Como criar um plano do projeto

Você aprenderá por que um plano de projeto é necessário e quais componentes ele contém, como criar estimativas de tempo precisas e por que elas são importantes e quais ferramentas e práticas recomendadas usar para criar um plano de projeto.

Dedicação ao estudo

• Videos: 41 min

• Leitura: 1h

• Teste: 2 Testes com avaliação

Objectivos

• Examinar as ferramentas e práticas recomendadas para criar um plano de projeto.
• Aprender a fazer estimativas de tempo precisas e descrever técnicas para adquiri-las dos integrantes da equipe.
• Explicar por que um plano de projeto é necessário e quais componentes ele contém.

Conteúdos

1. Primeiros passos com um plano de projeto
2. Como usar estimativas para definir cronogramas de projeto
3. Como utilizar ferramentas para criar um plano de projeto
4. Revisão: Como criar um plano do projeto

1. Primeiros passos com um plano de projeto

Introdução: Como criar um plano de projeto

Video. Duração: 1 min

Bem-vindo de volta. Na seção anterior, aprendemos mais sobre a fase de planejamento que é a segunda fase do ciclo de vida do projeto. Apresentamos a reunião inicial, que é a primeira reunião da equipe do projeto. Também conversamos sobre marcos e tarefas e como defini-los em um projeto. A seguir, vamos explicar por que é necessário criar e gerenciar um plano de projeto. Vamos discutir a definição de um plano de projeto e vamos aprender o que normalmente faz parte de um. Isso inclui o cronograma do projeto, que vai ajudar a orientar sua equipe até a linha de chegada. Também vamos falar como usar métodos de estimativa de tempo para evitar o fracasso do projeto. Vamos apresentar algumas técnicas de estimativa de tempo que podem ajudar você a criar um cronograma de projeto preciso. Finalmente, vamos examinar ferramentas e práticas recomendadas que podem ser usadas para criar um plano de projeto. Tudo pronto para começar? Encontre-me no próximo vídeo.

Componentes de um plano de projeto

Video. Duração: 2 min

Um plano de projeto pode ser útil para qualquer projeto, grande ou pequeno, porque ajuda a documentar o escopo, as tarefas, os marcos e as atividades gerais do projeto. No centro do plano de projeto está o cronograma. O cronograma pode ajudar você a estimar a quantidade de tempo que levará para concluir o projeto e pode oferecer à equipe um jeito de acompanhar o andamento do projeto em relação às metas.

O que entra em um plano de projeto pode variar de empresa para empresa, mas a maioria dos planos contém estes cinco elementos básicos.

São eles:

• tarefas,
• marcos,
• pessoas,
• documentação,
• tempo.

Vamos ver os detalhes de cada um. Um plano de projeto incluirá tarefas e marcos, dois assuntos que discutimos antes.

Tarefas são atividades que precisam ser realizadas em um determinado período. Elas são atribuídas a diferentes integrantes da equipe de acordo com as funções e habilidades deles. Marcos são pontos importantes dentro do cronograma que indicam progresso. Eles geralmente significam a conclusão de uma entrega ou fase do projeto.

Um plano de projeto também incluirá as Pessoas que trabalham em sua equipe e e as funções delas. É importante que cada integrante da equipe entenda a função que tem e as tarefas pelas quais é responsável. Garantir que todos estejam cientes das tarefas atribuídas libera você para se concentrar no gerenciamento do projeto e cria um senso de responsabilidade pessoal nos integrantes da equipe.

Um plano de projeto é um bom lugar para vincular a Documentação relevante. Isso inclui documentos como o gráfico RACI, que ajuda a definir funções e responsabilidades para os indivíduos de sua equipe. Também é possível vincular seu termo de abertura, que define claramente o projeto e descreve os detalhes necessários para atingir as metas. A documentação relevante também pode incluir documentos como orçamento e plano de gerenciamento de riscos. Vamos falar mais sobre eles posteriormente no curso.

Por último, um plano de projeto precisa incluir o Tempo estimado que será gasto no projeto. Isso forma a base do cronograma, que é a âncora de seu plano de projeto. O tempo estimado inclui datas em que tarefas precisam ser iniciadas e concluídas e as datas em que você espera atingir vários marcos. Também inclui as datas de início e término do projeto, que são importantes para determinar de quais recursos você precisará e quando.

Questão

Qual as opções a seguir explica por que um plano de projeto é necessário?

• Atende aos critérios padrão usados em muitos setores e empresas para demonstrar novos desenvolvimentos
• Garante que o projeto não falhará, planejando todas as tarefas que a equipe fará no decorrer dele
• Compara e contrasta as melhores ferramentas que a equipe pode usar para o sucesso do projeto
• Contém o cronograma, os papéis da equipe, as tarefas, os marcos e os documentos do projeto para acompanhar o andamento em relação às metas
  Correta - Um gerente de projeto adiciona esses componentes para projetos grandes e pequenos

Questão

Dentro das opções a seguir, quais são relevantes e podem ser incluídas pelo gerente no plano do projeto? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Notas retrospectivas
• Orçamento
  Correta O orçamento é a estimativa de recursos monetários necessários para atingir as metas e os objetivos do projeto.
• Gráfico RACI
  Correta - O gráfico RACI ajuda a definir papéis e responsabilidades para os indivíduos em uma equipe.
• Termo de abertura do projeto
  Correta - O termo de abertura do projeto define o projeto e descreve os detalhes que a equipe precisa para atingir as metas.

Então, como exatamente você estima quanto tempo isso vai levar? Encontre-me no próximo vídeo para descobrir.

Como juntar as peças de um plano de projeto

Leitura. Duração: 10 min

Cada plano de projeto é um artefato vivo que serve como o roteiro de sua equipe ao longo do projeto. Cobrimos alguns elementos comuns dos planos de projeto, incluindo tarefas, marcos, pessoas, documentação e tempo. Vamos ver como esses elementos se cruzam com outros componentes importantes para criar um plano abrangente para o seu projeto.

Como os componentes do plano de projeto estão conectados

Você aprendeu que no centro do plano do projeto está o cronograma, que ajuda a estimar a quantidade de tempo que levará para concluir o projeto e oferece à equipe uma maneira de acompanhar o progresso do projeto em comparação com suas metas.

Além do cronograma, também é necessário incluir os seguintes componentes em seu plano de projeto:

• Escopo e metas

• Estrutura analítica do projeto (WBS)

• Orçamento

• Planos de gerenciamento

Escopo e metas do projeto

Tanto o escopo do projeto quanto as metas serão colocados inicialmente no termo de abertura do projeto, o documento que define claramente os principais detalhes do seu projeto. É possível vincular o termo de abertura ao plano do projeto. Deixar facilmente acessíveis os detalhes sobre o escopo e as metas do projeto poderá ajudar a lembrar sua equipe dos objetivos que ela está tentando cumprir e se algo foi solicitado a eles que vá além do que foi inicialmente acordado para atingir esses objetivos.

Estrutura analítica do projeto (WBS)

Como um lembrete, uma Estrutura analítica do projeto é uma ferramenta que classifica os marcos e as tarefas de um projeto em uma hierarquia, na ordem em que precisam ser concluídos. A WBS é a chave para o seu plano de projeto, porque divide o trabalho em partes mais gerenciáveis. Em seu plano de projeto, as tarefas precisam ficar visíveis em um lugar com descrições, datas de conclusão e proprietários claros. Isso permitirá que você e sua equipe entendam quem é responsável por quais tarefas e quando cada uma delas precisa ser concluída. Seu plano de projeto também precisa conter marcos e status detalhados relacionados a essas tarefas, o que ajudará você e os integrantes de sua equipe a visualizar o andamento do projeto.

Além da WBS, outras documentações (como uma matriz de atribuição de responsabilidades) ajudarão a definir os papéis e as responsabilidades. Seria útil adicioná-las ao seu plano de projeto. Manter essa documentação armazenada ou vinculada em um só lugar é uma prática recomendada para conseguir transparência e comunicação eficaz.

Orçamento

Ao longo do ciclo de vida do projeto, o orçamento precisará ser gerenciado e monitorado. O orçamento do projeto geralmente está vinculado ao plano do projeto porque depende muito dos elementos principais do projeto. Vincular esses componentes possibilita gerenciamento e visibilidade mais fáceis.

Dependendo do tamanho do projeto e da sua organização, talvez você não seja a principal pessoa responsável pelo gerenciamento do orçamento do projeto. Por exemplo, se o projeto estiver em uma organização grande e os fundos forem administrados por outro departamento, talvez você não tenha tanta autonomia ou visão de todos os elementos do orçamento. Por conta disso, talvez não seja possível monitorar o orçamento de perto. Se alguém em outro departamento estiver gerenciando o orçamento, faça verificações regulares com ele para garantir que esteja ciente de como está fazendo o acompanhamento.

Planos de gerenciamento

Os planos de gerenciamento tais como os planos de gestão de mudança, de planos de gerenciamento de riscos e de planos de comunicação são essenciais para manter um projeto organizado e sob controle e precisam ser vinculados ao seu plano de projeto.

Nota: Esses planos serão discutidos detalhadamente nas próximas lições deste curso.

Principal conclusão

O escopo e as metas do projeto, a estrutura analítica do projeto (WBS, na sigla em inglês), o orçamento e os planos de gerenciamento são componentes importantes do plano de projeto. Eles ajudam a definir como os elementos básicos do plano de projeto (incluindo tarefas, marcos, pessoas, documentação e tempo) serão estruturados e utilizados. No entanto, nenhum plano de projeto será o mesmo.

Na Google, trabalhamos com várias ferramentas e modelos diferentes para criar e gerenciar planos de projeto. É importante conhecer suas metas finais e o que é essencial para você e sua equipe para reunir as peças relevantes do projeto.

Teste seu conhecimento: Primeiros passos com um plano de projeto

Quiz. 4 questões | Duração: 8 min | Nota Final: 93,75%

2. Como usar estimativas para definir cronogramas de projeto

Como fazer estimativas de tempo realistas

Video. Duração: 7 min

Como gerente de projeto, você não é responsável por concluir todas as tarefas. Você é responsável por identificar e ajudar a atribuir essas tarefas e, depois, estimar quanto tempo elas levarão para serem concluídas. Essas estimativas se unem para determinar o cronograma geral do projeto. Então, como você estima a quantidade de tempo que uma determinada tarefa levará? Você faz isso com a ajuda de sua equipe.

