Como gerenciar orçamentos e compras

Você vai aprender quais são os componentes de um orçamento de projetos, como funciona o processo de orçamento e como gerenciar um. Você também vai ver como funciona o processo de compra, que documentação é necessária e como receber suporte e evitar conflitos éticos durante o processo.

Dedicação ao estudo

• Videos: 50 min

• Leitura: 1h 20 min

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Objectivos

• Explicar o processo de compra e identificar a documentação essencial de compra.
• Descrever como estimar, acompanhar e manter um orçamento.
• Identificar os componentes do orçamento de um projeto e como - funciona o processo orçamentário.
• Informar e solucionar os problemas identificados em um plano de gestão de riscos.

Conteúdos

1. Como compreender os orçamentos de projeto
2. Como gerenciar um orçamento de projeto
3. Introdução a compras
4. Como lidar com desafios de compra
5. Revisão: Como gerenciar orçamentos e compras

1. Como compreender os orçamentos de projeto

Introdução: Como gerenciar orçamentos e compras

Video. Duração: 1 min

Anteriormente, aprendemos sobre como criar e gerenciar um plano de projeto e usando estimativa de tempo para evitar o fracasso do projeto. A seguir, vamos mudar a discussão para o funcionamento interno de um orçamento de projeto. Vamos falar sobre dinheiro. Como mencionado anteriormente, muitas habilidades de gerenciamento de projetos podem se sobrepor às habilidades comuns que você já usa no seu dia a dia, e talvez você já tenha alguma experiência com orçamentos. Fazer orçamentos no mundo do gerenciamento de projetos é um processo complexo que envolve muitas partes e documentações diferentes.

• Vou ensinar a você como criar e gerenciar um orçamento de projeto na prática.

• Vamos falar sobre os muitos componentes de um orçamento e como as partes interessadas agem no processo de orçamento.

• Você aprenderá sobre a importância das compras no gerenciamento de projetos.

• Você também aprenderá sobre gerenciamento de fornecedores e compras tanto no Agile quanto nas definições de metodologia tradicionais.

• Haverá vários novos conceitos em torno da documentação legal e contratual a ser introduzida, como NDAs, RFPs e SoWs.

Você aprenderá que os gerentes de projeto são fluentes em siglas, e em breve você também será.Vou explicar cada uma dessas que surgirão.

• Também vamos aprender o papel que equipes jurídicas e a ética desempenham nas compras.

Dica: é bem importante. Começar um projeto novo e conseguir materiais e fornecedores sem considerar as implicações éticas pode colocar gerentes de projeto em apuros.Você aprenderá mais sobre equipes jurídicas e ética para ajudar a evitar essas situações complicadas.

• A melhor parte é que você vai ter bastante prática aqui, já que vai criar sua própria documentação usando nossos modelos.

A importância da definição orçamentária

Video. Duração: 5 min

Vamos voltar ao orçamento. Talvez você já faça um orçamento para ajudar a cuidar das despesas mensais da sua vida pessoal. Muitas pessoas fazem isso porque permite que elas se sintam preparadas e no controle das finanças. O mesmo acontece com o orçamento do projeto. O orçamento do projeto é um pouco mais complexo do que um orçamento pessoal. Vamos ajudar você a compreender e se aprofundar um pouco mais no que um orçamento de projeto envolve.

Um orçamento de projeto são os recursos monetários estimados necessários para atingir as metas e os objetivos dele.

Ao analisar o orçamento de um projeto, é preciso considerar todos os custos projetados e potenciais necessários para concluí-lo.

Você divide o orçamento em marcos, que são pontos importantes dentro do cronograma do projeto que indicam progresso e geralmente significam a conclusão de uma entrega ou fase do projeto, e lista atividades e tarefas junto com os custos associados delas.

Isso garante que você calcule as despesas corretas para um determinado período. Isso é considerado um prognóstico.

Um prognóstico para seu orçamento do projeto é uma estimativa de custo ou uma previsão ao longo de um período.

Com frequência, você vai analisar o orçamento do projeto e ele vai evoluir ao longo do ciclo de vida do projeto. Esses orçamentos geralmente contêm itens como mão de obra, custos operacionais e custos associados aos materiais necessários, como hardwares, softwares ou equipamentos.

A importância de um orçamento de projeto se concentra em mais do que apenas economizar dinheiro.

No gerenciamento de projetos, um orçamento é considerado uma entrega. É uma métrica de sucesso. O orçamento do projeto é uma ferramenta para comunicar exatamente o que é necessário e quando é necessário às partes interessadas.

O orçamento terá um efeito direto sobre a viabilidade financeira da empresa.

Portanto, como você já percebeu, ele é uma parte integral do gerenciamento de projetos.

A criação do orçamento ocorre na fase de início do projeto. Lembre-se de que o orçamento será ajustado conforme necessário ao longo do ciclo de vida do projeto. Dependendo do seu papel na empresa, você não será sempre o único criador do orçamento.

Sua propriedade sobre itens como orçamento e relacionamento com o fornecedor pode variar dependendo de fatores como o tamanho da empresa ou da equipe de suporte ou o organograma da equipe.

Nem sempre você gerencia o orçamento do início ao fim, mas orçamento e marcos andam de mãos dadas. Por isso é importante que você conheça os prós e contras do orçamento ao longo do projeto. Como gerente de projeto, é possível que você seja encarregado de conseguir aprovações de gastos.

A maioria das empresas tem uma política de gastos ou de assinatura. Isso geralmente descreve quem tem autoridade para comprometer recursos ou ter custos ou outras obrigações em nome da empresa.

Isso é importante porque não será possível continuar com alguns de seus itens de ação ou entregas se você não souber o quanto certas atividades custarão e se você tem os fundos necessários disponíveis. Não faria sentido alugar um imóvel sem verificar primeiro o custo do aluguel, certo? Principalmente se o preço do aluguel for maior do que o orçamento. O mesmo pensamento se aplica ao orçamento de projetos.

O processo de orçamento geralmente acontece em conjunto com o processo de programação porque as etapas do processo de programação dependem muito dos custos.

Questão

Em que ponto do ciclo de vida do projeto o gerente cria o orçamento?

• Fase de planejamento
• Fase de encerramento
• Fase de execução
• Fase de início
  Correta - É importante lembrar que o gerente pode precisar ajustar o orçamento ao longo do ciclo de vida do projeto.

O gerente de projetos vai colaborar com pessoas no projeto para criar as estimativas deles. Na maior parte, depois que o processo de estimativa de custos é concluído, é comum que o patrocinador do projeto ou outra parte interessada analise e aprove os custos da estimativa. E se for necessário ajustar e realocar fundos do projeto, isso pode significar que o CEO ou o COO é quem dá a confirmação ou a aprovação final.

Por exemplo, em nosso projeto da Office Green, o diretor de produto é quem aprova.

Como mencionamos antes, o gerente de projeto provavelmente precisará de algum tipo de aprovação do departamento financeiro. Isso pode variar de empresa para empresa. Portanto, esteja ciente dos processos da sua empresa.

O orçamento de projetos nunca é uma operação única. Como gerente, você terá que priorizar onde alocar fundos dentro do projeto para garantir o melhor resultado.

Em última análise, a maioria dos projetos é criada para melhorar:

• melhorar a produtividade da força de trabalho,
• aumentar a receita ou
• tentar reduzir custos dentro de uma empresa.

Questão

Quem cria estimativas para o orçamento do projeto?

• Patrocinador do projeto
• Representante da equipe
• Diretor Financeiro (CFO)
• Gerente de projeto
  Correta - O gerente também colabora com outras pessoas no projeto para criar as estimativas.

O orçamento é um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de projetos, e, no início, manter-se no orçamento é uma das tarefas mais complicadas.

É importante não ultrapassar o orçamento e gerar custos extras à empresa, e é igualmente importante não ficar abaixo do orçamento, uma vez que isto pode afetar o orçamento do próximo ano.

Quando se trata de empresas de destaque, como empresas de capital aberto, como o Google, ou organizações do setor público como a secretaria de educação local, elas podem ter a obrigação de informar o desempenho financeiro aos acionistas ou auditores.

Ficar acima ou abaixo do orçamento vai interferir no orçamento da empresa para o ano seguinte, podendo deixar você com menos dinheiro para trabalhar no futuro.

Em outras palavras, um gerente de projeto precisa mostrar que a quantidade solicitada de dinheiro foi usada para garantir orçamento suficiente para projetos futuros.

Para empresas menores, pode haver um orçamento mais restrito, e nesse caso é essencial que se tenha cuidado sobre gastar mais dinheiro em um projeto do que o alocado inicialmente.

Como gerente de projeto, compreender o orçamento é muito útil para o seu sucesso de modo geral.

Então, no próximo vídeo, vamos aprender os prós e os contras do que está incluído em um orçamento. Vejo você em breve.

Principais componentes de um orçamento de projeto

Video. Duration: 4 min

Agora que você entendeu o que é um orçamento, vamos discutir alguns componentes específicos de um orçamento. Há muitos fatores a serem considerados no orçamento do projeto. Infelizmente, não é tão simples como uma empresa dizendo: "Temos US$ 5.000, este é o nosso orçamento". Quando você vai ao supermercado, da mesma forma que você não determina quanto as maçãs custarão, as empresas não podem simplesmente decidir que querem gastar US$ 200 em um projeto se a taxa de mercado para um projeto do mesmo calibre é de US$ 2.000.

Os gerentes de projeto precisam se:

• responsabilizar por compreender as necessidades das partes interessadas,
• orçando as despesas excedentes,
• mantendo a adaptabilidade e
• fazendo análises e reformulações ao longo de todo o projeto.

Esses são apenas alguns exemplos do que você precisa levar em conta. Vamos imaginar alguns desses fatores em nosso projeto da Office Green. Em termos de compreensão das necessidades das parte interessadas, é importante saber exatamente o que elas esperam deste projeto para conseguir entregar.

Como empresa, a meta final é normalmente gerar lucro e poupar dinheiro e tempo. O patrocinador do projeto (o diretor de produto, neste caso) precisa que o projeto tenha um certo custo para gerar lucro. Como gerente de projeto, você também precisará fazer um orçamento das despesas surpresa.

