Comunicação eficaz do projeto

Você verá quais ferramentas proporcionam uma comunicação eficaz na equipe, como organizar e mediar reuniões para garantir o sucesso do projeto e como comunicar, de maneira eficiente, as atualizações de status do projeto às partes interessadas e aos membros da equipe.

Dedicação ao estudo

• Videos: 25 min

• Leitura: 30 min

• Teste: 2 Testes com avaliação

Objectivos

• Descrever as ferramentas que oferecem uma comunicação eficaz na equipe de projeto.
• Explicar como organizar e mediar as reuniões para garantir o sucesso do projeto.
• Conhecer as práticas recomendadas para comunicar as atualizações de status do projeto às partes interessadas e aos membros da equipe.

Conteúdos

1. Ferramentas e técnicas de comunicação
2. Como organizar e coordenar reuniões de projeto
3. Revisão do curso: Comunicação eficaz do projeto

1. Ferramentas e técnicas de comunicação

Introdução: Comunicação eficaz do projeto

Video. Duração: 29 sec.

Na última seção, você aprendeu tudo sobre gerenciamento de equipe, os estágios de desenvolvimento de equipes, como motivar os membros da equipe e definir expectativas para sua equipe. Uma coisa que é incrivelmente importante para o trabalho em equipe e gerenciar projetos é uma comunicação forte. Nos próximos vídeos, discutiremos a importância da comunicação do projeto, como comunicar eficazmente e diferentes métodos e ferramentas para se comunicar.

Como se comunicar de diferentes maneiras

Video. Duração: 2 min.

A essa altura, você deve estar ciente de que a comunicação eficaz da equipe é necessária para ajudar a garantir um resultado bem-sucedido do projeto.

Vou compartilhar mais dicas para se comunicar com sua equipe e apresentar ferramentas que irão ajudar você e sua equipe a se comunicarem de forma ainda mais eficaz.

Como gerente de projeto, você é quem conecta sua equipe às informações de que eles precisam. Ao longo do projeto, você vai servir como o principal recurso para sua equipe quando se tratar de comunicar e esclarecer objetivos, itens de ação, progresso e atualizações.

Assim sendo, é importante garantir que você esteja levando informações adiante de forma consistente e coerente para que todos entendam qual é o estado atual do o projeto é e o que acontecerá em seguida.

As equipes se comunicam de muitas maneiras. Embora os gerentes de projeto estejam constantemente comunicando através de verificações e reuniões, documentos do projeto, como planos do projeto incluindo cronogramas, controles e notas de reunião, eles também são hubs para a comunicação da equipe.

É sua responsabilidade ser claro sobre:

• Como esses documentos são usados,
• Quem tem acesso a eles e
• Com que frequência eles são atualizados.

É claro que, além dessas responsabilidades, você também terá que enviar e-mails, mensagens instantâneas e participar de reuniões. Todas essas coisas são críticas na condução de um projeto.

Como gerente de projeto, você é quem coordena informações que entram e saem. Você conecta indivíduos aos detalhes necessários e a contextos e rastreia quem precisa receber quais informações e quando.

Você precisará comunicar certas informações para sua equipe várias vezes e de várias maneiras.

Algumas pessoas aprendem ouvindo, algumas pessoas aprendem assistindo e outras aprendem fazendo.

Comunicar-se de várias maneiras garante que você está compartilhando conhecimento com sua equipe em um formato que é digerível e fácil para eles absorverem. Sua equipe terá muitas tarefas em que se concentrar. Seja proativo e reforce informações importantes várias vezes de várias maneiras para que ninguém fique perdido.

Existem muitas ferramentas para comunicar-se com sua equipe para que fique fácil manter contato e ficar na mesma página durante toda a duração do projeto. Algumas delas incluem:

• Email
• Mensagens
• Reuniões presenciais
• Videoconferências
• Gerenciamento de trabalho
• Ferramentas de colaboração.

Sua organização pode estar usando já algumas dessas ferramentas, ou você pode ter a oportunidade de selecionar algumas para um projeto. Em ambos os casos, é bom estar familiarizado com o que existe.

Exploraremos ferramentas que fornecem comunicação eficaz para a equipe do projeto em mais detalhes no próximo vídeo.

Princípios da redação eficaz de e-mails

Leitura. Duração: 10 min.

O e-mail é o principal método de comunicação para muitas pessoas da área de negócios, mas as mensagens são fáceis de serem mal entendidas ou ignoradas. Nesta leitura, conheceremos quatro princípios da redação eficaz de e-mails que ajudarão seus e-mails a se destacarem, serem lembrados e receberem a resposta necessária. Esses princípios são:

• Diga o que você quer com clareza.

• Mantenha o conteúdo breve e conciso.

• Estruture sua escrita.

• Verifique a gramática, a pontuação e a ortografia.

Princípios da redação eficaz de e-mails

Diga o que você quer com clareza

Quando você decide escrever um e-mail, é porque há algo que quer do seu leitor. Você pode querer receber uma resposta simples, convencer alguém de algo ou marcar uma reunião. Antes de escrever um e-mail, pense no que você quer, quando precisa do que deseja e na melhor maneira de conseguir o que deseja no momento em que quer.

Veja algumas dicas de como dizer o que você quer em seu e-mail com clareza:

• Inclua sua solicitação na linha de assunto do e-mail.

• Faça sua solicitação nos dois primeiros parágrafos do e-mail.

• Indique a frase de chamada para ação específica associada à sua solicitação (por exemplo, resposta, avaliação, resposta a um convite).

• Escreva frases claras e concisas ao indicar detalhes.

• Defina os termos. Evite usar siglas e terminologia que os usuários talvez não conheçam. Apresente informações adicionais conforme necessário para evitar mal-entendidos.

Mantenha o conteúdo conciso

Faça com que suas palavras funcionem a seu favor. Remova trechos que não ajudem a definir o que você quer nem contribuam para as necessidades do seu leitor.

• Resuma o conteúdo que você quer transmitir e remova do e-mail itens que não contribuam para sua meta.

• Procure escrever e-mails “sem perguntas” e “independentes”. Isso significa que a mensagem contém informações suficientes para se bastar. O leitor não deve ter nenhuma pergunta sobre o que você quer nem sobre quando precisa da informação.

• Conheça seu público-alvo. Algumas pessoas, como executivos e outros líderes ocupados, podem não querer ler e-mails com mais do que algumas frases ou clicar em links externos para obter mais informações. Tente personalizar seus e-mails adequadamente.

Estruture sua escrita

A estrutura tem a ver com o fluxo visual, ou estética, do seu e-mail. Um e-mail bem estruturado transmite informações essenciais ao leitor rapidamente e permite que ele faça uma breve leitura do texto explicativo ou o ignore completamente. Veja algumas dicas para estruturar seu e-mail de forma eficaz:

• Use marcadores. Marcadores quebram o fluxo visual. Se você tiver mais de um item de algo, considere usar marcadores. Escreva verbos de ação fortes no início de cada marcador.

• Use rótulos. Os rótulos ajudam a orientar o leitor sobre quais informações são mais importantes.

• Adicione hiperlinks. Os hiperlinks permitem que os leitores acessem informações adicionais diretamente em vez de adicionar detalhes longos ao seu e-mail.

• Escreva uma frase central forte. Coloque a ideia principal do parágrafo na frase central.