A estimativa de tempo é uma previsão da quantidade total de tempo necessária para concluir uma tarefa.

A estimativa de esforço é uma previsão da quantidade e dificuldade de trabalho ativo necessário para completar uma tarefa. A estimativa de esforço difere da estimativa de tempo porque o esforço quantifica a quantidade de tempo que uma pessoa levará para concluir o trabalho em uma tarefa. Por outro lado, o tempo se refere à duração geral da tarefa do início ao fim. Isso inclui o tempo inativo. Veja aqui um exemplo. A estimativa de esforço para pintar uma parede pode ser de 30 minutos, mas a de tempo pode ser de 24 horas.

Isso porque, além dos 30 minutos de tempo de pintura ativa, há também 23 horas e meia de tempo de secagem inativa. É importante entender a diferença entre estimativa de tempo e de esforço, porque isso pode ajudar você a ser mais eficiente com os recursos disponíveis. Se houver tempo ocioso associado a uma determinada tarefa, seu colega de equipe estará livre para realizar outras atividades. Um pintor pode fazer outras tarefas enquanto a parede está secando, como pintar a caixa de correio ou a guarnição da janela.

Uma estimativa de esforço irreal pode impactar negativamente o cronograma do projeto. Geralmente, isso acontece quando você subestima a quantidade de tempo que levará para concluir uma tarefa.

Com frequência, o culpado por subestimar o esforço é o otimismo. O otimismo é uma característica maravilhosa para um gerente de projeto. Mas otimismo demais pode levar você a ignorar os riscos potenciais que podem atrasar seus planos. Pode ser tentador fazer a suposição otimista de que as tarefas serão executadas exatamente de acordo com o plano, mas sempre existe a possibilidade de haver contratempos.

Então, como você tenta evitar fazer estimativas de esforço irreais? É possível fazer isso se comunicando com os colegas de equipe atribuídos a cada tarefa. Porque os colegas de equipe terão a compreensão mais realista sobre a quantidade de trabalho necessária para concluir uma tarefa e conseguirão oferecer a você a melhor estimativa. Vamos imaginar esse cenário no contexto de nosso projeto Plant Pals na Office Green.

Lembre-se de que você está lançando um novo serviço para oferecer aos melhores clientes da Office Green plantas pequenas e fáceis de cuidar para colocarem nas mesas. Talvez você presuma que a criação de uma lista de contatos dos principais clientes seja relativamente simples e possa ser concluída em um único dia. Mas é importante realmente considerar certas subtarefas necessárias para concluir o trabalho no planejamento.

Subtarefas referem-se a tarefas menores necessárias para completar uma tarefa maior.

Por exemplo, isso pode incluir uma reunião com a equipe de vendas global para identificar os clientes, coletar informações de contato, determinar as preferências de idioma do cliente e criar uma planilha para armazenar essas informações. Pedir uma estimativa ao colega de equipe designado para a tarefa provavelmente resultará em uma estimativa mais precisa, pois ele terá uma compreensão mais profunda do trabalho e das nuances do que é necessário para concluir a tarefa. Talvez você descubra que possa levar dois dias para a conclusão da criação da lista de contatos, o que pode ser o dobro do tempo que você esperava originalmente. Claro que você geralmente pode fazer perguntas complementares ou até mesmo ignorar respeitosamente a estimativa, conforme necessário. Mais tarde, vamos conversar mais sobre as técnicas que podem ser usadas para conseguir estimativas precisas dos colegas de equipe. Os proprietários de tarefas tendem a ter uma noção mais forte de quanto tempo precisarão para concluir uma tarefa, mas o fato é que estimativas de esforço são só isso, estimativas, o que significa que às vezes elas não são precisas.

Por exemplo, em nosso cenário do Plant Pals, seu colega de equipe estima que levará dois dias para criar uma lista de contatos dos principais clientes. Digamos que a equipe de vendas esteja fora do escritório para um exercício de treinamento e não possa se reunir para discutir a lista antes do fim de semana. Isso criará um atraso na tarefa e, por conta disso, a estimativa original não é mais precisa. Felizmente, há uma ferramenta útil chamada reserva que pode ser usada durante a fase de planejamento para a proteção contra estimativas de esforço imprecisas.

Reserva (Buffer) é um tempo extra adicionado ao final de uma tarefa ou projeto para compensar lentidão ou atrasos inesperados no andamento do trabalho. As reservas são importantes porque podem oferecer uma margem de manobra, só no caso de suas estimativas de tempo e esforço ficarem um pouco aquém do esperado. Com uma reserva, é possível adicionar um tempo extra no cronograma, e o projeto não precisa sair do caminho quando atrasos nas tarefas acabarem surgindo.

Há dois tipos de reservas que podem ser usados ao planejar o cronograma:

• reservas de tarefa,
• reservas de projeto.

Primeiro, temos as reservas de tarefa, que se referem ao tempo extra associado a uma tarefa específica. As reservas de tarefa precisam ser usadas ​​principalmente para tarefas que estão fora do controle da equipe do projeto.
Por exemplo, é possível pedir a um fornecedor de plantas em potencial uma estimativa de custo até segunda-feira. É possível atribuir esse prazo a eles, sabendo que só precisará da estimativa na quinta-feira. O tempo entre a segunda e a quinta-feira é a reserva e oferece tempo extra para sua equipe, caso o fornecedor envie as estimativas para você com um ou dois dias de atraso.

As reservas de tarefa precisam ser usadas ​​com mais moderação nas tarefas sob o controle da equipe do projeto.
Por exemplo, é possível optar por incluir reservas apenas a tarefas difíceis de concluir ou que têm um elemento de imprevisibilidade, como o tempo que as plantas demoram para crescer.

Adicionar uma reserva para cada tarefa pode alongar o cronograma do projeto desnecessariamente, deixando o gestor de projetos, sua equipe e as partes interessadas com um cronograma irreal. É aqui que as reservas de projeto são úteis. As reservas de projeto diferem das de tarefa porque oferecem tempo extra para o cronograma geral do projeto. Em vez de adicionar uma reserva a cada tarefa, é possível adicionar tempo extra como reserva no fim do cronograma do projeto. Em seguida, é possível usar esse tempo extra, dois a três dias, por exemplo, conforme necessário ao longo do projeto. Por exemplo, se um colega de equipe perde um prazo aqui e ali, a reserva de projeto abre espaço no cronograma geral e compensa o tempo perdido. Eu uso reservas com frequência em minhas funções diárias no Google. Por exemplo, em um projeto recente no Google, eu trabalhava com um novo contratado ótimo em programação, mas que vivia perdendo prazos. Percebi que ele não estava se dando tempo de reserva suficiente para fazer os testes. Comecei a fazer perguntas sobre a carga de trabalho atual dele e a complexidade das tarefas e, com base nas respostas, consegui reunir insights sobre o trabalho dele e determinar onde eu precisava incluir uma reserva para as tarefas.

Questão

Preencha a lacuna: Para tarefas que são difíceis de completar ou têm um elemento de imprevisibilidade, um gerente de projeto precisa adicionar um(a) ou mais _.

• estimativas de esforço
• dependências
• subtarefas
• reservas de tarefa
  Correta - Os gerentes de projeto não podem incluir muitas reservas de tarefa, já que isso pode estender o cronograma do projeto.

Em última análise, meu objetivo é garantir que estou definindo um cronograma realista para do projeto. Afinal, se você atingir a meta do projeto dois meses depois do esperado, sua empresa pode não considerar o projeto um sucesso. Estimativa de tempo, estimativa de esforço e reservas podem ajudar você a criar planos realistas para atingir a meta do projeto.

Estudo de caso: Execute rápido, pague depois

Leitura. Duração: 10 min

A estimativa de tempo é usada para prever a quantidade de tempo necessária para concluir uma tarefa. Já falamos sobre como uma parte central de ser um gerente de projeto envolve o planejamento. A execução cuidadosa das etapas principais do processo de planejamento, como a estimativa de tempo, pode ter um grande impacto no sucesso do projeto. Por outro lado, uma estimativa de tempo com problemas é a causa raiz de muitos projetos fracassados. Isso significa que muitos projetos falham porque os gerentes de projeto e as equipes não conseguem estimar com precisão o tempo que levará para a conclusão das tarefas.

Vamos conversar sobre o estudo de caso a seguir, que discute como uma estimativa de tempo imprecisa pode afetar um projeto.

Execute rápido, pague depois: um estudo de caso sobre estimativa de tempo

Kendra acabou de conseguir uma função de gerente de projeto em um projeto novo. Foi uma proposta altamente competitiva, e tanto a empresa quanto Kendra estão ansiosas para fazer um ótimo trabalho.

Kendra percebeu imediatamente que o cronograma do projeto seria quase impossível de executar. No entanto, este foi o primeiro projeto grande que ela foi convidada a gerenciar. Portanto, em vez de deixar a gerência saber sobre o cronograma impossível do projeto, Kendra manteve silêncio e estava determinada a fazê-lo funcionar. Ela se apressou na fase de planejamento para colocar a equipe em movimento, já que a data de conclusão do projeto estava chegando. Kendra criou todos os documentos de planejamento sem a contribuição da equipe ou de outras partes interessadas com a única intenção de cumprir o prazo.

Durante a reunião de equipe, Kendra apresentou o plano de projeto dela para a equipe. Imediatamente, os integrantes da equipe expressaram preocupações com o cronograma. Eles sentiram que não havia tempo suficiente para concluir o trabalho e se preocuparam com o fato de o cronograma não ter incorporado tempo suficiente para revisões. Kendra documentou as preocupações da equipe, mas a instruiu a simplesmente trabalhar mais rápido e fazer dar certo.

À medida que o projeto avançava, ele enfrentava atrasos no cronograma e outros problemas causados por causa de retrabalho, tarefas anteriormente não contabilizadas, integrantes da equipe estressados e partes interessadas preocupadas. No fim das contas, prazo do projeto foi estourado. Mais tarde, a empresa fez uma retrospectiva para determinar o que deu errado e Kendra aprendeu muitas lições importantes.

