Como gerenciar riscos de modo eficaz

Você aprenderá o que é gestão de riscos e como ele pode ajudar a evitar o fracasso do projeto, quais ferramentas podem ajudar a identificar e gerenciar riscos, como identificar diferentes tipos de riscos e medir o impacto deles em um projeto, além de como usar um plano de gestão de riscos para informar e reduzir riscos.

Dedicação ao estudo

• Videos: 37 min

• Leitura: 50 min

• Teste: 2 Testes com avaliação

Objectivos

• Informar e solucionar os problemas identificados em um plano de gestão de riscos.
• Identificar tipos de riscos e medir o impacto deles em um projeto.
• Examinar as ferramentas para identificar, avaliar e gerenciar riscos.
• Explicar o que é gestão de riscos e como ela pode ajudar a evitar o fracasso do projeto.

Conteúdos

1. Como compreender os gestão de riscos
2. Como identificar e avaliar riscos
3. Como mitigar e informar riscos
4. Revisão: Como gerenciar riscos de modo eficaz

1. Como compreender os gestão de riscos

Introdução: Como gerenciar riscos de modo eficaz

Video. Duração: 59 sec

Anteriormente, nós aprendemos a administrar os custos e o orçamento de um projeto. Vimos quais são os componentes do orçamento de um projeto, como funciona o processo de orçamento e como acompanhar e estimar um orçamento.

Você também aprendeu o processo de aquisição. A seguir, vamos falar da gestão de riscos e por que ela é importante para ajudar a evitar o fracasso do projeto. Saber como prever e atenuar, o que chamamos de “mitigar”, os problemas potenciais é a melhor estratégia para manter um projeto no caminho certo.

Você aprenderá a definir e relacionar os conceitos da gestão de riscos e explica como ela pode ajudar a proteger o seu projeto contra o fracasso.

Você também identificará os tipos de risco e como medir o impacto deles em um projeto e informar e reduzir riscos identificados usando um plano de mitigação.

A importância da gestão de riscos

Video. Duração: 5 min

Pense em um momento na vida quando você estava gerenciando um projeto. Talvez fosse um projeto profissional, como criar um cronograma de funcionários, ou um projeto pessoal, como planejar uma celebração familiar.

Agora pergunte a si mesmo: correu tudo de acordo com o plano? Meu palpite é que houve pelo menos um obstáculo com o qual você precisou lidar. Isso é porque nenhum projeto sai 100% de acordo com o plano, mesmo quando ele é executado pelos gerentes de projeto mais experientes.

Talvez você tenha planejado aquele cronograma de funcionários perfeitamente e alguém pegou um resfriado, forçando você a reorganizar o cronograma na última hora.

Ou talvez, quando os parentes começaram a chegar para a celebração, você tenha percebido que se esqueceu de comprar gelo para manter as bebidas geladas.

Essas coisas acontecem. Como vimos antes, flexibilidade é uma habilidade importante para gerenciar projetos. Devido à natureza do projeto e à vida em geral, também é importante que você identifique e se planeje para riscos que poderiam impactar seu projeto.

Vamos discutir o que é um risco.

Um risco é um evento potencial que pode ocorrer e pode impactar seu projeto.

Quando pensa sobre riscos no contexto de gerenciamento de projetos você pensa sobre eles como hipóteses. Em outras palavras, não são eventos que definitivamente acontecerão, mas, como há uma possibilidade de que eles aconteçam, é sua responsabilidade como gerente de projeto identificar e se planejar para esses riscos.

A seguir, vamos discutir os problemas.

Um problema é uma questão conhecida ou real que pode afetar a capacidade de concluir uma tarefa.

Qual é a diferença entre um risco e um problema?

Risco

Um risco é um evento que poderia acontecer.

Problema

Se o evento realmente acontecer, o risco se tornará um problema.

Em outras palavras, os riscos são os grandes “e se?”, e os problemas são coisas que atualmente impactam um projeto.

É claro que riscos e problemas podem representar uma ameaça ao projeto. A forma como você gerencia esses riscos é chamada de gestão de riscos.

A gestão de riscos

É o processo de identificar e avaliar potenciais riscos e problemas que poderiam impactar um projeto.

Não é um exercício único. É algo que você precisará fazer com frequência para lidar com potenciais riscos.

A gestão de riscos é uma parte crucial do processo de planejamento que:

• Mostra o que pode dar errado no seu projeto.

• Também define quem você precisa consultar para falar sobre o risco.

• Ajuda a determinar como o risco potencial pode ser minimizado.

Dessa forma, se ou quando algo der errado, você terá um plano preparado e pronto para implantação.

Para ter proatividade e se planejar com antecedência, é necessário identificar riscos potenciais e saber resolvê-los, Assim, você garantirá que seu projeto tenha mais chances de sucesso.

A falta de uma gestão de riscos eficiente pode trazer grandes consequências para o seu projeto.

Primeiro, se você não planejar com antecedência, poderá colocar o projeto em risco de não cumprir a meta, os cronogramas ou os critérios de sucesso.

Por exemplo, se o seu objetivo é publicar um relatório de pesquisa e seu analista de pesquisa desiste no meio do projeto, você provavelmente perderá o prazo se não tiver um plano de backup pronto para uso.

Nota: Se você não se planejar para riscos, também não conseguirá pensar em outras rotas que o projeto poderia seguir para ainda atingir as metas. Mesmo que surja de fato um problema.

Muitas vezes não há apenas uma forma de cumprir os objetivos do projeto, e o sucesso pode ocorrer de muitas formas.

A gestão de riscos ajuda a determinar quão flexível ou rígido é seu plano e a fazer os ajustes necessários.

Por exemplo, se o seu projeto exige uma grande remessa de produtos, com um fornecedor de backup pronto, você poderia rapidamente fazer mudanças se o fornecedor principal não puder atender ao seu pedido.

Finalmente, os riscos podem afetar projetos de várias formas que são difíceis de prever.

Por exemplo, um fornecedor que você contratou pode não ter estoque adequado para cobrir suas necessidades de compra, ou o orçamento do seu projeto pode ser reduzido sem aviso prévio. O processo de gestão de riscos ajuda a reduzir o impacto de eventos inesperados, liberando recursos para se concentrarem em atividades que beneficiarão o projeto.

Questão

Ao planejar um projeto, a gestão de riscos proporciona uma compreensão do quê? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Quando compartilhar entregas de projetos
• Como os riscos do projeto podem ser atenuados
  Correta - Planejar com antecedência é fundamental para atender às metas do projeto, e atenuar riscos é uma parte fundamental do planejamento. Ao usar a gestão de risco, os gerentes identificam o que pode dar errado em um projeto, como os riscos do projeto podem ser atenuados e quem consultar a respeito de cada risco.
• Quem consultar a respeito de riscos
  Correta - A gestão de riscos ajuda um projeto a ter mais chances de êxito. Isso ocorre porque a gestão de riscos informa aos gerentes o que pode dar errado em um projeto, como os riscos podem ser atenuados e quem precisa ser consultado a respeito de cada risco.
• O que poderia dar errado no projeto
  Correta - Nenhum projeto sai 100% de acordo com o planejado, então se (ou quando) algo der errado, é importante ter um plano. A gestão de riscos ajuda os gerentes a identificar o que pode dar errado em um projeto, como os riscos do projeto podem ser atenuados e a quem consultar a respeito de cada risco.

