Como organizar a comunicação e documentação

Você vai aprender os elementos de um plano de comunicação simples e como redigir e gerenciar um, por que a documentação ajuda a criar visibilidade e responsabilidade da equipe do projeto, como organizar documentos em um local central e como se preparar para uma procura de emprego documentando a experiência e destacando habilidades transferíveis.

Dedicação ao estudo

• Videos: 48 min

• Leitura: 1 h 40 min

• Teste: Teste com avaliação

Objectivos

• Elaborar um plano de comunicação simples e explicar como gerenciá-lo
• Examinar os elementos de um plano de comunicação que são fundamentais para o sucesso do projeto.
• Explicar o valor da documentação na criação de visibilidade e responsabilização dos integrantes da equipe.
• Organizar documentos do projeto em um lugar centralizado.
• Preparar-se para a busca por emprego documentando experiências relevantes para a carreira e destacando habilidades transferíveis. (Opcional)

Conteúdos

1. Como criar um plano de comunicação eficaz
2. Documentação dos recursos de planejamento de projetos
3. Opcional: Como se preparar para uma busca de emprego
4. Revisão do curso: Planejamento de projetos: Como juntar tudo

1. Como criar um plano de comunicação eficaz

Introdução: Como organizar a comunicação e a documentação

Video. Duração: 42 sec

Estamos na última seção deste curso sobre planejamento, e agora finalmente é hora de juntar tudo o que você tem desenvolvido. Até agora, vimos os principais componentes da fase de planejamento: como definir um cronograma, como criar e gerenciar um orçamento e como identificar e gerenciar riscos. A seguir, falarei da importância dos planos de comunicação do projeto. Há muitas maneiras de se comunicar de forma eficaz durante a fase de planejamento e depois dela. Aqui, vou ensinar a você algumas ótimas estratégias de comunicação e mostrar como criar um plano de comunicação de sucesso para qualquer projeto.

Por que a comunicação é fundamental

Video. Duração: 5 min

Vamos começar com um exemplo. Imagine que você planejou uma festa surpresa para o aniversário do seu melhor amigo. Você se dedicou a isso por um mês e, finalmente, chegou o grande dia. Você chega ao restaurante onde será a festa, mas há um problema. O recepcionista diz que a reserva foi cancelada porque ninguém confirmou. Um amigo aparece com o bolo de aniversário, mas você tinha pedido para ele levar cupcakes. Outro amigo manda mensagens dizendo que está ansioso para ver todo mundo amanhã à noite. Amanhã? E então, no meio da confusão, você olha e percebe que seu melhor amigo já foi acomodado do outro lado do restaurante.

Não é exatamente a festa surpresa que você tinha em mente.

Questão: O que aconteceu?

Resposta: O que aconteceu foi um problema de comunicação.

O amigo que fez a reserva esqueceu de avisar que você tinha de confirmar com 24 horas de antecedência. O amigo que encomendou o bolo não viu o e-mail em você pedia para ele encomendar cupcakes, e você supôs que todos para quem enviou mensagem receberam a atualização de que a festa seria na sexta-feira, não no sábado. Felizmente, seu melhor amigo gostou muito da sua dedicação e ficou surpreso mesmo assim. Mas, embora você e seu amigo possam rir do planejamento fracassado da festa, se algo assim acontece no trabalho, seu chefe e seus colegas de trabalho talvez não pensem o mesmo.

A comunicação é muito importante para qualquer projeto. Eu diria até que é a ferramenta mais importante para garantir que o projeto se desenvolva sem problemas.

Muitas vezes, o que contribui para o sucesso ou fracasso de uma equipe de projeto se resume ao fato de todos os envolvidos entenderem ou não o que está acontecendo e como as tarefas de todos contribuem para os objetivos do projeto.

Como gerente de projeto, você desempenha um grande papel em garantir que todo mundo saiba quais são suas funções e tarefas.Você também é a pessoa a quem os membros da equipe recorrem quando precisam de uma resposta rápida. Conseguir se comunicar com clareza e eficácia é fundamental.

É importante ter em mente que, sem uma comunicação eficaz, o projeto corre o risco de perder oportunidades importantes ou mesmo de não dar certo.

Durante um projeto do qual eu participei recentemente, as partes interessadas alocaram alguns especialistas em design para trabalhar comigo. Na primeira semana do projeto, percebi que um dos especialistas não comparecia às reuniões do projeto. Decidi falar com essa pessoa sobre a ausência nas reuniões. Quando perguntei, ela disse que já estava ocupada demais com a carga de trabalho atual e não conseguia se comprometer com os prazos curtos que eu estava atribuindo.

Houve algumas falhas de comunicação:

• Primeiro, entre o especialista e seu gerente,
• Segundo depois entre o especialista e eu, como gerente de projeto.

O ideal seria que o especialista e seu gerente tivessem se comunicado melhor um com o outro sobre a capacidade do especialista de assumir a carga de trabalho. Se eu não tivesse conversado com o especialista, a ausência frequente dele das reuniões poderia ter resultado em muito tempo perdido, atraso do projeto ou impossibilidade de entregar o projeto de forma satisfatória. No final das contas, acabamos perdendo apenas uma semana de trabalho devido à falta de comunicação. Mas, como entrei em contato rapidamente, conseguimos corrigir a situação e atribuir outro especialista ao projeto.

Nós sabemos que a comunicação é muito importante, mas o que é comunicação exatamente?

Comunicação

Em poucas palavras, comunicação é o fluxo de informações. Ela inclui tudo o que é compartilhado, como é compartilhado e com quem.

Uma boa comunicação eficaz é sempre:

• clara,
• honesta,
• relevante e
• frequente, mas não frequente demais.

Existe algo que é a sobrecarga de informações. A comunicação eficaz permite que o projeto seja executado dentro do prazo e supere as expectativas traçadas no plano de projeto.

Aproveite ao máximo os tipos de ferramentas diferentes tais como:

• reuniões,
• e-mails,
• telefonemas,
• documentos escritos e
• apresentações formais, ...e garanta que todos tenham acesso a elas.

Também é importante se lembrar de que a comunicação não é um evento único ou uma via unilateral.

Comunicação precisa ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto, partindo da equipe de projeto, das partes interessadas e também de você.

Lembre-se de esclarecer os objetivos e as expectativas do cliente, acompanhar tarefas realizadas e informar atrasos ao longo do andamento do projeto. Isso ajudará você a evitar problemas e contratempos.

Como gerente de projeto, você é responsável por criar um fluxo consistente de comunicação ao longo do projeto, definir o estilo da comunicação em equipe e se dedicar para garantir que todos estejam na mesma página ao longo de todo o percurso, o que permitirá que o projeto tenha mais chance de ser bem-sucedido.

Questão

Quando a comunicação precisa acontecer durante o ciclo de vida do projeto?

• Antes do início do ciclo de vida do projeto
• Rumo ao início do ciclo de vida do projeto
• No final do ciclo de vida do projeto
• Ao longo de todo o ciclo de vida do projeto
  Correta - A comunicação não é um evento único, ela precisa acontecer durante todo o ciclo de vida do projeto, vinda da equipe do projeto, das partes interessadas e do gerente de projeto.

Esperamos que esteja claro que a comunicação é extremamente importante para gerenciar um projeto.

A seguir, eu vou mostrar como fazer um plano de comunicação que ajudará você a gerenciar todas as comunicações importantes.

Dicas para uma comunicação eficaz

Leitura. Duração: 10 min

Nas últimas lições, você aprendeu que a comunicação é essencial para qualquer projeto de sucesso. Como gerente de projeto, você é a base dessa comunicação, que é um processo contínuo ao longo do ciclo de vida de um projeto. Um bom gerente de projeto deve saber se comunicar com todas as partes interessadas e com os membros da equipe por vários meios.

Como gerente de projeto, é importante desenvolver um plano de comunicação para toda a duração do projeto. Uma boa comunicação ajuda a desenvolver o projeto sem problemas, leva a melhores resultados e permite uma cultura de equipe saudável. Você pode usar estas quatro dicas para promover uma comunicação eficaz dentro da equipe:

Reconhecer e entender as diferenças individuais

Você pode incentivar a comunicação aberta e inclusiva ao:

• Não fazer suposições sobre a formação, a identidade ou as experiências do público.

• Prestar atenção aos seus próprios preconceitos.

• Usar linguagem apropriada, profissional e neutra.

• Incluir, respeitar e ter interesse por pontos de vista diversos.

Como gerente de projeto, você com certeza trabalhará com um grupo diverso de membros da equipe e partes interessadas em cada projeto. Você precisará entender a formação, as experiências, as perspectivas e os preconceitos de cada membro da equipe (assim como os seus) para se comunicar de maneira eficaz.

Discutir ideias e criar a mensagem apropriada

Comunique a mensagem certa pensando no seu público-alvo. Com quem você está se comunicando? Em suas comunicações, deixe sempre claro o motivo de entrar em contato:

• Quais canais o público pode usar para entrar em contato com você ou com a equipe?

• Você está transmitindo informações?

• Você está pedindo sugestões?

• Você está esclarecendo um problema?

• Você está resolvendo um problema?

Alguns membros da equipe podem precisar de informações detalhadas, enquanto outros talvez precisem apenas de uma visão geral da situação. Qualquer que seja o público, você deve conseguir identificar o propósito da mensagem, apresentar as informações ou solicitá-las de forma clara e concisa e manter o foco.

Transmitir sua mensagem

Ao criar a mensagem, pense em quais métodos estão disponíveis e são apropriados para se comunicar com vários membros da sua equipe, seja pessoalmente, por videoconferência, telefone, e-mail ou em uma reunião. Escolher o método certo é ainda mais importante caso haja membros da equipe ou partes interessadas em diferentes regiões ou fusos horários. Além disso:

• Evite incluir qualquer informação sigilosa ou potencialmente privada;

• Considere que todos na empresa receberão a comunicação.

Obtenha feedback e coloque-o em prática

A comunicação não termina quando você entrega sua mensagem, então, faça um acompanhamento com seu público da seguinte forma:

• Verifique se sua mensagem estava clara;

• Peça feedback;

• Incentive uma comunicação aberta;

• Responda às perguntas rapidamente.

Nesta etapa final, você receberá o feedback do público para garantir que sua mensagem tenha sido recebida conforme o esperado.

Principais conclusões

Agora, você tem as etapas necessárias para se comunicar com eficácia como gerente de projeto! Você aprendeu a promover a comunicação aberta e inclusiva, reconhecendo e entendendo as diferenças individuais entre os membros da equipe. Você já sabe criar e entregar uma mensagem apropriada e a importância de receber o feedback e colocá-lo em prática. Acima de tudo, certifique-se de que suas comunicações sejam claras, honestas, relevantes e frequentes.

Seguir essas diretrizes colocará você no caminho certo para uma comunicação bem-sucedida em todos os seus projetos.

Como iniciar um plano de comunicação

Video. Duração: 4 min

Até agora, você aprendeu algumas formas comuns de se comunicar durante um projeto. Vamos dar um passo adiante e aprender a criar um plano de comunicação. Isso vai ajudar você a gerenciar os diferentes tipos de comunicação que ocorrerão durante um projeto.

Acredite em mim: vai haver muita comunicação, então, você precisará de um plano para estar a par de tudo e usar como ferramenta para uma comunicação eficaz.

Plano de comunicação

Organiza e documenta o processo, os tipos e as expectativas de comunicação do projeto.

O tamanho e a complexidade do plano de comunicação serão diferentes para cada projeto, mas é sempre bom ter um, principalmente quando há várias partes interessadas, diversas fases e gestão de mudança. Ele ajudará você, seu projeto e as partes interessadas.

Assim como outros planos relacionados ao projeto, seu plano de comunicação deve abordar estas questões:

• o que precisa ser informado,
• quem precisa informar,
• quando a comunicação precisa acontecer,
• por que e como se comunicar e
• onde as informações comunicadas são armazenadas.

Vamos analisar cada questão com um exemplo de plano de comunicação que eu criei para nosso projeto Plant Pals.

Em primeiro lugar, o plano de comunicação deve conter o que você está comunicando, ou seja, o tipo de comunicação. Alguns desses itens são: atualizações de status, problemas, feedback dos usuários, verificações diárias e outros tipos de reunião do projeto.