Verifique a gramática, a pontuação e a ortografia

A gramática, a pontuação e a ortografia são essenciais. Ative as sugestões de gramática e ortografia em seu aplicativo de e-mail para identificar erros rapidamente. Lembre-se de corrigir todos os erros antes de enviar a mensagem.

Aplicação de princípios da redação eficaz de e-mails

Para aprender a aplicar esses princípios, vamos dar uma olhada no exemplo de e-mail a seguir.

Issac recebeu a tarefa de enviar um e-mail sobre o retiro anual de desenvolvimento da equipe da empresa.

Observação: o texto azul sublinhado indica um hiperlink para um site ou documento externo.

Exemplo 1

Assunto : Retiro anual de desenvolvimento da equipe. Inscreva-se agora!

Equipe,

Estou muito feliz em convidar todos vocês oficialmente para o Retiro anual de desenvolvimento da equipe 2021. Como nos anos anteriores, reservaremos um tempo para celebrar e fortalecer nosso espírito de equipe, além de aprender uns com os outros e planejar os desafios futuros.

Temo algo especial planejado para o retiro! Além dos elementos básicos do treinamento de nível mundial, de sessões de trabalho incríveis e de apresentações executivas, também organizamos:

Um Jantar anual de premiação no Hotel San Francisco, quartos pré-reservados para aqueles que querem ficar no hotel após o jantar e uma tarde no Shoreline Lake com barcos à vela, remo e pedalinho disponíveis.

Esperamos que você possa participar das três atvidades. Não se esqueça de se registrar e se inscrever de acordo com as instruções do site.

O tema deste ano é Transformar. Estamos ansiosos para compartilhar uma semana transformadora com todos vocês!

Atenciosamente,

Issac Soto

Esse exemplo de e-mail não é tão eficaz quanto poderia ser. A data e o local do evento não estão incluídos. O link principal em que Issac quer que o leitor clique para se inscrever no evento está escondido na parte inferior do e-mail. Os outros links da mensagem também são um exagero, pois são muitos. Não há marcadores nem rótulos para ajudar a organizar as informações. Além disso, existem alguns erros de ortografia e pontuação.

Vamos ver como revisar o e-mail de Issac para que ele seja mais eficaz.

Exemplo 2

Assunto: Retiro anual de desenvolvimento da equipe. Inscreva-se agora!

Equipe,

estou muito feliz em convidar vocês para o Retiro anual de desenvolvimento da equipe 2021, de 13 a 15 de outubro no Hotel San Francisco. Essa é uma oportunidade para celebrar e fortalecer nosso espírito de equipe e aprender uns com os outros, além de nos planejarmos para os desafios futuros. Para encerrar o evento, realizaremos nosso Jantar anual de premiação.

Inscreva-se agora!

• Para o retiro

• Para os quartos do hotel

• Para atividades à beira do lago

Atenciosamente,

Issac Soto

Nesse exemplo, logo no início do e-mail, há uma descrição clara e concisa do que ele trata. As datas e o local do evento estão indicados com clareza no início do e-mail. O parágrafo de abertura é seguido diretamente pelo que Issac quer em negrito: Inscreva-se agora! Além disso, os marcadores ajudam a separar os hiperlinks e melhoram a visibilidade, e os links indicam, com clareza, o que o leitor acessará quando clicar. Por fim, a gramática, a ortografia e a pontuação estão corretas.

Principal conclusão

Ao escrever um e-mail, pense nas pessoas para as quais você o está enviando e no que elas precisam para ler a mensagem rapidamente e entendê-la da maneira certa. Lembre-se:

1. Diga o que você quer com clareza.

2. Mantenha o conteúdo conciso.

3. Estruture sua escrita.

4. Verifique a gramática, a pontuação e a ortografia.

Com esses princípios em mente ao redigir e-mails, você conseguirá se comunicar de modo mais eficaz com os membros da sua equipe, partes interessadas, clientes e outras pessoas. Você também pode demonstrar seu nível de profissionalismo e competência e garantir às outras pessoas que suas habilidades são confiáveis.

Ferramentas comuns de comunicação

Video. Duração: 5 min.

Vamos explorar algumas das ferramentas comuns para comunicar-se efetivamente com a equipe do projeto e as partes interessadas.

Nesta lição, vamos nos concentrar em mensagens, reuniões virtuais e gerenciamento de trabalho e ferramentas de colaboração.

O E-mail é padrão para comunicações comerciais, portanto, é importante simplificar o número de e-mails que você envia.

No Google, recebo toneladas de e-mails por dia. Dá muito trabalho descobrir quais eu preciso ler imediatamente, quais podem esperar e quais requerem uma resposta imediata.

É importante que você entenda como usar o e-mail em um contexto profissional. Uma rápida pesquisa na internet fornecerá muitas dicas e exemplos.

As Principais dicas (Boas Práticas) para levar em conta são:

• Escolha com cuidado para quem você vai enviar um e-mail e, mais importante, esteja ciente do motivo pelo qual está fazendo isso.

• Lembre-se de que o campo de assunto deve indicar o tópico do e-mail com clareza. Se for urgente ou requerer uma resposta, adicione isso ao assunto e à primeira linha do e-mail.

• Mantenha suas mensagens o mais curtas possível e mantenha-se no assunto.

• Se houver muitas informações para compartilhar, considere colocá-las em um documento digital que você possa vincular ou anexar ao e-mail.

• Resuma o que você deseja que os leitores prestem atenção. Se houver uma ação específica que você precisa do destinatário, diga claramente para que ele entenda o que se espera dele e quando.

• Use gramática correta, evite gírias, siglas e atalhos para palavras que podem ser mais apropriadas para textos.

• Escreva em um tom apropriado para a pessoa que vai receber o e-mail.

• Geralmente, a melhor prática é ser amigável, motivador, claro e específico.

A maioria das pessoas, especialmente outros gerentes, diretores e executivo, recebe muitos e-mails. Com isso em mente, ferramentas de mensagens instantâneas como Google Meet (opens in a new tab) ou Slack (opens in a new tab), podem ser uma opção. Elas podem ser uma alternativa ao e-mail quando você tem apenas uma pergunta rápida, ou atualização ou como forma de alertar alguém para verificar sua caixa de entrada. As mensagens instantâneas ajudam a reduzir idas e vindas de e-mails ou chamadas telefônicas que podem esclarecer rapidamente falhas de comunicação ou informar se e quando você deve levar um problema para uma reunião. Fique atento quando decidir usar mensagens instantâneas. Esse tipo de comunicação rápida pode levar à distração e à informalidade.

Ele pode facilmente se tornar uma saída para compartilhar informações não relacionadas ao trabalho ou informações sensíveis ou confidenciais. Também pode ser difícil rastrear mensagens instantâneas. Mais tarde, se você precisar consultar informações sobre as quais conversou, talvez não consiga encontrá-las facilmente com mensagens instantâneas.

É uma boa ideia perguntar as preferências das pessoas sobre como elas gostam de ser comunicadas. Mesmo que as mensagens instantâneas sejam mais rápidas, a pessoa pode preferir usar o e-mail. Com a experiência, você será capaz de determinar as formas mais eficazes de se comunicar com sua equipe. A seguir, discutiremos algumas ferramentas para reuniões remotas.