Vamos imaginar a gestão de riscos no contexto do Plant Pals na Office Green, que é um novo serviço que fornecerá aos clientes plantas de mesa pequenas e de baixa manutenção.

Um risco potencial do projeto é a possibilidade de que a página Web do novo serviço não estará no ar a tempo para o lançamento.

Outro risco potencial é a escassez no fornecimento. O que você faria se o fornecedor de plantas ficar com poucos cactos e samambaias de que você precisa?

Para se preparar para esses riscos potenciais, você precisará pensar em maneiras de minimizar esses problemas antes que eles aconteçam ou como você lidará com esses problemas se eles realmente ocorrerem. Com sorte, essas coisas não serão um problema, mas, se forem, você estará preparado.

Também quero enfatizar que surgirão problemas ao longo do projeto para os quais você não se planejou ou não poderia ter se planejado e tudo bem.

Nota: Quando esses momentos surgem, é importante manter a calma, descobrir a causa raiz do problema e encontrar uma solução.

A gestão de riscos é um tópico muito importante que gerentes de projeto precisam entender. A identificação de riscos e problemas prepara você para o desconhecido. Ela também tem um impacto positivo, pois, como gerente de projeto, você se sentirá mais preparado, menos pressionado e mais confiante em sua abordagem se um problema ocorrer.

A seguir, vamos conferir formas de identificar riscos.

Stanton: como gerenciar meu primeiro projeto

Video. Duração: 2 min

O meu nome é Stanton e sou gerente de programa no YouTube. Pensando em um dos primeiros projetos em que trabalhei, na verdade, nós éramos responsáveis por criar um aplicativo de destaques esportivos. Mas não era apenas um aplicativo, era um aplicativo iOS, um aplicativo Android e um site. E eu me lembro da primeira reunião da qual participei, e eu fazia anotações freneticamente e tentava entender o que estava acontecendo. E logo depois eu pensei: “Certo, esse é meu primeiro projeto, tenho que entender todos os detalhes. Tenho que garantir que sabemos tudo o que vai acontecer”. A data de lançamento precisava ser perfeita. Tínhamos que remover todos os bugs. Eu estava totalmente focado em acertar de primeira. Acho que o que percebi desde então é que você provavelmente não vai acertar de cara no plano do seu primeiro projeto, porque há muitas coisas que podem mudar. Você pode encontrar um bug no último minuto antes do lançamento. Seu cliente talvez diga que quer requisitos diferentes, como: “A tela precisa ser azul em vez de vermelha”. E então você descobre que não é tão fácil mudar de azul para vermelho. Se eu pudesse voltar no tempo e dizer a mim mesmo o que fazer naquele momento ou o que eu poderia ter feito diferente, eu apenas teria dito a mim mesmo: ”Não se preocupe tanto, é normal haver mudanças”. É a maneira como você reage e responde a essas mudanças que realmente importa. Acho que um dos melhores elogios que recebi foi: “Mesmo com toda essa bagunça, você está tranquilo, você está calmo e você está focado”. Você pensa sobre quais são os problemas que aconteceram, como vamos resolvê-los e faz a mágica da gestão de programa. Você nem sempre vai ter a resposta certa de primeira, as coisas podem mudar no último minuto. Se conseguir manter a calma e a tranquilidade, procure entender as outras coisas que estão acontecendo no projeto. Esses anos todos me ensinaram isto: sempre dá para reutilizar algumas coisas. Você sempre terá de reagir a algumas coisas, mas, custe o que custar, tente pensar de forma proativa, tente descobrir quais serão os problemas e você conseguirá melhorar a partir disso.

Teste seu conhecimento: gestão de riscos

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Fases da gestão de riscos

Leitura. Duração: 10 min

Em um vídeo anterior, você aprendeu que a gestão de riscos é o processo de identificação e avaliação de potenciais riscos e problemas que podem impactar seu projeto. A gestão de riscos é uma prática contínua ao longo do ciclo de vida do seu projeto. Geralmente, envolve alguma variação destas cinco etapas:

• Identificação do risco.

• Análise do risco.

• Avaliação do risco.

• Tratamento do risco.

• Monitoramento e controle do risco.

Vamos ver os detalhes:

1. Identificação do risco.

Na primeira fase do processo de gestão de riscos, é necessário identificar e definir potenciais riscos do projeto com sua equipe. Afinal, você só poderá gerenciar riscos se souber quais são.

2. Análise do risco.

Depois de identificar os riscos, determine a probabilidade e o potencial impacto deles no seu projeto. Riscos sérios com alta probabilidade de ocorrer representam a maior ameaça.

3. Avaliação do risco.

Em seguida, use os resultados da análise do risco para determinar quais riscos priorizar.

4. Tratamento do risco.

Nessa fase, crie um plano para gerenciar e tratar de cada risco. Você pode optar por ignorar riscos menores, mas riscos graves precisam de planos de mitigação detalhados.

5. Monitoramento e controle do risco.

Finalmente, escolha os membros da equipe para monitorar, acompanhar e mitigar riscos se houver necessidade.

Nos próximos vídeos e atividades, você conhecerá cada uma de

Descobrir oportunidades usando a gestão de riscos

Leitura. Duração: 10 min

Quando você pensa em riscos, é provável que pense automaticamente em possíveis eventos negativos. Porém, ao identificar riscos, é importante considerar também as coisas boas que podem acontecer, que são consideradas oportunidades.

Uma oportunidade é um potencial resultado positivo de um risco.

É importante reconhecer e aproveitar oportunidades conforme elas surgirem para atingir as metas do projeto mais rapidamente, de modo econômico ou com menos esforço. São exemplos de oportunidades:

• Atingimento de um marco antes do previsto

• Materiais com desconto

• Disponibilidade de recursos adicionais (pessoas, investimentos, equipamentos)

Como reconhecer uma oportunidade

Uma oportunidade é um potencial resultado positivo que pode agregar valor a um projeto.

Você pode usar as mesmas ferramentas e técnicas que usa na gestão de riscos, como identificar, analisar, avaliar, tratar e controlar, para adicionar oportunidades potenciais ao seu plano de gestão de riscos. Você precisa saber o que fazer se as coisas derem errado, mas também deve se planejar para aproveitar oportunidades. Usando técnicas como brainstorming e resgate do histórico de projetos ou experiência prévia, você pode identificar oportunidades potenciais e descrever como vai aproveitá-las se elas ocorrerem.

Como gerente de projeto, você sempre deve prestar atenção a oportunidades potenciais ao desenvolver o plano de gestão de riscos. Leia o artigo a seguir para obter mais informações sobre o uso de estratégias de gestão de riscos para identificar e aproveitar as oportunidades que podem ocorrer durante os projetos: Estratégias eficazes para explorar oportunidades

Teste seu conhecimento: cenários de risco

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2. Como identificar e avaliar riscos

Ferramentas para ajudar a identificar riscos

Video. Duração: 6 min

Espero que você esteja começando a notar como é importante se planejar para riscos. Mesmo os projetos mais simples podem ter alguns tipos de riscos.

Lembre-se: esses riscos não devem impedir você de atingir os objetivos do projeto. O segredo é se preparar.