Análise do estudo de caso

Vamos analisar o processo de planejamento do projeto que Kendra realizou e identificar os erros e as ações corretivas que teriam ajudado a preparar a equipe dela para o sucesso.

Preocupações crescentes

Kendra sentiu que o cronograma do projeto era problemático desde o início. Em vez de reunir informações para auxiliar as preocupações e compartilhá-las com a administração, ela decidiu manter o problema para si mesma. Ela foi mais rapidamente em direção ao objetivo, em vez de desacelerar e planejar o projeto por completo.

Trabalho com cuidado

Se Kendra tivesse dedicado tempo para trabalhar com cuidado durante o processo de planejamento, ela poderia ter sido capaz de criar um plano de projeto mais realista para entregar o melhor produto ao cliente. Ela também poderia ter identificado atividades que podiam economizar tempo para ajudar a equipe a cumprir o prazo do projeto. O planejamento minucioso e cuidadoso com a equipe poderia ter ajudado Kendra a identificar problemas e soluções com antecedência, como:

• Eliminação de tarefas. É possível que nem todas as tarefas listadas inicialmente precisassem ser concluídas. Pode ter havido acréscimo de trabalho desnecessário, e a equipe poderia ter concluído o projeto sem ele.

• Aumento do tamanho da equipe. Kendra poderia ter abordado o risco potencial do cronograma solicitando mais recursos no início do projeto em vez de tentar fazer tudo sem os recursos necessários.

• Simplificação das atividades. Talvez algumas tarefas poderiam ter sido feitas em paralelo ou, pelo menos, não em ordem sequencial.

Coleta de informações da equipe

Kendra deveria ter reunido os integrantes da equipe, colegas e a administração para ajudar a criar e revisar o plano de projeto, especialmente por conta dos desafios de cumprir o cronograma do projeto proposto. Kendra também não tomou medidas para resolver as preocupações dos integrantes da equipe responsáveis pela conclusão das tarefas dentro do tempo estimado.

Note que neste estudo de caso, a gerente de projeto enfrentou as repercussões de estimativas de tempo desleixadas que resultaram em retrabalho e mais trabalho não planejado. Na maioria das vezes, é possível pegar um ponto problemático em um projeto (como preocupações com o cronograma) e transformá-lo em uma oportunidade de ser flexível e modificar o plano para levar o projeto para uma direção melhor.

Principal conclusão

Seja realista ao estimar o tempo e o esforço de um projeto. Reserve um tempo para avaliar com cuidado os riscos potenciais e o impacto no trabalho e converse com os integrantes da equipe sobre esses desafios. Não tenha receio de levar possíveis preocupações para a administração. Otimismo é uma característica de um grande líder e gerente de projeto, mas pode afetar de maneira negativa seus projetos quando se trata de estimativa de tempo.

Reflexão: Estimativa de tempo

RESPOSTA (Reflexão: Estimativa de tempo)

Quiz. 2 questões | Nota Final: 100%

Da próxima vez, seria benéfico incluir um tempo reserva no plano do projeto em caso de atrasos ou obstáculos inesperados. A comunicação antecipada destes potenciais atrasos aos interessados é importante para gerir as expectativas e evitar surpresas mais tarde. Também pode ser útil ter uma linha de comunicação aberta e honesta com os escritores e impressores para se manterem atualizados sobre o progresso e quaisquer potenciais desafios.

Como superar a falácia do planejamento

Leitura. Duração: 10 min

É da natureza humana subestimar a quantidade de tempo e esforço necessária para completar uma tarefa, desde algo simples como levar o cachorro até algo complexo como concluir um projeto. As pessoas geralmente querem continuar esperançosas quanto a um resultado positivo, e essa é uma grande qualidade para uma pessoa ter. Mas, como gerente de projeto, esse tipo de otimismo também pode ser uma deficiência, especialmente durante a fase de planejamento de um projeto. Vamos examinar uma teoria conhecida como falácia do planejamento para entender melhor como se preparar para o sucesso na fase de planejamento.

A falácia do planejamento e o viés do otimismo

A ideia da falácia do planejamento foi apresentada pela primeira vez em um artigo de 1977 escrito por Daniel Kahneman e Amos Tversky, duas figuras fundamentais no campo da economia comportamental. A falácia do planejamento descreve nossa tendência de subestimar a quantidade de tempo que levará para concluir uma tarefa, bem como os custos e riscos associados a ela, devido ao viés do otimismo. O viés do otimismo ocorre quando uma pessoa acredita que é menos provável passar por um evento negativo. Por exemplo, quando você planeja passear com o cachorro entre duas reuniões, pode pensar que consegue fazer isso mais rápido do que realmente consegue. O viés do otimismo é o que diz que é possível passear com o cachorro sem que você se atrase para a próxima reunião. Se você não considerar acontecimentos que podem afetar o tempo que levará para passear com o cachorro (o clima, a chance de ele encontrar outro cachorro e querer brincar ou o fato de ele se distrair com frequência enquanto fareja), poderá se atrasar para sua próxima reunião ou até perdê-la completamente.

A falácia do planejamento pode acontecer com qualquer um, com ou sem experiência na realização de tarefas semelhantes. Ao levar o cachorro para passear pela primeira ou pela centésima vez, você ainda precisa considerar os diferentes fatores que podem afetar o tempo que levará para concluir o passeio. Esse mesmo princípio se aplica ao gerenciamento de projetos. Talvez para você esse tipo de projeto seja novidade ou você já tenha gerenciado toneladas de projetos semelhantes antes. De qualquer forma, ainda é preciso ter cuidado para não subestimar o tempo que levará para concluir cada tarefa neste projeto específico. Como gerente de projeto, é preciso ter como objetivo equilibrar a consciência da falácia do planejamento com a manutenção de uma atitude otimista em relação ao projeto, mesmo quando algo mude. Seja realista de um jeito otimista: busque os melhores resultados enquanto planeja o tempo adequado que pode levar para realizar cada tarefa.

Como evitar a falácia do planejamento: um estudo de caso

Pense na falácia do planejamento em relação a você como gerente de projeto. Se você planejou esforços imensos em seu plano de projeto com um viés do otimismo, essa falácia do planejamento pode ter um grande impacto na execução do projeto. Você pode preparar sua equipe para o fracasso, não dando a ela tempo suficiente para concluir as tarefas, fazendo com que o trabalho tenha que ser refeito ou perdendo oportunidades de realizar o projeto com mais eficiência.

Vamos examinar como isso acontece. David é um gerente de projeto responsável por um projeto de construção de uma casa. Vamos conferir a Estrutura analítica do projeto (WBS, na sigla em inglês) dele:

Imagem de um diagrama de WBS com tarefas e marcos para a construção de uma casa. Título do projeto 1.0 Projeto da casa. Marco 1.1 Fundação, 1.2 Construção e 1.2 Acabamento. Há tarefas em cada marco: 1.1.1 Projeto, 1.1.2 Mão de obra para cavar, 1.2.1 Encomendar materiais, 1.2.2 Mão de obra para construir a estrutura, 1.2.3 Mão de obra para construir o telhado. 1.3.1 Encanamento, 1.3.2 Elétrica, 1.3.3 Pintura, 1.3.4 Paisagismo

Trabalhando no plano, David sabe que certas coisas precisam acontecer para que a casa seja concluída. Ele precisa fazer o pedido dos materiais, os materiais precisam ser entregues, o empreiteiro precisa construir a casa e precisa haver tempo para os retoques e ajustes finais. As estimativas de tempo dessas tarefas principais podem ser divididas assim:

Depois de criar uma WBS e um gráfico de estimativa de tempo, David estima que o projeto de construção levará um total de dez semanas. Isso parece perfeito porque atende a exigência de entrega que ele tem. Se David não está ciente da falácia do planejamento, ele pode pensar que o plano que tem é sólido e que a equipe está se preparando para construir a casa dentro do cronograma previsto.

Felizmente, David conhece a falácia do planejamento. Ele examina as estimativas de tempo com mais cuidado. Ele considera riscos como atrasos por conta do clima ou trabalhadores faltando por motivo de doença, o que pode atrasar a data de conclusão do projeto. Ele se reúne com os integrantes da equipe e outras partes interessadas para ajudá-lo a descobrir outros possíveis riscos que possam afetar o cronograma do projeto. Depois de reunir as informações com cuidado, ele ajusta as estimativas de tempo, adicionando uma reserva a algumas das tarefas do projeto por conta dos riscos potenciais.

Principais conclusões

Ter atenção aos “e se” é uma habilidade essencial do gerenciamento de projetos. Levar em consideração as situações que podem afetar a conclusão do projeto no prazo pode ajudar você a superar a falácia do planejamento. Além disso, você sempre terá uma equipe de projeto ao seu lado. Portanto, não deixe de usá-la como um recurso para ajudar a descobrir possíveis riscos. Lembre-se de ser “realista de um jeito otimista” e buscar o melhor resultado enquanto planeja o tempo adequado para realizar cada tarefa.

Como trabalhar com estimativas de tempo claras

Discussão. Duração: 10 min

Lembre-se de alguma ocasião em que você teve dificuldade para cumprir um prazo ou o perdeu, ou talvez tenha chegado tarde em algum compromisso. Em seguida, responda às seguintes perguntas:

Por que você acha que se atrasou?

O que aconteceu que você não previu?

Qual das estratégias para fazer estimativas de tempo precisas e realistas poderia ter ajudado você a cumprir o prazo ou chegar a tempo?

Conte suas experiências e seus aprendizados em algumas frases. Em seguida, vá para os fóruns de discussão para aprender com as experiências de outras pessoas e responder a pelo menos dois colegas.

