Estrutura organizacional e cultura

Você aprenderá sobre estruturas organizacionais comuns e como elas impactam o gerenciamento de projetos, como a cultura organizacional impacta o gerenciamento de projetos e como um gerente de projeto contribui para o processo de gestão de mudanças. Opcionalmente, você pode começar a desenvolver sua estratégia e rede profissional para ajudá-lo a se preparar para sua busca de emprego.

Dedicação ao estudo

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• 1 Teste de avaliaçaõ

Objetivos

• Definir a gestão de mudanças e resumir sua relação com o papel de gerenciamento de projetos.
• Definir cultura organizacional e explicar como isso afeta o gerenciamento de projetos.
• Identificar tipos comuns de estruturas organizacionais.
• Definir estrutura organizacional e explicar como isso afeta o gerenciamento de projetos.

Conteúdos

1. Entendendo a estrutura organizacional
2. Entendendo o impacto da cultura organizacional
3. Compreender a gestão de mudanças
4. Opcional – Perseguindo sua nova carreira
5. Revisão do curso: Fundamentos do gerenciamento de projetos

1 - Entendendo a estrutura organizacional

Introdução: Estrutura organizacional e cultura

Video. Duração: 58 sec

Anteriormente, falamos sobre o ciclo de vida de um projeto, a divisão de tarefas de fases e algumas metodologias diferentes que você pode usar como gerente de projeto para ajudar a garantir o sucesso do projeto. Você também ouviu de meus colegas sobre algumas das maneiras como gerenciamos projetos no Google.

• Você aprenderá sobre a estrutura e cultura organizacional e como elas afetam a maneira como você define e executa seu projeto.

• Vou descrever alguns tipos comuns de estruturas que você provavelmente encontrará durante sua carreira de gerenciamento de projetos.

• Você também aprenderá sobre gerenciamento de mudança, que se refere à forma como você apresenta o projeto final para a organização e faz com que eles aceitem e implementem o resultado do seu projeto.

Esses são elementos importantes para garantir que seu projeto seja adotado e vivido. Vamos agora entrar nesses conceitos.

Visão geral das estruturas Clássica e de Matriz

Video. Duração: 5 min

Olá mais uma vez! Neste vídeo, vou falar sobre o conceito de estrutura organizacional e o papel do gerente de projeto dentro de uma determinada estrutura. Lembre-se de que sua função não será a mesma para cada equipe ou organização, porque muitas empresas são estruturadas de forma diferente. Mas esta visão geral servirá como uma base para onde quer que você trabalhe.

O que é estrutura organizacional?

A estrutura organizacional refere-se à forma como uma empresa ou organização é organizada ou estruturada. Esta estrutura também diz a você como as tarefas do trabalho são divididas e coordenadas e como todos os diferentes membros da organização se relacionam entre si. Em outras palavras, a estrutura organizacional dá a você uma ideia de quem se reporta a quem. Mas a estrutura organizacional é muito mais do que isso.

Compreender os diferentes tipos de estruturas organizacionais pode servir como um mapa para ajudá-lo a determine onde você se encaixa, com quem você deve se comunicar, e com que frequência se comunicar com eles. Agora que temos uma visão geral básica da definição da estrutura organizacional, vamos dar uma olhada nas várias hierarquias organizacionais que você pode encontrar no trabalho.

A estrutura de uma organização é mais comumente mapeado usando um gráfico de relatório ou "gráfico org", que é a abreviação de "organograma". Gráficos de relatórios mostram o relacionamento entre pessoas e grupos dentro da organização, e detalha a quem cada pessoa ou grupo se reporta.

Existem alguns tipos diferentes de estrutura organizacional. Mas para este curso, vamos nos concentrar em dois dos mais conhecidos: Clássico e Matriz.

Questão

Qual das opções a seguir faz parte da estrutura organizacional? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Como as tarefas do trabalho são divididas e coordenadas
  Correta: A estrutura organizacional refere-se à forma como a empresa está organizada, quem faz o quê e quem se reporta a quem. Entender essa estrutura pode ajudá-lo a descobrir onde você se encaixa!

• Como os diferentes membros de uma organização se relacionam entre si
  Correta A estrutura organizacional refere-se à forma como a empresa está organizada, quem faz o quê e quem se reporta a quem. Entender essa estrutura pode ajudá-lo a descobrir onde você se encaixa!

• Como a organização relata seus ganhos

Clássico

O agrupamento Clássico inclui o que normalmente são chamadas de estruturas "funcionais" ou "de cima para baixo". Segue uma cadeia típica de comando onde o Diretor Executivo, também conhecido como CEO, e outros executivos estão no topo, seguido por diretores ou gerentes, em seguida, seus subordinados diretos e assim por diante. Cada um desses diretores ou gerentes normalmente supervisiona equipes dentro de suas funções na organização, como marketing, vendas ou recursos humanos. Você pode ver esse tipo de estrutura em prática olhando para um ramo das forças armadas.

Por exemplo: Veja o Exército, Você pode entrar no Exército como soldado raso e se reportar a um sargento que supervisiona várias pessoas em sua equipe, e esse sargento, por fim, se reporta a um tenente e assim por diante. Se sua organização trabalha nesta estrutura, como gerente de projeto, você pode se comunicar regularmente com seu gerente, a pessoa diretamente acima de você, e também com seus colegas que trabalham nos mesmos tipos de projetos que você. Nem sempre há uma abordagem direta, de cima para baixo. Existem outros fatores em jogo que tornam a estrutura organizacional um pouco mais complicada do que podemos ver no papel.

Por exemplo: você pode ter equipes de projeto que desempenham diferentes funções. Isso é comum em muitas empresas, incluindo o Google, e geralmente é chamada de Estrutura de matriz.

Matriz

Você pode pensar em uma estrutura de matriz como uma grade onde ainda tem pessoas acima de você, mas também tem pessoas em departamentos adjacentes que esperam ouvir atualizações sobre o progresso do seu trabalho. Essas pessoas podem não ser seus chefes diretos, mas você é responsável por se comunicar com eles, pois podem informar mudanças em seu trabalho.

Por exemplo: no Google, temos as principais funções de marketing, vendas e muito mais com a cadeia de relatórios tradicional. Mas também temos programas para nossos produtos, como a Pesquisa Google, onde equipes de projeto consistem em gerentes de programa, engenheiros, experiência do usuário ou designers de "UX", e assim por diante, e cada membro da equipe se reporta a suas próprias cadeias de gerenciamento.

Outro exemplo: é minha organização, Chama-se Assuntos Globais. Eu tenho um gerente direto que supervisiona o trabalho que faço e minha função principal, e é o responsável por entregar minhas avaliações de desempenho. Mas como eu trabalho com várias pessoas de outras equipes e especialidades, muitas vezes sou solicitado a gerenciar projetos em que estou informalmente trabalhando com gerentes de programas de liderança em outras organizações. Semelhante ao meu próprio gerente, forneço atualizações para esse gerente de programa, busco sua aprovação e solicito feedback sobre nossa parceria e progresso.

Sumário

Então, para recapitular,

• Estrutura Clássica segue um sistema tradicional de relatórios de cima para baixo, e
• Estrutura de Matriz tem superiores diretos para quem se reportar e partes interessadas de outros departamentos ou programas.

Questão

Como as estruturas organizacionais clássica e de matriz se diferem uma da outra?

• A estrutura clássica segue um sistema tradicional de relatório de cima para baixo. A estrutura de matriz envolve relatórios para partes interessadas entre equipes e gerentes diretos.
  Correta O agrupamento clássico tem uma cadeia clara de comando, enquanto a estrutura de matriz envolve uma rede mais complexa de relatório.
• A estrutura de matriz segue um sistema tradicional de relatório de cima para baixo. A estrutura clássica envolve relatórios para partes interessadas entre equipes e gerentes diretos.
• A estrutura clássica segue um sistema tradicional de relatório de cima para baixo. A estrutura de matriz envolve reportar a todos os membros da organização.

Saber que tipo de estrutura organizacional em que você está trabalhando tem um papel importante em como você se prepara e realiza seu projeto ou mesmo em uma entrevista.

Durante uma entrevista, você pode perguntar sobre o tipo de estrutura organizacional que a empresa usa e onde sua função se encaixa.

Isso vai ajudar você e o entrevistador a se comunicarem claramente sobre as pessoas com quem você vai se envolver diariamente, e as expectativas para a função.

No próximo curso, você ouvirá de um Googler sobre um terceiro tipo de estrutura, Escritório de gerenciamento de projetos, que você pode ver em algumas das organizações onde você trabalhar ou for entrevistado. Aproveite.

O papel de um gerente de projeto dentro de diferentes estruturas organizacionais

Leitura. Duração: 10 min

Você aprendeu sobre a forma como uma empresa é organizada, o que é chamado de estrutura organizacional. Você também aprendeu que duas das estruturas organizacionais mais comuns são a clássica e a de matriz.

Entender as diferenças nas estruturas organizacionais clássica e de matriz pode ajudá-lo a tirar dúvidas durante uma entrevista de emprego para entender completamente a função e as responsabilidades que você está considerando. Isso também o ajudará a entender quais habilidades serão mais importantes para você ter se conseguir a posição.

Uma vez contratado para uma função, conhecer a estrutura organizacional de uma empresa pode ajudá-lo a identificar pontos-chave da comunicação e das principais partes interessadas. Ele também pode ajudá-lo a navegar dentro da organização quando você precisar de apoio ou precisar determinar quem tem autoridade em uma dada situação. Vamos examinar as características de cada uma dessas estruturas organizacionais em maior profundidade para que você possa identificar o tipo de estrutura que uma organização tem e como lidar com ela enquanto gerente de projeto.

Estruturas organizacionais clássicas

A estrutura organizacional clássica é um sistema de hierarquia de cima para baixo, onde um Diretor Executivo (CEO) tem autoridade direta sobre vários gerentes de departamento. O gerente do departamento tem autoridade direta sobre várias outras seções de funcionários. Este sistema requer comunicação tanto para cima quanto para baixo na escada. Em uma estrutura clássica, a autoridade vem do topo e filtra para baixo. Relatórios frequentes de atualizações de status do projeto podem precisar passar pelos níveis de gerenciamento para manter os líderes mais altos informados.

Organizações clássicas também são chamadas de organizações funcionais porque a organização é dividida em departamentos baseados na função. Cada departamento é liderado por um gestor funcional, e os funcionários são agrupados de acordo com as funções de seu cargo.

Por exemplo: a principal função da Friendly Skies Airlines, uma empresa aérea, é pilotar aviões. Normalmente, existem departamentos logicamente organizados para cumprir outras funções importantes da empresa, como Marketing, Recursos Humanos e Estratégia. Os funcionários geralmente têm uma especialidade dentro da organização e podem não trabalhar em outras áreas durante operações normais do dia a dia.

Gerenciando um projeto em uma organização clássica

A Friendly Skies Airlines tem uma estrutura organizacional clássica, como indicado por seu gráfico de relatório ou organograma.

Imagine que o Conselho de Administração da Friendly Skies Airlines aprove uma iniciativa para readequar aviões existentes para transportar mais passageiros. O CEO patrocina uma equipe de projetos para redesenhar os aviões. O projeto será liderado por um gerente de projeto do departamento de Engenharia e Inovação e exigirá representantes de Finanças, Marketing, Estratégia e Operações, além de vários outros membros da equipe do departamento de Design, para concluir o projeto com sucesso.

A equipe do projeto normalmente permanecerá em seus níveis hierárquicos, mas atuará como sua própria equipe montada. Eles não se enquadram em nenhum dos departamentos funcionais existentes. Na estrutura organizacional clássica, o projeto é construído a partir de departamentos já existentes para formar equipes.

Se você é um gerente de projeto nesse tipo de estrutura, pode precisar consultar os gerentes funcionais para entender seus recursos e a capacidade de cada colega de equipe, bem como se familiarizar com os processos internos e estrutura de aprovação de cada função. Sua autoridade pode ser ligeiramente limitada devido a prioridades concorrentes, cadeias de aprovação e outras complexidades, mas definir expectativas com antecedência permitirá que você transite pela organização e execute seu projeto com sucesso.