Vamos discutir ferramentas e técnicas que você pode usar para identificar riscos, como brainstorming e avaliação de risco.

Brainstorming é uma das técnicas mais eficazes para identificar riscos com a equipe, porque permite que os grupos compartilhem ideias espontaneamente sem julgamento.

Como gerente de projeto, você será responsável por reunir um grupo de pessoas para imaginar riscos potenciais. Prepare seu gráfico RACI para consultá-lo quando decidir quem convidará para a reunião. Falando por experiência própria, a melhor equipe para essa tarefa é diversificada, inclui pessoas de várias funções, origens e experiências.

Equipes diversificadas têm diferentes perspectivas, experiências e conjuntos de habilidades, e isso pode ajudar você a identificar riscos em que você pode não ter pensado por conta própria.

Por exemplo, um membro da equipe pode ter experiência de trabalho em vários projetos, e outro membro mais novo da equipe pode trazer uma perspectiva nova de sua experiência anterior em outras equipes.

Uma ótima ferramenta que você pode usar durante o brainstorming chama-se diagrama de causa e efeito, às vezes também conhecido como diagrama de espinha de peixe.

Os diagramas de causa e efeito mostram as possíveis causas de um evento ou risco e são muito úteis na gestão de riscos.

Por exemplo, no diagrama visto aqui, o efeito indicado é um fornecedor que não cumpre os prazos. Esse é um risco para o seu projeto. À esquerda, você pensará em causas potenciais que levariam ao efeito, como delegação ruim ou a falta de ferramentas de acompanhamento.

Em outras palavras, diagramas de causa e efeito podem ajudar a identificar como as coisas podem dar errado identificando um potencial risco, conhecido como efeito, e fazendo uma análise para considerar as causas potenciais desse risco.

Ao categorizá-las e dividi-las em outras causas, você pode identificar áreas que poderiam levar a um problema potencial, como exceder seu orçamento ou permitir que um aumento de escopo impacte o cronograma.

Vale lembrar que o aumento de escopo refere-se a mudanças, crescimento e fatores não controlados que afetam o escopo do projeto em qualquer ponto depois que ele é iniciado.

Durante essas sessões de brainstorming, você pode descobrir que a lista de riscos potenciais é muito longa, e tudo bem. É improvável que você e sua equipe consigam prever cada problema que pode ocorrer durante o projeto.

Então, como você decide em quais riscos se concentrar?

• Indique os resultados do brainstorming em um registro de riscos. Um registro de riscos é uma tabela ou gráfico que contém a lista de riscos.

• A seguir, você adotará uma técnica de avaliação de risco. A avaliação de risco é a fase da gestão de riscos em que as qualidades de um risco são estimadas ou medidas.

Por qualidades, estamos nos referindo principalmente à probabilidade de o risco ocorrer e ao potencial impacto dele em um projeto.

Existem algumas maneiras de avaliar os riscos, mas vamos nos concentrar em criar uma matriz de probabilidade e impacto.

Uma matriz de probabilidade e impacto é uma ferramenta usada para priorizar riscos do projeto.

Antes, mencionei que você precisa avaliar a probabilidade de ocorrência de um risco e o impacto potencial dele. Essa matriz ajudará você a fazer exatamente isso.

Para criar uma matriz de probabilidade e impacto você vai precisar pensar sobre o nível de impacto.

Impacto refere-se ao dano que um risco pode causar se ocorrer. O impacto também é determinado em uma escala de alto, médio e baixo.

• Alto significa que, se o risco ocorrer, ele vai mudar muito o projeto.

• Baixosignifica que, se o risco ocorrer, ele terá um impacto leve, mas é provável que não desestabilize o projeto.

Você também precisará pensar sobre a probabilidade.

Probabilidade é a chance de um risco ocorrer. Também determinamos a probabilidade em uma escala de alta, média e baixa.

Alta probabilidade significa que há uma alta probabilidade de algo acontecer.

Baixa probabilidade significa você identificou um risco que pode acontecer, mas é provável que ele não ocorra.

Essas duas considerações são importantes para definir a classificação de risco inerente.

Risco inerente é a medida de um risco calculada por sua probabilidade e impacto.

A medição do risco inerente é um método para entender um risco.

O risco inerente também é determinado em uma escala de alto, médio e baixo. Basicamente, se um risco tem baixo impacto e baixa probabilidade, ele tem uma classificação de risco baixo.

Esses são os tipos de riscos com os quais você não precisa se preocupar muito. Mas, se um risco tem alto impacto e alta probabilidade, ele tem uma classificação de risco inerente alto.

Riscos médios a altos são aqueles em que você deve se concentrar e para os quais deve criar planos detalhados de mitigação.

Ao criar uma matriz de probabilidade e impacto, é importante garantir que ela atenda a diretrizes de acessibilidade e tenha informações e uma formatação que todos possam entender fácil e rapidamente.

Uma forma de fazer isso é usar cores e formas ou textos diferentes para informar os níveis de risco.

Você pode saber mais sobre comunicação de acessibilidade acessando os recursos do curso.

A maneira como você visualiza e gerencia cada risco será determinada com base no apetite por risco da sua organização, que se refere à vontade de uma organização de aceitar os possíveis resultados de um risco.

Você, sua equipe e as partes interessadas podem ter diferentes apetites por cada risco.

Certos riscos de baixo nível que podem resultar em pequenos contratempos são muito mais toleráveis do que riscos de alto nível que têm o potencial de atrapalhar completamente o seu projeto.

Depois de concluir a avaliação de risco, você atualizará o registro de riscos para incluir classificações alta, média e baixa para alguns exemplos de riscos que você identificou no projeto.

Agora que sabemos como identificar e avaliar riscos, vamos para a próxima lição, em que discutiremos alguns dos tipos de riscos que você encontrará durante sua função como gerente de projeto.

Como criar um diagrama de espinha de peixe

Leitura. Duração: 10 min

Anteriormente, você conheceu algumas ferramentas que ajudam a identificar riscos. Nesta leitura, vamos entender melhor como criar e usar uma dessas ferramentas: o diagrama de espinha de peixe.

Os diagramas de espinha de peixe, também conhecidos como diagramas de Ishikawa ou diagramas de causa e efeito, foram desenvolvidos pelo teórico organizacional japonês Kaoru Ishikawa na década de 1960 para medir os processos de controle de qualidade no setor de construção naval. Diagramas de espinha de peixe são uma forma visual de observar causas e efeitos. Eles são chamados de diagramas de espinha de peixe porque têm uma forma semelhante ao esqueleto de um peixe.

Os diagramas de espinha de peixe ajudam a equipe a fazer um brainstorming das possíveis causas de um problema ou risco e classificá-las em categorias úteis. Essas categorias mostram as áreas em que você deve se concentrar para mitigar esse risco. Os diagramas de espinha de peixe também são muito úteis para encontrar a causa raiz de um problema. Uma causa raiz é a causa inicial de uma situação que apresenta um problema ou risco. O objetivo do uso de diagramas de espinha de peixe na gestão de riscos é identificar a causa raiz de um problema potencial em um projeto ou programa.

