliar o poder e a influência das partes interessadas - A seguir, você conhecerá algumas das partes interessadas e identificará de que forma se encaixam no projeto. Uma análise das partes interessadas e um organograma o ajudarão a decidir a melhor forma, e com que frequência, se comunicar com os membros da equipe, investidores e outros.

• Atribuir funções e responsabilidades para promover o serviço - Para promover a Plant Pals, você reunirá equipes para planejar a estratégia de marketing e vendas, além de redesenhar o site. Você fará uso de gráficos RACI para determinar quem deve ser responsável, considerado autoridade, consultado e informado sobre as várias tarefas do projeto.

• Criar um termo de abertura para a próxima fase do projeto Conforme você conclui a fase de iniciação, seu foco migrará para as operações internas. Você criará um termo de abertura do projeto para orientar sua equipe à medida que planejam os procedimentos de treinamento, cumprimento e entrega para a Plant Pals.

Como definir metas SMART

Video. Duração: 8 min

Agora você sabe que metas são importantes para o sucesso do seu projeto e que elas precisam ser bem definidas para ajudar a manter o projeto no caminho certo. Como suas entregas dependem das metas, é do seu interesse ter essas metas o mais bem definidas possível. Para sua sorte, eu tenho um método fácil para fazer exatamente isso. Definir metas SMART. Eu já mencionei que a meta deve ser:

• S específica
• M mensurável.
• A alcançável,
• R relevante
• **T **prazo (Time)

Reúna todos. E o que você terá? Metas SMART (inteligente, em inglês). Como um gerente de projeto iniciante, você pode ou não estar definindo as principais metas do projeto, mas vai precisar ser capaz de identificá-las e esclarecê-las conforme necessário, e é aí que o método SMART pode ser uma ferramenta valiosa.

Vamos olhar mais de perto. Como já mencionei, se sua meta não for específica, você terá problemas para descobrir quanto tempo levará para concluí-la e se você a alcançou ou não. Por exemplo, se a meta é simplesmente melhorar o tempo de resposta do atendimento ao cliente, isso não é muito específico.

Ela diz o que você quer alcançar em geral, mas não diz mais nada...

Se você melhorar o tempo de resposta em 1%, será suficiente? Se depois de cinco anos o tempo de resposta finalmente subir, será suficiente? E se apenas metade da sua equipe melhorar o tempo de resposta, mas a outra metade permanecer igual.

Metas específicas devem responder a pelo menos duas das perguntas que vou fazer.

• **O que eu quero realizar? **

• Por que isso é uma meta? Tem um motivo, propósito ou benefício específico?

• Quem está envolvido? Quem é o destinatário? Funcionários, clientes, a comunidade em geral?

• Onde a meta deve ser entregue?

• Finalmente, até que ponto? Em outras palavras, quais são os requisitos e as restrições?

Em seguida, queremos definir metas que sejam mensuráveis, o que significa que podemos determinar que elas foram cumpridas objetivamente. Mensurar não é apenas uma maneira de as pessoas acompanharem o progresso, mas também uma ferramenta para ajudar as pessoas a permanecem motivadas.

Você pode dizer se a meta é mensurável perguntando:

• quanto?
• como?
• quando ela foi realizada?

Às vezes, o sucesso de uma meta pode ser medido com um simples sim ou não. Você aprendeu a tocar violão: sim ou não? Você vai precisar medir a maioria das metas que você tem com métricas.

Métricas - são o que você usa para medir algo, como números ou valores. Por exemplo: se sua meta era correr uma corrida de cinco quilômetros, então a distância em quilômetros é sua métrica. Na Office Green, a meta do projeto é aumentar a receita em 5%. Nesse caso, receita é a métrica.

Por último, considere benchmarks ou pontos de referência para ter certeza de escolher métricas precisas.
Por exemplo: se sua meta geral é aumentar a receita, você pode olhar para os dados do ano passado dados como um benchmark para decidir quanto aumentar a receita neste ano. Se a receita do ano passado aumentou 3%, então um aumento de 5% em uma economia em expansão seria uma meta razoável para este ano.

Questão

O que pode ajudar a criar uma meta mensurável? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Prazos
• Métricas
  Correct - É importante que os gerentes de projeto estabeleçam metas bem definidas. É por isso que as metas SMART são específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido. Métricas, como imagens ou números, tornam as metas mensuráveis. A precisão das métricas é confirmada com pontos de referência, chamados benchmarks.
• Contratos
• Benchmarks
  Correct - Metas SMART são metas bem definidas que ajudam a manter os projetos no caminho certo. Elas são específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido. As metas SMART são medidas com imagens ou números conhecidos como métricas. Benchmarks são usados para ajudar a confirmar a precisão das métricas.

A meta é específica e mensurável, mas é alcançável? Pode ser razoavelmente alcançada com base nas métricas? Normalmente, suas metas são um pouco desafiadoras para encorajar o crescimento, caso contrário, qual é o ponto da meta, se nada vai mudar? No entanto, você não quer que ela seja muito extrema ou que nunca possa alcançá-la. Você terá falhado antes mesmo de começar. Procure encontrar um equilíbrio entre os dois extremos. Por exemplo, vamos pegar a meta de correr 5 km. Digamos que você corra regularmente 2,5 km três vezes por semana. Uma meta alcançável será sair dos 2,5 km para correr 5 km dentro de quatro semanas. Uma meta inatingível pode ser ficar em primeiro lugar numa corrida de 5 km. Quer dizer, isso pode acontecer, mas não é provável, especialmente se você nunca participou de uma corrida antes. Mas como você pode saber se uma meta é atingível se ela for desconhecida? Uma pista para ajudar a descobrir se a meta é atingível é perguntar: como ela pode ser realizada? Quebre a meta em partes menores e veja se faz sentido. Sair de 2,5 km para 5 km em quatro semanas significa aumentar a distância um pouco mais de meio quilômetro a cada semana. Isso não é tão ruim. Use o mesmo processo em sua meta do projeto da Office Green. As empresas geralmente realizam avaliações trimestrais. Vamos supor que seja esperado um aumento ao longo de um ano ou quatro trimestres. Para cumprir a meta, você precisa ver um aumento de pelo menos 1,25% a cada trimestre. Parece bastante razoável para mim. Bem, não seria razoável estabelecer uma meta de aumentar as receitas em 50% ou 100%, a menos que sua pesquisa mostre que o negócio estava melhorando rápido assim. Sua meta é específica, mensurável e atingível. Agora vamos ver se é relevante. Em outras palavras, faz sentido tentar e atingir essa meta? Pense em como a meta está alinhada com outras metas, prioridades e valores. Pergunte se o objetivo parece valer a pena. O esforço envolve equilibrar os benefícios? Corresponde às outras necessidades e prioridades da sua organização? Todos, desde o cliente, a equipe do projeto, até as pessoas que vão de fato usar o produto, precisam sentir que a meta vale a pena ser apoiada. Considere também o tempo. Tanto a quantidade de tempo de que o projeto precisará quanto os contextos econômicos e sociais mais amplos podem ter grandes impactos. Pode haver um orçamento para completar o projeto agora, mas será que a empresa será capaz de sustentar o projeto ao longo do tempo? Existe um público que continuará a usar o produto ou serviço depois de entregue? Depois de obter as respostas para essas perguntas, você deve ter uma meta clara para ajudar a orientar o projeto. Se você ainda não se sentir seguro sobre as metas do projeto, continue procurando. É normal fazer perguntas se tiver dúvidas. Comunique suas preocupações às partes interessadas seniores do projeto e ao seu supervisor direto, se você tiver um. Eles devem ser capazes de resolver algumas das suas preocupações para que você possa se sentir seguro para seguir em frente. Se estiver tranquilo com o fato de o projeto ser relevante e alcançável e se já se certificou de que ele é mensurável e tem os detalhes para manter você e sua equipe focados, o item final na lista de verificação é ter certeza de que ele tem um prazo definido. Prazo definido significa que a meta tem um prazo de conclusão. Os prazos fornecem uma maneira de acompanhar o progresso, caso contrário, você pode nunca alcançar sua meta ou nunca nem mesmo começar. Tempo e métricas muitas vezes andam de mãos dadas, porque o tempo também pode ser usado como uma métrica. Estabelecer um prazo limite para sua meta oferece uma maneira de determinar quanto precisa ser realizado ao longo do tempo. Por exemplo, se precisa aumentar as receitas até o final do ano, você pode determinar quanto precisará aumentar a cada trimestre, mês e semana, e aí está. Específico, mensurável, atingível, relevante e com prazo definido, é quase um método infalível para criar e avaliar metas de projeto. Você sabe o que dizem, trabalho mais inteligente, não mais difícil. À medida que continuarmos neste módulo, você aprenderá sobre o escopo do projeto e verá como ter metas claras apoia todas as outras decisões que surgem durante um projeto.

A forma mais fácil de escrever os objectivos SMART

Quando se trata de escrever objectivos SMART, esteja preparado para fazer a si próprio e aos outros membros da equipa muitas perguntas. As respostas ajudarão a afinar a sua estratégia, assegurando que os objectivos são algo que é realmente alcançável. Embora deva ser tão realista quanto possível, é importante abordar a escrita de objectivos SMART com uma atitude positiva. Afinal de contas, isto é algo que deseja alcançar.

Isto não tem de ser uma experiência assustadora; na realidade, deve ser bastante esclarecedora. Mais adiante no artigo, demonstramos como escrever objectivos SMART para dois cenários empresariais típicos: completar um projecto e melhorar o desempenho pessoal. Abaixo, incluímos um modelo de objectivos SMART fácil de usar no Word, juntamente com um modelo para o ajudar a planear e gerir os seus objectivos em O Guia Essencial para Escrever Objectivos SMART (opens in a new tab).

Metas SMART: como tornar as metas significativas

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, você aprenderá a definir e criar metas e entregas mensuráveis do projeto. Agora, vamos nos concentrar em metas SMART.

Metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido (SMART) são muito úteis para garantir o sucesso do projeto. Ao iniciar sua carreira em gerenciamento de projetos, você poderá não definir diretamente as metas do projeto, mas deverá ser capaz de esclarecê-las e entendê-las. As metas SMART ajudam a ver o escopo completo de um objetivo, determinar a viabilidade e definir claramente o sucesso do projeto em termos concretos.

Vamos recapitular o que discutimos no vídeo anterior analisando os critérios para as metas SMART abaixo:

• Específico: o objetivo não tem ambiguidade para a equipe do projeto interpretar incorretamente.

• Mensurável: as métricas ajudam a equipe do projeto a determinar quando a meta é atingida.

• Atingível: a equipe do projeto concorda que a meta é realista.

• Relevante: a meta se encaixa no plano estratégico da organização e apoia o termo de abertura do projeto.

• Com duração definida: a equipe do projeto documenta uma data para atingir a meta.

É possível encontrar variações sobre o que cada letra na sigla "SMART" significa. (Por exemplo, você pode ver “acionável” ou “alcançável” em vez de “atingível”, ou “realista” em vez de “relevante”). No entanto, a intenção geral de cada um desses termos – garantir que o objetivo possa ser alcançado – é sempre semelhante.

Como se concentrar no "M" de SMART

Vamos tirar um tempinho para olhar mais de perto para o M de SMART, que significa mensurável. Metas mensuráveis permitem que você avalie o sucesso do projeto com base em métricas quantificáveis ou tangíveis, como valores em dólares, percentagens, número de resultados e quantidades. Metas mensuráveis são importantes porque deixam pouco espaço para confusão em torno das expectativas das partes interessadas.

Nem toda métrica terá valor, então, você deverá determinar quais métricas fazem sentido para o projeto. Por exemplo, mensurar de quantas reuniões os engenheiros de software do projeto participam semanalmente pode não ser a métrica mais valiosa para uma meta de produtividade. Como alternativa, você pode medir outros aspectos da produtividade dos engenheiros, como um determinado número de recursos criados por engenheiro ou um número específico de problemas sinalizados por dia.

Como definir uma meta SMART

Vamos explorar um exemplo relacionado a tornar um objetivo pessoal mensurável. Imagine que você quer fazer uma mudança de carreira e estabeleceu uma meta para concluir um Certificado de Carreira do Google. Você pode medir o sucesso dessa meta porque, depois de concluir o programa, receberá um certificado – um resultado tangível.