Então, você precisa identificar com quem você se comunica. Essa pessoa é o destinatário das informações, como as principais partes interessadas e a equipe principal do projeto.

Para cada tipo de comunicação, registre quando vocês deverão se comunicar. Isso inclui a frequência, que é quantas vezes vocês deverão se comunicar, e datas importantes, como prazos ou grandes reuniões.

Algo a ter em mente é que nem todos precisam receber a mesma quantidade de informações ao mesmo tempo. De modo geral, as principais partes interessadas receberão informações com menos frequência, como em um resumo de alto nível, e-mail ou reunião de revisão de projeto mensal, mas a equipe principal do projeto provavelmente receberá informações mais detalhadas, com atualizações por e-mail diárias ou verificações virtuais rápidas.

Em seguida, apresente como você fará as comunicações ou o método de entrega que usará. A forma pode ser e-mail, reuniões presenciais ou virtuais ou uma apresentação formal.

O plano também precisa conter o objetivo da comunicação. Esse é o “porquê”. Então, pergunte a si mesmo: Por que você está se comunicando?

É para dar uma atualização de progresso, identificar um risco e resolver barreiras? Ou talvez você precise descobrir os próximos passos, planos de preparação detalhados e refletir sobre as lições aprendidas.

O objetivo da comunicação pode ser uma combinação de qualquer um desses ou alguma outra razão diferente.

Em qualquer caso, deve haver um propósito para se comunicar, caso contrário, você corre o risco de desperdiçar um tempo valioso.

Por fim, inclua onde os recursos de comunicação estão localizados e qualquer outra observação. Falarei mais sobre as práticas recomendadas de armazenamento de informações na próxima lição mas, por enquanto, tente lembrar que informações relevantes devem ter fácil acesso, para que você, as partes interessadas e sua equipe possam rapidamente encontrar os recursos de que precisam para tomar decisões, realizar tarefas, se atualizar ou fornecer atualizações.

Outra vantagem de um plano de comunicação eficaz é que ele permite a continuidade das operações do projeto. Se um novo gerente de projeto entrar no projeto e vir o plano, deverá conseguir acessar rapidamente anotações e documentação de reuniões anteriores, bem como comunicações atuais e futuras.

Questão

Além do que precisa ser comunicado, um plano de comunicação aborda quais das questões a seguir? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Quando estabelecer a continuidade do projeto
• Quando a comunicação precisa acontecer
  Correta - Um plano de comunicação ajuda a gerenciar todos os diferentes tipos de comunicação que acontecerão durante um projeto. Ele abrange questões-chave sobre as comunicações do projeto, como quem se comunica, o que se comunica, por que a comunicação acontece e muito mais.
• Onde as informações comunicadas são armazenadas
  Correta - Um plano de comunicação organiza e documenta o processo, os tipos e as expectativas de comunicação para o projeto. Ele também acompanha onde as principais informações comunicadas são armazenadas. O tamanho e a complexidade do plano são diferentes para cada projeto, mas é sempre algo bom de ter.
• Quem precisa se comunicar
  Correta - Um plano de comunicação documenta o processo, os tipos e as expectativas de comunicação do projeto. Ele também responde a perguntas sobre quem, o quê, quando, por que e como a comunicação acontece, e onde as principais informações comunicadas são armazenadas.
• Por que e como se comunicar
  Correta - Um plano de comunicação ajuda os gerentes de projeto a se manterem cientes das inúmeras comunicações do projeto e a organizá-las de maneira eficaz. Para tanto, o plano de comunicação documenta e organiza o processo, os tipos e as expectativas das comunicações do projeto.

O plano de comunicação também ajuda na gestão de mudança eficaz, no processo de entrega do projeto final e na implementação adequada dele.

Quando outras pessoas tiverem acesso ao plano de comunicação depois que você sair do projeto, elas conseguirão resolver qualquer problema que possa surgir, tomar decisões ou aplicar processos semelhantes em um novo projeto.

Espero que agora você esteja se sentindo mais familiarizado com as maneiras como um plano de comunicações pode levar seu projeto ao sucesso. Tenha em mente que este é apenas um plano básico e que há muitas outras maneiras de estruturar um plano. Tudo depende do tipo de projeto que você está desenvolvendo.

A seguir, mostrarei os detalhes de um plano de comunicação e como usá-lo para gerenciar comunicações de projeto de forma eficaz e eficiente.

Como desenvolver um plano de comunicação

Video. Duração: 12 min

Agora que você sabe o que é um plano de comunicação e as categorias básicas dele, o próximo passo é preencher o plano.

Nesta lição, você aprenderá a configurar um plano de comunicação mais adequado para as diferentes pessoas envolvidas no seu projeto e que tipo de informação incluir no plano.Itens como:

• Quem precisa estar envolvido na comunicação do projeto?
• Qual é a melhor maneira de se comunicar?
• Por que você está comunicando?
• Como que frequência é necessário se comunicar?

Há alguns vantagens fundamentais em planejar as comunicações com antecedência.

Criar um plano de comunicação

• Ajuda a melhorar a eficácia geral da comunicação,
• Ajuda a manter as pessoas engajadas e motivadas ao longo do projeto,
• Ajuda a envolver as partes interessadas em conversas eficazes.

Vamos tentar elaborar um modelo de plano de comunicação para que você possa ver como ele ajuda a gerenciar os diversos aspectos da comunicação do projeto.

Continuaremos com o projeto Plant Pals da Office Green Aqui está um exemplo de um plano de comunicação básico em uma planilha.

Antes de mais nada, pense em quais tipos de comunicação você usará ao longo do projeto. Sempre que quiser, consulte o gráfico RACI e o mapa de partes interessadas, que são ferramentas que ajudarão você a descobrir que tipo de comunicação é mais adequado para cada pessoa, grupo ou função.

Neste exemplo, digamos que as partes interessadas sejam executivos seniores ocupados, que talvez não precisem de atualizações diárias. Em vez de reuniões diárias, é melhor enviar um boletim informativo que resuma pontos fundamentais e o progresso do projeto até o momento.

Vamos colocar isso. Newsletter do projeto (Em tipos de comunicação).

Para a equipe principal, por outro lado, pode ser vantajoso ter reuniões curtas diariamente, que são reuniões focadas em deixar todos atualizados em relação a informações fundamentais. Nelas, cada membro da equipe descreve brevemente qualquer tarefa concluída e barreiras que tenham surgido. Isso é comum no gerenciamento de projetos Agile, pois ajuda a equipe a permanecer coordenada e a avançar no projeto rapidamente.

Vamos colocar reuniões curtas nesta linha (Em tipos de comunicação).

Mas às vezes não é possível realizar reuniões diárias, devido a restrições de fuso horário ou outros compromissos. Não se preocupe, há outras maneiras de manter a comunicação fluindo.

Por exemplo, a equipe de projeto que criou este programa enviava por e-mail atualizações de status diariamente para toda a equipe para informar quais tarefas estavam sendo realizadas naquele dia.

Ela também usava um monitor de projeto para tarefas e marcos, para ter certeza de que todos estavam em sintonia.

A seguir, pense em quem precisa receber informações sobre seu projeto. Estes são os destinatários da comunicação. É bom consultar o mapa das partes interessadas e o gráfico RACI novamente.

Pergunte a si mesmo, quem precisa estar bastante envolvido nos detalhes? & Quem só precisa ser informado de grandes marcos? Eu já mencionei que as principais partes interessadas receberiam um boletim mensal, então,

vou inserir isso agora. (Em destinatários). coloco principais Partes Interessadas.

Além disso, sabemos que a equipe principal participará das reuniões curtas diárias, então,

vou adicionar isso também. a equipe principal (Em destinatários) ao lados das reuniões diárias.

Excelente. Nós estamos avançando. O próximo aspecto dos destinatários são os subgrupos do projeto para marketing, aquisição (procurement) e desenvolvimento de produtos.

Vou adicionar os subgrupos do projeto para marketing, aquisição (procurement) e desenvolvimento de produtos (Em destinatários) logo abaixo da equipe principal.

Vamos adicionar reuniões separadas em cada um desses grupos, além das reuniões da equipe principal.

Como esses subgrupos não fazem parte da equipe principal, você talvez prefira se reunir com eles semanalmente, em vez de todos os dias.

Vamos adicionar uma verificação semanal para cada um deles sub-grupos.

Outra prática recomendada é listar as informações de contato e os fusos horários no seu plano de comunicação. Dessa forma, você sabe quando as pessoas estão disponíveis para se comunicar.

Vamos adicionar isso (Em contato e os fusos horários). Se preferir, oculte esta coluna, já que ela contém informações confidenciais sobre pessoas envolvidas em seu projeto.

Há outras maneiras de listar informações de contato de forma privada e criar links para facilitar a consulta.

Se estiver com dificuldade em decidir que tipo de comunicação usar, uma maneira de ajudar a escolher é pensar na frequência.

Como mencionei antes, uma parte interessada sênior provavelmente não conseguirá comparecer a reuniões diárias, e ela não precisa de todas as informações. Em vez disso, você pode se comunicar com uma parte interessada sênior semanal ou mensalmente, e abordar apenas atualizações de status de alto nível, como o progresso geral, conquistas recentes ou marcos atingidos e métricas atuais.

Nesse caso, vamos enviar o (boletim informativo do projeto -a Newsletter) uma vez por mês.

Se você não tem certeza, é sempre bom perguntar às partes interessadas seniores qual método de comunicação elas preferem. Quando você trabalha com a equipe principal em um projeto, precisa se aprofundar mais nos detalhes diários, conferir regularmente e perguntar sobre o andamento de tudo.

• Como eles estão se saindo nas tarefas? - Precisam da sua ajuda com alguma coisa?

Adicione uma reunião diária na coluna da (frequencia) para a equipe principal e uma semanal para os subgrupos (marketing, aquisição (procurement) e desenvolvimento de produtos).

Fazer reuniões com mais frequência pode ajudar a encontrar problemas e manter o projeto no rumo certo. Isso nos leva às datas-chave. Listar datas e horários-chave é importante para a coordenação.

Por exemplo, ao lançar um produto ou novo processo ou fazer uma apresentação, você deverá listar as datas-chave. Tenha em mente que nem todo tipo de comunicação precisa de datas-chave específicas.

Por exemplo, para comunicações diárias ou semanais, talvez não seja necessário especificar uma data toda semana. Você pode apenas listar “às segundas-feiras” ou algo assim.

Vamos adicionar datas-chave ao nosso plano.

Quanto a coluna (datas-chave) do nosso plano ena linha do boletim mensal, vamos enviá-lo na primeira segunda-feira de cada mês. Vamos agendar as reuniões curtas diárias ao meio-dia e as verificações semanais às quartas-feiras às 14h, 15h e 16h respetivamente para os subgrupos.

Ótimo. Agora, vamos falar sobre métodos de entrega, como e-mail, reuniões virtuais e presenciais, um documento compartilhado que é atualizado regularmente ou um relatório de progresso apresentado.

Decidir a melhor maneira de se comunicar é uma habilidade. Algo que eu frequentemente preciso adaptar e me empenhar para melhorar na minha função de gerente de projeto é a comunicação entre diferentes equipes e níveis de autoridade.

Um diretor ou executivo talvez tenha apenas cinco minutos, então, preciso de concisão e devo saber exatamente o que preciso deles. Da mesma forma, talvez eu tenha me acostumado a me comunicar por mensagem instantânea e vídeo com minha equipe principal. No entanto, um dos subgrupos do projeto talvez prefira e-mails e comentários no documento.

Vou adicionar esses métodos Email, reuniões virtuais em nosso plano de comunicação, começando com E-mail na linha da Newsletter; depois reuniões em pessoa e reuniões virtuais na linha reuniões curtas diárias e ainda Email, reuniões virtuais na linha dos subgrupos.

Os e-mails são uma forma muito comum de manter todos atualizados, mas, se escrever demais, você poderá perder o público. Afinal, ninguém quer ler um e-mail de duas páginas. Uma maneira de resolver isso é adicionar uma nota na parte superior do seu e-mail. Isso alertará os leitores de que alguns detalhes de um e-mail longo talvez não sejam relevantes para eles. Com esse tipo de e-mail, comece com tarefas e pontos-chave, com um limite de duas ou três frases.