Estudo de caso: "Uso de um diagrama de espinha de peixe para identificar causas de riscos"

Miguel é gerente de projeto da Office Supply Inc. Ele está na fase de planejamento para um próximo projeto de promoção de verão, que incluirá a entrega gratuita de produtos. Infelizmente, no passado, a empresa teve problemas para entregar produtos em edifícios de escritórios no centro da cidade a tempo. Miguel cria um diagrama de espinha de peixe para ver se consegue identificar algumas das possíveis causas desse problema a fim de mitigar o risco no projeto atual. Ele segue estas etapas para criar o diagrama:

Etapa 1 - Definir o problema

Em primeiro lugar, Miguel define claramente o que o problema implica. Neste caso, Miguel afirma que o problema é “entregar produtos em edifícios de escritórios do centro da cidade a tempo”. Depois, ele adiciona o problema à cabeça do diagrama de espinha de peixe.

problemas para entregar produtos em escritórios do centro a tempo

Etapa 2 - Identificar as categorias

Nesta etapa, Miguel pensa nos tipos de categorias que podem estar causando o problema. Essas categorias mudarão dependendo do tipo de problema ou setor. Alguns exemplos comuns de categorias são “pessoas”, “tecnologia”, “materiais”, “transporte”, “dinheiro”, “tempo”, “ambiente” e “procedimentos”.

Para o problema de entrega na Office Supply Inc., Miguel indica as categorias “pessoas”, “tecnologia”, “materiais”, “transporte” e “ambiente” nas partes superior e inferior das listas à esquerda do problema no diagrama de espinha de peixe.

Etapa 3 - Brainstorming das causas

Agora que Miguel identificou possíveis categorias relacionadas ao risco, ele faz um brainstorming de áreas de preocupação dentro de cada categoria. Ele pede ajuda à equipe para identificar essas possíveis causas. Em seguida, Miguel preenche as listas com algumas das causas que podem estar relacionadas a cada categoria.

Dica profissional: no brainstorming, não deve haver julgamentos. Incentive o compartilhamento de informações relacionadas às categorias e tente não descartar as possibilidades. Ao lidar com fatores humanos, evite nomear indivíduos. Em vez disso, concentre-se apenas nos comportamentos.

Etapa 4 - Analisar as causas

Agora que Miguel descobriu várias possíveis causas para os problemas de entrega nos escritórios do centro, ele as analisa. Ele precisa identificar a causa raiz do problema existente para descobrir como mitigá-lo no projeto atual.

Observe que uma causa de um problema não é necessariamente a causa raiz. Por exemplo, Miguel identificou que a falta de empilhadeiras é um problema. Um número maior de empilhadeiras permitiria que a empresa carregasse e descarregasse os produtos dos caminhões mais rapidamente. No entanto, depois de calcular o tempo necessário para descarregar e carregar os produtos, Miguel percebe que a adição de mais empilhadeiras não reduzirá significativamente o tempo para levar os produtos do armazém até os escritórios do centro. Portanto, essa é uma das causas do problema, mas não é a causa raiz.

Por outro lado, Miguel percebeu que não há um cronograma definido para o envio de entregas. Como o problema só existe na cidade e não nas áreas suburbanas, ele percebe que o trânsito também deve estar contribuindo para os atrasos das entregas. Portanto, a mudança do horário para que os prazos de entrega sejam antes da hora do rush da cidade pode ajudar a corrigir o problema.

Dica profissional: diagramas de espinha de peixe são ferramentas que podem ser úteis em qualquer fase do projeto. Quando são usados no planejamento de risco, você tenta identificar as possíveis causas de um problema que pode ou não ocorrer. Quando são usados na fase de execução, você tenta encontrar a causa raiz de um problema que já ocorreu.

Principal conclusão

A identificação de riscos e a medição do possível impacto deles em um projeto podem ser tarefas complexas. Você pode criar diagramas de espinha de peixe para ajudar a visualizar esses problemas. Para recapitular, as etapas da criação de um diagrama de espinha de peixe são:

• Definição do problema

• Identificação das categorias

• Brainstorming das causas

• Análise das causas

Depois de desenvolver um diagrama de espinha de peixe para ajudar a encontrar a causa raiz de um problema e medir o possível impacto dele no projeto, continue e descubra como mitigar o risco.

Prática: como analisar causas e mitigar riscos

Plugin. Duração: 30 min

Entender causa e efeito

Diagrama de espinha de peixe e avaliação de risco

Conecte a causa ao efeito e desenvolva um plano de mitigação

Cloche é uma padaria que vende pão, bolos e refeições leves. Eles estão introduzindo um novo serviço de entrega e pretendem antecipar potenciais riscos. Como gerente de projeto, ajude-os a descobrir potenciais riscos e, em seguida, faça uma avaliação de risco.

Identificar as possíveis causas

Este diagrama mostra várias causas e um efeito resultante: um cliente insatisfeito. Associe a causa potencial à categoria de risco correta, arrastando-a para a linha que leva a essa categoria, ou use o sinal de adição para selecionar a categoria associada à possível causa.

Prática: como analisar causas e mitigar riscos

Qual é o plano de mitigação?

Conclua o registro de riscos arrastando o plano de mitigação para seu risco correspondente, ou use o sinal de adição para escolher um risco. Depois de concluir a página 1, continue para a página 2.

Tipos de risco

Video. Duração: 5 min

Vamos discutir alguns tipos comuns de riscos para os quais você pode se planejar enquanto gerencia um projeto.

Embora existam muitos tipos diferentes de riscos que podem impactar seu projeto, os maiores que você deve saber são:

• riscos de tempo,
• riscos de orçamento
• riscos escopo.

Vamos ver os detalhes de cada um.

1 - Primeiro, temos riscos de tempo. Riscos de tempo referem-se à possibilidade de as tarefas do projeto demorarem mais do que o esperado para serem concluídas.

Você precisa estar ciente dos riscos de tempo porque tempo é dinheiro. A má gestão de tempo pode esgotar seu orçamento e desagradar as partes interessadas causando atrasos.

2 - Em seguida, temos riscos de orçamento. Riscos de orçamento referem-se à possibilidade de o custo de um projeto aumentar devido ao mau planejamento ou aumento do escopo do projeto.

Você precisa estar ciente do risco de orçamento, pois o orçamento é fundamental para o controle de custos do projeto.

Por exemplo, se gastar demais, você poderá não conseguir pagar seus fornecedores. Isso pode resultar em alguns danos à reputação da empresa.

3 - Por fim, temos Risco de escopo. Riscos de escopo referem-se à possibilidade de um projeto não produzir os resultados descritos nas metas do projeto.

Você precisa estar ciente dos riscos de escopo porque as entregas do projeto podem não ser aceitáveis para as partes interessadas ou os clientes, e isso pode prejudicar o propósito de todo o projeto.

Embora os riscos de tempo, orçamento e escopo sejam muito comuns, há outros tipos de riscos externos que você deve conhecer. Os riscos externos se referem a riscos que resultam de fatores fora da empresa sobre os quais você tem pouco ou nenhum controle.

Por exemplo, seu projeto pode ser afetado por um risco ambiental, como uma grande tempestade, ou um risco legal, como uma mudança nas exigências regulatórias.

Também é importante saber que existem inúmeros tipos de riscos.

Não há uma receita de como identificar e gerenciar todos os riscos possíveis. Mas, se você tiver um plano, terá um preparo melhor para lidar com o que surgir.