Estruturas organizacionais de matriz

A estrutura de matriz difere da estrutura clássica no fato de que os colaboradores têm dois ou mais gestores. Nas estruturas de matriz, ainda existem pessoas acima de você, mas também há pessoas em departamentos adjacentes com os quais você precisará se comunicar sobre o progresso do seu trabalho**. As áreas funcionais tendem a se cruzar com mais frequência e, dependendo da natureza do trabalho, o gerente responsável por cada área tem mais autoridade.

Como gerente de projeto em uma organização de matriz, sua equipe terá essencialmente pelo menos duas cadeias de comando ou gerentes. Você pode pensar no gerente de projeto como um gerente temporário enquanto o funcionário é designado para a equipe, ao passo que o gerente funcional é consistente independentemente de qual projeto que o funcionário esteja apoiando. A imagem abaixo ilustra como seria a Friendly Skies Airlines se tivesse uma estrutura organizacional de matriz.

Gerenciando um projeto em uma organização de matriz

Imagine que a Friendly Skies Airlines está organizada em uma estrutura de matriz. Sua equipe de Excelência de Produto desenvolve um novo kit de comodidade para voos de longa distância. Eles pedem ao Gerente de Projetos para ajudar a coletar materiais de marketing que apresentem dados de pesquisa sobre como este produto atende aos desejos dos passageiros. O Gerente de Projeto está trabalhando em nome da equipe de Excelência de Produto, mas eles são capazes de trabalhar em parceria com a equipe de Marketing para criar esses materiais.

Você pode ler mais sobre uma visão geral das organizações de matriz neste artigo do PMI (opens in a new tab)

Principal conclusão

Nas organizações clássica e matricial, os gerentes de projeto devem definir claramente as funções e responsabilidades para trabalhar com eficácia. No entanto, na maioria das organizações de matriz, alguns gerentes de projeto podem ter o mesmo nível de autoridade que os gerentes funcionais e operar de forma mais direta.

Agora você sabe como identificar estruturas organizacionais clássica e de matriz, como os gerentes de projeto se encaixam nelas e como a estrutura de uma organização pode afetar projetos. Você está bem no caminho de se tornar um grande gerente de projeto em qualquer estrutura organizacional!

Como a estrutura organizacional impacta o gerenciamento de projetos

Video. Duração: 4 min

Os vídeos anteriores explicaram saber o tipo de estrutura organizacional em que você está trabalhando tem um papel importante em como você se preparar e realiza seu projeto. A estrutura de uma organização fornece a estrutura para responsabilidade e comunicação. Como o gerente de projeto, é vital que você entenda para quem você está se reportando a cada projeto, e tão importante quanto, a quem os membros da sua equipe se reportam. Conhecer a estrutura organizacional também diz a você como e onde obter os recursos necessários para que você possa concluir o projeto com eficiência.

As estruturas de uma organização

Quando você entender a estrutura da organização, será capaz de identificar como ela impacta a maneira como você gerencia o projeto.

Uma forma de a estrutura organizacional poder impactar a maneira como você gerencia um projeto é pela quantidade de autoridade dada ao gerente de projeto.

Autoridade dada ao gerente de projeto

Autoridade tem a ver com sua capacidade de tomar decisões para o projeto que impactam a organização.

Em alguns casos, você pode ter autoridade para fazer coisas como selecionar os fornecedores que fornecem serviços ou bens para o projeto. Em outros, você pode ter um conjunto de fornecedores selecionados para você. Seu nível de autoridade e a responsabilidade variam de projeto para projeto.

Outra maneira pela qual as estruturas organizacionais podem impactar o gerenciamento de projetos é feito por meio da disponibilidade de recursos.

Disponibilidade de recursos.

Gerenciar um projeto é muito mais fácil quando você sabe como acessar as pessoas, o equipamento e o orçamento de que necessita.

Vamos explorar como diferentes estruturas podem afetar a maneira como você gerencia um projeto.

Estrutura Clássica

Na Estrutura clássica você pode se encontrar com menos autoridade e um escopo mais restrito. Você pode precisar confiar em obter aprovação dos gerentes apropriados, diretores e chefes de departamento para avançar e concluir certas tarefas.

Neste caso, é provável que essas pessoas sejam responsáveis pelas pessoas em sua equipe e os recursos de que você precisa. Como gerente de projeto trabalhando em uma Estrutura clássica, você pode depender dos gerentes em sua organização para aprovar recursos. Em outras palavras, a quantidade de pessoas trabalhando em seu projeto ou o orçamento que você tem alocado para o seu projeto é decidido pelos líderes de seu departamento ou função.

Na Estrutura clássica você pode ter que passar por uma cadeia de aprovações e advogar por mais recursos se precisar deles.

Por exemplo: se você precisa de um aumento no orçamento, teria que reportar isso ao seu gerente. Então seu gerente pode encaminhar isso para sua cadeia de gerenciamento para conseguir a aprovação. Essa é a Estrutura clássica, uma organização tradicional de cima para baixo de funcionários e autoridade.

Estrutura de Matriz

Agora, vamos explorar a Estrutura de matriz.

A principal diferença com uma Estrutura de matriz é que os funcionários muitas vezes têm dois ou mais gerentes ou líderes com os quais eles precisarão trabalhar e atualizar.

Os membros da sua equipe terão seu gerente funcional e você, o gerente de projeto. Se os membros estão trabalhando em vários projetos, eles podem ter ainda mais gerentes. Isso pode afetar sua autoridade como gerente de projeto, pois você precisará cooperar com mais de um líder na organização.

Você pode precisar compartilhar recursos e negociar prioridades. A chave é ter certeza de que você sabe quem são suas partes interessadas e quem controla o que, uma vez que a cadeia de comando nem sempre é tão claramente definida como na Estrutura clássica. Como nem sempre há uma cadeia de comando clara em uma Estrutura de matriz, você precisa ter certeza de ter identificado e se comunicado com qualquer pessoa a quem você pode precisar se reportar para conseguir aprovação muito antes de o projeto começar. Uma vez que isso esteja estabelecido, seu projeto dentro de uma Estrutura de matriz deve ser capaz de funcionar com eficiência.

Estruturas de matriz enfatizam um forte foco no projeto da equipe e da organização.

Você, como o gerente de projeto, geralmente** na estrutura matriz tem mais autonomia para tomar decisões e reunir recursos conforme necessário.**

Questão

Em quais das seguintes maneiras a estrutura organizacional pode impactar o gerenciamento de projetos? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Autoridade do gerente de projetos
  Correta A estrutura de uma organização impacta a quantidade de autoridade dada ao gerente de projeto. A autoridade tem a ver com a capacidade do gerente de projeto de tomar decisões para o projeto que impactam a organização.
• Disponibilidade de recursos
  Correta A estrutura organizacional pode impactar o gerenciamento de projetos por meio da disponibilidade de recursos. Gerenciar um projeto é muito mais fácil quando o gerente de projetos sabe como ter acesso às pessoas, aos equipamentos e ao orçamento de que o projeto precisa.
• Fases do ciclo de vida do projeto

Sumário

Como espero que você tenha notado, a maneira como uma organização é estruturada pode ter um grande impacto sobre o planejamento e a execução do seu projeto. Entender tudo isso vai ajudá-lo a executar e gerenciar um projeto com muito mais eficiência.

A seguir, vou falar sobre a cultura organizacional, outro fator que afeta como você gerencia seu projeto.

O papel de um Escritório de Gerenciamento de Projetos

Leitura. Duração: 10 min

Você está aprendendo sobre diferentes tipos de estruturas organizacionais. Os gerentes de projeto têm funções-chave nas organizações clássica e de matriz. Dentro desses dois tipos de estruturas, às vezes há um grupo dedicado especificamente para programar o gerenciamento com a organização: o Escritório de Gerenciamento de Projetos. Nesta leitura, discutiremos o propósito e as funções de um Escritório de Gerenciamento de Projetos.

O que é um PMO?

Um Escritório de Gerenciamento de Projetos, ou PMO (na sigla em inglês), é um grupo dentro de uma organização que define, estabelece e ajuda a manter padrões e processos de gerenciamento de projetos ao longo dessa organização. Ele muitas vezes atua como um centro coordenado para todos os projetos da organização, ajudando-os a funcionar de forma mais suave e eficiente.

Os gerentes de projetos de uma organização podem operar dentro do próprio PMO ou dentro de outros departamentos. No Google, por exemplo, há gerentes de projeto que trabalham em um PMO focado na excelência operacional, mas há inúmeros gerentes de projetos e programas em outros departamentos em toda a organização também.

Quais são as funções de um PMO?

Os PMOs oferecem orientação e apoio aos gerentes de projetos de sua organização. Eles compartilham as melhores práticas, status do projeto e direção para todos os projetos da organização, enquanto muitas vezes assumem projetos estratégicos. As principais funções de um PMO incluem:

Planejamento estratégico e governança

Esta é a função mais importante de um PMO. Ele envolve a definição de critérios de projeto, a seleção de projetos de acordo com as metas de negócios da organização e, em seguida, o fornecimento de um case de negócios para esses projetos para a gestão.

Melhores práticas

Os PMOs ajudam a implementar as melhores práticas e processos dentro de sua organização. Eles também compartilham lições aprendidas com projetos bem-sucedidos anteriores. Eles ajudam a garantir a consistência entre os projetos de sua organização, fornecendo orientações sobre processos, ferramentas e métricas.

Cultura de projetos comuns

Os PMOs ajudam a definir práticas comuns de cultura de projetos, treinando os funcionários sobre abordagens ideais e melhores práticas. Isso ajuda a manter as práticas de gerenciamento de projetos consistentes e eficientes em toda a organização.

Gestão de recursos

Os PMOs são frequentemente responsáveis pela gestão e alocação de recursos – como pessoas e equipamentos – em projetos em toda a organização com base no orçamento, prioridades, cronogramas e muito mais. Eles também ajudam a definir os papéis e responsabilidades necessários em qualquer projeto. Os PMOs fornecem treinamento, mentoria e coaching para todos os funcionários, menos os gerentes de projetos em particular.

Criação de documentação de projetos, arquivos e ferramentas

Os PMOs investem e fornecem modelos, ferramentas e softwares para ajudar a gerenciar projetos. Eles também desempenham um papel importante na manutenção da história do projeto de sua organização. Uma vez que um projeto é encerrado, eles arquivam todos os documentos criados durante o projeto para referência futura e para

Principal conclusão

Para recapitular, os principais propósitos de um PMO incluem: planejamento estratégico e governança, implementação de melhores práticas de gerenciamento de projetos, estabelecimento de cultura comum de projetos, gerenciamento de recursos e criação de documentação de projetos, arquivos e ferramentas. Os PMOs apoiam suas organizações na gestão de um grande número de projetos e ajudam a manter todos os funcionários trabalhando na mesma direção em direção aos objetivos da organização.

Lan: trabalhando em um Escritório de Gerenciamento de Projetos

Video. Duração: 3 min

Oi, eu sou Lan. Sou diretor de gerenciamento de programas no Google. Um diretor de gerenciamento de programa tem uma equipe de gerentes de projeto para ajudar a executar e trazer produtos para nossos usuários. Trabalho na equipe de gerenciamento de projetos ou na equipe de PMO de um grupo chamado “Geo”. E na Geo trazemos produtos geoespaciais para nossos usuários. Coisas como o Google Maps e o Google Earth. E a equipe da qual faço parte realmente trabalha em todos os dados e imagens que alimentam todos esses produtos.

Um escritório de gerenciamento de projetos é uma equipe de gerentes de projeto. Somos um grupo que coordena todas as diferentes partes de um projeto em conjunto, incluindo pessoas que trabalham em nosso produto, engenheiros e muitas funções de negócios, e ajudamos a dar vida a todas essas ideias.

Minha função especificamente ao trabalhar em um PMO é garantir que estamos conectando todas as diferentes partes associadas aos projetos para garantir que todas estejam conectadas. Às vezes a gente descobre quando os projetos estão acontecendo, tem um pedaço aqui e um pedaço ali, e eles podem nem saber um do outro.

Uma das coisas mais importantes que os Gerentes de Projeto podem fazer é ter uma visão geral de tudo o que está acontecendo em um projeto.