Agora, vamos determinar como tornar os elementos restantes dessa meta SMART. Neste exemplo, a meta específica é obter um Certificado de Carreira do Google. Você pode tornar essa meta atingível ao decidir que concluirá um curso por mês. Essa meta é relevante porque apoia seu desejo de fazer uma mudança de carreira. Finalmente, você pode tornar a meta com prazo definido decidindo que concluirá o programa dentro de seis meses.

Depois de definir cada um desses componentes, o objetivo SMART se torna: obter um Certificado de Carreira do Google fazendo um curso por mês nos próximos seis meses.

Principal conclusão

Determinar métricas pode ser extremamente útil na captura de status, sucessos, atrasos e muito mais em um projeto. Como gerente de projeto, identificar métricas significativas pode ajudar a levar o projeto em direção ao seu objetivo. Além disso, ao definir cada elemento de uma meta de projeto para torná-lo SMART, você pode determinar o que significa sucesso para essa meta e como alcançá-lo.

Antigos objetivos do projeto

Discussão. Duração: 10 min

Trabalhei em vários projetos deste tipo na minha vida. Sempre gostei de me aventurar no desconhecido, tentando coisas novas, inovando, experimentando. Num trabalho como freelancer tive que aventurar me no Marketing Digital sem conhecer muito bem toda a metodologia, desenhei de facto algumas novas estratégias de marketing para um Site para um cliente, tentando captar Leads nas redes sociais, tais como grupos do Facebook, etc... Mas não compreendi bem a plataforma. Depois de todo o meu planeamento, e implementação, na verdade só capturei algumas Leads para que o Site do meu cliente tivesse maior visibilidade, e elas não se converteram lá muito bem em potenciais clientes. Contudo, não consegui atingir os meus objetivos, nem tão pouco para o meu cliente, mas com isso aprendi algo e optei por tirar um curso na área e melhorei as minhas competências nesse campo.

As conclusões principais pelo falhanço inicial foram as seguintes:

• Falta de planeamento de recursos com o cliente
• Metas e Objetivos pouco claros
• Falta de visibilidade do projeto
• Lacunas de comunicação com o cliente
• O alcance do projeto não foi bem definido desde a fase inicial
• Expectativas irrealistas

Como navegar por revisões próprias e de colegas

Video. Duração: 5 min

Olá de novo. Ao longo do programa, você pode praticar habilidades de gerenciamento de projetos de algumas formas diferentes. Além de testes de múltipla escolha e de respostas curtas, você conclui atividades práticas para aplicar o que aprendeu. Você resolverá problemas comuns de projetos em situações do mundo real e criará os tipos de artefato que gerentes de projeto usam todos os dias. Concluir essas atividades práticas é realmente importante para seu sucesso neste programa. Elas lhe darão experiência prática, o que pode ajudar você a descrever suas habilidades em entrevistas, ou você pode usá-las para gerenciar projetos de forma mais eficaz em sua vida pessoal ou profissional. Para ajudar você a se preparar, vou apresentar dois tipos diferentes de atividade prática que preparamos para você. Também vou compartilhar algumas dicas e truques que vão permitir que os aproveite ao máximo. Em um tipo de atividade, você analisa um cenário de gerenciamento de projetos e segue as instruções passo a passo para levar o projeto adiante. Seu trabalho pode ser aprender sobre as partes interessadas, proprietários de tarefas atribuídas ou documentos organizados para que sejam fáceis de encontrar. Você pode reconhecer esses exercícios como questionários com atividade no título. Quando você terminar uma atividade, mostraremos um exemplo de atribuição que você pode comparar com seu próprio trabalho. Não deixe de analisar esses exemplos cuidadosamente para saber o que fez bem e como poderá melhorar da próxima vez. Lembre-se de que algumas atividades podem ter mais de uma resposta certa, assim como os problemas reais podem ter mais de uma solução. Os exemplos para essas atividades explicam uma maneira de fazer as coisas, mas eles também apontam onde você poderia fazer as coisas de forma diferente. Isso ajuda a verificar sua abordagem para uma tarefa, não apenas suas respostas. Algumas atividades também incluem perguntas de testes que ajudam a verificar seu trabalho. Esses testes podem ser avaliados ou atualizados e dão a você outra forma de medir o progresso e a expansão do conhecimento. Outro tipo de atividade é a revisão pura ou atribuição avaliada pura. Essas atividades seguem um formato semelhante ao da primeira: você vai analisar o cenário de gerenciamento de projetos e concluir uma série de instruções passo a passo. Mas há uma grande diferença: seus colegas vão avaliar sua tarefa, e você avaliará a deles. Para cada revisão de pares, você precisa avaliar pelo menos dois envios, mas pode avaliar mais se quiser. Este processo de avaliação pura é uma parte fundamental da experiência de aprendizado deste programa. Isso porque ele dá a você um feedback objetivo sobre o seu trabalho e você fica sabendo como os outros estão lidando com os mesmos desafios. A avaliação por pares lhe dá a chance de aprender não apenas conosco, os instrutores, mas também uns com os outros. Para avaliar o trabalho uns dos outros, é necessário usar o que é conhecido como rubrica, como uma lista de verificação de itens que sua atribuição deve incluir, com cada item valendo um certo número de pontos. Você normalmente deve ter ao menos 80% de respostas corretas para passar em uma atribuição de avaliação pura. Portanto, por exemplo, se uma rubrica tem 10 pontos, você precisa de um mínimo de 8 pontos para ser aprovado. Além de usar essas rubricas para avaliar seus pares, você pode revisá-las antes de enviar suas próprias tarefas para entender como será avaliado. A classificação por pares também é importante porque permite que você dê e receba feedback qualitativo. Por exemplo, se parecer bom, você pode dizer que seus colegas fizeram um ótimo trabalho refinando uma meta ou que você gostou da solução criativa usada para um problema. O feedback positivo ajuda você e seus colegas a aprender sobre seus pontos fortes e motiva a fazer seu melhor trabalho. Por outro lado, é igualmente importante, se não mais, aprender com seus erros. Se um colega cometer um erro, certifique-se de deixar um feedback criterioso e construtivo, para que ele entenda por que não recebeu todo o crédito. Dessa forma, ele saberá o que rever e como melhorar e poderá se tornar um melhor gerente de projeto. Não se preocupe. Vamos dar algumas dicas sobre como deixar um feedback construtivo para cada atividade. A revisão pura é uma ferramenta valiosa, mas, ao contrário de outras avaliações no programa, pode levar algum tempo para receber suas avaliações. Lembre-se de que pessoas reais não são tão rápidas quanto computadores, então, pode levar até dez dias para que as avaliações apareçam. Além disso, pode levar algum tempo até que as tarefas dos colegas fiquem disponíveis para você para avaliar. Seja paciente, seus colegas podem estar trabalhando no curso em um ritmo diferente, e lembre-se de que você sempre pode seguir em frente para outros itens no curso e voltar se precisar. Se por algum motivo você não conseguir acessar o envio de um colega ou se um envio estiver incompleto, você poderá ignorar e seguir para um diferente. Para aprender a fazer isso, continue na leitura opcional. Essa leitura também falará mais sobre o processo de revisão pura e permitirá que você acesse recursos úteis de tópicos como onde encontrar seu feedback e como alterar suas configurações de compartilhamento e o Google Docs. Então, não deixe de verificar. Excelente. Agora que você sabe mais sobre algumas das atividades práticas que pode encontrar no programa, está pronto para começar.

Opcional: o que é preciso saber sobre tarefas avaliadas por pares

Leitura. Duração: 10 min

Ao longo deste curso, você completará alguns tipos diferentes de atividades práticas que permitem aplicar suas habilidades de gerenciamento de projetos em situações “do mundo real”. Essas tarefas pedem que você considere problemas comuns de gerenciamento de projetos, encontre soluções e crie artefatos essenciais de gerenciamento de projetos.

Para algumas dessas tarefas, você precisará enviar o trabalho para outros alunos avaliarem. Esse processo de revisão por pares é uma parte central da experiência de aprendizagem. Ele permite que você avalie as atividades objetivamente com relação a uma rubrica definida e compare sua abordagem com as de seus colegas. Também lhe dá a opção de dar e receber feedback qualitativo.

Você precisará concluir tarefas avaliadas por pares em cada curso, então, veja o que precisa saber:

Como funciona a avaliação por pares

Antes de enviar a atividade, você pode comparar seu trabalho com uma lista de itens obrigatórios que ele deve conter. Reveja a lista cuidadosamente e revise seu trabalho antes de enviar, se necessário. Essa lista corresponde à rubrica que seus pares usarão para avaliar a tarefa (e que você usará para avaliar a deles).

Você deve receber avaliações de pelo menos dois colegas para cada tarefa avaliada por pares que concluir. Como avaliador, você pode verificar quantos envios quiser, mas deve avaliar pelo menos duas tarefas para prosseguir no curso.

Feedback opcional

Ao avaliar a tarefa de um colega, você terá a opção de dar feedback qualitativo. Nós o encorajamos a deixar comentários atenciosos sobre o que eles fizeram bem e como podem melhorar. Esse feedback pode ajudar você e seus colegas a entender por que você perdeu pontos em certos itens da rubrica para fazer melhor na próxima vez. Cada tarefa inclui dicas e exemplos de bons comentários para ajudar a escrever comentários construtivos.

Como enviar seu trabalho

A maioria das tarefas envolve o envio de documentos ou planilhas para revisão. Você tem a opção de enviar as tarefas para avaliação por pares como uma URL (para um documento do Google compartilhado, por exemplo) ou como um arquivo para download (como um arquivo .docx). Para avaliar seu trabalho, os revisores acessarão o documento compartilhado ou baixarão o arquivo que você enviou.

O Coursera atribui automaticamente um prazo personalizado para cada atribuição no curso. Anote essa data e procure enviar o trabalho a tempo. Quanto mais cedo, melhor. É mais provável que você obtenha feedback em tempo hábil se entregar a tarefa um ou dois dias antes do prazo.

O que fazer se não receber uma avaliação

Se você enviou a tarefa como uma URL e ninguém a revisou após alguns dias, verifique as configurações de compartilhamento do Google para garantir que o acesso de “visualização” esteja ativado. (Visite este recurso (opens in a new tab) para saber mais sobre o compartilhamento de arquivos.)

Se suas configurações de compartilhamento estiverem corretas e ainda não tiver recebido uma avaliação (ou se precisa de tarefas para avaliar), você tem duas opções:

1. Verifique quando enviou a tarefa. Pode levar até uma semana para que as avaliações apareçam, então, pode ser necessário esperar um pouco mais. Novos avaliadores e tarefas devem estar disponíveis dentro de alguns dias.
2. Peça revisores (ou itens para revisar) nos fóruns de discussão. Postagens como essa são comuns, por isso, você pode postar seu link de envio para que colegas revisem ou ver as publicações do fórum para encontrar itens para avaliar.

O que fazer se você precisar de uma nova tarefa para avaliar

Às vezes, ao avaliar os colegas, você pode descobrir que não é capaz de acessar ou abrir um arquivo. Se não puder avaliar uma tarefa por qualquer motivo, você poderá ignorá-la e passar para um envio diferente. Para fazer isso, selecione Sinalizar este envio (localizado no canto superior direito da caixa de resposta no painel de avaliação):

Você será solicitado a selecionar uma razão para a sinalização e fornecer uma explicação na caixa de texto:

Uma vez selecionado Enviar relatório, você receberá uma mensagem de confirmação e um envio diferente aparecerá abaixo.

Observação: sinalizar o envio de um aluno como inacessível não afetará a avaliação dele.

Precisa de mais ajuda?

Se tiver dúvidas sobre as tarefas avaliadas por colegas conforme avança nos cursos, dê uma olhada nestes artigos de suporte do Coursera Learner:

Enviar tarefas revisadas por pares (opens in a new tab)

Enviar feedbacks e avaliações para tarefas avaliadas por pares (opens in a new tab)

Compartilhamento de Arquivos - Google Sheets

Ver S.2.2.8.