Agora vamos discutir um certo tipo de risco conhecido como um ponto único de falha. Um ponto único de falha é um risco que tem o potencial de ser catastrófico e interromper o trabalho em um projeto.

São riscos que têm o poder de parar o trabalho de uma equipe inteira, o que significa que ninguém pode avançar nas tarefas até que o problema seja resolvido.

Por exemplo, no caso da Office Green, um ponto único de falha pode ser uma falta de energia que derruba o banco de dados interno em que todas as informações sobre o projeto estão armazenadas.

Enquanto o banco de dados não voltar a funcionar, a equipe não terá acesso a nenhuma das informações de que precisa para fazer o seu trabalho. Assim, a equipe não conseguirá concluir as tarefas atribuídas. Para mitigar esse risco, você pode orçar um serviço de nuvem separado para servir como backup de toda a documentação e informações do projeto.

Como gerente de projeto, você precisará identificar e monitorar potenciais pontos únicos de falha no projeto, pois eles podem ser prejudiciais para o cronograma, orçamento e escopo do projeto.

Questão

Qual o risco se refere à possibilidade de um projeto não produzir os resultados descritos nas próprias metas?

• Risco de tempo
• Dependência
• Risco orçamentário
• Risco de escopo
  Correct - O risco de escopo se refere à possibilidade de um projeto não produzir os resultados descritos nas próprias metas. Riscos de tempo, orçamentários e de dependências também podem representar riscos para o projeto.

Outra fonte de risco que precisa ser considerada são as dependências. Uma dependência é uma relação entre duas tarefas do projeto, em que o início ou a conclusão de uma depende do início ou conclusão da outra. Em outras palavras, dependências são como vínculos que conectam uma tarefa do projeto a outra.

Uma dependência deve ser tratada antes que a tarefa possa ser concluída ou antes que outra tarefa possa começar. Como dependências são como vínculos que conectam uma tarefa do projeto a outra, elas são muitas vezes uma fonte enorme de riscos para um projeto.

Por exemplo, imagine que você encarregou um colega de equipe da contratação de um fornecedor local de plantas. Enquanto não assinarem um contrato com o fornecedor, sua equipe não poderá fazer pedidos. -Isso é uma dependência.

Agora, é aqui que entra o risco. Se um colega de equipe não cumprir o prazo de contratação e sair de férias por uma semana, poderá atrasar o cronograma do projeto. Nada bom, certo?

Se você não se planejar para dependências, poderá arriscar e impactar o cronograma orçamentário ou resultado do projeto. Para evitar que algo assim aconteça, você pode pedir a um colega de equipe para compartilhar os planos de ausência do escritório com você no início do projeto. Isso ajuda a ficar a par das agendas de todos, garantindo que haja planos de backup preparados para manter o cronograma do projeto.

Existem dois tipos de dependências:

• interna.

• externa.

• Dependências internas referem-se a dependências dentro do projeto sobre as quais você e sua equipe têm controle.

Por exemplo, você precisará garantir a aprovação em um design de website antes que o desenvolvimento possa começar.

• Dependências externas são aquelas sobre as quais você não tem controle.

Por exemplo, a fazenda onde seu fornecedor de plantas trabalha pode ter passado por uma estação de chuvas mais leve este ano, o que significa que eles terão menos plantas para vender.

Existem muitos riscos diferentes que podem impactar seu projeto, desde riscos de tempo até riscos de orçamento e de escopo. Mas lembre-se: nenhum projeto está isento de riscos.

Com um planejamento antecipado cuidadoso, você pode fazer de tudo para evitar que riscos ocorram.

No próxima lição, veremos como mitigar riscos.

Teste seu conhecimento: como avaliar o impacto do risco

Quiz. 4 questões | Nota Final: 100%

Como gerenciar riscos de ponto único de falha

Leitura. Duração: 10 min

Anteriormente, você aprendeu a usar várias ferramentas e estratégias para identificar e gerenciar riscos enquanto planeja seu projeto. Nesta leitura, veremos como gerenciar riscos com maior potencial de impacto no projeto.

Riscos de ponto único de falha

Depois de identificar os riscos e classificá-los, dê atenção especial aos riscos que podem ter um efeito catastrófico na capacidade da equipe de concluir o projeto. Um único ponto de falha é um risco que, se ocorresse, poderia causar uma interrupção significativa no projeto e poderia até mesmo encerrá-lo. Você deve planejar esses riscos no início do projeto.

Por exemplo, muitos projetos usam especialistas no assunto (SMEs, na sigla em inglês), que são membros da equipe com amplo conhecimento sobre um determinado trabalho, processo, departamento, função, tecnologia, máquina, material ou tipo de equipamento. O objetivo dos SMEs é aconselhar você durante todo o ciclo de vida do projeto. A inclusão de apenas um SME que conhece um sistema essencial na equipe é um exemplo de um risco de ponto único de falha. Esta SME só oferecerá uma perspectiva e, se ele for a única pessoa com conselhos sobre o sistema, não haverá ninguém para apresentar outra visão.

Estudo de caso:

"Uso de estratégias de mitigação para gerenciar riscos de ponto único de falha"

Vamos imaginar que a Office Green usa sementes de plantas de uma empresa da América do Sul para a maioria de suas ofertas. As plantas produzidas por essas sementes estão em alta demanda pelos clientes da Office Green. No entanto, o governo local dos fornecedores acaba de anunciar que imporá um novo imposto sobre a exportação de sementes e produtos. Por isso, o preço das sementes de repente fica tão alto que é difícil para a empresa fornecer as sementes à Office Green, colocando o projeto em risco de não ter essas sementes disponíveis para compra.

Vejamos como essas quatro estratégias de mitigação de riscos podem ser usadas para gerenciar riscos de um ponto único de falha no exemplo da Office Green:

Evitar

Essa estratégia busca evitar ou livrar-se da situação como um todo. No exemplo da Office Green, a equipe poderia evitar esse risco inteiramente considerando o uso de outra semente que esteja amplamente disponível em vários locais.

Minimizar

Para mitigar um risco, é necessário tentar minimizar os efeitos catastróficos que ele poderia ter no projeto. O segredo para minimizar o risco é a percepção de que o risco existe. É por isso que geralmente as estratégias de mitigação são chamadas de soluções alternativas. E se a equipe da Office Green decidisse usar tanto o fornecedor original sul-americano quanto outro fornecedor de um país vizinho? Muito provavelmente, a mudança na tributação e regulamentação não afetaria ambas as empresas, e isso daria à Office Green flexibilidade sem ter que eliminar completamente seu fornecedor preferido.

Transferir

A estratégia de transferência passa a responsabilidade de lidar com o risco para outra pessoa. A equipe da Office Green poderia encontrar um fornecedor na América do Norte que use as sementes de vários outros países da América do Sul e comprar as sementes deles. Assim, a responsabilidade pelos riscos e custos regulatórios sul-americanos seria desse fornecedor.