RESPOSTA (Como trabalhar com estimativas de tempo claras)

Um dos meus empregos no passado havia muitos atraso e incumprimentos constantes na entrega de projetos a tempo e horas. E embora não queira arranjar desculpas, a carga de trabalho foi extremamente dura, e as expectativas dos gestores irrealistas. Atribuíram-me três clientes diferentes e eu reportava a cinco supervisores diferentes. Claro que não fiquei lá por muito tempo! A razão do atraso poderia ter sido devido à pesada carga de trabalho e às expectativas irrealistas de múltiplos gestores. A falta de organização. A falta de um só gestor de projeto. O número exagerado de gestores que se reportam ao resultado do trabalho A estratégia de decompor o projeto em tarefas menores e estimar o tempo necessário para cada tarefa poderia ter ajudado a fazer estimativas de tempo precisas e realistas. Além disso, a comunicação com os gestores e a fixação de prazos realistas poderia ter evitado tantos atrasos no projeto. Além disso, dar prioridade às tarefas e delegar trabalho aos membros da equipa poderia ter agilizado o processo e evitado atrasos contantes e clientes irritados.

Planejamento de capacidade e o caminho crítico

Video. Duração: 8 min

Certo, então conversamos sobre estimativa de tempo, que é uma previsão do tempo total que será necessário para concluir uma tarefa. E também falamos sobre estimativa de esforço, que é uma previsão da quantidade e da dificuldade do trabalho ativo necessário para concluir uma tarefa. Essas técnicas podem ajudar você a estimar o tempo que levará para concluir uma tarefa. Depois de ter essas informações, você precisará determinar se tem o número certo de pessoas para fazer o trabalho. Para descobrir isso, use uma técnica chamada planejamento de capacidade. Primeiro, vamos definir o que é capacidade.

Capacidade refere-se à quantidade de trabalho que as pessoas ou os recursos atribuídos ao projeto podem razoavelmente concluir em um determinado período.

Uma pessoa só não pode fazer tudo, e é importante ter em mente a capacidade de cada pessoa ao atribuir um trabalho. É aí que entra o planejamento de capacidade.

O planejamento de capacidade se refere ao ato de alocar pessoas e recursos para as tarefas do projeto. E determinar se você tem ou não os recursos necessários para concluir o trabalho no prazo.

Durante o processo, é possível descobrir que mais recursos são necessários para acelerar o cronograma do projeto, como um segundo desenvolvedor da Web ou um terceiro editor. Vamos imaginar o planejamento de capacidade no contexto do projeto Plant Pals na Office Green. Se você sabe que precisará entregar plantas a cem clientes em um período de cinco dias, precisará determinar se contratou motoristas de entrega suficientes para cumprir esse prazo.

Se um motorista faz em média quatro entregas em um dia de trabalho de oito horas, então você sabe que precisará contratar pelo menos cinco motoristas para concluir o trabalho no prazo.

Mesmo se uma pessoa em sua equipe estiver gastando 100% do tempo trabalhando em seu projeto, ela terá capacidade limitada para a quantidade de trabalho que precisa realizar a cada dia. Entre reuniões, tarefas urgentes inesperadas e outros elementos de um dia de trabalho típico, há um limite para o qual cada pessoa pode realizar.

Questão

Preencha a lacuna: O planejamento de capacidade pode garantir que sua equipe tenha ___ suficientes para concluir seu projeto no prazo. Selecione todas as opções aplicáveis.

• recursos
  Correta - O planejamento de capacidade garante que você tenha os recursos certos.
• pessoas
  Correta - O planejamento de capacidade pode garantir que você tenha pessoas suficientes para concluir seu projeto no prazo.
• reuniões
• informações

Como você decide onde os colegas de equipe precisam focar as prioridades e aproveitar ao máximo a capacidade deles? É possível priorizar o tempo deles traçando o caminho crítico do cronograma do seu projeto.

O caminho crítico se refere à lista de marcos do projeto que precisam ser atingidos para cumprir a meta do projeto dentro do cronograma, assim como as tarefas obrigatórias que contribuem para a conclusão de cada marco, qualquer outro item é considerado fora do caminho crítico.

Por exemplo, as tarefas no caminho crítico para o lançamento do projeto Plant Pals podem incluir a contratação de fornecedores de plantas, o desenvolvimento de um site novo e o cumprimento de entregas. É bom ter uma tarefa como incluir flores à sua linha de produtos. Mas isso pode não ter muito impacto no sucesso geral do seu projeto, porque essa tarefa não é crucial para o seu lançamento. Essas tarefas não fazem parte do caminho crítico.

Resumindo, seu caminho crítico inclui o número mínimo de tarefas e marcos necessários para atingir a meta do projeto.

Caso sua equipe não consiga concluir uma dessas tarefas a tempo, isso pode causar um atraso no projeto. Para determinar o caminho crítico de um projeto, comece listando todas as tarefas necessárias para concluir o projeto e os marcos correspondentes. Este é o momento perfeito para pensar na estrutura analítica do projeto, ou WBS, que é um gráfico que classifica todos os marcos e as tarefas de um projeto em uma hierarquia de acordo com a ordem em que precisam ser concluídos. Isso inclui uma visão geral detalhada de cada tarefa do projeto. Em seguida, você determina quais tarefas da lista não podem ser iniciadas até que outra seja concluída.

Isso é chamado de dependência, e vamos falar sobre este tópico com mais detalhes posteriormente.

Em seguida, você vai trabalhar com sua equipe para fazer estimativas de tempo para cada tarefa e mapeá-las do início ao fim. O caminho mais longo é o seu caminho crítico. Há alguns fatores que podem impactar a capacidade e o planejamento dela.

Primeiro, você precisa conseguir identificar qual tarefa pode acontecer em paralelo. O que significa que elas podem acontecer ao mesmo tempo que outras.

• Também será necessário identificar quais tarefas podem acontecer sequencialmente, o que significa que elas precisam acontecer em uma ordem específica.

Quando você identifica quais tarefas podem acontecer em paralelo, ajuda a criar eficiências dentro do cronograma do projeto demonstrando onde é possível concluir várias tarefas ao mesmo tempo. Identificar tarefas sequenciais ajuda você a identificar as tarefas que precisa priorizar no início do projeto. Por exemplo, uma tarefa sequencial para o projeto Plant Pals pode incluir a necessidade de aprovar o orçamento antes de contratar um fornecedor. E duas tarefas paralelas podem incluir a contratação de motoristas para as entregas e o desenvolvimento de um site. Essas tarefas não têm relação entre si porque se concentram em diferentes partes do projeto e podem ser concluídas por diferentes integrantes da equipe.

Isso significa que uma tarefa pode começar mesmo se a outra não tiver sido concluída. Assim, o trabalho para concluir essas tarefas pode acontecer ao mesmo tempo.

• Também é necessário determinar quais tarefas do projeto têm uma data de início fixa. Uma data de início fixa se refere à data em que você precisa começar a trabalhar em sua tarefa para atingir a meta.

Identificar se a tarefa tem ou não datas de início fixas pode ajudar no planejamento de capacidade porque isso ajuda a garantir que você terá o número certo de pessoas disponíveis para concluir as tarefas a tempo.

Por exemplo, vamos imaginar que seu contrato diga que você precisará entregar cem plantas em uma data específica. Isso significa que a tarefa de retirar essas plantas tem um dia de início fixo de um dia antes da entrega.

• Como alternativa, algumas tarefas podem ter uma data de início mais próxima. Ela refere-se à data mais próxima em que é possível começar a trabalhar em uma tarefa.

Ter uma data de início mais próxima define expectativas precisas de quando fornecedores e integrantes da equipe vão trabalhar no projeto. Isso pode ajudar você a planejar seu trabalho e priorizá-lo adequadamente.

Por exemplo, se você estiver trabalhando com um novo fornecedor, precisará esperar até que os contratos sejam assinados. E a ordem de compra é aprovada e criada antes que o fornecedor possa começar.

Digamos que na Office Green esse processo possa levar cerca de três semanas. Com base nessas informações, é possível determinar que a data de início mais próxima para o fornecedor será de três semanas a partir da reunião inicial com ele.

Questão

Se a tarefa A for uma dependência da tarefa B, as duas precisam acontecer:

• Simultaneamente
• Sequencialmente
  Correta - A tarefa A precisa acontecer antes da tarefa B.
• Em paralelo
• No caminho crítico

• Outra prática recomendada para planejamento de capacidade e criação de um caminho crítico inclui identificar se uma tarefa também tem flutuação, às vezes conhecida como folga.

Flutuação é a quantidade de tempo que é possível esperar para iniciar uma tarefa antes que ela afete o cronograma e ameace o resultado do projeto.

Essas são tarefas de alta prioridade que têm pouco ou nenhum espaço de manobra. Isso ajuda a reforçar o que está e o que não está em seu caminho crítico.

Por exemplo, as tarefas no caminho crítico precisam ter folga zero, o que significa que não há espaço para atrasos. E as tarefas que têm flutuação não fazem parte do caminho crítico.

Por exemplo, o envio de plantas para um cliente prioritário que solicitou a entrega em uma data específica é uma tarefa que tem folga zero.

Ótimo, agora você aprendeu um pouco mais sobre como definir capacidade, planejamento de capacidade e caminho crítico. Também falamos sobre as técnicas usadas para identificar o caminho crítico em um projeto e os vários fatores que podem impactar a capacidade e o planejamento dela.

No próximo vídeo, vamos continuar aprendendo como criar estimativas viáveis ​​em um plano de projeto. Você também descobrirá como as habilidades comportamentais podem ajudar na eficácia de sua equipe.

Como criar um caminho crítico

Leitura. Duração: 10 min

Como você acabou de aprender, o caminho crítico se refere à lista de marcos necessários do projeto que você precisa alcançar para concluir o cronograma do projeto, bem como as tarefas obrigatórias que contribuem para a realização de cada marco.

Nota: Pense no caminho crítico como uma estrutura que informa a você, gerente de projeto, onde está, para onde está indo e quando chegará onde quer.

Por que o caminho é crítico

O caminho crítico ajuda a determinar as tarefas essenciais que precisam ser concluídas em seu projeto para atingir a meta final e quanto tempo cada tarefa levará. O caminho crítico também oferece uma referência rápida para tarefas críticas, revelando quais delas afetarão negativamente a data de conclusão do projeto se as datas de término programadas sofrerem atrasos ou forem perdidas. Um caminho crítico pode ajudar você a definir os recursos de que precisa, as linhas básicas do projeto e qualquer flexibilidade que você tenha no cronograma.