Atividade: defina e determine metas de projeto SMART

Due, Apr 2, 11:59 PM WEST Peer-graded Assignment: Duration: 1h Grade: --

Atividade: defina e determine metas de projeto SMART

*Due, Apr 5, 11:59 PM WEST Review Your Peers Grade: 100%*

O meu Trabalho

Introdução a OKRs

Video. Duração: 6 min

Até agora, você aprendeu a definir e criar metas e entregas de projeto mensuráveis à medida que você amplia a compreensão de gerenciamento de projetos e das diferentes ferramentas disponíveis para ajudar a ter sucesso. Quero ensinar a você sobre uma ferramenta popular usada em muitas organizações e aqui no Google:

Objetivos e Resultados-Chave, ou OKRs, em inglês. Neste vídeo, falarei sobre:

O que são OKRs, como são usados por organizações e como ajudam a concentrar o tempo e o esforço de uma equipe em atividades que impulsionam o sucesso.

Você acabou de aprender e praticou o método SMART para definir os objetivos do projeto. Como o método SMART, OKRs ajudam a estabelecer e esclarecer metas ou objetivos para uma organização, departamento, projeto ou pessoa.

OKRs levam as metas SMART um passo adiante, combinando uma meta e métricas mais detalhadas para determinar um resultado mensurável.

Eles não só definem claramente qual é a meta, eles fornecem detalhes específicos que permitem medir o sucesso da meta. Uma maneira de pensar sobre OKRs é que eles separam os diferentes componentes de uma meta SMART e os esclarecem ainda mais, em vez de agrupar tudo em uma declaração.

Vamos entender melhor. O “O” significa “objetivo” e define o que precisa ser alcançado. _Ele descreve o resultado ou a consequência desejada, como um aumento em retenção de clientes ou uma melhoria no processo de entrada de funcionários. _

“KR” significa “resultados-chave”, em inglês. Eles são os resultados mensuráveis que definem quando o objetivo foi cumprido.
Por exemplo::

• Se seu objetivo é melhorar a retenção de clientes,
• então o resultado-chave pode ser ter uma avaliação de 90% de satisfação do cliente no final do primeiro trimestre.

Lembre-se de que um dos critérios SMART é a capacidade de ser atingido, o que significa que é prático atingir o objetivo. Os resultados-chave, no entanto, devem ser um pouco mais ambiciosos.

Aqui no Google, nós realmente usamos OKRs para definir metas mais folgadas como uma forma de desafiar a nós mesmos a fazer algo que não realizamos antes. Se realmente alcançarmos todos os nossos resultados-chave, poderemos ter estabelecido OKRs um pouco fáceis demais.

O que é OKR?

OKR significa Objectivos e Resultados Chave. Isso faria pensar que existem apenas dois componentes para um OKR, mas na realidade, existem 3:

• Um Objectivo
• Principais Resultados
• Iniciativas

O Objectivo: diz-lhe para onde deve ir. Os Resultados Chave ajudam-no a medir o progresso em direcção ao seu Objectivo. E as Iniciativas são tudo o que fará para alcançar os seus Resultados-Chave.

Objetivos

Definem o que precisa ser atingido e descrevem um resultado desejado.

Resultados-Chave

Definem como você saberá se atingiu ou não seu objetivo.

Questão

Qual parte de um OKR define o que precisa ser alcançado?

• Objetivos
  Correta - OKR é um acrônimo para objetivos e resultados-chave. Os objetivos definem o que precisa ser alcançado e descrevem o resultado desejado. Os resultados-chave definem como a equipe do projeto sabe se atingiu ou não o objetivo.
• Resultados-chave
• Método SMART
• Métrica

Como funcionam os OKRs na prática?

Como você os usa para gerenciar um projeto? As organizações costumam definir OKRs em níveis diferentes, como o nível da empresa, nível do departamento ou da equipe e nível de projeto.

OKRs de nível da empresa são comumente compartilhados em uma organização para que todos tenham claro os objetivos da empresa. Eles geralmente são atualizados anualmente para ajudar a conduzir a organização na direção desejada. Esses OKRs de alto nível apoiam a missão da organização.

OKRs no nível de projeto devem apoiar e estar alinhados com os OKRs de nível da empresa.

Um exemplo: de objetivo no nível da empresa na Office Green é aumentar a retenção de clientes pela adaptação ao ambiente de trabalho em constante mudança.

Esse é um grande objetivo desejado, que se aplica a toda a empresa e a todos os seus esforços. A fim de concentrar esforços para alcançar esse objetivo, a Office Green pode desenvolver resultados-chave que incluem ter 95% de tíquetes de suporte ao cliente por telefone, bate-papo e e-mail resolvidos durante o primeiro contato. As três novas ofertas mais solicitadas para ambientes de escritório distribuídos estão em piloto até o final do segundo trimestre, e vendas e canais de suporte estão disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana, até ao final do ano. Alguns desses resultados-chave de nível de empresa poderiam se tornar a base para projetos. Por exemplo, o resultado principal, as três novas ofertas mais solicitadas para ambientes de escritório distribuídos que estão em piloto até o final do segundo trimestre, poderiam se tornar o projeto Plant Pals.

OKRs de nível de equipe ou departamento apoiam os OKRs mais amplos da empresa e ajudam a impulsionar o desempenho da equipe. Os departamentos podem desenvolver OKRs com mais detalhes para sua função de trabalho também. Por exemplo, o resultado-chave em nível de empresa “vendas e canais de suporte estão disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana, até ao final do ano” poderia levar a um objetivo relacionado ao departamento de vendas, como aumentar a presença da equipe de vendas em todo o país. O resultado-chave: novos escritórios de vendas são abertos em dez cidades até o final do ano. OKRs de nível de projeto são definidos durante a fase inicial para ajudar a definir metas de projeto mensuráveis. Há acompanhamento durante todo o planejamento e as etapas de execução para medir o sucesso do projeto. OKRs de nível de projeto precisam estar alinhados e apoiar tanto a empresa quanto OKRs de nível de departamento. Por exemplo, para estar alinhado com os objetivos da empresa Y da Office Green de aumentar a retenção de clientes pela adaptação ao ambiente de trabalho desafiador, um objetivo de projeto para o Plant Pals pode ser inscrever clientes existentes no serviço Plant Pals. Um resultado-chave para esse objetivo pode ser 25% de clientes existentes se inscreverem no piloto do Plant Pals.

Sumário

Vamos recapitular.** OKR significa objetivos e resultados-chave**. Eles combinam uma meta e uma métrica para determinar um resultado mensurável.

• Objetivos definem o que precisa ser atingido e descrevem um resultado desejado.

• Resultados-chave definem como você medirá o resultado do seu objetivo.

OKRs de nível de empresa são compartilhados em uma organização para que todos possam se alinhar e concentrar esforços para ajudar a empresa a atingir seus objetivos. OKRs de nível de projeto ajudam a definir metas de projeto mensuráveis. Eles precisam estar alinhados e apoiar tanto a empresa quanto os OKRs de nível departamental.

Excelente. Agora que você tem uma ideia melhor do que são OKRs e de como eles funcionam, pode praticar a criação de OKRs por conta própria.

Como criar OKRs para o seu projeto

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, você está aprendendo a definir e criar metas e entregas mensuráveis do projeto. Esta leitura se concentrará na criação de objetivos eficazes e resultados-chave (OKRs) e como implementá-los no projeto.

O que são OKRs?

OKR significa objetivos e resultados-chave. Eles combinam uma meta e uma métrica para determinar um resultado mensurável.

Objetivos:

Define o que precisa ser alcançado. Descreve um resultado desejado.

Resultados-chave:

Os resultados mensuráveis que definem objetivamente quando um objetivo foi alcançado.

Os OKRs em toda a empresa são usados para definir um objetivo final para toda uma organização, enquanto os OKRs de equipe, departamento e nível de projeto descrevem os resultados focados que cada grupo precisará alcançar para apoiar a organização.

OKRs e gerenciamento de projetos

Como gerente de projeto, os OKRs podem ajudar você a expandir as metas do projeto e a esclarecer ainda mais as entregas de que você precisará para cumprir essas metas. Os OKRs em nível de projeto ajudam a estabelecer o escopo apropriado para a equipe, de modo que você possa dizer “não” às solicitações que possam atrapalhar o cumprimento dos objetivos. Você também pode criar e usar OKRs em nível de projeto para ajudar a motivar a equipe, já que os OKRs têm a intenção de desafiar você a ultrapassar o que é facilmente alcançável.

Como criar OKRs para o seu projeto

Defina seus objetivos

Os objetivos do projeto devem ser ambiciosos, alinhados com as metas organizacionais, orientados para a ação, concretos e significativos. Considere a visão que você e suas partes interessadas têm para o projeto e determine o que você quer que a equipe do projeto realize em três a seis meses.

Exemplos:

• Construir o software de segurança de dados mais seguro

• Melhorar continuamente as análises e conversões da Web

• Oferecer um serviço de melhor desempenho

• Tornar um aplicativo disponível universalmente

• Aumentar o alcance do mercado

• Alcançar as maiores vendas entre os concorrentes na região

Objetivos fortes atendem aos seguintes critérios. São eles:

• Aspiracional

• Alinhado com as metas organizacionais

• Ser orientado para a ação

• Concreto

• Significativo

Para ajudar a moldar cada objetivo, pergunte a si mesmo e à sua equipe:

• O objetivo ajuda a alcançar as metas gerais do projeto?

• O objetivo está alinhado com os OKRs da empresa e do departamento?

• O objetivo é inspirador e motivacional?

• Alcançar o objetivo causará um impacto significativo?

Desenvolva resultados-chave

Em seguida, adicione dois a três resultados-chave para cada objetivo. Os resultados-chave devem ter uma duração definida. Eles podem ser usados para indicar a quantidade de progresso a ser alcançado em um período mais curto ou para definir se você atingiu seu objetivo no final do projeto. Eles também devem desafiar você e sua equipe a se esforçar para conseguir mais.

Exemplos:

• X% de novas inscrições no primeiro trimestre após o lançamento

• Aumentar os gastos dos anunciantes em X%

• A adoção de novos recursos é de pelo menos X%

• Máximo de dois bugs críticos relatados pelos clientes por Sprint

• Manter a taxa de cancelamento de assinatura da newsletter em X%

Resultados-chave fortes atendem aos seguintes critérios:

• Orientado a resultados – não é uma tarefa

• Mensurável e verificável

• Específico e com duração definida

• Agressivo, mas realista

Para ajudar a moldar seus resultados-chave, pergunte a si mesmo e à sua equipe o seguinte:

• O que significa sucesso?

• Que métricas provariam que alcançamos com sucesso o objetivo?

Práticas recomendadas de desenvolvimento de OKRs

Aqui estão algumas práticas recomendadas para ter em mente ao escrever OKRs:

• Pense nos objetivos como motivadores e inspiradores e nos resultados-chave como táticos e específicos. **O objetivo descreve o que você quer fazer, e os resultados-chave descrevem como você saberá que fez isso. **

• Como regra geral, tente desenvolver em torno de dois a três resultados-chave para cada objetivo.

• Certifique-se de documentar os OKRs e vincular-se a eles em seu plano de projeto.

OKRs versus metas SMART

No início desta lição, você aprendeu como criar metas SMART para seu projeto. Embora as metas SMART e os OKRs tenham algumas semelhanças, existem diferenças importantes também. O artigo a seguir descreve as semelhanças entre as metas SMART e os OKRs, as diferenças entre eles e quando você pode querer usar um ou outro: Como compreender a utilidade única de OKRs vs. metas SMART (opens in a new tab)

Para saber mais como os OKRs funcionam para ajudar os gerentes de projeto a definir e criar metas e entregas mensuráveis, confira os seguintes recursos:

• Google’s OKR playbook (opens in a new tab)

• Planejamento dos objetivos da empresa (opens in a new tab)

• OKRs e metas SMART: qual é a diferença? (opens in a new tab)

• OKRs e KPIs: o que são e como funcionam juntos (opens in a new tab)

• Como OKRs e gerenciamento de projetos trabalham juntos (opens in a new tab)

• Exemplos OKR (opens in a new tab)

• Mais Exemplos de OKR (opens in a new tab)

O vídeo OKR TED Talk (opens in a new tab) (John Doerr, fundador da OKRs, explica por que o segredo do sucesso está em estabelecer as metas certas.)