Aceitar

Por fim, você pode aceitar o risco como o custo normal de fazer negócios. Aceitação ativa de risco geralmente significa reservar recursos extras para se livrar de problemas. A aceitação passiva do risco é a abordagem em que “não se faz nada”. Embora a aceitação passiva possa ser razoável para riscos menores, não é recomendada para a maioria dos riscos de ponto único de falha. Também é importante ter proatividade e mitigar os riscos com antecedência sempre que possível, pois isso pode evitar que você tenha que aceitar riscos. No caso da Office Green, o gerente de projeto poderia agendar uma reunião com as partes interessadas do projeto para discutir o aumento dos impostos sul-americanos e como isso poderia impactar o custo do projeto. Depois, eles podem decidir aceitar ativamente o risco, reservando recursos adicionais para adquirir as sementes de outro fornecedor se necessário ou aceitar passivamente o risco de não receber as sementes no período.

Principal conclusão

Se você tiver estratégias que possa usar para evitar, minimizar, transferir e aceitar os riscos do projeto, inclusive riscos de ponto único de falha, você poderá proteger melhor o projeto do possível impacto desses riscos.

Como visualizar relações de dependência

Leitura. Duração: 10 min

Você aprendeu a identificar vários tipos de riscos. Nesta leitura, veremos os diferentes tipos de dependências que podem desempenhar um papel essencial no sucesso do nosso projeto.

Tipos de dependências

As dependências são uma relação entre duas tarefas do projeto em que a conclusão ou o início de uma depende da conclusão ou do início da outra. Vamos conferir quatro tipos comuns de dependências:

Do fim ao início (FS, na sigla em inglês)

Nesse tipo de relação entre duas tarefas, a Tarefa A deve ser concluída antes que a Tarefa B possa ser iniciada. Essa é a dependência mais comum no gerenciamento de projetos. Segue a progressão natural de uma tarefa para outra.

Exemplo: imagine que você está se preparando para receber alguns amigos para jantar. Você só pode começar a calçar os sapatos (Tarefa B) depois que terminar de colocar as meias (Tarefa A).

Tarefa A: terminar de colocar as meias. →Tarefa B: começar a calçar os sapatos.

Do fim ao fim (FF, na sigla em inglês)

Nesse modelo, a Tarefa A deve ser concluída antes que a Tarefa B possa ser concluída. Esse tipo de dependência não é comum.

Exemplo: no início do dia, você assou um bolo. Você só pode terminar de decorar o bolo (Tarefa B) depois que terminar de fazer a cobertura (Tarefa A).

Tarefa A: terminar de fazer a cobertura. →Tarefa B: terminar de decorar o bolo.

Do início ao início (SS, na sigla em inglês)

Nesse modelo, a Tarefa A só pode começar quando a Tarefa B começa. Isso significa que as Tarefas A e B começam ao mesmo tempo e ocorrem em paralelo.

Exemplo: para o jantar, você está fazendo macarrão. Você não pode começar a cozinhar a massa (Tarefa B) até que a água comece a ferver (Tarefa A).

Tarefa A: começar a ferver a água→Tarefa B: começar a cozinhar a massa.

Do início ao fim (SF, na sigla em inglês)

Nesse modelo, a Tarefa A deve começar antes que a Tarefa B possa ser concluída

Exemplo: um amigo seu liga para dizer que se atrasará. Ele só poderá terminar o expediente (Tarefa B) e sair do trabalho quando a colega de trabalho dele chegar para iniciar o expediente dela (Tarefa A).

Tarefa A: a colega de trabalho do seu amigo começa o expediente dela. →Tarefa B: seu amigo termina o expediente dele.

Gráficos de dependências

Como gerente de projeto, você usará essas dependências para representar visualmente o fluxo de trabalho durante o seu projeto. Vamos ver como usar um gráfico de dependências com um exemplo cotidiano.

Imagine que você está fazendo sanduíches de manteiga de amendoim e geleia para as crianças que vão ao seu jantar e quer usar relações de dependência para associar as atividades em um gráfico.

Hora da geleia da manteiga de amendoim

Atividade A: reunir materiais. Relação: após iniciar o projeto. Atividade B: colocar geleia em uma fatia de pão. Relação: após A. Atividade C: colocar manteiga de amendoim em uma fatia de pão. Relação: após A. Atividade D: unir as duas fatias de pão. Relação: após B e C. Atividade E: servir para as crianças. Relação: Depois da atividade D

Vamos separar cada tarefa para criar o gráfico de dependências:

1. Ao começar a preparar os sanduíches, você precisa reunir os materiais: pão, faca, geleia, manteiga de amendoim, pratos e guardanapos (Tarefa A).

2. Nesse momento, você pode colocar geleia em uma fatia de pão (Tarefa B) e manteiga de amendoim em outra fatia (Tarefa C).

3. Agora você precisa juntar as duas fatias de pão (Tarefa D)

4. Por fim, você pode colocar o sanduíche em um prato e servi-lo (Tarefa E).

Principais conclusões

Existem quatro tipos de dependências de tarefas:

• Do fim ao início

• Do fim ao fim

• Do início ao início

• Do início ao fim

Um gráfico de dependências pode ajudar você a visualizar essas diferentes dependências e o fluxo do trabalho que precisa ser cumprido em um projeto. Eles também podem ajudar a identificar riscos associados a eles.

Teste seu conhecimento: como identificar e avaliar riscos

Quiz. 4 questões | Nota Final: 100%

3. Como mitigar e informar riscos

Estratégias de mitigação de riscos

Video. Duração: 3 min

Você aprendeu a identificar riscos do seu projeto e avaliá-los usando uma matriz de probabilidade e impacto.

Agora que você sabe quais riscos requerem sua atenção, como você determina o que fazer com eles?

É aí que entra o planejamento de mitigação de riscos. O planejamento de mitigação de riscos visa encontrar formas de eliminar ou reduzir o impacto de riscos potenciais no projeto.

Existem quatro formas comuns de mitigar riscos:

• Você pode evitar,
• aceitar,
• reduzir ou controlar ou
• transferi-los.

Vamos conferir cada opção usando o exemplo da Office Green.

1. Às vezes, você pode evitar completamente o risco.

Por exemplo, se você descobrir que um certo fornecedor com quem tem considerado trabalhar no projeto da Office Green tem uma má reputação em relação ao cumprimento de prazos, você pode optar por evitar esse risco contratando um fornecedor diferente.

2. Você também pode aceitar o risco, especialmente se considerá-lo com baixa probabilidade e impacto. Nesse caso, você aceita a possibilidade de que esse risco possa acontecer. Você concordou em monitorá-lo ao longo do projeto e não terá muitos problemas com o risco se ele acontecer.

Por exemplo, talvez o seu fornecedor de plantas diga que não tem em estoque um dos estilos de vaso que você pediu.

O fornecedor tem certeza de que terá tempo para receber os vasos sem atrasar o cronograma do seu projeto, mas, se houver um problema com toda remessa de estoque, as entregas para os clientes poderão atrasar em até dois dias.

Em vez de contratar um novo fornecedor, você decide que faz mais sentido aceitar o risco. Não seria ideal se esse atraso ocorresse, mas você é flexível e sabe que aceitar esse risco poupará você e sua equipe da dor de cabeça de contratar um novo fornecedor, o que poderia levar duas semanas.

Outra forma de mitigar um risco é:

3. Reduzir ou controlá-lo. Pessoalmente, gosto de usar uma árvore de decisão ao criar planos de mitigação.

Uma árvore de decisão é um fluxograma que ajuda a visualizar o impacto mais amplo de uma decisão sobre o resto do seu projeto.

