O ciclo de vida e as metodologias de gerenciamneto de projetos

Você aprenderá sobre as fases do ciclo de vida do projeto, quais tarefas elas envolvem e por que é importante concluí-las. Você também aprenderá sobre as diferentes metodologias e abordagens de gerenciamento de projetos e qual é a mais eficaz para um determinado projeto.

Dedicação ao estudo

Videos: 38 min
Leitura: 50 min
1 Teste de avaliação

Objetivos

Explique por que é importante entender e seguir o ciclo de vida de um projeto.
Defina e delineie as fases de um projeto e as tarefas de cada fase.
Compare diferentes metodologias de gerenciamento de programa e determine qual é mais eficaz para um determinado projeto.

Conteúdos

Compreender o ciclo de vida de um projeto
Analisar as diferentes fases do projeto
Comparar metodologias e abordagens de gerenciamento de projetos
Revisão: O ciclo de vida e as metodologias de gerenciamneto de projetos

1 - Compreender o ciclo de vida de um projeto

Introdução: o ciclo de vida e as metodologias de gerenciamento de projetos

Video. Duração: 1 min

Você aprendeu a definir gerenciamento de projetos, o que é um projeto, o que não é e como explicar o valor dele para as empresas.

Você também discutiu quando e por que é necessário ter um gerente de projeto, o papel nas responsabilidades diárias de um gerente de projeto e as principais habilidades necessárias para ser um gerente de projeto bem-sucedido.

Agora você vai um pouco mais longe e aprenderá alguns dos prós e contras do trabalho. Antes que você perceba, poderá orientar qualquer projeto com sucesso.

A seguir, vou mostrar as duas abordagens mais famosas para gerenciamento de projetos, Cascata e Agile. Também falaremos sobre o ciclo de vida e as fases do gerenciamento de projetos, e você aprenderá sobre os diferentes estilos, cenários e fatores que podem afetar um projeto e as tarefas dele em qualquer fase.

Quando terminarmos, você irá saber:

Explicar e seguir o ciclo de vida de um projeto,
Definir e delinear as fases de um projeto e as tarefas de cada fase,
Comparar diferentes metodologias de gerenciamento de projetos para
Determinar qual é a mais eficaz para um projeto e, finalmente,
Organizar como um projeto é executado, de acordo com diferentes metodologias de gestão de programas.

Explorar as fases do ciclo de vida do projeto

Video. Duraão: 6 min

Não existem dois projetos exatamente iguais, o que significa que há muitas maneiras diferentes de gerenciá-los. Cada projeto vem com as próprias necessidades e fatores que afetam como você entrará em ação e atingirá seus objetivos. Existem muitas maneiras de gerenciar projetos e nem sempre uma maneira certa de fazer isso.

Exemplo: Você está gerenciando o projeto de uma campanha política para um candidato local. Para fazê-la acontecer, você precisa pensar em coisas como seus recursos disponíveis, as pessoas com quem vai trabalhar, a data da eleição e o local. Você precisa estar ciente de muitos detalhes para concluir com sucesso seu projeto. Como tantas coisas diferentes podem afetar um projeto, é importante entender a estrutura básica dele. Chamamos essa estrutura de ciclo de vida do projeto. O ciclo de vida é uma ótima maneira de orientar seu projeto na direção certa para que você e seu projeto mantenham o curso e terminem no lugar certo. A maioria dos ciclos de vida do projeto tem quatro fases principais, cada uma com o próprio conjunto de tarefas e preocupações.

As principais fases de um projeto são:

Iniciar,
Traçar um plano,
Executar e concluir as tarefas e, por fim,
Encerrar o projeto.

Iniciar o projeto

Vamos falar sobre a primeira fase, iniciar o projeto. Essa é a plataforma de lançamento para todo o processo do seu projeto. Nessa fase, você definirá objetivos e entregas do projeto, identificará o orçamento e os recursos de que precisa, as pessoas envolvidas em seu projeto e quaisquer outros detalhes que possam afetar a conclusão bem-sucedida do seu projeto. Você documentará todas essas informações em um lugar para mostrar o valor do projeto e, esperamos, receber aprovação para avançar com ele. Assim que o projeto for aprovado, é hora de começar.

Traçar um plano

Em seguida, você traçará um plano para saber como alcançará os objetivos do seu projeto. Existem várias maneiras de planejar seu projeto, e vamos detalhar alguns métodos e técnicas diferentes mais para frente. Agora, o importante a se saber é que, para cada projeto, criar um plano de como você vai atingir seus objetivos é absolutamente essencial. Pense nisso. Você não pode contratar alguém para construir uma casa sem planejar como ela vai ser ou quanto você tem para gastar. Essas mesmas considerações se aplicam a qualquer projeto que você gerencia. Para ser eficaz, seu plano precisa incluir muitas coisas. Por exemplo, um orçamento, uma análise de todas as tarefas que precisam ser concluídas, maneiras de comunicar as funções e e responsabilidades da equipe, um cronograma, recursos, e o que fazer caso seu projeto encontre problemas ou precise mudar. Esses são só alguns exemplos.

Executar e concluir as tarefas

Uma vez que você tenha colocado seu plano em prática, é hora de executar e concluir essas tarefas. É importante ressaltar que sua equipe de projeto tem o trabalho de concluir as tarefas dele. Como gerente de projeto, seu papel é um pouco diferente. Embora você possa ser responsável por concluir certas tarefas no projeto, suas principais tarefas como gerente de projeto são monitorar o progresso e manter sua equipe motivada. Outro papel que você também deve ter é remover quaisquer obstáculos que possam surgir para que as tarefas sejam executadas bem e dentro do prazo.

Encerrar o projeto

Finalmente, quando todas as tarefas tiverem sido concluídas, todos os recursos contabilizados e o projeto tiver cruzado a linha de chegada, é hora de encerrá-lo. Por que é importante encerrar? Um grande motivo é que sua equipe tenha um momento para celebrar todo o trabalho árduo. Encerrar o projeto também é uma chance de avaliar como foi o andamento. Você pode anotar o que funcionou e o que não funcionou, para que possa planejar melhor para a próxima vez.

Mesmo que o projeto tenha sido um grande sucesso, é útil reservar um tempo para refletir.

Encerrar o projeto também é uma ótima maneira de se conectar com qualquer pessoa de fora de sua equipe que possa ter interesse no objetivo do projeto. Você pode fazer todo mundo saber o que foi concluído e o que você realizou. Alguns projetos, como o exemplo da campanha, terão uma data de término definida. Quando o projeto é concluído, é isso. Não há mais trabalho a se fazer. Outros projetos têm definições de término diferentes.

Exemplo: Um projeto em que você está implementando um novo sistema de pedidos em um restaurante está completo depois que o sistema está montado e os funcionários sabem como funciona. Nesse ponto, seus objetivos estão concluídos. É hora de entregar o projeto para outro grupo cujo trabalho seja fornecer suporte e certificar-se de que o sistema permaneça funcionando diariamente.

Exemplo: Gerenciei o projeto de criação de um painel que seria usado por várias partes interessadas na minha organização. Esse painel mostraria informações pertinentes a cada parte interessada, dependendo da equipe da qual eles faziam parte na nossa organização mais ampla. Eu gerenciei o início do projeto, desde escrever a visão para ele até o final, quando entregamos o painel. Assim que entreguei o produto final, passei a atualização contínua dos dados de cada equipe e a página do painel correspondente para as respectivas equipes. Pense nisso como entregar as chaves de uma casa recém-construída para seu novo proprietário. O projeto de construção da casa está concluído, e agora depende do proprietário cuidar da manutenção da casa e dos custos.

Questão

Identifique a ordem correta do ciclo de vida do projeto?

Iniciar o projeto, executar e concluir tarefas, traçar um plano, encerrar o projeto
Traçar um plano, iniciar o projeto, executar e concluir tarefas, encerrar o projeto
Iniciar o projeto, traçar um plano, executar e concluir tarefas, encerrar o projeto
Correta: _A maioria dos ciclos de vida do projeto tem quatro fases principais, com cada fase baseada na anterior. _

Sumário

O ciclo de vida do projeto. O nome exato de cada fase pode mudar dependendo do tipo de projeto ou da organização para a qual você trabalha. A ideia geral permanece a mesma. Ao acompanhar os processos do projeto que você aprenderá neste curso, vamos preparar você para o sucesso no gerenciamento de projetos. A seguir, veremos mais de perto o que acontece durante cada fase do ciclo de vida do projeto tradicional.