Atividade opcional: crie OKRs para seu projeto

Quiz: 1 pergunta

O que eu fiz

A solução correcta

Exemplo de atividade opcional: crie OKRs para seu projeto

Leitura. Duração: 10 min

Teste seu conhecimento: como identificar as metas do projeto

Quiz: 6 perguntas 1 Tentativa 70,83% - Não Passou

Segunda Tentativa: Teste seu conhecimento: como identificar as metas do projeto

2ª Tentativa 95,83%

2. Como definir o escopo do projeto

Como determinar o escopo de um projeto

Video. Duração: 4 min

Escopo do projeto é um conceito realmente importante do qual quero falar. Ele será mencionado várias vezes ao longo de cada fase do ciclo de vida do projeto. Na verdade, você pode até mesmo se pegar defendendo-o, então, vamos nos familiarizar com o escopo.

Neste vídeo, você aprenderá como definir e determinar o escopo. Simplificando, o escopo do projeto inclui os limites de um projeto. A maneira como definimos isso no Google é “um acordo sobre entender o que está incluído ou excluído de um projeto”. O escopo ajuda a garantir que o projeto seja claramente definido e mapeado. Isso significa saber exatamente para quem o projeto será entregue e quem usará o resultado final do projeto. Você também precisa de uma firme compreensão da complexidade do projeto. Ele é simples e tem uma lista facilmente gerenciável de tarefas? Ou vai exigir uma extensa pesquisa, várias rodadas de aprovações e um processo de produção em larga escala que levará anos para ser concluído? Escopo também inclui o cronograma do projeto, o orçamento e os recursos.

Nota: Você precisa definir claramente essas coisas para ter certeza de que está trabalhando dentro daqueles limites e do que é realmente possível para o projeto funcionar.

Um escopo mal definido ou grandes mudanças no escopo podem causar mudanças no orçamento, no cronograma, ou mesmo no resultado final do projeto.

Questão

A que se refere o escopo do projeto?

• Os recursos do projeto
• Prazo de conclusão do projeto
• O termo de abertura do projeto
• Os limites do projeto - Correta
• A documentação do projeto

Vamos dar uma olhada no escopo do projeto da Office Green como exemplo. Só para lembrar, o novo serviço Plant Pals oferece aos clientes plantas pequenas e de baixa manutenção, como cactos e samambaias frondosas, para colocar em suas mesas. Os clientes podem pedi-las online ou por um catálogo impresso, e a Office Green enviará as plantas direto ao endereço de trabalho do cliente. Coisas a considerar para o escopo, então, podem ser fornecer ou não plantas de reposição, quais segmentos de clientes receberão o serviço, se o catálogo online estará ou não em um aplicativo, um site ou ambos e como garantir que os clientes possam comprar do catálogo online, seja por telefone, PC, Mac, iPhone ou Android. Você também pode considerar as dimensões do catálogo de papel e se ele precisa ser colorido ou preto e branco e que tipo de papel usar.

Agora, como você realmente descobre o escopo do projeto? É simples: converse com patrocinadores e partes interessadas, entenda quais são o objetivos e descubra o que está, e isso é realmente muito importante, e o que não está incluído no projeto.

Nós abordamos muitas formas diferentes de ajudar você a determinar o escopo.

• Aqui estão mais algumas perguntas úteis para adicionar à lista.
• De onde veio o projeto?
• Por que ele é necessário?
• O que se espera que o projeto alcance?
• O que o patrocinador do projeto tem em mente?
• Quem aprova os resultados finais?

Quanto ao momento certo, a definição do escopo do projeto deve acontecer na fase inicial de planejamento. Você deve começar a descobrir o escopo no início para que todos possam concordar com o mesmo conjunto de expectativas. Isso ajudará a minimizar os riscos de grandes mudanças ao longo do caminho, embora você sempre possa ajustar o escopo conforme o planejamento continua, se precisar.

Uma vez entendido o escopo do projeto, você deve documentar todos os detalhes, para que qualquer um possa consultá-los ao longo do ciclo de vida do projeto. Falaremos sobre algumas das práticas recomendadas para isso no final deste módulo.

Questão

Em que momento durante um projeto deve acontecer a definição do escopo do projeto?

• Durante a fase inicial de planejamento do projeto
  Correta - Definir o escopo antes do início de um projeto ajuda a minimizar o risco de grandes mudanças mais tarde.
• Depois de receber feedback das primeiras entregas
• Quando as partes interessadas começam a fazer solicitações de alterações adicionais

Sumário

Vamos recapitular: um escopo claramente definido descreve todos os detalhes de um projeto e regula o que pode ser adicionado ou removido à medida ele que avança. Embora no fim seja responsabilidade do gerente de projeto de monitorar o projeto e garantir que todo o trabalho e recursos estejam dentro do escopo, membros da equipe e partes interessadas podem ser encorajados a fazer sua parte, concentrando-se nas tarefas mais importantes para alcançar o objetivo do projeto.

O próximo vídeo fala sobre os conceitos do que está “dentro do escopo” e “fora do escopo” e do fenômeno chamado “deformação do escopo”. Os três ajudarão a garantir que o projeto permaneça no caminho certo e dentro do orçamento.

Coleta de informações para definir escopo

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, você aprenderá a definir o status do escopo do projeto e a diferenciar os fatores dentro e fora do escopo e de aumento do escopo que afetam o alcance da meta do projeto. Vamos nos concentrar aqui em como identificar elementos vitais do escopo de um projeto e examinar as perguntas certas a fazer para defini-lo.

Como fazer perguntas para a definição do escopo

Imagine que, enquanto trabalha em um grupo de gerenciamento de restaurantes, seu gerente liga e pede para você “atualizar o salão de jantar” e depois desliga rapidamente o telefone sem fornecer mais instruções. Nessa instrução inicial do gerente, há diversas informações faltando. Como você sabe o que perguntar?

Vamos recapitular rapidamente o conceito de escopo. O escopo fornece os limites para o seu projeto. Você define o escopo para ajudar a identificar os recursos necessários, os custos de recursos e um cronograma para o projeto.

Na situação que acabamos de descrever, aqui estão algumas perguntas que você pode fazer ao gerente para obter as informações necessárias para definir o escopo do projeto:

Partes interessadas

Como você chegou à decisão de atualizar o salão de jantar? A solicitação veio do dono do restaurante, de clientes ou de outras partes interessadas? Quem vai aprovar o escopo do projeto?

Metas

Qual é a razão para atualizar o salão de jantar? O que não está funcionando no salão de jantar atual? Qual é o objetivo final do projeto?

Entregas

Qual salão de jantar será atualizado? O que exatamente precisa ser atualizado? Os salão de jantar precisa de uma reforma?

Recursos

Quais materiais, equipamentos e pessoas serão necessários? Precisamos contratar prestadores de serviço? Precisamos obter uma planta de piso e licenças de construção?

Orçamento

Qual é o orçamento para o projeto? É fixo ou flexível?

Cronograma

Quanto tempo temos para concluir o projeto? Quando o projeto precisa estar concluído?

Flexibilidade

Quanta flexibilidade existe? Qual é a maior prioridade: cumprir o prazo, aderir ao orçamento ou garantir que o resultado atenda a todas as metas de qualidade?

Principal conclusão

Reservar um tempo para fazer perguntas e garantir que você entenda o escopo do projeto ajudará a reduzir despesas, retrabalho, frustração e confusão. Certifique-se de entender quem, o que, quando, onde, porque e como em relação ao escopo. Se você sentir falta de alguma dessas informações, concentre suas perguntas nesses elementos. A fase de início do projeto define a base dele, portanto, garantir que você entenda o escopo e as expectativas durante essa fase é essencial.

Como monitorar e manter o escopo de um projeto

Video. Duração: 6 min

Como você sabe agora, uma parte importante do gerenciamento de projetos é ficar de olho escopo do projeto e saber quais tarefas fazem realmente parte do plano e quais não fazem. Tarefas que estão incluídas no projeto e contribuem para a meta geral do projeto são consideradas dentro do escopo. Tarefas que não estão incluídas são chamadas de fora do escopo. É seu trabalho como gerente de projeto definir e manter limites firmes para o projeto para que sua equipe possa permanecer no caminho certo. Por exemplo, se os redatores ou designers do catálogo do Plant Pals vierem com a ideia de expandir os tipos de plantas oferecidas para os principais clientes, você deverá mostrar que a sugestão deles está fora do escopo, demandaria mais tempo e aumentaria os custos do seu orçamento.

À medida que avançar no ciclo de vida do projeto, você vai encontrar desafios inesperados ou ter novos detalhes ou ideias sugeridas que poderiam impactar o sucesso do seu projeto. Mudanças, crescimento e fatores fora do controle que afetam o escopo de um projeto em qualquer ponto depois do início do projeto são conhecidos como “deformação do escopo”.

A deformação do escopo é um problema comum, e nem sempre é fácil de controlar. Temos de lidar com isso em todo projeto. Pode acontecer em qualquer projeto, em qualquer setor. Imagine que você trabalhe em uma empresa de tecnologia e seu projeto envolva trabalhar com designers e engenheiros para atualizar o design dos ícones de idioma em um aplicativo de teclado móvel para um smartphone. Enquanto a equipe faz a atualização, percebe que o ícone de pesquisa e o ícone de entrada de voz também precisam de uma atualização de design. Esses são recursos muito pequenos e, mesmo que tecnicamente estejam fora do escopo, a equipe acha que demandaria um esforço mínimo e forneceria muito valor. Então, eles vão em frente e fazem as atualizações. Durante uma revisão das partes interessadas, é destacado que existe um teclado em inglês, mas nenhum teclado para outros idiomas, e é feita a sugestão de criar teclados adicionais. Nesse ponto, o escopo do projeto corre o risco de expandir de uma atualização de ícone bastante simples para uma implementação complexa de vários layouts de teclado. Adicionar os teclados afetaria os cronogramas da equipe, fazendo com que o projeto demorasse mais para terminar. Isso também impactaria a quantidade de recursos, pois você precisaria contratar mais pessoas ou membros da equipe existentes teriam de trabalhar horas extras. E isso aumentaria o orçamento, já que a equipe não previu os custos de horas extras ou traduções de teclado. Esse é apenas um exemplo de aumento de escopo. Às vezes, é sutil (“Apenas criar um ou dois ícones a mais!”) ou mais óbvios (“Ei, você pode adicionar o design de teclados para outros idiomas?”). Ao identificar o aumento de escopo e ser proativo, você protege o projeto e a equipe de projeto.

Questão

O que é deformação de escopo? (Scope Creep)

• Mudanças, crescimento e fatores fora de controle que afetam o escopo de um projeto a qualquer momento após o início do projeto
  Correta - A deformação do escopo inclui mudanças, crescimento e fatores fora de controle que afetam o escopo de um projeto a qualquer momento após o início do projeto. Deformação do escopo é um problema comum que nem sempre é fácil de ser controlad
• Interrupções na cadeia de abastecimento que afetam a distribuição das entregas do projeto após o término dele
• Planos, propostas e ideias das partes interessadas do projeto sobre como alterar os limites de um projeto antes que ele comece
• Sugestões de membros da equipe ou das partes interessadas sobre como melhorar o fluxo de trabalho de um projeto para aumentar a eficiência

**Para ajudar a combater a deformação do escopo, é importante saber que há duas fontes principais de onde ele surge: **

• externa
• interna

Fontes Externas

Fontes externas de deformação do escopo são mais fáceis de reconhecer.
Por exemplo: se você está trabalhando em um projeto com um cliente principal, ele pode solicitar mudanças, o ambiente de negócios ao seu redor pode mudar ou a tecnologia subjacente que você está usando pode mudar. Você não pode controlar tudo o que acontece, mas existem algumas dicas úteis a ter em mente, tais como:

1. Primeiro, certifique-se de que as partes interessadas tenham visibilidade no projeto. Você quer que elas saibam os detalhes do que vai ser produzido, quais recursos são necessários, quanto vai custar e quanto tempo vai levar.
2. Segundo, esclareça as solicitações e peça críticas construtivas sobre a proposta inicial do produto.
3. É importante obter essas informações antes de qualquer contrato ser assinado.** Não deixe de definir as regras básicas e as expectativas para o envolvimento das partes interessadas assim que o projeto for iniciado**.
4. Chegue a um acordo sobre cada uma das funções e responsabilidades durante a execução e as revisões de status. Quando o escopo do projeto estiver claro para você, apresente um plano de como lidar com solicitações fora do escopo. Defina quem pode fazer solicitações formais de mudança e como essas solicitações serão avaliadas, aceitas e executadas.
5. E, finalmente, certifique-se de obter esses acordos por escrito. Assim, sempre haverá uma documentação para se amparar se você uma parte interessada ou o cliente discordar de algo ao longo do caminho.