Por exemplo: Digamos que vários vasos cheguem do fornecedor quebrados e rachados. Talvez o vaso sofra rachaduras durante o processo de entrega e não seja culpa do fornecedor. Nesse caso, você terá que pedir alguns vasos extras para atender aos pedidos, e isso pode ser um custo adicional.

À medida que seu projeto continua, você vai ter que rever o orçamento e às vezes fazer reformulações, o que significa criar um orçamento revisado separado com base em como o seu projeto está andando.

Manter o orçamento em dia vai ajudar você a manter a organização, e a reformulação é uma maneira de reajustar o orçamento, se necessário. Como gerente de projeto da Office Green, talvez descubra que precisa transferir custos para diferentes recursos e categorias dentro do orçamento de projeto. Talvez você tenha superestimado inicialmente o custo das plantas do fornecedor e subestimado os custos de marketing de seu novo lançamento. É possível realocar estes valores conforme necessário. Esse é um ótimo exemplo de análise e reformulação.

Há diversos fatores a serem considerados na hora de criar um orçamento incluindo:

• taxas de custo de recursos,
• análise de reserva, -
• orçamento de contingência e
• custo de qualidade.

Você vai precisar determinar as taxas de custo de recursos. As taxas de custo dos recursos são exatamente o que parecem, o custo de um recurso.

Alguns exemplos de recursos são:

• mão de obra,
• ferramentas,
• equipamentos,
• materiais e
• software.

Convém se perguntar:

Quanto custará cada um desses recursos à empresa? Às vezes, um projeto pode sair dos trilhos porque o gerente de projeto não incluiu os fundos para reservas da maneira adequada. A realização de uma análise de reserva ajudará você a contabilizar todos os fundos de reserva de que possa precisar. Uma análise de reserva é um método para verificar os recursos restantes do projeto. Ao realizar uma análise de reserva, você vai analisar todos os riscos potenciais do seu projeto e determinar se é preciso adicionar fundos de reserva. Esses fundos são necessários porque novos custos que você não previu originalmente surgirão. Isso também é conhecido como orçamento de contingência.

O orçamento de contingência no contexto de gerenciamento de projetos é o dinheiro que está incluído para cobrir eventos não previstos que não são contabilizados em uma estimativa de custo. O objetivo é compensar a incerteza que ocorre nas estimativas de custo e tempo, bem como a exposição a riscos imprevisíveis.

O custo da qualidade se refere a todos os custos para evitar problemas com:

• produtos,
• processos ou
• tarefas.

O custo da qualidade inclui:

• custos de prevenção,
• custos de avaliação,
• custos de falha interna e
• custos de falha externa.

Questão

O que um gerente de projeto precisa considerar ao orçar o projeto? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Reformulação ao longo do projeto
  Correta - Um gerente pode precisar criar um orçamento separado e revisado com base no acompanhamento do projeto.
• Despesas imprevisíveis
  Correta - Ao orçar imprevistos, o gerente de projeto tem menos probabilidade de estourar o orçamento.
• Necessidades das partes interessadas
  Correta - É importante saber exatamente o que as partes interessadas esperam do projeto.
• Preços dos concorrentes

Depois de aplicar esses fatores:

• as taxas de custo de recursos,
• a análise de reservas,
• o orçamento de contingência e
• o custo da qualidade em seu orçamento,

Assim será possível estimar o que seu projeto pode custar.

Lembre-se de que seu orçamento provavelmente mudará, e começar com uma estimativa inicial é uma maneira de garantir que você está pelo menos no caminho certo e que não há problema se o orçamento mudar, é por isso que fazemos análises e reformulações.

Espero que você esteja começando a entender a estrutura da criação de um orçamento. Na próxima aula, vamos começar a montar um orçamento juntos. Vamos colocar todas as suas anotações e seus conhecimentos novos em prática.

Introdução a orçamentos de projeto

Leitura. Duração: 10 min

Um orçamento de projeto é a estimativa de recursos monetários necessários para atingir as metas e objetivos de um projeto. Nas aulas anteriores, abordamos uma ampla variedade de informações relacionadas aos orçamentos de projeto. Vamos recapitular para garantir que você tenha as informações e ferramentas necessárias para criar e gerenciar o orçamento do projeto.

Os orçamentos são criados na fase de início do projeto. Como acontece com qualquer outro documento de gerenciamento de projeto, é preciso continuar a analisar e controlar o orçamento ao longo do ciclo de vida do projeto. Seu orçamento é mais do que apenas quanto custará para concluir o projeto. Ele é uma ferramenta útil para referência ao se comunicar com as partes interessadas e serve para acompanhar o progresso do projeto. Os orçamentos também ajudam a controlar seus custos e atuam como base para a parte financeira do projeto.

Práticas recomendadas do orçamento de projetos

Aqui estão algumas dicas a se considerar ao criar seu orçamento de projeto:

• Consultar dados históricos: Seu projeto pode ser semelhante a um projeto anterior em que sua empresa trabalhou. É importante analisar como o orçamento desse projeto foi administrado, descobrir o que deu certo e aprender com os erros anteriores.

• Utilizar sua equipe, seus mentores ou seu gerente: Adquira o hábito de pedir que sua equipe verifique novamente seu trabalho para oferecer a você um outro olhar sobre seus documentos.

• Alinhar seu orçamento ao cronograma: O orçamento alinhado ao cronograma permite que você aloque custos para as tarefas do projeto ao longo do cronograma projetado em que essas despesas estão previstas para ocorrer. Ao observar suas tarefas em um cronograma, é possível acompanhar e comparar os custos planejados e os reais ao longo do tempo e gerenciar as alterações em seu orçamento conforme necessário.

• Verificar, verificar e verificar novamente: Verifique se o orçamento está preciso e sem erros. Seu orçamento provavelmente exigirá a aprovação de outro departamento, como finanças ou a alta administração. Então, faça o seu melhor para garantir que ele seja o mais simples de entender possível e que todos os cálculos estejam corretos.

Categorizar diferentes tipos de custos

Seu projeto terá diferentes tipos de custos. Por exemplo, talvez você precise prestar contas tanto por custos diretos quanto indiretos no orçamento do projeto. Categorize esses diferentes tipos de custos no orçamento para que seja possível garantir que você está atendendo aos requisitos de sua organização e do cliente.

Custos diretos

Estes são os custos dos itens necessários para a conclusão do projeto. Eles podem incluir:

• Remunerações e salários de funcionários e contratados
• Custos de materiais
• Custos de aluguel de equipamentos
• Licenças de software
• Custos de viagem e transporte relacionados ao projeto
• Treinamento de pessoal

Custos indiretos

Estes são custos de itens que não levam diretamente à conclusão do projeto, mas ainda são essenciais para que a equipe faça o trabalho dela. Também são chamados de custos suspensos. Eles podem incluir:

• Custos administrativos
• Serviços de utilidade pública
• Seguros
• Equipamento geral de escritório
• Segurança

Desenvolver um orçamento de referência

Um orçamento de referência é uma estimativa dos custos do projeto. Você começa a criá-lo no início do projeto. Depois de criar um orçamento para seu projeto e aprová-lo, você precisa publicar essa referência e usá-la para comparar com o progresso real do desempenho. Isso dará uma ideia de como está o orçamento do projeto e permitirá que você faça ajustes com base em informações.

É importante monitorar continuamente o orçamento do projeto e fazer alterações, se necessário. Esteja ciente de que as atualizações orçamentárias podem exigir as mesmas aprovações do orçamento inicial. Além disso, será preciso refazer a referência do orçamento se você fizer mudanças significativas. Essa ação diz respeito a quando você atualiza ou modifica a referência de um projeto como resultado de qualquer mudança aprovada no cronograma, no custo ou no conteúdo de entrega. Por exemplo, se você tiver uma mudança significativa no escopo do projeto, provavelmente seu orçamento será afetado. Neste caso, você precisaria refazer a referência do projeto para se adequar a um orçamento realista.

Principais conclusões

Fazer um orçamento no mundo do gerenciamento de projetos é um processo complexo que envolve muitas partes e documentações diferentes, mas seguir as práticas recomendadas descritas neste texto pode ajudar a dividir essa ação. Lembre-se de usar dados históricos, se alinhar ao cronograma e entrar em contato com sua equipe para receber suporte. Colete todos os componentes do orçamento, incluindo custos diretos e indiretos. Por fim, defina a referência de seu orçamento para saber onde e quando o dinheiro está sendo usado. Essas dicas podem ajudar a preparar você para o sucesso no gerenciamento de orçamento.

Teste seu conhecimento: Como compreender os orçamentos de projeto

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2. Como gerenciar um orçamento de projeto

Como criar um orçamento de projeto (Video)

Video. Duração: 6 min

Agora que aprendemos sobre orçamento, vamos descobrir como tudo funciona em conjunto. Por enquanto, sabemos que orçamentos projeto ajudaram a controlar os custos ao longo de toda a duração do projeto.

Eles ajudam os gerentes de projeto a estabelecer os principais objetivos do projeto e mantê-los dentro de uma estrutura razoável para garantir que o projeto faça sentido financeiro para a empresa.

Qual é a melhor maneira de começar a fazer um orçamento de projeto?

Você vai encontrar isso à medida que avança no processo, há vários recursos e táticas que podem ser usados para garantir que você não esteja ficando acima ou abaixo do valor.

Você vai usar 5 técnicas tais como:

• pesquisa de dados históricos,
• uso de especialistas,
• abordagem ascendente,
• confirmação de precisão e
• definição da sua referência.

1. Para começar, sempre analise projetos anteriores que sejam semelhantes ao seu para ter uma ideia do que seu projeto pode envolver. Falamos disso como referência de dados históricos. Dessa forma, você descobrirá o que os gerentes de projetos anteriores fizeram certo e errado. Quanto mais experiente você se tornar como gerente de projeto, mais dados históricos terá para se basear, e melhores serão suas estimativas.

2. Na mesma linha, é possível tirar proveito dos especialistas na área. Tirar proveito de algo significa tirar o máximo de vantagem daquilo.

3. Tirar proveito dos especialistas significa também reunir as contribuições deles para fazer algo de modo mais eficaz. Entrar em contato com colegas que trabalharam em um projeto semelhante no passado será um grande recurso para você como gerente de projeto iniciante. Se você estiver pedindo conselho a alguém de fora da empresa, evite compartilhar informações confidenciais da empresa com essa pessoa.