Então, isso é muito da minha função, e o que trabalho com minha equipe é garantir que todas as peças que precisam se conectar realmente se conectem. Eu tive muitas funções diferentes dentro de muitos PMOs diferentes ao longo da minha carreira. Todo o caminho de pegar apenas uma parte de um projeto quando eu estava realmente no início da minha carreira, e depois expandir isso para um projeto completo de ponta a ponta, que era menor. E então construir minha carreira e depois levá-la para projetos realmente grandes e complexos. E em cada estágio destes eu amei cada parte disso. Então, mesmo quando eu tinha apenas uma parte de um projeto, pude me aprofundar muito em algumas dessas tecnologias e ter relacionamentos verdadeiramente profundos e significativos com as equipes com as quais tenho trabalhado. E isso nem sempre é possível quando você está trabalhando em um projeto muito grande que tem centenas de pessoas. Você não será capaz de desenvolver relacionamentos profundos nesse grande grupo. Por outro lado, quando se trabalha em um projeto grande e complexo, você consegue ver todas as engrenagens girando diferentes dentro de um grande ecossistema de coisas que estão acontecendo. Mas isso levou muito tempo para construir na minha carreira, mas a cada fase, percebi que estava aprendendo um pouco mais. E eu estava aprendendo a trabalhar de maneira um pouco mais ampla e a pensar um pouco mais diferente. Mas realmente, garantir como se continua a manter a execução e o rigor de um projeto para garantir que as ideias ganhem vida.

Um dos maiores benefícios que vejo em trabalhar em um PMO é que você pode compartilhar muitas práticas recomendadas com os outros.

Uma das desvantagens, acho que para o gerenciamento de projetos, é que normalmente não conseguimos trabalhar uns com os outros porque trabalhamos com muitas equipes de clientes e com outras disciplinas.

Mas um grande benefício de trabalhar em um PMO é que você pode se conectar com outros gerentes de projeto, onde pode compartilhar seus desafios e ver como outra pessoa passou por isso.

Ou você pode compartilhar modelos ou ferramentas que poderia levar tempo para desenvolver por conta própria, mas outra pessoa já tem à mão, então você pode emprestar ou simplesmente roubar a ferramenta para seu próprio uso. Mas a melhor parte é que você tem uma comunidade de pessoas que pensam da mesma maneira sobre os problemas de uma maneira muito metódica, muito orientada para a tarefa, muito orientada para a ação e para as metas, o que normalmente não é verdade se você está trabalhando em todas as outras disciplinas o tempo todo.

Teste seu conhecimento: Entendendo a estrutura organizacional

Quiz. 4 questões
Nota Final: 87,50%

2 - Entendendo o impacto da cultura organizacional

Introdução à cultura organizacional

Video. Duração: 6 min

Olá, de novo. Vamos começar com duas perguntas rápidas. O que você sabe sobre cultura, e como você define cultura? Quando ouço o termo cultura, as primeiras ideias que vêm à mente são coisas como idiomas, comida, roupas e tipos de vestido. É importante notar que há outras partes da cultura, talvez menos óbvias, mas tão impactantes quanto, como crenças, tradições e costumes. Quando aprendemos sobre a cultura de alguém, temos uma visão muito mais profunda e uma imagem mais completa em quem eles são e como transitam pelo mundo. O mesmo pode ser verdadeiro para organizações. A cultura de uma organização fornece contexto e atua como um guia para o que seu pessoal valoriza, como eles operam diariamente, como eles se relacionam uns com os outros, e o desempenho que se pode esperar deles. Há muitas maneiras de definir cultura organizacional. Algumas definições enfatizam o trabalho em equipe e a inovação, enquanto outros se concentram na atenção aos detalhes e realização. Monografias inteiras, workshops e conferências são dedicadas à definição e análise da cultura organizacional. Nós só temos alguns minutos aqui, então vou fazer o meu melhor para resumir.

Cultura organizacional

• É em parte os valores que os funcionários compartilham, bem como os valores da organização, missão, história, etc.
• Pode ser pensada como a personalidade da empresa. Entender a cultura de uma organização vai ajudá-lo a levar sua equipe de forma mais eficaz a alcançar o objetivo do projeto. Também impacta a forma como você planeja seu projeto. Você precisa estar familiarizado com a cultura de uma organização, para que possa minimizar o conflito e concluir o projeto com tanto apoio e harmonia quanto possível.

A missão e os valores de uma organização podem fornecer pistas sobre sua cultura. Se você puder demonstrar como o projeto apoia a missão da empresa ou como o projeto se alinha com os valores da empresa, vai ter mais apoio de executivos e partes interessadas para obter as aprovações e recursos que você precisa.

Preste atenção ao que os líderes na organização valorizam ao conduzir negócios. A equipe de gestão se importa com velocidade mais do que com perfeição? Como as pessoas dentro da organização tomam decisões? Elas examinam minuciosamente cada opção para cada decisão? Isso ajudará a informar quais valores são os mais importantes para elas e como você pode abordar sua tomada de decisão.

Se você já está preso em seu projeto e precisa de orientação sobre como tomar certa decisão, ou não tem certeza de como se comunicar com alguém da organização, rever a missão e os valores que podem ajudar a direcioná-lo para a forma certa de lidar com essa situação.

Aqui está um exemplo: se a empresa valoriza a estabilidade e o feedback do usuário, ela pode incentivar a expansão do cronograma do projeto para permitir testes e, então, tomar decisões baseadas nos resultados dos testes.

Aqui está outro exemplo:Se a empresa valoriza a inovação e o crescimento da receita, ela pode encorajar um cronograma mais curto para ter o produto mais rápido, e correr alguns riscos para experimentar novas ideias.

Como gerente de projeto, quando entender os diferentes tipos de valores, e o que priorizar, você terá uma ideia de como pode se preparar melhor para conversas dentro da organização.

Idealmente, você vai querer ter uma boa noção da cultura de uma empresa antes de iniciar a primeira fase do seu projeto.

Se você estiver sendo entrevistado para uma posição de gerenciamento de projetos, perguntar sobre a cultura é uma ótima maneira de obter mais informações sobre a empresa. Isso também mostra ao entrevistador que você tem conhecimento do impacto que a cultura pode ter em um projeto.

Questão

O que pode fornecer pistas para a cultura de uma organização? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Valores
  Correta A missão e os valores de uma organização fornecem pistas sobre sua cultura. A cultura orienta o que as pessoas de uma organização valorizam, como atuam, como se relacionam umas com as outras e como pode-se esperar que seja o desempenho delas.
  
• Despesas
• Missão
  Correta A missão e os valores de uma organização fornecem pistas sobre sua cultura. A cultura orienta o que as pessoas de uma organização valorizam, como atuam, como se relacionam umas com as outras e como pode-se esperar que seja o desempenho delas.
• Receita

Para ajudá-lo a ter uma noção melhor da cultura de uma organização, Considere as seguintes perguntas:

• Como as pessoas preferem se comunicar? É principalmente por meio de reuniões agendadas, por e-mail, pelo telefone?
• Como são tomadas decisões, votação majoritária ou aprovações de cima para baixo?
• Que tipos de rituais acontecem quando alguém novo vem ao escritório? Ele é levado para almoçar, dar uma volta pelo prédio ou apresentado à equipe?
• Como os projetos são normalmente executados? Eles preferem um estilo clássico, um estilo matriz ou algum outro estilo de gerenciamento de projetos?
• E, finalmente, que tipo de práticas, comportamentos e valores são refletidos pela pessoas na organização? Horas extras e trabalho de fim de semana são coisas esperadas? Existem eventos sociais aprovados pela empresa?

Descobrir o que a empresa valoriza vai lhe dizer muito sobre a cultura. E como lidar com a comunicação, gerenciar expectativas e identificar potenciais conflitos conforme você trabalha em seu projeto.

Quando começar a trabalhar em um projeto, estas são algumas formas de aproveitar a cultura da empresa que irão ajudá-lo a conseguir o máximo de sua equipe e garantir que seu projeto seja apoiado.

Como acabei de discutir, não deixe de fazer perguntas tais como:

Observar a cultura

• Faça perguntas - tente perguntar aos seus pares o que eles acham que está indo bem e o que eles mudariam. Seus pares podem ter a mesma opinião que você, se não você pode aprender algo novo que não descobriu no processo de entrevista. De qualquer forma, você estará em um lugar melhor para avaliar o risco, ajustar o seu projeto atual ou estar mais preparado para projetos no futuro.

• Também é uma boa ideia fazer observações - É importante entender como as coisas funcionam e o que as pessoas gostam e respeitam sobre a cultura da empresa. Ao trabalhar em diferentes localidades (geografias), também é importante estar ciente de costumes estabelecidos, como curvar-se, apertar as mãos ou cobrir a cabeça. Isso vai ajudá-lo a compreender e formar relações respeitosas.

• Por último, é importante entender seu impacto. - Esteja ciente de seu papel como agente de mudança. Um agente de mudança é alguém que ajuda a organização a se transformar, focando em melhorar a eficácia organizacional e o desenvolvimento.

Conclusão

Você e seu projeto provavelmente afetarão a organização de alguma forma. Às vezes, apenas a presença de um gerente de projeto cria mudanças no ambiente do escritório ou na dinâmica dos funcionários.

Se o seu projeto exigir grandes mudanças às quais a organização deve se adaptar, fique atento a quão extremas essas mudanças poderiam ser e busque feedback e aprovação prévia. A empresa pode não concordar com certos tipos de mudanças que não pareçam estar alinhadas com sua missão, visão ou cultura.

É importante reconhecer os limites ou limites de mudanças para implementar e entender o que seria o mais benéfico para o projeto e a empresa em geral.

Como você pode ver, a cultura organizacional tem uma forte influência sobre como as decisões são tomadas com relação ao projeto. A forma como uma organização é estruturada geralmente influencia o tipo de cultura que existe. Por isso, é importante considerar tanto a estrutura e a cultura ao planejar e realizar seu projeto.

A seguir, vamos falar sobre a forma como o seu projeto pode criar mudanças no local de trabalho e como envolver as partes interessadas e os funcionários na implementação de seu projeto.

Aprendendo sobre a cultura de uma organização

Leitura. Duração: 10 min

É importante aprender sobre a cultura da organização onde você trabalha ou quer trabalhar. Entender a cultura da empresa pode ajudá-lo a orientar sua equipe através de um projeto. Considere esta citação de Peter Drucker, um especialista em gerenciamento: "A cultura come estratégia no café da manhã". Drucker está insinuando que a cultura de uma empresa sempre influencia seu sucesso, independentemente de quão eficaz seja o modelo de negócio da empresa. A cultura organizacional é fundamental para a saúde de uma empresa, as pessoas que trabalham lá e os clientes que ela atende.

A importância da cultura organizacional

Identidade: A cultura de uma organização define sua identidade. Sua identidade descreve essencialmente a forma como a empresa conduz os negócios, tanto internamente quanto externamente. Os valores e a cultura organizacional de uma empresa andam lado a lado; seus valores fazem parte de sua identidade. Você quase pode pensar na cultura de uma organização como sua personalidade. Por isso, é importante aprender as declarações de valor e a missão (ou empresa-alvo) da sua empresa. As declarações de missão e valor ajudarão você a entender por que a empresa existe e lhe darão uma visão do que a empresa acredita e como ela se comportará.

Pessoas: Uma cultura organizacional forte e positiva ajuda a reter os melhores funcionários de uma empresa. Pessoas que se sentem valorizadas, engajadas e desafiadas são mais propensas a dar o seu melhor e querem lutar pelo sucesso. A cultura de uma organização pode ajudar a manter funcionários talentosos em uma empresa, e pode atrair grandes pessoas também! Por outro lado, uma cultura tóxica pode ter o efeito oposto. É importante encontrar uma organização com uma cultura que se encaixe na sua personalidade. Uma maneira de saber mais sobre a cultura de uma organização é conversar com as pessoas que trabalham lá. Você também pode observar os trajes, as expressões e o comportamento geral dos funcionários atuais.

Processos: A cultura organizacional pode ter impactos diretos nos processos de uma empresa e, em última instância, em sua produtividade. A cultura da organização é incutida em toda a empresa – desde seus funcionários até como seus funcionários fazem o trabalho deles. Por exemplo, uma empresa que valoriza o feedback e o envolvimento dos funcionários pode ter isso refletido em seus processos incluindo muitas oportunidades para os funcionários comentarem. Ao permitir que os funcionários sintam que suas vozes são ouvidas, esta empresa está aderindo à sua cultura.