Como criar um caminho crítico

Cada projeto em que você trabalhar será diferente, mas há algumas etapas gerais para criar um caminho crítico que se aplicam à maioria dos projetos.

Etapa 1: Coletar todas as tarefas

Ao começar a trabalhar no cronograma do projeto, colete todas as tarefas associadas à conclusão. Lembre-se de usar os principais documentos de planejamento que você criou para chegar a este ponto, como a estrutura analítica do projeto (WBS, na sigla em inglês). A meta principal desta etapa é garantir que você não esteja perdendo uma parte importante do trabalho que é necessária para a conclusão do projeto. Ao criar um caminho crítico, concentre-se nas tarefas essenciais e “que precisam ser feitas”, em vez das tarefas “que são legais de fazer” e que não são essenciais para a conclusão do projeto. Veja aqui um exemplo de tarefas críticas para criar a estrutura de uma casa:

Etapa 2: Definir dependências

Agora que você coletou todas as suas tarefas críticas em uma lista, organize-as em ordem de conclusão, identificando as dependências. Para determinar as dependências, descubra quais tarefas precisam ser concluídas antes que outras possam ser iniciadas. Por exemplo, você não pode pintar a parte externa de uma casa antes de ela ser construída, então a tarefa de esquadria precisa vir antes da pintura. Identificar dependências é a chave para um cronograma de projeto bem-sucedido.

Para descobrir dependências para cada tarefa, se pergunte:

• Qual tarefa precisa ser realizada antes desta?

• Qual tarefa pode ser concluída ao mesmo tempo que esta?

• Qual tarefa precisa acontecer logo após esta?

Depois de responder a essas perguntas, liste essas dependências ao lado de sua lista de tarefas:

Etapa 3: Criar um diagrama de rede

Uma maneira comum de visualizar o caminho crítico é criar um diagrama de rede. Os diagramas de rede, como o exemplo abaixo, sequenciam as tarefas na ordem em que elas precisam ser concluídas, com base nas dependências. Esses diagramas ajudam a visualizar os itens a seguir:

• O caminho do trabalho desde o início do projeto (escavação) até o final do projeto (pisos)

• Quais tarefas podem ser realizadas em paralelo (por exemplo, HVAC e encanamento) e em sequência (por exemplo, encanamento, em seguida isolamento)

• Quais tarefas não essenciais NÃO podem estar no caminho crítico

Etapa 4: Fazer estimativas de tempo

• Depois de determinar as tarefas e dependências, consulte as principais partes interessadas para conseguir estimativas de tempo precisas para cada tarefa. Esta é uma etapa crucial para determinar seu caminho crítico. Caso suas estimativas de tempo estejam significativamente erradas, isso pode fazer com que o tamanho de seu caminho crítico mude. As estimativas de tempo podem ser revisadas e atualizadas ao longo do projeto, conforme necessário.

Etapa 5: Encontrar o caminho crítico

Agora que você tem as durações estimadas para cada tarefa, adicione essas informações ao seu diagrama de rede:

Se você somar as durações de todas as suas tarefas “essenciais” e calcular o caminho mais longo possível, vai determinar seu caminho crítico. No cálculo, inclua apenas as tarefas que, se ficarem inacabadas, terão impacto na data de término do projeto. Neste exemplo, se as tarefas “não essenciais” (como paisagismo e pavimentação da entrada da garagem) não forem concluídas, a data de conclusão da estrutura da casa não será afetada.

Também é possível calcular o caminho crítico usando duas abordagens comuns: o passe para frente e o passe para trás. Essas técnicas são úteis se você precisa identificar as datas de início mais antigas e mais recentes (as primeiras e as últimas datas em que é possível começar a trabalhar em uma tarefa) ou a folga (a quantidade de tempo que a tarefa pode ser atrasada após a primeira data de início sem atrasar o projeto).

• O passe para frente se refere a quando você começa no início da lista de tarefas do projeto e inclui a duração das tarefas no caminho crítico até o final do projeto. Ao usar essa abordagem, comece com a primeira tarefa que você identificou que precisa ser concluída antes que qualquer outra possa ser iniciada.

• O passe para trás é o oposto: comece com a tarefa ou o marco final e volte pelo cronograma para determinar o caminho mais curto para a conclusão. Quando há um prazo apertado, trabalhar de trás para frente pode ajudar você a determinar quais tarefas são realmente críticas. É possível cortar algumas tarefas (ou concluí-las mais tarde) para cumprir o prazo.

É possível ler mais sobre cada um desses conceitos e métodos de cálculo do caminho crítico nestes artigos:

• Como usar o método do caminho crítico para iniciantes (opens in a new tab)

• Método do caminho crítico: um gerenciamento de projetos essencial (opens in a new tab)

Identificar: métodos de estimativa de tempo

Plugin. Duração: 30 min

Associe o conceito relacionado à estimativa do prazo ao contexto

Você é o gerente de projeto da obra de uma nova casa. Neste exercício, você identificará o conceito no contexto de cada projeto.

Identifique o método

1. PERGUNTA: Ao planejar a construção da casa, você define os requisitos para concretar a sapata de fundação, que levará 14 dias no total. Levará sete dias para que a equipe prepare totalmente a área e coloque o concreto.
1. RESPOSTA: Correto. Uma estimativa de esforço prevê a quantidade e dificuldade do trabalho ativo necessário para completar uma tarefa.

2. PERGUNTA: É necessário garantir que a estrutura seja concluída dentro dos próximos sete dias, para que possa dar início à instalação elétrica. Enquanto realiza o inventário dos seus recursos, você percebe que, embora tenha os materiais em mãos, não há marceneiros o suficiente para concluir o trabalho em sete dias (assumindo que os profissionais trabalhem seguindo a jornada padrão de 8 horas por dia). Para atender ao prazo, você pode solicitar ao proprietário do imóvel a autorização para pagamento de horas extras ou informá-lo de que haverá um atraso na instalação elétrica.
2. RESPOSTA: Correto. O planejamento de capacidade aloca as pessoas e os recursos para as tarefas do projeto e determina se há os recursos para concluir o trabalho no prazo.

3. PERGUNTA: A obra da casa está sendo realizada durante os meses de verão na Flórida, período no qual chove com frequência. Você decide alocar vários dias extras para cada uma das fases de concretagem, estrutura e parte elétrica, para apresentar um cronograma preciso que indique quando concluirá cada etapa do trabalho.
3. RESPOSTA: Correto. O tempo de reservas para execução de tarefas é um período extra ao cronograma para possíveis atrasos, em geral, aqueles que não estão sob controle da equipe.

4. PERGUNTA: Você decide estender em mais três dias a data em que pretende concluir a obra, em caso de atrasos na construção, para apresentar um cronograma preciso de quando concluirá o projeto.
4. RESPOSTA: Correto. O tempo de reserva do projeto refere-se ao período extra adicionado ao final de um projeto para possíveis atrasos.

5. PERGUNTA: Para ajudar a visualizar todo o processo do projeto, você cria uma representação gráfica que mostra o caminho do trabalho do projeto, do início ao fim.
5. RESPOSTA: Correto. Em geral, um diagrama de rede, que nada mais é do que uma representação gráfica das tarefas, responsabilidades e fluxo de trabalho do projeto, assemelha-se a uma tabela com caixas e setas.

6. PERGUNTA: Este é seu primeiro projeto na Flórida, e, devido à falta de experiência, você não está acrescendo tempo de reserva suficiente para a execução das tarefas para o caso de mau tempo. Quando uma obra fica parada por vários dias devido a uma tempestade tropical, você percebe que subestimou o tempo necessário para concluir o projeto.
6. RESPOSTA: Correto. A falácia de planejamento refere-se às estimativas falhas no que diz respeito ao tempo necessário para concluir uma tarefa.

7. PERGUNTA: Para determinar o prazo final da construção do imóvel, você precisa determinar a quantidade mínima de tarefas necessária para finalizar e, assim, atender à sua meta final, e quanto tempo cada tarefa leva. Você cria uma lista dos marcos que precisa alcançar e as tarefas indispensáveis de cada um deles.
7. RESPOSTA: Correto. O caminho crítico refere-se à lista dos marcos do projeto que precisam ser alcançados para concluir o projeto no prazo.

8. PERGUNTA: Ao planejar a instalação do telhado, você usa seu diagrama de rede para calcular quantos dias levará para concluir cara tarefa, a começar pelo início até chegar à instalação do telhado. Dessa forma, é possível definir a primeira data para a instalação do telhado, ajudando você a identificar o caminho crítico do projeto ou em quantos dias é possível prorrogar a tarefa sem impactar a próxima atividade.
8. RESPOSTA: Correto. O avanço é quando você avança em seu diagrama de rede para identificar as primeiras datas de início e fim.

9. PERGUNTA: Seu plano estima um prazo de cinco dias para a finalização das tarefas de pintura interna. Para calcular quando sua equipe deve iniciar a pintura para que seja concluída dentro do prazo, você calcula a partir da data de finalização do projeto, o que dá a você as datas de início e fim mais tardias para a pintura.
9. RESPOSTA: Correto. O recuo, por sua vez, é quando você recalcula a partir de um resultado final para identificar as últimas datas de início e fim.

Selecione o conceito de estimativa de tempo que corresponda ao contexto do seu projeto de construção da casa.

Como conseguir estimativas de tempo precisas com sua equipe

Video. Duração: 6 min

Estimativa de tempo, estimativa de esforço e planejamento de capacidade são técnicas úteis para criar o cronograma do projeto. No centro de todo esse planejamento está sua equipe. Em todo o processo de planejamento do cronograma, você trabalha com colegas de equipe para reunir estimativas e está levando em consideração a capacidade de cada pessoa ao criar o cronograma do projeto.

Faz sentido envolver seus colegas de equipe nesta fase. Afinal, a pessoa designada para a tarefa dada provavelmente terá a melhor noção do tempo que levará para concluí-la. Ela também terá o melhor senso da própria capacidade de assumir o trabalho. Mas essas conversas são uma discussão bidirecional e você vai precisar explorar suas habilidades comportamentais para conseguir a estimativa mais precisa de sua equipe.