4. Outra abordagem a ser adotada é a abordagem ascendente. Isso significa pensar em todas as partes de um projeto do início ao fim, incluindo fazer uma lista de cada material, recurso, trabalhador por contrato, ou qualquer item que venha com um custo associado e somar tudo isso. Também peça orçamentos aos fornecedores com os quais está pensando em trabalhar, para que possa ter uma estimativa aproximada de quanto custará o trabalho deles.

5. Depois de criar seu orçamento com esses recursos, convém verificar tudo novamente para confirmar a precisão.

Claro, o trabalho não para depois que você cria o orçamento. Depois disso, você terá que definir a referência. Sua referência é a quantidade de dinheiro que você vai usar para fazer comparações, descobrir se está no caminho certo ou não e medir o sucesso do projeto.

Depois de definir sua referência, você vai ter que rever esses números e ajustá-los para corresponder ao local em que o projeto está no momento. Fazer ajustes em tempo real é algo que você precisa fazer muito como gerente de projeto.

O tamanho do projeto e da empresa vai determinar quantas vezes você terá que reexaminar e atualizar o orçamento.

Nota. Criar um orçamento completo é importante para o sucesso do projeto.

Exemplo do projeto Plant Pals:

• No projeto Plant Pals, sugerimos dividi-lo em tarefas. Essa é a abordagem ascendente.

• A partir daí, estimamos o custo de cada item,

• somamos essas estimativas,

• somamos a contingência as taxas e

• buscamos aprovação geral do nosso orçamento por parte dos nossos principais interessados.

Questão

Em que a abordagem ascendente implica?

• Reúna insights de especialistas que trabalharam em um projeto semelhante no passado e use seus conhecimentos como recurso.
• Revise projetos anteriores que sejam semelhantes ao atual para ter uma ideia do que ele pode envolver.
• Estabeleça os principais objetivos de um projeto e mantenha-os dentro de uma estrutura razoável para garantir que o projeto faça sentido financeiramente.
• Pense em todas as partes de um projeto do início ao fim que têm um custo associado e some tudo isso.
  Correta - A abordagem ascendente é uma técnica útil ao fazer um orçamento de projeto. Para aplicar essa técnica, você vai pensar em todas as partes de um projeto com um custo associado e somá-las.

Como estamos criando um serviço novo, vamos precisar contratar designers e desenvolvedores para construir o site e desenvolver o aplicativo para nossos clientes.

Depois que essas tarefas estiverem definidas, você terá que negociar:

• as alocações de funcionários,
• as taxas de empreiteiros e
• procurar por fornecedores e
• serviços de entrega.

Isso vai ajudar você a atribuir estimativas de custos para cada tarefa.

Agora que as tarefas foram divididas e atribuídas, você precisará:

• contabilizar os custos do material.
• Os integrantes da sua equipe e as partes interessadas precisam de equipamentos?
• Talvez um funcionário com deficiência precise de modificações para acomodar ou melhorar o local de trabalho dele.
• Talvez alguns trabalhadores remotos precisem de equipamentos e acessórios necessários para trabalhar em casa.

É aqui que você incluirá tudo, de computadores a softwares relacionados ao lançamento. Você precisará de espaço de armazenamento para plantas ou suprimentos diversos? "Diversos" é um termo que usamos para representar itens adicionais que não estão incluídos em nenhuma das demais áreas. Normalmente, são itens menores ou em que há apenas um ou dois deles, e que não sejam uma linha de orçamento principal.Não deixe de adicionar esses itens às suas despesas.

Você também precisará de mais alguns itens de linha.

• Comece com o custo fixo que não mudará ao longo do projeto. Digamos que você esteja pagando para anunciar a função de desenvolvedor da Web em um quadro de empregos. Pode custar cerca de US$ 50 para publicar essa descrição do trabalho. Esse é um exemplo de custo fixo único.

• Em seguida, você vai precisar de um item de linha para elementos como despesas de viagem e refeições.

Por fim, vamos contabilizar as reservas. Você precisará levar em consideração custos inesperados que poderão surgir mais tarde. Deixe espaço nas reservas. Optamos por contabilizar 5% do orçamento geral do projeto como nossa reserva. Essa é uma prática padrão e, dependendo do quanto você já conhece o projeto, é possível aumentar ou diminuir seu percentual de reservas. O cliente precisa estar ciente dessa reserva caso os gastos comecem a se tornar excessivos. Nesse caso, você precisa resolver o problema com o cliente e concordar em ajustar o escopo.

Também convém incluir uma coluna de custo planejado comparado ao custo real. Assim, você pode acompanhar seu custo em cada etapa do processo.

Forneceremos a você modelos de orçamento concretos nos textos associados a esta seção para que você possa mergulhar totalmente no processo.

Lembre-se de que todo projeto terá um custo estimado e um final. Sua meta é fazer com que o custo estimado fique o mais próximo possível do final. Talvez você tenha que reajustar suas estimativas durante o projeto. É aí que entra o custo estimado para concluir o projeto. O custo final do projeto difere do custo previsto ou estimado se você não está exatamente dentro dos planos do orçamento.

Lembre-se de que sua meta é chegar o mais próximo possível da estimativa original, mas nem sempre esse será o caso. Cada vez que você entrar em um projeto novo, será útil observar os custos finais dos projetos anteriores e ver se você chegou perto da sua meta.

Agora você sabe a melhor maneira de criar um orçamento de projeto. A seguir, vamos falar sobre como manter um orçamento.

Como criar um orçamento de projeto (Leitura)

Leitura. Duração: 10 min

Nas aulas anteriores, você aprendeu que os projetos vêm em todas as formas e tamanhos, assim como os orçamentos deles. Os orçamentos podem ser criados em uma planilha simples ou com softwares mais complexos. Determinar qual é a ferramenta certa para você e seu projeto exigirá a contribuição de sua empresa e de seu cliente.

Modelos de planilha orçamentária

Os modelos de orçamento são uma ferramenta útil para ajudar você a estimar, controlar e manter o orçamento de um projeto. Veja abaixo alguns modelos de orçamento diferentes que podem ser usados em projetos futuros. Cada um desses modelos é formatado em uma planilha digital.

• Modelos de orçamento do Microsoft Excel (opens in a new tab)

• Modelo de orçamento de site do Microsoft Excel (opens in a new tab)(aplicável a qualquer projeto)

• Modelo de orçamento do Planilhas Google (opens in a new tab)(Observação: Você precisará estar conectado a uma conta do Google para fazer uma cópia do modelo.)

Habilidades de planilha para orçamentos

Ao usar uma planilha para controlar um orçamento, há habilidades básicas que você precisa aprender. Entender como usar fórmulas, tabelas e filtros de SOMA e MÉDIA são apenas algumas das habilidades de planilha que tornarão seu trabalho como gerente de projeto muito mais fácil. Verifique os recursos do curso sobre planilhas para uma introdução a essas habilidades.

Como manter um orçamento de projeto

Video. Duração: 4 min

Agora que você tem uma ideia de como criar um orçamento, vamos discutir como você vai gerenciá-lo e explorar alguns desafios que pode enfrentar, como ficar abaixo ou acima do orçamento.

Conforme mencionado anteriormente, convém verificar seu orçamento regularmente, mas o que exatamente isso significa? O que você vai verificar? Como você vai saber se está dentro do orçamento ou não?

Monitorar o orçamento é crucial para um gerente de projeto garantir a prestação de contas em termos de gastos.

Ao monitorar seu orçamento regularmente, você poderá dizer se os planos que você colocou em ação estão realmente sendo implementados em nível financeiro e operacional.

Como você provavelmente lembra de um vídeo anterior, um marco é um ponto importante dentro do cronograma do projeto que indica o progresso e geralmente significa a conclusão de uma entrega ou fase do projeto.

Marcos são uma métrica para acompanhar o progresso no projeto. Os marcos também são uma ótima oportunidade para analisar novamente o orçamento para identificar se algo precisa ser redefinido ou revisitado ao longo do projeto. Dito isso, os marcos podem atuar como um ponto de verificação para o gerenciamento e o pagamento. Você pode ter concordado em seu contrato que o pagamento será feito em certos marcos e não no fim do projeto.

Os contratos fixos geralmente são pagos quando certos marcos são atingidos, enquanto os contratos de tempo e materiais geralmente são pagos mensalmente com base nas horas trabalhadas e em outras taxas associadas ao trabalho, como viagens e refeições.

Questão

Quando é um bom momento para revisar o orçamento do projeto e identificar se você precisa fazer alguma alteração?

• Após a fase de início
• Após uma retrospectiva
• Depois de falar com o patrocinador do projeto
• Depois de cumprir um marco
  Correta - Os marcos podem atuar como pontos de verificação para gerenciamento de orçamento e pagamento.

Ao monitorar seu orçamento, convém controlar os custos.

O controle de custos é uma prática em que um gerente de projeto identifica os fatores que podem impactar o orçamento e, a seguir, cria ações eficazes para minimizar as variações:

Dica: Uma gestão de orçamento proativa. É muito melhor ser proativo com seu orçamento do que ser reativo com ele. Se você está reagindo em vez de antecipar, talvez já tenha algum tipo de problema com o orçamento.

• Para controlar os custos, estabeleça um plano de aprovação e informe as partes interessadas apropriadas sobre as mudanças que ocorrerem.

Você terá que se perguntar quais partes interessadas ou patrocinador aprovarão as planilhas de ponto do contratante ou fornecedor. E as faturas? Você também precisará verificar se todas as alterações no orçamento do projeto foram acordadas. Por exemplo, não aprove um novo custo ou item se ele não tiver sido acordado ou não estiver dentro do escopo e não gaste dinheiro se ele não tiver sido pré-aprovado pela parte interessada ou pelo patrocinador do projeto.

Também é importante verificar se há um bom caso de negócios antes de apresentá-lo às partes interessadas.

• Você também precisará gerenciar as alterações à medida que são feitas. Isso envolve a atualização de previsões ou estimativas e o acompanhamento de tudo. Não convém ser surpreendido por mudanças no orçamento e ter que continuar pedindo mais dinheiro às partes interessadas. É possível evitar isso revisitando esses números regularmente.