Em seguida, insira uma seção mais longa na parte inferior para quem quer ou precisa de mais detalhes.

Nota: O objetivo da comunicação é passar as informações de forma eficaz. Pense cuidadosamente sobre o que você precisa atingir com cada tipo de comunicação.

Para partes interessadas de alto nível em particular, eu sempre tento responder à pergunta:

• “Mas e daí?”.
• Por que deveriam se importar com meu projeto?

O mesmo vale para minha equipe principal.

• Quais informações vão ajudar a garantir que realize as tarefas dentro do prazo e continue motivada?

Pensar nessas questões me ajuda a focar nas informações mais importantes a serem compartilhadas.

Vamos preencher isso no plano de comunicação.

O objetivo do boletim informativo mensal para partes interessadas é dar uma visão geral das atualizações de status. As metas das reuniões curtas diárias com a equipe principal seria informar atualizações de progresso e dificuldades e determinar os próximos passos. Vamos adicioná-las também.

Em seguida, você precisa ter certeza de que consegue entrar em contato com todos com quem precisa se comunicar. É bom se a comunicação for um esforço em equipe, principalmente em projetos mais complexos. Você não deve ser a única pessoa a se comunicar. Você quer que outros membros da equipe estejam envolvidos nas comunicações, com base na experiência deles no projeto.

Vou adicionar uma coluna de remetente e proprietário para indicar quem é o responsável por cada comunicação (como cabeçalho). Em seguida, vou destacar o remetente ou proprietário de cada um desses tipos de comunicação, começando com o gerente de projeto como remetente do boletim informativo.

Tenha em mente que é sempre bom perguntar para todos, para garantir que as comunicações atendam às suas necessidades. Cada um absorve informações de maneira diferente; e o que é mais adequado para você nem sempre é o mais adequado para outras pessoas.

• Algumas pessoas preferem imagens e querem ver diagramas e gráficos.
• Algumas pessoas talvez prefiram ouvir informações por meio de uma apresentação ou reunião.
• Algumas pessoas talvez queiram ler e analisar informações por conta própria primeiro e,
• Ainda em seguida, falar com alguém sobre o que leram.

Se você apresentar informações de apenas uma ou duas maneiras, correrá o risco de engajar algumas pessoas, mas outras não.

Nota: Seu objetivo como gerente de projeto é otimizar e simplificar as comunicações.

Uma ótima maneira de otimizar as comunicações para todos da equipe é enviar um e-mail curto ou uma pesquisa com três perguntas.

• O que está funcionando na forma como nós nos comunicamos com você sobre o projeto?
• O que não está funcionando ou não é eficaz nas nossas comunicações?
• Em qual aspecto podemos melhorar nossa comunicação com você?

Isso dará a você muitas informações úteis sobre como adaptar o estilo de comunicação para atender a cada membro da equipe. Os planos de comunicação contêm muitas informações importantes, e há muitas maneiras diferentes de elaborar um plano, dependendo do tamanho da equipe e das necessidades do projeto.

Independentemente do sistema que você escolha usar, o mais importante é garantir que o plano de comunicação identifique claramente quem precisa estar envolvido na comunicação do projeto, quais métodos estão sendo usados para se comunicar, a razão da comunicação e quantas vezes ela ocorre. Isso encerra nossa discussão sobre como elaborar de forma eficaz um plano de comunicação.

Na próxima lição, vou compartilhar algumas práticas recomendadas para documentar todas as informações que você e sua equipe comunicarão ao longo do projeto.

Práticas recomendadas para elaborar um plano de comunicação

Leitura. Duração: 10 min

Na lição anterior, você aprendeu a desenvolver um plano básico de comunicação. Também aprendeu a documentar quem precisa participar da comunicação do projeto, como se comunicar com essas pessoas, por que você está se comunicando e com que frequência essa comunicação deve ocorrer.

Neste artigo, vamos reforçar as principais dicas a serem consideradas na criação de um plano de comunicação, para garantir que ele seja uma ferramenta eficaz para você e a equipe do projeto.

Dicas para criar seu plano de comunicação

O segredo é identificar os elementos necessários

Antes de começar a criar o plano, responda a essas perguntas para garantir que você tenha todas as informações relevantes:

• Partes interessadas do projeto: Você criou um gráfico RACI ou mapa das partes interessadas? Quem é o público-alvo? Quem precisará ser informado em diferentes momentos durante o ciclo de vida do projeto?

• Frequência e método de comunicação: Quando e com que frequência você deve entrar em contato com as partes interessadas? Quais métodos de comunicação elas preferem? De quanto detalhe cada parte interessada precisa?

• Metas: Qual é a meta da sua comunicação? Você precisa de uma resposta? Você está tentando incentivar a participação ou apenas fornecendo atualizações?

• Barreiras: Há alguma limitação de fuso horário? Barreiras de linguagem? Algumas partes interessadas precisam de tempo para responder (por exemplo, um executivo)? Há algum problema de privacidade ou acesso à Internet?

Documentar e desenvolver

Escolha uma ferramenta ou modelo para documentar todas as suas necessidades de comunicação e comece a desenvolver seu plano. Depois de entender os elementos básicos (partes interessadas, métodos de comunicação, metas e barreiras), é hora de abordar os detalhes. Aqui estão algumas dicas:

• Adicionar uma coluna para anotações. Não existe uma única forma de gerenciamento de projetos adequada a todos os casos, e há muitos aspectos que precisam ser monitorados. Por exemplo, se está entrando em contato com um líder sênior ou executivo, você precisa colocar mais alguém em cópia no e-mail? Você tem um plano alternativo caso uma parte interessada esteja ausente ou indisponível em certas datas? Adicione anotações para definir lembretes e qualquer detalhe relevante adicional.

• Usar a formatação para destacar detalhes importantes do plano. Existe um anúncio de lançamento ou uma decisão urgente necessária para que o projeto avance? Destaque esses elementos essenciais em uma cor ou tamanho de fonte diferente para enfatizar a importância.

• Garantir que a equipe tenha acesso ao documento. Compartilhe o plano com sua equipe. Permitir que a equipe revise o documento garante que ela esteja ciente da existência do plano e envie feedback. Compartilhar o documento também serve como uma verificação extra para garantir que você não esqueceu de nenhuma parte importante.

• Testar seu plano. Se você for enviar um e-mail ou link para toda a equipe, envie um e-mail de teste para você ou um colega. Se estiver planejando uma apresentação virtual, lembre-se de testar os recursos visuais, de áudio e outros aspectos técnicos com antecedência. Dessa forma, você pode minimizar problemas técnicos.

Verificações

Depois que o plano de comunicação for divulgado, confira com o público a eficácia dele. Agendar verificações de rotina ajudará a entender o que está funcionando ou não para melhorar seu plano. O plano de comunicação deve levar as informações certas para as partes interessadas certas no momento certo. Além disso, confira mais de uma vez se as principais partes interessadas não mudaram ao longo do tempo.

Avalie se você está compartilhando informações suficientes (sem falta nem excesso de informações) ou se falta alguma parte interessada. Você pode fazer isso das seguintes formas:

• Formulários de pesquisa anônimos

• Pesquisas ou sessões de feedback abertas durante reuniões de equipe

• Conversas e verificações individuais com as principais partes interessadas

Lembre-se dessas dicas ao elaborar seu próximo plano de comunicação e o sucesso será garantido!

Teste seu conhecimento: Comunicação eficaz

Quiz. 4 questões | Nota Final: 100%

Definir: Objetivos e métodos de comunicação

Plugin. Duração: 15 min

Exercício de correspondência

Identificar objetivos, métodos e frequência de comunicação

Como gerente de projeto para a abertura de uma nova padaria, você está criando um plano de comunicação. Associe as partes interessadas às metas de comunicação e decida como (e com que frequência) se comunicar com elas.

Qual é a meta de comunicação?

Para corresponder cada parte interessada a uma meta de comunicação (direita), escolha uma parte interessada na lista. Em seguida, selecione uma meta para descobrir se é uma correspondência.

Qual frequência, tipo e método de comunicação você deve usar?

Para corresponder cada meta de comunicação a um formato de comunicação (direita), escolha uma meta na lista. Em seguida, selecione um tipo de comunicação para descobrir se é a combinação correta.

Atividade: Elaborar um plano de comunicação

Quiz. 5 questões | Duração: 30 min | Nota Final: 80%

Para usar o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link do modelo: Plano de comunicação (opens in a new tab)

• Resposta Errada: atualizações diárias
• Resposta Certa: actualizações semanais

Exemplo de atividade: Elaborar um plano de comunicação

Leitura. Duração: 10 min

Veja aqui um exemplo completo com uma explicação sobre como ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para ver o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link do exemplo: Plano de comunicação (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download do exemplo.

Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com sua entrega concluída. Analise seu trabalho usando cada um dos critérios presentes no exemplo. O que você fez bem? Em que você pode melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia ao longo da realização do curso.

Observação: talvez seu plano de comunicação não seja igual a este exemplo. Isso ocorre porque os tipos de comunicação, a frequência e os métodos de entrega podem mudar dependendo da situação, dos horários, da preferência pessoal etc. O que sempre deve ser consistente é sua atenção aos papéis, às necessidades e aos estilos de comunicação das partes interessadas. Conhecer bem sua equipe é fundamental para criar um plano de comunicação eficaz.

Vamos examinar como as diferentes partes do cenário se encaixam no plano de comunicação

Planejamento de reuniões com a equipe principal: como a equipe principal está diretamente envolvida no planejamento e na execução dos treinamentos, você deve se reunir com ela presencialmente todos os dias. O objetivo é verificar o progresso de cada membro, solucionar problemas e garantir que todos permaneçam no caminho certo. Seu gerente também pode ser um recurso de planejamento, então, agende as reuniões da equipe depois de realizar a reunião semanal com ele. Faça anotações das dúvidas que precisa verificar com o gerente e as vincule às pautas e notas da reunião.

Fornecedor de software e equipamentos: como o especialista em RH e o gerente de treinamento vão planejar e ministrar os treinamentos, ambos precisam se encontrar com o fornecedor. Eles reservam metade de um dia para essa reunião, o que lhes dará tempo para conferir o manual de treinamento e fazer perguntas de acompanhamento. Você fornece um link para a Declaração de Trabalho do fornecedor e faz uma anotação para lembrar o especialista em RH e o gerente de treinamento de conversarem com os devidos membros da equipe após a reunião.

Recursos humanos: seu especialista em RH se comunica com o departamento de RH e entra em contato com ele presencialmente todos os dias para dar assistência ao planejamento de projetos. Como o RH também ajudará durante os treinamentos, envie lembretes por e-mail para eles também. Observe que provavelmente mais comunicações terão que ser feitas conforme seja necessário.

Verificações de planejamento com o departamento de instalações: o departamento de instalações precisa saber o cronograma e os requisitos do treinamento, mas não precisa de atualizações diárias. O coordenador administrativo faz verificações semanais por telefone com eles (mas também pode fazer reuniões presenciais). Vincule os formulários necessários para solicitar salas e equipamentos para as sessões de treinamento.

Verificações de planejamento com a gráfica: a gráfica precisa saber os detalhes do evento, mas talvez você não precise realizar verificações diárias com ela. A reunião inicial de planejamento é a mais importante; depois dela, verificações semanais (por telefone ou pessoalmente) são suficientes. Seu coordenador administrativo é responsável por essas comunicações. Vincule os formulários de solicitação de impressão que usará para encomendar os manuais de treinamento.

Atualizações informacionais para funcionários da Office Green: você quer se comunicar com os trainees de maneira consistente, para que eles se lembrem de quando devem chegar, aonde ir e o que levar. Seu gerente de treinamento envia um e-mail em grupo por uma conta oficial da Office Green toda semana e envia um lembrete um dia antes da sessão de treinamento de cada grupo. São muitas mensagens para acompanhar, então, você faz uma anotação para o gerente de treinamento automatizar os e-mails de lembrete.

Treinamento para funcionários da Office Green: o gerente de treinamento também realizará os treinamentos presenciais, que são agendados para todos os dias, por dez dias, a partir das 10h. Não se esqueça de colocar o link do cronograma de treinamento, para que seja facilmente acessível.

