Como iniciar um projeto

Você vai aprender a analisar documentos e materiais de apoio do projeto para identificar os requisitos do projeto, avaliar as partes interessadas e resolver problemas. Você vai concluir o termo de abertura do projeto e usá-lo como uma ferramenta para alinhar o escopo e as metas entre as partes interessadas. Você também vai especificar as metas do projeto para torná-las SMART e aplicar habilidades de negociação eficientes com as partes interessadas para priorizar as metas do projeto.

Dedicação ao estudo

• Videos: 46 min

• Leitura: 1 h e 10 min

• Teste: 2 Teste com avaliação

Objectivos

• Explicar a estrutura do programa do certificado de gerenciamento de projetos e a funcionalidade do curso.
• Analisar materiais para identificar os requisitos do projeto, avaliar as partes interessadas e resolver problemas.
• Completar o termo de abertura de um projeto, preenchendo informações essenciais como o resumo, metas, escopo, benefícios e custos do projeto.
• Especificar as metas do projeto para que sejam SMART.
• Usar o termo de abertura do projeto como uma ferramenta para alinhar o escopo e as metas do projeto entre todas as partes interessadas.
• Aplicar habilidades de negociação eficazes com as partes interessadas para priorizar as metas do projeto.

Conteúdos

1. Primeiros passos do curso
2. Como criar um termo de abertura do projeto
3. Como negociar de maneira inteligente com as partes interessadas
4. Revisão: Como iniciar um projeto

1. Primeiros passos do curso

Introdução ao Curso 6

Video. Duração: 4 min

Boas-vindas à “Aplicação do gerenciamento de projetos no mundo real”. Se já fez os outros cursos deste programa, então você desenvolveu uma base sólida de conhecimento e habilidades de gerenciamento de projetos. Esses cursos mostraram como um projeto progride ao longo das etapas de início, planejamento, execução e encerramento. Eles também ensinaram como gerenciar projetos usando diferentes metodologias e abordagens, como Agile e Scrum. Se você ainda não fez os cursos anteriores, recomendamos fazer isso antes de começar este curso para garantir que você já pode fazer todas as próximas atividades.

• Você vai criar documentos de projeto com base em uma situação imaginária.

• Você vai aprender detalhes em conversas, e-mails e outros materiais, exatamente como faria em uma situação do mundo real.

• Ao final deste curso, você terá desenvolvido um portfólio de documentos de gerenciamento de projetos para demonstrar sua capacidade de gerenciar partes interessadas e equipes, organizar planos e comunicar detalhes do projeto.

Tudo isso pode ser valioso quando você se candidatar a vagas ou trabalhar em projetos na sua linha de trabalho atual. Antes de continuarmos, quero usar alguns minutos para me apresentar. Meu nome é Dan, sou gerente de programa aqui no Google e serei seu instrutor neste curso. No Google, eu trabalho em uma equipe que promove práticas responsáveis no design, construção, e aplicação da inteligência artificial, também conhecida como AI, e do aprendizado de máquina. Eu apoio equipes na adoção de ferramentas e técnicas para avaliar os modelos de machine learning e determinar se eles estão funcionando de maneira equitativa. Adoro essa função porque apoio equipes na criação de produtos que funcionam para nossos usuários.

Antes do meu cargo atual, eu trabalhei na equipe do Programa de Residência em AI do Google. Ele é um programa rotativo para pessoas interessadas em fazer pesquisa de AI, mas que vêm de origens não tradicionais. Esse trabalho me atraiu porque eu, pessoalmente, não tinha experiência com AI ou aprendizado de máquina antes de vir para o Google.

Isso só mostra que, se você tiver boas habilidades de gerenciamento de projetos, você nem sempre precisa ser especialista em um determinado assunto para trabalhar nesse campo. Antes do Google, eu não trabalhava com tecnologia.

Fui professor de matemática, e, depois, coordenador de patrocínios para um time de futebol profissional. Ao longo da minha carreira, sempre fui apaixonado pela educação, seja ensinando alunos na sala de aula ou ensinando desenvolvedores como implementar sistemas de AI eticamente.

Então, estou muito feliz de guiar você ao longo do curso. Será muito divertido.

Agora, vamos direto ao cenário que veremos em todas as atividades deste curso.

Neste cenário imaginado, uma pequena rede de restaurantes chamada Sauce & Spoon quer atingir as metas anuais de crescimento e expansão. Para atingir essas metas, eles decidiram lançar um projeto piloto para testar o impacto da instalação de novos tablets com cardápio nas mesas. Com os novos tablets, o restaurante poderá servir mais clientes em menos tempo e registrar dados valiosos que ajudarão a Sauce & Spoon a atingir as metas de negócios.

A empresa acabou de contratar Peta como a primeira gerente de projeto interna para supervisionar a implementação dos tablets em dois dos cinco restaurantes da rede.

• Ao longo do curso, você vai observar Peta e como ela guia a equipe no planejamento e execução das entregas do projeto. Embora ela tenha cinco anos de experiência em gerenciamento de projetos, Peta nunca gerenciou um projeto para um restaurante.

• Você vai acompanhar o ciclo de vida do projeto enquanto Peta aprende sobre o setor de restaurantes, determina as metas do projeto, negocia com as partes interessadas e muito mais.

• Ao longo do caminho, você vai registrar os detalhes do projeto para usar nas atividades do curso.

• Você também vai avaliar as habilidades de gerenciamento de projeto da Peta enquanto ela trabalha dentro do escopo, cronograma e orçamento do projeto.

• Você vai aprender o que funciona ou não e como resolver os problemas de um projeto.

À medida que você avança pelo curso, vamos rever e praticar conceitos-chave de gerenciamento de projetos, incluindo:

• Análise de materiais para identificar os requisitos do projeto, resolver problemas e gerenciar as partes interessadas,

• O uso de técnicas de negociação e habilidades de influência, tais como:

  • Ouvir com empatia ao trabalhar com uma equipe

  • Como praticar habilidades de comunicação com as partes interessadas.

  Vamos explorar esses conceitos com mais profundidade e explicar como cada conceito se aplica ao projeto da Sauce & Spoon.

Cada atividade vai incluir perguntas de orientação para ajudar você a criar documentos de projeto comuns que podem ser mencionados em uma entrevista de emprego e usados ao longo da sua carreira.

À medida que você trabalha nessas atividades, anote as informações que aprender.

Sinta-se livre para usar a ferramenta de sua preferência, seja o sistema de anotações do Coursera ou algum outro método.

Nos próximos vídeos, vou explicar o projeto em mais detalhes e compartilhar práticas recomendadas de gerenciamento de projeto para fazer as atividades associadas do curso.

Visão geral do projeto final do Curso 6

Leitura. Duração: 10 min

Boas-vindas ao curso de projeto final do Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google, em que você vai aplicar os conhecimentos e habilidades de gerenciamento de projetos que aprendeu até agora.

Ao final deste curso, você terá desenvolvido um portfólio de artefatos de gerenciamento de projetos que demonstra as habilidades que você aprendeu ao longo do programa, como sua habilidade de gerenciar partes interessadas e equipes, organizar planos e comunicar detalhes do projeto. Esses artefatos podem mostrar seu preparo profissional ao se candidatar a vagas na área. Para se preparar ainda mais para entrevistas de trabalho em gerenciamento de projetos, você refletirá sobre projetos anteriores, desenvolverá um “discurso de elevador” e preverá perguntas comuns de entrevistas. Os gerentes de projeto atuais do Google continuarão a instruir e a oferecer estratégias, ferramentas e recursos para alcançar seus objetivos.

Se você ainda não fez os cursos 1 a 5, recomendamos fazê-los na ordem em que estão apresentados, porque eles fornecem a base necessária para concluir as atividades deste curso.

Conforme você avança neste curso, você vai “observar” um gerente de projeto em um cenário real e fazer dezenas de atividades práticas, como:

• analisar os documentos do projeto para identificar os requisitos do projeto e avaliar as partes interessadas

• concluir o termo de abertura do projeto e usá-lo como uma ferramenta para alinhar o escopo e as metas entre as partes interessadas

• identificar tarefas e marcos a serem documentados e priorizados em um plano de projeto

• definir padrões de gerenciamento da qualidade e explorar como compartilhar dados qualitativos de maneira eficaz

• demonstrar o impacto do projeto usando relatórios eficientes

Sobre o curso

Este curso de projeto final cobre quatro semanas de material. Como os cursos anteriores, cada semana inclui uma série de aulas com muitos tipos de oportunidades de aprendizagem, tais como:

• Vídeos de instrução com um funcionário do Google.

• Textos para apresentar novas ideias e estudos de caso e para desenvolver os conceitos dos vídeos.

• Fóruns de discussão para explorar os tópicos do curso para melhor compreensão e conversar com colegas do programa.

• Perguntas inseridas nos vídeos que aparecem algumas vezes. Elas foram elaboradas para você verificar seu aprendizado à medida que avança.

• Simulados para verificar sua compreensão e fornecer feedback valioso. Atividades simuladas que proporcionam uma oportunidade de aplicar as habilidades que você quer dominar. Você vai avaliar seu trabalho respondendo a perguntas de um teste ou comparando-o a um modelo criado pela nossa equipe do curso. Observação: essas atividades não contam para a nota final do curso, mas é altamente recomendado que você as conclua, porque elas ajudam no preparo para os testes com notas e para as avaliações dos colegas.