Entendendo a cultura de uma organização

Como gerente de projetos, é importante entender a cultura da sua empresa, principalmente porque ela pode afetar os projetos em que você trabalha. Alguns aspectos da cultura de uma organização que estão diretamente relacionados a como os projetos são gerenciados são comunicação, tomada de decisão, rituais, estilos de gerenciamento anteriores e valores. Para saber mais sobre a cultura de uma empresa e como ela se aplica a você como gerente de projeto, você pode:

Fazer perguntas

Você pode aprender sobre a cultura de uma organização fazendo perguntas sobre gerenciamento e pares. Pode ser útil fazer essas perguntas na fase de entrevista para entender melhor a cultura da empresa antes de aceitar um cargo. Você pode querer fazer perguntas sobre:

Atmosfera

• Qual é o código de vestimenta da empresa?
• Como as pessoas normalmente compartilham crédito nesta empresa?
• A tomada de risco é encorajada? E o que acontece quando as pessoas falham?
• Como os gestores apoiam e motivam sua equipe?
• Como as pessoas nessa função interagem com clientes e usuários?
• Quando e como os membros da equipe dão feedback uns aos outros?
• Quais são algumas tradições no local de trabalho?
• Quais são algumas das maneiras pelas quais a empresa celebra o sucesso?

Políticas

• Quais são as políticas em torno de dias de doença e férias?
• A empresa permite flexibilidade dos funcionários (por exemplo, trabalhar de casa, horário de trabalho flexível)?
• Que políticas existem que apoiam os funcionários que compartilham sua identidade no local de trabalho?

Processos

• Qual é o processo de integração da empresa?
• Como os funcionários medem o impacto de seu trabalho?

Valores

• Quais são as declarações de missão e valor da empresa?
• Como a pessoa nessa função pode contribuir para a missão da organização?
• Como a organização apoia o desenvolvimento profissional e o crescimento da carreira?

Ouça as histórias das pessoas

• Ouvir o que os atuais funcionários têm a dizer e como eles retratam a empresa lhe dará uma ótima ideia.
• Quais foram as experiências dos funcionários com projetos semelhantes no passado?
• O que eles podem dizer sobre as principais partes interessadas e clientes?

Observe os rituais da empresa

Rituais podem ser poderosos impulsionadores da cultura. Eles envolvem as pessoas e ajudam a incutir um senso de propósito e experiência compartilhados.

• Como são celebrados aniversários e feriados?
• Os funcionários geralmente almoçam ao mesmo tempo e no mesmo lugar?
• Observe as interações dos funcionários: observar como os funcionários interagem pode ajudá-lo a adaptar seu estilo de interação à norma da empresa.
• As interações dos funcionários são mais formais ou informais?
• As ideias são solicitadas aos funcionários em diferentes funções?

Entenda seu impacto

Como gerente de projeto, você se torna um agente de mudança. Lembre-se: um agente de mudança é uma pessoa de dentro de uma organização que ajuda a organização a se transformar, focando em melhorar a eficácia organizacional e o desenvolvimento. Quando você começar em uma nova função, sente-se com a gerência para entender melhor o que é esperado de você e como você pode aproveitar ao máximo a oportunidade.

Afie suas habilidades de comunicação

As habilidades de comunicação interpessoal são uma parte importante da gerenciamento de projetos. A forma como uma empresa se comunica está diretamente ligada à sua cultura organizacional. Você provavelmente terá interações com vários departamentos e níveis de gestão durante a execução de projetos. Para se comunicar efetivamente, você precisará entender como transitar pelos diferentes canais da sua empresa. Faça perguntas sobre práticas de comunicação quando você iniciar em uma nova função, como: É costume assinar e-mails em nome da equipe e não de você individualmente? As apresentações devem incluir membros da equipe ou ser apresentadas exclusivamente pelo gerente de projeto? Isso pode ajudá-lo a ter certeza de que você está aderindo às expectativas.

Abordar projetos de forma diferente de como projetos semelhantes foram gerenciados no passado pode ser recebido com alguma resistência. Embora alguns projetos possam exigir que você quebre o status quo, ao mostrar uma apreciação da cultura de sua organização, você pode ajudar os membros da sua equipe a aceitar quaisquer melhorias que você esteja implementando.

Principal conclusão

A cultura organizacional é importante porque tem um impacto direto em você como gerente de projeto, e aprender a lidar com a cultura organizacional lhe dá uma grande vantagem ao executar projetos. Ser capaz de lidar com interações departamentais, comunicar-se efetivamente e planejar seu projeto de acordo com a cultura da organização ajudará a prepará-lo para o sucesso em sua carreira de gerenciamento de projetos.

Teste seu conhecimento: entendendo o impacto da cultura organizacional

Practice Quiz. 4 questões. Duração: 8 min

Amar: gerenciamento de projetos na vida e na organização

Video. Duração: 2 min

Sou gerente de programa de engenharia sênior no Google Shopping. No dia a dia, estou à frente de programas que abrangem vários produtos no Google. Do jeito que eu encaro o gerenciamento de programas, é mais do tipo, a vida é gerenciamento de programas.

Tudo na vida é um programa; ter filhos, construir uma casa, comprar carro. Tudo o que fazemos tem um começo e um fim. O que vemos em tudo e em qualquer coisa que fazemos, há uma tremenda quantidade de atrito no sistema. Na tomada de decisões, no orçamento, tudo na vida.

Isso se aplica igualmente ao gerenciamento de programas de software, ou mesmo se você estiver no setor de construção. Se você vir desde o início do projeto de construção, até realmente receber as propostas e todas as coisas.

• Há uma tremenda quantidade de caos do ponto de vista disso, sabe, as pessoas certas estão conectadas?

• As pessoas certas para se tomar decisões estão na reunião?

• Existe o número certo de aprovações que precisamos em tempo hábil?

Há muitas dessas coisas que eu testemunhei durante minha carreira e nas empresas anteriores, inclusive no Google, que não eram eficientes e estavam realmente adicionando um risco enorme ou expondo o risco no final do ciclo de desenvolvimento.

Isso é o que eu via como um mundo caótico. Eu realmente sentia que, na verdade, eu realmente posso ajudar a resolver um pouco desse caos. No dia a dia, trabalho para trazer ordem ao caos.

Há um mundo caótico lá fora no desenvolvimento de programas de software, então nós, como gerentes de programas, nos certificamos de reunir tudo isso.

Quando comecei minha jornada de gerenciamento de programas, uma das principais coisas, o que eu estava procurando, (e graças aos mentores, agradeço muito pelos mentores) uma das coisas que me ensinaram, sabe o quê foi?

“Amar, quando você vier trabalhar todos os dias, pergunte quais são os três principais desafios que você quer resolver hoje.”

Até hoje eu sigo... sempre sigo... pense quais são as três principais coisas que eu quero resolver hoje. Aquelas grandes, impactantes, assim como eu também olho e também ajudo minha equipe a entender semanalmente o que representa o sucesso. Todas as segundas-feiras de manhã, tenho uma reunião com o pessoal de estratégia. Discussões muito estratégicas sobre como será o sucesso nesta semana. Como definiríamos que a semana foi bem-sucedida? É assim que começo minha semana. Isso faz milagres na entrega do programa e em geral na vida. Eu amo esses aspectos.

Estudo de caso: equilibrando a cultura da empresa e os objetivos estratégicos

Leitura. Duração: 10 min

Como você aprendeu, a cultura organizacional refere-se aos valores que os funcionários compartilham e aos valores, missão, história e muito mais de uma organização.

Em outras palavras, a cultura organizacional pode ser considerada como a personalidade de uma empresa. A cultura organizacional de uma empresa pode ajudar a impulsionar seu sucesso interno e externo. Quando a cultura de uma empresa está alinhada com sua estratégia corporativa e metas, o nível em que ela pode desempenhar é impressionante. Ao pesquisar uma empresa para um possível novo emprego, entender a cultura da empresa pode ajudá-lo a decidir se é um bom ajuste para você e suas prioridades. Além disso, entender a cultura de uma empresa como gerente de projetos pode ajudá-lo a fazer escolhas conscientes sobre quando você quer que suas ações e decisões se encaixem dentro da cultura ou quando você pode optar por jogar intencionalmente contra a cultura para efetivar mudanças ou criar melhorias. Vamos explorar um exemplo de uma cultura organizacional positiva e como um gerente de projeto se encaixa nessa cultura.

A cultura Família Java

A cafeteria Family Java tem mais de 2.000 lojas em todo o mundo. A cultura da Família Java está intimamente ligada à sua estratégia e capacidade – isso é o que eles sentem que os diferencia de outras cafeterias. A empresa investiu em uma abordagem orientada por relacionamentos, primeiros os funcionários. Sua cultura estabelece que os colaboradores são o que torna a empresa única. Isso ajuda a promover um ambiente acolhedor, confortável e calmo tanto para funcionários quanto para clientes. Como a cultura organizacional da Família Java tem cultivado funcionários que realmente se preocupam com a empresa e seus empregos, esses funcionários criam o mesmo ambiente para seus clientes desfrutarem.

A missão e os valores da Família Java falam diretamente dessa abordagem:

Missão

• Proporcionar um ambiente acolhedor onde nossos funcionários se tornam nossa família e nossos convidados se tornam nossos amigos

Valores

• Criar um lugar onde todos sejam bem-vindos
• Sempre dar o nosso melhor e nos responsabilizar pelos resultados
• Tratar os outros com respeito e bondade

A Família Java tem trabalhado duro para poder criar a estrutura para colocar sua missão e valores em prática diariamente. Eles praticam esses valores, ao mesmo tempo em que alcançam novos níveis de vendas e crescimento. Por exemplo, a Família Java acredita em expressar o valor de seus funcionários em primeiro lugar, gastando mais em saúde dos funcionários do que em grãos de café! Cada colaborador é crucial para o sucesso da empresa e sua capacidade de cumprir sua missão e aderir aos seus valores. Por sua vez, a empresa faz com que seus colaboradores se sintam valorizados oferecendo treinamento substancial, bolsas de estudo, assistência com creche e crescimento dentro da empresa.

A Família Java é capaz de capitalizar o elo crítico entre cultura e objetivos estratégicos para alcançar o desempenho ideal. Ao avaliar sua cultura organizacional, a empresa foca em seus atributos positivos e se adapta ao que funciona e tem se mostrado benéfico. Ao aproveitar o tempo para aperfeiçoar o que a empresa faz bem, a Família Java criou uma cultura que afasta a negatividade, capacita os colaboradores a fazerem o seu melhor e se alinha com seus objetivos estratégicos.

A relação de um gerente de projeto com a cultura organizacional

Aprendendo os valores da empresa

Avi estava animado para começar na sua função como gerente de projeto na Família Java. Ele havia feito perguntas sobre a cultura da organização durante sua entrevista de emprego e foi informado sobre a abordagem de priorização de pessoas da empresa. A empresa anterior da Avi priorizou a rentabilidade em relação ao trabalho em equipe e mentoria. Embora sua empresa anterior fosse muito bem sucedida, foi difícil para Avi se envolver significativamente em seu trabalho porque a cultura estava muito focada em resultados financeiros e não na satisfação do trabalho de seus funcionários. Avi sentiu que a abordagem da Família Java estava melhor alinhada com seus próprios valores.

Esclarecendo as expectativas da empresa

O gerente de Avi na Família Java disse que sua função envolveria uma ênfase substancial na construção da equipe e em mantê-la a motivada. Quando começou, Avi pediu ao seu gestor que esclarecesse o tempo de investimento esperado pela empresa para atingir as metas de formação de equipe e motivá-la. Ele também pediu sugestões e orientações com base no que havia sido feito na empresa no passado. Se Avi tivesse feito suposições incorretas sobre a cultura da empresa e tentado gerenciar projetos com a cultura de sua empresa anterior em mente, ele poderia ter enfatizado a velocidade sobre a colaboração e a comunicação. Avi agora sabia que precisaria equilibrar cuidadosamente as expectativas relacionadas à cultura da Família Java com a carga de trabalho do projeto, a fim de cumprir os cronogramas do projeto e alcançar o resultado desejado.