Pesquisa para funcionários da Office Green: quando as sessões de treinamento acabarem, o gerente de treinamento enviará aos trainees uma pesquisa por e-mail (com dois lembretes de acompanhamento). Faça uma anotação para discutir os resultados na próxima reunião da equipe.

Atualização de status com seu gerente: como seu gerente deseja ficar a par do seu progresso, você decide atualizá-lo na sua reunião semanal presencial. Faça uma anotação para se preparar com uma breve atualização e perguntas específicas para seu gerente.

Atualização de status com líderes seniores: como o diretor de operações e o diretor de produto querem saber como foram os treinamentos, você envia uma atualização por e-mail (e coloca seu gerente em cópia) após as sessões acabarem. Vincule os recursos necessários para elaborar seu relatório.

2. Documentação dos recursos de planejamento de projetos

O valor da documentação do projeto

Video. Duração: 8 min

Agora que você está aqui, vamos falar sobre a importância da documentação e como ela serve como uma forma de comunicação para que outros possam consultá-la e adicionar informações a ela.

Vou compartilhar um exemplo com você. Uma vez, trabalhei em um projeto que envolvia várias equipes de garantia de qualidade, teste, design, engenharia de parceiros e gerentes de programas. Cada equipe era responsável pelo próprio conjunto de entregas. Para que todos tivessem acesso às mesmas informações, era importante que todos armazenassem seus planos e relatórios em um lugar só. Assim, qualquer membro da equipe rapidamente encontraria os documentos de que precisava.

• O armazenamento e compartilhamento de documentação é algo muito importante.

• Ter planos em um único lugar torna a comunicação mais rápida, mais fácil e mais simplificada, porque todos sabem onde encontrar todas as informações de que precisam.

Tão importante quanto isso é garantir que seus arquivos sejam armazenados com identificações claras ou organizados em pastas.

Por exemplo, na minha equipe, temos alguns relatórios armazenados em um lugar centralizado. Assim fica mais fácil para equipes de diferentes países encontrarem e compartilharem pesquisas umas com as outras, o que otimiza o fluxo de trabalho e reduz trabalho duplicado.

• Documentar e organizar planos também garante visibilidade e responsabilização. O plano do projeto é um grande exemplo disso.

Cada tarefa tem um proprietário e um prazo. Isso permite visibilidade para os membros da equipe do projeto e responsabilização para o proprietário da tarefa.

É comum que membros da equipe e partes interessadas seniores consultem o plano do projeto e os documentos associados a ele quando precisam se lembrar dos cronogramas ou de marcos.

• Ter planos atualizados ajudará a garantir que não ocorram problemas de interpretação ou falhas de comunicação.

Depois de criar um local centralizado para seus documentos, é hora de pensar sobre gerenciamento de permissões dos arquivos e pastas.

• Se alguém não é uma parte central da equipe do projeto, talvez você não queira que essa pessoa tenha acesso total a todas as anotações da reunião.

• Em vez disso, resuma as informações relevantes em um relatório de status destinado a quem precisa saber os resultados finais, mas não precisa do panorama completo de informações.

Há outro grande benefício em elaborar os planos do projeto e centralizá-los em um lugar:

• A continuidade. Como gerente de projeto, pode haver momentos em que você precise sair do projeto de repente. Digamos que você ficou doente, foi transferido para outro projeto ou precisa de uma licença. Outro gerente de projeto talvez tenha que substituir você. Se todas as informações do projeto estiverem espalhadas em diversas anotações pessoais desorganizadas, elas não serão muito úteis. Mas, se você tiver documentado todos os planos em um só lugar, o novo gerente de projeto poderá encontrar tudo de que precisa e prosseguir exatamente de onde você parou.

• Por isso é sempre útil armazenar guias, manuais, anotações de reuniões, planos e processos em um lugar centralizado e claramente identificado.

• Também tenha certeza de que as pessoas que desempenham funções importantes tenham acesso a esses documentos. Então, mesmo se você não estiver presente, o projeto poderá continuar.

Questão

Quais são os benefícios de manter os documentos do plano de projeto em um lugar centralizado? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Compartilhar o plano integralmente com toda a equipe do projeto
• Mostrar melhorias contínuas à medida que o projeto avança
• Oferecer visibilidade e responsabilidade
  Correta - Manter o plano do projeto em um só lugar torna os documentos acessíveis e cria responsabilidade pelas tarefas.
• Garantir a continuidade se um novo gerente de projeto se juntar à equipe
  Correta - Manter os planos do projeto em um só lugar ajuda os novos gerentes a encontrar o que precisam para manter o projeto em andamento.

Como gerente de projeto, é seu trabalho garantir que os dados do projeto possam ser acessados por outras pessoas no futuro.

Documentar seus planos e disponibilizá-los é uma prática recomendada do gerenciamento de projetos chamada gestão do conhecimento. Se alguém precisar analisar o projeto para tomar decisões ou planejar projetos semelhantes, essa pessoa deverá conseguir acessar facilmente as informações de que precisa.

Isso também ajuda a definir o estilo de futuros projetos e gerentes de projetos, o que pode ser muito útil se for você a pessoa que está entrando em um novo projeto.

Por exemplo, se um arquiteto está trabalhando na reforma de uma cozinha e precisa tomar uma decisão sobre design, ele pode olhar os planos de projeto antigos para entender por que decidiram colocar a pia em um determinado local. Ou se um novo arquiteto for contratado no meio da reforma, ele talvez queira saber por que o outro arquiteto projetou o encanamento de uma certa maneira. Olhando os planos antigos, ele pode consultar as informações e o contexto de que precisa para tomar decisões mais fundamentadas.

Dica: Também é importante determinar que tipo de informação compartilhar com quem e quando.

Concentre-se nas informações-chave relacionadas ao que pessoas específicas precisam saber.

Reflita sobre este cenário: um gerente de projeto que está trabalhando com todos os VPs da empresa decide enviar atualizações diárias. Do ponto de vista da comunicação, qual poderia ser o impacto potencial da decisão do gerente de projeto?

Como os VPs recebem muitos e-mails, é provável que eles não leiam as atualizações. Isso acaba sendo uma perda de tempo para você. Além disso, quando você envia muitas informações desnecessárias, fica difícil saber o que é realmente importante.

Descobrir quais informações compartilhar é ainda mais importante quando você está desenvolvendo projetos que têm dados confidenciais. Nesses casos:

Dica: você precisa ter muito cuidado com a maneira como compartilha informações sobre o projeto com partes interessadas que não têm permissões para visualizar dados confidenciais.

Por exemplo, dados financeiros ou resultados de pesquisa com usuários costumam ser muito sigilosos e nunca devem ser disponibilizados a visualizadores não autorizados.

Aqui está outro cenário: digamos que sua equipe esteja trabalhando em um lançamento de alto nível de um novo produto, como um carro elétrico, por exemplo. A maioria das pessoas não precisa saber toda a concepção por trás do projeto ou ver todas as versões de rascunho, mas precisa saber como será o design final. O projeto é legalmente confidencial, e você quer evitar vazamentos e compartilhamento excessivo de dados sigilosos. Se você compartilhar toda a pasta do projeto com todos que precisam saber apenas o resultado final, correrá o risco de fazer justamente isso: revelar dados extremamente sigilosos. Se essa informação vazar para as pessoas erradas, os planos do projeto e os dados da empresa poderão se tornar públicos, estragando o grande lançamento do carro elétrico. Você também corre o risco de violar a política da empresa e prejudicar sua reputação de gerente de projeto responsável e de confiança. Apenas compartilhe informações necessárias.

Dica: É seu trabalho apresentar as informações certas na hora certa para as pessoas certas.

Vou mostrar um exemplo. Neste modelo de plano de comunicação, um dos recursos são pesquisas de feedback com usuários. Esse recurso contém dados brutos coletados de pesquisas enviadas por usuários de teste do Plant Pals, o que significa que contém informações pessoais identificáveis, ou PII.

PII é qualquer dado que possa revelar a identidade de alguém, como nome de tela, senha, número de telefone, endereço de e-mail, nome ou sobrenome, qualquer coisa desse tipo.

Dica: apenas compartilhe esse recurso com os membros da equipe do projeto que tenham autorização para acessar esse nível de informação.

Então, se alguém tentar abrir o documento, receberá um aviso de que precisa solicitar permissão para acessá-lo.

Se você precisar compartilhar os resultados dessas pesquisas, eles podem ser apresentados em um gráfico ou diagrama ou resumidos em um relatório, sem nenhuma PII.

Assim, você pode compartilhar essas informações com a equipe como um todo.

Agora você sabe melhor como a documentação é importante para o gerenciamento de projetos. A seguir, vamos aprender a melhor maneira de elaborar seu plano e manter a organização.

Organizar a documentação do projeto

Video. Duração: 3 min

Até agora, neste curso, você preencheu ou criou alguns recursos de planejamento de projeto, como o plano do projeto, orçamento, gráfico RACI, plano de gerenciamento de riscos e agora um plano de comunicação. Nós também abordamos a importância de organizar suas comunicações e ter um acesso fácil e apropriado aos planos do projeto.

De seguida vou mostrar uma maneira de organizar todas as informações do projeto em um só lugar centralizado. Você poderá aplicar essas mesmas técnicas gerais a quase qualquer tipo de estilo ou sistema de gestão de projetos. Organizar os planos do seu projeto facilita o trabalho de todos e elimina a possibilidade de confusão.

Como gerente de projeto, seu objetivo é ter todos os recursos do projeto documentados e vinculados de maneira que você ou qualquer pessoa que faça parte do projeto possa acessar o que precisa rapidamente.

Algumas maneiras práticas de organizar são usar um drive de compartilhamento de arquivos, como o Google Drive, e criar um recurso, como um documento ou planilha, que vincula todos os arquivos e recursos usados no seu projeto.

Aqui está um exemplo de como organizar seus arquivos no Google Drive, mas não importa qual sistema de compartilhamento a equipe do projeto use, você pode usar o mesmo processo para praticamente todos eles.

1 - Primeiro, crie uma nova pasta e a identifique com o nome do projeto: Plant Pals.Use essa pasta para armazenar todos os arquivos do projeto.

2 - Você pode até mesmo criar subpastas e armazená-las na pasta principal do projeto.

3 - Você também pode manter a organização criando um documento de planejamento centralizado que vincule tudo, que pode servir como um guia de consulta para encontrar em um só lugar seus arquivos acessados com frequência.

Aqui está um exemplo da Office Green que já foi iniciado. Selecione o nome de um recurso por vez e o vincule.

Referencia Rápida de Acesso - PLANT PALS

• Project Charter
• Plano de Gestão de Riscos
• Diagrama Gant
• Plano de Comunicação
• Diagrama Raci
• Cronograma do Projeto
• Projeto de Orçamento

Agora, você pode acessar o arquivo diretamente no documento centralizado (opens in a new tab).

Se seu projeto usa várias planilhas e você não quer abrir muitos arquivos separados, é possível agrupar tudo dentro uma planilha como esta imagem mostra.

Esta planilha tem abas para todas as outras planilhas que contêm informações do projeto. Você pode adicionar uma nova planilha a qualquer momento.

Vale a pena incluir uma planilha de visão geral e vincular arquivos que não sejam planilhas. Esse também é um bom local para fornecer uma breve descrição do projeto, instruções de uso da planilha ou expectativas de comunicação.

Neste exemplo, a planilha de visão geral é chamada de Painel (Dashboard), que é a mesma coisa. Você pode escolher como identificar a sua.

Agora está tudo organizado e pronto para mostrar a todos como você é um ótimo gerente de projeto.

Atividade: Organizar documentos em um plano de projeto

Quiz. 1 question | Nota Final: 100%

Exemplo de atividade: Organizar documentos em um plano de projeto

Leitura. Duração: 10 min

Veja aqui um exemplo completo com uma explicação sobre como ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para ver o exemplo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link do exemplo: Plano de projeto (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download do exemplo.

Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com o plano de projeto que você criou. Analise seu trabalho usando cada um dos critérios presentes no exemplo. O que você fez bem? Em que você pode melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia ao longo da realização do curso.

Detalhes do projeto na guia Painel: o Painel contém o título, a descrição, o proprietário e o status do projeto. Esses detalhes ajudam você, sua equipe e as partes interessadas a acompanharem o projeto. Opcionalmente, os Principais documentos podem conter hiperlinks para cada recurso do projeto. Organizar os documentos dessa maneira pode facilitar a busca de informações importantes. Isso também ajuda sua equipe a acompanhar os prazos do projeto, as tarefas e as principais metas do projeto.