Uma das principais causas de deformação do escopo externa é falta de clareza quanto às solicitações antes de definir o escopo e não obter aprovação formal para avançar com o projeto. É aqui que essas metas e entregas específicas e mensuráveis entram em jogo. Se as solicitações não forem específicas e se você não tiver concordado com os processos do projeto, suas entregas e marcos, é quase garantido que você enfrentará deformação do escopo quando o projeto começar.

Fontes externas

Fontes internas de deformação do escopo são mais complicadas de detectar e mais difíceis de controlar.
Esse tipo de deformação vem de membros da equipe do projeto, que sugerem ou mesmo insistem em mudanças ou melhorias no processo ou no produto.

É possível que um desenvolvedor de produto justifique uma decisão com o argumento de tornar o produto melhor, mesmo que custe mais, ou um líder de equipe decida que um certo processo é mais eficiente sem perceber o impacto que a mudança no processo terá em outros membros da equipe encarregados de diferentes partes do projeto.

O que você precisa deixar claro para sua equipe é que qualquer mudança fora do escopo do projeto desvia do resultado final, ameaça o cronograma, e aumenta o risco.

Não existem impactos pequenos para o escopo do projeto. Sempre que um membro da equipe assume uma tarefa não planejada, perde-se mais do que apenas o tempo gasto trabalhando nessa tarefa.

Nota: É sua responsabilidade, como gerente de projeto, manter os limites do projeto. A melhor defesa é saber todos os detalhes do projeto, para que você esteja sempre preparado, com a resposta mais apropriada a uma nova ideia ou solicitação. Vamos recapitular.

Sumário

Monitore o escopo do projeto e o proteja a todo custo. Mesmo a menor mudança pode significar maior risco para o sucesso do projeto.

A seguir, vou falar sobre o modelo de restrição tripla e como você pode usá-lo para ajudar a determinar como as mudanças no projeto afetam o escopo.

Estratégias para controlar a deformação de escopo

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, discutimos a importância de definir e documentar o escopo de um projeto e como identificar os fatores de deformação do escopo que podem afetar o alcance da meta de um projeto. Nesta leitura, vamos nos concentrar em como controlar a deformação do escopo.

Práticas recomendadas de gerenciamento de escopo

O escopo de um projeto pode sair de controle rapidamente – tão rapidamente que você pode nem notar. Deformação do escopo é quando o trabalho de um projeto começa a crescer além do que foi originalmente acordado durante a fase de início. O escopo pode colocar tensão sobre você, sua equipe e sua organização, e isso pode colocar o projeto em risco. Os efeitos da deformação do escopo podem dificultar todos os aspectos do projeto, desde o cronograma até o orçamento e os recursos e, finalmente, seu sucesso geral.

**Aqui estão algumas práticas recomendadas para gerenciamento de escopo e controle da deformação do escopo: **

• Defina as exigências do seu projeto. Comunique-se com as partes interessadas ou com os clientes para descobrir exatamente o que eles querem do projeto e documente esses requisitos durante a fase de início.

• Estabeleça um cronograma claro do projeto. O gerenciamento do tempo e das tarefas é essencial para cumprir o escopo do projeto. O cronograma deve delinear todos os requisitos do projeto e as tarefas necessárias para alcançá-los.

• Determine o que está fora do escopo. Certifique-se de que partes interessadas, clientes e equipe do projeto entendam quando as alterações propostas estão fora do escopo. Chegue a um acordo claro sobre os potenciais impactos para o projeto e documente seu acordo.

• Forneça alternativas. Sugira soluções alternativas ao cliente ou à parte interessada. Você também pode ajudá-los a considerar como as mudanças propostas podem criar riscos adicionais. Faça uma análise de custo-benefício, se necessário.

• Determine um processo de controle de mudanças. No decorrer do projeto, algumas mudanças são inevitáveis. Determine o processo de como cada mudança será definida, revisada e aprovada (ou rejeitada) antes de adicioná-la ao plano do projeto. Certifique-se de que sua equipe de projeto esteja ciente desse processo.

• Aprenda a dizer não. Às vezes, você terá de dizer não às alterações propostas. Dizer não a uma parte interessada principal ou ao cliente pode ser desconfortável, mas pode ser necessário para proteger o escopo do projeto e sua qualidade geral. Se solicitarem que você assuma tarefas adicionais, explique como elas interferirão no orçamento, cronograma e/ou recursos definidos nos requisitos iniciais do projeto.

• Colete os custos do trabalho fora do escopo. Se for necessário um trabalho fora do escopo, certifique-se de documentar todos os custos incorridos. Isso inclui custos de trabalho indiretamente impactados pelo aumento do escopo. Certifique-se de indicar para que são os custos.

Principal conclusão

Você só pode evitar a deformação do escopo se todos os envolvidos no projeto entenderem e concordarem com responsabilidades, limites e cronogramas. Evitar a deformação do escopo também requer comunicação clara, gerenciamento de expectativas e um caminho bem definido para o resultado desejado. Seguir as estratégias discutidas aqui pode ajudar você a gerenciar proativamente a deformação do escopo antes que ela interfira em seu projeto!

Teste seu conhecimento: Como definir o escopo do projeto

Quiz: 4 perguntas Duração: 8 min.

Nota Final: 75%

Como gerenciar mudanças no escopo de um projeto

Video. Duração: 6 min

Neste vídeo, vamos falar sobre o gerenciamento do escopo do projeto. O gerenciamento do escopo anda de mãos dadas com a definição de metas. Por exemplo, redefinir o escopo pode mudar a meta, e uma revisão da meta pode mudar o escopo. O conceito de escopo do projeto é importante em todo o projeto. Embora o projeto tenha suas próprias metas específicas, a meta geral para você, como o gerente de projeto, é entregar o projeto conforme os acordos de escopo. Isso inclui a entrega do projeto dentro do prazo determinado e do orçamento aprovado. Você descobrirá rapidamente que é mais fácil falar do que fazer. À medida que avança no projeto, você precisará continuamente firmar compromissos e pesar as compensações à medida que novos desafios, mudanças e fatores surgirem. Sempre que um membro da equipe assume uma tarefa não planejada, perde-se mais que apenas o tempo gasto trabalhando nessa tarefa. Para decidir se uma mudança de escopo é aceitável e que impacto terá, os gerentes de projeto geralmente recorrem ao modelo de restrição tripla.

O modelo de restrição tripla é a combinação das três restrições mais significativas de qualquer projeto:

• escopo
• tempo
• custo

Conversamos um pouco sobre o que é escopo, então, vamos nos concentrar no tempo e no custo.

• Tempo se refere a cronograma e prazos do projeto.
• Custo inclui o orçamento e também abrange recursos e as pessoas que vão trabalhar no projeto.

Tanto o tempo quanto o orçamento devem ser gerenciados com cuidado junto do escopo. Todos os três estão vinculados. Você não pode mudar um sem ter um impacto sobre os outros. Por exemplo, uma redução no custo significa uma mudança no tempo ou no escopo. Um aumento no tempo significa uma mudança no escopo, no custo ou em ambos. Compreender como mudar uma restrição impacta as outras duas é fundamental. É importante considerar que concessões você está disposto a fazer conforme o projeto avança. Para fazer isso com sucesso, é preciso ter uma clara compreensão das prioridades do projeto. Você deve saber o que é mais importante quando se trata de escopo, tempo e custo. Se há um prazo específico que deve ser cumprido, então você precisa limitar qualquer alteração no escopo que possa fazer com que o projeto passe do prazo final.

Se o produto deve parecer ou funcionar de uma certa forma, as solicitações são uma prioridade, e você poderia justificar mudanças de custo ou tempo para atender as solicitações de escopo. Mas só porque você pode fazer uma mudança não significa necessariamente que você deva fazer isso. E mesmo que os limites de escopo, tempo e custos tenham sido definidos, você ainda pode fazer alterações se houver um bom motivo para isso. Não se preocupe, você não terá de decidir. sobre essas mudanças sozinho. Se houver decisões de escopo que precisem ser tomadas, o gerente de projeto provavelmente precisará consultar o patrocinador do projeto e as partes interessadas para obter aprovações.

Questão

Ao usar o modelo de restrição tripla, quais são as três restrições às quais um gerente de projeto se refere? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Escopo
  Correta - O escopo inclui os limites claramente definidos e mapeados de um projeto.
• Metas
• Tempo
  Correta - Tempo se refere ao cronograma e aos prazos do projeto.
• Custo
  Correta - O custo inclui o orçamento, os recursos e as pessoas que trabalharão no projeto.

Vamos ver alguns cenários para você se familiarizar com a avaliação do valor de uma concessão e entender os impactos de qualquer mudança.

No primeiro cenário: foi feita uma solicitação para melhorar os recursos do produto Plant Pals. O diretor de produto da Office Green quer usar vasos que indicam quando as plantas precisam ser regadas. Fazer alterações no produto é uma mudança de escopo. Você sabe que não pode alterar o orçamento, mas pode estender o cronograma. Portanto, você pode aceitar as solicitações de mudança de escopo e estender o cronograma, desde que o orçamento não aumente.

Aqui está outro cenário possível: Foi feito um pedido para reduzir o orçamento sem fazer qualquer alteração no escopo. O resultado final do Plant Pals ainda precisa parecer e funcionar como todos vocês acordaram originalmente. Se você decidir reduzir o orçamento e manter o escopo, poderá precisar estender o cronograma.

Certo, aqui está outro cenário. Existe um pedido para estreitar o cronograma e terminar antecipadamente, mas você não pode aumentar o orçamento. Para fazer isso, você precisa fazer alterações no escopo, como limitar as opções de transporte.

Isso dará ao projeto mais tempo, porque você terá um contrato de envio a menos para negociar. O resultado final não será exatamente o que foi originalmente acordado, mas isso significa entregá-lo mais cedo, conforme solicitado e dentro do orçamento.

Neste último cenário, o diretor de produto informa que o prazo do projeto deve ser cumprido. É a coisa mais importante. Nesse caso, as partes interessadas estão dispostas a aumentar o orçamento e fazer as mudanças necessárias nas solicitações de escopo para cumprir o prazo. No fim, é tudo uma questão de priorizar qual elemento do triângulo importa mais no projeto.

Você está pegando o jeito das concessões? Ter em mente escopo, tempo e custo conforme gerencia o projeto ajudará você a navegar em condições diferentes enquanto ainda alcança seus objetivos. Lembre-se de que a mudança é inevitável ao gerenciar projetos, e compreender essa estrutura pode preparar você para planejar e se comunicar de forma adequada para que seu projeto tenha sucesso.

Quando entender o modelo de restrição tripla, você terá as ferramentas para avaliar as mudanças de escopo. Entender como as mudanças serão avaliadas, aceitas e executadas é a chave para o gerenciamento de escopo. Não se preocupe se ainda tiver perguntas. Com certeza vamos falar mais sobre esse conceito no Curso 4.

A seguir, falaremos mais sobre lançamento e encerramento bem-sucedidos do projeto.