Por exemplo, você decide contratar o fornecedor conhecido por não cumprir prazos porque sabe que ele faz um ótimo trabalho.

Nesse caso, você pode criar um fluxograma rápido que mostra os riscos e as opções potenciais para cuidar disso, como verificar o andamento com o fornecedor diariamente, seja por e-mail, seja por reuniões.

Em último caso, você pode optar por fazer reuniões diárias com a equipe para garantir que as tarefas estejam sob controle.

4. Finalmente, você pode optar por transferir o risco.

Por exemplo, você determinou que é muito arriscado tentar cultivar plantas no local na Office Green porque a possibilidade de tempo ruim ou pragas poderia impactar negativamente seu produto. Em vez disso, você decidiu transferir o risco para outra parte ou partes.

Ao terceirizar a produção de plantas para fornecedores locais, você terá o poder de mudar de fornecedor se houver um problema com a qualidade.

Ao transferir o risco, você não corre o risco de perder tempo, recursos nem dinheiro.

Recapitulando, existem quatro maneiras comuns de mitigar um risco são: evitar, aceitar, reduzir ou controlar ou transferi-lo.

O uso de uma dessas quatro estratégias pode ajudar você a assumir efetivamente o controle dos riscos do seu projeto.

A seguir, vamos discutir como documentar esses riscos em um plano de gestão de riscos.

Como criar um plano de gestão de riscos

Video. Duração: 3 min

Agora que você sabe as opções para mitigar riscos potenciais, vamos ver como documentar suas decisões de planejamento de riscos. Como estamos vendo neste curso, a documentação é uma parte crucial da sua função como gerente de projeto. Ela é importante principalmente para identificar riscos e criar um plano para mitigá-los.

Plano de gestão de riscos é um documento vivo que contém informações sobre riscos de alto nível e o plano de mitigação para cada um desses riscos.

Esse plano ajuda a garantir que seus colegas de equipe e partes interessadas terão uma compreensão básica dos problemas potenciais e um plano para lidar com eles caso ocorram.

A gestão de riscos é uma prática contínua da qual você participará durante todo o planejamento e a execução de um projeto.

Como a gestão de riscos muda ao longo do projeto, o plano deve ser atualizado regularmente para adicionar riscos recém-identificados, remover riscos que não são mais relevantes e incluir alterações nos planos de mitigação.

Vamos rever um exemplo de plano de gestão de riscos semelhante ao que às vezes usamos aqui na Google:

• Na parte superior do documento, incluímos o nome da empresa e, abaixo dele, o nome do projeto.

• Também incluímos o autor do documento para que qualquer pessoa que consulte o plano saiba exatamente com quem deve entrar em contato se tiver alguma dúvida.

• Nesse modelo, também há um espaço reservado para o status do documento. Enquanto você cria o plano, pode indicar o status “em andamento”. Depois de concluir o plano, você pode alterar o status para “final”.

• Também incluímos detalhes úteis como quando o documento foi criado e quando foi atualizado pela última vez.

Detalhes como esses podem parecer pequenos, mas incluí-los é uma prática recomendada. Isso é porque a transparência sobre datas dá às partes interessadas uma ideia do quão atualizado o documento está.

• Abaixo desses detalhes, nós temos o objetivo do documento. Aqui, escrevemos que nosso objetivo é esboçar planos de mitigação para o projeto Plant Pals.

• Abaixo disso, adicionamos um resumo executivo do projeto.

Resumos executivos devem incluir uma breve introdução às condições normais de um projeto e um esboço dos riscos potenciais que podem afetar o projeto.

Agora vamos às coisas mais importantes: os riscos e como vamos mitigá-los.

Esse documento também inclui o registro de riscos que você viu anteriormente, que é uma tabela ou um gráfico que contém a lista de possíveis riscos.

Aqui, esboçamos um dos riscos potenciais para o projeto Plant Pals, que é o potencial de o fornecedor se atrasar no prazo.

Atribuímos a esse risco uma classificação de risco inerente médio.

Lembre-se de que risco inerente é a medida de um risco calculada por sua probabilidade e impacto.

Um plano de mitigação também foi incluído para esse risco, que é realizar reuniões diárias com o fornecedor para ajudá-lo a se manter em dia com a tarefa.

Abaixo, no apêndice do documento, você encontra gráficos de probabilidade e impacto, bem como uma matriz de probabilidade e impacto que usamos para avaliar os riscos.

Depois de preencher o plano de gestão de riscos, você vai compartilhá-lo com a equipe e as partes interessadas para que eles façam suas contribuições e garantir que estejam alinhados com os planos.

A seguir, vamos nos aprofundar no tema de como informar riscos às partes interessadas.

Teste seu conhecimento: como mitigar e informar riscos

Quiz. 4 questões | Nota Final: 100%

Como informar riscos às partes interessadas

Video. Duração: 4 min

Como você aprendeu nas últimas Lições, identificar e avaliar riscos é uma parte crucial do processo de planejamento do projeto. Esses exercícios ajudam a esclarecer os riscos mais importantes para você e sua equipe e garantir que todo mundo chegue a um acordo sobre para quais riscos se planejar.

Mas não basta você e seus colegas de equipe conhecerem os maiores riscos de um projeto. Você também precisa informar esses riscos às partes interessadas do projeto, seja por meio de documentação, e-mail, reuniões ou outras formas de comunicação que você considere apropriadas.

As partes interessadas precisam estar cientes dos riscos a que um projeto está sujeito, porque, se você não contar a elas os riscos importantes, elas podem ficar menos preparadas para ajudar você se um problema surgir.

Por exemplo, elas podem não conseguir fornecer um orçamento maior caso você precise ou mais recursos se você solicitar. Pior ainda, a parte interessada pode ser pega de surpresa por um problema.

Surpresas desagradáveis como essas podem diminuir a confiança em você como líder do projeto. Elas provavelmente vão querer saber se você estava ciente da possibilidade de que esse risco poderia ocorrer e podem perguntar por que você não compartilhou essas informações com elas antes.

É por isso que é importante se comunicar cedo e com frequência com as partes interessadas sobre riscos de médio e alto nível. Isso define expectativas com as partes interessadas sobre o que potencialmente esperar durante a fase de execução do projeto e demonstra que você tomou medidas para mitigar e se planejar para aqueles riscos se eles acontecerem. Isso também dá a você a oportunidade de sugerir maneiras como elas podem ajudar você se surgir de fato um risco.

Como você informa os riscos às partes interessadas durante a fase de planejamento?

Isso depende da gravidade do risco identificado. Para riscos de baixo nível, algo simples, como um e-mail, pode ser suficiente.

Por exemplo, ao enviar atualizações semanais de planejamento para uma parte interessada do projeto, você pode indicar alguns riscos de baixo nível que são relevantes para os interesses delas e brevemente explicar como lidará com eles caso surjam.

Para riscos de nível médio, você pode aumentar o nível de comunicação para um e-mail direto entre você e a parte interessada mostrando o risco com mais informações e apresentar uma explicação detalhada do seu plano para mitigá-lo.

Você também pode fazer uma conexão com o plano de gestão de riscos para disponibilizar a elas mais informações. Você pode escrever “urgente” no assunto para enfatizar a importância do e-mail.