Ferramentas de reunião virtual como Google Meet (opens in a new tab) e Zoom (opens in a new tab) são ótimas para comunicação, especialmente à medida que o trabalho remoto se torna mais comum. Melhor ainda, cada uma dessas ferramentas é fácil de acessar e fácil de aprender a usar. Reuniões on-line bem conduzidas podem ser extremamente eficazes, elas permitem que você e sua equipe interajam em tempo real. O que pode ajudar a elevar o moral e criar um senso de equipe quando não for possível estar juntos pessoalmente.

As reuniões virtuais podem ser altamente envolventes, pois os participantes podem acessar e compartilhar arquivos durante a reunião.

E também há as ferramentas de colaboração e gerenciamento de trabalho, como Google Drive (opens in a new tab), Asana (opens in a new tab) e Smartsheet (opens in a new tab). Esses tipos de ferramentas facilitam o compartilhamento de informações entre as equipes. Melhor ainda, com ferramentas de gerenciamento de trabalho e colaboração, o compartilhamento de informações funciona em duas vias. Os membros da equipe podem atualizar facilmente seu progresso sem a necessidade de reuniões extras ou telefonemas. Essas ferramentas podem realizar muitas coisas diferentes, como acompanhar o progresso de tarefas, entregas e marcos.

AS ferramentas de colaboração e gerenciamento de trabalho também podem ajudá-lo a gerenciar um orçamento, criar gráficos e diagramas úteis, gerenciar contratos e licenças e manter as partes interessadas informadas.

As ferramentas de gerenciamento de trabalho e colaboração permitem que você concentre suas comunicações dentro do contexto de tarefas específicas, detalhes do projeto e cronograma. Em vez de escrever um e-mail e criar um link para as informações relevantes quando estiver trabalhando e se comunicando em uma ferramenta, as informações já estão lá em um local para fácil para consulta e tomada de decisão. Outro grande aspecto desses tipos de ferramentas é que o trabalho é feito em tempo real.

Essas ferramentas permitem que equipes remotas colaborem e se comuniquem como se estivessem fisicamente trabalhando no mesmo escritório juntos. Incentivar suas equipes a fazer verificações e atualizar seu progresso regularmente ajuda a manter a sensação interação em tempo real com colegas de trabalho. Existem muitos tipos diferentes de software de gerenciamento de trabalho que automaticamente facilitam muito o planejamento e o acompanhamento do projeto. E eles são muito mais eficientes do que o acompanhamento manual do projeto.

Dica: Uma rápida palavra de cautela antes de prosseguirmos: o uso, acesso ou compartilhamento de informações confidenciais ou que precisam ser informadas externamente, incluindo dados financeiros e comerciais, dados do usuário e informações sobre nossos produtos e serviços, é provavelmente proibido, a menos que você receba permissão explícita. Ao usar ferramentas de gerenciamento de trabalho compartilhado, apenas fique atento a quem quer e precisa de acesso contra quem não precisa de acesso, para fazer sua parte para manter os dados importantes seguros.

Há tantas maneiras diferentes de compartilhar informações com sua equipe, seja por meio de reuniões, e-mails, mensagens instantâneas, planilhas e rastreadores. Ao se familiarizar com algumas das ferramentas de comunicação mais comuns, você poderá escolher o caminho certo para as necessidades do seu projeto.

Agora você aprendeu um pouco mais sobre a importância da comunicação em equipe e algumas ferramentas que efetivamente comunicam e promovem a colaboração dentro de sua equipe.

Na próxima lição, aprenderemos a organizar e viabilizar reuniões de equipe para garantir o sucesso do projeto.

Teste seu conhecimento: Comunicação do projeto

Quiz. 4 questões. | Duração: 8 min | Nota Final: 100%

2. Como organizar e coordenar reuniões de projeto

Como organizar reuniões eficazes

Video. Duração: 8 min.

Reuniões podem ser um método eficaz para distribuir informações, comunicar-se com sua equipe e as partes interessadas, e ajudar a manter um projeto no caminho certo. Neste vídeo, você aprenderá a organizar e viabilizar reuniões de equipe eficazes que levarão a um projeto bem-sucedido.

Embora o tamanho, a finalidade e o formato das reuniões possam ser diferentes, reuniões eficazes sempre têm os seguintes elementos em comum, elas são:

• Estruturadas
• Intencionais
• Colaborativas
• Inclusivas

Vamos estudar esses elementos com mais detalhes.

1. Estruturadas. Isso significa que elas:

• Começam e terminam no horário.
• Os participantes foram cuidadosamente selecionados.
• Os tópicos da reunião são priorizados.
• Uma pessoa foi designada para fazer anotações.

Gerenciar o tempo da reunião e o público permite que os participantes saibam que são valorizados e apreciados. Lembre-se que o tempo de todos é valioso. Se a presença de alguém for desnecessária, você não precisa convidá-lo para a reunião. Talvez você possa compartilhar as notas. Inclua pessoas que possam contribuir para a discussão e qualquer pessoa que seja diretamente afetada pelos temas discutidos.

As reuniões estruturadas também contam com uma programação com temas priorizados. Assim, os itens mais importantes recebem a devida atenção. É bom pensar e definir expectativas para quanto tempo você espera que o grupo gaste em um determinado tópico. Isso é definido como timeboxing, o que significa apenas que você está definindo um limite de tempo para a discussão.

Em um timebox, você dá a cada tópico um tempo de alguns minutos para ter certeza de que não está sobrecarregando sua programação.

Lembre-se do horário da reunião e reserve tempo suficiente para o tópico que você precisa abordar. Se houver vários tópicos que precise abordar, considere agendar algumas reuniões mais curtas com apenas um ou dois tópicos como foco.

Após as primeiras reuniões de equipe, pense no ritmo para saber se você precisa ser mais generoso com o tempo dedicado a cada tópico ou se o grupo tem tempo para um pouco mais.

Se você passar por seus tópicos antes que o tempo acabe, não tenha medo de marcar uma reunião mais cedo. Todo mundo adora ter quando sobra tempo.

Por fim, uma reunião estruturada deve ter uma pessoa designada para anotar, para que você ou qualquer outra pessoa possa consultar as notas da reunião mais tarde e descobrir o que foi discutido. O anotador pode ser você ou outro participante da reunião. Por esta razão, seja claro sobre como, quando e com quem os resultados das reuniões são compartilhados.

Novamente, tudo isso depende do tipo de reunião que você está tendo e quem está participando.

Questão

O que é timeboxing?

• Encerrar uma reunião mais cedo para devolver o tempo dos participantes

• Convidar participantes que possam contribuir para a discussão da reunião

• Iniciar e encerrar uma reunião na hora marcada

• Definir um limite de tempo para a discussão de um determinado assunto.

Correct - No timeboxing, você define as expectativas de quanto tempo espera que os participantes passem em um determinado assunto e inclui alguns minutos de reserva a cada discussão. Dessa forma, você sabe que não colocou itens demais em sua agenda.

2. Intencionais. Isso significa que elas têm:

• Um propósito e expectativas claramente definidos
• Que devem constar na pauta da reunião, bem como no convite para ela. Assim, todos entendem por que estão participando.

A programação precisa definir expectativas claras para o que precisa ocorrer antes e durante a reunião. Isso ajuda os participantes a se prepararem, mantém todos focados nos tópicos certos e esclarece o cumprimento das expectativas e metas da reunião.

O objetivo da sua reunião pode ser tomar uma decisão, atribuir tarefas, propor ou inventar uma ideia, ou qualquer outra coisa.

O propósito ou objetivo da sua reunião descreve o motivo pelo qual vocês estão se reunindo e o que você gostaria de conseguir.