Estudo de caso: a importância de cada fase do projeto

Leitura. Duration: 10 min

As consequências da pressa em uma fase do projeto

É sexta-feira à noite quando Jason, gerente de projeto de uma empresa especializada em software de realidade virtual, recebe uma ligação urgente do gerente, Mateo. Mateo diz a Jason que precisa de um custo e um cronograma para um programa de treinamento de realidade virtual para a Flight Simulators, Inc., uma empresa que faz manutenção de aeronaves, até o final do fim de semana.

Jason passa o fim de semana trabalhando em uma proposta para a Flight Simulators, Inc. Ele rapidamente apresenta uma proposta estimando que custará US$ 200.000 e levará seis semanas para desenvolver o curso. Esse é o custo e o prazo padrão para desenvolver o treinamento na plataforma da empresa. Ele envia a proposta para a Flight Simulators, Inc. para que possa cumprir o prazo.

Quando Jason entra no escritório na segunda-feira de manhã, Mateo diz a ele que foi repreendido por não seguir o processo da empresa para a construção de uma proposta e não incluir os engenheiros no processo. Os engenheiros dão uma olhada nas informações apresentadas pela Flight Simulators, Inc. e percebem que o software da empresa não funciona com a plataforma. Levará seis meses para desenvolver a plataforma para atender às necessidades de software da organização e outros seis meses para testar o software e a integração da plataforma. O custo para desenvolver e testar esse software será de mais de um milhão de dólares.

O projeto falhou antes mesmo de começar. Não há como concluir a solicitação da Flight Simulators, Inc. sem afetar o orçamento, a qualidade e o cronograma.

O que deveria ter acontecido

Quando o gerente liga, Jason diz que, embora entenda que Mateo deseja deixar o cliente feliz recebendo uma proposta prontamente, ele gostaria de dedicar um pouco mais de tempo para elaborar a proposta corretamente. Jason diz a Mateo que redigirá um e-mail para a Flight Simulators, Inc. e solicitará mais tempo para desenvolver uma proposta precisa e razoável. Mateo hesita, mas concorda.

Na manhã de segunda-feira, Jason vê que a Flight Simulators, Inc. atendeu ao pedido dele. Eles apreciam o fato de ele ter comunicado as preocupações sobre o rápido retorno da solicitação de proposta. Eles dizem que vão dar a ele uma semana para trabalhar com a equipe e fazer uma estimativa para o projeto.

Agora Jason tem tempo para envolver todos os principais participantes na estimativa do esforço necessário para concluir o projeto, incluindo custo, cronograma e recursos.

Vamos aplicar o ciclo de vida do projeto ao projeto.

Iniciar o projeto

Esta é a fase na qual Jason se apressou no primeiro cenário. Idealmente, nesta fase, Jason discute os objetivos do projeto com a Flight Simulators, Inc. para ter uma compreensão clara do que eles estão pedindo. Depois de definir as metas do projeto, Jason pode reunir as partes interessadas e os membros da equipe do projeto para definir o que precisa ser feito para criar com sucesso o treinamento para a Flight Simulators, Inc. Jason identifica os conjuntos de habilidades necessários, o cronograma e o custo para desenvolver o treinamento. Ele identifica e documenta o valor que o projeto cria para a empresa. Ele apresenta todas as informações que reuniu à equipe de liderança da empresa, que aprova a proposta de Jason. Jason então envia a proposta para a Flight Simulators, Inc., e eles a aceitam.

Traçar um plano

Agora que Jason tem aprovação para trabalhar no projeto, ele traça um plano do início ao fim. Ter um plano em vigor garante que todos os membros da equipe e partes interessadas estejam preparados para concluir as tarefas. Jason descreve os prazos e tarefas importantes para o sucesso do projeto. Ele cria um cronograma para contabilizar todos os recursos, materiais e tarefas necessários para concluir o projeto.

Executar e concluir tarefas

Durante essa fase do projeto, a equipe de Jason coloca o plano em ação executando o trabalho. Jason monitora a equipe conforme eles concluem as tarefas do projeto. O papel dele como gerente de projeto não é completar as tarefas individuais, mas ajudar a derrubar quaisquer barreiras que retardem ou impeçam a equipe de concluir as tarefas. Também é responsabilidade de Jason comunicar as expectativas de cronograma e qualidade. Jason usa habilidades de comunicação para manter a Flight Simulators, Inc. atualizada sobre o status do projeto e receber feedback deles. Isso mantém o projeto dentro do cronograma e do orçamento.

Encerrar o projeto

A equipe de Jason concluiu o treinamento com sucesso, e ele o entrega à Flight Simulators, Inc. Eles estão muito satisfeitos com o resultado! Jason agora está pronto para encerrar o projeto e seguir para o próximo. Antes de encerrar este capítulo, Jason e a equipe discutem e documentam as lições aprendidas com o projeto. O que funcionou bem e o que poderia funcionar melhor da próxima vez? Jason também organiza um pequeno almoço para a equipe para comemorar e reconhecer o trabalho árduo.

Principal conclusão

Pode parecer muito trabalhoso passar por todo o ciclo de vida de um projeto, mas o impacto de longo prazo é enorme. É sua função como gerente de projeto certificar-se de que sua liderança realmente compreende o risco de não se preparar adequadamente para um projeto. Fazer suposições incorretas pode colocar sua empresa em risco. Em vez disso, dedicar um tempo para iniciar, planejar, executar e encerrar seu projeto com cuidado leva ao sucesso e a boas relações de trabalho com os clientes.

Teste seu conhecimento: compreender o ciclo de vida do projeto

Practice Quiz: 4 questions. Duração: 8 min

2 - Analisar as diferentes fases do projeto

Fases em ação: iniciar e planejar

Video. Duração: 4 min

Agora que discutimos o ciclo de vida do projeto, vamos explorar algumas das diferentes tarefas que correspondem a cada fase do ciclo de vida. Mas, primeiro, vamos conferir as fases novamente.

As fases do ciclo de vida do projeto são:

Iníciar o projeto,
Traçar um plano,
Executar e concluir tarefas
Encerrar o projeto.

Vamos voltar às tarefas que precisam ser realizadas durante cada fase. Vamos nos concentrar nas duas primeiras fases do ciclo de vida do projeto, iniciar o projeto e traçar um plano.

Nota É importante mencionar que o nome ou as tarefas para cada fase podem mudar ou ser um pouco diferentes dependendo do tipo de projeto ou da organização onde você trabalha.

No Google, usamos um misto de diferentes métodos de gerenciamento de projetos sobre os quais você aprenderá mais posteriormente no curso. Mas, independentemente do método, todos os projetos compartilham muitas das mesmas tarefas necessárias para fazer o trabalho.

Iniciar o projeto

O primeiro passo do ciclo de vida do projeto é iniciar o projeto. Durante esta fase, o início, você organizará todas as informações que estiverem disponíveis para você sobre o seu projeto. Dessa forma, quando estiver tudo pronto para continuar, você poderá passar para a próxima fase, quando poderá traçar seu plano. Definir os objetivos do projeto torna os detalhes dele claros para que você e sua equipe possam concluí-lo com sucesso.

Exemplo:: Se o objetivo do projeto é gerenciar uma campanha política, então algumas entregas, que são tarefas ou resultados específicos, podem ser levantar US$ 5.000 ou coletar 500 assinaturas em apoio à causa do seu candidato político. Com isso em mente, você precisará fazer algumas pesquisas para chegar a ideias que ajudarão a atingir seus objetivos. Você também precisará descobrir quais recursos estão disponíveis.

Os recursos podem incluir pessoas:

equipamentos,
programas de software,
fornecedores,
espaço físico ou locais e
muito mais.

Tudo o que você precisará para realmente concluir o projeto é considerado um recurso.

Como gerente de projeto, você registrará todos esses detalhes em sua proposta de projeto e, em seguida, fará com que sejam aprovados por um tomador de decisão ou grupo de tomadores de decisão em sua empresa para que você possa seguir em frente com os planos do seu projeto. Agora, em alguns casos você pode ser o tomador de decisões, então não deixe de considerar o mesmo conjunto de fatores ao iniciar seu projeto antes de passar para a próxima fase.

Nota Não se preocupe, você vai aprender todos os detalhes sobre como criar uma proposta de projeto. Entraremos em mais detalhes sobre o que é e como criar um posteriormente no curso. Pronto!

Questão

O que um gerente de projeto faz na fase de início do projeto do ciclo de vida do projeto? Selecione todas as opções aplicáveis.