Habilidades comportamentais são características pessoais que ajudam as pessoas a trabalharem com outras de maneira eficaz. Isso inclui habilidades cruciais interpessoais e de comunicação sobre as quais conversamos ao longo deste programa. As habilidades comportamentais podem ser importantes ao tentar entender o que pode estar bloqueando a capacidade de alguém de fazer o melhor trabalho possível.

Vamos examinar três maneiras de usar habilidades comportamentais e conseguir estimativas precisas dos colegas de equipe:

• fazer as perguntas certas,
• negociar com eficácia,
• praticar a empatia.

Vamos começar fazendo as perguntas certas. Pense nas conversas sobre a estimativa de tempo como uma espécie de entrevista. Você está se conectando com os colegas de equipe para aprender mais sobre como eles trabalham em tarefas específicas e vai usar essas informações para criar um cronograma. Para conseguir as informações mais relevantes dessas conversas, convém ter certeza de fazer perguntas eficazes e abertas que levem às respostas que você procura.

Uma pergunta aberta é aquela que não pode ser respondida com sim ou não. A resposta oferece os detalhes relevantes sobre o que você precisa saber.

Vamos imaginar isso no contexto do nosso projeto na Office Green. Você discutiu o design do site novo com o Web designer e quer saber quanto tempo ele vai levar para fazer a simulação dos designs para sua análise. Agora, digamos que você comece a conversa fazendo uma pergunta como:

• “É possível terminar a simulação em uma semana?”. Esta é uma pergunta fechada e pode gerar uma resposta sim ou não simples, o que não diz muito sobre a tarefa de projetar um site ou sobre o estilo de trabalho do colega de equipe.Agora, imagine se você tivesse iniciado essa conversa com uma pergunta aberta.

Por exemplo, talvez você pergunte ao Web designer algo como:

• “Quanto tempo normalmente você leva para fazer a simulação do design de um site como este?”. Esta é uma pergunta aberta e tem mais probabilidade de conseguir uma resposta mais detalhada.
  A partir daí, faça perguntas de acompanhamento, como:
• “Qual a complexidade das etapas para concluir esta tarefa?”.
• “Quais são os riscos associado a ela?”
• “Quando você acha que consegue terminar isso?”. Ao fazer perguntas eficazes e abertas aos colegas de equipe sobre as tarefas atribuídas a eles, é possível aprender mais sobre como eles trabalham e o que fazem.

Conforme você tiver mais conversas assim, desenvolverá um melhor senso das funções e tarefas dos colegas de equipe e poderá contar menos com sua equipe para fazer estimativas precisas.

Outra maneira de usar as habilidades comportamentais para conseguir estimativas de colegas de equipe é: negociar com eficácia. Parte do seu trabalho como gerente de projeto é fazer a ponte entre as metas de alto nível do projeto e a perspectiva do dia a dia de sua equipe. O projeto pode ser sua maior prioridade, mas é possível que as pessoas em sua equipe de projeto também tenham prioridades conflitantes em outras equipes para administrar. Negociar de maneira eficaz pode ajudar você a influenciar um integrante da equipe a fazer do seu projeto a prioridade dele, colaborando para encontrar um resultado que funcione para todo mundo.

Por exemplo, vamos imaginar que o designer do site estima que levará duas semanas para fazer a simulação do design do site para análise.

Mas talvez você esperasse que a estimativa pudesse estar mais perto de uma semana. Para chegar a uma estimativa que funcione para você e para o designer, conteste a estimativa de maneira gentil fazendo perguntas complementares. Talvez você pergunte se a estimativa dele inclui a simulação de designs para várias páginas. Nesse caso, pergunte se o designer pode compartilhar uma ou duas páginas com você antes do prazo proposto.

Fazendo perguntas, é possível determinar se a estimativa dele é flexível ou se você precisa de mais um designer para ajudar a cumprir o cronograma. Ao negociar de maneira eficaz com os colegas de equipe, é possível criar um senso de propriedade compartilhada sobre os resultados do projeto e criar um cronograma que se alinhe com a carga de trabalho de todos.

Agora vamos conversar sobre o valor de praticar a empatia.
Empatia se refere à capacidade de uma pessoa de se relacionar com os pensamentos e sentimentos dos outros. Praticar empatia no trabalho pode ser uma maneira muito eficaz de criar confiança em sua equipe. Seus colegas de equipe são seres humanos, e cada pessoa pode fazer muito. Ao conversar sobre estimativas com a equipe, é possível praticar a empatia perguntando a cada pessoa sobre a carga de trabalho dela, incluindo o trabalho fora do seu projeto e o equilíbrio geral entre trabalho e vida pessoal. Também é possível perguntar se ela agendou férias ou licença para durante o período do projeto, ou se há feriados essenciais em que ela não vai trabalhar. Isso pode ajudar você a evitar a atribuição de tarefas quando os colegas de equipe não conseguirem concluí-las a tempo.

Por exemplo, o Web designer pode dizer que também está projetando um site para outra equipe da Office Green e que o cronograma dos dois projetos acontece ao mesmo tempo. Portanto, para evitar sobrecarregar seu designer com trabalho, é possível trabalhar com o outro gerente de projeto para equilibrar as cargas de trabalho entre as equipes. As pessoas gostam de sentir que o trabalho delas é valorizado, então parte da empatia é lembrar de sempre valorizar o trabalho, a colaboração e o apoio que você recebe da equipe.

Recapitulando, fazer as perguntas certas, negociar com eficácia e praticar a empatia pode ajudar você a conseguir estimativas viáveis ​​e precisas dos colegas de equipe sobre as tarefas do projeto.

A seguir, vamos falar sobre como fazer um bom uso dessas estimativas no plano de projeto.

Angel: o valor das habilidades interpessoais na : o valor das habilidades interpessoais na estimativa de tempo

Video. Duração: 3 min

Olá, meu nome é Angel e sou gerente de programa do Google. Sou engenheiro mecânico de formação. Meu primeiro chefe fora da escola disse: “Você é um engenheiro aceitável, mas suas habilidades com pessoas são fora do comum”.

Ter formação técnica e habilidades tão boas com pessoas é difícil de encontrar. Para mim, habilidades comportamentais têm muito a ver com inteligência emocional. Ser capaz de ler outras pessoas e, no fim, conhecer a si mesmo de fato e ser capaz de ler a equipe, ler o que eles precisam, mas, ao mesmo tempo, o que estou fazendo? Seja influenciando a equipe de uma maneira boa, de uma maneira ruim ou apenas de um jeito diferente.

Às vezes, fazer perguntas a pessoas que normalmente não levantam a mão para dar opiniões é um processo demorado, porque muitas vezes as pessoas que talvez sejam um pouco mais quietas estejam genuinamente pensando sobre o problema e possam ter um monte de insights que, se você não perceber ou perguntar a elas, poderá acabar perdendo algo. Desse modo, para mim, habilidades comportamentais são simplesmente entender de fato as necessidades emocionais da equipe.

Isso pode ajudar muito, seja em termos de estimativas ou custos, seja em termos de trabalho ou dinheiro, ter a visão completa da equipe de como isso pode ser. Quando se trata de estimativas de tarefa e de tempo, outro ponto é simplesmente fazer boas perguntas. Não apenas: “Preciso que você seja mais rápido”, mas dizer de fato: “Ei, você poderia ser mais rápido se eu oferecesse isso? O que está impedindo você de ser mais rápido? Quais equipes você precisa que se envolvam para ajudar nisso?” ou “Ei, temos um problema, há questões semelhantes em outras partes deste projeto, precisamos nos reunir em um grupo maior para abordarmos isso juntos?”.

Acho que, como um gerente de programa, é mesmo seu papel enxergar os padrões em um projeto e ver onde as coisas estão desacelerando ou completamente paradas, e ter aquelas habilidades comportamentais para conseguir reunir a equipe para resolver esse problema, e até mesmo para apenas observá-lo. Somente para reconhecer que existe um problema e, em vez de culpar alguém, simplesmente ir mais fundo e procurar aprender com isso. Como consertamos isso? Como seguimos em frente?

Uma ação que também ajuda é se relacionar com os integrantes da equipe. Se você já esteve em uma situação semelhante ou apenas está tentando entender qual é o processo deles. Às vezes, fazer com que as pessoas analisem a estimativa em voz alta pode trazer a conclusão de que podemos economizar mais tempo ou melhorar isso apenas falando sobre o assunto.

Fui gerente de projeto de máquinas que fazem rótulos para motores de locomotiva e de como se fazer compensado. Habilidades de gerenciamento de projetos não precisam necessariamente ter tudo a ver com a área em que você está. Na verdade é muito mais sobre o método e o processo, e como você estrutura uma equipe e une pessoas para trabalhar em conjunto.

3. Como utilizar ferramentas para criar um plano de projeto

Como desenvolver um cronograma de projetos

Video. Duração: 5 min

Nos vídeos anteriores, mostramos alguns métodos diferentes de estimativa de tempo. Agora é possível relacionar como usar métodos de estimativa de tempo para evitar o fracasso do projeto.

Vamos conversar sobre como reunir todas essas informações em um plano de projeto para ajudar você e sua equipe a se manterem no caminho certo para cumprir as metas. Até os projetos mais simples se beneficiam de um plano claro.

A âncora de um bom plano de projeto é um cronograma claro que contenha todas as tarefas de um projeto, os proprietários delas e quando elas precisam ser concluídas.

Depois de aprontar o cronograma do projeto, é possível criar um plano sólido em torno desse cronograma usando ferramentas como planilhas e Asana.

Vamos explicar essas ferramentas em alguns momentos. Primeiro, vamos conversar sobre a criação de um cronograma de projeto.

Há muitas ferramentas úteis que podem ser usadas para criar cronogramas de projeto, mas vamos nos focar em uma que às vezes usamos aqui no Google, chamada de diagrama de Gantt.

Diagrama de Gantt é um gráfico de barras horizontais que mapeia o cronograma de um projeto.

Curiosidade: o diagrama tem esse nome por causa do engenheiro americano Henry Gantt, que ajudou a popularizá-lo no início do século 20.

Por que as pessoas que trabalham em gestão de projetos acham esse diagrama útil?