• Testes com nota sobre o conteúdos dos vídeos e textos para medir seu progresso.

• Atividades sem nota revisadas por colegas sobre os conteúdos dos vídeos e textos que oferecem a oportunidade de praticar a aplicação das habilidades que você quer dominar. Outros alunos do curso vão ver o trabalho que você enviar e dar feedback com base em uma rubrica.

• Atividades com nota revisadas por colegas sobre os conteúdos dos vídeos e textos, que avaliam sua capacidade de aplicar as habilidades que quer dominar. Outros alunos do curso vão avaliar seu trabalho e dar feedback com base em uma rubrica.

Cada pessoa aprende de maneira diferente. Por isso, este programa foi projetado para permitir que você trabalhe no seu próprio ritmo. Os prazos personalizados começam no momento da inscrição, mas são apenas um guia. Sinta-se à vontade para concluir o programa da maneira que for melhor para você. Lembre-se de que é possível redefinir os prazos clicando no botão azul redefinir meus prazos. Não há penalidade por tarefas atrasadas. Para ganhar seu certificado, tudo o que você precisa fazer é concluir todo o trabalho.

Dicas

• Como mencionado antes, recomendamos que você faça os seis cursos na ordem em que aparecem e conclua as atividades de cada lição, porque as novas informações e conceitos se baseiam nas anteriores.

• Aproveite ao máximo os textos e recursos adicionais ao longo do programa. Eles foram projetados para apoiar seu aprendizado.

• Se algo estiver confuso, assista novamente a um vídeo, leia um texto de novo ou peça conselhos aos seus colegas no fórum de discussão.

• Participe de todas as oportunidades de aprendizado para ter o máximo de conhecimento e experiência possível.

Recursos úteis para começar

Leitura. Duração: 10 min

O Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google fornecerá novas lições a cada semana. Como você aprendeu, cada lição inclui uma série de vídeos, leituras, atividades, perguntas inseridas em vídeos, testes práticos e testes com notas. Nesta leitura, você aprenderá a fornecer feedback sobre o conteúdo do curso, receber o Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google e adquirir hábitos úteis para concluir este programa de certificação.

Fornecer feedback sobre o conteúdo do curso

Lembre-se de dar feedback sobre vídeos, textos e materiais. Basta abrir o recurso e procurar os símbolos de “Gostei” e “Não gostei”.

• Clique em “Gostei” nos materiais que são úteis.

• Clique em “Não gostei” nos materiais que não são.

Se você quer sinalizar um problema específico com o item, clique no ícone de sinalização, selecione uma categoria e, se quiser, digite uma explicação na caixa de texto.

Esse feedback vai para os desenvolvedores do curso, não para outros alunos, e ajuda a criar programas ainda melhores no futuro.

Para receber ajuda técnica, acesse a Central de Ajuda do aluno

Como receber o Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google

Você pode rever gratuitamente vídeos, textos, fóruns de discussão, perguntas inseridas em vídeos e simulados no programa. No entanto, para acessar as tarefas avaliadas e se qualificar para receber seu Certificado oficial de Gerenciamento de Projetos do Google, veja o que é preciso:

Pagar a taxa do certificado do curso ou se inscrever e receber aprovação para umabolsa de estudos.

E

Passar em todas as tarefas com nota em todos os seis cursos ou atingir o limite de aprovação do curso. Cada tarefa com nota faz parte de uma pontuação cumulativa para o curso, e a nota de aprovação para cada curso é de 80%.

Hábitos úteis para concluir o certificado com sucesso

Como aluno, você traz todas as suas experiências anteriores e práticas de aprendizagem para este programa. As pessoas que desenvolveram este curso também elaboraram uma lista de hábitos úteis que ajudarão você a ter êxito.

1. Planeje seu tempo: defina horários de estudo regulares e siga-os todas as semanas para incorporar o aprendizado à sua rotina. Use um calendário ou cronograma para criar uma programação e liste o que você planeja fazer em cada dia para dividir seu trabalho em metas alcançáveis. Crie um local tranquilo para assistir vídeos, revisar textos e concluir atividades, para que você possa realmente se concentrar no material.
2. Tenha curiosidade: se você encontrar uma ideia empolgante, busque saber mais sobre ela. Faça perguntas, pesquise mais detalhes on-line, verifique os links de seu interesse e faça anotações sobre suas descobertas. As pequenas coisas que você faz para apoiar seu aprendizado ao longo do caminho levarão seu conhecimento ainda mais longe, abrirão mais portas neste campo de alto crescimento e o ajudarão a se qualificar para empregos.
3. Faça anotações: as anotações são informações úteis para lembrar de coisas que você acha que podem ser importantes no futuro, especialmente para se preparar para entrar em uma nova área de trabalho. Além disso, fazer anotações é uma maneira eficaz de criar conexões entre tópicos e entendê-los melhor.
4. Converse (de forma responsável) com outros alunos: Se você tem uma dúvida, talvez não seja só você. Entre no fórum de discussão para pedir ajuda a outros alunos que participam do programa. Também é possível acessar a comunidade on-line global do Coursera. Consulte o código de honra e o código de conduta do Coursera para ver outras coisas importantes a ter em mente enquanto faz amigos.
5. Atualize seu perfil: considere atualizar seu perfil no Coursera. Para isso, acesse o link que aparece no menu quando você clica no seu nome, no canto superior direito da tela. Quando os colegas encontram você nos fóruns de discussão, eles podem clicar no seu nome para visualizar seu perfil e conhecer você melhor.

Encontrar mais informações

Ao longo deste curso, você aprenderá os fundamentos do gerenciamento de projetos. Forneceremos muitas informações em vídeos e documentos. Mas, às vezes, talvez seja necessário pesquisar as coisas por conta própria para aprender mais. As coisas mudam rapidamente neste campo em crescimento, por isso é fundamental fazer sua própria pesquisa para que você possa conhecer as novidades.

Aqui estão alguns recursos úteis de gerenciamento de projetos disponíveis online:

• O Project Management Institute (em inglês) (opens in a new tab) é a associação mais conhecida para profissionais de gerenciamento de projetos, programas ou portfólio. Esse site oferece guias, padrões da indústria, artigos, modelos, listas de empregos, certificações e muito mais para ajudar a apoiar os profissionais nessas carreiras.

• O Guia Scrum (em inglês) (opens in a new tab) define Scrum, uma técnica usada em gerenciamento de projetos Agile. Você aprenderá sobre essa estrutura posteriormente no programa. Este guia descreve as funções, eventos, artefatos e regras do Scrum que os unem. Você também pode encontrar centenas de recursos gratuitos para aprender mais sobre Scrum em Recursos do Scrum.org (em inglês) (opens in a new tab).

Documentos digitais, planilhas e apresentações

Você concluirá as atividades usando uma variedade de documentos digitais, planilhas e modelos de apresentação. Esses modelos se alinham com os tipos de documento que os gerentes de projeto geralmente usam para criar, editar e colaborar com a equipe e a organização. Documentos digitais facilitam a colaboração em tempo real e mantêm tudo organizado.

Se você não está familiarizado com esses tipos de ferramenta, confira o curso Recursos.

Glossário

Este curso cobrirá muitos termos e conceitos, alguns dos quais você já deve conhecer e outros que serão novos. Para relembrar do significado de um termo, consulte este glossário.

Pesquisas do programa

Leitura. Duração: 10 min

Durante o programa de certificação, você encontrará algumas pesquisas curtas. Elas fazem parte de um estudo para compreender a eficácia do certificado para você. Veja abaixo um resumo do que cada pesquisa abordará.

Sua participação na pesquisa é opcional, mas extremamente útil para tornar este curso o mais eficaz possível. Não há respostas corretas, e suas respostas e dados pessoais:

• não afetarão de forma alguma sua experiência, nota ou capacidade de receber um certificado ou trabalho no curso;

• serão mantidos confidenciais, com seu nome separado dos seus dados;

• não serão compartilhados fora de nossa equipe de pesquisa, exceto se você permitir o compartilhamento das informações de contato com parceiros de contratação.

Agradecemos sua consideração e seu tempo!

Pesquisa de conclusão da certificação

Depois de concluir a última atividade que vale nota no curso final da certificação, você receberá uma solicitação para responder a uma pesquisa que retoma algumas questões anteriores e pergunta o que você aprendeu ao longo do programa. Essa pesquisa também pergunta se você gostaria de compartilhar informações de contato com possíveis empregadores. O preenchimento da pesquisa e o compartilhamento de suas informações de contato com possíveis empregadores são totalmente opcionais e não afetarão de forma alguma sua experiência no curso, pontuação ou capacidade de receber um certificado ou trabalho.

Pesquisa de acompanhamento

As pessoas que completarem os seis cursos do programa também vão receber por e-mail uma pesquisa de acompanhamento seis meses após o último curso para ver se alcançaram os objetivos.

Conhecer os colegas

Discussão. Duração: 10 min

No início desta aula, Dan se apresentou e compartilhou a carreira dele de professor de matemática a coordenador de patrocínio de um time de futebol profissional até o cargo atual de gerente de programa no Google.