Determinar recursos, pessoas e detalhes do projeto
Correta: Durante o início, os gerentes de projeto organizam todas as informações de que dispõem sobre um projeto. Isso inclui definir os objetivos, determinar recursos, pessoas e detalhes e ter a aprovação do projeto.
Definir os objetivos do projeto
Correta: Durante a fase de início do projeto, os gerentes de projeto definem as metas para esclarecer os detalhes de um projeto. Eles também precisam determinar recursos, pessoas e detalhes do projeto e ter aprovação dos tomadores de decisão na empresa.
Receber a aprovação do projeto
Correta: Os gerentes de projeto precisam receber a aprovação compartilhando uma proposta com os tomadores de decisão na empresa. Eles também precisam definir as metas e determinar os recursos, pessoas e detalhes do projeto. Tudo isso acontece na fase de início do projeto.
Encerrar o projeto

Uma vez que seu projeto seja aprovado, você vai passar para a segunda etapa do ciclo de vida do projeto, que é traçar um plano.

Traçar um plano

Nessa fase, você criará:

Um orçamento,
Definirá o cronograma do projeto.
Definirá a equipe do projeto,
Determinará as funções e responsabilidades de cada pessoa.
Planejamento de riscos e mudanças

Vamos fazer uma pausa por um segundo. Você pode estar pensando: "Por que não podemos simplesmente começar?", mas isso é o que acontece com o gerenciamento de projetos, o planejamento deliberado é fundamental para o sucesso de um projeto. Uma parte crucial do gerenciamento de projetos é o planejamento de riscos e mudanças. Um gerente de projeto experiente sabe que os planos sempre mudam.

Essa capacidade de adaptação tem a ver com pensar e planejar com antecedência. Atrasos de programação, alterações de orçamento, requisitos de tecnologia e software, questões legais, controle de qualidade e acesso a recursos são apenas alguns dos tipos mais comuns de riscos e mudanças que um gerente de projeto precisa considerar. Portanto, é importante ter em mente que planejamento é fundamental para reduzir esses riscos. Mas não se preocupe, se a ideia de riscos parece um pouco sufocante agora, em cursos posteriores vamos ensinar tudo sobre a compreensão dos riscos. Saiba apenas que é muito importante não pular essa etapa e sempre traçar um plano. Novamente, o sucesso do seu projeto depende disso. Depois de ter um plano, você comunicará todas essas informações à sua equipe. Dessa forma, cada membro saberá quais tarefas eles terão e o que fazer se eles tiverem perguntas ou problemas. Você também comunicará seu plano a outros que tenham interesse no sucesso do projeto, para que eles estejam cientes dos seus planos e do seu progresso à medida que o projeto continua avançando.

Chegamos na metade das etapas do ciclo de vida de um projeto. A seguir, veremos as duas fases restantes, executar e concluir tarefas e encerrar o projeto. Nos vemos daqui a pouco.

Fases em ação: executar e encerrar

Video. Duração: 5 min

Acabamos de aprender sobre as principais tarefas que precisam ser concluídas nas duas primeiras fases do ciclo de vida do projeto, iniciar o projeto e traçar planos.

Executar e concluir tarefas

Agora, é hora de colocar seus planos em ação. Lembre-se, não é o seu trabalho de fato fazer todas as tarefas. Seu trabalho principal como o gerente de projeto é gerenciar o progresso do projeto como um todo. Isso significa que você supervisionará os esforços da sua equipe e garantirá que todos compreendam o que se espera deles, quais tarefas precisam ser feitas, e como e quando concluir essas tarefas. Também é seu trabalho ajudar a remover quaisquer obstáculos e alertar as pessoas certas se parecer que haverá um atraso no projeto. Isso significa que você precisará se comunicar com sua equipe, e qualquer outra pessoa envolvida no seu projeto, com reuniões, comunicações escritas como memorandos, e-mails ou ferramentas de bate-papo internas, e outros documentos de trabalho como relatórios de tarefas.

Dica profissional rápida: em caso de dúvida, peque pelo excesso de comunicação. À medida que seu projeto avança, você fará ajustes no cronograma, orçamento e alocação de recursos, comunicando claramente atualizações ao longo do caminho.

Encerrar o projeto

Quando todas as tarefas estiverem concluídas e você tiver atingido a meta do projeto, é hora de encerrá-lo. Essa fase geralmente é negligenciada porque é fácil supor que, uma vez que a meta do projeto tenha sido entregue, todos podem seguir em frente. Mas ainda há muito que precisa ser feito.

1 - Em primeiro, Verifique se todas as tarefas foram concluídas, incluindo qualquer trabalho que foi adicionado ao longo do caminho. Certifique-se de que qualquer fatura pendente tenha sido paga, recursos sejam devolvidos e contabilizados e a documentação do projeto tenha sido enviada.

2 - Em seguida, e isso é muito importante, receba a confirmação de que o resultado final do seu projeto é aceitável para as pessoas para quem você o está entregando. É crucial para o sucesso do seu projeto que a pessoa que pediu que você gerenciasse o projeto esteja satisfeita com o resultado final.

3 - Depois que seu projeto tiver sido aceito com todos os objetivos, reserve algum tempo para refletir sobre o que deu certo e talvez o que não deu tão certo assim. Essa reflexão geralmente é chamada de retrospectiva.

Retrospectiva é uma chance de observar as práticas recomendadas e aprender a gerenciar seu projeto de forma mais eficaz da próxima vez, mesmo que tudo tenha corrido bem.

Nota: As notas de sua retrospectiva também são valiosas para as pessoas ou a organização que estão recebendo o resultado final do projeto. Isso porque eles podem usar essa informação para comunicar decisões sobre os negócios da próxima vez que eles considerarem um projeto.

4 - Agora é hora de compartilhar os resultados finais com os stakeholders (partes interessadas), coletar toda a documentação do projeto que você criou ou conseguiu ao longo do caminho, incluindo todos os seus planos e reflexões, e compartilhar os resultados finais do projeto com suas partes interessadas. Lembre-se, as partes interessadas são pessoas com interesse e afetadas pela conclusão e o sucesso do projeto. Dependendo do tipo de projeto, as partes interessadas poderiam incluir um departamento ou equipe de gerenciamento da organização, clientes ou consumidores do seu produto ou serviço, usuários da sua nova ferramenta ou processo, ou até mesmo a comunidade em geral, se estiver planejando uma reunião na prefeitura da cidade.

Dica profissional: As partes interessadas têm um grande papel no desenvolvimento e no sucesso do seu projeto. Você aprenderá muito mais sobre essas pessoas mais adiante. Mas, por enquanto, saiba que eles são como os VIPs do seu projeto.

5 - Em seguida, reserve algum tempo para comemorar o esforço investido por sua equipe no projeto. As celebrações ajudam as pessoas a se sentirem bem com o trabalho que fizeram, e a pensar no trabalho como edificante e gratificante, porque realmente é. Algumas ideias para pequenas celebrações são um e-mail da empresa ou de toda a equipe agradecendo e reconhecendo os esforços individuais.

Agora, para grandes projetos, você pode até considerar uma festa da empresa para celebrar o sucesso da equipe e do projeto.

6 - Para finalizar, você e sua equipe podem formalmente seguir em frente com relação ao projeto para que seja possível buscar novos projetos no futuro.

Questão

Quais das seguintes atividades fazem parte da fase do projeto “executar e concluir tarefas”? Selecione todas as opções aplicáveis.

Comunicar-se com a equipe do projeto
Correta: Os gerentes de projeto devem pecar por excesso de comunicação ao compartilhar informações com a equipe com reuniões, e-mails, memorandos e muito mais. Nesta fase, os gerentes de projeto também gerenciam o andamento do projeto e fazem ajustes conforme necessário.
Gerenciar o andamento do projeto
Correta: Para gerenciar o progresso, os gerentes de projeto supervisionam os esforços da equipe e garantem que todos entendam o que se espera deles e como e quando concluir as principais tarefas. Nessa fase, os gerentes de projeto também fazem os ajustes necessários e se comunicam com a equipe e as partes interessadas.
Fazer ajustes no projeto
Correta: Os gerentes de projeto fazem ajustes conforme necessário. Isso pode incluir a atualização de cronograma, orçamento e alocação de recursos. Nessa fase, os gerentes de projeto também fazem gerenciam o progresso e se comunicam com a equipe e as partes interessadas.
Confirmar a aceitação dos resultados do projeto.

Sumário

Bem, como você pode ver, ser gerente de projeto é muito trabalho, mas é muito gratificante, e tudo é gerenciável quando se vai até o fim com o ciclo de vida do projeto. Você pode ver como a organização, a comunicação e as melhorias que você adiciona a várias áreas de um projeto podem tornar toda a equipe mais eficiente, e você pode ter um impacto sobre muitas áreas de um projeto de uma forma que é melhor do que se você se concentrasse em qualquer tarefa no projeto. Semelhante a um treinador com uma equipe esportiva, mesmo que você não esteja realmente desempenhando uma função direta no jogo, sua orientação, sua comunicação e a formação da equipe podem fazer a diferença numa equipa feliz, com alto desempenho e bem-sucedido.