• Também convém aceitar que ocorrerão perdas de orçamento. É seu trabalho trazer os excessos de custo esperados para dentro de limites aceitáveis. Antes de o projeto começar, colabore com os patrocinadores e as principais partes interessadas para determinar um limite aceitável. Ele será de 1% ou 10%? Vocês decidirão juntos.

Em um vídeo anterior, falamos brevemente sobre o que acontece quando um projeto ultrapassa ou fica abaixo do orçamento. Ter um projeto que ultrapassou o orçamento pode significar que a companhia terá menos fundos para outras áreas dentro da empresa.

Portanto, vamos nos aprofundar nos efeitos de um projeto empresarial que fica abaixo do orçamento. Mesmo que pareça que estar abaixo do orçamento seja o sonho de um gerente de projeto, na verdade, não é.

Se você ficar abaixo do orçamento, isso será um indicador de gerenciamento de projeto insatisfatório.

Ficar abaixo do orçamento indica que você pode não ter feito um bom trabalho na estimativa inicial. Também pode indicar que você poderia ter gasto mais dinheiro no projeto, o que significa que você poderia ter recursos extras ou maior qualidade de resultados e pode significar que o orçamento para projetos futuros será reduzido. A empresa pode imaginar que, como você fez esse projeto dentro do orçamento, também poderá fazer o mesmo em projetos futuros, portanto esta não é uma situação totalmente desejável de se estar.

• A melhor opção é contabilizar, adaptar e gerenciar seu orçamento adequadamente com esse risco em mente.

Mais adiante, abordaremos outras estratégias com mais detalhes que podem ser usadas para poupar o dinheiro e o tempo da empresa.

Você também aprenderá os prós e contras de identificar e gerenciar riscos um pouco mais tarde no curso.

Questão

Kim, produtora de uma empresa de jogos para celular, está animada para lançar o primeiro jogo da empresa em fevereiro. Ela mapeia claramente as tarefas e o cronograma de cada um dos desenvolvedores da equipe. Kim leva em consideração os dias úteis e os compromissos dela em outros projetos.

Ela percebe que em meados de dezembro não incluiu na programação a paralisação obrigatória das férias de duas semanas da empresa.

É tarde demais para fazer se fazer algo, então ela alerta o gerente e espera o recesso acontecer. Este gerente de projeto implementou uma gestão de risco eficaz e provavelmente ficou abaixo do orçamento?

• Sim
• Não
  Correta - Depois que Kim identifica um risco, ela precisa trabalhar proativamente para gerenciá-lo. Sinalizar para um gerente é um bom primeiro passo, mas ela precisa tomar outras medidas. Nessa situação, uma solução de gestão de risco melhor seria alertar o gerente e todas as partes interessadas e integrantes da equipe relevantes que precisam ser informados sobre o risco.

Depois do alerta, ela precisa apresentar a eles um plano sobre como gerenciar esse risco. Kim pode solicitar duas pessoas extras para ajudá-la a trabalhar no lançamento ou contratar alguém que não esteja vinculado ao fechamento de duas semanas para compensar a diferença. Ela também pode recomendar o adiamento da data de lançamento. Kim precisa levar essas propostas e opções para a equipe dela e para as partes interessadas e alinhar uma solução para eliminar o risco.

Na próxima aula, vamos aprender sobre compras.

Como superar desafios orçamentários

Leitura. Duração: 10 min

Como você aprendeu, um orçamento eficaz pode preparar você para o sucesso como gerente de projeto. Neste texto, vamos abordar alguns dos desafios de orçamento mais comuns que você pode encontrar como gerente de projeto e como administrá-los.

Desafio 1: Pré-alocação de orçamento

Você pode encontrar situações em que seu orçamento já está definido antes mesmo de iniciar o projeto. Isso é conhecido como pré-alocação do orçamento. Algumas empresas seguem ciclos orçamentários rígidos, o que pode fazer com que as estimativas de custos sejam feitas antes que o escopo do projeto seja completamente definido.

Se você tem um orçamento pré-alocado, é importante trabalhar com seu cliente para definir as expectativas de escopo e os resultados dentro do orçamento alocado. Para entregar um produto excelente dentro do orçamento alocado, será necessário um planejamento detalhado.

Também é preciso fazer monitoramentos de rotina em um orçamento pré-alocado para garantir que os valores orçados sejam suficientes para atender aos seus custos. Acompanhe todas as despesas em seu orçamento com cuidado. Compare essas despesas regularmente com seu orçamento pré-alocado para garantir que você tenha fundos suficientes para o restante de seu projeto.

Parte desse planejamento inclui monitorar despesas fixas e com base em tempo e materiais. Os contratos fixos geralmente são pagos quando determinados marcos são alcançados. Os contratos de tempo e materiais geralmente são pagos mensalmente, com base nas horas trabalhadas e em outras taxas associadas ao trabalho, como despesas com viagens e refeições.

Desafio 2: Cálculo impreciso do TCO

Outra armadilha orçamentária que você precisa tentar evitar é subestimar o custo total de propriedade (TCO, na sigla em inglês) dos recursos do projeto. O TCO leva em conta vários elementos que contribuem para o custo de um item. Ele leva em consideração as despesas associadas a um produto ou serviço durante a vida útil dele, em vez de apenas os custos iniciais.

Vamos relacionar o TCO a algo mais comum, como ter um veículo. Digamos que você compre um veículo por um determinado preço, mas também pague por itens relacionados a ele, como taxas de licença, taxas de registro e manutenção. Se você somar tudo isso, terá o TCO do veículo. Então, agora que você sabe qual é o seu TCO, poderá considerar essas taxas antes de comprar seu próximo veículo. Por exemplo, é possível optar por um veículo com menos exigências de manutenção do que um que precisa de manutenções mais frequentes, pois você sabe que, de modo geral, economizará dinheiro.

O mesmo conceito se aplica ao orçamento de um projeto. Se você tem um requisito de serviço para uma tecnologia de software que sua equipe está usando, por exemplo, é importante fazer um orçamento para os custos de manutenção desse serviço. Os tipos adicionais de custos que você pode precisar considerar ao calcular o TCO incluem garantias, suprimentos, custos adicionais necessários e custos de atualização.

Desafio 3: Aumento do escopo

O aumento do escopo ocorre quando mudanças, crescimentos e outros fatores afetam o escopo do projeto em qualquer ponto após o início dele. Ele gera trabalho adicional que não foi planejado. Portanto, também pode afetar seu orçamento.

Há vários fatores que podem levar ao aumento do escopo, como:

• Uma declaração de trabalho (SoW) vaga

• Conversas e acordos sobre o projeto que não estão oficialmente documentados

• Cronogramas e prazos inatingíveis

• Perguntas de última hora de partes interessadas prioritárias

Lidar com esses fatores ao planejar o projeto pode ajudar a evitar que o aumento de escopo afete seu orçamento.

Principal conclusão

Pode haver muitos desafios a serem enfrentados ao planejar e gerenciar um orçamento. A pré-alocação do orçamento, a subestimação do TCO dos recursos do projeto e o aumento do escopo são alguns dos mais comuns. À medida que você continua sua carreira como gerente de projetos, a consciência desses desafios pode ajudar você a evitá-los e superá-los.

Atividade: Elaborar um orçamento para o projeto

Quiz. 1 questão | Nota Final: 100%

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Modelo de atividade: Elaborar um orçamento para o projeto

Leitura. Duração: 10 min

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Teste seu conhecimento: Criação de um orçamento de projeto

Quiz. 4 questões | Nota Final: 100%

Opcional: Introdução aos termos orçamentários

Leitura. Duração: 10 min

Agora que você aprendeu como criar um orçamento de projeto, vamos discutir alguns dos termos comuns que você usará ao estimar, acompanhar e mantê-lo.

Fluxo de caixa

Fluxo de caixa é a entrada e saída de dinheiro em seu projeto. Como gerente de projeto, é importante entender isso porque você precisa de financiamento (dinheiro entrando em seu projeto) para mantê-lo funcionando.

O dinheiro que entra em seu projeto permite manter e compensar recursos e pagar faturas de materiais ou serviços externos. Em alguns casos, um projeto pode começar com todo o dinheiro que receberá até o final. Nesse caso, é importante monitorar o fluxo de saída para garantir que você tenha fundos suficientes para concluir o projeto.

O monitoramento do fluxo de caixa permite que você tenha um ponto de referência para a integridade do projeto. Por exemplo, se o fluxo de caixa que entra em seu projeto for menor do que a saída, você precisará ajustar o orçamento. Planejar e controlar o fluxo de caixa do projeto são componentes cruciais do gerenciamento de orçamento.

CAPEX e OPEX

As empresas têm vários tipos diferentes de despesas, desde os salários que pagam aos funcionários até o custo dos materiais para os produtos. Essas despesas podem ser organizadas em diferentes categorias. Duas das mais comuns são as CAPEX (despesas de capital) e as OPEX (despesas operacionais).

• As CAPEX (despesas de capital) são as despesas iniciais principais de uma empresa, como edifícios, equipamentos e veículos. Elas geralmente são para ativos que a empresa vai possuir e manter. A empresa tem essas despesas porque acredita que criará um benefício para si no futuro.

• As OPEX (despesas operacionais) são as despesas de curto prazo necessárias para as tarefas diárias envolvidas na administração da empresa, como salários, aluguel e serviços de utilidade pública. Muitas vezes eles são recorrentes.

Você pode precisar prestar contas tanto para as OPEX quanto para as CAPEX em seus projetos. Por exemplo, uma grande compra de software como parte de um projeto de TI pode ser tratada por sua empresa como uma despesa de capital. Os salários mensais pagos a um empreiteiro para ajudar a implantar o software seriam uma despesa operacional. É uma boa ideia falar com o departamento de finanças ou contabilidade quando você começar a trabalhar no orçamento de um projeto para ver como eles determinam a diferença entre OPEX e CAPEX. Isso guiará você na alocação adequada de despesas operacionais e de capital para seus projetos.

Reservas de contingência

Às vezes, um projeto encontra obstáculos e incorre em despesas adicionais. Uma maneira de se preparar para custos não planejados é usar reservas de contingência. As reservas de contingência são fundos adicionados ao custo estimado do projeto para cobrir os riscos identificados. Elas também são chamadas de reservas.