Uma programação bem elaborada aumenta a capacidade do grupo de abordar problemas e evita perda de tempo.

Por exemplo, você pode estar revisando as vendas do negócio no mês passado e estabelecendo metas para o próximo mês. Talvez seu grupo precise escolher coordenadores para um próximo evento. Ou seu objetivo pode ser fazer com que seu supervisor priorize uma lista de tarefas.

O propósito pode mudar de reunião para reunião, ou pode continuar o mesmo.

Se os participantes precisarem trazer informações, envie qualquer material de leitura prévia com antecedência para que todos compareçam preparados para participar.

Dependendo do propósito, as reuniões podem ser formais ou informais, ter apenas dois ou três membros do grupo ou ter centenas de participantes. Seja como for, estabeleça um propósito claro e faça um esforço para atingir esse objetivo até o final do período alocado.

3. Colaborativo. Colaboração é quando as pessoas:

• Trabalham juntas para produzir ou criar algo.

Há muitas maneiras de tornar suas reuniões colaborativas, mesmo que o propósito seja uma pessoa compartilhar informações importantes com o resto do grupo. Uma maneira fácil de fazer isso é garantir que a programação não contenha apenas apresentações em que os participantes fiquem ouvindo.

É importante que a programação indique os objetivos da sessão de modo claro. Será tomada uma decisão ou a sessão é para informação e discussão? Segundo, compartilhe um documento digital da reunião e incentive os participantes a escreverem quaisquer comentários ou pensamentos diretamente nele. Mas, mais importante, lembre-os de que as notas serão compartilhadas. Isso estimula a escuta ativa e participação em tempo real durante a reunião. Por último, é importante respeitar e abraçar o estilo de comunicação de cada pessoa até mesmo em reuniões, especialmente em reuniões colaborativas.

Deixe as pessoas saberem que podem responder verbalmente, por meio do bate-papo, nas notas da reunião ou em qualquer outro formato que você queira incluir. O elemento final de uma reunião eficaz é que ela seja inclusiva.

4. Inclusivas. A inclusão é a prática ou política de inclusão de pessoas que poderiam ser excluídas ou marginalizadas.

Quando bem feita, a inclusão leva a uma excelente colaboração, garantindo que as contribuições de todos os participantes sejam valorizadas. Como gerente de projeto, você desempenha um papel fundamental para garantir que os participantes da reunião se sintam apoiados e incluídos. Portanto, oferecer recursos adicionais para formas de participação é útil. Para reuniões presenciais e virtuais, considere nomear um moderador ou facilitador. Esta pessoa orientará a reunião e ajudará os participantes com as perguntas em tempo real, enquanto outra pessoa estará apresentando.

Dessa forma, o apresentador pode manter o foco em seu tópico enquanto o moderador fica atento aos participantes e pode ajudar a orientá-los sobre quando eles podem entrar na conversa.

Também é uma boa ideia deixar espaço na reunião para participantes que ficaram quietos.

No encerramento de um tópico ou antes do término da reunião, você pode considerar olhar para a sala de vez em quando e pedir que cada pessoa comente sobre um problema ou questão específica. Eu gosto de chamar isso de verificação de voo final antes de todos decolarem e seguirem seus caminhos separados.

Questão

Quais das opções a seguir são tarefas de um moderador de reunião? Selecione todas as opções válidas.

• Concentrar-se na apresentação de um assunto

• Determinar o tema da reunião

• Ajudar os participantes a fazer perguntas em tempo real

Correta - O moderador da reunião ajuda os participantes a fazer perguntas em tempo real enquanto outra pessoa está apresentando. Dessa forma, o apresentador pode manter o foco no assunto enquanto o moderador atende às necessidades dos participantes.

• Orientar a reunião

Correta - O moderador ajuda a orientar a reunião. Dessa forma, o apresentador pode se concentrar no assunto em vez de gerenciar a reunião.

Um componente-chave da inclusão é garantir que suas reuniões e apresentações são acessíveis.

Você encontrará mais informações sobre isso nos recursos do curso. Outra coisa a considerar é o nível de acesso à internet ao realizar reuniões. Para aqueles sem acesso forte à Internet, forneça uma opção de discagem telefônica.

A maioria das ferramentas de reunião on-line, incluindo Google Meet e Zoom, tem essa opção. Deixe os participantes saberem que não há problema em desligar suas câmeras se eles precisarem melhorar a conexão ou ajustar a qualidade do vídeo. Focar na inclusão ajuda a construir um sentimento de pertencimento e serve como um lembrete de que vivemos em um mundo com muitos tipos diferentes de pessoas. Criar um espaço de reunião onde as pessoas tenham diferentes pontos de vista, origens e experiências podem fazer o seu melhor trabalho e estar lá para o outro é fundamental.

Essas dicas não são taxativas, mas esperamos que possam ser úteis para começar a capacitar outras pessoas a participar e contribuir significativamente. Quando bem feitas, as reuniões podem ser ferramentas de comunicação incrivelmente úteis. É por isso que é importante ser objetivo ao planejar reuniões que sejam estruturadas, intencionais, colaborativas e inclusivas.

Isso lhe dará a reputação de desenvolver reuniões eficientes, inclusivas e bem-sucedidas onde todos se sentem valorizados, o que é ótimo para seu projeto e sua carreira.

Então agora sabemos um pouco mais sobre os métodos eficazes para distribuir informações, comunicar-se com sua equipe e partes interessadas e manter um projeto no caminho certo.

Também aprendemos alguns dos elementos para criar uma reunião eficaz, como incluir uma programação clara, lista de participantes, anotações detalhadas e muito mais.

Na próxima lição, aprenderemos tudo sobre os tipos mais comuns de reuniões de projeto.

Como mediar reuniões inclusivas e acessíveis

Leitura. Duração: 10 min.

Na lição anterior, vimos como organizar uma reunião eficaz. Lembre-se de que reuniões efetivas geralmente têm quatro elementos em comum: são estruturadas, intencionais, colaborativas e inclusivas. Nesta leitura, você conhecerá o quarto elemento: como tornar suas reuniões mais inclusivas.

Como criar um ambiente inclusivo

A inclusão de funcionários de diferentes origens e identidades é extremamente importante para qualquer organização que busca criar um ambiente de forte conexão no local de trabalho. Além disso, quando os membros da equipe se sentem incluídos, eles tendem a querer fazer o melhor trabalho possível, o que também é ótimo para a organização. A criação de um ambiente inclusivo pode ser muito desafiadora em reuniões, porque elas podem ser intimidantes para os participantes. Como gerente de projeto, faz parte do seu trabalho mediar reuniões que incluam todos os participantes e que criem uma sensação de segurança emocional e valor para a contribuição ativa de todos. Para mediar reuniões inclusivas que sejam motivadoras para todos, implemente procedimentos que sejam previsíveis e seguidos de forma consistente.

• Formalize verificações iniciais do grupo que garantam o entendimento e lembre a todos que as contribuições deles são necessárias. Crie um processo que peça consistentemente a cada pessoa uma atualização sobre o trabalho dela e/ou como ela está se saindo em suas atividades diárias. As perguntas devem ser abertas e variar ao longo do tempo, incluindo humor, analogias e oportunidades de “terminar a frase”. Como gerente de projeto, seu modelo definirá o tom para a dinâmica da equipe, então sempre verifique com a equipe e dê o exemplo de profissionalismo, vulnerabilidade e empatia. As verificações comuns incluem: “Um destaque da minha semana foi...” e “Esta semana sou grato por...”