A natureza séria de riscos de alto nível requer um nível de comunicação completo e direto. Quando você estiver em reunião com as partes interessadas para repassar o plano do projeto, pode adicionar um item na agenda para apresentar riscos graves e seus planos para mitigar esses riscos.

Você também pode usar esse tempo para coletar feedback sobre seu plano de gestão de riscos e pedir informações das partes interessadas sobre como elas sugerem lidar com esses riscos de alto nível.

As partes interessadas podem ter experiência anterior em planejamento para riscos e estratégias semelhantes que você não tinha considerado antes.

Questão

Durante a fase de planejamento, o que você precisa considerar ao comunicar um risco às partes interessadas?

• Escopo do projeto.
• Conhecimento das partes interessadas do projeto.
• Tamanho da equipe do projeto.
• Gravidade do risco identificado.
  Correct - Considere a gravidade do risco identificado. É importante se comunicar com antecedência e frequentemente com as partes interessadas sobre os riscos de médio e alto nível. Para riscos de nível baixo, algo simples como um e-mail pode ser suficiente.

A comunicação sobre os riscos é uma grande parte da minha função aqui na Google. Como gerente de programa, estou constantemente enviando e-mails e fazendo apresentações sobre o status dos meus projetos, muitas vezes com o objetivo de compartilhar riscos conhecidos e meus planos de mitigação de riscos. Ao discutir esses planos com as partes interessadas, muitas vezes descobrimos outros riscos que eu nem tinha considerado.

Por exemplo, em uma reunião recente, estava apresentando um novo produto em potencial para uma parte interessada de uma equipe diferente. Na reunião, ela sinalizou suas preocupações de que minha solução poderia criar riscos de tempo e recursos que poderiam ter um impacto negativo na equipe dela. Essa discussão me deu informações mais completas dos riscos potenciais de meus colegas e das necessidades dos usuários do produto, o que me fez perceber que eu precisava pedir aos patrocinadores do meu projeto orçamento e recursos adicionais.

É sempre uma boa ideia discutir os planos com as partes interessadas. Elas podem ter uma perspectiva diferente.

Para recapitular, é importante informar riscos às partes interessadas para que elas tenham uma capacidade melhor de ajudar você se surgir algum, e você deve adaptar seu estilo de comunicação de acordo com a gravidade do risco. A seguir, vamos rever e resumir tudo o que abordamos.

Atividade: criar um plano de gestão de riscos

Até, Maio 7, 11:59 PM WEST | PGA | Duração: 1h | Nota Final:100%

Link para o modelo: Plano de gerenciamento de riscos (opens in a new tab)

Link para Doc. Word: Plano de gerenciamento de riscos

Atividade: criar um plano de gestão de riscos

Até, Maio 10, 11:59 PM WEST | Avaliar Teste dos colegas | Nota Final: 100%

4. Revisão: Como gerenciar riscos de modo eficaz

Aji: gestão de riscos na Google

Video. Duração: 3 min

Meu nome é Aji e sou gerente de programa sênior no Google. O gerenciamento de programa abrange muitos setores e muitas aplicações diferentes. De modo central, significa que levamos ordem ao caos. O que faço no Google é trabalhar no lançamento de produtos. Também desenvolvo novos processos e procedimentos para equipes. Trabalho em diferentes áreas funcionais, que podem ser engenharia, podem ser UX, podem até ser Operações de pessoas para ajudar a lançar produtos. Para mim, gestão de riscos significa olhar à frente e tentar prever problemas. Comparo isso à analogia de estar em um navio no posto da pessoa que olha para a frente para ter certeza de que não há obstáculos, certo? Muitos de nossos projetos, eu diria que a maioria deles, pelo menos na minha experiência, nunca são feito em um silo. Há outras dependências, certo, e outras equipes que dependem de você para fazer a execução. É muito importante eliminar riscos, olhar para a frente, para gerenciar esses riscos, comunicá-los às partes interessadas apropriadas, para ter certeza de que você está cumprindo seus compromissos. Acho que o primeiro passo é identificar os problemas, chamando as pessoas certas para que você saiba que tem uma lista boa e abrangente e, a partir daí, tentar descobrir como gerenciar esses problemas e, novamente, isso pode e deve ser algo muito colaborativo, certo? Porque todos em sua equipe precisam estar igualmente empenhados em garantir que o projeto seja realizado com êxito. Tenho um projeto em que estou trabalhando agora e, com este projeto, depois que determinamos qual seria nossa estratégia e qual seria nosso estado final, de uma perspectiva de estratégia de produto, o próximo passo foi criar o que chamamos "simulações de UX" ou "designs de UX", que são, basicamente, apenas imagens do que queremos que nosso estado final seja, de qual é nosso estado ideal, em um formato visual. Como gerente de programa, meu trabalho é dar um passo para trás e definir: quais são as possíveis armadilhas? O que pode dar errado? Conforme comecei os designs e os examinei, percebia que na minha cabeça era difícil aceitar e dizer: “Certo, isso é o que vamos fazer hoje. Isso é o que vai mudar”. Não ficava muito claro para mim, e sou uma pessoa pouco visual e muito mais do tipo que gosta de planilhas e esse tipo de coisa, ter tudo detalhado, por isso, na minha cabeça, eu pensava se estou tendo esse problema ao tentar aceitar, visualmente, dizemos que vamos projetar isso, mas é aqui que estamos, qual é a diferença? Se estou tendo esse problema, talvez outras pessoas também estejam passando por isso. E tudo bem, se outras pessoas estão tendo esse problema, talvez nossos engenheiros também estejam com esse problema. E assim, quando organizei a reunião, dentro de cinco minutos, começamos a perceber que havia diferenças em como eles estavam interpretando o que precisávamos fazer, que tínhamos ido por esse caminho em que estas duas equipes estavam realizando as ações de jeitos diferentes. Não teríamos percebido até o final, e aí teria sido tarde demais. Adoro o gerenciamento de programa. Adoro me deparar com um problema, receber um problema que é muito ambíguo e não muito bem pensado, que gere um grande descontentamento, e, em seguida, apresentar uma solução para esse problema.

Finalização

Video. Duração: 1 min

Vamos recapitular o que discutimos até agora. Você aprendeu o que são riscos, que são eventos potenciais que poderiam impactar seu projeto. Você também aprendeu a diferença entre riscos e problemas, que são problemas conhecidos e reais que podem afetar a capacidade de concluir certa tarefa.

Apresentei a gestão de riscos, que é o processo de identificação de potenciais riscos e problemas que poderiam impactar um projeto, e etapas de avaliação e aplicação para lidar com seus efeitos.

Discutimos como usar o brainstorming como uma técnica para identificar riscos, e eu apresentei as ferramentas que você pode usar para identificar, avaliar e documentar riscos, como uma matriz de probabilidade e impacto, um registro de riscos e um plano de gestão de riscos.

Por fim, discutimos a importância de informar riscos às partes interessadas para definir expectativas e demonstrar o seu trabalho para se planejar e mitigar problemas potenciais do projeto. A seguir, vamos discutir a documentação e a comunicação.

Desafio semanal 4

Até, Maio 7, 11:59 PM WEST | Quiz. 10 questões | Duração: 50 min | Nota Final: 80%

FIM! - Semana 4 - Curso 3