Agora é a sua vez de se apresentar no fórum! Escreva uma apresentação de cinco a dez frase que dê aos seus colegas uma boa ideia de quem você é. Se não sabe o que escrever, veja aqui algumas sugestões:

• Conte aos colegas de que país ou cidade você é ou onde mora no momento (mas não inclua seu endereço).

• Conte sobre uma ou duas vezes em que você gerenciou projetos em algum nível e quais habilidades você usou.

• Quais são suas metas e expectativas em relação a este programa?

• Fale sobre sua formação educacional e sua trajetória profissional até o momento.

• Quais são seus interesses além do trabalho e da carreira?

Em seguida, acesse os fóruns de discussão para ver o que outras pessoas contaram sobre si mesmas. Diga "oi" a pelo menos dois colegas e crie conexões.

Resposta

Olá! Daqui José, sou de Lisboa (Portugal). Tenho dupla nacionalidade (português e alemão), sou um programador web com vários anos de experiência a trabalhar numa gama diversificada de projetos em várias indústrias TI. Procuro expandir os meus conhecimentos de gestão de projetos, principalmente projetos de gerenciamento (gestão) Agile. Prazer em conhecer-vos!!!

Artefatos de gerenciamento de projetos

Leitura. Duração: 10 min

No vídeo de introdução deste curso, você descobriu que vai registrar detalhes do projeto e criar documentos do projeto enquanto observa Peta, nova gerente de projeto da Sauce & Spoon, planejando e executando os resultados do projeto para a implementação do piloto dos tablets. Ao final deste curso, você terá desenvolvido um portfólio de documentos de gerenciamento de projetos que demonstra sua capacidade de gerenciar partes interessadas e equipes, organizar planos e comunicar detalhes do projeto.

Mas o que isso significa?

Ao longo das atividades do curso, você vai construir e criar documentos de gerenciamento de projetos chamados de artefatos para aplicar o que aprendeu. Muitos desses artefatos podem ser relevantes para projetos no seu campo de trabalho atual ou para demonstrar suas habilidades ao se candidatar a um novo cargo de gerenciamento de projetos.

Recomendamos salvar esses modelos e artefatos completos em uma pasta digital ou unidade de armazenamento on-line para referência futura. Organizar seu trabalho em um só lugar permite compartilhar facilmente seus artefatos com futuros gerentes de projeto, membros da equipe e empregadores, conforme necessário.

Um armário de arquivo com uma gaveta aberta e vários arquivos no chão na frente dele.

2. Como criar um termo de abertura do projeto

Termos de abertura do projeto: Propósito e componentes

Video. Duração: 3 min

Neste próximo conjunto de vídeos, você vai aplicar o pensamento estratégico e a escrita de negócios eficaz para iniciar um projeto.

• Você vai analisar os documentos do projeto e os materiais de apoio para identificar as exigências, avaliar as partes interessadas e resolver problemas do projeto.

• Você vai usar um termo de abertura de projeto como ferramenta para alinhar o escopo e as metas entre as partes interessadas.

• E você vai aplicar habilidades de negociação eficazes com partes interessadas para priorizar as metas do projeto.

• Neste vídeo, vou revisar o propósito e os principais componentes de um termo de abertura do projeto, para que você possa começar a criar um para a implementação dos tablets na Sauce & Spoon.

Depois deste vídeo, você vai rever os materiais de apoio para que possa observar Peta iniciar o projeto. Depois, você vai aplicar o pensamento estratégico para criar um termo de abertura do projeto com base no que você observou.

O pensamento estratégico envolve analisar a documentação e falar com as partes interessadas para informar decisões com base nas informações disponíveis para você.

Muito bem, vamos revisar o propósito e principais componentes de um termo de abertura do projeto.

Um termo de abertura do projeto (Project Charter) é um documento formal que define claramente o projeto e descreve os detalhes necessários para alcançar as metas do projeto.

O gerente de projeto cria o termo de abertura durante a fase de início, que é a primeira fase do ciclo de vida do projeto.

Um termo de abertura do projeto (Project Charter)

• O termo de abertura do projeto ajuda a organizar informações vitais,

• Criar uma estrutura para o trabalho que precisa ser feito

• E comunica esses detalhes para as pessoas necessárias.

• Ele também é útil como referência ao longo do ciclo de vida do projeto, porque pode ajudar as partes interessadas a realinharem o escopo, as metas e os custos do projeto.

• Contém informações importantes, como:

  • resumo
  • metas
  • entregas.

O objetivo do resumo é dar uma visão geral do projeto e definir as metas que você espera atingir.

Resumos devem ser breves. No máximo algumas frases objetivas.

Depois do resumo, vêm as metas e as entregas do projeto.

As metas do projeto são os resultados desejados,

As entregas são tarefas específicas e resultados tangíveis que permitem que a equipe atinja as metas do projeto.

Em geral, as metas do projeto abordam o resultado geral que as partes interessadas querem alcançar. Elas são determinados pelas partes interessadas e pelo gerente de projeto.

Por exemplo, parte das metas de crescimento anual e expansão da Sauce & Spoon é lançar o projeto de implementação dos tablets, e uma entrega do projeto é a instalação bem sucedida de tablets funcionais em dois restaurantes.

A última parte do termo de abertura do projeto que vou mencionar aqui é o escopo.

Lembre-s de que escopo são os limites de um projeto.

Além do escopo, o termo contém informações sobre o trabalho que está fora de escopo. São normalmente Detalhes que não contribuem para as metas do projeto são considerados fora do escopo.

O escopo foi abordado em um curso anterior, e vou continuar discutindo isso em mais detalhes em um próximo vídeo.

Vamos recapitular o que acabamos de ver. Um termo de abertura do projeto é um documento formal que define claramente o projeto e descreve os detalhes necessários para alcançar as metas do projeto.

Os componentes principais do termo de abertura do projeto são resumo, metas, entregas e escopo.

Um termo pode incluir outras seções, como orçamento, custo e métricas de sucesso. Vou discutir essas seções em outro vídeo.

Na próxima atividade, você vai identificar e registrar nome, resumo, metas e entregas do piloto de implementação de tablets da Sauce & Spoon em um termo de abertura do projeto. Tudo pronto para começar?

Vá para a atividade para iniciar o termo de abertura do projeto. Depois que terminar, vejo você no próximo vídeo para continuar aprendendo sobre o projeto e complementar o termo.

Atividade: Elaborar um termo de abertura do projeto

Quiz. 5 questões | Duração: 50 min | Nota Final: 100%

Materiais de Apoio a atividade

Link do modelo: Modelo do termo de abertura do projeto (opens in a new tab)

Link da Proposta do projeto de tablets com cardápios da Sauce & Spoon (opens in a new tab)

Link da Reunião: Esclarecimento sobre as metas do projeto (opens in a new tab)

Termos de abertura do projeto: Alinhamento das partes interessadas

Video. Duração: 5 min

Até aqui, você já deve ter adicionado o nome do projeto, um resumo e algumas metas e entregas ao termo de abertura do projeto.

Neste vídeo, vamos discutir como usar o termo como uma ferramenta para alinhar as partes interessadas em relação ao escopo e às metas do projeto.

Na próxima atividade, você vai analisar materiais de apoio com informações sobre a implementação dos tablets na Sauce & Spoon.

Você também vai ver como Peta media uma conversa entre partes interessadas que discordam para alinhar os detalhes do termo de abertura do projeto.

Depois, você vai identificar os aspectos importantes da conversa que vão ajudar a revisar e esclarecer os detalhes no termo que você redigiu na última atividade.

Sempre que você estiver comunicando os detalhes do seu projeto, precisa pensar sobre o público e quais informações são importantes para ele. Ao adicionar detalhes ao termo de abertura do projeto, faça as seguintes perguntas sobre seu público-alvo e, se forem úteis, tente respondê-las nas suas anotações.

• Quem são as partes interessadas? Nesse caso, seu público inclui todas as principais partes interessadas.

• Quais detalhes são mais importante para elas? Existem detalhes do projeto em que elas podem discordar?

Depois de identificar o que você considera detalhes importantes, revise o termo e confirme se todos esses detalhes foram incluídos. A partir daí, você será capaz de apresentar o termo para as partes interessadas e confirmar se todas concordam com as informações do projeto.

Pense que o termo de abertura do projeto, além de servir como um documento formal que define o projeto, também é uma ferramenta de alinhamento. Aqui, o alinhamento refere-se à busca por um acordo entre duas ou mais partes.

Uma causa comum de fracasso de projetos é o desalinhamento entre as partes interessadas sobre os detalhes do projeto.

O desalinhamento também pode acontecer entre você e as partes interessadas quando vocês têm visões diferentes do projeto.

• Por isso que é tão importante alinhar as partes interessadas antes de começar o trabalho.

Em geral, as partes interessadas não se envolvem nas tarefas diárias da execução dos projetos.

• Por isso, é crucial usar o tempo antes da fase de início para criar um termo de abertura do projeto que defina os detalhes claramente. Isso ajuda a garantir que a equipe está trabalhando em busca dos resultados esperados por todas as partes interessadas, não apenas por algumas delas.

Normalmente, a fase de início é o momento ideal para fazer mudanças no projeto. Conforme o projeto avança para as fases de planejamento e execução, mudanças significativas podem exigir desfazer o trabalho que já foi concluído. Então, nessa fase de início do ciclo de vida do projeto, você não deve ter medo de fazer ajustes.