O Diagrama de Gantt é muito útil porque é uma representação bastante visual das tarefas de um projeto com detalhamentos dos responsáveis pelo trabalho e quando as tarefas serão entregues.

Para muitos, um auxílio visual com base em instruções escritas pode ser uma maneira útil de compreender e sintetizar o trabalho que precisam fazer, quando eles precisam concluí-lo e como as tarefas individuais se conectam a outras tarefas em um projeto. Os diagramas de Gantt são quase como calendários. Eles apresentam as datas de início e término de cada tarefa, e as barras se alinham com quanto tempo é dedicado a cada uma dessas tarefas.

Por exemplo, digamos que seu colega de equipe, Leon, tenha a tarefa de criar um termo de abertura do projeto e outro colega, Kylie, vai analisar e revisar o termo de abertura quando Leon terminar.

Usando um diagrama de Gantt, você usará barras coloridas para ilustrar os dias em que eles trabalharão nessas tarefas. Com esse método, você e o restante de sua equipe podem determinar que Leon tem sexta, segunda e terça para trabalhar no diagrama e Kylie tem quarta para concluir as revisões.

As barras descem em cascata para ilustrar a passagem do tempo e os blocos de tempo em que as tarefas são concluídas.

Questão

Por que as pessoas que trabalham em gerenciamento de projetos consideram útil um gráfico de Gantt? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Apresenta detalhamentos claros de quem é responsável pelo trabalho e do prazo das tarefas.
  Correct - Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontais que oferece uma visão geral do cronograma do projeto. Esse formato visual facilita a compreensão do que os integrantes da equipe precisam fazer e quando. Ele também ajuda a esclarecer como as tarefas de um integrante individual da equipe se conectam a outras tarefas do projeto.

• Oferece uma representação altamente visual das tarefas do projeto.
  Correta - Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontais que mapeia o cronograma de um projeto. Os gráficos de Gantt exibem uma representação altamente visual das tarefas do projeto, de quem é responsável por qual trabalho e do prazo das tarefas.

• Ele usa cartões para acompanhar e visualizar o andamento das tarefas de um projeto.

• Ele usa uma série de documentos vinculados para centralizar os componentes do plano do projeto.

Os diagramas de Gantt podem ser uma ferramenta útil para acompanhar cronogramas, mas que tipos de ferramentas podem ser usados para fazer um diagrama de Gantt?

Há algumas opções, mas vamos nos concentrar em uma planilha simples.

Criar um diagrama de Gantt em uma planilha é muito simples. Dá para organizar as colunas da esquerda por itens como título da tarefa, proprietário da tarefa, data de início, data de conclusão, duração e porcentagem de conclusão da tarefa. Este é um ótimo lugar para listar as tarefas e os marcos previamente identificados em uma estrutura analítica do projeto. Você vai incluir informações relevantes nas linhas abaixo, organizadas por data de início.

No lado direito da planilha, você vai ordenar suas colunas pelas semanas estimadas para concluir o projeto do início ao fim. Nas linhas abaixo disso, você vai incluir barras que representam as datas em que certas tarefas ocorrerão. Legal, certo?

As planilhas são úteis aqui porque podem conter mais informações o que só o diagrama de Gantt.

O cronograma do projeto serve como o componente central do plano de projeto, mas é possível usar guias separadas em sua planilha para abrigar ou vincular a outros documentos que você quer incluir em seu plano, como um gráfico RACI ou um termo de abertura do projeto. Também é possível optar por incluir seus planos de gestão de riscos e comunicação aqui.

Com uma planilha, é possível simplesmente incluir uma guia para seus documentos. Manter todos os documentos do projeto em uma planilha economiza tempo, ajuda todos a se manterem organizados e reduz o trabalho de ter que pesquisar e-mails para conseguir informações.

Como alternativa, também é possível optar por usar um documento digital para vincular todos os documentos relevantes.

Os diagramas de Gantt são uma ferramenta útil, mas estão longe de ser a única opção para seu plano de projeto, e há muitos motivos pelos quais essa forma de documentação pode não funcionar para você ou sua equipe de projeto.

Em um projeto simples, talvez você descubra que a equipe responde melhor a um documento digital que apresente uma lista de tabelas ou tarefas, proprietários, datas de conclusão e links para outros documentos de planejamento relevantes. Ou talvez sua equipe trabalhe melhor com quadros Kanban, que usam cartões para acompanhar e ver o progresso das tarefas.

Não importa a ferramenta escolhida, se o plano incluir as metas do projeto, tarefas, proprietários, datas de início e término e a documentação de planejamento relevante, será possível manter todos em sintonia.

Agora você sabe mais sobre as ferramentas que podem ser usadas para criar um cronograma. A seguir, vamos falar sobre as práticas recomendadas para criar um plano de projeto. Encontro você no próximo vídeo.

Atividade: Estimar um plano de projeto em um diagrama de Gantt

Até, Apr 23, 11:59 PM WEST | PGA. Duração: 1h. | Nota: 100%

Instruções

Link Google Sheets

PGA - Atividade - Estimar um plano de projeto em um diagrama de Gantt (opens in a new tab)

Atividade: Estimar um plano de projeto em um diagrama de Gantt

Até, Apr 26, 11:59 PM WEST | Avaliar Pares. | Nota: 100%

Práticas recomendadas para o plano de projeto

Video. Duração: 5 min

Antes, você aprendeu a criar um plano de projeto com base em um cronograma de projeto que lista todos os marcos, tarefas e prazos do projeto e que descreve claramente os responsáveis ​​por cada tarefa. Você também aprendeu sobre os diagramas de Gantt, formas visuais simples de criar um cronograma.

Como você pode ajudar a garantir que seu plano funcione para você e sua equipe?

Melhores práticas de planeamento de projectos

Vamos discutir cinco práticas recomendadas para criar um grande plano de projeto que permanecerá útil durante as fases de execução e encerramento do projeto. Isso inclui:

• garantir uma revisão cuidadosa de entregas, marcos e tarefas do projeto,
• dar a si mesmo tempo para planejar,
• reconhecer e planejar o inevitável (algo poderá dará errado),
• manter a curiosidade e
• defender seu plano.

Em primeiro lugar, convém garantir que você revisou cuidadosamente as entregas, os marcos e as tarefas do projeto. Durante a fase de início, você se lembra de que criou um termo de abertura do projeto com informações importantes sobre o projeto, como meta, escopo e entregas. Quando um projeto entra no planejamento, seus planos ficam mais detalhados.

Vamos discutir isso no contexto de seu projeto na Office Green.

1ª dica: Em seu plano, deverá sempre garantir uma revisão cuidadosa de entregas, marcos e tarefas do projeto, você precisa detalhar ainda mais essas informações. Você está criando um novo site para o serviço, portanto, precisará detalhar essa entrega em marcos menores, como iniciar uma reunião com o desenvolvedor da Web e conseguir a aprovação das partes interessadas. E esses marcos se dividirão em tarefas menores, como a simulação do design de um novo site e o desenvolvimento de uma página de destino. Cada uma dessas tarefas será atribuída a um colega e terá uma data de início e de término. Um site novo não é a única entrega do projeto Plant Pals. Você precisará dividir cada entrega em marcos e tarefas para garantir que você e sua equipe tenham uma imagem clara do que precisa ser feito para cumprir as metas do seu projeto. Seu plano gira em torno da conclusão de cada tarefa minúscula, então você precisa reservar um tempo para acertar essa parte.

2ª dica: Deverá dar a si mesmo tempo para planejar. Há um motivo pelo qual o planejamento é a própria fase do ciclo de vida do projeto. É um processo demorado, especialmente para projetos maiores com várias entregas. O planejamento dá a você e sua equipe um tempo para pensar de maneira realista sobre o que a equipe pode e não pode realizar em um determinado período. Você não é uma máquina, nem seus colegas de equipe. Há limites para a quantidade de trabalho que uma pessoa pode realizar em um determinado período. Usar as estratégias que mostramos anteriormente, como estimativa de esforço e planejamento de capacidade, pode ajudar você e sua equipe a ter uma noção realista de quanto tempo o projeto levará e quando você será capaz de atingir seus marcos. Também é importante possibilitar um tempo de reserva, uma vez que os projetos raramente saem como planejado. Mais tarde no projeto, você ficará feliz por inicialmente ter planejado alguma flexibilidade quanto ao tempo.

Questão

Quais estratégias podem ajudar sua equipe a ter uma noção realista de quanto tempo o projeto levará? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Retrospectiva do projeto
• Adesão das partes interessadas
• Planejamento de capacidade
  Correta - É importante avaliar o que a equipe pode e não pode realizar dentro de um determinado prazo. É aí que a estimativa de esforço e o planejamento de capacidade podem ajudar. Essas estratégias ajudam a equipe a saber quanto tempo levará um projeto e quando os marcos dele serão alcançados.
• Estimativa de esforço
  Correta - Ao criar um plano de projeto, é importante ter uma noção de quanto tempo ele levará. Para fazer isso, os gerentes de projeto usam estimativa de esforço e planejamento de capacidade. Essas estratégias ajudam a equipe a entender a duração do projeto e quando os marcos dele serão atingidos.

3ª dica: Deverá reconheçer e se planejar para o inevitável: algo dará errado. Mesmo com um planejamento minucioso, seus projetos ainda passarão por contratempos e solavancos inesperados. Não dá para se planejar para todos os problemas, mas a equipe pode identificar os riscos que provavelmente ocorrerão e criar planos para prevenir ou reduzir esses riscos. Como mencionamos antes, ter uma reserva é uma ferramenta útil para reduzir problemas relacionados a lentidões em andamento. Você vai aprender mais sobre como criar um plano de gestão de riscos que entrará em seu plano de projeto posteriormente neste curso.