Aplicando cultura organizacional a um projeto

Antes de iniciar seu primeiro projeto, Avi planejou um almoço em equipe para conhecer todos na Família Java. Em seguida, ele marcou reuniões individuais com cada um de seus membros da equipe para aprender mais sobre seu estilo de trabalho e objetivos profissionais. Ele também perguntou como poderia ajudar a apoiar e remover quaisquer barreiras para eles. Um dos membros da equipe de Avi, Miguel, disse que precisava começar seu dia de trabalho mais cedo porque pegava seus filhos na escola às 3:00. Depois de ouvir isso, Avi evitou agendar reuniões da equipe no final da tarde. Outra membro da equipe, Elisa, disse a Avi que preferia conversas cara a cara do que por e-mail, já que sentia que se comunicava melhor verbalmente. Quando Avi precisou discutir algo com Elisa, ele se certificou de conversar com ela pessoalmente o máximo possível. Avi continuou a verificar todos os membros de sua equipe regularmente à medida que o projeto progredia. Ele também agendou "cafezinhos" semanais com sua equipe, já que soube que isso era tradição da empresa. Os esforços de Avi para alinhar seu estilo de gerenciamento de projetos à cultura organizacional da Família Java foram notados por executivos e partes interessadas, e ele recebeu muito apoio para obter os recursos necessários.

Principal conclusão

A cultura de cada organização que você encontrar será diferente e pode mudar com o tempo. Assim como a Avi, vale a pena o seu tempo como gerente de projetos para aprender sobre a cultura da sua empresa, pois ela se relaciona diretamente com o sucesso de seus projetos.

Explorar: cultura organizacional

Plugin. Duração: 10 min

Associar os aspectos da cultura organizacional que se relacionam ao gerenciamento de projetos Neste exercício, convidamos você a explorar um infográfico e aprender como um gerente de projeto pode incorporar a cultura da empresa no trabalho.

Compreender a cultura organizacional

Selecione cada um dos círculos do infográfico para aprender como a cultura empresarial do dia a dia de uma organização pode impactar o gerenciamento de projetos.

1 - Missão e valores da organização

No início do turno, um barista pede a outro dicas sobre como cuidar de um periquito novo. Como a Family Java tem uma abordagem que prioriza as pessoas, os funcionários são incentivados a compartilhar o entusiasmo que têm por interesses externos.

2 - Missão e valores da organização

Um funcionário pergunta a um cliente sobre os broches na jaqueta dele. A abordagem da empresa que prioriza as pessoas se estende aos clientes, fazendo com que eles se sintam parte de uma comunidade local.

3 - Expectativas da organização

Este funcionário está usando uma ferramenta nova para anotar os pedidos dos clientes. O app demorou para ser desenvolvido, mas torna a entrada de pedidos muito mais fácil e elimina erros. Um chai latte grande com leite de aveia chegando!

4 - Cultura da organização

Avi se junta à equipe para as “conversas na hora do café” semanais. É a melhor maneira para ele entender o trabalho do dia a dia. A gerência ficou impressionada com a colaboração da equipe e começou a fornecer almoço para a ocasião.

5 - Cultura da organização

Avi está trabalhando em uma atualização do app de pedidos, então, ele agendou reuniões individuais com cada barista. Esta funcionária prefere conversas presenciais em vez de videochamadas, então, ela e Avi estão conversando na sala de descanso.

Seu tour pela Family Java mostra o impacto que a cultura de uma empresa pode ter nas operações diárias. Quando as organizações têm uma cultura positiva e inclusiva, é possível minimizar conflitos e concluir projetos com o apoio e a participação necessários.

3 - Compreender a gestão de mudanças

Introdução à gestão de mudanças (Changemanagement)

Video. Duração: 6 min

Vamos falar sobre gestão de mudanças (Changemanagement). Às vezes, a entrega de um projeto é uma nova ferramenta ou novo processo que deve ser adotado pela organização. Você acabou de aprender que entender a estrutura e a cultura da organização irá ajudá-lo a planejar e gerenciar seu projeto. Também o ajudará a implementar mudanças de seu projeto para uma organização.

Na gerenciamento de projetos, o processo de entrega do seu projeto concluído e fazer com que as pessoas o adotem é chamado de gestão de mudanças.

Compreender o gerenciamento de mudanças pode garantir que um projeto seja concluído com sucesso e que a organização aceite e adote as recomendações do projeto.

Por exemplo: se você estiver lançando um novo sistema de controle de horário para funcionários, o projeto não terá sucesso se os funcionários não adotarem o novo sistema. Quando você entende a gestão de mudanças e sua função no processo, pode garantir uma boa implantação de mudanças e uma adoção mais fácil. A adoção é muitas vezes o primeiro passo para seu projeto ter o impacto desejado assim que começar a funcionar.

Como um novo gerente de projeto, você pode não ser responsável pelo planejar todo o gerenciamento de mudanças necessário para o seu projeto. Mas independentemente disso, você pode ajudar no sucesso do projeto entendendo sua função no processo e como sua organização pode reagir a essa mudança. É importante reconhecer que são as pessoas em uma organização que são diretamente afetadas por quaisquer mudanças no local de trabalho.

Implementar um novo projeto pode significar:

• mudanças nos processos,
• orçamentos,
• cronogramas,
• funções e
• responsabilidades dos funcionários.

Até mudanças estéticas, como construção de uma nova ala, reforma do saguão ou mudança para um novo logotipo da empresa, significa que os funcionários terão que se ajustar a algo novo e diferente. Algo tão simples quanto adicionar um novo logotipo pode levar a uma grande dor de cabeça para os funcionários, que terão que trocar todos os papéis timbrados antigos e garantir que todos no escritório estejam usando o novo logotipo corretamente. Quando você considera o sucesso do seu projeto, é importante ter em mente as mudanças que as pessoas precisarão implementar como resultado. Pensar nessas mudanças irá prepará-lo para o sucesso na hora de ter o projeto aceito e adotado. Existem muitos modelos e estratégias de gestão de mudanças e uma pesquisa rápida na Internet irá fornecer mais explicações e exemplos do que você provavelmente precisará. Embora tenhamos leituras adicionais sobre a gestão de mudanças a seguir, sinta-se à vontade para ler qualquer artigo sobre o assunto de empresas respeitadas de gerenciamento de projetos para continuar aprendendo.

Questão

O que é gestão de mudanças?

• O método de criar um ambiente descontraído para que a equipe possa trabalhar com menos urgência
• O processo de entrega de um projeto concluído e fazer com que as pessoas o adotem
  Correta Gestão de mudanças é o processo de entregar um projeto concluído e fazer com que as pessoas o adotem. Quando os gerentes de projeto entendem a gestão de mudanças e seu papel no processo, isso ajuda a garantir um lançamento suave e uma adoção mais fácil.
• Os passos para reforçar um sistema existente e manter a equipe alinhada com ele
• O método de comunicar os resultados do projeto à liderança de uma organização

Embora existam muitos modelos diferentes, todos eles compartilham os mesmos conceitos gerais.

A gestão de mudanças no gerenciamento de projetos é centrado em três conceitos básicos e práticas recomendadas:

Conceito central

• O primeiro conceito central (Core Concepts) é criar um senso de propriedade e urgência em torno do projeto.
  Propriedade - significa fazer com que os outros se sintam capacitados a assumir a responsabilidade pela conclusão bem-sucedida de suas tarefas.
  Urgência - significa fazer com que eles entendam que o projeto é importante e identificar quais ações precisam ser tomadas para levar o projeto adiante.

Quando os membros da equipe têm uma sensação de propriedade e urgência em torno de um projeto, aumenta o interesse, a motivação e o envolvimento com o resultado do projeto.

• Outro conceito central é descobrir a combinação certa de habilidades e personalidades, ao selecionar as pessoas que trabalharão em sua equipe.
  Encontre pessoas cujo conhecimento e habilidades se complementam. Se sua equipe for selecionada para você, veja se consegue escolher quem recebe quais tarefas. Se isso não for possível, então é extremamente importante que você encontre maneiras de se conectar com sua equipe. Isso os deixará entusiasmados com o projeto e eles poderão ser defensores da mudança quando necessário.

Uma maneira eficaz de motivar sua equipe é comunicar claramente a sua visão e abordagem para o projeto. Depois, você pode compartilhar como vê todos trabalhando juntos como uma equipe para que isso aconteça.

Comunicar essa ideia com clareza permite que outros compartilhem sua visão e assumam a responsabilidade de trazê-la à vida.

• O conceito central final é comunicação eficaz.
  E não consigo enfatizar o suficiente: a comunicação é a chave.

Ter uma comunicação eficaz com sua equipe significa ser transparente e direto com seus planos e ideias e disponibilizar informações.

Certifique-se de manter sua equipe, e o restante da organização, atualizada sobre o seu progresso. Isso permitirá que todos sintam que estão incluídos e fazem parte do projeto. Assim que seu projeto for concluído, você poderá enfrentar alguma resistência ou alguns obstáculos.

Lembre-se, a mudança não acontece da noite para o dia, então não desista ainda. Se receber alguma oposição, você pode mudar o processo ajudando as pessoas a se ajustarem, recompensando seus esforços e lembrando-os do valor geral que o projeto está fornecendo a longo prazo.

Compreender o processo de mudança pode ajudá-lo a determinar como pode fomentar uma resposta bem-sucedida ao seu projeto. Por exemplo: compreender a importância da comunicação irá ajudá-lo a ter em mente a comunicação clara dos planos de projeto para sua equipe, bem como da comunicação do impacto esperado do projeto para o restante da organização.

Lembra-se de ter aprendido sobre o gerenciamento de projetos Agile? Por ser uma metodologia conhecida que você provavelmente usará em algum momento, queria destacar que muitos dos princípios do gerenciamento de projetos Agile alinhe-se com o gestão de mudanças bem-sucedido.

Como uma abordagem de equipe Agile pode mudar o gerenciamento, você pergunta? Ser receptivo a mudanças é um valor central nas equipes Agile. Você frequentemente descobrirá que eles estão em um estado de evolução ou estão constantemente se adaptando a mudanças.

Se isso parece muito para se lembrar, sem estresse. Continuaremos aprendendo mais sobre esses conceitos ao longo do curso. Apenas saiba, como gerente de projeto, que você pode implementar abordagens eficazes de gestão de mudanças em todas as suas interações. No próximo vídeo, discutiremos as diferenças entre gerenciar e participar do processo.

O papel de um gerente de projeto na gestão de mudanças

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, você está aprendendo sobre como apoiar o processo de gestão de mudanças para o seu projeto. Para revisar, a gestão de mudanças é o processo de entregar seu projeto completo e fazer com que outras pessoas da organização o adotem. Nesta leitura, discutiremos estratégias para abordar a gestão de mudanças como gerente de projeto.

Estratégias para abordar a gestão de mudanças como gerente de projeto

O sucesso do seu projeto depende da adoção e aceitação do seu projeto – seja o lançamento de uma nova ferramenta externa ou um processo que mudará as operações em uma instalação de produção. Em ambos os casos, o maior impacto da mudança será nas pessoas que usam e interagem com o produto ou processo que está mudando.

Por exemplo: Se a interface de usuário do seu site mudar, o principal impacto dessa mudança afeta o usuário. O usuário deve saber como o site foi reorganizado e se adaptar à nova maneira de navegar nele. Se parte da atualização de interface do site incluir um novo logotipo da marca, o principal impacto dessa mudança impacta os funcionários da sua organização. Eles devem estar cientes do novo logotipo e medidas devem ser tomadas para garantir que todas as comunicações da empresa incluam o novo logotipo, não o antigo.

Você pode ajudar a garantir o sucesso do seu projeto, abraçando as mudanças à medida que elas acontecerem e convencendo o público mais amplo, seja o usuário final ou membros da organização, a abraçarem as mudanças também. Ao implementar uma abordagem cuidadosa para a gestão de mudanças, você pode abordar problemas que podem ocorrer nas fases posteriores do seu projeto.

Integrando gerenciamento de projetos e gestão de mudanças

A gestão de mudanças é um grande empreendimento e um projeto em si mesmo. Quando se trata de gestão de mudanças, você pode nem sempre ser responsável por liderar e planejar todo o processo de ponta a ponta. Haverá momentos em que seu gerente, um membro da equipe ou outro líder sênior pode ser responsável por assumir essa transição e implementar com sucesso as mudanças. No entanto, só porque não é o único diretamente liderando a mudança, ainda existem maneiras pelas quais você pode apoiar e participar da adoção bem-sucedida do seu projeto.

Como gerente de projeto, você pode pensar na gestão de mudanças como necessária para o resultado bem-sucedido do seu projeto. Tanto a gestão de mudanças quanto o gerenciamento de projetos visam aumentar a probabilidade de sucesso do projeto. Eles também incorporam ferramentas e processos para atingir esse objetivo. A maneira mais eficaz de alcançar um objetivo de projeto é integrar o gerenciamento de projetos e a gestão de mudanças, e é sua responsabilidade como gerente de projeto fazer isso.