Torie: a importância de se manter dentro do escopo

Video. Duração: 2 min

lá, sou Torie, gerente de programa educacional no Google. Trabalho especificamente em nosso currículo de alfabetização digital, o Habilidades Digitais Aplicadas, que ajuda alunos de todas as idades a aprender as habilidades digitais práticas necessárias para os trabalhos de hoje e do futuro. O escopo é importante porque, se você tem um escopo bem definido no início de um projeto, ele ajudará a garantir que o membros da equipe e as partes interessadas estão todos alinhados e na mesma página desde o início, e você pode evitar qualquer problema de percurso que possa surgir e que você pode ter deixado passar. Alguns desafios de se manter dentro do escopo podem ser o chamamos de “deformação do escopo”, e essas coisas podem acontecer se, por exemplo, você tem algumas partes interessadas com algumas necessidades, desejos ou solicitações que podem realmente acabar mudando o escopo. A deformação do escopo é quando o escopo muda depois que você já começou o projeto. E isso pode ser realmente desafiador de gerenciar se não ficar de olho desde o começo. Eu estava recentemente trabalhando em um projeto onde esperávamos atingir comunidades carentes com nosso currículo de alfabetização digital, e o escopo inicial do projeto começou com foco em estudantes de ensino fundamental e médio. Mas, em algum ponto após o início do projeto, algumas partes interessadas quiseram expandir o público para alunos adultos. E então tivemos alguns problemas para tentar descobrir como fazer isso. Mudaríamos o escopo? Manteríamos tudo do mesmo jeito? E, finalmente, decidimos manter o mesmo escopo e nos voltamos ao nosso objetivo original do início. Porque, se pensar um pouco, mudar o público tornaria os objetivos do projeto e nossas estratégias para alcançar esses públicos drasticamente diferentes. Por fim, acabamos mantendo o escopo e comunicamos isso às partes interessadas. Algumas das práticas recomendadas para gerenciar escopo são simplesmente não deixar de documentar tudo no início e compartilhar com todas as partes interessadas e membros da equipe, e garantir que todos estejam de acordo com o escopo. Há momentos em que o escopo pode precisar mudar, e tudo bem. Mas você deve ser capaz de se certificar de que você também pode mudar e, potencialmente, mudar cronograma, recursos ou até mesmo orçamento para acomodar a mudança de escopo.

Opcional: rever a Restrição Tripla

Leitura. Duração: 10 min

Como você acabou de aprender, os gerentes de projeto geralmente se referem ao modelo de restrição tripla para gerenciar o escopo e controlar a deformação do escopo. É uma ferramenta valiosa para ajudar a negociar prioridades e considerar as trocas.

Para uma leitura mais aprofundada sobre a utilização do modelo de restrição tripla em cenários da vida real como gerente de projeto e como o modelo de restrição tripla evoluiu ao longo do tempo, recomendamos verificar este artigo:

• Um exemplo e guia de restrição tripla em gerenciamento de projetos (opens in a new tab).

Versão do Artgo em Portugûes:

Quais são as 3 restrições triplas do gerenciamento de projetos?

Também conhecido como "triângulo de ferro" ou "triângulo de gerenciamento de projetos", as restrições triplas do gerenciamento de projetos referem-se às relações entre escopo, tempo e custo de um projeto.

O "triângulo de ferro" do gerenciamento de projetos — escopo, tempo e custo — depende da qualidade.

Vamos mergulhar em cada lado do triângulo do projeto para explicar isso melhor.

Escopo

Escopo do projeto (opens in a new tab) refere-se à extensão, alcance, amplitude, alcance, limites, dimensão, domínio, gama, espectro ou dispersão do trabalho que deve ser feito em um projeto. Engloba o somatório de produtos e serviços a serem prestados, descrevendo o que está sendo feito e quanto. Você pode aprender mais sobre escopos de trabalho (e um guia para escrevê-los) em nosso guia SoW completo (opens in a new tab) (que inclui um modelo útil).

Tempo

Simplificando, a duração ou quantidade de tempo (geralmente expressa em número de horas) necessária para concluir o projeto ou tarefas dentro do projeto.

Custo

O custo do projeto refere-se aos recursos – financeiros e outros – necessários para a execução do projeto. Os custos podem incluir mão de obra, hardware, software e outros encargos.

Como a restrição tripla afeta os projetos?

A restrição tripla não existe simplesmente como um dispositivo mnemônico bonitinho. Toda a premissa das restrições triplas do gerenciamento de projetos é que os três fatores de escopo, tempo do projeto e custo estão inextricavelmente ligados.

Simplificando, se você fizer alterações em um lado do triângulo de restrição tripla, isso também afetará os outros lados do triângulo. Leva você direto para a aula de geometria.

O modelo de restrição tripla mais comum coloca a "qualidade" no centro do triângulo para ilustrar que a qualidade de um projeto depende do escopo do projeto,orçamento (opens in a new tab), e tempo gasto. Se você deseja manter um nível consistente de qualidade (ou, na aula de geometria, uma área consistente dentro do triângulo), fazer alterações em um lado do triângulo requer o ajuste dos outros lados.

Matemática à parte, essa ideia é intuitiva. Se você vai pedir que algo seja entregue mais rápido (tempo), você tem que pagar mais (custo). Se você está tentando economizar algum dinheiro (custo), às vezes você pode conseguir isso entregando um produto mais simples (escopo).

A restrição tripla é especialmente útil em conversas com clientes, tanto ao determinar inicialmente o escopo de um projeto quanto ao lidar com pedidos de mudança (opens in a new tab) pelo caminho. As agências digitais vivem em um ambiente competitivo, e é comum sentir pressão para entregar algo abrangente o mais barato (e rápido!) possível.

Embora isso seja possível em alguns cenários, o triângulo de gerenciamento de projetos nos lembra que, na maioria das vezes, os projetos não podem ser simultaneamente baratos, abrangentes e rápidos. Temos que saber nossas prioridades para decidir "o que temos que dar".

O triângulo de ferro nos ensina que o diagrama de Venn para projetos dos sonhos (abrangentes, rápidos e baratos) geralmente é apenas isso - um sonho

Um Exemplo de Restrição Tripla

Então, como isso funciona na prática? Vamos pegar um projeto de desenvolvimento de site:

• Escopo: site de comércio eletrônico
• Tempo: 6 meses
• Custo: $ 500.000.

Digamos que o cliente tenha pensado originalmente que seria capaz de fornecer conteúdo de sua equipe, incluindo descrições de produtos compatíveis com SEO. Eles descobriram recentemente que sua equipe não tem largura de banda para produzir o conteúdo e, portanto, estão pedindo à sua equipe de projeto para fazer isso.

Embora você queira dizer sim a essa solicitação, o triângulo de ferro lembra aos gerentes de projeto que você não pode aumentar o escopo do projeto sem levar em consideração sua relação com tempo e custo. Naturalmente, o cliente preferiria mudar o escopo sem alterar o tempo ou o custo do projeto (isso é um problema em si - veja meu post sobre gerenciando o aumento do escopo (opens in a new tab)).

Um gerente de projeto experiente entende a dinâmica entre escopo, tempo e custo — e você sabe que as compensações são inevitáveis. Para entregar um projeto bem-sucedido, o gerente de projeto também deve ajudar as principais partes interessadas do projeto a entender essa dinâmica.

Então, como você navega nessa conversa? A chave é não dizer não ao pedido de imediato. Seu mantra é "nós podemos fazer isso, mas…"

• o cronograma do projeto (opens in a new tab) precisará voltar uma semana OU
• outra parte do escopo ou funcionalidade deve sair OU
• o cliente precisa financiar uma semana extra de trabalho.

Você sabe melhor qual alavanca puxar para fazer seu cliente concordar. Se eles ainda não entenderem, pegue o diagrama deste artigo e explique que a qualidade é prejudicada se as restrições mudarem (assim como as chances de sucesso do projeto). Isso tende a assustá-los.

Lembre-se: não há circunstâncias em que você possa concordar com esta solicitação, sem sofrer as consequências posteriormente.

DICA: Lembre-se: não há circunstâncias em que você possa concordar com esta solicitação, sem sofrer as consequências posteriormente.

Por que as restrições triplas podem não ser mais um triângulo

Apesar de sua longevidade, as opiniões variam quanto à precisão e utilidade do triângulo de gerenciamento de projetos. Algumas teorias ficaram com o conceito de triângulo, mas mudou os tipos de restrições em cada lado (opens in a new tab). Independentemente das diferentes perspectivas, todo PM sabe que gerenciar um projeto é mais complexo do que sugerem as variáveis ​​do triângulo de ferro.

O Project Management Institute (PMI) concorda. Em sua versão mais recente do Project Management Body of Knowledge (PMBOK (opens in a new tab)), o PMI reconhece que os gerentes de projeto geralmente lidam com mais de três restrições que podem mudar ao longo do ciclo de vida do projeto (opens in a new tab). Exemplos de restrições podem incluir padrões de qualidade, diretrizes de sustentabilidade ou requisitos de conformidade regulatória.

Apesar da complexidade adicional, o modelo de restrição tripla ainda é uma ótima maneira de conceituar as relações entre as dinâmicas de alto nível envolvidas no gerenciamento de projetos.

3 dicas para gerenciar a tripla restrição IRL

Embora reconhecidamente simplistas, as restrições triplas do gerenciamento de projetos costumam ser uma maneira útil de representar as expectativas em um projeto. Veja como usá-lo na vida real para estabelecer parâmetros que façam mais sentido com base nas prioridades escolhidas por seus clientes.

O custo é a maior prioridade?

Se você absolutamente precisa ficar dentro de um orçamento de projeto fixo, o cliente pode precisar ser mais flexível no cronograma e no escopo. Com a entrega dentro do orçamento como a maior prioridade, é provável que apenas as solicitações de mudança mais críticas para os negócios sejam aprovadas.

Portanto, quando surgirem mudanças, você provavelmente observará estas medidas:

• ajustar o cronograma do projeto
• reduzir o escopo do projeto
• concordar com a qualidade reduzida de entregas de projeto selecionadas

Para ajudá-lo a comunicar os custos e estimativas de custo do projeto para seus clientes, use software de gerenciamento de recursos (opens in a new tab), onde você pode elaborar relatórios sobre a capacidade da equipe do projeto, utilização de recursos e desempenho para projetos, clientes e indivíduos.

Você também pode usar um gráfico de Gantt para criar um gráfico detalhadoTrabalhoDemolirEstrutura (opens in a new tab) (WBS).

O tempo é a maior prioridade?

Nos casos em que o prazo é mais importante, será necessária mais flexibilidade com relação ao custo e/ou escopo.

Acelerar o projeto para satisfazer a restrição de tempo pode significar:

• colocando mais recursos em jogo, aumentando o custo
• reduzindo o escopo e/ou a qualidade do produto final

Quando estimativas de tempo e prazos precisos são uma prioridade, você deve reservar um momento para se preparar com o direito ferramentas de rastreamento de tempo (opens in a new tab): use relatórios de projetos anteriores para fazer estimativas de tempo precisas e acompanhar as horas dos membros da equipe para garantir que você esteja cumprindo o cronograma e atingindo os marcos conforme o projeto avança.

O escopo é a maior prioridade?

Se o escopo for mais importante, o cliente pode precisar de flexibilidade para adicionar recursos ao longo do projeto à medida que descobre mais sobre seus clientes. Se o que mais importa é poder acomodar as funcionalidades que estão no escopo, então o cliente tem que ficar aberto para:

• tempo flexível à medida que a equipe acomoda as mudanças de escopo
• custo aumentado para adicionar entregas ao escopo que não foram incluídas durante o planejamento do projeto no início do projeto

Procurando mais?

As restrições do projeto sempre existirão. Cabe a você, como gerente de projeto, comunicar essa relação de dar e receber com seus clientes para que eles entendam que, se uma restrição mudar, as outras restrições provavelmente serão afetadas, potencialmente colocando os objetivos do projeto em risco.

Reflexão: como aplicar a Restrição Tripla

Quiz: 5 perguntas

3. Como medir o sucesso de um projeto

Como lançar e encerrar um projeto

Video. Duração: 3 min

Até agora, você aprendeu um pouco sobre a definição de metas SMART, além da definição e do gerenciamento do escopo. Pode ser tentador pensar que você está pronto para iniciar esse projeto com essas duas peças importantes, mas há um elemento comum que garante que você alcançará essas metas dentro do escopo. E esse elemento-chave é saber quando o projeto será entregue e você poderá dizer que foi um sucesso. Muitas pessoas pensam que o momento de decidir se um projeto foi bem-sucedido é quando você produziu o resultado final e o apresentou ao cliente. É quase isso. Entregar o resultado final do projeto ao cliente ou usuário é o que chamamos de lançamento do projeto.

Você termina de construir ou criar um projeto, as tarefas estão concluídas e as entregas estão feitas. Você atingiu a meta. O projeto é bem-sucedido e considerado concluído nesse sentido, mas funciona bem? Ele alcançou o resultado desejado? O verdadeiro fator decisivo para o sucesso do projeto é quando você coloca o resultado final à prova. Encerramento é quando você realmente mede o sucesso do projeto usando os critérios de sucesso estabelecidos no início do projeto.

Questão

Qual é o termo de gerenciamento de projetos para entregar o resultado final do seu projeto ao cliente ou usuário?