Para determinar o valor das reservas de contingência, será preciso passar pelo processo de gerenciamento de riscos e identificar os riscos mais prováveis de ocorrer. Entraremos em mais detalhes sobre o gerenciamento de riscos mais tarde neste curso, mas é importante entender que os riscos do projeto podem afetar o orçamento.

As reservas de contingência também podem ser usadas para cobrir áreas em que os custos reais acabem sendo maiores do que os estimados. Por exemplo, você estima um determinado valor para os custos de mão de obra, mas, se um trabalhador contratado de sua equipe receber um aumento, os custos reais serão maiores do que você estimou.

Reservas de gestão

Enquanto as reservas de contingência são usadas para cobrir os custos dos riscos identificados, as reservas de gestão são usadas para cobrir os custos de riscos não identificados. Por exemplo, se você estiver gerenciando um projeto de construção e um meteoro atingir seu maquinário, será possível usar as reservas de gestão para cobrir os custos dos danos.

As reservas de contingência são um valor estimado. Já as reservas de gestão de um modo geral são uma porcentagem do custo total do projeto. Para determinar as reservas de gestão de um projeto, estime uma porcentagem do orçamento a ser reservado. Essa estimativa é normalmente entre 5 e 10%, mas o valor é baseado na complexidade do projeto. Um projeto com um escopo mais complexo pode exigir reservas de gestão maiores. Observe que o gerente de projeto normalmente precisará da aprovação do patrocinador para usar as reservas de gestão.

3. Introdução a compras

Noções básicas sobre compras

Video. Duração: 3 min

Antes, comparamos o gerenciamento de projetos com o início de um novo hobby.

Digamos que você esteja tentando começar a pintar. Para pintar, você vai precisar comprar, ou em outras palavras, adquirir materiais e suprimentos de pintura. Primeiro, você se pergunta: quais suprimentos você precisa? Com que tipo de tinta você vai começar? Você quer experimentar tinta a óleo, aquarela ou acrílica?

Você vai pintar sobre tela, madeira ou papel? Você precisa pesquisar essas escolhas antes de adquirir seus materiais. Assim que sua pesquisa for concluída, você poderá começar a adquirir materiais, programar cursos, assistir tutoriais, e pronto: você está a caminho de se tornar a próxima Frida Kahlo.

Você vai precisar de comprar.

Comprar (procurement) significa conseguir todos materiais, serviços e suprimentos necessários para concluir o projeto.

Você também precisará adquirir fornecedores.

Fornecedores são indivíduos ou empresas que fornecem bens e serviços essenciais. Portanto, pense no gerenciamento de fornecedores como compra para indivíduos ou empresas.

O gerenciamento de fornecedores abrange as atividades incluídas ao pesquisar e conseguir fornecedores. Em vez de materiais, o gerenciamento de fornecedores costuma ser uma questão de buscar por um serviço ou talento específico e, em seguida, gerenciar essa relação.

Buscar talentos inclui pesquisar e conseguir custos estimados de diferentes empresas parceiras que você pode usar em um projeto. Normalmente, você usará fornecedores quando eles oferecerem habilidades especializadas que não estão disponível em sua empresa.

O gerenciamento envolve:

• buscar (procurar) fornecedores,
• conseguir cotações do trabalho deles,
• descobrir quais fornecedores vão melhor atender às suas necessidades,
• negociar os contratos deles,
• estabelecer prazos para eles,
• avaliar o desempenho e
• garantir que os pagamentos sejam feitos.

Também envolve familiarizar-se com regulamentos como a Americans with Disabilities Act, se você estiver trabalhando nos EUA, por exemplo, e se estiver em outro lugar, estar ciente das regulamentações semelhantes nesse país.

Lembre-se de que nem todo projeto exigirá fornecedores ou contratados, de modo que nem todo projeto vai exigir gerenciamento de fornecedores.

Questão

Qual é o processo para conseguir todos os materiais, serviços e suprimentos de que uma equipe precisa para concluir um projeto?

• Terceirização de fornecedores
• Gestão de tempo e materiais
• Gestão de fornecedores
• Compras
  Correta - Além dos materiais, serviços e suprimentos, o gerente de projetos também precisa adquirir bens e serviços essenciais pelos fornecedores.

Questão

Jerome, gerente de programa em uma pequena empresa sem fins lucrativos que tem cinco funcionários, é responsável por desenvolver um programa de educação financeira para escolas de ensino médio. Ele tem muita experiência em educação financeira, mas percebe que precisa encontrar um educador parceiro para ajudá-lo a desenvolver o currículo.

Qual das opções a seguir é a melhor para que Jerome localize um recurso externo?

• A organização sem fins lucrativos não tem educadores, portanto ele precisará contratar um. Ele publica um anúncio de emprego para contratar um novo funcionário.
• A organização sem fins lucrativos não tem educadores, então ele encontra um universitário que está estudando educação infantil e oferece a ele um estágio para ajudar a criar o currículo.
• A organização sem fins lucrativos não tem educadores, por isso Jerome precisa procurar fora dela. Procurando fora da organização sem fins lucrativos, ele encontrará alguém com o conjunto de habilidades necessário para ajudar a criar os materiais do programa e o curso educacional.
  Correta - Recursos externos são pessoas fora da empresa que podem ajudar nas tarefas, fornecendo habilidades complementares às que já existem dentro da organização.

Vamos revisitar o exemplo de trabalhadores contratados no contexto do projeto Plant Pals na Office Green. Como muitas empresas, a Office Green não tem um departamento de redação. Portanto, para o lançamento do projeto Plant Pals, você precisará usar recursos externos para conseguir contratar um redator. Essa pessoa é um integrante necessário da equipe no projeto porque a Office Green não tem redatores ou recursos de funcionários internos necessários para concluir a tarefa. Este empreiteiro ou esta equipe de empreiteiros fará um rascunho para o site por um período determinado, e, então o trabalho deles neste projeto específico estará concluído. Ótimo.

Agora que você já conhece as compras, no próximo vídeo, vamos discutir as diferentes fases do processo de compra e como a compra difere dependendo da sua abordagem de gerenciamento de projetos.

O processo de compra

Video. Duração: 3 min

Nem todo projeto exigirá compras, mas é importante estar preparado para isso se e quando elas surgirem. Como começar?

Normalmente, existem há cinco etapas que constituem o processo de compra. Vamos examiná-los.

1. O primeiro é o início, que é o processo de planejamento para definir que tipo de ajuda você pode precisar, fora de seus recursos atuais, para atingir as metas do projeto. Nesta etapa, você também defenderá a captação de recursos extras por meio do processo de compras.

2. A segunda é a seleção, que envolve decidir de quais suprimentos você precisa e quais fornecedores vai procurar.

3. A terceira etapa é a redação do contrato, que é onde estão os contratos são desenvolvidos, revisados e assinados.

4. A quarta etapa é o controle, que é quando você faz pagamentos, define a logística e os requisitos para manter a qualidade e garante o cumprimento do contrato de serviço.

5. A quinta e última etapa é a conclusão, que é onde você avalia o sucesso da compra.

Esta é uma visão geral rápida do processo de compras. Este ciclo de compras de alto nível fará mais sentido quando seguirmos adiante neste curso.

Uma coisa a ser observada é que o processo de compras pode parecer um pouco diferente dependendo da metodologia de gerenciamento de projetos.

Há diferenças em compras no contexto do Agile em comparação ao tradicional.

O gerenciamento de compras pelo Agile

• muitas vezes é mais colaborativo, tanto com a equipe do projeto quanto com o fornecedor final, do que as abordagens tradicionais.
• Há uma grande ênfase no relacionamento entre essas partes.
• Toda a equipe do projeto desempenha um papel maior na identificação do que precisa ser adquirido.
• Em vez de apresentar contratos que são baseados em entregas fixas, o gerenciamento de compras pelo Agile tende a ter um contrato vivo que pode ser adaptado com base na avaliação do projeto.

Se você pensar na palavra "agilidade", que significa mover-se com facilidade e rapidez, você conseguirá lembrar que o processo de compras pelo Agile pode mudar mais facilmente do que os métodos de compras tradicionais. Nesse processo, a equipe analisa o projeto ou as entregas de modo recorrente e aborda feedbacks de maneira consistente. Essa forma de trabalhar é importante para se comunicar com seus fornecedores para que eles entendem esse estilo de trabalho e concordem em manter a flexibilidade.

Novamente, é muito importante ter uma relação positiva com o fornecedor de compras. Isso é essencial, uma vez que o contrato pode precisar ser renegociado em diversos pontos durante o projeto.

O gerenciamento de compras tradicional

• tende a concentrar-se em contratos padrão com entregas e termos claros.
• Quando se trata de abordagens tradicionais, o gerente de projeto pode ser responsável pela compra de ponta a ponta, em vez de toda a equipe fornecendo informações.
• Os contratos podem apresentar uma documentação longa e extensa que inclui requisitos fixos e detalhes abrangentes dos serviços e das entregas.

Isso pode parecer mais rígido, mas a vantagem é que você tem fluxos de trabalho e prazos mais claros definidos. Assim, você fica muito mais protegido contra circunstâncias imprevistas e pode não ter que pagar por mudanças imprevisíveis.

Em abordagens tradicionais, o processo de negociação pode ser um pouco mais complicado. Você não terá necessariamente espaço para renegociar contratos se algo mudar, então poderá ter que recomeçar todo o processo mais uma vez. É por isso que ser o mais detalhado possível e gastar mais tempo na fase de negociação é muito importante em uma abordagem de gerenciamento de projetos mais tradicional.

Como você pode ter achado, as compras podem ficar muito complexas, mas há alguns documentos oficiais que podem ajudar a orientar você durante o processo de compra.

No próximo vídeo, você vai aprender mais sobre esses documentos e processos.

Dicas para o processo de compra

Leitura. Duração: 10 min

Como você aprendeu, compra significa obter todos os materiais, serviços e suprimentos necessários para concluir o projeto. Você acabou de aprender sobre o processo de compra no gerenciamento de projetos. Para recapitular, há cinco etapas no processo de compra típico:

• Início: planejando o que você precisa para atingir as metas do seu projeto

• Seleção: decidir quais suprimentos e fornecedores usar

• Redação de contratos: desenvolvimento, revisão e assinatura de contratos

• Controle: efetuar pagamentos e manter e garantir a qualidade

• Completando: medir seu sucesso

Durante cada etapa do processo de compra, há algumas dicas que podem ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro, garantindo o sucesso do seu projeto.