4ª dica: Deverá sempre manter a curiosidade. Talvez você seja o único especialista em seu projeto no geral, mas é muito improvável que seja um especialista em todas as tarefas do projeto. É por isso que é tão importante sentar-se com os colegas de equipe durante uma fase de planejamento e fazer muitas perguntas. Como falamos antes, fazer perguntas aos colegas de equipe sobre o trabalho deles pode dar a você uma visão mais profunda sobre as tarefas deles no projeto. A contribuição deles ajudará você a criar um plano mais sólido, e o diálogo de mão dupla ajudará a criar confiança entre você e seus colegas de equipe. Para manter o projeto funcionando sem problemas, também é importante compreender as expectativas, prioridades, avaliações de risco e estilos de comunicação das partes interessadas e dos fornecedores. Por exemplo, você pode perguntar às partes interessadas como melhor mantê-las informadas sobre os planos do projeto, e pode perguntar aos seus fornecedores sobre a disponibilidade deles para concluir o trabalho do projeto.

5ª dica: Deverá sempre saber defender o seu plano. Ao decidir como organizar seu plano, você precisa se fazer algumas perguntas. Tipo, seus colegas de equipe podem usar a ferramenta que você usou para criar seu plano? A informação é clara o suficiente para as partes interessadas? Usar este plano como uma única fonte de verdade economizará tempo e energia para a equipe e as partes interessadas quando precisarem encontrar informações sobre o projeto? Se a resposta a cada uma dessas perguntas for um grande sim, você está no caminho certo. Para conseguir a adesão dos colegas de equipe e das partes interessadas para o plano do seu projeto, defenda-o! Diga à sua equipe por que é benéfico para eles ficarem em dia com o plano. Ao fazer isso, você pode influenciar os colegas de equipe a permanecer no caminho certo e atualizar o plano regularmente.

Para recapitular, você pode definir seu plano de projeto para o sucesso se revisar entregas, marcos e tarefas, dar a si mesmo tempo para planejar, preparar-se para algo dar errado, manter a curiosidade e defender seu plano depois de finalizado.

A seguir, vamos recapitular o que você aprendeu nos últimos vídeos.

Como criar um plano de projeto: ferramentas e modelos

Leitura. Duração: 10 min

Os planos de projeto são essenciais porque são usados para capturar o escopo e o tempo que leva para a conclusão de um projeto. O plano de projeto é, essencialmente, o blueprint do projeto: ele apresenta todas as atividades e os marcos que sua equipe precisa atingir para concluir o projeto com êxito. Os planos de projeto têm várias formas, tamanhos e formatos. Dependendo do projeto que você gerencia, o modelo utilizado pode variar, e algumas empresas têm até modelos padrão que exigem que os gerentes de projeto usem.

Nos vídeos anteriores, você aprendeu sobre várias ferramentas e técnicas para criar um plano de projeto. Mas como saber quais ferramentas e técnicas usar e quando? Como regra geral, é melhor usar uma planilha para um projeto simples e um software de gerenciamento de projetos para um projeto mais complexo. Não importa qual ferramenta você usa, não deixe de incluir estas informações importantes:

• Números do ID ou nomes da tarefa: É possível terminar com dezenas, centenas ou até milhares de tarefas em um projeto. Atribuir um ID ou nome para a tarefa torna mais fácil localizar e fazer referência a ela durante a comunicação com os integrantes da equipe e partes interessadas.

• Durações da tarefa: A duração de uma tarefa é a quantidade de tempo que você estima que ela levará. Adicionar durações de tarefas ao plano de projeto ajuda a organizar e priorizar as tarefas no projeto com o objetivo de ajudar a garantir que você alcance sua meta dentro do prazo.

• Datas de início e término: Incluir datas de início e término para cada tarefa ajuda a controlar se você está progredindo no prazo ou não.

• Quem é responsável pelo quê: Incluir o papel e as responsabilidades de cada integrante da equipe ajuda a promover clareza e eficiência. Uma prática recomendada é atribuir um proprietário a cada tarefa.

Como usar uma planilha para criar um plano de projeto

As planilhas são uma ferramenta excelente para usar em planos de projeto, especialmente para projetos menos complexos e com uma atribuição clara de tarefas. As planilhas podem exigir muita digitação manual de informações, mas, como gerente de projeto, talvez você goste do controle que elas oferecem. As planilhas também são personalizáveis. Portanto, é possível personalizá-las de acordo com as necessidades do seu projeto.

Dica: é importante incorporar os números da estrutura analítica do projeto (WBS, na sigla em inglês) ao plano de projeto. Neste exemplo, os números de ID estão relacionados diretamente aos números da WBS, o que é uma maneira útil de manter a consistência.

Modelos de planilha

É útil testar tutoriais on-line para que você consiga se acostumar com as diferentes funcionalidades e interfaces de usuário de cada ferramenta. Incluímos links para alguns modelos de plano de projeto abaixo:

Smartsheet: Modelos de plano de projeto para Microsoft Word (opens in a new tab)

Smartsheet: Modelos de plano de projeto para Planilhas Google (opens in a new tab)

Modelo de cronograma de plano de projeto do Google (opens in a new tab)

Modelo de diagrama de Gantt da Microsoft (opens in a new tab)

Ferramentas de gerenciamento de trabalho

Há muitas opções de ferramentas de gerenciamento de trabalho disponíveis para você utilizar ao planejar um projeto. Abordamos algumas delas em vídeos anteriores, mas, para relembrar, é importante ter em mente que cada empresa, gerente de projeto e cliente tem uma ferramenta de gerenciamento de trabalho preferida. É possível encontrar ferramentas como Smartsheet (opens in a new tab), Asana (opens in a new tab), Jira (opens in a new tab), Trello (opens in a new tab) e muitas outras. Essas ferramentas permitem colaboração e comunicação em nível de tarefa.

Principal conclusão

A ferramenta que você usa para criar seu plano de projeto vai ajudar você a coletar e acompanhar detalhes do projeto, gerenciar o cronograma e visualizar como o projeto está progredindo. Um plano de projeto claro, completo e organizado pode ajudar a criar a receita para o sucesso do gerenciamento de projetos.

Introdução aos quadros Kanban

Leitura. Duração: 10 min

Os quadros Kanban são uma ferramenta visual usada para gerenciar tarefas e fluxos de trabalho. Eles podem ser criados em quadros brancos, quadros magnéticos, cartazes, programas de computador e muito mais. As tarefas associadas ao projeto são escritas em cartões. Esses cartões são colocados em colunas, que representam o progresso feito.

Os quadros Kanban são úteis para todos os tipos de projetos, mas normalmente são mais adequados para equipes de projeto que trabalham em uma abordagem de gerenciamento de projetos Agile. Talvez você se lembre de que o gerenciamento de projetos Agile é uma abordagem iterativa para gerenciar projetos que se concentra em lançamentos contínuos e incorpora o feedback do cliente a cada iteração. É possível decidir se um quadro Kanban é adequado para o projeto depois de se tornar um gerente de projeto e criar um plano para ele.

Finalidades de um quadro Kanban

Os quadros Kanban têm as seguintes utilidades:

• Oferecer uma rápida compreensão visual dos detalhes do trabalho e fornecer informações críticas sobre tarefas.

• Facilitar as trocas entre as partes interessadas, como entre os recursos de teste e desenvolvimento ou entre os integrantes da equipe que trabalham em tarefas relacionadas.

• Ajudar a coletar métricas e melhorar os fluxos de trabalho.

Como criar cartões

Os cartões variam em estilo (dá até para usar notas adesivas em um quadro branco), mas a maioria deles conterá alguns detalhes importantes sobre a tarefa que representam. As equipes costumam usar os dois lados dos cartões físicos. Veja aqui o que os dois lados do cartão precisam incluir:

Parte da frente

• Título e identificador exclusivo: Tenha uma referência rápida para tarefas e números de ID.

• Descrição do trabalho: Descreva brevemente a tarefa a ser realizada. Lembre-se de que isso precisa ser colocado em algo menor que uma ficha catalográfica.

• Estimativa de esforço: Estime a quantidade de trabalho necessária para concluir a tarefa. Por exemplo, escreva “pequeno”, “médio” ou “grande” para indicar o nível de esforço que você acha que essa tarefa envolverá.

• Quem é designado para a tarefa: Indique quem é responsável por completar a tarefa. O ideal é ter uma pessoa por cartão.

Parte de trás

• Data de início: Inclua a data de início da tarefa para uso em métricas, acompanhamento e para garantir que sua estimativa de tempo seja precisa.

• Dias bloqueados: Indique em quais dias sua tarefa pode ser interrompida. Uma tarefa pode ser bloqueada se não for possível continuar o trabalho com ela. Por exemplo, se uma entrega não foi entregue na data exigida, seu dia pode ser bloqueado para esta tarefa específica.

• Data de término: Como em qualquer plano, é importante monitorar quando a tarefa será concluída. Isso permite que você garanta que seu projeto ainda está no caminho certo para atingir a meta final.

Softwares para o quadro Kanban

Se você quiser usar uma ferramenta de software em vez de um quadro físico, terá algumas opções. Asana (opens in a new tab) e Trello (opens in a new tab) são ótimas ferramentas de software para usar se você estiver procurando introduzir o Kanban a um projeto. Há muitas opções, então reserve um tempo para avaliar qual é a melhor para você e seu projeto.

Teste seu conhecimento: Como utilizar ferramentas para criar um plano de projeto

Quiz. 4 questões | Duração: 8 min | Nota Final: 100%

4. Revisão: Como criar um plano do projeto

Finalização

Video. Duração: 46 sec

Vamos recapitular o que acabamos de abordar.

Primeiro, explicamos por que é necessário criar e gerenciar um plano de projeto. No centro do plano de projeto está o cronograma, e conversamos sobre métodos para determinar estimativas realistas de tempo e esforço para cada tarefa.

Você também aprendeu mais sobre o poder das habilidades comportamentais para ajudar você a conseguir estimativas de tempo e esforço dos integrantes de sua equipe.

Também apresentamos um diagrama de Gantt, que é uma ferramenta útil para visualizar o cronograma de um projeto.

Além disso, compartilhei minhas práticas recomendadas para criar um plano de projeto que servirá como uma fonte útil de informações durante as fases de planejamento e de execução.

A seguir, vamos mostrar como gerenciar custos e orçamentos. Vejo você em breve.

Desafio semanal 2

Até, Apr 23, 11:59 PM WEST | Quiz. 10 questões. | Duração: 50 min. | Nota Final: 97,5%

FIM! - Semana 2 - Curso 3