Descrição do documento: o painel inclui descrições breves, mas específicas, de cada documento. Essas descrições fornecem contexto e ajudam os membros da equipe a navegarem pelo plano do projeto.

Guias de documentos: o plano do projeto contém guias para todos os principais documentos do projeto. Com essas guias, sua equipe pode acessar com facilidade os arquivos importantes do projeto.

(Opcional) Pasta compartilhada: a guia Painel pode exibir o link de uma pasta compartilhável que contém todos os documentos do projeto. Essa pasta atua como um recurso central para sua equipe e partes interessadas importantes.

Acessibilidade: os membros da equipe e as partes interessadas podem acessar documentos pelo link como Visualizadores ou Comentaristas.

Lembre-se de que o plano de projeto é um documento vivo. Você vai atualizá-lo constantemente ao longo do projeto. Você adicionará mais documentos e guias conforme necessário. Você também revisará seu plano de projeto regularmente para garantir que ele esteja bem estruturado e organizado para sua equipe.

Parabéns por concluir o plano de projeto! Você demonstrou habilidades fundamentais de gerenciamento de projetos criando documentos de projeto eficazes e organizando-os em um plano centralizado. Seu trabalho neste curso vai ajudar você a demonstrar suas novas habilidades para potenciais empregadores.

Chris: Como organizar material para uma entrevista de emprego

Video. Duração: 3 min

Olá, meu nome é Chris. Sou gerente de programa de diversidade aqui no Google.

Lidero a estratégia e a programação de diversidade em uma de nossas unidades de negócios aqui no Google. Eu me concentro na programação da diversidade para nossos Googlers mais sub-representados como negros, latinos e povos nativos aqui no Google.

Em um mundo de gerentes em que todos os dias estou pensando sobre quem precisa ser envolvido nos projetos em que trabalho, quem se preocupará em investir nos programas que eu quero lançar, certo? Porque preciso de adesão para ter sinal verde para certos programas.

Estou sempre pensando em como vou organizar meus materiais. Sempre penso na roupagem e em contar uma história por trás de tudo isso para poder continuar a fazer o ótimo trabalho que faço.

Um artefato é qualquer item físico que você possa trazer que descreva ou mostre o trabalho que você está fazendo. Portanto, pode ser um documento, digamos, um resumo executivo ou apenas uma visão geral do trabalho que você está fazendo, ou pode ser algo tão tático como uma planilha de papéis e responsabilidades.

Então, detalhar quem em sua equipe lida com o que e para quem você precisa apresentar é algo realmente importante de se manter organizado, porque não é apenas para meu uso próprio, mas também para qualquer pessoa com quem colaboro, certo?

Portanto, uma parte interessada ou alguém que precisa aprovar um projeto, ou podem ser meus colegas de equipe em relação a algo. Costumo trazer voluntários ou ajuda em tempo integral para auxiliar na construção dos programas que conduzo.

Por último, digamos que temos um fornecedor externo, ele precisa entender onde se encaixa no panorama completo, mas também o que precisa fazer de modo tático para que o programa tenha êxito.

Assim, manter artefatos permite que você tenha o melhor resultado possível e todos os elementos de gestão do programa.

E independentemente disso, convém também ser capaz de mostrar o seu trabalho no fim, de modo que, quando a chegar a hora de talvez conseguir mais orçamento para um programa ou passar ao próximo nível do programa, você tenha uma boa referência para entender de onde começou e até onde chegou.

Quando você tem todos esses artefatos, é muito importante conseguir falar sobre como eles permitiram que você tivesse êxito.

Os artefatos são o que mostra de modo tangível a alguém durante uma entrevista que você foi a pessoa que realizou o trabalho para fazer o programa ou o projeto alcançar o sucesso.

Então, se você somente falar sobre um projeto ou um programa em alto nível, em uma entrevista de emprego, o entrevistador poderá querer saber mais detalhes, e os artefatos permitem que você mostre isso.

Permitem que você mostre não só o que aconteceu com o projeto e até onde ele foi, mas também suas contribuições para ele. E isso mostra fisicamente sua capacidade de conduzir todo o processo do início ao fim.

Você é o capitão, e um capitão também sabe as regras. E se você não souber as regras, quem na equipe vai saber o que fazer senão você? Você comanda o show. Assim, você quer ter certeza de que é capaz de mostrar, em qualquer cenário, seja enquanto está trabalhando no projeto atualmente ou mais tarde, durante uma entrevista, tudo o que fez para deixar o programa ou projeto bem-sucedido.

3. Opcional: Como se preparar para uma busca de emprego

Como documentar a experiência em um currículo

Video. Duração: 5 min

A busca por um emprego, não importa se é sua primeira vez ou a décima, é uma experiência comum, mas particular. Se você está procurando um cargo de iniciante, pensando em mudar de carreira ou quer voltar ao mercado de trabalho depois de uma pausa, você precisa de um currículo.

Seu currículo será um documento-chave ao longo de toda a busca por emprego. É com base nele que os recrutadores podem ter uma noção inicial de quem você é como um funcionário potencial, então, é muito importante prestar atenção às informações presentes nele.

A maioria dos currículos tem muitos elementos-chave iguais. Ou seja, as informações de contato, experiência anterior, formação acadêmica e habilidades.

Documentar sua experiência em um currículo dá a você a oportunidade de se destacar para um potencial empregador. Você não só pode apresentar suas experiências passadas e atuais, como também destacar suas conquistas.

Vamos analisar os elementos de um currículo forte.

A maioria dos currículos começa com as informações de contato. Na parte superior do documento, você coloca seu nome, endereço de e-mail e outras informações de contato relevantes que quiser incluir, como número de telefone ou endereço.

Muitos currículos também contêm um resumo breve, de uma a três frases, da sua experiência. Esse resumo é chamado de “descrição” ou, às vezes, “resumo de perfil”.

Por exemplo, uma descrição pode ser algo como:

“Alguém dedicado e focado no cliente com três anos de experiência no lançamento de novos produtos e em gerenciamento de processos”.

É geralmente considerado opcional adicionar uma descrição ou resumo de perfil ao currículo. Alguns recrutadores gostam disso, enquanto outros acham desnecessário. Entretanto, uma descrição ou resumo de perfil pode ajudar se você está tentando mudar de carreira e quer destacar uma experiência relevante para um recrutador.

O próximo passo é o elemento central da maioria dos currículos: sua experiência atual e anterior, seja relacionada ao trabalho ou à formação acadêmica. Ao apresentar sua experiência de trabalho, você indicará empregadores e cargos atuais e passados, e, para cada trabalho, também deverá colocar datas de início e fim e uma lista com dois a três itens com a explicação das responsabilidades e as realizações naquele cargo.

Sua experiência acadêmica não se limita ao ensino médio e à faculdade; ela também pode incluir cursos online, certificados e outros treinamentos profissionais que você tenha concluído.

Por fim, você pode escolher incluir habilidades, principalmente aquelas que são relevantes para os cargos de gerenciamento de projetos para os quais você está se candidatando.

Conforme já abordamos, algumas habilidades-chave que gerentes de projeto possuem são:

• viabilização do processo decisório,
• comunicação,
• flexibilidade e
• fortes habilidades organizacionais,
• gerenciar tarefas com eficácia,
• trabalhar bem com os outros,
• acompanhar tarefas e
• dar responsabilidade a colegas de equipe.

Também poderia incluir conhecimento do setor:

• como experiência com ferramentas digitais,
• software de gerenciamento de trabalho.

Você pode destacar essas habilidades e muitas outras em seu currículo, seja listando-as em uma seção de habilidades específicas ou incorporado-as na seção sobre experiências prévias e atuais.

Outra grande habilidade que algumas pessoas se esquecem de adicionar são os idiomas falados. Se você tem um bom nível de fluência em outra língua, com certeza vale a pena mencionar.

Outra forma de mostrar nossas habilidades é mencionar hobbies no currículo, como trabalho voluntário ou experiência de trabalho em sua comunidade. Às vezes, indicar hobbies relacionados a seus interesses pode dizer muito sobre você, e isso pode ser útil para um gerente de contratação. Além de destacar o que você gosta, muitos hobbies também exigem habilidades que um gerente de projeto pode usar no trabalho.

Por exemplo, estes são alguns hobbies que vejo em currículos:

• treinar uma equipe de esportes juvenil ou
• dar aula de artes pode me dizer que você é capaz de resolver problemas e se conectar com as pessoas.

Coisas assim realmente chamam minha atenção, porque mostram que você é alguém com interesses além da carreira. Colocar uma variedade de itens no currículo pode ajudar a mostrar que você gosta de aprender coisas novas fora do trabalho. Particularmente, acho que isso é um indicador de candidatos muito interessantes, e esse é o tipo de qualidade que buscamos ao contratar gerentes de programa no Google.

Estamos sempre procurando pessoas que possam trazer novas perspectivas e experiências de vida para nossas equipes. A cultura do Google é diversa e inclusiva, e procuramos pessoas que estejam abertas a aprender coisas novas e sejam ótimas colaboradoras.

Isso é ainda mais nítido no gerenciamento de programas e projetos. Procuramos candidatos que:

• estejam abertos a tentar coisas novas, porque às vezes nossa primeira tentativa de fazer algo pode não dar certo, e precisaremos usar uma tática diferente.
• que possam colaborar efetivamente com outras equipes fora de suas próprias equipes de projeto para ajudar todos a alcançar os objetivos.

Como você pode ver, um currículo forte pode realmente ajudar você a contar uma grande história sobre si mesmo, apresentando um contexto completo de quem você é, quais são seus pontos fortes e do que você gosta.

Antes de encerrar, é importante mencionar que o currículo não é a única maneira de documentar suas habilidades; você também pode usar comunidades online, como LinkedIn, como ferramenta adicional para aumentar as oportunidades. As mesmas informações do currículo devem ser enfatizadas no perfil do LinkedIn.

Além disso, a maioria dos recrutadores e gerentes de contratação usa o LinkedIn em busca de talentos, para ver a jornada profissional de um candidato e obter informações sobre habilidades, conexões, associações profissionais a que pertence, informações essas que podem não ter sido inseridas no currículo normal. Uma pesquisa recente mostrou que 90% dos recrutadores usam o LinkedIn para procurar candidatos qualificados.

Depois de documentar sua experiência, você pode começar a procurar trabalhos em empresas e se candidatar. É importante fazer bem a parte escrita antes de passar para a conversa. Você terá a oportunidade de continuar desenvolvendo essa habilidade nas respectivas leituras e atividades.

Aproveite esses recursos e aperfeiçoe ou crie esse novo currículo!

Falar das próprias qualidades

Discussão. Duração: 10 min

• Desenvolveu e implementou um novo micro-programa de software de gestão que aumentou a satisfação do cliente em 20%.
• Geriu com sucesso uma equipa de 4 funcionários e excedeu os objetivos da equipa.
• Recebeu uma promoção dentro de 6 meses de começar um novo emprego.
• Completou uma meia maratona em 30 minutos após 4 meses de treino.
• Trabalhou como voluntário semanalmente num abrigo para sem-abrigo durante 6 meses.
• Conseguiu média de 16 na faculdade enquanto trabalhava a tempo parcial.
• Aprendeu uma nova língua (italiano) e foi capaz de a utilizar em conversas diárias.
• Ganhou o primeiro lugar consecutivamente num concurso nacional de Vendas no mês de Dezembro e Janeiro.
• Equilibrou a escola, as atividades extracurriculares e um emprego a tempo parcial enquanto estudante do ensino superior.

Como adaptar um currículo para gerenciamento de projetos

Leitura. Duração: 10 min

Você pode salvar esta leitura para consultar depois. É possível fazer o download de uma versão em WORD desta leitura

Ao se preparar para a busca por emprego, você precisará criar ou atualizar seu currículo para refletir sua experiência e assim se candidatar a cargos de gerenciamento de projetos. Você aprendeu muita coisa neste curso, e é importante que seu currículo reflita isso. Um currículo eficaz destaca suas habilidades e experiência e é adaptado ao cargo para o qual você está se candidatando. Vamos explorar como fazer seu currículo se destacar incorporando suas novas habilidades de gerenciamento de projetos e sua experiência anterior.