Dicas para início

Ao planejar seu projeto, descubra quais materiais, recursos e suprimentos serão necessários para realizar o trabalho. Durante esta etapa, você decidirá quais itens serão comprados internamente e quais serão terceirizados externamente. Depois de decidir quais itens você precisa terceirizar, compare as especificações, componentes, medidas de qualidade, padrões e características de cada um desses itens com os requisitos do seu projeto. Você pode descobrir que alguns dos itens têm recursos que você não precisa. Se você conseguir identificar esses recursos desnecessários, saberá exatamente o que deseja e o que não deseja em um item, possivelmente reduzindo seu custo total.

Dicas para seleção

Agora que você delineou o que precisa para o seu projeto, você precisa determinar os fornecedores para fornecer esses itens. Pesquise e avalie vários fornecedores e fornecedores e tente descobrir se seus fornecedores preferidos têm a reputação de entregar um trabalho de qualidade no prazo. Depois de identificar seus fornecedores e fornecedores preferidos, entreviste-os para saber mais sobre seus produtos e serviços. Se possível, faça visitas ao site para ver exatamente como cada fornecedor administra seus negócios pessoalmente.

Dicas para redação de contratos

A redação de contratos requer excelente atenção aos detalhes, portanto, preste muita atenção às inclusões e exclusões na oferta do fornecedor. Pode haver alguns itens incluídos no preço do fornecedor que você pode fornecer internamente a um custo baixo ou sem custo adicional. Por exemplo, a oferta do fornecedor pode incluir cobranças pelo armazenamento de materiais, uso de determinados equipamentos ou mão de obra. Essas são todas as coisas que você pode fornecer com os recursos da sua organização, para que você possa optar por economizar custos com o fornecedor nesses itens usando materiais e recursos internos.

Às vezes, o fornecedor pode redigir o contrato. Nesse caso, verifique cuidadosamente a clareza e a precisão garante que você saiba exatamente o que está recebendo do fornecedor. Seja o contrato escrito por você ou pelo fornecedor, você quase sempre desejará consultar uma equipe jurídica e de conformidade para garantir que tudo no contrato seja ético e legal.

Dicas para controle

O processo de compra não termina quando os contratos são assinados. O próximo passo é garantir que o trabalho esteja sendo feito de acordo com os termos do contrato. Você precisará revisar periodicamente o desempenho e a qualidade de cada fornecedor. Ao se comunicar com os fornecedores, mantenha-se profissional, mas firme, para garantir que todos os requisitos do projeto sejam atendidos e que todos os principais marcos sejam cumpridos no prazo e com custo.

Construa e mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores beneficia a equipe e o projeto como um todo. Essa relação facilitará a realização de ajustes e revisões de contratos caso haja necessidade. Tomar certas medidas, como realizar reuniões regulares de verificações, garantirá que o trabalho esteja sendo concluído de acordo com o planejado.

Dicas para conclusão

Na etapa de conclusão do processo de compra, você medirá o sucesso de suas aquisições. Pergunte a si mesmo:

• Os materiais criados foram de boa qualidade?

• Houve problemas com contratos de trabalho?

• Como era seu relacionamento com os fornecedores?

Durante esta etapa, também é importante documentar as lições aprendidas. É provável que você esteja envolvido em outro projeto semelhante a este no futuro. Anote como foi o processo de compra para que você possa usar essas informações em um projeto futuro.

Documentação de compra comum

Video. Duração: 4 min

Há alguns documentos importantes que ajudam um gerente de projeto a lidar com cada fase das compras.

• Na fase de início, um gerente de projeto criará um acordo de sigilo, também conhecido como NDA.

• Na fase de seleção, um gerente de projeto cria um pedido de proposta, ou um RFP.

• Na fase de contratação, uma declaração de trabalho, ou uma SoW, é criada.

Agora vamos aprender mais sobre essas siglas e esses documentos.

1. O primeiro documento importante é um acordo de sigilo, também conhecido comoNDA. O NDA é um padrão dentro de muitas empresas, e é uma prática recomendada solicitar que os contratados assinem um NDA. O propósito de um NDA é manter informações confidenciais dentro da empresa. Por exemplo, se uma empresa está usando algum tipo de tecnologia proprietária em um projeto ou se preparando para o lançamento de um produto sensível, convém garantir que quaisquer conversas ou informações em torno dessa tecnologia não vazem para os concorrentes ou para o público antes que a empresa esteja pronta para o lançamento. Por exemplo, no projeto Plant Pals, pode-se solicitar aos fornecedores que assinem um NDA porque o projeto é novo no mercado e ainda não foi divulgado. Depois, temos um pedido de proposta, ou RFP, um documento que descreve os detalhes e requisitos do projeto de uma organização a ser repassado aos fornecedores. RFPs são usados para solicitar lances de fornecedores para que você possa selecionar qual fornecedor pode ser o melhor para o seu projeto. Um RFP é amplamente utilizado em diferentes departamentos em uma empresa e em vários setores

2. Um RFP normalmente inclui uma visão geral do projeto, os resultados almejados e metas, orçamento, prazos, marcos e informações de contato para que cada fornecedor possa retornar a você com uma proposta detalhada de como eles planejam realizar o trabalho. Ao criar um RFP, adicione os seguintes cabeçalhos ao seu documento:

A visão geral(Project Overview). Trate esta seção como um resumo geral.

• Qual é o objetivo deste projeto?
• Que problemas ele resolverá?
• Que novas portas ele abrirá para a empresa?
  Por exemplo: Quais são alguns resultados mensuráveis que podem ser almejados ao longo do processo?

O próximo é o escopo do trabalho:

• Quais são as especificidades do projeto?
• Como você vai alcançar essas metas e garantir que o projeto seja lançado com êxito?

Em seguida, inclua marcos.

• Destaque os principais marcos que seu projeto incluirá.

Por último, inclua os requisitos de envio, como por exemplo.

• Envie o RFP como uma apresentação e inclua três protótipos,
• bem como as perguntas que você gostaria que o fornecedor respondesse como parte do processo.

Isso ajuda a avaliar adequadamente os fornecedores em potencial. Por exemplo, é possível que você queira saber quais problemas um empreiteiro vê no início ou como os custos serão divididos. Depois que o RFP é enviado, vários fornecedores o analisarão e, se acharem que podem atender às necessidades do seu projeto, vão fornecer uma proposta. Por exemplo, você pode criar um RFP para buscar fornecedores de plantas para o projeto Plant Pals. Neste caso, convém enviar RFPs a todos os possíveis fornecedores de plantas para garantir que você está conseguindo melhor preço, qualidade e valor geral. É possível que você veja "RFP" sendo usado de várias formas em uma frase, como em: "Você já fez RFP disso?" Essa é uma maneira real de perguntar se um RFP já foi enviado aos fornecedores.

É importante notar que ambos o NDA e o RFP são fixos e permanecem os mesmos durante todo o processo. Isso significa que não há muito espaço para personalização, e não será alterado depois de enviado.

3. Por último, há um terceiro documento importante denominado Declaração de Trabalho, ou SoW. Uma SoW é enviada depois que o fornecedor é selecionado e evolui à medida que o projeto continua.

Continuaremos discutindo esses conceitos e exploraremos mais a importância de uma Declaração de Trabalho no próximo vídeo.

Questão

O que é um pedido de proposta (RFP)?

• Um documento enviado após a seleção de um fornecedor que evolui conforme o projeto avança
• Um documento que garante que as informações confidenciais permaneçam dentro de uma organização
• Um documento que descreve os detalhes e requisitos do projeto de uma organização a serem repassado aos fornecedores.
  Correta - Um pedido de proposta, ou RFP, é usado para solicitar lances de fornecedores para que a equipe possa selecionar o melhor fornecedor para um projeto. Os RFPs são amplamente utilizados em diferentes departamentos em uma empresa e em diversos setores.

Como criar uma declaração de trabalho

Video. Duração: 5 min

Vamos continuar aprendendo sobre os documentos necessários para o sucesso do projeto.

Depois de enviar um pedido de proposta aos clientes e selecionar o fornecedor, o cliente ou o empreiteiro com quem quer trabalhar, você também vai enviar a eles uma SoW, ou declaração de trabalho.

Uma declaração de trabalho é um documento que descreve claramente os produtos e serviços que um fornecedor ou empreiteiro oferecerá à organização. Uma SoW também fornece uma descrição dos requisitos e das necessidades do contratado para executar adequadamente os serviços acordados. A SoW cobre as necessidades do cliente, mas é igualmente importante incluir as necessidades da organização e também as do fornecedor.

É fundamental que todas as partes envolvidas entendam o que é esperado de cada uma delas para entregar os melhores produtos ou serviços possíveis.

O gerente de projeto tem a tarefa de desenvolver a SoW, mas muitas vezes pede contribuições de especialistas no assunto, ou SMEs, para o conhecimento técnico que o gerente de projeto talvez não tenha.

Os consultores jurídicos da sua organização vão analisar este documento com você e podem até mesmo elaborá-lo ao seu lado.

Questão

O que uma declaração de trabalho (SoW) descreve?

• Os requisitos do projeto de uma organização a serem repassados aos fornecedores
• O acordo entre as partes de que as informações confidenciais permanecem dentro de uma organização
• Os produtos e serviços que um fornecedor ou contratado fornecerá à organização
  Correta - A declaração de trabalho descreve os produtos e serviços que um fornecedor ou contratado fornecerá para uma organização. Além das necessidades da organização, a SoW também inclui as necessidades e os requisitos do contratado para realizar os serviços com êxito.

Vamos conversar sobre como criar uma SoW no exemplo do projeto Plant Pals. Comece incluindo cabeçalhos de página com o nome da sua empresa, o projeto e a data da criação neles. No topo da página, inclua as partes interessadas importantes, como o gerente de projeto e o nome do patrocinador, que, neste caso, é o diretor de produto.

Depois, você vai criar uma tabela para revisões.

A SoW provavelmente passará por algumas rodadas de revisões porque várias partes interessadas podem analisá-la e sugerir alterações.