Em cursos posteriores, vamos discutir cada uma dessas fases do projeto, e você aprenderá métodos, técnicas e ferramentas para ajudar. Por enquanto, queremos apenas que você se familiarize com o processo geral de gerenciamento de projetos, e vamos compartilhar alguns dos termos e conceitos usados no campo que você precisará saber conforme desenvolve suas habilidades de gerenciamento de projetos. A seguir, vamos mostrar duas das mais conhecidas metodologias de projeto, Cascata e Agile.

Resumo das fases do projeto

Reading. Duração: 10 min

O ciclo de vida do projeto é o caminho para seu projeto do início ao fim. Cada fase do projeto é construída em direção à fase seguinte e ajuda a criar uma estrutura para o projeto. Para recapitular, as principais fases do ciclo de vida são:

Iniciar o projeto,
Fazer um plano,
Executar e concluir tarefas e
Encerrar.

Nesta leitura, vamos resumir cada fase do ciclo de vida do projeto.

O ciclo de vida do projeto

Iniciar o projeto

Nesta fase, faça perguntas para ajudar a estabelecer a base para o projeto, como estas:

Quem são as partes interessadas?
Quais são os objetivos do cliente?
Qual é o propósito e a missão do projeto?
Quais são os objetivos mensuráveis para a equipe?
O que o projeto está tentando melhorar?
Quando este projeto precisa estar concluído?
Quais habilidades e recursos o projeto exigirá?
Qual será o custo do projeto? Quais são os benefícios?

Traçar um plano

Nesta fase, trace um plano para levar seu projeto do início ao fim.

Crie um plano de projeto detalhado.

Quais são os principais marcos?
Quais tarefas ou entregas compõem cada marco?

Elabore o cronograma para que você possa gerenciar adequadamente os recursos:

Orçamento,
Materiais e
Cronograma. Aqui, você criará um orçamento detalhado.

Executar o projeto

Nesta fase, coloque todo o seu trabalho árduo das duas primeiras fases em ação.

**Monitore sua equipe conforme ela conclui as tarefas do projeto. **

Derrube quaisquer barreiras que retardem ou impeçam a equipe de concluir as tarefas.
Ajude a manter a equipe ciente do cronograma e das expectativas de entrega.
Aborde os pontos fracos do seu processo ou
Examine os locais onde a sua equipe pode precisar de treinamento adicional para cumprir as metas do projeto.
Adapte-se às mudanças no projeto conforme elas surgem.

Encerrar o projeto

Nesta fase, feche o projeto.

Identifique se sua equipe concluiu todos os resultados solicitados.

Libere sua equipe para que possam apoiar outros projetos dentro da empresa.
Reserve um tempo com sua equipe para comemorar seus sucessos.
Transmita todas as entregas restantes e receba a aprovação das partes interessadas.
Documente as lições que você e sua equipe aprenderam durante o projeto.
Reflita sobre maneiras de melhorar no futuro.

Principal conclusão

Cada fase do ciclo de vida do projeto tem um significado e motivo próprios. Ao seguir o ciclo de vida do projeto, você está garantindo que está:

Capturando as expectativas do cliente;
Definindo o sucesso do projeto com um plano;
Executando tarefas do projeto e resolvendo quaisquer problemas que surgem;
Encerrando o projeto para capturar as lições aprendidas.

Conforme você continuar neste curso, examinaremos cada fase do projeto com mais detalhes.

Identificar: fases do ciclo de vida do projeto

Ungraded Plugin. Duração: 30 min

Associe a fase do projeto às tarefas principais em um ciclo de vida típico do projeto Neste exercício de categorização, você atribuirá tarefas à fase do projeto.

Teste seu conhecimento: analisar as diferentes fases do projeto

Practice Quiz. 4 questions. Duração: 8 min

3 - Comparar metodologias e abordagens de gerenciamento de projetos

Introdução às metodologias de gerenciamento de projetos

Video. Duration: 4 min

Olá. Como já discutimos, nem todos os projetos são iguais. Tipos de projetos distintos se beneficiarão da aplicação de diferentes abordagens e metodologias de gerenciamento de projetos.

Uma metodologia de gerenciamento de projetos é um conjunto de princípios orientadores e processos para assumir um projeto ao longo do ciclo de vida.

Metodologias de gerenciamento de projetos ajudam a orientar os gerentes de projeto ao longo de um projeto com etapas a serem seguidas, tarefas a serem concluídas e princípios para gerenciar o projeto como um todo.

Falaremos sobre dois tipos diferentes: linear e iterativo.

Abordagem Linear

Linear: significa que a fase anterior ou a tarefa deve ser concluída antes que a próxima possa começar. Uma abordagem linear funcionaria bem para um projeto como a construção de uma casa.

Exemplo: Você precisaria do projeto criado antes de começar a estabelecer a base. Você tem que saber exatamente como a casa será, as dimensões, o tipo e a quantidade de recursos. Então, você tem que terminar a fundação antes de levantar as paredes, e as paredes antes de colocar o telhado, e assim por diante antes de terminar o projeto, que é uma casa em estilo bangalô.

Também há um objetivo claro: você sabe exatamente como será a aparência da casa. É improvável que no meio da construção da casa seu cliente decida que prefere ter um estilo vitoriano de vários andares em vez de um bangalô de um único piso. Além do mais, mesmo se eles quisessem mudar, seria tarde, você já fez a fundação e construiu as paredes do bangalô, já está tudo pronto. Um bangalô é o que eles queriam, e um bangalô é o que eles vão ter.

Você usou a abordagem de gerenciamento de projetos linear, concluiu cada etapa em ordem, cumpriu com os resultados específicos acordados e entregou apenas o que o cliente pediu.

Abordagem Iterativa

Para um projeto como a produção de um novo programa para uma empresa de televisão, por outro lado, pode ser mais eficaz usar uma metodologia que usa uma abordagem iterativa, mais flexível, em que algumas das fases das tarefas se sobreporão ou acontecerão ao mesmo tempo que outras tarefas em andamento.

Exemplo: Sua equipe tem uma ideia para um programa e filma um piloto. Você executou vários testes do piloto em diferentes locais e intervalos de tempo. Conforme sua equipe coleta feedback sobre o piloto, são feitos ajustes no programa. Ao mesmo tempo, você é capaz de tomar decisões e começar a trabalhar em outras partes do projeto, como a contratação de atores permanentes, começar a produção e trabalhar na publicidade mesmo enquanto a versão final do programa está sendo trabalhada. E mesmo que o objetivo geral seja claro, produzir um novo programa, o tipo de programa pode acabar sendo diferente da ideia original. Sua equipe pode ter começado criando um programa de uma hora, mas durante o teste eles perceberam que um programa de meia hora seria mais interessante. Ou talvez um personagem coadjuvante tenha recebido um feedback positivo, então você quer torná-lo um dos personagens principais. O mais importante é que você produza um programa que o público vá assistir.

Conclusão

Por causa da abordagem iterativa, os planos permanecem flexíveis e você pode fazer ajustes conforme avança. Cada um desses projetos se beneficia de uma abordagem diferente de como as tarefas serão realizadas para atender melhor aos objetivos do projeto. Projetos de abordagem lineares são difrentes pois não requerem muitas mudanças durante o desenvolvimento e têm um processo sequencial claro. Se seguir o plano, é provável que você termine suas tarefas dentro do cronograma e de todos os outros critérios. Projetos iterativos permitem mais flexibilidade e antecipação de mudanças. Você pode testar partes do projeto para garantir que funcionam antes de o resultado final ser entregue e pode entregar partes do projeto à medida que são concluídas em vez de esperar que todo o projeto seja concluído.

Questão

O que é uma metodologia de gerenciamento de projetos?

Um resultado tangível do projeto
Uma atividade que precisa ser realizada dentro de um determinado período pelo gerente de projeto, equipe ou partes interessadas
Um conjunto de princípios e processos orientadores para se assumir um projeto ao longo do ciclo de vida dele
Correta: Uma metodologia de gerenciamento de projetos é um conjunto de princípios e processos para se assumir um projeto ao longo do ciclo de vida dele. O método pode ser linear (com uma tarefa concluída antes que a próxima possa começar) ou iterativo (com algumas tarefas acontecendo ao mesmo tempo).

Sumário

Ao longo dos anos, o campo de gerenciamento de projetos desenvolveu muitos métodos diferentes que os gerentes de projeto podem escolher e que os ajudarão a gerenciar com mais eficácia. O Google adota uma abordagem híbrida para o gerenciamento de projetos. Nós combinamos métodos diferentes, dependendo do tipo de projeto. Nossos gerentes de projeto são incentivados a adaptar o próprio estilo para o que faz mais sentido para o projeto e a equipe. Então, está começando a ver como diferentes abordagens podem beneficiar os projetos em que você vai trabalhar agora? Em breve você se tornará profissional em escolher uma abordagem ou combinar abordagens para se adequarem ao seu projeto.