Aqui está um exemplo de como pode ser um desalinhamento. Digamos que você está discutindo as metas principais do projeto da Sauce & Spoon. Uma parte interessada quer automatizar totalmente a experiência de fazer pedidos com os tablets ao longo do tempo. Outra parte interessada tem uma meta diferente. Em vez de automatizar totalmente o pedido, ela quer que o projeto de implementação dos tablets melhore a precisão dos pedidos. Para ajudar a resolver essa situação, um gerente de projeto pode mediar uma discussão entre as duas partes interessadas para tentar chegar a um acordo para confirmar o alinhamento em relação às metas do projeto.

Quando você apresenta um termo de abertura do projeto para as partes interessadas, é importante:

• Coletar feedback
• Identificar onde há desalinhamentos.
• Fazer alterações para resolver esses desalinhamentos.

Se você e as partes interessadas usarem um tempo no início para definir o projeto claramente, é muito mais provável que você entregue os resultados que as partes interessadas esperam no final do projeto.

Como gerente de projeto, é importante você registrar o feedback recebido e documentar desalinhamentos e resoluções. Isso permite que você e a equipe do projeto consultem essas decisões posteriormente.

Uma maneira de documentar desalinhamentos e resoluções é criando um apêndice com uma marcação de data e hora para informações novas ou atualizadas.

Um Apêndice é uma seção de conteúdo extra no final de um documento.

Uma marcação de data e hora inclui a data e, às vezes, a hora em que o novo conteúdo foi criado ou adicionado ao documento.

Vamos revisar algumas das ideias principais que nós discutimos. Toda vez que você comunica os detalhes de um projeto, precisa pensar sobre o público e quais informações são importantes para ele.

No caso de um termo de abertura de projeto, seu público é composto pelas partes interessadas.

Uma causa comum de fracasso de projetos é o desalinhamento entre as partes interessadas sobre os detalhes do projeto. É importante usar um tempo da fase de início para criar um termo de abertura do projeto que claramente defina os detalhes importantes de um projeto e alinhar as partes interessadas antes de começar o trabalho.

E, por fim, documentar quaisquer desalinhamentos e resoluções nas suas anotações e no termo de abertura do projeto para consultar posteriormente.

Na próxima atividade, você vai analisar os materiais de apoio, destacando como Peta trabalha com as partes interessadas para alinhar os detalhes do termo de abertura do projeto.

Depois, você vai editar o resumo, as metas e as entregas do seu termo de abertura do projeto com base nas outras informações que aprender.

Essa atividade vai demonstrar sua capacidade de selecionar detalhes importantes de conversas que são relevantes para um termo de abertura do projeto bem escrito. Você também terá a oportunidade de observar e aprender conforme Peta media a conversa para chegar a um acordo.

Atividade: Revisar o termo de abertura do projeto

Quiz. 4 questões | Duração: 45 min | Nota Final: 100%

Materiais de Apoio a atividade

• Troca de e-mails: Metas do projeto (opens in a new tab)
• Troca de e-mails: Detalhes da meta de vendas (opens in a new tab)
• Reunião: Diminuir o tempo de espera dos clientes (opens in a new tab)

Termos de abertura do projeto: Definir metas SMART

Video. Duração: 6 min

Até agora você já fez um rascunho do resumo, das metas, e das entregas no termo de abertura do projeto, e também identificou detalhes do termo de abertura do projeto em que as partes interessadas precisam estar alinhadas.

Neste vídeo, eu vou revisar as metas SMART e discutir como tornar as metas do projeto mais específicas. Também vou compartilhar algumas dicas para pesquisar métricas de sucesso do setor que são úteis para tornar metas e entregas mais específicas.

Ser capaz de escrever metas específicas e mensuráveis é uma parte importante do gerenciamento de projetos, e uma ótima maneira de demonstrar suas habilidades de gerenciamento de projetos para possíveis empregadores.

Na próxima atividade, você vai analisar os materiais de apoio e atualizar as metas e entregas que elaborou no termo de abertura do projeto para torná-las SMART.

Durante a fase de início, algumas das metas do projeto podem ser amplas porque nem todos os detalhes do projeto foram determinados. Embora não haja problemas em ter objetivos mais amplos, vale a pena especificar sempre que possível. Isso porque esclarecer as metas do projeto no início pode ajudar a evitar desalinhamentos e a entender melhor o escopo, orçamento e cronograma do projeto.

Lembre-se, as metas são os resultados desejados do projeto. Definir metas claras e específicas é um passo importante na criação de um termo de abertura do projeto eficaz e essencial para o lançamento de um projeto de sucesso.

Então, você precisa ser capaz de identificar com precisão se uma meta foi cumprida ou não. Quando suas metas estiverem claras, você será capaz de determinar as entregas do projeto.

Entregas de projeto são tarefas ou resultados específicos que contribuem para o cumprimento de uma meta.

Na sua carreira como gerente de projeto, você provavelmente vai encontrar partes interessadas que só descrevem vagamente os resultados que elas querem em um determinado projeto.

Por exemplo, uma parte interessada pode dizer que gostaria de ter mais clientes para usar um determinado serviço, ou que gostaria de vender mais unidades de um produto específico. Essas metas são boas, mas não muito específicas. Você não sabe quantos clientes a mais, que tipo de clientes ou quantas unidades você precisa para cumprir essas metas.

Como gerente de projeto, é seu papel garantir que as metas do projeto sejam bem definidas para que você e sua equipe tenham um roteiro claro. Isso não só permite que você tenha um foco, mas também evita desperdício de tempo e erros de comunicação no futuro. Para definir claramente as metas, é possível usar o método SMART que discutimos no início do programa.

O método SMART ajuda a transformar suas metas do projeto em metas SMART.

Lembre-se, isso significa que as metas são:

• Específicas
• Mensuráveis
• Atingíveis
• Relevantes
• Tem duração definida

Essas qualidades podem ajudar você a medir o sucesso com mais precisão e permitem que você faça ajustes mais precisos ao longo do caminho. Vamos rever algumas das práticas recomendadas para garantir que as metas do seu projeto também sejam SMART.

Para tornar um objetivo mais específico, certifique-se de que ele traz respostas para perguntas como:

“O que eu quero conquistar?” e

“Quais são as exigências e restrições desta meta?”

Dica que eu gosto de usar para especificar melhor as metas: Procure palavras nas metas que podem ser subjetivas ou baseadas em uma opinião, como “maior”, “melhor” ou “mais rápido”.

Depois de identificar essas palavras subjetivas, converse com as partes interessadas para chegar a um acordo sobre a definição do que realmente significa tornar algo maior, melhor ou mais rápido. O que “maior” ou “melhor” quer dizer, na prática? Mais rápido quanto, especificamente?

O método SMART ajuda a tornar suas metas mais específicas tornando-as mensuráveis. Por exemplo, se uma parte interessada quer aumentar os lucros da empresa, perguntar: “Quanto?” Ela quer aumentar os lucros em 5%? Em 30%? Adicionando números e valores à meta, fica muito mais fácil de saber quando ela foi atingida.

Se você está com dificuldade para tornar uma meta mensurável, pesquise como outros profissionais da área quantificam o sucesso. Isso é chamado de avaliação comparativa (Benchmarking), que é avaliar o sucesso em comparação a um padrão.

Por exemplo, há muitas maneiras de medir o sucesso no setor de restaurantes. Você pode pesquisar informações on-line usando consultas como “Como restaurantes medem o sucesso?” ou “Como avaliar treinamentos de funcionários?” Você provavelmente vai encontrar vários resultados.

Algumas métricas comuns incluem giro de mesas, ou o tempo médio que um cliente passa na mesa; custo primário, que é o custo da mão de obra mais o custo total de produtos como comida e bebida; e valor do ticket médio, que é a quantia média de dinheiro que os clientes gastam em uma determinada refeição.

A maioria das áreas, do setor de hospitalidade até a indústria do entretenimento e o setor de construção civil, entre outros, têm métricas próprias de sucesso. Isso também inclui o setor de tecnologia. Métricas são uma parte importante de como medimos o sucesso aqui no Google.

Metas SMART também são atingíveis, o que significa que a meta é desafiadora, mas não impossível de atingir.

Pergunte a si e à equipe:

“Isso pode ser feito?”

"Vocês têm o tempo, os recursos e as pessoas disponíveis para atingir a meta dentro do prazo e do orçamento?"

Se responder NÃO, você vai precisar mudar um pouco as metas. E todas as metas do projeto devem ser relevantes. Pergunte a si mesmo:

“Faz sentido para nós, como empresa ou como equipe de projeto, buscarmos essa meta?”

Uma das práticas recomendadas para determinar a relevância das suas metas do projeto é notar o quanto as metas do projeto estão alinhadas com os objetivos mais amplos da empresa ou organização.

Na Google, usamos uma ferramenta para definir metas de toda a organização chamadas objetivos e resultados-chave, ou OKRs. Outras organizações podem usar um termo diferente para o próprio processo de definição de metas. Para nós, OKRs combinam uma meta e uma métrica para determinar um resultado mensurável.

Por exemplo, um dos objetivos mais amplos da Sauce & Spoon é cozinhar refeições rápidas para as famílias de trabalhadores da comunidade.