Quando você está pensando em gestão de mudanças no que se refere ao seu projeto, comece fazendo a si mesmo as seguintes perguntas:

• Como a organização reagirá à mudança?
• Quais influenciadores podem afetar a mudança?
• Quais são os melhores meios de comunicação?
• Quais práticas de gestão de mudanças levarão à implementação bem-sucedida do meu projeto?

As respostas a essas perguntas ajudarão você a se preparar para uma variedade de cenários possíveis e permitir que você crie soluções para apoiar efetivamente a adoção de seu projeto.

Vejamos algumas práticas recomendadas para abordar a gestão de mudanças em seus projetos:

Seja proativo. O planejamento proativo e inclusivo de gestão de mudanças pode ajudar a manter quaisquer partes interessadas potencialmente impactadas cientes das próximas mudanças.

• Incorpore a gestão de mudanças nas etapas de gerenciamento de projetos.
  Por exemplo: você pode agendar um tempo durante as reuniões da equipe ou criar um documento de feedback para garantir que os membros da sua equipe saibam que há um lugar para expressar sugestões e preocupações.

• Você também pode planejar passos para o encerramento do projeto para apresentar a entrega às partes interessadas na forma de demonstrações, fóruns de perguntas e respostas ou vídeos de marketing. Você pode fatorar todas essas decisões em seu plano para que quaisquer mudanças potenciais sejam menos propensas a impactar sua linha do tempo. Se essas etapas não tiverem sido incorporadas ao seu plano, você pode aumentar e enfatizar a importância de um plano de gestão de mudanças para as partes interessadas.

Comunique sobre as próximas mudanças. A comunicação deve ocorrer regularmente entre as partes interessadas impactadas, a equipe de gestão de mudanças e a equipe do projeto. Verifique e se comunique durante todo o projeto sobre como as mudanças fornecerão uma melhor experiência para os usuários finais das entregas do projeto. Dessa forma, você apoia o processo fornecendo a todos as informações de que precisam para se sentirem preparados para se adaptar às mudanças quando o projeto estiver pronto para ser lançado.

Siga um processo consistente. Seguir um processo claro de gestão de mudanças ajuda a manter a consistência cada vez que há uma mudança. O processo de gestão de mudanças deve ser estabelecido e documentado no início do seu projeto para orientar como ele lidará com mudanças. Sua organização também pode ter um plano abrangente de gestão de mudanças que pode ser adotado para o seu projeto. Isso pode incluir quando a promoção da mudança deve acontecer, quando deve ocorrer treinamentos, quando o lançamento ou liberação ocorrerá, e etapas correspondentes para cada fase do processo.

Pratique empatia. As mudanças são inevitáveis, mas costumamos ser resistentes a elas. Ao ser empático com os desafios e a ansiedade que a mudança pode gerar, você pode apoiar o processo de forma sutil.

Use ferramentas. Incorporar ferramentas para ajudar na adoção de uma mudança pode ser muito útil. Aqui estão alguns exemplos que você pode usar no seu próximo projeto:

• Mecanismos de feedback, como pesquisas, podem captar informações de partes interessadas.
• Fluxogramas (opens in a new tab) podem visualizar o processo de desenvolvimento do projeto. Uma boa ferramenta é o Lucidchart.
• Mapeamento da cultura (opens in a new tab) pode ilustrar a cultura da empresa e como os valores, normas e comportamento dos funcionários da empresa podem ser afetados pela mudança.

Como gerente de projeto, você é responsável pela entrega bem-sucedida de projetos. À medida que aprimorar o conjunto de habilidades que adquire ao longo deste programa, você verá que a gestão de mudanças é essencial para o sucesso de seus projetos.

Para saber mais sobre como participar do processo de gestão de mudanças, confira os seguintes recursos:

• Gestão de mudanças no nível de projeto (opens in a new tab)
• 5 passos para uma adoção bem-sucedida pelo usuário final (opens in a new tab)
• Estrutura de gestão de mudanças (opens in a new tab)

Caso não tenha uma conta do Google, faça o download direto do modelo no anexo abaixo.

Participando da gestão de mudanças

Video. Duração: 5 min

Falamos sobre o processo de gestão de mudanças. A gestão de mudanças é realmente um enorme empreendimento e um projeto em si. Como mencionado, nem sempre você é responsável por liderar e planejar todo o processo de gestão de mudanças de ponta a ponta. Em vez disso, você pode pedir a um membro da a equipe do projeto, seu gerente ou outro líder sênior, para ajudar a assumir essa transição. Se você estiver participando da gestão de mudanças, então outra pessoa é responsável por implementar com êxito as alterações. Digamos que você acabou de concluir o projeto de criar o novo sistema de check-in. O projeto está agora no ponto onde ele precisa ser instalado e adotado pela organização, mas você não tem autoridade formal ou influência para colocar essa mudança em ação. Sua função como gerente de projeto, então, não inclui fazer com que os funcionários usem o novo sistema, esse é o trabalho de outra pessoa. Mas só porque não é você que está pedindo diretamente, ou liderando a mudança, ainda há maneiras pelas quais você pode e deve participar. E é disso que trata esta seção, do processo de entrega do projeto e das maneiras pelas quais você, como o gerente de projeto que criou o novo sistema, pode se manter envolvido.

Ser empático com os desafios da gestão de mudanças pode ajudá-lo a apoiar o processo de maneiras sutis.

Nesse caso, participar da gestão de mudanças pode significar se comunicar com funcionários em todo o projeto sobre como o sistema proporciona uma experiência melhor para seus clientes. Você apoia o processo fornecendo aos funcionários informações para que eles se sintam preparados para se ajustar às mudanças assim que o sistema estiver pronto para ser iniciado. Como a participação na gestão de mudanças é uma grande parte de ser um gerente de projeto bem-sucedido, quero mostrar alguns exemplos para que você possa ver como isso pode acontecer em diferentes tipos de organizações. Você verá como combinar seu conhecimento de estrutura e cultura organizacionais para tomar decisões sobre planejamento para o processo de gestão de mudanças. Vamos explorar o mesmo projeto de check-in de farmácia em duas estruturas organizacionais diferentes e com diferentes culturas de equipe para entender como essas ideias são aplicadas. Digamos que a cadeia de farmácias seja uma estrutura organizacional clássica e tenha uma cultura corporativa informal. O projeto final requer uma mudança de nome do antigo sistema de check-in chamado “Speedy Care” para o novo sistema chamado “Check-in rápido". Implementar essa mudança é um exemplo de gestão de mudanças. Como gerente de projeto, você precisa participar do processo de gestão de mudanças comunicando as necessidades do projeto através dos canais apropriados. Nesse caso, o diretor executivo ou CEO envia um e-mail para a direção, ou seja, todos no nível principal de gestores em uma organização. O CEO informa a eles que o nome deve ser alterado e para pede que eles informem suas equipes para que implementem a mudança de nome. Já que esta é uma estrutura clássica dentro de uma organização hierárquica, os orçamentos são gerenciados separadamente, e o departamento de marketing precisa solicitar um extra de USD 10.000 para alterar todos os pôsteres impressos para as lojas.

Essa solicitação volta para o Diretor Financeiro ou CFO. Pode haver outros ajustes de custo e mudanças de processo que precisem acontecer em toda a organização para garantir uma alteração bem-sucedida do nome do sistema. Nesse caso, talvez seja necessário ter várias reuniões com outras pessoas para ajudá-los a entender o que está mudando e por quê. Agora, suponha que a cadeia de farmácias seja uma estrutura organizacional em matriz e tenha uma cultura corporativa formal. Como fica a gestão de mudança nesse cenário? Bem, você pode se encontrar com representantes de marketing e tecnologia para explicar o impacto geral no orçamento para todas as mudanças necessárias. Com a cultura formal, você pode escrever um documento que descreva todo o orçamento, cronograma e treinamento afetado pela mudança de nome. Então você pode divulgar esse documento para obter feedback e alinhamento de todas as partes interessadas e compartilhar esse feedback com a CEO para que ela possa entender o escopo completo da mudança de nome.

O feedback e o alinhamento das partes interessadas dirão à CEO como foi o processo de gestão de mudanças. Todos concordaram com as implicações? O feedback foi positivo, ou houve resistência? Então, quando a CEO precisar comunicar a alteração de nome a toda a organização, ela pode pedir para alguém de sua equipe escrever um memorando formal descrevendo por que a mudança de nome precisa acontecer e compartilhar com toda a equipe dela.

Lembre-se de que esses são apenas exemplos e que a estrutura, a cultura de equipe e os processos de gestão de mudança de cada empresa vão ser diferentes Mas entender essa estrutura pode ajudá-lo considerar como participar efetivamente e apoiar a gestão de mudanças.

Esse entendimento pode permitir que você se faça perguntas que informarão a gestão de mudanças, Por exemplo:

• Como a organização reagirá à mudança?
• Quais influenciadores podem afetar a mudança?
• Quais são os melhores meios de comunicação?
• Quais práticas de gestão de mudanças levará à implementação bem-sucedida do meu projeto?

E assim por diante. As respostas para essas perguntas o ajudarão a se preparar para uma variedade de cenários possíveis e criar soluções para efetivamente apoiar a adoção do seu projeto. Elas também ajudarão você a lidar com possíveis desafios ao longo do caminho e conduzirão seu projeto por meio de um processo de gestão de mudanças bem-sucedido. Eu sei que isso é muito, mas você está fazendo um ótimo trabalho. Continuaremos a falar sobre esses conceitos ao longo do curso. Portanto, não se preocupe se ainda estiver processando todas essas novas informações.

Governança corporativa e de projetos

Leitura. Duração: 10 min

A Governança nos negócios é a estrutura de gestão na qual as decisões são tomadas e a responsabilização e a responsabilidade são determinadas. Em termos simples, governança é entender quem está no comando. Nesta leitura, discutiremos governança corporativa e governança de projetos. É importante saber como a governança corporativa e de projetos estão relacionadas, pois você pode ter que falar sobre governança em uma entrevista. Além disso, você precisará entender como seu projeto se relaciona com a estrutura de governança da organização.

Governança corporativa

Cada organização é regida por seu próprio conjunto de normas e práticas que orientam e controlam suas ações. Esses padrões e práticas são chamados de governança corporativa e influenciarão seus projetos. A governança corporativa é a estrutura pela qual uma organização atinge suas metas e objetivos. A governança corporativa também é uma forma de equilibrar as exigências das diversas entidades corporativas, como partes interessadas, gestão e clientes. A governança corporativa afeta cada parte de uma organização, incluindo planos de ação, controles internos e externos e medições de desempenho.

Governança e gestão de mudanças andam lado a lado. Pense nos vídeos anteriores sobre gestão de mudanças. Para implementar com sucesso a gestão de mudanças, é essencial que você entenda a estrutura e a cultura da organização. A governança eficaz na gestão de mudanças fornece funções e responsabilidades claramente definidas durante a mudança. Isso permite que as pessoas dentro da organização tenham uma compreensão precisa de quem toma decisões e da relação entre aqueles que gerenciam e participam do processo de gestão de mudanças.

Outro exemplo de governança dentro de uma organização é a criação e o uso de comitês diretivos. Os comitês diretivos decidem sobre as prioridades de uma organização e gerenciam o curso geral de suas operações. O comitê diretivo atua essencialmente como um conselho consultivo ou conselho para ajudar o gerente de projeto e a empresa a tomar e aprovar decisões estratégicas que afetam tanto a empresa quanto o projeto.

Governança do projeto

Como gerente de projeto, você será responsável pela governança do projeto. A governança do projeto é a estrutura de como as decisões do projeto são tomadas. A governança do projeto ajuda a manter os projetos funcionando sem problemas, dentro do prazo e dentro do orçamento. A governança do projeto envolve todos os elementos-chave que compõem um projeto bem-sucedido. Ela diz quais atividades uma organização faz e quem é responsável por essas atividades. A governança do projeto abrange políticas, regulamentos, funções, processos, procedimentos e responsabilidades.