A seguir, aprenderemos sobre os mais conhecidos e mais usados métodos de gerenciamento que você pode adicionar à sua caixa de ferramentas de gerenciamento de projetos.

Visão geral do Cascata e Agile

Video. Duration: 7 min

Duas das metodologias de gerenciamento de projeto mais conhecidas são a Cascata e o Agile. Cada um desses métodos tem uma história rica e complexa. Na verdade, você pode pegar um certificado inteiro em apenas um desses métodos sozinho. Você terá a chance de aprender mais sobre os métodos Cascata e Agile nos próximos cursos desta certificação. Não deixe de conferir depois de concluir este aqui para saber mais. Por enquanto, vou apenas dar uma breve introdução e fornecer alguns exemplos que ilustram como os diferentes tipos de projetos podem ser mais bem-sucedidos ou mais fáceis de gerenciar ao considerar qual método usar.

Cascata

Primeiro, vamos dar uma olhada na abordagem em Cascata. A Cascata, como metodologia, foi criada na década de 70 e refere-se à ordem sequencial das fases. Você conclui uma de cada vez em sequência, como uma cascata, começando do topo de uma montanha e indo para baixo. Lembra da definição e do exemplo de linearidade do último vídeo? Bem, a Cascata tem uma abordagem linear. No início, a Cascata foi usada nas disciplinas de engenharia física como manufatura e construção, então o software surgiu como um importante campo da engenharia e a Cascata também foi aplicada a esses projetos. Ainda é muito usada nas áreas de engenharia, incluindo design e aplicação de recursos do produto, também conhecido como design de aplicativo.

Com o tempo, outros setores, como planejamento de eventos e varejo (retalho), adaptaram as fases da Cascata para se adequar aos projetos.

Agora existem muitos estilos de Cascata, e cada estilo tem o próprio conjunto de etapas. O que todos eles têm em comum, no entanto, é que seguem um conjunto ordenado de etapas que estão diretamente ligadas a expectativas claramente definidas, recursos e objetivos que provavelmente não serão alterados.

Vamos olhar mais de perto. As fases do ciclo de vida de um projeto em Cascata seguem o mesmo fluxo padrão de ciclo de vida do projeto que você aprendeu antes. Começar, planejar, executar, o que inclui gerenciamento e conclusão de tarefas, e encerramento.

Quando é que você pode usar uma abordagem em Cascata para gerenciamento de projetos? Bem, quando as fases do projeto estão claramente definidas ou quando há tarefas para concluir antes que outro possa começar, ou quando as mudanças no projeto são muito caras de implementar depois de ele ter sido iniciado.

Exemplo: Se estiver servindo comida em um evento para um cliente com um orçamento muito apertado, você pode querer usar a metodologia em Cascata. Dessa forma, você pode confirmar o número de convidados primeiro, depois definir muito claramente o cardápio, receber aprovação e concordância sobre os itens e custos do cardápio, encomendar os ingredientes que não podem ser devolvidos e alimentar com sucesso os convidados.

Como o orçamento é limitado, você não pode se dar ao luxo de fazer mudanças ou desperdiçar comida. O método tradicional (cascata) não permite que o cliente faça mudanças no cardápio depois que o pedido é feito. Você também pode reservar mesas, cadeiras e pratos porque sabe exatamente a quantidade e o tipo de comida que está sendo preparada.

Uma abordagem tradicional (cascata) bem pensada para gerenciar um projeto pode ajudar a alcançar o resultado desejado com o mínimo de problemas possível durante a implementação do projeto. Ao ter o esforço extra de pensar em todo o projeto antecipadamente, você se preparará para o sucesso. Em um mundo ideal, seguir essa abordagem ajudará a identificar as pessoas e tarefas certas, planejar-se de acordo para evitar qualquer contratempo ao longo do caminho, criar espaço para documentar seus planos e progresso, e permitirá que você atinja esse objetivo.

Questão

Quando um gerente de projeto prefere usar a abordagem em cascata? Selecione todas as opções aplicáveis.

Quando as fases do projeto são claramente definidas
Correta: A Cascata tem uma abordagem linear. Ela segue um conjunto ordenado de etapas que estão vinculadas a expectativas, recursos e metas claramente definidos que provavelmente não serão alterados. Essa é uma abordagem útil quando as fases do projeto estão claramente definidas.
Quando há tarefas a serem concluídas antes que outra possa começar
Correta: A Cascata tem uma abordagem linear. Ela segue um conjunto ordenado de etapas que estão vinculadas a expectativas, recursos e metas claramente definidos que provavelmente não serão alterados. Essa é uma abordagem útil quando há tarefas a serem concluídas antes que outras pessoas possam começar.
Quando as alterações do projeto são caras para implementar depois de iniciado
Correta: A Cascata tem uma abordagem linear. Ela segue um conjunto ordenado de etapas que estão vinculadas a expectativas, recursos e metas claramente definidos que provavelmente não serão alterados. Essa é uma abordagem útil quando as alterações do projeto são caras para implementar após o início.
Quando as fases do projeto se sobrepõem e as tarefas são concluídas em iterações.

No entanto, os planos nem sempre saem conforme o planejado. Na verdade, isso raramente acontece. O método e, Cascata tem algumas práticas de gestão de risco para ajudar a evitar e lidar com as mudanças do projeto.

Agile

Felizmente, existem outras metodologias que são inteiramente construídas para mudança e flexibilidade. Uma delas é o Agile, outra abordagem famosa de gerenciamento de projetos.

Também se refere à flexibilidade, o que significa ter disposição e ser capaz de mudar e se adaptar. Projetos que usam uma abordagem Agile geralmente têm muitas tarefas sendo trabalhadas ao mesmo tempo, ou em vários estágios de conclusão, o que o torna uma abordagem iterativa.

Resumindo a Abordagem Agile:

significa ser capaz de se mover com rapidez e facilidade.
ser capaz de mudar e se adaptar
têm muitas tarefas sendo trabalhadas ao mesmo tempo, ou em vários estágios

Os conceitos que moldaram a metodologia Agile começaram a surgir nos anos 90 como uma resposta à crescente demanda por entrega mais rápida de produtos, principalmente aplicativos de software naquela época. Mas não foi oficialmente chamada de Agile até 2001. As fases de um projeto Agile também seguem as etapas do ciclo de vida do projeto que descrevemos antes, de um modo geral.

No entanto, em vez de ter que sempre seguir na ordem ou esperar uma fase terminar antes de começar a próxima, as fases do projeto Agile se sobrepõem e as tarefas são concluídas em iterações, que, no Scrum, são chamadas de sprints.

Scrum é uma forma de Agile sobre a qual você aprenderá mais no curso focado inteiramente em Agile, e por sprint, não queremos dizer fazer uma corrida o mais rápido possível. Sprints são períodos curtos, geralmente de uma a quatro semanas, em que uma equipe trabalha para se concentrar na conclusão de tarefas específicas. O que é importante entender é que Agile é mais uma mentalidade do que apenas uma série de etapas ou fases. Ele se preocupa em construir uma equipe eficaz e colaborativa que busca feedback regular do cliente para que possa entregar o melhor valor o mais rápido possível e se ajustar conforme as mudanças surgirem. Projetos que são mais adequados para uma abordagem Agile são aqueles em que o cliente tem uma ideia do que quer, mas não tem uma imagem concreta em mente, ou tem um conjunto de qualidades que gostaria de ver no resultado final, mas não está tão preocupado com a aparência exata. Outro indicador de que um projeto pode se beneficiar do Agile é o nível de alta incerteza e o risco envolvido com o projeto. Falaremos mais sobre essas coisas mais tarde.

Exemplo: de projeto que funcionaria bem com uma abordagem Agile pode ser a construção de um site. Sua equipe construiria as diferentes partes do site em sprints e entregaria cada uma para o cliente à medida que fossem construídas. Dessa forma, o site poderia ser lançado com algumas partes, digamos, a página inicial que estaria concluída e pronta para exibição pública, enquanto outras partes, talvez o blog da empresa ou a capacidade de agendar compromissos on-line, continuariam a ser construídas com o tempo. Isso permite que a equipe receba feedback antecipado sobre o que funciona, fazer ajustes ao longo do caminho e reduzir esforços desperdiçados.

Nesse mesmo exemplo de site, o método de Cascata vai planejar e exigir que o site inteiro esteja concluído antes do lançamento.

Sumário

Ter uma compreensão básica de Cascata e Agile pode ajudar a descobrir uma maneira eficaz de organizar e planejar seu projeto. Saber sobre essas duas metodologias virá a calhar durante futuras entrevistas de emprego, porque você será capaz de demonstrar uma compreensão sólida do cenário de gerenciamento de projetos. Cascata e o Agile são duas das metodologias de gerenciamento de projetos mais famosas, mas não são as únicas ou as melhores.