Adaptar o conteúdo

• Identifique o que é importante para o potencial empregador. O que o empregador quer saber sobre você? Leia atentamente a descrição da vaga e observe quais habilidades são mencionadas. Você também pode ler vários anúncios de vaga para o mesmo cargo para identificar quais habilidades e requisitos aparecem com frequência. Por exemplo, embora as especificidades variem de acordo com a função e o empregador, muitas funções relacionadas ao gerenciamento de projetos exigem a capacidade de organizar e coordenar equipes e projetos, gerenciar várias tarefas simultaneamente e se comunicar efetivamente. Você deve anotar essas habilidades e se lembrar de destacá-las usando termos semelhantes no seu currículo.

• Crie um currículo principal de gerenciamento de projetos que você possa editar e adaptar a cada candidatura. Você deve apresentar suas habilidades e qualificações na mesma ordem que elas aparecem na descrição do trabalho. Ao fazer isso, você garante que as características mais importantes para o empregador estejam no topo.

• Aplique o mesmo linguajar usado na descrição da vaga. Alguns empregadores usam software de automação para filtrar currículos. Se a descrição do trabalho usar palavras-chave, como aquisição e gerenciamento de riscos, coloque essas palavras-chave no seu currículo também.

• Use a terminologia de gerenciamento de projetos. Isso ajudará a pessoa que lê seu currículo a entender como sua experiência anterior é relevante para um cargo de gerenciamento de projetos.

• Decida o que não colocar no currículo. Você pode ter habilidades que considera importantes, mas essas mesmas habilidades talvez confundam ou distraiam os gerentes de contratação que lerem seu currículo.

• Destaque como sua experiência e habilidades anteriores são relevantes para o gerenciamento de projetos. Se você trabalha como mestre de obra, mas quer começar a gerenciar projetos de construção, suas habilidades de planejamento e gestão de pessoal serão essenciais na nova função. Indique como essas habilidades serão vantajosas para o empregador.

Escolha um formato adequado

Para qualquer layout ou modelo que você escolher usar no currículo, há vários aspectos que devem ser levados em consideração

• O design do currículo deve ser simples e fácil de entender, tanto para humanos quanto para leitores de inteligência artificial. Você não quer que seu currículo seja descartado antes de ser lido por uma pessoa real.

• Seu currículo deve ser fácil ler e transmitir todas as informações importantes em pontos-chave.

• Seu currículo deve ter de uma a duas páginas e conter apenas os últimos 10 a 15 anos de experiência relevante. É apropriado usar duas colunas em um currículo de uma página, mas, se seu currículo tiver duas páginas, use toda a largura da página.

Atualize as seções relevantes

Depois de ter determinado o formato apropriado para seu currículo, você precisará atualizar as principais seções, que são:

• Informações de contato

• Resumo profissional

• Competências básicas

• Experiência profissional

• Formação acadêmica e certificações

Dica profissional: Os currículos devem ser escritos na terceira pessoa e não devem conter pronomes pessoais.

Vamos falar sobre como inserir suas novas habilidades nessas seções do currículo.

Informações de contato

O cabeçalho deve conter suas informações de contato e ficar na parte superior do currículo.

O cabeçalho deve conter as seguintes informações:

• Seu nome em uma fonte maior do que o restante do currículo

• A cidade e o estado em que você mora (você não precisa colocar o nome da rua para fins de privacidade)

• Seu número de telefone e um link para seu endereço de e-mail

• Link para o URL do seu perfil no LinkedIn

• Links para quaisquer outros sites ou portfólios pessoais, se aplicável à função para qual você está se candidatando

O cabeçalho deve ser relevante, simples e fácil de ler. Aqui está um exemplo do cabeçalho de um currículo:

Resumo profissional

Abaixo do cabeçalho, coloque um resumo profissional.

• Use seu resumo para definir o tom. Seu resumo deve ter de uma a três linhas e deve indicar claramente por que você é a melhor opção para o cargo. Ele deve destacar os aspectos mais importantes que você quer que o leitor saiba sobre você. Se está se candidatando a uma nova função, atualize sua especialidade no setor. Você provavelmente tem experiência que pode estar relacionada a gerenciamento de projetos, então, apresente essa experiência relevante no seu novo resumo profissional. Adapte sua descrição de si à função para a qual está se candidatando.

• Mescle a descrição do cargo ao qual você está se candidatando com sua experiência anterior. Aqui está um exemplo:

• Gerente de projetos com dois anos de sucesso demonstrado em elaborar o escopo e o planejamento de projetos. Hábil em colaboração interfuncional e execução de projetos. Bom comunicador, que se destaca em um ambiente colaborativo focado em resultados.

• Use palavras-chave da descrição da vaga para se descrever. Se a descrição da vaga afirma que a empresa está procurando um candidato com conhecimento de abordagens tradicionais e ágeis, você deve adicionar isso ao seu currículo (você adquiriu esse conhecimento com esta certificação).

Depois de fazer sua apresentação profissional, sua próxima frase deve explicar como sua experiência única tornará você um recurso valioso para o empregador.

Dica profissional: não se esqueça de usar esta seção para apresentar algo que faz você se diferenciar dos outros candidatos. Use uma realização de um emprego anterior para mostrar ao empregador o que você pode oferecer a ele. Confira o exemplo de uma seção de resumo profissional:

Foco em soluções e experiência na resolução de problemas complexos, trabalho com equipes multifuncionais e execução de estratégias. Proficiente na gestão de relacionamentos com fornecedores, administração de contratos e aprendizado de novas tecnologias. Altamente eficaz em coaching e mentoria de equipes ágeis.

Agora que você já atualizou o cabeçalho e o resumo profissional, vamos para a seção de competências básicas do seu currículo.

Competências básicas

Suas competências básicas devem ser apresentadas em uma lista das habilidades mais relevantes para o cargo ao qual você está se candidatando.

Dica profissional: confira a descrição da vaga e procure nela as competências básicas que você adquiriu durante esta certificação e na sua experiência passada, e use essas habilidades como pontos-chave nessa seção. Essa seção deve ficar relativamente curta, com quatro a oito pontos-chave. Veja abaixo um exemplo de uma seção de competências básicas de gerenciamento de projetos:

Gerenciamento de projetos Gerenciamento de contratos Planejamento de riscos Escopo e planejamento de projetos Melhoria de processos

Agora que você destacou quem você é e o que faz de você o melhor candidato para o cargo, é hora de contar a história do que realizou ao longo da sua carreira na seção de experiência profissional.

Experiência profissional

A seção de experiência profissional do seu currículo fornece um resumo das funções e dos cargos que você exerceu ao longo da carreira. Liste pelo menos três cargos em ordem cronológica inversa e inclua apenas o que é mais relevante para a vaga à qual você está se candidatando.

Sua experiência profissional não será muito diferente daquela colocada em currículos anteriores, porque você não pode alterar as funções passadas que exerceu. No entanto, você pode reescrever alguns pontos-chave para relacioná-los ao gerenciamento de projetos. Por exemplo, digamos que você tenha trabalhado como gerente geral de loja de varejo nos últimos cinco anos e gostaria de fazer a transição para uma função de gerente de projetos no nível corporativo. Você pode colocar pontos-chave como os seguintes exemplos:

• Gerenciou a agenda de cinco funcionários e orçamento de loja de R$ 50.000

• Liderou uma equipe de dez funcionários e recebeu o prêmio “Loja do Ano”

• Planejou, adquiriu e ajustou o envio e recebimento de estoque

Você deve utilizar o linguajar do setor e relacioná-lo com sua experiência anterior, para que o leitor (geralmente o gerente de contratação) veja como suas habilidades são adequadas ao gerenciamento de projetos. Use termos como desenvolveu, acompanhou, gerenciou e monitorou para mostrar ao leitor que sua experiência passada é compatível com uma função de gerenciamento de projetos.

Dica profissional: verifique se seu currículo deixa claro como suas realizações passadas são valiosas para a função à qual você está se candidatando. Mostre ao leitor como você pode fazer diferença na organização dele. Uma maneira fácil de lembrar disso é por meio da estrutura P.A.R.I.S.:

• Problema que precisava ser resolvido.

• Ação(ões) que realizei

• Resultado da(s) ação(ões)

• Impacto no projeto (usuários, qualidade etc.)

• Sinal de comprovação (prêmios, bônus etc.)

Abaixo está um exemplo de uma seção de experiência profissional do currículo de um gerente de projeto:

Gerente de Operações, Auto-WNN Company, Nova York, NY (dezembro de 2019 - presente) Supervisionou o desenvolvimento de ponta a ponta de um programa de treinamento para abordar as taxas de demissão nos primeiros dois meses. Isso levou à contratação de cem novos funcionários, com 95% de satisfação e uma redução no tempo de treinamento de 10% ao ano; Liderou uma equipe de cinco pessoas na criação e no teste de materiais ao longo de três meses; Gerenciou o orçamento operacional anual de US$ 100.000, bem como o orçamento de fornecedores de US$ 50.000; Implementou software de gerenciamento de trabalho para planejar projetos e comunicar tarefas diárias para mais de 20 funcionários.

Professor-assistente, NY Locals, Greenpoint, NY (agosto de 2017 - dezembro de 2019) Supervisionou 50 turmas de 30 alunos do ensino médio sozinho; Monitorou alunos em grupo e individualmente nos temas de preparação para a faculdade e desenvolvimento pessoal; Criou planos de aula semanais, relatórios de orçamento anual e pacotes de lição de casa, que tiveram uma taxa de realização de 98%

Formação acadêmica e certificações

Agora que a maior parte do seu currículo foi atualizada com suas novas habilidades e conhecimentos, é hora de atualizar sua seção de Formação acadêmica e certificações. Nesta seção do currículo, você deve incluir qualquer diploma posterior ao ensino médio em ordem cronológica inversa. Para cada diploma, indique o tipo, a instituição, o local e a data de conclusão. Esta seção também deve listar certificações profissionais ou credenciais que você possua. É aqui que você vai incluir essa nova certificação de gerenciamento de projetos. Aqui está um exemplo de uma seção de formação acadêmica e credenciais de um currículo de gerenciamento de projetos:

Certificado de Gerente de Projeto do Google, 2020; KC Community College, Bacharelado em História, Central, IL 2018

Seu currículo está atualizado e pronto para ser usado em candidaturas a vagas de gerenciamento de projetos! Você revisou seu resumo profissional, adicionou competências básicas recém-adquiridas, relacionou a experiência profissional passada ao gerenciamento de projetos e adicionou essa certificação ao currículo.

Dica profissional: É sempre bom pedir para alguém revisar seu currículo para corrigir erros ortográficos ou gramaticais. Recrutadores e gerentes de contratação muitas vezes descartam currículos que contenham erros de digitação. Após ter certeza de que seu currículo não contém erros, é hora de iniciar a busca por emprego!

Atividade: Primeiros passos no currículo de gerenciamento de projetos

Quiz. 1 questão | Duração 30 min | Nota Final: 100%

Visão geral da atividade

Nesta atividade, você começará a escrever um currículo profissional para ajudar na busca por futuras funções de gerenciamento de projetos. O primeiro passo para conseguir um emprego em gerenciamento de projetos é ter um currículo sólido que destaque suas habilidades e conquistas. Após concluí-la, você terá um currículo de uma a duas páginas para usar em sua busca por emprego. Conforme avançar no curso e aprender mais sobre gerenciamento de projetos, não se esqueça de atualizar este currículo para incluir suas novas habilidades e experiências.

Conclua esta atividade antes de prosseguir. O próximo item do curso apresentará um exemplo completo para você comparar com seu próprio trabalho. Você só poderá acessar o exemplo depois de concluir esta atividade.

Instruções passo a passo

Etapa 1: Acessar o modelo

Para usar o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link do modelo: Currículo de gerenciamento de projetos (opens in a new tab)

Etapa 2: Procurar um anúncio de vaga que desperte seu interesse

Para esta atividade, você precisará consultar o artigo Adaptar seu currículo ao gerenciamento de projetos (opens in a new tab) Mantenha-o aberto enquanto preenche as seções do seu currículo.