Você vai detalhar essas mudanças nesta caixa aqui. Em seguida, vai criar uma seção de objetivo em que você vai entrar em detalhes sobre quais são exatamente os resultados almejados.

Inclua uma seção sobre seu público-alvo e verifique se ela é inclusiva para todos. Por exemplo, neste caso, o propósito do projeto é lançar um serviço novo que fornece plantas de mesa para escritórios e negócios comerciais. Se você tem metas mais específicas, pode listá-las aqui também.

A seguir está a seção de escopo, em que você incluirá o que o serviço envolve. Escreva que o serviço inclui fornecer aos clientes plantas pequenas e de baixa manutenção que eles podem colocar nas mesas deles.

Os clientes podem encomendar plantas on-line ou em um catálogo impresso. A Office Green enviará as plantas para o endereço comercial do cliente.

Os tipos de plantas no escopo incluem: samambaias frondosas de 15 cm, cactos pequenos e bonsais de 12 cm.

Tendo este fornecedor em mente, algumas atividades importantes podem ser: armazenar as plantas em um depósito, manter as plantas saudáveis fornecendo a elas água e luz, abastecer os vasos e garantir que estejam em perfeitas condições no momento da entrega.

Também convém mencionar o que está fora do escopo, ou, em outras palavras, o que o projeto não inclui. Isso eliminará qualquer espaço potencial para confusão e ajudará a definir expectativas com o fornecedor.

Por exemplo, é possível escrever que o projeto não inclui relatórios anuais ou pedidos de plantas personalizadas que não são mencionados no escopo. Isso ajuda a traçar linhas claras e definir as expectativas certas com o fornecedor.

Para as entregas, faça uma declaração concisa sobre o que seu projeto entregará.

Por exemplo, os resultados do seu projeto da Office Green podem incluir o envio do fornecedor de guias de manutenção sobre como cuidar das plantas ou que o fornecedor será responsável por desenvolver uma página de suporte no site da Office Green para abordar quaisquer dúvidas ou preocupações.

Como os marcos são uma parte integrante do acompanhamento do progresso, orçamento e escopo, eles precisarão ser incluídos aqui também.

Por exemplo, de marcos no projeto Plant Pals podem ser:

• atender a um quarto dos pedidos de plantas,
• entregar a todos os principais clientes,
• lançar pesquisas de satisfação do cliente,
• coletar e relatar insights de feedbacks dos clientes.

Convém deixar bem claro quantas horas são necessárias para a conclusão deste projeto aqui, assim como designar uma data particular em que você precisa que os serviços deles sejam executados aqui.

Na parte inferior, você normalmente adicionará os termos e as condições, e qualquer outras isenções de responsabilidade.

É bom ter uma isenção de responsabilidade informando que revisões podem ocorrer à medida que o projeto avança. É importante incluir isso para caso o escopo mude devido a problemas imprevistos. É uma boa ideia adicionar revisões ao aviso de isenção de responsabilidade porque, como gerente de projeto, é melhor não prometer demais e entregar de menos. Sempre deixe claro que você pretende seguir o cronograma, a menos que circunstâncias fora do seu controle aconteçam.

Outra parte da sua SoW são os prazos de pagamento. Isso descreve quando seus fornecedores precisam ser pagos.

Garantir que os suprimentos sejam pagos em dia promoverá relacionamentos sólidos.

Geralmente, a prática recomendada de compras seria pagar seus fornecedores e empreiteiros na entrega de bens e serviços, não antes, a menos que um acordo circunstancial tenha sido feito.

Por exemplo se o fornecedor de plantas da Office Green pediu para ser pago quando cada marco for concluído em vez de após o término do projeto inteiro.

Bom trabalho. Agora você sabe mais sobre SoWs.

Em seguida, vamos discutir a importância da parceria com sua equipe jurídica durante o processo de compra.

Teste seu conhecimento: Introdução a compras

Quiz. 4 questões | Nota Final: 100%

Atividade: Preencher uma Declaração de trabalho (SoW)

Quiz. 1 questão | Nota Final: 100%

Link para o modelo: Declaração de Trabalho (SoW) (opens in a new tab)

Exemplo de atividade: Preencher uma Declaração de trabalho (SoW)

Leitura. Duração: 10 min

Aqui temos um exemplo completo com uma explicação sobre por que ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para usar o exemplo para este item de curso, clique no link abaixo e selecione "Usar modelo".

Observação: Este SOW é um exemplo a ser usado apenas para este exercício. Não o considere como um documento legal.

Link para o exemplar: Declaração de trabalho (SoW) (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download do exemplo.

Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com os SOW. Analise seu trabalho usando cada um dos critérios presentes no exemplo. O que você fez bem? Em que é possível melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia ao longo da realização do curso.

Vamos revisar o SoW concluído:

• Há uma declaração de propósito clara e concisa para as partes interessadas internas e o fornecedor revisarem.
• A lista de itens dentro do escopo é clara e específica.
• A lista de itens fora do escopo define as expectativas antecipadamente, agindo como uma única fonte de verdade para os limites do projeto. Assim, por exemplo, se a Office Green quisesse que o fornecedor continuasse treinando os funcionários além do contrato, ele precisaria enviar uma solicitação de alteração.
• As entregas são claras e específicas.
• Os principais marcos servem como pontos de verificação para o progresso do projeto. Os marcos representam as entregas acordadas que o fornecedor deve cumprir para receber o pagamento.
• As horas estimadas para conclusão correspondem à duração do contrato.
• A data de conclusão estimada é de dez dias úteis a partir da data de início do contrato.
• As condições de pagamento são definidas de forma clara.

4. Como lidar com desafios de compra

Como receber suporte para compras

Video. Duração: 3 min

Agora que você tem mais entendimento sobre NDAs, RFPs e SoWs, vamos falar sobre como conseguir apoio de outros departamentos e integrantes da equipe à medida que o processo de compra avança. O processo de compra não termina depois de selecionar fornecedores e assinar contratos. Você vai usar acompanhadores de performance e reuniões como análises de negócios trimestrais para acompanhar e avaliar o desempenho geral e garantir que ambas as partes estejam cumprindo o acordo inicial, e quando houver contratos e papelada com terminologia que você talvez não tenha familiaridade, você contará com a ajuda de uma equipe jurídica. Dependendo do porte da empresa, a situação jurídica pode variar. Algumas empresas (geralmente negócios bem estabelecidos e maiores) terão uma equipe jurídica. Algumas empresas podem terceirizar a equipe jurídica. Algumas startups ou empresas menores podem não ter uma equipe jurídica, mas podem contatar consultores jurídicos conforme necessário. Novamente, tudo isso depende da empresa em que você trabalha. As leis sobre produtos manufaturados e consumo variam de país para país,

mas quase sempre haverá leis em vigor que você precisará seguir em torno de temas como comércio justo e ético. A maioria das empresas tem uma missão ou declaração de valor. Às vezes, uma equipe nos departamentos de ética e conformidade tem a tarefa de garantir que as operações do dia a dia estejam de acordo com a declaração de valores e as políticas governamentais deles. Esses integrantes da equipe também terão a tarefa de trabalhar para prevenir a discriminação e garantir que a empresa pratique de modo adequado a responsabilidade social corporativa. Além disso, como gerente de projeto, é preciso garantir que as várias partes interessadas que representam a empresa aceitem essas políticas e esses processos também.

Todos precisarão estar cientes das reuniões pertinentes relacionadas a questões legais ou problemas de conformidade, e você, como gerente de projeto, terá que lembrar a equipe sobre quando essas reuniões serão realizadas. A inclusão das partes interessadas apropriadas é essencial se houver algum tipo de aprovação necessária, uma vez que terá um impacto no projeto de uma forma ou de outra. Como a maioria dos projetos, para o Plant Pals, incluir aspectos jurídicos e de conformidade para revisão e aprovações é muito importante. Por exemplo, digamos que alguns escritórios que vão receber as plantas aceitem animais de estimação. Em seu contrato com o fornecedor, você especificou que quer oferecer somente plantas não tóxicas. Infelizmente, o fornecedor enviou uma planta com folhas que são prejudiciais para os animais. A Office Green pode ser potencialmente responsabilizada e enfrentar problemas legais porque esse detalhe essencial foi esquecido. Uma consideração crucial, certo? Portanto, independentemente da equipe jurídica ou de consultoria da sua futura empresa, ter os contratos revisados de alguma forma é bom para os negócios e precisa ser uma prioridade para você como gerente de projeto. Agora você está prestes a se tornar seu próprio advogado. Brincadeira! Mas espero que você tenha uma compreensão melhor da importância de sua equipe jurídica e de tê-la analisando seus contratos.

A seguir, falaremos sobre a importância das verificações com seus fornecedores e descobriremos o que a conformidade tem a ver com o processo de compras.