Como o projeto e a governança corporativa se cruzam

A governança do projeto precisa ser adaptada às necessidades específicas da sua organização. Essas necessidades influenciarão a forma como você implementa e monitora a estrutura de governança em seu projeto. A governança do projeto diz respeito às áreas de governança corporativa que estão especificamente relacionadas às atividades do projeto. A governança eficaz do projeto garante que os projetos de uma organização estejam alinhados aos objetivos maiores da organização, sejam entregues de forma eficiente e sejam sustentáveis. Isso inclui:

• Considerar os interesses de longo e curto prazo de sua organização
• Tomar decisões conscientes sobre quais projetos assumir e evitar projetos se você não tiver recursos suficientes
• Fornecer informações oportunas, relevantes e confiáveis ao conselho administrativo e outras partes interessadas importantes
• Provocar a entrada e a compra de gerentes seniores, uma vez que eles são os tomadores de decisão
• Durante a fase de início, priorizar objetivos claros, acessíveis e sustentáveis, a fim de reduzir a confusão e os conflitos
• Durante a fase de planejamento, atribuir propriedade e prestação de contas a uma equipe experiente para entregar, monitorar e controlar o processo
• Durante a fase de execução, aprender com os erros e adaptar-se a conhecimentos novos ou aprimorados

A governança corporativa pode envolver a eliminação de muitos obstáculos antes de tomar decisões. Essas decisões podem influenciar não só um único projeto, mas toda a corporação.

Ao mesmo tempo, a governança corporativa pode ajudar a apoiar a governança do projeto, pois fornece uma visão geral sobre conformidade e mitigação de riscos e oferece orientação e direcionamento para os gerentes de projetos. Uma boa governança corporativa também pode ajudar os gerentes de projeto a garantir recursos, resolver problemas, evitar atrasos na tomada de decisões, obter a compra de partes interessadas e alcançar visibilidade para projetos no nível executivo.

Principal conclusão

Você deve pensar na cultura e estrutura de uma organização durante uma entrevista para um novo cargo e quando começar em uma nova função ou projeto. Você deve considerar os processos e práticas de governança de uma organização da mesma forma. Isso o ajudará a entender como as decisões são tomadas, quem é responsável pelo que e quais são os potenciais problemas e áreas de preocupação.

Teste seu conhecimento: compreender a gestão de mudanças

Practice Quiz. 4 questions. Duração: 8 min

4 - Opcional – Perseguindo sua nova carreira

Preparando-se para sua busca de emprego

Video. Duração: 2 min

Parabéns por concluir o Curso 1: Fundamentos do gerenciamento de projetos Você começou muito bem. Você acabou de aprender muitas informações novas e já está começando a aplicar esse conhecimento ao campo do gerenciamento de projetos. Vamos fazer uma recapitulação rápida. Neste curso, você aprendeu o que é gerenciamento de projetos junto com a função e o valor de um gerente de projeto. Em seguida, você aprendeu o ciclo de vida de um projeto e as tarefas para gerenciar um projeto do início ao fim. Então você aprendeu sobre diferentes metodologias de gerenciamento de projetos e dicas para escolher o método certo para seu projeto. Você também aprendeu como criar conexões de equipe simples pode levar a um resultado de projeto bem-sucedido. Por fim, você aprendeu como a estrutura e a cultura da organização podem impactar seu projeto. Esses tópicos fornecem a base para começar qualquer novo projeto e agora você tem o conhecimento e as ferramentas para construir planos com informações e prepare seus projetos para o sucesso. Afinal, é por isso que criamos esta especialização, para dar a você, gerente de projeto novato, as ferramentas de que precisa para seguir em frente com confiança em sua carreira. Isto é apenas o começo. Continue assim e você terá mais oportunidades de colocar seu aprendizado em ação e desenvolver as habilidades e a mentalidade de que precisa para gerenciar muitos tipos de projetos. As habilidades que você aprendeu até agora lhe dão uma visão geral do gerenciamento de projetos. Você usará essas habilidades para concentrar seu aprendizado para o próximo curso, em que começará a criar, analisar e tomar decisões sobre os planos do projeto por conta própria. No próximo curso vamos dar o pontapé inicial do ciclo de vida do projeto e detalhar tudo o que você precisa saber e fazer para começar bem o projeto. É hora de dizer até logo. Foi uma ótimo ser seu guia no gerenciamento de projetos e compartilhar minha paixão por projetos e pessoas com você.

Como descobrir oportunidades de trabalho

Leitura. Duração: 10 min

Começar uma nova carreira significa não apenas desenvolver um novo conjunto de habilidades, mas também aprender a relacionar sua experiência e habilidades anteriores com a nova função que você está perseguindo. Se está pronto para iniciar sua jornada em um novo percurso de carreira, esta leitura vai ajudá-lo a se posicionar para o sucesso em sua busca de emprego. Você aprenderá como entender o que seu potencial empregador está procurando e como conectar seu histórico às suas necessidades. As estratégias descritas abaixo são projetadas para ajudá-lo a se tornar um forte candidato ao emprego, mesmo que você não tenha experiência diretamente relevante.

O primeiro passo é entender completamente a função em que você está procurando nos sites de emprego.

Entenda sua função-alvo

Um dos principais desafios para quem quer se lançar em uma nova carreira é como se destacar de candidatos que já têm experiência na área. Superar esse desafio começa com o desenvolvimento de uma compreensão abrangente da função que você está mirando. Você precisará entender a função no contexto de qualquer empresa para a qual está se candidatando, e de forma mais ampla também. Ter uma compreensão holística do que é preciso para ter sucesso em sua função-alvo irá ajudá-lo a determinar sua adequação à ela, e identificar quaisquer medidas que você possa tomar para melhorar suas chances de ser contratado.

Para entender tudo, desde requisitos mínimos imperdíveis até habilidades que podem ajudá-lo a se destacar da multidão, você pode começar pesquisando e analisando descrições de trabalho em diferentes organizações.

Abaixo você encontrará nossa estratégia recomendada de como abordar esse processo de forma eficaz.

Analise ofertas de empregos

A primeira parte do processo é coletar informações de várias ofertas de empregos:

• Pegue dez descrições de trabalho para a sua função-alvo. Para fazer isso, você pode usar portais de empregos, como Indeed (opens in a new tab), Glassdoor (opens in a new tab) e LinkedIn (opens in a new tab). Certifique-se de que as funções selecionadas vêm de diferentes empresas, compartilham títulos semelhantes e são funções para as quais você realmente se canditaria. Em cada descrição de trabalho, você deve ser capaz de identificar uma seção listando os requisitos para a função.

• Combine todos os requisitos do trabalho. Para fazer isso, crie um novo documento do Google e copie todas as responsabilidades necessárias de todas as dez descrições de trabalho.

• Ordene os requisitos com base na frequência de aparição. Alguns requisitos provavelmente aparecerão em várias descrições. Quanto mais comumente eles aparecem, maior a probabilidade de eles serem essenciais para a função. Coloque os requisitos mais frequentes no topo da sua lista. Por exemplo, um requisito que aparece em todas as dez descrições iria para o topo.

Após concluir essas etapas, você deverá ter uma imagem mais clara de quais requisitos são mais comuns e importantes para a função. Você também pode ter perguntas:

• Por que os requisitos diferem entre as descrições do trabalho? Uma das razões mais comuns para isso tem a ver com títulos de trabalho excessivamente gerais, ou títulos de trabalho que não necessariamente comunicam o escopo específico de uma determinada função em uma determinada empresa. Por exemplo, um gerente de programa em uma empresa pode estar focado na gestão de clientes, enquanto em outra empresa, a ênfase pode estar no gerenciamento de projetos. Um Analista de Dados pode usar principalmente SQL em uma empresa e Python em outra. Por causa dessas diferenças, é importante olhar além dos nomes dos cargos. É por isso que recomendamos o processo descrito acima – para ajudar a garantir que você esteja mirando nas funções exatas que são certas para você – e que você entenda os requisitos para essas funções exatas.

• Por que alguns requisitos estão mais altos na minha lista do que eu pensava que estariam, enquanto outros que eu esperava ver mal aparecem? Se está surpreso com seus resultados, você pode precisar investir mais tempo aprendendo o que a função realmente implica, pois pode ter alguns preconceitos sobre ela que requerem ajuste. Você também pode precisar fazer pesquisas adicionais para garantir que esteja mirando nos papéis certos em sua busca de emprego.

• Como saberei se sou a pessoa certa para minha função-alvo? É perfeitamente normal se sentir inseguro nessa fase do processo. Lembre-se, esta é uma nova carreira para você. Não se espera que você saiba tudo sobre a função, e é provável que suas habilidades e experiência existentes não se alinhem perfeitamente. Quanto mais você aprender sobre a função, melhor vai entender o que é necessário para o sucesso, e mais saberá sobre como se preparar para esse sucesso.

Crie seu inventário profissional

Para este próximo passo, você pode deixar temporariamente de lado a lista mestra dos requisitos da função criada anteriormente. O foco aqui será suas qualificações profissionais existentes e quaisquer outras habilidades ou experiência que você tenha que possam ser relevantes para a sua função-alvo e que tenham valor para um potencial empregador.

Para começar, monte uma lista abrangente com os seguintes itens:

• Habilidades técnicas (hard skills). São habilidades relacionadas a uma tarefa ou situação específica, como programação, escrita técnica, gerenciamento de projetos e muito mais.

• Habilidades não técnicas (interpessoais). Essas são as habilidades que permitem que as pessoas transitem em seu ambiente, trabalhem bem com os outros, tenham um bom desempenho e alcancem seus objetivos. Eles incluem habilidades como comunicação, liderança, gerenciamento de equipe e muito mais.

• Qualidades pessoais. São atributos positivos e traços de personalidade, como ser honesto, ter um bom senso de humor e ser confiável. Você também pode incluir seus interesses profissionais nessa lista.

• Educação. Isso inclui qualquer ensino pós-secundário, certificações ou cursos independentes concluídos on-line ou off-line.

Dica: _você não precisa limitar seu inventário profissional a habilidades e qualidades desenvolvidas através da experiência profissional. Considere qualquer experiência voluntária, extracurricular ou pessoal que possa ajudar um gerente de contratação a entender suas capacidades. _

Depois de criar seu inventário de habilidades e experiência, você está pronto para incluí-los na sua lista de requisitos.

Combine seu perfil com os requisitos de trabalho

A etapa final deste processo é combinar seu perfil com os requisitos do trabalho. O objetivo aqui é facilitar para qualquer gerente de contratação o entendimento do porquê você é a pessoa certa para a função. Você vai conseguir isso aprendendo o que enfatizar e focar na sua pesquisa, no seu currículo e durante as entrevistas.

Para começar, reveja seu inventário profissional de habilidades e experiência, destacando cada item em verde, laranja ou vermelho, dependendo de sua relevância para a sua função-alvo. A relevância é determinada se uma habilidade específica aparece na sua lista de requisitos da função, quão alta ela aparece em sua lista e quão diretamente ela está alinhada com a sua lista.

Por exemplo, digamos que você esteja interessado em uma função de gerente de programa. Se for habilidoso em usar software de gerenciamento de projetos e as habilidades de software de gerenciamento de projetos estão no topo da lista de requisitos do trabalho, então destaque esse item em verde. Se você tiver alguma experiência com ferramentas que não aparecem consistentemente nas descrições do trabalho, mas ainda podem ser relevantes, destaque essas habilidades em laranja.

• O verde deve ser usado para habilidades que são diretamente relevantes para a sua função-alvo. Você deve procurar funções que enfatizem essas habilidades. Você também deve destacar essas habilidades em seu currículo, e estar preparado para discuti-las em uma entrevista.

• O laranja deve ser usado para identificar aquelas habilidades e experiências relevantes para a função, mas não necessariamente de forma direta. Essas são geralmente suas habilidades transferíveis – habilidades que você traz de experiências passadas que podem ajudá-lo a ter sucesso em sua nova função. Planeje-se para explicá-los para recrutadores e gerentes de contratação, pois sua relevância pode não ser imediatamente evidente.

• O vermelho deve ser usado para itens que não são relevantes para sua busca de emprego. Não dê prioridade a essas habilidades e evite destacá-las em seu currículo e focar nelas durante as entrevistas.