• Dê plena atenção a todos. Ouça atentamente o que todo mundo tem a dizer e tenha cuidado para não interromper alguém que está falando. A linguagem corporal, como o contato visual e o corpo virado para a direção de um falante, pode ajudar as pessoas a se sentirem seguras ao expressarem sua opinião. Evite balançar a cabeça, desviar o olhar ou olhar para o telefone quando alguém estiver falando.

• Ajude todos os participantes a serem ouvidos. Peça que os participantes deem ideias e faça perguntas para incentivar a participação. Se alguém for interrompido, redirecione a atenção de todos para essa pessoa e faça com que ela termine seu pensamento. Se uma pessoa ainda não tiver falado, pergunte o que ela acha. É importante lembrar que, para algumas pessoas, falar em reuniões pode ser assustador, principalmente em reuniões virtuais ou teleconferências. Isso também ocorre com pessoas que não são a maioria na sala e que podem sentir que estão representando um grupo inteiro de pessoas parecidas com elas, tanto em relação à aparência quanto ao modo de falar. Talvez você também note que as pessoas sem muita experiência podem ficar nervosas ao falar abertamente, pois estão apenas no início da carreira. Você pode ajudar as pessoas a se sentirem mais confortáveis e apoiadas informando, com antecedência, que elas precisarão compartilhar suas ideias em uma reunião para que possam se preparar com antecedência. Após uma reunião, também é possível solicitar informações de pessoas que não tenham falado.

• Ajude os participantes a se sentirem confortáveis para compartilhar perspectivas diferentes. Incentive ideias divergentes ou opostas deixando claro que pontos de vista alternativos são valorizados. Para definir o tom, comece a reunião incentivando perspectivas diferentes. Tente obter pelo menos três pontos de vista sobre um problema que possa ter alguma variação na sala. Faça um acompanhamento após a reunião com uma solicitação de pensamentos adicionais.

• Use imagens que reflitam a diversidade do mundo. Nos materiais e folhetos da apresentação, selecione imagens que ilustrem a diversidade de raça, gênero, idade, habilidade, formação cultural, religião, localização geográfica etc. As pessoas nas imagens devem representar origens diversas para garantir ainda mais a inclusão, permitindo que todos na sala se sintam acolhidos e representados.

Como tornar as reuniões acessíveis a todos

As reuniões não têm como ser inclusivas se nem todos podem participar totalmente. É importante garantir que as reuniões sejam acessíveis a todos. Acessível significa que algo é facilmente usado, acessado ou adaptado para uso por pessoas com deficiência. Nas reuniões, isso significa que as pessoas com deficiência não são excluídas da participação nem do compartilhamento de informações.

Ao planejar suas reuniões, considere as necessidades das pessoas com os tipos de deficiência a seguir.

• Deficiências visuais e cegueira

• Perda auditiva e surdez

• Deficiências de mobilidade, o que significa ter dificuldade para se locomover, como pessoas que precisam de cadeiras de rodas ou bengalas

Essas dicas podem ajudar você a garantir que os participantes a seguir tenham acesso total às suas reuniões.

Pessoas com deficiência visual

Materiais da apresentação

• Use um tamanho de fonte grande (no mínimo 22 pontos).

• Use cores de alto contraste.

• Inclua descrições de texto alternativas em todas as imagens, fotos, gráficos, tabelas etc.

• Disponibilize para os participantes cegos ou com baixa visão um formato eletrônico acessível da apresentação.

• Forneça os materiais da apresentação em um formato eletrônico acessível aos participantes com antecedência.

• Descreva todos os elementos gráficos significativos da apresentação (como fotos, imagens, gráficos e ilustrações).

Folhetos e materiais impressos

• Use um tamanho de fonte grande (no mínimo 18 pontos).

• Use letras pretas em papel branco fosco.

• Use uma fonte simples e evite fontes compactadas e em itálico.

• Use espaçamento de 1,25 a duplo entre as linhas.

Pessoas com deficiência auditiva

• Sempre olhe para a pessoa com quem você está se comunicando. Isso é muito útil para membros do público que conseguem fazer leitura labial.

• Fale com clareza e em ritmo e volume moderados, dando tempo à outra pessoa para responder. Evite exagerar, diminuir a velocidade do discurso ou falar alto.

• Peça esclarecimentos se você não entender algo que a pessoa está comunicando.

• Inclua todas as informações disponibilizadas em uma apresentação falada nos slides.

• Adicione legendas aos vídeos. A Ajuda do YouTube (opens in a new tab) apresenta instruções sobre como adicionar legendas ocultas aos vídeos.

Pessoas com problemas de mobilidade

• Ofereça amplo espaço de circulação na sala de reuniões para que as pessoas que usam dispositivos de mobilidade possam passar facilmente.

• Ofereça locais de assentos acessíveis em toda a sala.

• Para as apresentações, use assentos semirredondos de modo que todos os participantes possam ficar voltados para a direção do palestrante.

Principal conclusão

A criação de reuniões inclusivas e acessíveis a todos os participantes melhora o engajamento, a produtividade e o espírito da equipe.

Lista de verificação para reuniões produtivas

Leitura. Duração: 10 min.

Você já deve ter participado de reuniões que, na sua opinião, não foram a melhor forma de aproveitar o seu tempo. Reuniões frequentes e improdutivas geralmente têm um impacto negativo na produtividade e no bem-estar individual e da equipe. Nesta leitura, você conhecerá as práticas recomendadas para garantir a produtividade antes, durante e depois das reuniões.

Muitas coisas podem tornar as reuniões improdutivas, mas um estudo interno do Google revelou que reuniões produtivas têm três elementos em comum:

1. Participação ativa dos participantes

2. Uma programação clara e concisa que é devidamente seguida

3. Os participantes corretos (o que significa que os participantes podem contribuir para atingir a meta da reunião)

Siga esta lista de verificação para atingir esses objetivos e mediar reuniões mais produtivas para você e sua equipe de projeto:

Antes da reunião

• Prepare uma programação que indique o propósito e as metas da reunião e compartilhe-a com os participantes.

• Convide apenas as pessoas que precisam estar presentes e que possam ajudar a atingir as metas da reunião. Deixe claras as funções e responsabilidades dos participantes da reunião. Adicione participantes não essenciais como opcionais ao convite da reunião.

• Se você estiver trabalhando com pessoas em fusos horários diferentes, alterne os horários das reuniões recorrentes para que o fuso horário não seja um problema.

• Avalie a necessidade da reunião e cancele-a se não for necessária. Verifique se o conteúdo da reunião pode ser abordado por e-mail.

• Agende reuniões mais curtas. As reuniões geralmente duram todo o tempo alocado a elas, então tente fazer mais em um período curto.

• Reserve um tempo para se preparar para a reunião. Leia os materiais necessários, revise a programação e prepare-se para participar.

Durante a reunião

• No início da reunião, indique seus objetivos com clareza. Atenha-se à programação durante toda a reunião para evitar desvios do assunto. No caso de reuniões recorrentes, analise os itens de ação da reunião anterior para garantir a responsabilidade.

• Aconselhe os participantes a guardar telefones e laptops durante as reuniões e silenciar as notificações se possível.