Nos próximos vídeos, você aprenderá sobre Lean Six Sigma, outra forma de abordar projetos. Aqui no Google, acredite ou não, nós usamos muitas dessas metodologias de gerenciamento de projetos.

Comparar as abordagens em Cascata e Agile

Leitura. Duração: 10 min

Agora que você sabe mais sobre algumas das diferentes abordagens e estruturas associadas ao gerenciamento de projetos, vamos comparar aspectos específicos das abordagens em Cascata (também comumente chamada de tradicional) e Agile.

Compreender os fundamentos dessas abordagens comuns de gerenciamento de projetos (e as diferenças entre elas) pode ajudar a demonstrar seu conhecimento de gerenciamento de projetos durante uma entrevista. Também pode ajudar a avaliar um projeto para determinar a abordagem certa ao trabalhar nele.

Cascata e Agile são implementados de muitas maneiras diferentes em muitos projetos distintos, e alguns podem usar aspectos de ambos. A tabela abaixo descreve e compara resumidamente as abordagens Cascata e Agile. Você pode usá-la como uma ferramenta de referência rápida, mas esteja ciente de que, na prática, as diferenças entre essas duas abordagens nem sempre podem ser claramente definidas.

Agora que entende melhor as diferenças entre as abordagens de gerenciamento de projetos em Cascata e Agile, você pode usar esse entendimento para determinar qual é a mais eficaz para seus projetos.

Avaliação de abordagens

Discussion Prompt. Duration: 10 min

Considere as diferentes etapas das abordagens de gerenciamento de projetos em Cascata e Agile e considere os benefícios de cada uma. Em seguida, reflita sobre um projeto que você concluiu recentemente. Escreva de 5 a 10 frases sobre a abordagem que você usaria se estivesse começando do zero, e por quê.

Em seguida, visite os fóruns de discussão para aprender com as experiências de outras pessoas e responder a pelo menos dois colegas.

Discussão

O assegurar a qualidade do software levou as minha organizações a fazer um enorme investimento no processo de QA (Quality Assurance). Também a nova tendência de automatização de testes software sem código tem oferecido maior vantagem de maior produtividade, consistência, e precisão. As 3 grandes abordagens de testes sem código que são popularmente adaptadas pelas organizações dependendo das suas exigências são - Cascata , Agile e Kanban. A escolha da metodologia de teste depende da abordagem de desenvolvimento de software que se quer seguida, quer se trate de modelo de Cascata para desenvolvimento, Kanban ou de Agile.

Caso Real de um projeto que podia ter corrido melhor:

Desenvolvimento de um Aplicativo de Gestão para uma empresa de Contabilidade
Método Cascata foi a abordagem implementada, muito devido ao orçamento fixo por parte do cliente
Foi o primeiro aplicativo do tipo feito pela empresa (sem entrar em detalhes)
Tecnologia escolhida foi Low-code Outsystems e Linguagem de programação C# .NET
O software no fim do processo de desenvolvimento testou muitos erros/bugs

Vou só aqui falar das duas abordagens que fazem parte nesta fase do curso:

Ambos os métodos, Cascata e Agile, são únicos à sua própria maneira e oferecem maiores resultados em condições específicas. É importante compreender o âmbito do projeto, o resultado requerido, a dimensão do projeto, o orçamento, e a duração do tempo. Uma vez estabelecido o objetivo e os requisitos claros, pode ser escolhido o método de teste correto. Mas por vezes conclui-se que o método usado foi o errado.

O teste do modelo de Cascata é um teste orientado por fases, em que o testador terá de esperar até que o software seja desenvolvido e enviado para verificação de qualidade. Aqui, o testador recebe o produto final e testa se este funcionar como esperado. A lista de alterações, erros, ou discrepâncias é então enviada ao programador para retificação. É um processo que envolve a chegada do software ao programador até que todos os erros/bugs sejam resolvidos. Este método de teste é adequado para projetos mais pequenos (mas nem sempre), contudo, para o desenvolvimento em maior escala, este método pode vir a ser dispendioso. Cada vez que uma alteração/erro é enviada ao programador, os requisitos mudam e várias modificações devem ser feitas para o corrigir, assegurando ao mesmo tempo que esta alteração não afeta as outras partes do software. Tal cenário pode envolver enormes custos, tempo e esforço.

As Vantagens dos testes em Cascata são:

É mais adequado para projetos mais pequenos
A gestão do projeto é fácil; à medida que o fluxo de trabalho avança uma fase de cada vez, torna-se fácil gerir o projeto sobreposto.
Uma vez que os requisitos não podem ser alterados, o projeto deve ser bem planeado e executado
O processo e os resultados estão bem documentados para uma análise mais aprofundada
Cada fase é independente da outra, por isso, há menos confusão e conflitos entre as equipas

Limitações

Está provado que é enfadonho para projetos maiores
A natureza rígida do processo não permite fazer quaisquer alterações nas fases anteriores
Uma vez que os testes são feitos após o desenvolvimento completo, a reparação de um bug/erro pode ser um caso dispendioso. E cria por vezes fricções e pessoal mais chateado.

O que faríamos se utilizássemos os Testes Agile

Seria uma abordagem multidisciplinar que envolve criadores, testadores, e outros especialistas no assunto.
Os testes Agile são uma parte do ciclo de desenvolvimento, são realizados simultaneamente com o desenvolvimento.
Apoia o ciclo contínuo de integração e implementação, e permite um canal de comunicação simplificado entre programadores, testadores, gestor de projeto, e o cliente e quando existem outras partes interessadas.
Nos modelos Agile, os testes não são uma fase diferente e realizam-se em paralelo com o Ciclo de Vida do Desenvolvimento de Software .
É realizado através do planeamento e execução de requisitos, conceção, codificação, e geração de casos. Os testadores identificarão o erro/bug nas fases iniciais e os programadores irão corrigi-los imediatamente mesmo antes de passarem à fase seguinte. Assim, quando o desenvolvimento do software estiver concluído, o produto está pronto para ser implementado sem quaisquer falhas. Tal abordagem pode reduzir consideravelmente os custos, o tempo e o esforço.

Vantagens

Pode ser implementado eficientemente para projetos maiores
Uma vez que os criadores, os testadores e o cliente estão envolvidos em cada fase, não há margem de desvio em relação aos resultados esperados
Promete maior qualidade
Baseia-se numa abordagem incremental, para que se possa garantir a redução dos testes e dos riscos de desenvolvimento

Limitações

Não adequado para projetos mais pequenos, uma vez que é mais caro.
Uma vez que os grandes projetos consideram esta abordagem, é necessário um planeamento e execução adequados.
Se o objetivo do projeto não estiver bem definido antes do seu início, isto pode não lhe dar os resultados esperados.

As minhas conclusões

Ambos os métodos podem mostrar resultados esperados no ambiente de Desenvolvimento de software. O método da Cascata pode não ser eficaz, como ficou demonstrado, uma vez que os testes são feitos após a conclusão do desenvolvimento. A escolha de uma abordagem Agile em meu ver fará com que o desenvolvimento e os testes andem de mãos dadas. Assim, os erros/bugs podem ser identificados mais cedo na fase de desenvolvimento, executar o processo de forma rápida e sem problemas, assegurando ao mesmo tempo que todos os requisitos do cliente são satisfeitos. A abordagem Agile é a mais adequada para o mundo de hoje.

Introdução a Lean e Six Sigma

Video. Duração: 7 min

Olá, novamente. Agora que você tem as metodologias Cascata e Agile na sua caixa de ferramentas de gerente de projeto, Lean Six Sigma é mais uma que você pode adicionar. É uma combinação de duas metodologias que vieram antes, Lean e Six Sigma. Os usos do Lean Six Sigma são comuns em projetos que têm os objetivos de economizar dinheiro, melhorar a qualidade e se mover pelos processos rapidamente. Ele também se concentra em colaboração em equipe, que promove um ambiente de trabalho positivo. A ideia é que quando sua equipe se sente valorizada, a motivação e a produtividade aumentam e todo o processo funciona de forma mais suave.

Existem cinco fases na abordagem Lean Six Sigma:

Definir,
Medir,
Analisar,
Melhorar (Improve),
Controlar.

conhecidas como DMAIC em inglês. & DMAMC em portugês.

DMAIC é uma estratégia para melhoria de processos, o que significa que você está tentando descobrir onde os problemas estão no processo atual e como corrigi-los para que tudo funcione mais tranquilamente.