Então, uma meta relevante para a implementação de tablets da Sauce & Spoon pode ser:

Diminuir o tempo de finalização da compra em 10%, em média, nas seis primeiras semanas após a implementação.

Essa meta do projeto ajuda a rede de restaurantes a atingir seu objetivo mais amplo: oferecer refeições rápidas para os clientes.

A última parte da estrutura SMART é definir a duração da meta. Adicione um prazo para sua meta de modo que você saiba até quando ela deve ser atingida.

Vamos revisar. SMART significa específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com duração definida. Se as suas metas são SMART, você pode se sentir confiante ao incluí-las no termo de abertura do projeto.

Na próxima atividade, você vai coletar informações dos materiais de apoio para ajudar a transformar as metas que você elaborou em metas SMART. Você também vai identificar outras metas e adicioná-las ao termo de abertura do projeto.

Atividade: Atualizar as metas do termo de abertura do seu projeto

Quiz. 5 questões | Duração: 50 min | Nota Final: 100%

Termos de abertura do projeto: Definição de escopo, benefícios e custos

Video. Duração: 4 min

Agora que você atualizou o termo de abertura do projeto e editou algumas das metas do projeto para que sejam SMART, é hora de discutir o escopo, os benefícios e o custo.

A seguir, vamos ver o que considerar quando adicionar esses itens ao termo de abertura do projeto.

Depois deste vídeo, você vai revisar novos materiais de apoio e usar o que aprendeu para identificar benefícios e custos para adicionar ao seu termo.

Quando você pensa em que tipo de informações deve incluir em um termo de abertura do projeto, é sempre bom considerar o público principal que vai lê-lo.

Como o objetivo de criar um termo de abertura do projeto é se comunicar com as partes interessadas, elas são seu público principal.

Um exemplo. Se você sabe que um dos benefícios do projeto seria especialmente positivo para uma das partes interessadas, não deixe de enfatizar esse benefício no seu termo de abertura do projeto.

As partes interessadas que lerem seu termo podem não ver os planos mais detalhados do projeto depois em outros documentos, então, é importante chegar a um consenso sobre o elementos críticos agora, enquanto os detalhes do projeto ainda estão sendo finalizados.

Você já identificou e, com sorte, resolveu os desalinhamentos entre a visão e as metas do projeto.

A seguir, você precisa se alinhar com as partes interessadas em relação a escopo, benefícios e custo.

Já falamos sobre escopo, mas para relembrar, o escopo refere-se aos limites do projeto. Por exemplo, o número de restaurantes que vão participar do piloto. Detalhes que não contribuem para as metas do projeto são considerados fora do escopo. Para determinar o que está dentro e fora do escopo, pense sobre o que é necessário para alcançar a meta do projeto.

Pense nas seguintes perguntas:

• Quais detalhes do projeto estão alinhados com as partes interessadas e seriam considerados dentro do escopo?

• As partes interessadas discordam sobre algum elemento?

• Há algum detalhe que você precisa definir como fora do escopo para este projeto específico?

Enquanto pensa nessas perguntas, faça anotações sobre o que você descobrir e consulte-as quando preencher a seção de escopo no termo de abertura do projeto na próxima atividade. Depois que você definir o escopo do projeto, precisa se concentrar nos benefícios e custos.

Os benefícios são os ganhos esperados de um projeto. Eles podem ser diretos, ganhos monetários, ou benefícios indiretos, como uma melhoria no engajamento ou na satisfação dos clientes.

Os custos são o dinheiro gasto nas tarefas do projeto e os preços de coisas como tempo, recursos e mão de obra. Os custos podem ser avaliados e gerenciados usando um orçamento de projeto.

Um orçamento é uma estimativa da quantia de dinheiro alocada para concluir o projeto.

Na próxima atividade, você vai precisar analisar os materiais de apoio e anotar os detalhes que podem ajudar a identificar os benefícios e custos da implementação dos tablets.

Você vai usar essas informações para adicionar duas listas ao seu termo de abertura do projeto: uma lista de benefícios e uma lista de custos.

Normalmente, os benefícios do projeto podem ser encontrados no caso de negócios ou na proposta de projeto.

Por exemplo, sua lista de benefícios para a implementação dos tablets pode incluir o potencial de acelerar o serviço e um aumento percentual estimado nas vendas.

Aqui está outro benefício. Os tablets vão oferecer ao restaurante dados claros sobre os pedidos dos clientes e um sistema integrado de ponto de venda para ajudar a orientar a tomada de decisões no futuro.

Uma lista de benefícios pode ajudar a identificar metas potenciais do projeto que talvez você tenha ignorado.

Uma lista de custos inclui itens que a organização precisa pagar para fazer o trabalho, como o preço da mão de obra ou dos materiais.

Listar os custos ajuda as partes interessadas a comparar os benefícios com a quantia de dinheiro necessária para ter esses benefícios. Para criar uma lista de custos, converse com as partes interessadas para saber estimativas sobre mão de obra, materiais e quaisquer outros fatores que podem custar dinheiro para a empresa durante o projeto.

Mais cedo, eu falei que os benefícios de um projeto devem superar os custos. Isso é quase sempre o caso quando um projeto é iniciado ou proposto.

Quando você adiciona esses detalhes ao termo, fica mais fácil visualizá-los em um só lugar e deixar os custos e benefícios bem claros para as partes interessadas. Essa seção é muito usada para garantir que as partes interessadas concordem que vale a pena investir o dinheiro no projeto.

Vamos recapitular. O escopo refere-se aos limites do projeto, Os benefícios são os ganhos esperados do projeto. E os custos são o dinheiro gasto nas tarefas do projeto e os preços de coisas como tempo, recursos e mão de obra.

• Escopo

  • Limites do projeto

• Benefícios

  • Ganhos esperados do projeto

• Custos

  • Dinheiro gasto nas tarefas do projeto

Tudo pronto para voltar para o termo de abertura do projeto? Passe para a atividade, em que você vai revisar e analisar os materiais de apoio para identificar o escopo apropriado, os benefícios e os custos para a implementação dos tablets na Sauce & Spoon.

Teste seu conhecimento: Componentes de um termo de abertura do projeto

Quiz. 5 questões | Duração: 10 min | Nota Final: 100%

Afsheen: Como iniciar um projeto de forma eficaz

Um problema comum que eu vejo na fase de início da implantação de um projeto é o alinhamento das principais partes interessadas. Além disso, garantir que as pessoas certas assumam o projeto para incentivar gerentes de projeto talentosos a participar do projeto.

Acho que a atração é muito mais eficaz do que a promoção. Quero que o talento venha até o projeto em vez de apenas designar as tarefas do projeto. Isso exige muito trabalho. Vale a pena porque você está criando uma boa base para que o projeto tenha sucesso, e, em última análise, a melhor velocidade possível.

Durante a fase de início, quando estou tentando refinar os critérios de sucesso, eu faço muitas perguntas. Provavelmente tenho uma lista com 20.

Alguns exemplos são para entender o ambiente. Quais são algumas das armadilhas ou riscos no ecossistema? Também tento fazer entrevistas de pesquisa, conhecer as pessoas do ambiente, perguntar:

“O que você vê como um problema?”

Além disso, faço uma série de perguntas quantitativas, quando aplicável, para entender com o que estou lidando em termo de medições.

“Os projetos podem fracassar por diversos motivos. Na minha opinião, eles se resumem em:

1. Uma má definição do projeto;
2. Desorganização, o líder do projeto não define uma estrutura para gerenciar o projeto;
3. Há pessoas demais.”

Muitas vezes, acontece de todo mundo quer trabalhar no projeto e você acaba não tendo como acompanhar. Nem todas as partes interessadas vão enxergar o problema do mesmo ponto de vista. Então, dou um passo para trás e penso:

“Quem são minhas principais partes interessadas?”

Digamos, por exemplo, que há dois patrocinadores, as principais partes interessadas, e eles são muito diferentes. Isso é um problema. Nesse caso, preciso me reunir com eles várias vezes, entender o que pode ser comprometido e realmente trabalhar para resolver esse problema de início de definição do projeto.

Atividade: Concluir o termo de abertura do projeto

Até, Aug 20, 11:59 PM WEST | PGA - Teste Avaliação | Duração: 1h | Nota Final: 100%_

Recursos adicionais

Link da Reunião: Detalhes do escopo (opens in a new tab)

Link dos Custos de implementação dos tablets (opens in a new tab)

Link da Atividade submetida: PGA - Concluir o termo de abertura do projeto (opens in a new tab)

Atividade: Concluir o termo de abertura do projeto

Até, Aug 23, 11:59 PM WEST | Avaliar Colegas | Duração: 30 min | Nota Final: 100

Você concluiu suas avaliações por pares Bom trabalho! Você enviou feedback a 3 colegas que os ajudará. Se você tiver tempo, revise mais um ou dois. Cada revisão que você faz ajuda outro colega a concluir o curso!

3. Como negociar de maneira inteligente com as partes interessadas

Como completar uma análise das partes interessadas

Video. Duração: 4 min

A esta altura, você preencheu a maior parte do termo de abertura da projeto: o resumo, as metas e entregas, escopo, benefícios e custos Você também aprendeu mais sobre o projeto e as partes interessadas, que são o público principal do termo.