Dessas três categorias, os itens laranjas são onde você precisará concentrar atenção extra. Quando se trata de habilidades transferíveis, você tem que convencer, pois não pode contar com um recrutador ou gerente de contratação para fazer a conexão. Por exemplo, nenhuma descrição de trabalho para uma função de gerente de projeto exige experiência de garçons. No entanto, essa descrição do trabalho do gerente de projeto provavelmente mencionará excelentes habilidades de comunicação – que você teria desenvolvido durante sua carreira de hotelaria. Ao se candidatar à função de gerente de projeto, certifique-se de que seu currículo menciona especificamente uma excelente comunicação, além de listar "garçom" ou "garçonete" como sua ocupação anterior. Uma vez que categorizou suas habilidades e experiência com base no quão bem elas se alinham com os requisitos para a sua função-alvo, você está pronto para avançar em sua busca de emprego.

Explorando suas possibilidades

Discussão. Duração: 10 min

5 - Revisão do curso: Fundamentos do gerenciamento de projetos

Desafio semanal 4

Até, Apr 2, 11:59 PM WEST
Quiz. 10 questions

Nota Final: 87,50

Parabéns! O que está por vir no Curso 2

Video. Duração: 1 min

Olá. Sou Lan Haarmann, Diretor de Gerenciamento de Programa aqui no Google. Durante minha jornada de carreira aqui, eu apoiei produtos como o Google Maps e o Google Earth, e me diverti muito criando mapas para nossos usuários. No início da minha carreira, tive muitas funções diferentes que não eram trabalhos de gerenciamento de projetos: cuidar de mesas em um restaurante de rede, estágio no Serviço Florestal, e trabalho como analista de negócios. Eu fui até engenheiro de software. Minha jornada no gerenciamento de projetos não foi o mais direto, mas tem sido satisfatório. A jornada de sua carreira também será única. Depois de concluir o programa de gerenciamento de projetos, você terá um novo conjunto de habilidades e conhecimentos que gerentes de contratação procuram em gerentes de projeto. Decidir o que você gostaria de fazer com todo esse novo conhecimento é uma perspectiva animadora. A melhor coisa do gerenciamento de projetos é que ele é uma habilidade para a vida que é útil em quase todas as organizações. Onde quer que estejam seus interesses, seja jogos ou biotecnologia ou algo totalmente diferente, há uma boa chance de que o setor desejado precisa de gerentes de projeto. Encontrar o emprego certo exige esforço, consistência e um pequeno conselho de especialista para ajudá-lo ao longo do caminho. É por isso que estou aqui. Ao longo do programa, haverá uma coleção de vídeos baseados em carreiras incluídos para ajudá-lo a encontrar sua próxima oportunidade em gerenciamento de projetos. Abordaremos alguns princípios básicos, como a construção de um currículo e a entrevista. Também incluiremos dicas adicionais para criar uma presença profissional on-line por meio de sites como LinkedIn, bem como dicas sobre como se comunicar e fazer entrevistas remotamente. Embora você possa encontrar muitas informações gerais sobre pesquisa de emprego e carreiras on-line, o objetivo desses vídeos é dar a você uma ideia sobre informações relevantes específicas da indústria no que se refere ao gerenciamento de projetos. Além do que você já aprendeu sobre como pesquisar esses tipos de funções, vou oferecer algumas dicas minhas e as melhores práticas sobre como avançar mais um passo para ajudá-lo a considerar o processo de busca de emprego, fazer uma entrevista tranquila, e chegar à sua próxima oportunidade. Parece emocionante, certo? Aproveite o resto do conteúdo e nos vemos em breve.

Glossário do curso 1

Leitura.. Duração: 10 min

Falamos sobre muitos termos, alguns dos quais você já conhece e outros novos. Para facilitar a lembrança do significado de uma palavra, criamos este glossário de termos e definições.

A

• Agente de mudança: Uma pessoa de dentro de uma organização que ajuda a organização a se transformar, focando em melhorar a eficácia organizacional e o desenvolvimento.
• Agile: Uma abordagem de gerenciamento de projetos na qual as fases do projeto se sobrepõem e as tarefas são concluídas em iterações
• Autoridade: Refere-se à capacidade de tomar decisões para o projeto que impactam a organização

B

• Barreira: Algo que pode atrapalhar o andamento do projeto
• Buzzword (Palavra da moda): Uma palavra ou frase que é popular por um período de tempo ou em um setor específico

C

• Cascata: Uma metodologia de gerenciamento de projetos que se refere à ordenação sequencial de fases Ciclo de vida do projeto: A estrutura básica de um projeto; consiste em quatro fases diferentes: iniciar o projeto; fazer um plano; executar e concluir tarefas; e encerrar o projeto
• Comitês diretivos: Os comitês diretivos decidem sobre as prioridades de uma organização e gerenciam o curso geral de suas operações.
• Comunicação eficaz: Refere-se a ser transparente, aberto com planos e ideias e disponibilizar informações
• C-Suite (Administração): Todos os diretores de nível executivo em uma organização
• Cultura organizacional: Os valores compartilhados dos funcionários e os valores, missão, história da organização, e assim por diante; a personalidade de uma empresa

D

• Delegação: Atribuir tarefas a indivíduos ou recursos que podem concluir melhor o trabalho
• Disponibilidade de recursos: Saber como acessar as pessoas, equipamentos e orçamento necessários para um projeto
• DMAIC: Uma estratégia para melhoria de processos; refere-se às cinco fases da abordagem Lean Six Sigma: definir, medir, analisar, melhorar e controlar

E

• Encerramento: A fase no final de um projeto durante a qual se celebra o trabalho dos membros da equipe, e se avalia o desenvolvimento do projeto
• Entrega: Uma tarefa ou resultado específico
• Equipe multifuncional: Membros da equipe que têm diferentes conjuntos de habilidades e podem até trabalhar em diferentes departamentos, mas estão todos trabalhando para a conclusão bem-sucedida de um projeto
• Escritório de gerenciamento de projetos: Um grupo interno em uma empresa que define e mantém padrões de gerenciamento de projetos em toda a organização
• Estágio: Uma maneira de curto prazo de se obter experiência prática em um setor
• Estrutura clássica: Uma estrutura organizacional com uma hierarquia de relatórios tradicional, de cima para baixo
• Estrutura de matriz: Uma estrutura organizacional híbrida que é como uma grade; inclui superiores diretos a quem se reportar, bem como partes interessadas de outros departamentos ou programas
• Estrutura organizacional: A forma como uma empresa ou organização é organizada
• Execução: Concluir as tarefas necessárias para se atingir os objetivos do projeto

F

• Fluxograma: Uma ferramenta capaz de visualizar o processo de desenvolvimento de um projeto

G

• Gerenciamento de projetos: A aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos requisitos do projeto
• Gerente de programa: Um gerente de projeto que gerencia vários projetos para produtos, equipes ou programas específicos
• Gerente de projeto: Indivíduo que conduz projetos do início ao fim e serve como guia para sua equipe, usando suas impecáveis habilidades organizacionais e interpessoais em cada passo do caminho
• Gerente funcional: O líder de um departamento em uma organização funcional (clássica)
• Gestão de mudança: O processo de entrega de um projeto concluído e de fazer com que as pessoas o adotem
• Governança corporativa: A estrutura pela qual uma organização atinge suas metas e objetivos.
• Governança do projeto: A estrutura de como as decisões do projeto são tomadas
• Governança: A estrutura de gestão dentro aa qual se tomam as decisões e se determina responsabilização e responsabilidade
• Gráfico de relações: Um diagrama mostrando os relacionamentos entre pessoas e grupos dentro da organização e a quem cada pessoa ou grupo se reporta
• Habilidade transferível: Uma habilidade que pode ser usada em muitos empregos e planos de carreira diferentes
• Habilidades interpessoais: Os comportamentos usados para interagir com os outros; habilidades que podem ajudar alguém a influenciar sem autoridade, incluindo comunicação, negociação, mediação de conflitos e compreensão de motivações

I

• Influência sem autoridade: Refere-se à capacidade de um gerente de projeto de orientar os colegas de equipe a concluir o trabalho atribuído sem atuar como seus gerentes diretos
• Início: A fase do projeto que é a plataforma de lançamento para o projeto como um todo; durante esta fase, são identificados os objetivos do projeto, entregas, recursos, orçamento e pessoas
• Iterativo: Refere-se a fases e tarefas que se sobrepõem ou acontecem ao mesmo tempo em que outras tarefas estão sendo desenvolvidas

L

• Lean Six Sigma: Uma combinação de duas metodologias “progenitoras” de gerenciamento de projetos: Lean e Six Sigma; usado para projetos que têm metas para economia de dinheiro, melhoria da qualidade e passagem rápida por processos
• Lean: Uma metodologia em que o princípio fundamental é a remoção de desperdícios dentro de uma operação
• Linear: Uma estrutura de projeto na qual a fase ou tarefa anterior deve ser concluída antes que a próxima possa começar

M

• Mapeamento da cultura: Uma ferramenta que pode ilustrar a cultura da empresa e como os valores, normas e comportamento dos seus funcionários podem ser afetados pela mudança.
• Mecanismo de feedback: Uma ferramenta que pode capturar informações das partes interessadas, como uma pesquisa
• Metodologia de gerenciamento de projetos: Conjunto de princípios e processos orientadores para se assumir a propriedade de um projeto ao longo do seu ciclo de vida
• Missão: Esclarece o “o quê”, “quem” e “porquê” da organização

O

• Organizações funcionais: Organização dividida em departamentos com base nas funções; também chamada de organização clássica

P

• Parte interessada: Pessoas interessadas e afetadas pela conclusão e sucesso do projeto
• Planejamento: Uso de ferramentas de produtividade e criação de processos; criar e manter planos, linhas cronológicas, cronogramas e outras formas de documentação para acompanhar a conclusão do projeto
• Projeto: Um empreendimento único que geralmente inclui um conjunto de entregas exclusivas; uma série de tarefas que precisam ser concluídas para alcançar um resultado desejado
• Propriedade: Quando as pessoas sentem que têm o poder de assumir a responsabilidade pela conclusão bem-sucedida de suas tarefas

R

• Recursos: Qualquer coisa necessária para concluir um projeto, como pessoas, equipamentos, programas de software, fornecedores e espaço físico ou locais
• Retrospectiva: Um workshop ou reunião com a equipe do projeto para observar as melhores práticas e aprender como gerenciar um projeto de forma mais eficaz na próxima vez
• Risco: Um possível evento que pode ocorrer e ter um impacto em um projeto
• Rotas de encaminhamento: Refere-se aos meios para comunicar os riscos às pessoas certas no momento certo

S

• Sistema de agendamento Kanban: Uma ferramenta de visualização que ajuda a otimizar o fluxo de trabalho de uma equipe
• Six Sigma: Metodologia usada para reduzir as variações, garantindo que os processos de qualidade sejam sempre seguidos.
• Sprint: Uma fase na abordagem de gerenciamento de projetos Agile que tem uma duração definida com uma lista definida de entregas

T

• Tarefa do projeto: Uma atividade que precisa ser realizada dentro de um determinado período pelo gerente de projeto, equipe do projeto ou partes interessadas
• Tarefa flutuante: Uma tarefa para a qual uma alteração em sua entrega não afetaria o sucesso geral do projeto nem impactaria o cronograma deste último
• Trabalho por contrato: Trabalho feito para uma empresa por não funcionários numa base de projeto a projeto

U

• Urgência: Fazer com que os membros da equipe entendam que o projeto é importante e identifiquem quais ações precisam ser tomadas para levar o projeto adiante

V

• Valores: Princípios que descrevem como se espera que os funcionários se comportem

Sua jornada de aprendizado

Discussão. Duração: 10 min

Há conceitos ou partes do conteúdo sobre os quais você gostaria de aprender mais?

• Sobre o Changemanagement

Há algo inesperado ou surpreendente que você tenha aprendido?

• As muitas responsabilidades de um gerente de projeto

Existem algumas responsabilidades associadas à função de um gerente de projeto que lhe atrai mais do que outras?

• Habilidades Comunicacionais

Introdução ao Curso 2

Leitura. Duração: 10 min

Parabéns por completar o Curso 1 da Certificação de Gerenciamento de Projetos do Google! (opens in a new tab) Para continuar o programa, aqui está um link para o Curso 2: Início do projeto: começando um projeto bem-sucedido (opens in a new tab).

Neste curso, você aprenderá todos os passos para iniciar um projeto, incluindo:

Identificação de escopo de projeto, metas e entregas

Identificação das partes interessadas

Escopo de ferramentas e recursos do projeto

Continue o ótimo trabalho!

FIM DO CURSO 1

Nota Final de Curso: 89.77%