Ética no processo de compra

Video. Duração: 5 min

Aprendemos um pouco sobre os prós e contras da contratação de fornecedores, portanto, vamos aprender mais sobre a importância da ética na parceria com fornecedores. Deixar de ter cuidado ao escolher fornecedores pode levar a consequências significativas. Se você viu uma empresa no noticiário que está envolvida em um escândalo, isso geralmente significa que a equipe provavelmente deveria ter feito mais pesquisas no processo de compras. O que isso acarreta? Há muito o que pode ser feito para garantir que empresas operem de maneira ética. Os gerentes de projetos têm um grande trabalho ao decifrar se todos os aspectos do projeto deles vêm de fontes éticas. Ajuda se o gerente de projeto supervisiona completamente o projeto para garantir que os riscos éticos de segurança, econômicos e ambientais sejam atenuados. Em outras palavras, fazer muita pesquisa. Monitorar e avaliar durante todo o projeto é um trabalho do gerente de projeto. Há algumas etapas para garantir compras éticas. A primeiro é conhecer os requisitos legais da sua empresa. Convém ter uma compreensão profunda do que é exigido de você legalmente como gerente de projeto de sua empresa. Também é possível buscar o código de ética da sua profissão, que, neste caso, é o de gerentes de projetos. Por exemplo, o Project Management Institute, também conhecido como PMI, tem um código de ética que pode ser acessado por integrantes ou credenciados. Isso vai ajudar você a entender alguns parâmetros de como avaliar compras éticas em comparação às antiéticas. De acordo com o Código de Ética do PMI, honestidade, responsabilidade, respeito e imparcialidade são os valores que orientam a conduta ética para a profissão de gerenciamento de projetos. Quando você se torna gerente de projeto, se você não tem certeza se algo é ético, primeiro tente usar o seu melhor julgamento com base no que você acredita que essas palavras significam e continue a fazer a pesquisa necessária. Se você ainda não tem certeza, pergunte a um especialista no assunto, como alguém da equipe jurídica. Para começar, alguns problemas ou riscos antiéticos que você pode enfrentar podem incluir suborno ou corrupção. Algumas regulamentações em outros países podem não ser iguais às de seu país. Por exemplo, convém garantir que os trabalhadores envolvidos na produção sejam tratados de modo justo, trabalhando em boas condições, e sejam compensados pelo trabalho deles da maneira adequada. É uma boa ideia consultar a equipe jurídica para garantir que você não se depare com essas situações e estar ciente dos regulamentos que envolvem seus processos. Também convém estar ciente de possíveis problemas com fornecimento exclusivo. Em alguns cenários, pode ser necessário realizar uma compra sem concorrência, que é quando uma empresa restringe o processo de licitação a um fornecedor. Isso pode ser comum para empresas que são mais cautelosas ao expor segredos comerciais. Mas não importa seu raciocínio, você vai precisar ser capaz de justificar exatamente por que está escolhendo restringir a licitação a um fornecedor. Há também a interação com entidades estatais. Tenha cautela ao lidar com agências governamentais e funcionários do governo. As agências governamentais podem ter restrições e regulamentações mais rígidas no que diz respeito ao fornecimento, e não é bom fazer algo antiético sem sequer saber. Um gerente de projeto monitora a ética do projeto durante todo o processo. Na fase inicial, você vai precisar decidir se o projeto é ético em primeiro lugar. Ele atende ao código de ética da sua empresa? O projeto atende à ética ambiental estabelecida por agências governamentais? A mão de obra terá origem ética? Você precisará analisar regulamentos e políticas do governo, avaliar riscos potenciais e reunir uma equipe diversificada que você confia que seja ética. Antes que os contratos sejam assinados, descubra se os fornecedores que você está pensando em contratar são éticos. Tenha certeza de que você está fazendo compras de maneira ética pagando a eles um preço justo. Também é bom compreender completamente a cadeia de suprimentos, se houver uma. Depois que os contratos forem assinado por seus empreiteiros, verifique se eles cumprem os deveres de garantia. Isso pode incluir itens como auditoria de cada tarefa e custo, execução do controle de qualidade, ou mesmo aprovação de faturas. Durante a produção de seu serviço ou produto, concentre-se nas relações cotidianas com os fornecedores para ter certeza de eles estão cientes e atendendo às suas entregas e mantendo você informado sobre obstáculos potenciais. Depois de fazer todas as pesquisas possíveis sobre se o projeto é ético, lembre-se de confiar em si mesmo. Se algo parece errado, provavelmente é. Como você sabe, há muito o que controlar como gerente de projeto. Ao manter esses princípios éticos em mente ao começar seu projeto, você vai salvar a si e a empresa de muitas dores de cabeça no futuro. É claro que você normalmente consultará sua equipe jurídica ou as principais partes interessadas se tiver uma pergunta ou precisar de uma segunda opinião. No próximo vídeo, vamos revisar e encerrar tudo o que acabamos de abordar.

Teste seu conhecimento: Como lidar com desafios de compra

Quiz. 4 questões | Nota Final: 100%

Como evitar armadilhas éticas na compra

Leitura. Duração: 10 min

Agora que você aprendeu sobre a importância da ética ao fazer compras, vamos falar sobre algumas armadilhas éticas em potencial que talvez você enfrente e como lidar com elas.

Noções básicas sobre armadilhas éticas

Uma armadilha ética é um dilema ético que nos leva a tomar uma determinada decisão sem levar em conta nossos princípios éticos. Você pode enfrentar armadilhas éticas ao longo de um projeto. No entanto, a ética pode ser uma preocupação especial quando se trata de compras. Como você aprendeu, os gerentes de projeto precisam tomar precauções para garantir que eles e os fornecedores sigam princípios éticos durante o processo de compra.

Armadilhas éticas comuns

Às vezes, questões éticas em potencial podem ser negligenciadas ou consideradas como o custo necessário para a atividade de fazer negócios. Essa é uma linha de pensamento perigosa, pois esses tipos de suposições podem colocar seu projeto, sua empresa e sua carreira em risco. Para revisar o que discutimos no vídeo, algumas das armadilhas éticas mais comuns que existem ao fazer compras são corrupção e suborno, fornecimento exclusivo e interações com agências estatais.

Corrupção e suborno

Você pode se deparar com diferentes tipos de corrupção durante o processo de compra. Uma forma de corrupção é quando um vendedor busca reduzir a concorrência por um contrato durante o processo licitatório. Uma empresa pode tentar subornar integrantes dentro da organização para influenciar a decisão deles em um resultado favorável para o fornecedor. Os subornos podem incluir dinheiro, presentes, ingressos para eventos, entre outros. Outro tipo de esquema de corrupção é oferecer uma determinada porcentagem de um contrato concedido (também conhecido como propina) a um funcionário que pode garantir que a empresa ganhe a licitação.

Fornecimento exclusivo

Em algumas situações, ter um fornecedor com o qual a empresa já está familiarizada facilita o processo de compra e funciona bem para ambas as partes. Questões éticas surgem quando outros fornecedores não têm permissão para concorrer a contratos para os quais são igualmente qualificados. Com o fornecimento exclusivo, os fornecedores podem entrar em contato com os compradores antes mesmo de uma consulta ser solicitada. Quando a empresa do comprador decide trabalhar com esse fornecedor com base no relacionamento previamente estabelecido, isso limita a concorrência antes mesmo de a licitação começar. Quando isso acontece, as empresas e o público perdem as vantagens da concorrência, como preços razoáveis, padrões de qualidade do produto ou opções de entrega rápida.

Interações com entidades estatais

Há alguns casos em que agências governamentais exigem que uma organização adote padrões éticos mais rígidos do que faria de outra forma. A maioria das agências reguladoras do governo existe porque uma empresa ou todo um setor priorizou os lucros sobre os trabalhadores ou o ambiente. Agências governamentais como a Food and Drug Administration e a Occupational Safety and Health Administration, por exemplo, mantêm os negócios dentro de padrões éticos e legais. Se você não estiver familiarizado com as restrições governamentais que podem afetar seu setor, sua organização ou seu projeto, poderão cair sem querer em uma armadilha ética.

Como evitar armadilhas éticas

Aqui estão algumas diretrizes que ajudarão você a evitar cair em armadilhas éticas quando se trata de compras:

Entenda os requisitos legais para suas compras.

Cada país tem regulamentos a cumprir ao fazer negócios naquele território. Pesquise os requisitos legais e éticos com base em seu projeto e suas necessidades de compras e, se sua empresa tiver uma equipe jurídica, conte com eles para receber apoio e aconselhamento.

Siga seus códigos de ética.

Honestidade, responsabilidade, respeito e justiça são os valores que sustentam o comportamento ético na profissão de gerenciamento de projetos. O código de ética do Project Management Institute (PMI) fornece diretrizes detalhadas para ajudar a garantir que você mantenha a conduta ética em seus projetos.

Teste sua ética.

Ao enfrentar um dilema ético, faça a si mesmo perguntas em cada uma das seguintes categorias:

• Vergonha: Você teria vergonha se alguém soubesse o que você fez?

• Comunidade: Você gostaria que seus amigos soubessem da decisão que tomou?

• Jurídico: Você enfrentaria uma ação legal se tomasse esta atitude?

• Situação: Suas ações seriam justificadas nesta situação?

• Consequência: Um resultado negativo de suas ações valeria a pena?

Principal conclusão

Tomar uma decisão ao enfrentar um dilema ético pode ser desafiador. Mas aprender os requisitos legais para suas compras, seguir um código de ética profissional e passar no teste da ética em sua tomada de decisões podem ajudar a evitar armadilhas éticas e realizar suas compras de maneira honesta, responsável e justa.

Reflexão: Ética nas compras

Quiz. 2 questões | Nota Final 100%

5. Revisão: Como gerenciar orçamentos e compras

Finalização

Video. Duração: 1 min

Aprendemos tudo sobre gerenciamento de custos e orçamento. Aprendemos que um orçamento de projeto é a estimativa de recursos monetários necessários para atingir as metas e os objetivos definidos. Aprendemos que um orçamento de projeto tem muito mais nuances do que apenas o objetivo de poupar dinheiro. Ele é uma métrica de sucesso que é usada para acompanhar o desempenho do projeto. Lembre-se de que não é desejável estar acima ou abaixo do orçamento. Também aprendemos que o controle de custos envolve várias partes interessadas, a aprovação das principais partes interessadas e o gerenciamento ativo das mudanças. E nos aprofundamos bastante no gerenciamento de compras e fornecedores, que envolve conseguir os suprimentos, materiais e recursos externos necessários para o sucesso do seu projeto. Aprendemos as etapas importantes: iniciar, selecionar, redigir o contrato, controlar e concluir. Agora sabemos que o processo de compras será diferente dependendo de qual metodologia você estiver usando. Uma abordagem de compra pelo Agile difere de uma abordagem de compra tradicional. Ela se baseia mais no relacionamento porque a negociação fica aberta o tempo todo. Uma abordagem de compra pelo Agile exige comunicação mais frequente com os fornecedores porque os contratos podem ser revisados e ajustados regularmente. A abordagem tradicional normalmente é feita durante a fase de compra e termina nela. Aprendemos sobre NDAs, RFPs, e SoWs e criamos uma SoW juntos. Por fim, você aprendeu um pouco sobre como pensar de maneira crítica quando se trata de ética em compras. Você aprendeu a aderir a um código de ética, quando usar seu próprio julgamento e a importância de pesquisar o código de ética da compra. Bom trabalho. A seguir, você aprenderá sobre os diferentes tipos de riscos, como identificá-los e como atenuá-los.

Desafio semanal 3

Até, Apr 30, 11:59 PM WEST | Quiz. 10 questões | Nota Final: 100%

Nota: A resposta correta da 5 é: escopo

FIM! - Semana 3 - Curso 3