• Pratique e demonstre a escuta ativa. Responda verbalmente (por exemplo, “Isso faz sentido. Conte mais.”) e não verbalmente (acenando com a cabeça e fazendo contato visual) para mostrar seu engajamento.

• Incentive a participação e dê a todos a chance de falar, inclusive participantes remotos. Faça perguntas abertas como: “O que vocês pensam?” em vez de “Todos concordam?”.

• Ajude todos a relaxarem e a se sentirem mais confortáveis iniciando reuniões com perguntas pessoais e abertas, como “Como foi o fim de semana de vocês?”.

• Identifique pontos-chave, itens de ação e decisões da reunião e atribua itens aos participantes apropriados.

Após a reunião

• Recapitule as principais decisões, itens de ação, cronogramas e notas e envie aos participantes.

• Agende as reuniões de acompanhamento necessárias com o contexto relevante.

• Avalie a necessidade e a frequência de reuniões recorrentes. Agende reuniões com menos frequência se possível.

Dica: se você é novo na empresa ou na equipe, descubra e tente aplicar as práticas típicas de reunião deles antes de fazer grandes mudanças.

Principal conclusão

Reuniões produtivas geralmente exigem a participação ativa dos participantes, uma programação clara e concisa que é devidamente seguida e os participantes corretos. Seguir as práticas recomendadas para antes, durante e depois das reuniões descritas aqui pode ajudá-lo a ter reuniões mais produtivas. Quando é necessário gastar menos tempo nas reuniões porque elas são mais produtivas, mais tempo pode ser dedicado às tarefas do projeto.

Teste seu conhecimento: reuniões eficazes

Quiz. 4 questões | Duração: 8 min | Nota Final: 100%.

Tipos comuns de reuniões de projeto

Video. Duração: 7 min.

Agora que você aprendeu os principais componentes para organizar e facilitar uma reunião de equipe eficaz, vamos explorar as especificidades de alguns dos tipos mais comuns de reuniões que você precisará ter durante um projeto. Todo projeto tem reuniões, muitas reuniões.

Embora cada uma delas seja única, conhecer os tipos mais comuns de reuniões de gerenciamento de projetos irá ajudá-lo a identificar melhor os objetivos, a estrutura e as atividades mais adequadas para cada uma.

Existem quatro tipos gerais de reuniões de gerenciamento de projetos.

• Lançamento do projeto,
• Atualizações de status,
• Revisões das partes interessadas e
• Revisões do projeto.

1. Reunião de lançamento do projeto. Ela é muitas vezes considerada o início oficial de um projeto e serve como forma de alinhar o entendimento da equipe dos objetivos do projeto com planos e procedimentos reais.

Os integrantes de sua equipe são os principais participantes da reunião de lançamento. Mas a participação de alta administração e principais partes interessadas também é necessária para garantir o envolvimento e o alinhamento com os objetivos do projeto.

2. Reuniões de atualização de status. As reuniões de atualização de status são uma dos tipos mais comuns de reuniões. Esta categoria inclui reuniões regulares de equipe onde o objetivo principal é alinhar a equipe nas atualizações, progresso, desafios e próximos passos.

Durante a reunião, o gerente de projeto pode distribuir ou apresentar relatórios de desempenho do projeto e atualizações formais de status sobre elementos-chave do projeto. Isso permite que a equipe e as partes interessadas ganhem visibilidade dos níveis de desempenho atuais e progresso da tarefa. Uma das principais responsabilidades do gerente de projeto é estar ciente do status do projeto a qualquer momento e para garantir que os outros estejam no mesmo ritmo ou saibam onde encontrar as informações mais recentes.

Para fazer isso, atualizações de status tornam-se uma ferramenta crítica em todo o ciclo de vida de um projeto para verificá-lo. Normalmente, você avaliará o status de cada um dos seguintes tópicos durante essa reunião.

• Primeiro, são as atualizações de tarefas. É importante que os participantes saibam qual é o status das tarefas mais urgentes. Quantas tarefas foram concluídas, e quantas itens em aberto permanecem.

• Em seguida, é o status do cronograma. Estamos atrasados? Adiantados? Ou no ritmo de nossas projeções?

• Da mesma forma, é comum discutir a situação do orçamento e quaisquer novos itens que afetem seus resultados.

• Em seguida, vocês devem discutir questões atuais ou previstas.

Por exemplo:

• Mudanças
• Riscos
• Problemas de recursos
• Problemas de fornecedores
• e assim por diante

Particularmente mudanças na qualidade e escopo. É sempre uma boa ideia levantar esses itens de forma recorrente para que ninguém seja pego de surpresa e vocês possam discutir soluções juntos.

• Por último, você vai querer discutir itens de ação. Um item de ação é uma tarefa em sua lista que precisa ser completada. Atribuir itens de ação é uma ótima forma de encerrar a reunião e garantir que o projeto continue em andamento.

Lembre-se: cada item de ação tem um responsável e uma data de vencimento.

A reunião de status é uma ferramenta de projeto fundamental que mantém o projeto no caminho certo.

A maioria dos gerentes de projeto recomenda o uso de uma programação e um horário relativamente fixos com esta reunião. Para manter a equipe engajada, siga a programação e mantenha a reunião com assuntos restritos.

Como o gerente de projeto deve ser capaz de trazer informações atualizadas aos patrocinadores do projeto ou clientes a qualquer momento, é importante realizar reuniões de status regularmente.

As reuniões de status são vantajosas porque oferecem uma oportunidade para reconhecer marcos, compartilhar informações e apresentar questões para a equipe.

Questão

Como gerente de projeto, há pouco tempo você mudou as prioridades por causa de um novo cronograma de entregas mais rápido. Você decide implementar um novo método de comunicação para acompanhar regularmente a equipe do projeto nesse cronograma muito apertado. Qual das opções a seguir é o método de comunicação mais eficaz e oportuno para garantir um resultado de projeto bem-sucedido?

• Reuniões com as partes interessadas

• Atualizações semanais por e-mail

• Reuniões iniciais

• Reunião de status diária

Correta - Uma equipe realiza reuniões de status diárias para se alinhar quanto a atualizações, progressos, desafios e próximas etapas.

A frequência com que você decide agendar essas reuniões depende de vários fatores, tais como:

• A complexidade do projeto,
• O número de membros da equipe e
• O nível de informações exigido pelo patrocinador do projeto, pelos clientes ou por outras pessoas.

Não tenha medo de mudar a cadência à medida que seu projeto progride.

3. Reuniões com as partes interessadas é outro tipo de reunião de gerenciamento de projetos. O engajamento das partes interessadas é essencial para um gerenciamento de projetos bem-sucedido. O objetivo de uma reunião com as partes interessadas é obter engajamento e apoio.

Cada parte interessada tem seu próprio conjunto de ferramentas, conhecimento e experiência. As reuniões com as partes interessadas são onde essas contribuições são delineadas e utilizadas. Você precisa começar entendendo os desafios ou problemas de uma parte interessada. Em seguida, responda de acordo e faça os ajustes necessários para resolver esses desafios. Conquistar e manter o apoio das partes interessadas é importante para o sucesso do seu projeto.

Em alguns casos, você pode querer ter reuniões individuais com as partes interessadas. Isso permite que você mergulhe mais fundo em detalhes relevantes com cada uma delas. Então você pode cobrir os tópicos que são mais interessante e sobre aquela pessoa em particular.

Outras vezes, você precisará envolver as partes interessadas em grupos. Se tiver um grande número de partes interessadas para gerenciar, concentre a reunião nas partes interessadas mais influentes do seu projeto.