O objetivo de cada etapa é garantir os melhores resultados possíveis para o projeto. Assim como com a Cascata e o Agile, há detalhes mais específicos para usar o DMAIC e a abordagem Lean Six Sigma. Mas o que é bom no processo DMAIC é que ele pode ser usado para resolver qualquer problema comercial. Passo a explicar:

Definir

A primeira fase é definir o objetivo do projeto e quanto tempo vai levar para atendê-lo. Essa primeira fase é muito parecida com a fase de início do gerenciamento de projetos tradicional (cascata).

Cenário:. Imagine que você começa como gerente de projeto de uma grande empresa de viagens para ajudar a agilizar e minimizar o tempo de espera do serviço de atendimento ao cliente, que vem aumentando devido a uma recente promoção de vendas.

Antes de começar a trabalhar em como resolver o problema, você precisará definir o objetivo do projeto e falar com as partes interessadas (stakeholders) sobre as expectativas para o projeto.

Nesse caso, o objetivo é ter tempos de espera médios de menos de 10 minutos em média, comparado com 30 minutos.

Medir

Em seguida, é hora de medir como o processo atual está sendo executado. Para melhorar os processos, o DMAIC se concentra nos dados. Aqui você quer mapear o processo atual e localizar exatamente onde estão os problemas e que tipo de efeito esses problemas têm no processo.

Usando nosso exemplo, você está tentando descobrir por que está demorando tanto para a empresa de viagens resolver um problema do serviço de atendimento ao cliente. Para fazer isso, você olha para dados da empresa como tempos médios de espera, número de clientes por dia e variações sazonais. Então, você definirá um plano para saber como vai conseguir esses dados e com que frequência medir isso. Pode parecer algo como fazer com que a empresa gere relatórios semanais, mensais, trimestrais. Em outras situações, você pode fazer com que funcionários ou clientes preencham pesquisas ou analisar registros de inventário, envio, rastreamento, etc.

Analisar

Depois de ter os dados e medições, você pode passar para a próxima fase que é analisar. Aqui, você começará a identificar lacunas e problemas.

Em nosso exemplo, depois de mapear o processo e pontos de dados, você pode ver que a equipe é inadequada nos dias em que o número de clientes é mais alto.

A análise de dados é importante para gerentes de projeto, independentemente do método escolhido

Com base em seus dados, você terá uma forte compreensão das causas e soluções para chegar à próxima etapa, melhorar.

Melhorar

Muitas vezes, os gerentes de projeto podem querer pular direto para essa fase, mas melhorias de processos em projetos só devem ser feitas depois de uma análise cuidadosa. Esse é o ponto em que você apresenta suas descobertas e se prepara para começar a fazer melhorias.

Em nosso exemplo, isso pode ser modificar a equipe para atender às necessidades dos clientes.

Controlar

A última etapa desse ciclo é controlar. Você levou o processo e o projeto para um bom lugar, e agora é hora de implementá-los e mantê-los lá.

Controlar é aprender com o trabalho que você fez antes para colocar novos processos e documentação em ação e continuar monitorando para que a empresa não volte para a forma antiga e ineficiente de fazer as coisas.

Sumário

Para resumir tudo, você pode se lembrar do DMAIC assim:

definir diz a você o que medir,
medir diz a você o que analisar,
analisar diz a você o que melhorar,
e melhorar diz a você o que controlar.

Questão

Em qual etapa do DMAIC os gerentes de projeto começam a identificar lacunas e problemas?

Definição
Medir
Análise
Correta: No DMAIC, a etapa de análise é quando os gerentes de projeto aprendem o que melhorar, identificando lacunas e problemas.
Melhoria
Controle

Lean Six Sigma e a abordagem DMAIC são ideais quando o objetivo do projeto inclui melhorar o processo atual para corrigir problemas complexos ou de alto risco, tais como:

como melhorar as vendas,

conversões ou eliminar um congestionamento, que é quando as coisas ficam paradas durante um processo. Seguir o processo DMAIC impede a probabilidade de pular etapas importantes** e aumenta as chances de um projeto bem-sucedido.

Práticas recomendadas

Como forma de a sua equipe descobrir práticas recomendadas que seu cliente pode usar daqui para frente, ele usa dados e se concentra no cliente ou usuário final para resolver problemas de uma forma que se baseia no aprendizado anterior para que você possa descobrir soluções eficazes permanentes para problemas difíceis.

Existem muitas maneiras por aí que dividem o fluxo de gerenciamento de projetos em fases e abordagens aceitáveis, tudo com o mesmo objetivo final de alcançar o resultado desejado da forma mais tranquila possível e entregando o melhor valor.

Como eu disse antes, no Google, seguimos muitas abordagens diferentes. Por exemplo, uma equipe de engenharia lançando um produto focado no cliente pode usar principalmente o Agile ao criar o produto, mas decidir conectar alguns dos aspectos do gerenciamento de projetos em cascata para planejamento e documentação.

Uma equipe de atendimento ao cliente pode se concentrar em usar o Lean Six Sigma para melhorar uma experiência para nossos usuários como oferecer novos recursos com base em uma análise recente. Mas a equipe pode desenvolver partes do código e implantar os recursos usando iterações e sprints Agile para permitir mudanças. Ou uma das nossas equipes internas de educação e treinamento pode se concentrar apenas em gerenciamento de projetos em cascata para atingir uma meta direcionada de fazer com que todos os funcionários concluam um treinamento anual de conformidade. Aqui, Cascata faz sentido, uma vez que os requisitos do programa de treinamento são fixos e o prazo e o objetivo também.

Conclusão

A maior conclusão é conhecer os vários métodos e ferramentas para poder aplicar com confiança o que funciona melhor para você, sua equipe e o objetivo final. Não há receita real para saber como executar um projeto perfeitamente porque sempre há partes que você não pode controlar 100%. Mas a boa notícia é que você pode chegar bem perto com os conjuntos de habilidades que desenvolve durante o aprendizado sobre essas diferentes estruturas.

Metodologias Lean e Six Sigma

Leitura. Duration: 10 min

Anteriormente, você aprendeu sobre as abordagens de gerenciamento de projetos Agile e Cascata. Agora, definiremos alguns conceitos-chave das metodologias Lean e Six Sigma. Aprenderemos como essas metodologias podem ser usadas para organizar e gerenciar seus projetos e discutiremos qual é a mais eficaz para diferentes tipos.

Lean

A metodologia Lean costuma ser chamada de Manufatura Enxuta porque se originou no mundo da manufatura. O princípio mais importante da metodologia Lean é a remoção de desperdícios dentro de uma operação. Ao otimizar as etapas do processo e eliminar desperdícios, o valor é agregado a cada fase da produção.

Hoje, a metodologia de Manufatura Enxuta reconhece oito tipos de desperdício em uma operação:

Defeitos,
Excesso de processamento,
Superprodução,
Espera,
Inventário,
Transporte, movimento e
Talento não utilizado.
Na indústria de manufatura, esses tipos de desperdício são frequentemente atribuídos a problemas como os seguintes:

Falta de documentação adequada
Falta de padrões de processo
Falta de compreensão das necessidades dos clientes
Falta de comunicação eficaz
Falta de controle de processos
Projeto de processo ineficiente
Falhas de gestão

Esses mesmos problemas geram desperdício no gerenciamento de projetos.

Implemente o gerenciamento de projetos Lean quando quiser usar recursos limitados, reduzir o desperdício e otimizar processos para ter o máximo de benefícios.

Você pode conseguir isso usando os pilares da ferramenta de qualidade Lean 5S. O termo 5S na sigla em inglês refere-se aos 5 (cinco>) pilares que são necessários para uma boa administração: classificar, colocar em ordem, brilhar, padronizar e manter. Implementar o método 5S significa limpar e organizar o local de trabalho para ter o menor desperdício de tempo e material. O método 5S inclui estas cinco etapas:

Classificar: remova todos os itens não necessários para as operações de produção atuais e deixe apenas o essencial.
Colocar em ordem: organize os itens necessários para que sejam fáceis de usar. Rotule os itens para que qualquer pessoa possa localizá-los ou guardá-los.
Brilhar: mantenha tudo no lugar correto. Limpe seu espaço de trabalho todos os dias.
Padronizar: execute o processo da mesma maneira todas as vezes. (rotina)
Sustentar: crie o hábito de manter os procedimentos corretos e incutir essa disciplina em sua equipe.

Dentro da metodologia Lean, o 5S ajuda a aumentar o desempenho.

O conceito final de Lean usa um sistema de programação Kanban para gerenciar a produção. O sistema de programação Kanban, ou quadro Kanban, é uma ferramenta de visualização que permite otimizar o fluxo de trabalho de sua equipe. Kanban dá à equipe uma exibição visual para identificar o que precisa ser feito e quando. O quadro Kanban usa cartões que são movidos da esquerda para a direita para mostrar o progresso e ajudar sua equipe a coordenar o trabalho.