Antes de criar o currículo, pense no tipo de cargo que você quer. As habilidades de gerenciamento de projetos são usadas em quase todos os setores, portanto, passe algum tempo pensando em que você quer aplicar suas habilidades.

Em seguida, procure um anúncio de vaga que desperte seu interesse. Analise-o com atenção e destaque algumas das qualidades que o empregador está procurando. Por exemplo, “detalhista”, “colaborativo”, “estratégico” e “criativo” são qualidades que podem aparecer em anúncios de vagas. Use algumas dessas palavras-chave no seu currículo para que a empresa entenda como você pode atender às necessidades dela.

Confira a seção Adaptar o conteúdo do artigo para ver mais informações sobre como conectar sua experiência à descrição da vaga.

Etapa 3: Criar seu currículo de gerenciamento de projetos

Agora que você já conhece os requisitos da vaga, é hora de começar a escrever seu currículo. Consulte o artigo para ver instruções detalhadas sobre como preencher as seguintes seções do modelo:

• Informações de contato

• Resumo profissional

• Competências básicas

• Experiência profissional

• Formação acadêmica e certificações

Etapa 4: Revisar e formatar seu currículo

Por fim, revise seu currículo para garantir que não haja erros ortográficos e gramaticais. Você pode ajustar o modelo conforme necessário, mas certifique-se de que seja fácil de ler. Sites como resumeworded.com (opens in a new tab) ou enhancv.com (opens in a new tab) podem ajudar você a encontrar um estilo de modelo adequado.

O que incluir em sua resposta

Certifique-se de abordar os seguintes elementos no currículo finalizado:

• Informações de contato, um resumo profissional, competências básicas, experiência profissional, formação acadêmica e certificações

• Palavras-chave da descrição da vaga

• Frases que vinculam sua experiência anterior à descrição da vaga usando a fórmula P.A.R.I.S

• Gramática e pontuação corretas

Exemplo de atividade: Primeiros passos no currículo de gerenciamento de projetos

Leitura. Duração: 10 min

Veja aqui um exemplo completo com uma explicação sobre como ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para ver o exemplo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”

Link do exemplo: Currículo de gerenciamento de projetos (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download do modelo.

Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com seu currículo pronto. Analise seu trabalho usando cada um dos critérios presentes no exemplo. O que você fez bem? Em que você pode melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia ao longo da realização do curso.

Vamos recapitular cada um dos elementos do currículo:

Informações de contato: o currículo inclui seu nome, localização, número de telefone e links para seu endereço de e-mail, conta profissional de rede social e site (se você tiver um).

Resumo profissional: um breve resumo de uma a três frases que diz claramente por que você é a melhor opção para o cargo. Ele deve destacar os aspectos mais importantes que você quer que o leitor saiba sobre você.

Competências básicas: uma lista das habilidades mais relevantes relacionadas ao cargo ao qual você está se candidatando. Por exemplo, Sophie ajudou a organizar eventos em uma livraria e indicou isso como “planejamento e supervisão de eventos”.

Experiência profissional: uma lista de pelo menos três cargos anteriores em ordem cronológica inversa e descrições das suas responsabilidades e realizações. Eles devem ser adaptados à descrição da vaga e destacar resultados concretos usando a estrutura P.A.R.I.S. Por exemplo, Sophie coordenou eventos na livraria e escreveu: “Organizou leituras semanais e outros eventos, incluindo contato com autores, marketing e redes sociais, pedidos de estoque, organização e detalhamento do eventos; houve um aumento da receita média de ~27% nos dias de evento."

Formação acadêmica e certificações: todos os seus diplomas e o Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google.

Formato e clareza: a formatação é clara e consistente e o currículo é fácil de ler.

Atividade: Criar ou atualizar seu perfil de rede social profissional

Quiz. 1 questão | Duração: 30 min | Nota Final: 100%

Visão geral da atividade

Nesta atividade, você criará ou atualizará um perfil profissional de rede social (LinkedIn) para se preparar para a busca por emprego. Os empregadores em potencial verificarão sua presença online, portanto, seu perfil profissional é tão importante quanto seu currículo. Esse perfil deve destacar a mesma experiência de gerenciamento de projetos e habilidades que seu currículo, com algumas diferenças importantes. Conforme você avança no curso e aprende mais sobre gerenciamento de projetos, não se esqueça de atualizar o perfil, incluindo as novas habilidades e experiências.

Conclua esta atividade antes de prosseguir. O próximo item do curso apresentará um exemplo completo para você comparar com seu próprio trabalho. Você só poderá acessar o exemplo depois de concluir esta atividade.

Instruções passo a passo

Parte 1 – Introdução ao LinkedIn

Etapa 1: Criar uma conta no LinkedIn

Se você ainda não tiver, crie uma conta do LinkedIn (opens in a new tab). Use um endereço de e-mail adequado para comunicação profissional.

Etapa 2: Fazer upload de uma foto

Você pode usar uma foto da empresa ou uma foto pessoal. Ela só não pode ser muito informal ou inapropriada. Essa foto será sua apresentação aos recrutadores, e você quer causar uma boa impressão. Ao tirar ou selecionar uma foto, siga os seguintes critérios:

• Seu rosto deve preencher o quadro e estar bem iluminado.

• Você deve se vestir da mesma forma como faria para ir ao trabalho.

• Sua expressão deve ser relaxada e simpática; em outras palavras, a de alguém que os recrutadores queiram conhecer.

Etapa 3: Redigir o título

O título é a parte mais visível do perfil, além do seu nome. Você pode colocar seu cargo atual, mas muitas pessoas gostam de usar a criatividade no título. Você pode usá-lo para destacar suas habilidades ou descrever paixões profissionais. Confira os perfis de outros profissionais de gerenciamento de projetos se precisar de inspiração.

Etapa 4: Escrever o resumo “Sobre”

A seção “Sobre” é semelhante ao resumo profissional de um currículo, mas tem duas diferenças importantes:

• Ela pode ser (um pouco) mais genérica. Em vez de adaptar seu perfil a um único trabalho, pesquise várias vagas de emprego para selecionar quais palavras-chave e estilos usar. Recrutadores de muitas empresas e setores vão analisar seu perfil, então, é melhor usar todos os recursos que puder.

• Você pode detalhar melhor suas habilidades ou contar uma história. A sessão “Sobre” pode ser um pouco mais longa do que o resumo profissional. Use-a para destacar suas paixões e habilidades; não tenha medo de falar sobre você!

Etapa 5: Adicionar sua experiência

Insira sua experiência de trabalho, incluindo cargo, empresa, período em que trabalhou na empresa e realizações relevantes para cada função. Faça isso de forma semelhante aos itens do seu currículo e use a estrutura P.A.R.I.S (problemas que precisavam ser resolvidos, ações tomadas, resultados dessas ações, impacto no projeto e qualquer evidência de suporte). Assim como na seção “Sobre”, você deve adaptar os itens para adequar a vários anúncios de vaga.

Etapa 6: Inserir sua formação acadêmica

Coloque todas as suas formações e as instituições (a data de conclusão é opcional). Você também pode adicionar cursos sobre assuntos relevantes e qualquer projeto realizado. Listar atividades ou clubes dos quais você participou pode permitir que os recrutadores saibam o que é importante para você.

Etapa 7: Adicionar suas habilidades

Não se esqueça de incluir habilidades que destaquem seus pontos fortes, talentos e proficiência em ferramentas específicas. Podem ser tanto habilidades técnicas quanto interpessoais.

Etapa 8: Adicionar suas credenciais e certificações

Adicione qualquer credencial ou certificação relevante que você tenha, incluindo esta, que você pode inserir como “Certificado de gerenciamento de projetos do Google, conclusão prevista em [mês], [ano]”. (Observação: selecione o formato de data mais usado no seu país.)

Parte 2 – Elementos Opcionais

Agora que você preencheu o perfil básico, pense em incluir estes elementos opcionais:

Etapa 1: Link do seu portfólio

Talvez você ache que portfólios são apenas para escritores ou designers, mas gerentes de projeto também podem mostrar o trabalho por meio de portfólios. Um bom portfólio descreve projetos gerenciados, produtos criados (se não forem confidenciais), a abordagem para a resolução de problemas e resultados positivos do seu trabalho. Se você tem um portfólio, coloque o link dele aqui.

Etapa 2: Adicionar trabalho voluntário

Não subestime o valor do trabalho voluntário. Geralmente, é uma ótima maneira de obter experiência e demonstrar a capacidade de gerenciamento de projetos. Liste qualquer trabalho voluntário relevante que você possa ter feito e explique como usou suas habilidades de gerenciamento de projetos.

Etapa 3: Listar prêmios e menções honrosas

Se você recebeu algum prêmio profissional ou menções honrosas pelo seu trabalho, adicione-os ao perfil.

Etapa 4: Adicionar afiliações a organizações profissionais

Organizações profissionais podem ser ótimas ferramentas de networking, por isso, relacione suas afiliações atuais.

Etapa 5: Adicionar os idiomas que você fala e escreve

Se você sabe falar ou escrever mais de um idioma, não se esqueça de incluí-los. Esse tipo de habilidade pode ser valioso para futuros empregadores.

Etapa 6: Pedir recomendações e depoimentos

Peça aos colegas que escrevam depoimentos que promovam suas habilidades, talentos e realizações. Uma recomendação pessoal pode ajudar muito.

Etapa 7: Fazer upload de uma foto de plano de fundo

Além da sua foto, você também pode colocar uma foto de plano de fundo. Uma foto de plano de fundo é uma ótima maneira de dizer aos recrutadores um pouco mais sobre você.

Etapa 8: Fazer upload de um vídeo

Se você é bom com câmera, um breve vídeo de apresentação é outra opção para chamar a atenção das pessoas que visitam seu perfil.

O que incluir em sua resposta

Lembre-se de colocar os pontos a seguir no seu perfil:

• Uma foto, título, resumo, experiência, formação acadêmica, habilidades e certificações

• Elementos que expressam suas habilidades, valores e personalidade

• Frases que vinculam sua experiência anterior à descrição da vaga usando a fórmula P.A.R.I.S

• Palavras-chave de anúncios de vaga relevantes

• Elementos opcionais, como o link do seu portfólio, trabalho voluntário ou prêmios

• Você concluiu esta atividade?

Exemplo de atividade: Criar ou atualizar seu perfil de rede social profissional

Leitura. Duração: 10 min

Veja aqui um exemplo completo com uma explicação sobre como ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para ver o exemplo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link do exemplo: Perfil Social profissional Linkedin (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download do modelo.

Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com seu perfil pronto. Analise seu trabalho usando cada um dos critérios presentes no exemplo. O que você fez bem? Em que você pode melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia ao longo da realização do curso. Vamos analisar cada um dos elementos do perfil:

Foto: sua foto de perfil deve ser profissional, bem iluminada e simpática.

Cabeçalho: você pode usá-lo para destacar suas habilidades ou descrever interesses profissionais. No nosso exemplo, Sophie usa: “Assistente de gerenciamento de programas”. O nível de criatividade aceito pode variar dependendo do setor, então, confira isso antes.

Sobre/resumo: assim como o resumo do currículo, esta seção deve mostrar seus interesses e habilidades. No nosso exemplo, Sophie escreveu: “Gosto de encontrar soluções criativas” para destacar sua visão inovadora.

Experiência: uma lista de cargos passados, responsabilidades e realizações que informam aos recrutadores o que você pode fazer. Na livraria, Sophie “organizou leituras e eventos semanais, incluindo contato com autores, marketing e rede social, pedido de estoque, organização e detalhamento de eventos; os eventos aumentaram nossa visibilidade na região e houve um aumento na receita da loja de 27% nos dias de evento”. Experiências como essas muitas vezes são compatíveis com gerenciamento de projetos, então, não se esqueça de incluí-las.

Formação acadêmica: todos os seus diplomas, incluindo instituições e datas de conclusão, se você quiser colocar.

Habilidades: uma lista de habilidades que demonstrem seus pontos fortes, talentos e proficiência em ferramentas específicas. Sophie lista habilidades como inovação e resolução de problemas, além de WordPress e SQL.

Credenciais e certificações: Lembre-se de incluir seu Certificado de gerenciamento de projetos do Google!