• Agora, você vai aprender a se preparar para algumas das negociações que vai ter com partes interessadas sobre seus projetos.

• Vamos passar um tempo explorando os interesses individuais, o envolvimento, a participação, e as contribuições das partes interessadas para o projeto.

• Depois, vamos descobrir como usar a influência das partes interessadas para beneficiar o projeto e como colaborar com as partes interessadas de maneira eficiente.

Quase todas as partes um projeto exigem que várias partes interessadas deem suas opiniões e cheguem a um acordo. É claro que nem todas as partes interessadas vão valorizar a mesma opinião ou concordar com as mesmas coisas. Por isso, bons gerentes de projeto também precisam ser ótimos negociadores.

Depois desse vídeo, você vai analisar os materiais de apoio sobre as partes interessadas do projeto da Sauce & Spoon para escrever um e-mail persuasivo que demonstre suas habilidades de negociação.

Conforme discutimos anteriormente no programa, alguns aspectos costumam ser negociados durante o andamento do projeto, como:

• Escopo
• Custos
• Benefícios
• Cronograma,
• Critérios de sucesso
• Funções
• Responsabilidades
• Recursos.

Esse é outro motivo para você se alinhar com as partes interessadas no início. Um bom alinhamento pode ajudar a evitar algumas negociações desse tipo ao longo do caminho.

No início do projeto, é importante concordar sobre o escopo. Observe como Peta se concentra em garantir o apoio da parte interessada para isso.

É bom lembrar que várias habilidades que ela vai aplicar aqui serão úteis para negociar outros elementos durante todo o ciclo de vida do projeto, seja o orçamento, o cronograma, ou os requisitos do produto.

Você vai se preparar para essas e futuras negociações criando uma análise das partes interessadas.

Uma análise das partes interessadas é uma representação visual de todas as partes interessadas.

Uma análise das partes interessadas ajuda a compreender

• Quem são as partes interessadas
• Quais são as prioridades delas
• Como elas preferem se comunicar
• Como priorizar as necessidades ou metas de uma parte interessada específica em relação ao projeto.

As partes interessadas buscam o sucesso do projeto. Entender as partes interessadas ajuda a descobrir quais pessoas você deve incluir em conversas importantes e como priorizar as diferentes necessidades de diversas partes interessadas. Isso é essencial para conquistar o apoio necessário ao longo do projeto.

Como parte da sua análise. tente responder ao máximo de perguntas que você puder sobre cada parte interessada.

Depois, enquanto você revisa a lista, identifique quais partes interessadas têm influência direta no projeto e o nível de interesse que cada uma.

A influência de uma parte interessada está relacionada a quanto poder ela tem e quanto as ações dela afetam o resultado do projeto.

O interesse refere-se a quanto as necessidades dessas partes vão ser afetadas pelas operações e resultados do projeto.

Por exemplo, se uma parte interessada tem alto interesse e alta influência, é muito importante você mantê-la informada e garantir que as metas dela para o projeto sejam uma prioridade máxima.

Se ela tiver pouco interesse e baixa influência, talvez você possa diminuir a prioridade das preferências pessoais dessa parte no projeto.

Mapear as partes interessadas em uma tabela de poder-interesse é uma forma de ter mais clareza sobre quem priorizar e qual a melhor forma de abordar as negociações com cada parte interessada.

Você vai encontrar um modelo de análise das partes interessadas e da tabela de poder-interesse nos materiais de apoio da próxima atividade.

Assim que tiver uma boa ideia de quem são suas partes interessadas e qual papel elas desempenham no sucesso do projeto, poderá usar essas informações para apoiar suas negociações do projeto.

Uma das negociações mais importantes será sobre como definir e manter o escopo do projeto. As partes interessadas podem tentar adicionar mais coisas ao escopo, e seu trabalho como gerente de projeto é negociar o que é realista dentro do orçamento disponível e das expectativas do cronograma.

Revisão

Algumas negociações comuns que você provavelmente terá com as partes interessadas incluem aspectos do termo, como custos, benefícios e critérios de sucesso, assim como outros aspectos do projeto, como papéis, responsabilidades e recursos do projeto. Para se preparar para essas negociações, faça uma análise das partes interessadas usando a tabela de poder-interesse.

A seguir, você vai analisar os materiais de apoio e concluir uma análise das partes interessadas para a implementação dos tablets na Sauce & Spoon.

Gerenciamento das partes interessadas: Dicas e lições

Leitura. Duração: 10 min

Gerenciamento das partes interessadas é o processo de manter bons relacionamentos com as pessoas que têm mais influência no seu trabalho. Gerenciar de maneira eficaz as partes interessadas é uma parte importante de todo projeto porque incentiva a boa comunicação, o trabalho em equipe, a confiança entre os membros e muito mais. Sem um gerenciamento eficaz das partes interessadas, é menos provável que um projeto tenha sucesso. Continue lendo para conhecer algumas dicas e práticas recomendadas para um gerenciamento eficaz das partes interessadas.

Gerenciamento das partes interessadas durante o início do projeto

• Identifique todas as partes interessadas no começo do projeto ou iniciativa. Envolva todos o mais cedo possível para estabelecer expectativas, responsabilidades e limites claros. Identifique as partes interessadas no início para ter tempo suficiente para que elas possam expressar preocupações sobre o projeto ou sobre o papel delas. Se tiverem uma sensação de propriedade desde o início, as partes interessadas ficam mais propensas a abraçar seus papéis, contribuir adequadamente e ajudar a remover barreiras para avançar o projeto.

• Tenha sempre uma visão clara do projeto. A visão do projeto descreve a necessidade que o projeto está atendendo. É importante ter uma visão clara e específica do projeto porque, como aprendemos, as partes interessadas podem pressionar para aumentar as exigências, encurtar o cronograma ou cortar recursos. Assegurar que as partes interessadas concordem com a visão (e, mais especificamente, com o resultado final) é uma forma de deixar tudo claro para os envolvidos no projeto. Inclua as partes interessadas altamente influentes nos processos de planejamento estratégico para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com a visão do projeto.

• Sempre forneça recursos fáceis de usar para as partes interessadas. Isso pode significar criar um documento de uma página que fornece uma visão geral do projeto ou um relatório semanal com as últimas informações e links para os principais artefatos do projeto. Isso também envolve garantir que todos tenham acesso à documentação necessária.

Gerenciamento das partes interessadas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto

À medida que o ciclo de vida do projeto avança, você terá que manter boas relações com todas as partes interessadas para garantir que elas estejam satisfeitas e contribuindo com a equipe. As estratégias a seguir podem ajudar você a conhecer os interesses, preocupações e preferências de comunicação das partes interessadas e solicitar a ajuda delas ao longo do ciclo de vida do projeto:

• Descubra o que importa para as partes interessadas e por quê. Pergunte às partes interessadas: quais são suas prioridades e metas mais importantes? Que papel você gostaria de desempenhar neste projeto? Como este projeto apoia você e suas prioridades mais importantes?

• Ajuste sua frequência e abordagem de comunicação com base nos papéis e preferências das partes interessadas. Fale às partes interessadas: é assim que pretendo mandar atualizações. Isso funciona para você?

• Quando necessário, peça ajuda de partes interessadas sênior. Pergunte às partes interessadas: com quem mais você recomenda que eu entre em contato com relação a este projeto?

• Quando as partes interessadas já estiverem envolvidas, traga problemas do projeto para elas. Pergunte às partes interessadas: como você lidaria com esta situação? Que soluções vêm à sua mente?

Principal conclusão

As partes interessadas podem ser suas maiores aliadas como gerente de projetos. Praticar suas habilidades de gerenciamento das partes interessadas pode ajudar você a conquistar o apoio delas e mantê-las engajadas durante todo o projeto.

Atividade: Completar uma análise das partes interessadas

Quiz. 10 questões | Duração: 1h | Nota Final: 100%

Link do modelo: Análise das partes interessadas (opens in a new tab)

Link da Tabela organizacional: Organograma da Sauce & Spoon

Imagem da Tabela organizacional:

Link Email Atualização: Semana 1 - E-mail: Atualização (opens in a new tab)

Link do modelo: Semana 1 - E-mail: Atualização (opens in a new tab)

Como encontrar soluções mutuamente benéficas

Video. Duração: 4 min

Na última atividade, você fez a análise das partes interessadas e mapeou quais delas têm mais poder, influência e interesse no resultado do projeto.

Entender melhor as pessoas que vão avaliar o sucesso do seu projeto ajuda a criar estratégias para se comunicar melhor com elas e obter o apoio de que precisa.

A seguir, vamos aprender mais sobre como mediar bem uma negociação com as partes interessadas.

Como gerente de projeto, você tem muitas ferramentas úteis à sua disposição, mas até mesmo os negociadores mais qualificados precisam colocar suas habilidades à prova para atender às metas do projeto e satisfazer as partes interessadas. À vezes, você precisa negociar um aspecto sensível das metas ou do escopo do projeto, pode haver um desalinhamento entre as partes interessadas, ou talvez você discorde de algo que as partes interessadas querem.

Você vai precisar usar técnicas de negociação para mover uma discordância do impasse à solução.

Depois deste vídeo, você vai identificar benefícios compartilhados das partes interessadas para escrever um e-mail de negociação. Vamos começar.