Identifique as partes interessadas apropriadas para comunicação mais próxima.

Por exemplo, você pode focar a reunião em gerentes seniores de cada um dos grupos que precisam ser envolvidos. Outras partes interessadas podem ser informadas usando outros métodos, como e-mail ou notas da reunião.

Enquanto há vários tópicos potenciais a serem abordados ao se reunir com as partes interessadas, a maioria das reuniões são limitadas a comunicar informações críticas.

Você deve sempre poder apresentar uma atualização do projeto.

• Comece a reunião com uma breve atualização geral do status do projeto de 2 a 5 minutos.

• Outro motivo importante para se reunir com as partes interessadas é procurar e ouvir feedback.

• Ou você pode se reunir com as partes interessadas para tomar uma decisão ou resolver um problema importante em torno do seu projeto.

Nesse caso, você se encontrará frequentemente com líderes seniores e o patrocinador do projeto. As decisões podem incluir decisões de continuidade ou não, uma escolha entre opções ou aprovação de investimentos.

As reuniões das partes interessadas são geralmente mais formais. É normal preparar materiais de leitura e documentos para revisar com antecedência para ajudar as pessoas a virem com a mentalidade certa para a reunião.

As reuniões das partes interessadas podem ser regulares e recorrentes, ou apenas uma reunião de projeto pontual. A frequência dependerá do motivo pelo qual a parte interessada está envolvida no projeto.

Eles estão desempenhando um papel consultivo como um consultor em uma matriz de responsabilidade, ou apenas alguém para ser informado e mantido atualizado?

Seu envolvimento se concentra em torno de apenas uma atividade no projeto ou eles precisam permanecer envolvidos em longo prazo?

Você precisará decidir caso a caso.

4. Revisões do projeto. O final do projeto ou o final da fase do projeto é uma excelente oportunidade para rever como o projeto se desenrolou. Isso é chamado de retrospectiva, e você aprenderá mais sobre isso nas outras seções deste curso.

Uma programação típica de reunião retrospectiva inclui:

• Revisar as lições aprendidas sobre o que está indo bem,
• O que você deve continuar fazendo,
• O que pode melhorar.

Igualmente importante para as lições de revisão aprendidas é aproveitar a oportunidade de celebrar o sucesso do projeto.

Saber a diferença entre esses tipos de reunião de projeto permite que você maximize a produtividade e garanta que não está perdendo tempo. Você obterá o resultado certo para cada tipo de reunião, o que ajudará a orientar as decisões e levar a ações positivas proativas.

Você acabou de aprender sobre os tipos comuns de reuniões do projeto e como torná-las eficazes para todos na sala.

Na próxima lição, vamos recapitular o que você aprendeu nos últimos vídeos.

Escolha o tipo certo de reunião

Plugin. Duração: 15 min.

Entender os tipos de reuniões

Como gerente de projeto de uma empresa de gerenciamento de eventos, você está planejando um leilão beneficente para bolsas de estudo para estudantes. À medida que o projeto se desenrola, escolha o tipo certo de reunião para cada situação.

Que tipo de reunião?

Revise o contexto do projeto. Em seguida, escolha o tipo de reunião que você precisa selecionando a melhor opção da lista.

Contextos do projeto

1. A agência de viagens que concordou em fornecer duas viagens de fim de semana pode desistir. Você informa sua equipe sobre esse risco para que eles possam ter um plano b.

• Início do projeto
• Reunião das partes interessadas
• Retrospetiva
• Atualização de status
  Correto - Uma atualização de status é uma reunião recorrente para discutir atualizações, progresso, desafios e próximos passos.

2. Você está verificando o status dos materiais promocionais. Você também precisa designar membros da equipe para verificar o estabelecimento, o fornecedor e o leiloeiro.

• Início do projeto
• Reunião das partes interessadas
• Retrospetiva
• Atualização de status
  Correto - Uma atualização de status é uma reunião recorrente para discutir atualizações, progresso, desafios e próximos passos.

3. O leilão foi um grande sucesso, então você reúne a equipe para comemorar suas conquistas.

• Início do projeto
• Reunião das partes interessadas
• Atualização de status
• Retrospetiva
  Correto - Uma retrospectiva encerra um projeto. É uma oportunidade para celebrar os sucessos e discutir áreas a melhorar.

4. Um dos líderes da escola conhece um artista famoso que pode estar disposto a doar uma pintura para o leilão. Você se encontra com eles para discutir o envolvimento do artista.

• Início do projeto
• Atualização de status
• Retrospetiva
• Reunião das partes interessadas
  Correto - Uma reunião das partes interessadas permite que você aproveite a experiência das partes interessadas e compartilhe atualizações críticas do projeto.

5. Você não tem equipe suficiente para trabalhar no evento e deseja contratar mais ajuda. Você escala o problema para a liderança sênior para discutir sua solução.

• Início do projeto
• Atualização de status
• Retrospetiva
• Reunião das partes interessadas
  Correto - Uma reunião das partes interessadas permite que você aproveite a experiência das partes interessadas e compartilhe atualizações críticas do projeto.

6. Seus participantes não têm muito tempo, então você planeja iniciar a reunião com uma atualização geral do projeto. Você também fornecerá um folheto com projeções de arrecadação de fundos.

• Início do projeto
• Atualização de status
• Retrospetiva
• Reunião das partes interessadas
  Correto - Uma reunião das partes interessadas permite que você aproveite a experiência das partes interessadas e compartilhe atualizações críticas do projeto.

7. Sua equipe enfrentou alguns grandes desafios no planejamento do leilão. Você os reúne para discutir as lições aprendidas e as áreas de melhoria.

• Início do projeto
• Reunião das partes interessadas
• Atualização de status
• Retrospetiva
  Correto - Uma retrospectiva encerra um projeto. É uma oportunidade para celebrar os sucessos e discutir áreas a melhorar.

8. Você precisa alinhar suas partes interessadas com as metas do projeto, para convidar sua equipe, o patrocinador do projeto, os pais e os líderes da escola.

• Reunião das partes interessadas
• Atualização de status
• Retrospetiva
• Início do projeto
  Correto - O início do projeto marca o começo do projeto e tem como objetivo alinhar a equipe, a gestão e as principais partes interessadas.

Atividade PGA: planeje uma reunião e informe à equipe

Até, Jun 18, 11:59 PM WEST | PGA | Duração: 1h | Nota Final:

Escreva um breve resumo das metas de aprendizagem da tarefa e o que os alunos precisam fazer.

Visão geral da atividade

Nesta atividade, você praticará a criação da programação de uma reunião e a elaboração de um convite por e-mail. A criação de uma programação define expectativas claras sobre o que precisa acontecer antes e durante uma reunião. Ela mantém todos focados nos tópicos certos e esclarece as expectativas e metas da reunião. O envio de um convite pode ajudar os participantes a se prepararem, apresentando detalhes e solicitando que eles confiram os recursos necessários. Dessa forma, todos podem comparecer à reunião prontos para participar.

Depois de enviar a tarefa, revise e responda a pelo menos duas tarefas de seus colegas de classe.

Cenário

Analise o cenário abaixo. Em seguida, siga as instruções passo a passo.