OKRs para desenvolvimento pessoal e profissional

Leitura. Duração: 10 min

À medida que você se prepara para uma nova carreira em gerenciamento de projetos, esse também é um ótimo momento para definir alguns OKRs pessoais (objetivos e resultados-chave) para acompanhar seu progresso rumo a seus próprios objetivos pessoais.

Análise de OKR

OKR significa objetivos e resultados-chave. Eles combinam uma meta e uma métrica para determinar um resultado mensurável.

Benefícios de definir OKRs pessoais

Todo ano, muitos de nós estabelecemos metas de Ano Novo, mas em fevereiro percebemos que essas metas continuam tão distantes quanto estavam no dia 1º de janeiro. Definir OKRs pessoais é uma estratégia que pode ajudar você a definir metas claras e mensuráveis para si e a criar um plano de ação para alcançá-las. Assim como OKRs para empresas ou projetos, definir OKRs pessoais pode transformar metas vagas e ambíguas em métricas quantificáveis e mensuráveis. Não importa se é uma meta pessoal de condicionamento físico, um desejo de passar mais tempo com a família ou uma meta para concluir este programa de certificados, definir OKRs pessoais para esses objetivos pode facilitar seu progresso e determinar quando você os alcançou.

Escreva seus próprios OKRs

Siga os passos descritos abaixo para criar seus próprios OKRs pessoais. Você pode usar este modelo de OKR (opens in a new tab) ou, se não tiver uma conta do Google, faça o download do modelo.

Defina o “porquê”

Antes de começar a definir seus objetivos (“o quê”), leve em consideração o "por quê". Essa é sua missão. Por que você está estabelecendo metas? Por exemplo, se você tem a meta de concluir este curso, por que isso é importante para você? Anote isso e use para se inspirar e focar seus objetivos.

Determine seu “o quê”

Faça um levantamento de possíveis objetivos

Agora que você tem uma noção clara do motivo de esses objetivos serem importantes para você, pode começar a traçar seus objetivos. Pense no que você mais quer ou precisa realizar nos próximos 30 a 90 dias.

Para ajudar você a gerar uma lista de objetivos possíveis, considere o seguinte:

• Quais são as coisas mais importantes que preciso fazer?

• Do que eu preciso para colocar em prática?

• Do que eu preciso para começar a fazer ou mudar?

• O que eu quero melhorar ou desenvolver na minha vida ou carreira?

Com base nas suas respostas a essas perguntas, crie uma lista de três a cinco objetivos possíveis relacionados com sua missão.

Refinar seus objetivos

Confira sua lista de possíveis objetivos e revise-os para garantir que eles atendam aos seguintes critérios:

• Aspiracionais: o objetivo é inspirador e motivacional? Para concretizá-lo, você precisa se desafiar ou realizar algo que nunca fez antes?

• Alinhados com as metas organizacionais: neste caso, VOCÊ é a organização, portanto, seus objetivos devem estar alinhados com a missão que você definiu anteriormente. Esse objetivo ajuda você a alcançar seus objetivos gerais?

• Focados na prática: o objetivo exige fazer uma mudança ou agir?

• Concretos: o objetivo está estabelecido de forma clara? Outra pessoa conseguiria entender o que se espera atingir com esse objetivo?

• Significativos: alcançar o objetivo causará um impacto significativo no seu desenvolvimento pessoal ou profissional?

Desenvolver o “como”

Em seguida, é hora de adicionar os principais resultados, que descrevem como você alcançará seu objetivo. Eles também definem o que significa atingir com sucesso seu objetivo.

Trace e aperfeiçoe seus resultados-chave

Refletindo sobre um objetivo de cada vez, faça uma lista de dois a cinco resultados-chave. Para ajudar você a elaborar a lista, considere o seguinte:

Como você definiria o sucesso para esse objetivo?

Quais métricas comprovariam que você alcançou com sucesso o objetivo?

Após listar alguns resultados-chave, revise-os para garantir que atendam aos seguintes critérios:

• Focado em resultados – não é uma tarefa: os principais resultados indicam o resultado geral em vez de etapas específicas para atingi-lo?

• Mensurável e verificável: os principais resultados incluem métricas específicas e objetivas?

• Específico e com duração definida: você definiu claramente o que precisa acontecer e quando?

• Ambicioso, mas realista: os resultados buscados exigem seu empenho, mas ainda assim levam em conta possíveis desafios ou eventos inesperados que possam surgir?

Criar OKRs pode ser uma maneira eficaz de se responsabilizar por seus objetivos e encontrar sentido na sua vida pessoal e profissional. Comece definindo sua missão ou o motivo geral para criar metas e por que elas são importantes. Em seguida, determine seus objetivos ou o que você quer alcançar. Então, desenvolva resultados-chave que deixarão claro como e quando você fez progressos e atingiu o sucesso.

Para saber mais sobre como escrever e aperfeiçoar seus OKRs, confira estes recursos:

• Usar OKRs para desenvolvimento profissional (opens in a new tab)

• Ted Talk de John Doerr: Por que o segredo do sucesso é estabelecer as metas certas (opens in a new tab)

• OKRs e metas SMART: qual é a diferença? (opens in a new tab)

4. Revisão do curso: Planejamento de projetos: Como juntar tudo

Dan: A importância da documentação do projeto

Meu nome é Dan e sou gerente de programa no Google Research. Como gerente de programa no Research, garanto que todas as equipes com quem trabalho estejam em sintonia. Sejam equipes de produtos que estão implementando a pesquisa ou equipes de pesquisa que precisam entender como definir a agenda de pesquisa deles para projetos futuros.

Muito do que faço é me comunicar bem e tentar criar a documentação detalhada para que todos possam ligar os pontos.

Uma coisa que observei como gerente de programa foi uma proliferação de documentos, ou o que gosto de chamar de “morte por mil documentos”. Por isso, se torna muito importante ter um documento mestre em que você centralize todos os subdocumentos ou documentos menores que pode precisar para realizar um projeto, e então você pode simplesmente ir até o documento mestre e encontrar o que você precisa, mesmo que isso esteja armazenado em outro lugar.

Posso ir até o meu rastreador mestre e encontrar o termo de abertura do programa, posso encontrar o orçamento, posso encontrar o escopo que foi acordado, qualquer documento que tenha matrizes de aprovação, que é uma lista de todas as aprovações de que preciso, itens assim. Se eu puder me conectar a tudo de apenas um lugar, sei que vou sempre poder começar lá e encontrar o que preciso.

Não há uma abordagem genérica para o gerenciamento de projetos ou programas.

Você pode precisar de um plano de gestão de riscos para um projeto, mas não para outro, e pode haver algum outro tipo de documentação de que você precise. De fato, manter tudo organizado e começar de um único lugar é a dica mais útil que posso dar.

A tendência mais ampla em documentação para gerenciamento de programas ou de projetos é que você não vai lidar somente uma vez com um documento, você não termina seu plano de projeto ou o termo de abertura do projeto de uma só vez, você tem que revisitar constantemente, revisar e continuar. Se trata de um documento vivo.

Quanto mais detalhado você puder ser em sua documentação, menos iterações você vai precisar fazer mais tarde, porque as pessoas estarão mais propensas a entender tudo da primeira vez.

Desafio semanal 5

Até, May 14, 11:59 PM WEST | Quiz. 10 questões | Nota Final: 93,33%

Glossário do curso 3

Leitura. Duração: 10 min

Falamos sobre muitos termos, alguns que você já conhece e outros novos. Para você relembrar o significado das palavras, criamos este glossário de termos e definições.

Você pode clicar no link para criar uma cópia do glossário ou, se não tiver uma conta do Google, faça o download do glossário diretamente pelo anexo abaixo.

Faça o download do glossário:

Conclusão do curso

Video. Duração: 1 min

Você já fez muita coisa até agora. Vamos reservar um tempo para recapitular tudo o que você aprendeu neste curso. Primeiro, você aprendeu os principais componentes da fase de planejamento. Viu como um planejamento adequado garante que os marcos e as tarefas sejam concluídos.

Em seguida, aprendeu por que é necessário criar e gerenciar um plano de projeto, como utilizar métodos de estimativa de tempo para evitar o fracasso do projeto, como obter estimativas viáveis usando habilidades sociais e quais ferramentas usar para elaborar um plano de projeto.

Em seguida, aprendeu quais são os componentes de um orçamento de projeto, como funciona o processo de orçamento e os conceitos por trás da estimativa e do monitoramento do orçamento de um projeto.

Nós falamos como o processo de aquisição passa pelo gerenciamento de documentações, licitações, propostas e desempenho. Você também aprendeu sobre gestão de riscos e como ela ajuda a evitar o fracasso do projeto.

Aprendeu a identificar riscos e a medir o impacto deles em um projeto e como se comunicar e monitorar riscos potenciais após eles serem identificados.

Por fim, você aprendeu como é importante documentar os planos. Aprendeu como organizar planos para garantir visibilidade e responsabilização e quais elementos de um plano de comunicação simples são vitais para o sucesso do projeto.

No próximo curso, você vai continuar a executar e finalizar um projeto, e minha colega, Elita, será sua guia. Ela vai ensinar tudo sobre monitoramento e medição do progresso do projeto, gerenciamento de riscos, uso de dados para tomar decisões e como garantir uma comunicação eficaz do projeto.

Sua jornada de aprendizado

Discussão. Duração: 10 min

Agora que você concluiu o Curso 3: Planejamento de projetos: como juntar tudo, vamos voltar e olhar a fase de planejamento do projeto, na qual você aprendeu a se comunicar durante todo o processo de planejamento.

Pense em um projeto recente do qual você tenha participado e responda às seguintes perguntas:

• Todos os integrantes da equipe compartilharam todas as comunicações ao longo do projeto?

• O que estava disponível e o que não estava disponível?

• Agora que aprendeu mais sobre maneiras eficazes de se comunicar durante um projeto, como você pode melhorar a comunicação no próximo projeto?

Sua resposta deve ter de cinco a dez frases e pode abordar:

• Reuniões

• E-mails

• Chamadas telefônicas

• Documentos escritos

• Apresentações formais

Em seguida, acesse os fóruns de discussão (opens in a new tab) para aprender com seus colegas de turma e escolha duas ou mais publicações para comentar e discutir.

A minha Resposta no Fórum

Devo mencionar que a minha função não é ainda como Gestor de projeto, apesar de haver um Gestor de projeto a tempo inteiro muitas das vezes esse profissional não se encontra na empresa ora por ferias, ou outro tipo de ausências profissionais , etc.., contudo fazendo parte de uma equipa de programadores todos os mais experientes programadores acabam por de alguma forma gerir projetos nessas alturas dependendo muito da área e importancia do projeto a desenvolver.

O cenário que sucedeu

Num projeto recente, nem todos os membros da equipa foram consistentes na partilha de todas as comunicações ao longo do projeto.

Alguns membros da equipa só partilhavam atualizações com alguns membros selecionados, o que criava falhas de comunicação.

Durante o projeto, alguns membros da equipa não estavam disponíveis em determinadas alturas devido a conflitos de agenda, o que dificultava a comunicação com eles.

Além disso, alguns documentos relacionados com o projeto não estavam disponíveis para todos os membros da equipa, o que gerou muita confusão.

O que irei implementar no futuro

Para melhorar a comunicação no meu próximo projeto, tenciono agendar reuniões regulares onde todos possam fornecer atualizações e onde possam ser abordados quaisquer obstáculos.

Também pretendo utilizar a comunicação por e-mail de forma mais eficaz, (pois o chat interno parece não ser tão eficaz) incluindo todos os membros da equipa nos e-mails relacionados com o projeto para garantir que todos estão na mesma página.

Além disso, tentarei utilizar documentos escritos e apresentações formais para transmitir informações complexas de forma eficaz.

Introdução ao Curso 4

Leitura. Duração: 10 min

Parabéns por concluir o Curso 3 do Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google! (opens in a new tab) Para continuar o programa, acesse o Curso 4: Execução de projetos: como executar o projeto (opens in a new tab).

Neste curso, você aprenderá como colocar um plano de projeto em prática, incluindo:

• Como acompanhar e medir o progresso do projeto

• Técnicas de melhoria contínua e gestão da qualidade

• Como usar e analisar dados para fundamentar seu processo decisório

• Ferramentas para gestão e comunicação eficazes da equipe

Continue assim!

FIM DO CURSO 3

Nota Final de Curso: 94.12%