Quadros Kanban e 5S são princípios básicos da metodologia Lean. Eles podem ajudar a gerenciar com sucesso seu projeto. Agora vamos analisar o método Six Sigma e aprender quando é o melhor momento para usá-lo.

Six Sigma

Six Sigma é uma metodologia usada para reduzir as variações, garantindo que os processos de qualidade sejam sempre seguidos. O termo “Six Sigma” origina-se de estatísticas e geralmente significa que itens ou processos devem ter qualidade de 99,9996%.

Os sete princípios-chave do Six Sigma são estes:

Sempre foque no cliente.
Identifique e entenda como o trabalho é feito. Entenda como o trabalho realmente acontece.
Faça com que seus processos fluam suavemente.
Reduza o desperdício e concentre-se no valor.
Pare os defeitos removendo a variação.
Envolva-se e colabore com sua equipe.
Aborde a atividade de melhoria de forma sistemática.

Use essa metodologia para encontrar aspectos do produto ou processo que são mensuráveis, como tempo, custo ou quantidade. Em seguida, inspecione esse item mensurável e rejeite quaisquer produtos que não atendam ao padrão Six Sigma. Qualquer processo que crie produtos inaceitáveis deve ser aprimorado.

Agora que você entende o Lean e o Six Sigma, vamos ver como eles se unem para melhorar o desempenho do seu projeto.

Lean Six Sigma

Depois que o Lean e o Six Sigma foram colocados em prática, descobriu-se que as duas metodologias poderiam ser combinadas para aumentar os benefícios. As ferramentas utilizadas no Lean, como quadros Kanban e 5S, garantem qualidade nos processos desde o início. Os produtos desenvolvidos usando métodos Lean são, então, inspecionados ou testados usando padrões Six Sigma. Os produtos que não atendem a esses padrões são rejeitados.

Conclusão

A maior diferença entre essas metodologias é que o Lean agiliza os processos, enquanto o Six Sigma reduz a variação nos produtos ao incorporar a qualidade desde o início e inspecionar os produtos para garantir que os padrões de qualidade sejam atendidos.

Você pode descobrir que um desses dois métodos (ou usar os dois juntos) pode melhorar a eficiência de seus projetos.

Abordagens comuns de gerenciamento de projetos e como selecionar uma

Leitura. Duration: 10 min

Você tem aprendido muito sobre as diferentes abordagens de gerenciamento de projetos e quando usá-las. Nesta leitura, vamos recapitular brevemente alguns das mais comuns e recomendar alguns artigos com informações de apoio. Você continuará a aprender mais sobre essas abordagens ao longo deste programa de certificação.

Abordagens famosas de gerenciamento de projetos

Abaixo está uma breve recapitulação de algumas das abordagens de gerenciamento de projetos que você conheceu até agora:

Cascata

É uma metodologia tradicional na qual as tarefas e fases são concluídas de maneira linear e sequencial, e cada etapa do projeto deve ser concluída antes do início da próxima. O gerente de projeto é responsável por priorizar e atribuir tarefas aos membros da equipe. Em Cascata, os critérios usados para medir a qualidade são claramente definidos no início do projeto.

Agile

É uma metodologia que envolve fases curtas de trabalho colaborativo e iterativo com testes frequentes e melhorias implementadas regularmente. Algumas fases e tarefas acontecem ao mesmo tempo que outras. Em projetos Agile, as equipes compartilham a responsabilidade de gerenciar o próprio trabalho. Scrum e Kanban são exemplos de estruturas Agile, que são abordagens de desenvolvimento específicas baseadas na filosofia Agile.

Scrum

É uma estrutura Agile que se concentra no desenvolvimento, entrega e sustentação de projetos e produtos complexos com colaboração, responsabilidade e um processo iterativo. O trabalho é concluído por pequenas equipes multifuncionais lideradas por um Scrum Master e é dividido em Sprints curtos com uma lista definida de entregas.

Kanban

É uma abordagem Agile e uma ferramenta que fornece feedback visual sobre o status do trabalho em andamento com o uso de quadros ou gráficos Kanban. Com Kanban, os gerentes de projeto usam notas adesivas ou cartões em um quadro Kanban físico ou digital para representar as tarefas da equipe com categorias como A fazer, Em Andamento e Concluído.

Lean

Usa a ferramenta de qualidade 5S para eliminar oito áreas de desperdício, economizar dinheiro, melhorar a qualidade e simplificar os processos. Os princípios do Lean afirmam que você pode fazer mais com menos lidando com disfunções que geram desperdício. O Lean implementa um sistema de programação Kanban para gerenciar a produção.

Six Sigma

Envolve a redução de variações, garantindo que os processos de qualidade sejam sempre seguidos. O método Six Sigma segue uma abordagem de melhoria de processo chamada DMAIC, que significa definir, medir, analisar, melhorar e controlar.

Lean Six Sigma

É uma combinação das abordagens Lean e Six Sigma. Muitas vezes, é usado em projetos que visam economizar dinheiro, melhorar a qualidade e passar pelos processos rapidamente. Lean Six Sigma também é ideal para resolver problemas complexos ou de alto risco.A ferramenta de qualidade 5S, o processo DMAIC e o uso de quadros Kanban são todos componentes dessa abordagem.

Apesar das diferenças, todas essas metodologias de gerenciamento de projetos requerem comunicação e colaboração entre várias equipes e visam entregar os projetos no prazo e dentro do orçamento.

Selecionar uma abordagem de gerenciamento de projetos

Com tantas metodologias disponíveis, há muitas opções que funcionariam bem para o projeto. Visto que os projetos e as organizações nas quais você os executará variam muito, a abordagem escolhida para implementar para cada projeto vai variar.

No Google, costumamos usar um híbrido de abordagens e estruturas para cumprir com eficiência a meta do projeto. Todas as abordagens podem ser combinadas com outras, dependendo das necessidades do projeto.

Escolher uma abordagem que funcione melhor para o projeto, a organização e a equipe requer tempo e prática. Você aprenderá mais sobre como escolher uma abordagem de gerenciamento de projetos em todo este programa de certificação. Enquanto isso, dê uma olhada em como este artigo analisa as metodologias comuns e quando usá-las: Quais metodologias de gerenciamento de projetos você deve usar? (opens in a new tab)

Identificar: metodologias de gerenciamento de projetos

Ungraded Plugin. Duração: 30 min

Categorizar abordagens de gerenciamento de projetos

Avaliar um conjunto de características do projeto. Classifique-as como: Agile/Scrum, Cascata ou Lean Six Sigma.

Tudo pronto! Você mostrou que possui um firme entendimento da diferença entre as abordagens distintas dos projetos. Lembre-se de que você não está limitado a uma abordagem. Dependendo das necessidades do projeto, é possível associar abordagens e metodologias.

4 - Revisão: O ciclo de vida e as metodologias de gerenciamento de projetos

Finalização

Video. Duração: 2 min

Parabéns por concluir este módulo sobre o ciclo de vida do projeto e metodologias de gerenciamento de projetos.

Espero que esta introdução a algumas das principais metodologias de gerenciamento de projetos e ouvir de um Googler sobre como abordamos o gerenciamento de projetos aqui no Google tenha aumentado seu interesse e ânimo para continuar aprendendo. Uma das melhores coisas do gerenciamento de projetos é que ele pode ser muito criativo e mostrar problemas desafiadores para resolver, com um impacto gratificante.

Você trabalha com equipes cheias de pessoas interessantes, qualificadas e dedicadas que ajudam no processo de resolução de problemas e geração de ideias.

Cada projeto é uma oportunidade de aprender e testar algo novo.

Cascata, Agile e Lean Six Sigma são bases sólidas para construir sua compreensão do gerenciamento de projetos.

Cada metodologia tem o próprio conjunto de regras, valores e processos.

Não existe metodologia certa ou errada. Não existe uma abordagem única para todos, e quase não há limites para o número de maneiras de combinar diferentes abordagens para atender às necessidades do projeto.

O seu objetivo ao escolher uma metodologia é maximizar o uso de recursos e tempo. O método, ou combinação de métodos, ajudará a alcançar seu objetivo da maneira mais eficiente. Isso pode parecer muito, mas aguente firme. Com tempo e prática, você ficará mais confortável com os benefícios e limites de diferentes metodologias, e será capaz de assumir suas atribuições no projeto com confiança.

A seguir, você saberá mais sobre essas bases, aprendendo como uma estrutura organizacional e a cultura podem influenciar a maneira como você gerencia seu projeto.

Desafio Semanal 3

Quiz: 10 questões. Duração. 50 min

Nota Final: 90 %

Semana 2 Semana 4