Line break O projeto Plant Pals recentemente enviou lotes de teste de plantas para os clientes antes do lançamento formal do serviço. Para avaliar a satisfação do cliente com o produto e o serviço, sua equipe pesquisou 50 clientes durante quatro semanas. Após duas semanas, a pesquisa revelou três questões principais relacionadas à qualidade do produto, aos prazos de entrega e ao suporte ao cliente. Esse feedback ajudou você a fazer melhorias nas remessas de teste posteriores.

Depois de concluir a pesquisa, você apresentou os pontos de dados mais importantes para sua equipe principal e delineou as próximas etapas possíveis. Seus insights incluíram:

• As entregas pontuais aumentaram de 80% para 90% ao final da pesquisa – uma melhoria sólida, mas ainda aquém de nossa meta de 95%.

• Os clientes preferem predominantemente entregas antes do horário comercial normal e no início do dia.

• A satisfação com o suporte aumentou depois que corrigimos o problema do software de serviço de atendimento ao cliente, mas ainda há espaço para melhorias.

• Muitos entrevistados acharam os guias e tutoriais úteis. Vários clientes declararam que uma opção de chat ao vivo melhoraria ainda mais o suporte ao cliente.

Você decidiu agendar uma reunião com sua equipe para discutir esses insights, solicitar feedback e discutir as próximas etapas propostas.

Instruções Passo a Passo

Parte 1 - Planejar uma pauta de reunião

Etapa 1: Acessar o modelo

Para usar o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link ao modelo: Pauta da reunião (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download direto do modelo no anexo.

Etapa 2: Listar os participantes

Liste qualquer pessoa que possa contribuir para a discussão ou que será diretamente afetada pelos tópicos da reunião. Para esta reunião, você precisará de toda a sua equipe principal, incluindo:

• Analista financeiro

• Diretor de atendimento

• Especialista em Recursos Humanos

• Testador de garantia de qualidade

• Gerente de serviço de atendimento ao cliente

• Especialista de TI

• Gerente de estoque

• Gerente de Treinamento

Etapa 3: Informar o propósito e as expectativas

Em seguida, resuma o objetivo da reunião e o que você espera alcançar. Certifique-se de pensar sobre seu público-alvo, o tipo de reunião que você realizará e os tópicos que precisa abordar. Definir um propósito e expectativas claros faz com que todos entendam a importância da sua participação.

Obs.: Você pode optar por revisar este resumo depois de definir a pauta.

Etapa 4: Planejar a pauta da reunião

Agora reveja o cenário para identificar pelo menos três tópicos ou próximas etapas que você deseja abordar. Liste-os ao lado de Tópico 1, Tópico 2 e Tópico 3.

Em seguida, considere como você deseja abordar cada tópico. Por exemplo, você pode querer fazer uma breve atualização, organizar uma sessão de brainstorming ou ter uma discussão informal. Adicione a abordagem que você usará para cada tópico.

Por fim, anote quais membros da equipe são mais importantes para cada tópico e como você deseja que eles participem.

Por exemplo, se você souber que um dos tópicos é “Investigar causas adicionais para entregas atrasadas”, convém abordar o tópico realizando uma sessão de brainstorming com membros específicos da equipe sobre como corrigir o problema.

Obs.: Você pode deixar as seções Notas e Itens de ação em branco por enquanto. Certifique-se de deixar espaço para eles, para que você possa registrar os tópicos discutidos, as decisões tomadas e as medidas a serem adotadas.

Etapa 5: Salvar sua pauta de reunião

Salve sua pauta da reunião concluída em seu computador ou Google Drive. Você precisará dele novamente mais tarde no curso.

Parte 2 - Escrever um e-mail de convite para a reunião

Etapa 1: Acessar o modelo

Para usar o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link ao modelo: E-mail de convite (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download direto do modelo no anexo.

Etapa 2: Endereçar seu e-mail

Insira os endereços de e-mail dos participantes no campo Para. Para este exercício, digite coreteam@officegreen.com.

Etapa 3: Adicionar uma linha de assunto

Inclua em seu e-mail um assunto descritivo que explique sobre o que trata a mensagem.

Etapa 4: Compor seu e-mail

O e-mail deve descrever o objetivo e as expectativas da reunião e fornecer contexto para os itens da pauta. Tente ser breve; esta deve ser uma visão geral, não um detalhamento.

• Introdução: Comece com uma saudação adequada para o seu público-alvo. A introdução costuma ser útil para reconhecer o trabalho da equipe ou algo que esteja dando particularmente certo.

• Corpo: Resuma por que você está enviando este e-mail e o que os destinatários precisam saber. Em seguida, proponha um horário de reunião para resolver quaisquer problemas. Tente manter um tom que não seja repreensível, especialmente ao descrever aspectos que podem ter dado errado.

• Encerramento: Encerre seu e-mail informando o que os participantes devem fazer para se preparar para a reunião. Não se esqueça de agradecê-los por seu tempo e inclua um encerramento adequado.

Etapa 5: Assinar seu nome e anexar a pauta

Por fim, não se esqueça de assinar seu nome e anexar a pauta da reunião. Para este exercício, você pode escrever “Pauta da reunião” depois de Anexos:.

Criterios de Revisão

Esta atividade possui um total de 14 pontos. Pelo menos dois de seus colegas avaliarão a pauta da reunião e o e-mail de convite. A nota final será a mediana dessas pontuações. Você deve obter 12 de 14 pontos no total para passar.

Como dar um bom feedback

Depois de concluir a atividade, revise e forneça feedback construtivo para pelo menos dois colegas de classe. Abaixo estão algumas orientações para ajudar você a deixar comentários construtivos para seus colegas.

• Ao dar feedback, considere:

• Começar com um feedback positivo

• Fornecer um equilíbrio entre feedback positivo e aplicável

Ater-se a comentários com informações específicas, com foco em problemas e com base em observação

Atividade PC: planeje uma reunião e informe à equipe

Até, Jun 21, 11:59 PM WEST | Avaliar Colegas | Duração: min 30 | Nota Final: 100%

Avalie os outros alunos

Atribua pontos e dê feedback construtivo usando os critérios de classificação fornecidos (se houver). Siga estas dicas para aproveitar ao máximo sua experiência de aprendizado:

Ofereça ideias ou sugestões específicas que o aluno possa aplicar imediatamente. Seja encorajador e solidário. Use uma ferramenta de tradução se você tiver um idioma preferido diferente do aluno que está avaliando. O uso do idioma nunca é um critério de classificação. Revise 3 ou mais envios de tarefas para receber uma nota. Ajude mais alunos a concluírem este curso fazendo mais avaliações.

3. Revisão do curso: Comunicação eficaz do projeto

Finalização

Video. Duração: 38 sec.

Nesta seção, você aprendeu sobre algumas ferramentas comuns de gerenciamento de projetos que são úteis para se comunicar com sua equipe.

Você também aprendeu sobre a importância de reuniões eficazes, como criar uma programação de reuniões e os tipos comuns de reuniões que você organizará e viabilizará como gerente de projeto.

E discutimos como você pode aumentar suas chances de alcançar as metas de um projeto se você desenvolver estratégias bem-sucedidas para manter todos informados sobre o status do projeto e as principais atualizações. Parabéns, você concluiu este módulo, bom trabalho.

A seguir, você aprenderá tudo sobre a fase final do gerenciamento de projetos: encerramento do projeto.

Desafio semanal 5

Até, Jun 18, 11:59 PM WEST | Quiz. 10 questões | Duração: 50 min | Nota Final: 87,50%

FIM! - Semana 5 - Curso 4