No gerenciamento de projetos, a persuasão e a negociação são ferramentas construtivas que podem:

• Melhorar a comunicação
• Esclarecer vontades e necessidades e
• Alcançar soluções viáveis para todos os envolvidos

Ter habilidades de persuasão e de negociação também aumenta seu nível de influência.

É importante que você veja as pessoas com quem está negociando como colegas e pares, não como adversários.

É para isso que serve a análise das partes interessadas: para conhecer as partes interessadas como pessoas, com empregos e responsabilidades próprias, como parceiros que querem o sucesso do projeto.

Quando você identifica conflitos ou discordância entre as partes interessadas, é do seu melhor interesse enfrentar esses desafios, chegar a um consenso e atenuar o conflito.

Uma maneira de fazer isso é encontrar soluções mutuamente benéficas.

O benefício mútuo é quando todas as partes envolvidas ganham algum tipo de benefício ou vantagem.

Por exemplo, digamos que há uma discordância sobre quantas pessoas contratar para um projeto. Você quer contratar cinco, mas uma parte interessada quer limitar o número de funcionários para três. Uma solução que ofereceria um benefício mútuo seria instalar um software automatizado para fazer um pouco do trabalho. Outra solução seria ajustar o cronograma ou as expectativas para que não sejam necessárias cinco pessoas para atingir a meta do projeto. A parte interessada consegue a equipe menor e você consegue fazer as tarefas com menos pessoas.

O objetivo aqui é alcançar uma solução que maximiza os benefícios, minimiza os prejuízos e é justa para todos.

Pense em todas as opções possíveis que atendem a esses critérios. Depois, durante as negociações, você será capaz de apresentar várias alternativas e escolher uma que beneficia todos de alguma forma.

No entanto, por mais que você queira satisfazer as partes interessadas, é igualmente importante pensar sobre o que você pode comprometer. Para fazer isso com sucesso, é preciso entender claramente as prioridades do projeto. Você deve saber o que é mais importante quando se trata de escopo, cronograma e orçamento.

Por exemplo, se houver um prazo específico que precisa ser cumprido, você deve negociar as mudanças de escopo que podem fazer o projeto passar desse prazo. Se o produto precisa ter certo visual ou funcionar de certa forma, então os requisitos são uma prioridade máxima, e você pode negociar aspectos do orçamento ou do cronograma para aderir ao escopo.

Uma ferramenta comum para determinar prioridades é o modelo de restrição tripla, ou o triângulo de ferro, que abordamos em um curso anterior. A restrição tripla ajuda você a decidir se uma solicitação de projeto é aceitável e qual será o impacto dela.

Revisão

A persuasão e a negociação são ferramentas construtivas que podem melhorar a comunicação, esclarecer vontades e necessidades e alcançar soluções viáveis para todos os envolvidos. O objetivo é alcançar um benefício mútuo, que é quando todas as partes envolvidas ganham algum tipo de benefício ou vantagem.

A seguir, você vai se preparar para negociações sobre o escopo do projeto. Para fazer isso, você vai identificar os benefícios mútuos e avaliar o impacto de comprometer uma parte do escopo. Quando tiver terminado, encontro você no próximo vídeo.

Como negociar o escopo com as partes interessadas

Leitura. Duração: 10 min

Mesmo depois de ter estabelecido o escopo do projeto, algumas partes interessadas podem querer discutir ajustes. Elas podem sentir que o escopo atual do projeto exige muito trabalho com poucos recursos, que o cronograma não é realista com base no escopo ou que o projeto requer mais tarefas e objetivos. Quando as partes interessadas pedirem para revisar o escopo de um projeto, você deve se reunir com elas para que possam falar dessas preocupações. Para alcançar soluções adequadas para todos, você precisa saber como mediar as negociações de escopo com eficiência.

Dicas para negociar o escopo com as partes interessadas

• Compreenda as motivações. Antes da conversa, considere as motivações de cada parte interessada para querer ajustar o escopo do projeto. Algumas dessas motivações são orçamentárias (como querer reduzir os custos do projeto), algumas são interpessoais (como querer mais tempo para concluir tarefas) e outras são relacionadas a objetivos pessoais de carreira (como manter a posição atual ou querer uma promoção). Entender as motivações das partes interessadas pode ajudar vocês a colaborarem para encontrar um meio-termo.

• Prepare o terreno. Comece a conversa com uma reflexão sobre o porquê da reunião. Relembre as partes interessadas por que você se envolveu com esse projeto e reforce que todos têm um objetivo comum.

• Ouça primeiro. Ouça o que as partes interessadas têm a dizer antes de apresentar suas opiniões. Isso demonstra seu desejo de compreender a perspectiva da outra parte. Reconheça o ponto de vista das outras partes para que elas se sintam mais abertas a aceitar suas sugestões ou soluções quando vocês tiverem ideias ou opiniões diferentes.

• Faça perguntas para definir metas. Seja detalhista e faça quantas perguntas achar necessário para entender o que a parte interessada quer. Isso pode incluir pedir para ela definir as metas do cliente ou da empresa dela. Esforce-se para conseguir detalhes específicos e mensuráveis das partes interessadas. Assim, mais tarde, será mais fácil determinar se você conseguiu atingir essas metas. Incentivar uma linguagem mensurável (em vez de subjetiva ou pouco clara) ajuda a definir metas. Um exemplo de meta específica e mensurável seria: “Queremos reduzir o tempo que os clientes demoram para assinar nossa newsletter em pelo menos 30%.”

• Explique o “porquê” antes de “o quê” Quando tentar convencer as partes interessadas (ou qualquer outra pessoa) a ver as coisas do seu ponto de vista, explique as razões do seu pedido antes de descrever o que você quer. Por exemplo, comece a explicar como definir o escopo de uma determinada maneira poderia agregar valor à empresa ou projeto. Se as partes interessadas entenderem sua perspectiva antes de tudo, é mais provável que elas aceitem seu pedido.

• Não exagere. Às vezes, é melhor dizer o que você quer e dar à outra pessoa um tempo para responder. Depois de ter apresentado as suas razões, posição e pedido, pare um pouco para dar tempo para seu público processar o que você disse. Nessa situação, pense no seu silêncio como um sinal de respeito pelas partes interessadas. Ele mostra que você quer ouvir o que elas têm a dizer. E se elas ficarem quietas por um tempo, significa que você estimulou o pensamento.

• Use a criatividade. Esforçar-se para encontrar soluções alternativas pode rapidamente transformar uma negociação pesada em um inspirador trabalho em equipe. Para encontrar soluções reais para os impasses da negociação, pense sobre todos os aspectos do projeto de maneira criativa. Assim, é possível que você encontre mais de uma solução para as divergências.

• Não leve para o lado pessoal. Concentre-se sempre no que é bom para o projeto. Se questões pessoais começarem a ser levantadas na discussão, mude o foco da conversa trazendo à tona fatos objetivos.

• Procure um resultado vantajoso para todas as partes. Por fim, considere o que é necessário para que o outro lado fique satisfeito. Depois, tente identificar uma maneira de garantir que você também consiga o que quer. Em alguns momentos, uma das partes precisará abrir mão de mais coisas do que a outra, mas o objetivo deve ser sempre um acordo mutuamente benéfico (um acordo que beneficia todas as partes envolvidas). O próximo texto vai abordar estratégias para alcançar acordos mutuamente benéficos com as partes interessadas.

Como conseguir um resultado vantajoso para ambas as partes

Leitura. Duração: 10 min

No último texto, você aprendeu a negociar o escopo de um projeto com as partes interessadas de maneira eficiente. O objetivo de negociar com as partes interessadas deve ser sempre alcançar um resultado vantajoso para ambas as partes, ou um acordo mutuamente benéfico, um acordo que beneficia todas as partes envolvidas. No entanto, os acordos mutuamente benéficos não são apenas para as partes interessadas internas. Eles são uma parte importante do processo de negociação com fornecedores, empreiteiros, fornecedores e muito mais.

Práticas recomendadas para chegar a um acordo mutuamente benéfico

• Compartilhe informações. Às vezes, em negociações, uma ou ambas as partes podem pensar que precisam reter informações para não se expor. No entanto, isso não é muito eficaz. O melhor é buscar linhas abertas de comunicação, em que cada parte pode compartilhar preocupações e preferências. Por exemplo, se o último fornecedor da equipe forneceu produtos de baixa qualidade, você pode expressar essa preocupação para que suas expectativas de qualidade fiquem claras.

• Faça perguntas e escute as respostas atentamente. Assim como você compartilhou suas preocupações e expectativas, faça perguntas à outra parte para esclarecer quais são suas preocupações e expectativas. Assim, ambas as partes terão compartilhado todas as informações necessárias para alcançar um acordo mutuamente benéfico.

• Sempre que possível, proponha várias opções. Nas negociações, apresentar apenas uma opção ou solução pode ser o caminho para o fracasso, porque a outra pessoa pode pensar que sua primeira oferta é a única. Se a outra parte rejeitar todas as suas propostas, pergunte qual delas ela prefere para ajudar você a encontrar uma solução que funcione para todos.

Stanton: Gerenciamento de mudanças de escopo com partes interessadas

Video. Duração: 3 min

Meu nome é Stanton e sou gerente de programa do YouTube. Um gerente de programa do YouTube basicamente trabalha em vários projetos diferentes, mas reúne todos em um programa que pode ajudar as pessoas a entender o que está acontecendo em qualquer momento, seja sobre desenvolvimento, exigências do produto ou testes, tudo precisa funcionar junto para que o projeto corra bem.