• Lançamento
  Correta - O lançamento é quando você termina de construir ou criar o projeto e está pronto para apresentá-lo ao cliente.
• Kickoff (pontapé inicial)
• Encerramento

Essa é uma parte crucial da definição da meta, que muitas vezes é negligenciada na fase de início. Por exemplo, pense em fazer uma viagem de avião. Não é suficiente para o piloto ser capaz de tirar o avião do chão. Para chegar com segurança ao destino, ele precisa saber como pousar.

Seu sucesso deve continuar além do ponto de entrega do projeto final. Você precisa ser capaz de medir se o projeto funciona como pretendido quando é colocado em prática.

Vamos pegar o exemplo do projeto Plant Pals. Você conseguiu lançar o novo serviço com sucesso, o site foi lançado, os catálogos foram impressos e entregues, os pedidos foram recebidos e a receita está começando a aumentar. Seria fácil chamar isso de vitória e seguir em frente. Mas o que acontecerá se os clientes ficarem infelizes quando as plantas forem entregues? E se as plantas começarem a murchar e a descolorir depois de algumas semanas? Só porque lançar o projeto e entregá-lo parece um sucesso no papel, isso não significa que ele pode ser encerrado. Para a maioria dos projetos, o lançamento em si não é uma medida significativa de sucesso. É o que vem após o lançamento que realmente conta. Os lançamentos são apenas um meio para um fim, e olhar além deles é importante para garantir que o lançamento atinja as metas gerais.

Se você começar a olhar além do lançamento para o encerramento, estará mais propenso a entender para onde está tentando ir. Uma vez que o encerramento é um conceito, e não uma definição finita, é importante definir como é um encerramento bem-sucedido para um projeto em particular.

Questão

Qual é o termo de gerenciamento de projetos para atender aos critérios de sucesso estabelecidos no início do projeto?

• Encerramento
  Correta - Embora o lançamento seja quando você conclui seu projeto, o encerramento ocorre quando você determina que ele funciona e atende aos seus critérios de sucesso.
• Kickoff (pontapé inicial)
• Feedback

Felizmente, temos uma forma de medir e ajudar você a garantir o sucesso do projeto. Chama-se critérios de sucesso, e, se você conseguir segui-los ao longo do ciclo de vida do projeto, terá um encerramento tranquilo.

Os critérios de sucesso incluem todos os detalhes específicos das metas e entregas e podem ser um guia para você saber se realizou o que se propôs a fazer.

Os critérios de sucesso definirão os padrões de como o projeto será avaliado.

No próximo vídeo, vou descrever o que você precisa saber sobre a definição de critérios de sucesso e comunicação do sucesso do projeto.

Não se esqueça de encerrar: como medir o sucesso do projeto

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, você aprenderá a distinguir a diferença entre um lançamento de projeto e um encerramento de projeto. Vamos nos concentrar aqui na diferença entre lançamentos e encerramentos e como garantir que o projeto seja concluído com sucesso.

Muitas vezes, você ouvirá empresas comemorando o lançamento de um novo produto, serviço ou iniciativa, e é importante lembrar que, mesmo quando seu projeto já está no mundo, seu trabalho não está completo. Ao trabalhar em um projeto, o objetivo não é simplesmente lançá-lo, mas encerrá-lo. Os encerramentos ocorrem quando o projeto atinge um certo grau de sucesso. Como gerentes de projeto, os encerramentos são aquilo pelo qual nos esforçamos e o que celebramos. Eles são a recompensa final por todos os nossos esforços.

Lançamento vs. encerramento de um projeto

Na gerenciamento de projetos, um “lançamento” de projeto significa que você entregou os resultados finais do projeto ao cliente ou usuário. Você não pode basear o sucesso do projeto apenas em quando o cliente aceita o projeto, no entanto. Seu trabalho em um projeto não estará completo até que você o “encerre”, mensurando completamente os resultados. É quando os critérios de sucesso e as métricas que você definiu inicialmente ao definir as metas SMART serão úteis.

As equipes devem ter clareza sobre o que estão tentando realizar, além de apenas lançar algo para os usuários. Seu projeto aumentará a retenção? Seu projeto acelerará o recurso de um produto? Dependendo do produto e da situação, as respostas serão diferentes, mas é importante que a equipe se alinhe e trabalhe em direção à mesma meta mensurável.

Lançar primeiro, encerrar depois

Vamos considerar um exemplo: imagine que você é um gerente de projeto de uma organização amiga do meio ambiente. A organização pede que você crie um programa de treinamento para alunos do ensino médio em seu município para ensiná-los sobre os impactos da reciclagem. A meta do município é aumentar a reciclagem em 20% nos próximos cinco anos. Você reúne a equipe e começa a desenvolver o conteúdo de aprendizagem para construir esse programa de treinamento. Você e sua equipe levam um ano para concluir a pesquisa, o desenvolvimento e a produção desse treinamento. Ao entregar o treinamento para o distrito escolar, você está lançando o projeto. Para saber se o projeto realmente chegou ao objetivo pretendido, você precisa verificar periodicamente nos próximos cinco anos para ver se o programa de treinamento está cumprindo o objetivo de produzir um aumento de 20% na reciclagem no município.

Lançar e esquecer

Um erro comum de muitas equipes de projetos é “lançar e esquecer” os resultados. Isso acontece quando um gerente de projeto entrega o projeto ao cliente e o cliente aceita, mas o gerente do projeto não avalia se as entregas satisfazem o cliente ou o usuário. No exemplo acima, se você não checar periodicamente ao longo de cinco anos para avaliar os resultados, terá apenas lançado – mas não encerrado – o projeto. Lançamentos e encerramentos funcionam em conjunto para garantir o verdadeiro sucesso.

Um encerramento de projeto não deve criar mais obstáculos. Se feito corretamente, um encerramento cria mais alinhamento dentro das equipes quanto aos resultados finais que todos desejam e dá a todos na equipe melhor visibilidade sobre como alcançar o sucesso.

Principal conclusão

Lançar o projeto para o cliente pode ser um grande momento para você. Você entregou o projeto e agora pode dar um passo atrás e respirar. Mas certifique-se de encerrar o projeto também. Reveja suas anotações, converse com a equipe, reúna-se com o cliente e lembre-se de retornar às entregas e métricas pretendidas para ajudar a medir o sucesso.

Como definir critérios de sucesso

Video. Duração: 8 min

Aprendemos sobre as diferenças entre lançamento e encerramento e também aprendemos sobre as diferenças entre entregar o projeto e descobrir se o resultado funciona como esperado. Mas como exatamente você sabe que o projeto é um sucesso? Como saber se você realmente o encerrou? No início do projeto, você definiu metas e entregas que são mensuráveis. Ou seja, você pode determinar se foram atendidas. Da mesma forma, é preciso definir critérios de sucesso que também possam ser medidos para saber se eles foram atendidos. Os critérios de sucesso vão dizer se o projeto como um todo foi ou não bem-sucedido. Eles são os detalhes específicos das metas e entregas que dizem se você realizou o que se propôs a fazer. Eles são os padrões pelos quais o projeto será julgado quando for entregue às partes interessadas e aos clientes. Definir critérios de sucesso também esclarece para sua equipe o que ela está tentando realizar, além de apenas lançar algo para os usuários. É para aumentar a satisfação do cliente com o serviço, para que ele continue comprando mais produtos? Aprimorar um recurso existente para fidelizar clientes? Dependendo do projeto, as respostas serão diferentes. Mas é importante que a equipe esteja alinhada e trabalhando em prol de um objetivo comum. Às vezes, forçar a conversa e esclarecer qual será o resultado final pode trazer à tona questões e áreas de desacordo.

Questão

Qual dos termos a seguir diz se o projeto é ou não bem-sucedido?

• Padrões de sucesso
• Critérios de sucesso
  Correta - As partes interessadas e o gerente de projeto definem os critérios de sucesso no início de um projeto.
• Critérios de desvio

Não existe um processo definido para determinar os critérios de sucesso, mas vou detalhar alguns dos pontos-chave a se considerar.

Você se lembra da parte mensurável das metas SMART? Uma das perguntas a fazer ao tornar as metas mensuráveis é: Como saberei quando isso foi realizado? A mesma pergunta se aplica ao projeto: como você vai saber quando ele estiver pronto? Apenas nesse caso, você deve perguntar: como saberei quando foi realizado com sucesso? Você pode medir para determinar o sucesso do projeto de uma forma semelhante à medição de uma meta. Então, reveja as metas e entregas do projeto, revise o escopo e identifique os aspectos mensuráveis do projeto. Eles serão qualquer uma das as métricas utilizadas nas metas e entregas, além do orçamento e de detalhes do cronograma. Outra coisa que você precisa fazer é esclarecer com as partes interessadas as solicitações e expectativas do projeto. Isso é fundamental! Há muita gente envolvida em qualquer projeto, e isso significa um monte de ideias sobre o que é sucesso para cada pessoa. Você deve fazer perguntas como: Quem, em última instância, diz se o projeto foi bem-sucedido ou não? Quais critérios serão medidos para determinar o sucesso? Em que se baseia o sucesso desse projeto? Depois de coletar informações esclarecedoras, documente e compartilhe tudo, para que você, sua equipe e as partes interessadas possam consultar mais tarde. Vamos tentar criar critérios de sucesso com o projeto da Office Green. Por exemplo, o objetivo é aumentar a receita em 5% até o final do ano. Uma das entregas é um site com uma galeria das diferentes seleções de plantas que são oferecidas. Não é suficiente apenas fazer uma lista de critérios, você precisa de um processo para medir o sucesso do início ao fim ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Desta forma, você pode fazer ajustes e garantir o sucesso no momento em que estiver pronto para encerrá-lo. Existem muitas métricas que você pode usar, e, para alguns produtos, fará sentido usar mais de uma. As métricas que você escolher devem ser estreitamente alinhadas com o objetivo do projeto. Por exemplo, “métricas de felicidade” medem atitudes e satisfação do usuário ou facilidade de uso percebida, e você pode medi-los por meio de pesquisas. Para o projeto Plant Pals, podemos considerar uma taxa de satisfação do cliente de 85% nos primeiros três meses de lançamento como forma de medir o sucesso. Você também pode considerar métricas de adoção do cliente e engajamento, além de métricas mais orientadas para os negócios, que acompanham coisas como vendas e crescimento. Adoção refere-se a como o cliente usa e adota um produto ou serviço sem qualquer problema. Engajamento se refere a quantas vezes ou quão significativa é a interação e a participação do cliente ao longo do tempo.

Métricas de adoção podem incluir o lançamento de um novo produto para um grupo de usuários e fazer com que uma grande quantidade deles o use ou adote. Métricas de engajamento podem incluir aumentar o uso diário de um recurso de design ou pedidos crescentes e interações do cliente. Usando o exemplo da Office Green, acompanhar quantos clientes inicialmente se inscreveram e usam o serviço Plant Pals é uma métrica de adoção. Acompanhar quantos clientes renovam o serviço Plant Pals, postam sobre isso ou compartilham feedback são métricas de engajamento.

Questão

Quais são os dois termos que as métricas relacionadas ao cliente devem considerar para os critérios de sucesso?

• Adoção e engajamento
  
• Correta - A adoção se refere à forma como o cliente usa o produto sem problemas. O engajamento se refere à frequência com que a interação com o cliente acontece ao longo do tempo.
• Defeitos e atrasos do produto
• Produção e saída

Depois de definir as métricas a serem medidas, pense em como acompanhar essas métricas. Avalie quais ferramentas podem ajudar a coletar os dados necessários para garantir que você está no caminho certo. Por exemplo, se você está medindo métricas de negócios, como receita, considere monitorar em uma planilha ou painel, onde você pode facilmente detectar lacunas e tendências. Se estiver medindo a satisfação do cliente, você pode pensar em uma maneira de incentivar os clientes a participar de pesquisas regulares por e-mail e criar um sistema para medir as respostas deles quando participarem. Você também pode utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos para verificar métricas de eficácia, como a porcentagem de tarefas concluídas ou se o projeto está avançando de acordo com os cronogramas planejados.

É inteligente medir o sucesso com sua equipe enquanto um projeto ou produto está em andamento. Por exemplo, você pode segurar uma revisão de projeto uma vez por mês, fazer com que membros da equipe preencham listas de verificação de tarefas por certos prazos ou adiar sessões de feedback ao vivo com usuários ou clientes.

Há muitas formas diferentes de medir o sucesso. A chave é escolher os métodos que funcionam melhor para seus critérios de sucesso. É uma boa ideia, além de cada critério de sucesso em sua lista, incluir os métodos para medir o sucesso, com que frequência ele será medido e quem ficará responsável por medi-lo. Compartilhe o documento com os critérios de sucesso com as partes interessadas e pergunte se concordam com a forma como o sucesso do projeto será determinado. Também é uma boa ideia fazer com que as partes interessadas apropriadas aprovem os critérios de sucesso. Dessa forma, estará claro para todos quem é responsável por quais tarefas, e você compreenderá totalmente o que envolve o caminho para o sucesso. Mantenha essa documentação visível durante toda a duração do projeto e comunique claramente à equipe a cada etapa do processo. São eles que estarão tentando atender a todas as diferentes solicitações, então, não os mantenha no escuro sobre o que deveriam fazer ou como deveriam fazer isso.

Questão

Quem julgará se o projeto cumpre suas metas, entregas, requisitos e outros critérios de sucesso?

• Partes interessadas e clientes
  Correta - Os critérios de sucesso devem ser claramente acordados no início do projeto. As partes interessadas e os clientes, em última análise, julgam se a equipe atende aos critérios de sucesso.
• Patrocinador do projeto
• Equipe de produção

Se feito corretamente, definir critérios de sucesso deve criar maior alinhamento dentro da equipe e dar a todos uma melhor visibilidade de como alcançar o sucesso. A clareza em torno das métricas de sucesso também ajuda as equipes a priorizar quais esforços têm mais impacto para os usuários.

Definir o sucesso do projeto é uma parte complexa, mas crucial do gerenciamento de projetos. Com cada vez mais prática, esse processo ficará mais natural para você nos estágios de planejamento e durante todo o projeto. Vamos continuar a explorar e falar mais sobre esses conceitos ao longo do curso. Bom trabalho! Você está quase terminando com o Módulo 2. Vejo você logo mais para rever o que abordamos.

Acompanhamento e comunicação de critérios de sucesso

Leitura. Duração: 10 min

Critérios de sucesso

Recentemente, falamos sobre lançamento e encerramento de projetos. Agora, vamos voltar nossa atenção para garantir que os encerramentos tenham sucesso.

Lembrar-se de que as metas SMART são Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Com duração definida ajuda a manter um projeto no caminho para o sucesso.

Também podemos determinar o sucesso de um projeto pela qualidade do produto, a capacidade de atender às necessidades dos clientes e a necessidade de atender às expectativas das partes interessadas. Nesta leitura, discutiremos esses critérios de sucesso específicos, as métricas que usamos para monitorá-los e como e por que comunicamos nossas descobertas.

Qualidade do produto

O produto, ou resultado final, de um projeto possui seu próprio conjunto de atributos que definem o sucesso. Os atributos do produto necessários para o sucesso do produto incluem completude em recursos, qualidade dos recursos, custo unitário, usabilidade etc. A extensão da conclusão de um produto contribuirá para o sucesso dele. Isso pode se aplicar a qualquer projeto em que você entregue um produto ou resultado tangível no final. Para nos manter no caminho certo para o sucesso, podemos criar uma lista de requisitos do produto para garantir que você não perca nada. Por exemplo, se o projeto produz um software de processamento de texto, você precisa de recursos básicos como entrada de texto, formatação, salvamento e impressão. Como você exige que cada recurso tenha um processador de texto funcional de acordo com os padrões atuais, inclua esses recursos em sua lista de verificação.

Para medir o sucesso de um produto, considere incluir estas métricas na lista de verificação:

• Acompanhe se você implementou os requisitos prioritários do produto

• Monitore e avalie o número de problemas técnicos ou defeitos do produto

• Meça a porcentagem de recursos que você entregou ou liberou no final do projeto

O que é importante para clientes ou partes interessadas

Precisamos prestar atenção às métricas do produto, mas também devemos estar atentos às expectativas adicionais das partes interessadas e do cliente em relação aos recursos e objetivos. No exemplo do processador de texto, uma parte interessada pode querer adicionar uma funcionalidade adicional para criar facilmente tabelas em um documento com texto. Além disso, um objetivo estratégico da organização poderia ser criar um software de processador de texto com mais capacidade colaborativa do que os processadores de texto atualmente no mercado. Cada componente é necessário para atender às expectativas do cliente e das partes interessadas. Pense no que precisa que o projeto satisfaça para partes interessadas ou clientes. Essas metas estratégicas remontam ao caso de negócios e à razão pela qual você iniciou o projeto em primeiro lugar. Muitas vezes, você pode medir o cumprimento de metas estratégicas com métricas de usuários ou clientes. As métricas a serem consideradas incluem:

• Avaliar o engajamento do usuário com o produto

• Medir a satisfação das partes interessadas e do cliente por meio de pesquisas

• Acompanhar a adoção do usuário do produto usando dados de vendas

Documentar, alinhar e comunicar o sucesso

Entender onde estamos e para onde vamos ajuda a equipe do projeto a determinar se eles estão no caminho certo. Como você aprendeu no vídeo sobre este tópico, é necessário obter clareza das partes interessadas sobre os requisitos e expectativas do projeto. Há muitas pessoas envolvidas em qualquer projeto, e o sucesso será diferente para cada uma delas. Você deve fazer perguntas como: Quem diz se o projeto foi bem-sucedido ou não? Quais critérios serão medidos para determinar o sucesso? Em que se baseia o sucesso do projeto? É uma prática recomendada fazer com que principais partes interessadas ou o comitê gestor revise e aprove seus critérios de sucesso. Isso se torna um acordo mútuo sobre como todas as partes definem o sucesso do projeto.

Principal conclusão

Lembre-se, todos os projetos encontram mudanças. Todas as partes devem ter acesso contínuo e alinhamento aos critérios de sucesso acordados para evitar a deformação de escopo (mudança descontrolada do escopo do projeto) ou expectativas fracassadas no final do projeto. É importante documentar os critérios de sucesso com antecedência e continuar a relatá-los ao longo do projeto. Você pode fazer uma cópia deste documento para ajudar a obter alinhamento ou baixá-lo aqui:

Como usar OKRs para avaliar o progresso

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, você aprenderá a definir os critérios de sucesso de um projeto, os atributos mensuráveis que os gerentes de projeto usam para determinar se um projeto foi ou não bem-sucedido como um todo. Esta leitura se concentrará em usar OKRs para avaliar o progresso de um projeto.

Objetivos e resultados-chave (OKRs)

Você aprendeu que OKRs (Objetivos e Resultados-Chave) combinam uma meta e uma métrica para determinar um resultado mensurável. Definir OKRs é uma técnica que pode ajudar as equipes de projeto a definir, comunicar e medir critérios de sucesso compartilhados.

Objetivos: Define o que precisa ser alcançado. Descreve um resultado desejado.

Resultados-chave: Os resultados mensuráveis que definem objetivamente quando um objetivo foi alcançado.

Comunicação e acompanhamento de OKRs

Realizar verificações regulares e acompanhar ativamente o progresso com a equipe pode ajudar a garantir que os objetivos sejam cumpridos e que qualquer problema seja resolvidos o mais rápido possível.

Compartilhe os OKRs com a equipe. Depois de criar OKRs para o projeto, é importante comunicá-los à equipe para que todos saibam como se concentrar e alinhar esforços. Você pode fazer isso compartilhando um documento digital, apresentando-os em uma reunião ou adicionando-os a um site interno. Os OKRs podem ajudar a equipe de projeto a manter as metas, monitorar quais estão ficando aquém do desejado e se motivar continuamente a cumprir os objetivos do projeto.

Atribua proprietários. Atribua um proprietário a cada resultado-chave para que todos saibam quem é o responsável pelo quê. Isso ajuda a adicionar clareza e aumenta a responsabilidade.

Como medir o progresso

Medir os OKRs é uma parte importante do acompanhamento e compartilhamento do seu progresso. Um atalho para determinar o status de um projeto é pontuar ou classificar os OKRs. Embora as pontuações ou notas não forneçam uma avaliação completa do sucesso de um projeto, elas são ferramentas úteis para determinar quão perto você chegou de alcançar seus objetivos. Em seguida, você pode compartilhar as pontuações de OKR com as partes interessadas do projeto e os membros da equipe como parte das atualizações gerais do projeto.

Determine como pontuar seus OKRs. OKRs podem ser pontuados de maneiras diferentes. Você pode pontuar com base em uma porcentagem do objetivo concluído, na conclusão de certos marcos ou em uma escala de 1 a 10, por exemplo. Você também pode usar uma abordagem de pontuação de “semáforo”, em que vermelho significa que você não fez nenhum progresso, amarelo significa que você fez algum progresso e verde significa que você concluiu o objetivo. A abordagem mais simples para pontuar OKRs é o método “sim/não”, em que “sim” significa que você alcançou seu objetivo e “não” significa que você não alcançou. Usando essa abordagem, um resultado-chave como “Lançar uma nova campanha de marketing de widget” pode ser classificado como 1 ou 0, dependendo se foi lançado (1) ou não (0). Uma abordagem de pontuação mais avançada é classificar os principais resultados em uma escala. Com esse método, se um resultado-chave (RC) fosse “Lançar seis novos recursos” e apenas três novos recursos fossem lançados, o OKR poderia ser classificado como 0,5. Geralmente, se o RC o ajudou a alcançar o objetivo, o OKR deve receber uma pontuação maior. Caso contrário, o OKR deve receber uma pontuação menor. No Google, os OKRs geralmente são classificados em uma escala de 0,0 a 1,0, em que 1,0 significa que o objetivo foi totalmente alcançado. Cada resultado-chave individual é classificado e, em seguida, as notas são mediadas para determinar a pontuação do OKR.

Defina as expectativas de pontuação. Com a escala de 0,0 a 1,0 do Google, a expectativa é definir OKRs ambiciosos e ter como objetivo atingir uma média de pelo menos 0,6 a 0,7 em todos os OKRs. Para OKRs classificados de acordo com a porcentagem alcançada, o ponto ideal está em algum lugar na faixa entre 60 a 70%. Pontuar menos pode significar que a equipe não está atingindo o potencial. Pontuar mais alto pode significar que a definição das metas aspiracionais não está alta o suficiente.

Agende pontos de verificação. É importante comunicar regularmente o status dos OKRs do projeto a sua equipe e gerentes seniores. Por exemplo, pode ser útil fazer verificações mensais sobre o andamento dos OKRs para dar aos indivíduos e à sua equipe uma ideia de onde estão. Normalmente, no final do trimestre, você classificará cada um dos OKRs para avaliar quão bem a equipe foi em alcançar as metas.

Principal conclusão

Os OKRs podem ajudar a definir e medir os critérios de sucesso do projeto. Para que os OKRs sejam usados para atender efetivamente aos critérios de sucesso do projeto, é importante compartilhá-los com a equipe, atribuir proprietários a cada resultado-chave para garantir a prestação de contas, medir o progresso dos OKRs pontuando-os e acompanhar o progresso deles agendando verificações regulares com sua equipe.

Para ajudar você a começar a praticar a escrita de seus próprios OKRs, confira estes recursos:

Para usar os modelos dos conjuntos de dados, clique nos links abaixo e selecione “Usar modelo”.

Documento de modelo de cartão de pontuação de OKR - ENG (opens in a new tab)

• Planilha de modelo de cartão de pontuação de OKR - ENG (opens in a new tab)

** Nota:** Documentos em Portugues estao no WORD.

FIM

4. Revisão: Como definir metas, escopo e critérios de sucesso do projeto

Finalização

Video. Duração: 36 sec

Você concluiu este módulo e está no caminho do sucesso. Muito bem! Definir metas, gerenciar escopo e garantir um encerramento com sucesso pode parecer complicado de dominar no início, mas o método SMART, o triângulo de restrição tripla, ferramentas e métodos para medir critérios de sucesso e uma comunicação clara ajudarão você em cada etapa do processo.

No próximo módulo, falaremos sobre as funções e as responsabilidades que acompanham cada projeto para que todos saibam como elas contribuem para o alcance das metas do projeto.

Desafio semanal 2

Até, Apr 2, 11:59 PM WEST | Quiz: 11 questões | Duração: 55 min. | Nota Final: 81,81%

FIM! - Semana 2 - Curso 2