Uma mudança de escopo pode ocorrer a qualquer momento, e descobri que isso muitas vezes acontece quando você menos gostaria, normalmente logo antes de um lançamento. Este é um projeto em que eu estava trabalhando em uma startup antes de eu entrar no YouTube. Estávamos implementando um novo app relacionado a porcentagens de peso corporal.

"Gerenciar partes interessadas é muito importante como gerente de programa, porque as partes interessadas nem sempre sabem o que está acontecendo".

Nesse caso, com nosso CEO, ele estava muito focado no lançamento, pensando em todos os aspectos de PR e marketing e tudo que ele ia anunciar após o lançamento. Ele via uma coisa específica nos gráficos e queria muito que aquilo mudasse. Isso acontece muito. Talvez você receba mudanças de exigência no último minuto. Você meio que encontra algumas maneiras garantir que seu cliente ou as partes interessadas continuem felizes com o que você pode produzir.

Neste caso, o que acabamos fazendo é que voltamos para os desenvolvedores, conseguimos uma estimativa de quanto tempo eles achavam que levaria para fazer essa mudança e acabou sendo muito além do cronograma que tínhamos em mente.

Então, criamos algumas propostas diferentes, e o que aconteceu foi que, como a data de lançamento estava definida, não havia como fazer todas as mudanças que ele queria antes do lançamento. Em vez disso, negociamos e dissemos: “Vai ser assim no lançamento, mas com base nas estimativas que recebemos, vamos conseguir fazer isso em mais duas semanas e teremos outro lançamento depois disso. Não será grande coisa. É só uma mudança. após o lançamento inicial.”

Quando você estiver lidando com as partes interessadas sempre haverá coisas que elas querem que sejam feitas mais do que as outras.

Quando você está gerenciando o escopo, especialmente se surgir algo de última hora, tente ordenar pelo nível de prioridade.

A única coisa que eu adicionaria e diria para tomar cuidado é que você não consegue nada de graça.

Então, se tiver uma mudança de escopo, precisa voltar e rever essa prioridade para confirmar o que está sendo prejudicado quando você incorpora essa nova questão.

As pessoas procuram você porque você é gerente de projeto ou gerente de programa. Você entende de todas as coisas que estão acontecendo, e acho que esse é o poder que você tem nessa função.

Como influenciar negociações

Video. Duração: 4 min

Até aqui, você identificou benefícios mútuos e os impactos deles no escopo, cronograma e orçamento.

Neste vídeo, você vai aprender:

• Como aplicar sua influência e poder construtivo nas negociações com as partes interessadas.

• Vai você usar esse conhecimento para identificar partes interessadas que seriam úteis para apoiar sua posição nas próximas negociações.

Falámos há pouco sobre como a capacidade de influenciar é um elemento importante do gerenciamento eficaz de projetos. Talvez você se lembre de um vídeo anterior em que falamos sobre as quatro etapas para influenciar de maneira eficaz.

O Dr. Jay Conger lista estas quatro etapas para influenciar efetivamente:

• Estabelecer credibilidade
• Encontrar um ponto em comum
• Fornecer evidências
• Conectar-se emocionalmente.

Uma maneira de aplicar essas quatro etapas é formando uma coalizão.

Uma coalizão é uma aliança ou parceria temporária de indivíduos ou grupos para alcançar um propósito em comum ou para participar de uma atividade conjunta. Quando duas ou mais pessoas defendem uma ideia juntas, elas podem exercer mais influência do que se tentassem agir sozinhas.

Formar uma coalizão com o grupo certo de pessoas é uma técnica de negociação poderosa e eficaz.

Por exemplo, pense nas principais partes interessadas que você identificou anteriormente no projeto da Sauce & Spoon. Com quais você poderia formar uma coalizão para ajudar a negociar um dos itens solicitados que estão fora do escopo?

Criar uma coalizão:

• Aumenta sua credibilidade porque envolve outras pessoas que apoiam seu objetivo.

• Podem ajudar você a encontrar um ponto em comum e fornecer evidências.

• É possível se conectar emocionalmente, incluindo uma pessoa que tenha uma relação positiva com a parte interessada ou compreenda a parte interessada e a meta bem o suficiente para criar uma conexão.

Uma coalizão eficaz inclui pessoas com a mistura certa de influência ou poder e interesse.

Em outras palavras, identificar pessoas que podem ajudar você a atingir sua meta pelo interesse e experiência delas com o assunto do seu projeto.

Também é bom equilibrar sua coalizão com pessoas que tenham um alto nível de poder na sua organização para ajudar a influenciar e fazer as coisas.

Uma análise das partes interessadas é uma ferramenta útil para guiar a construção de coalizões.

Depois de decidir quem se encaixa bem na sua coalizão, fale com a pessoa e peça o apoio dela. Uma boa maneira de fazer isso é com um e-mail bem elaborado, mas você também poderia falar pessoalmente ou por telefone, qualquer método que achar mais apropriado.

Quando você fizer o pedido deve:

• Indicar claramente a questão que está tentando resolver e explique qual aspecto do projeto está sendo negociado.

• Pergunte se a pessoa consideraria apoiar sua posição ou solução e diga qual ela é.

• Mencione as fontes de poder ou interesse dessa pessoa que você identificou.

Por exemplo, se você estiver negociando o cronograma do projeto, poderia dizer algo como:

“O momento do lançamento afetará o horário comercial e sua experiência gerindo projetos para restaurantes durante todo o ano poderia ser útil para explicar por que esse fator precisa ser reconsiderado.”

Isso mostra que você valoriza a pessoa, explica o impacto que isso tem, e por que você acha que ela pode ser a ajuda de que você precisa.

Revisão

Vamos recapitular as ideias principais. A capacidade de influenciar é uma parte importante do gerenciamento de projetos. Existem quatro etapas para influenciar de maneira eficaz, conforme identificadas pelo Dr. Jay Conger: estabelecer credibilidade, encontrar um ponto em comum, fornecer evidências e se conectar emocionalmente.

Uma forma de ganhar influência é formar uma coalizão. Uma coalizão é uma aliança ou parceria temporária de grupos para alcançar um propósito comum ou se envolver em uma atividade conjunta. Uma coalizão eficaz inclui pessoas com a mistura certa de poder e interesse. Vale a pena você aproveitar esses pontos fortes ao formar uma coalizão e influenciar os membros dela.

Agora, você já se preparou para futuras negociações. A seguir, você vai usar o que aprendeu sobre a construção de coalizões para escrever um e-mail persuasivo para influenciar essas partes interessadas para se juntar à coalizão.

Atividade: Escrever e-mails influentes

Até, Sep 10, 11:59 PM WEST | PGA - Teste Avaliação | Duração: 1h | Nota Final: 100_

Instruções

Recursos

• Link para o modelo: Coalizão pelo e-mail (opens in a new tab)

• Troca de e-mails: Introdução às partes interessadas (opens in a new tab)

• Reunião: Identificar benefícios mútuos (opens in a new tab)

Submissão

Atividade: Escrever e-mails influentes

Até, Sep 13, 11:59 PM WEST | Avaliar Colegas | Duração: 30 min | Nota Final: 100

4. Revisão: Como iniciar um projeto

Finalização

Video. Duração: 1 min

Parabéns por chegar ao final desta seção. Vamos parar por um momento e ver o que você fez até aqui.

• Você começou analisando documentos, realizando pesquisas e aplicando o pensamento estratégico para completar o termo de abertura do projeto da Sauce & Spoon para implementar tablets.

• Em seguida, você usou o termo de abertura do projeto como uma ferramenta para alinhar o escopo e as metas do projeto entre as principais partes interessadas.

• Depois, você fez sua própria análise das partes interessadas e aprendeu a usá-la para se preparar para as negociações do projeto.

• Você também identificou aspectos de um projeto que, muitas vezes, exigem negociação, além dos aspectos que fornecem benefícios que podem apoiar um acordo mutuamente benéfico que funciona para todas as partes interessadas.

• Por fim, você aplicou seu conhecimento sobre poder e interesse para identificar pessoas para fazer parte de uma coalizão voltada a persuadir as partes interessadas sobre um determinado ponto de vista.

Definir e alinhar as partes interessadas acerca dos detalhes, negociar o escopo e as metas do projeto e ser capaz de efetivamente influenciar os outros são questões muito importantes para começar qualquer projeto com o pé direito.

No começo, é importante esclarecer o que você está planejando para realizar o projeto. Assim, você será capaz de acompanhar com precisão o progresso do projeto e se sentir confiante de que está trabalhando dentro do prazo e do orçamento permitidos.

Poder praticar esses conceitos, criar a documentação do projeto e aplicar esse conhecimento vai ajudar você a se preparar para entrevistas de emprego e a ser um ótimo gerente de projeto.

A seguir, você vai continuar aprendendo com a Peta sobre o papel dela como gerente de projeto da Sauce & Spoon.

Nas próximas atividades, você vai usar o trabalho que você fez aqui e passar para a fase de planejamento do projeto para construir um plano de projeto com tarefas e marcos.

FIM! - Semana 1 - Curso 6