Como trabalhar de maneira eficiente com as partes interessadas

Você aprenderá como definir e criar metas e entregas mensuráveis do projeto; como definir o escopo do projeto, diferenciar entre as tarefas que estão dentro e fora do escopo e evitar deformação do escopo; e como definir e medir os critérios de sucesso de um projeto.

Dedicação ao estudo

• Videos: 35 min

• Leitura: 1h 30 min

• Teste: 2 Testes com avaliação

Objectivos

• Defina funções e responsabilidades do projeto.
• Conclua uma análise das partes interessadas e explique sua importância.
• Utilize gráficos RACI para definir e comunicar as responsabilidades dos membros da equipe do projeto.

Conteúdos

1. Explorar as funções e responsabilidades da equipe do projeto
2. Como avaliar as partes interessadas
3. Como atribuir funções e responsabilidades da equipa do projeto
4. Revisão: Como trabalhar de maneira eficiente com as partes interessadas

1. Explorar as funções e responsabilidades da equipe do projeto

Introdução: Como trabalhar de maneira eficiente com as partes interessadas

Video. Duração: 1 min

Neste módulo, vamos aprender tudo sobre partes interessadas e sua importância para um projeto. No último conjunto de vídeos, você aprendeu os meandros do escopo do projeto. Ao explorar como um projeto pode estar dentro ou fora do escopo, você aprendeu como definir metas SMART. Também falamos sobre o lançamento de um projeto (começar) versus lançar um projeto (seja ou não bem-sucedido). E há muitos outros tópicos interessantes por vir! Neste módulo, você aprenderá mais sobre as partes interessadas. Lembre-se de que as partes interessadas desempenham uma função fundamental. As partes interessadas são pessoas que estão interessadas e são afetadas pela conclusão e o sucesso do projeto. Você verá que cada pessoa envolvida tem uma função definida e responsabilidades definidas para ajudar a levar o projeto a um destino. Essas funções incluem patrocinadores do projeto, clientes, membros da equipe e, claro, você, o gerente de projeto. Você também vai descobrir coisas como mapeamento e análise das partes interessadas e gráficos RACI. São ferramentas que ajudam a esclarecer funções e responsabilidades e evitar confusão sobre quem assume quais tarefas. Ao longo deste módulo, você tem muitas atividades práticas, avisos de discussão e leituras para ajudar a dominar como iniciar um projeto. Conforme passamos por cada nova habilidade, imagine verificar uma lista de tarefas pendentes. Quase nada é mais satisfatório do que riscar uma tarefa pendente!

Acessibilidade para gerentes de projeto

Video. Duração: 3 min

Acessibilidade deve ser incorporada em cada função em uma empresa, seja um designer de produto, comunicador, desenvolvedor ou gerente de projeto. Em minha função de gerente do programa educacional de acessibilidade no Google, ajudo a garantir que todos os Googlers sejam instruídos sobre acessibilidade, desde a construção de produtos acessíveis para todo o mundo até comunicar acessibilidade com você neste curso. Também sou surda, então, sou capaz de compartilhar minhas experiências como pessoa com uma deficiência e ajudar os outros a compreender que ter uma deficiência não é uma barreira em si. É o mundo ao nosso redor que devemos nos esforçar para tornar acessível a todos.

Acessibilidade pode ser definida de várias maneiras diferentes. Para mim, significa remover ativamente quaisquer barreiras que possam prevenir pessoas com deficiência de ser capaz de acessar tecnologia, informações ou experiências, e nivelar, no campo de jogo para que todos tenham a mesma chance de curtir a vida e ter sucesso. Uma deficiência frequentemente é definida como uma condição física ou mental que limita substancialmente uma atividade importante da vida, como caminhar, falar, ver, ouvir ou aprender. Mais de 1 bilhão de pessoas no mundo têm uma deficiência. 1 bilhão. Isso é mais do que a população de Estados Unidos, Canadá, França, Itália, Japão, México e Brasil combinados. A deficiência é diversa e interseccional. Alguém pode nascer com uma condição ou adquiri-la mais tarde na vida. A deficiência pode afetar a todos nós de alguma forma, seja direta ou indiretamente, e a qualquer momento, seja permanente, como surdez, ou temporária, como um braço quebrado, até situacional, como tentar operar um controle remoto de TV no escuro. Quando você cria soluções para pessoas com deficiência, não está apenas atendendo ao público crítico de pessoas com deficiência permanente, também está gerando benefícios secundários para todas as pessoas que podem entrar e sair da deficiência ao longo do tempo. Conforme você avança neste programa, também é importante ter em mente seus colegas de classe. Definir a expectativa de que você vai interagir com outras pessoas e aprender e trabalhar de forma diferente é um ponto forte de trabalhar com a acessibilidade em mente. Perguntando aos outros do que eles precisam, você aprende e se comunica, e compartilhar do que você precisa se você mesmo tem uma deficiência é importante para trabalhar bem em equipe. No gerenciamento de projetos, você mesmo, as pessoas da sua equipe de projeto ou pessoas altamente investidas em seu projeto podem ter uma deficiência, seja visível ou invisível. Como gerente de projeto, você é responsável por garantir que um grupo de pessoas se una para alcançar um objetivo comum usando ferramentas e sistemas compartilhados. Para ter sucesso, você precisa ter certeza de que a infraestrutura e a cultura que você define funciona para todos. Saber isso é um elemento-chave do gerenciamento de projetos. Eu ensinarei como fazer seu trabalho e conteúdo acessível. Também vou ajudar você a se tornar um melhor gerente de projeto considerando a acessibilidade em seus projetos futuros. Vou oferecer dicas e práticas recomendadas durante todo o programa, começando com esta. Você sabia que muitas tecnologias de que todos nós gostamos começaram como um recurso de acessibilidade? Pense no Google Assistente, que permite que você controle sua casa com a voz, ou close caption, que permite assistir à TV em um bar lotado e barulhento. Ao considerar a acessibilidade, você pode impactar a vida de todos para melhor.

Como escolher uma equipe de projeto

Video. Duração: 5 min

Neste vídeo, vou conduzi-lo no processo de escolha de funções e responsabilidades. das pessoas da sua equipe de projeto. Para decidir quem faz o que em um projeto, devemos considerar e delinear nossas necessidades. Escolher as pessoas certas para uma equipe é uma grande tarefa, e uma que todo gerente de projeto deve levar a sério. Afinal, essas são as pessoas que trabalham no projeto, por isso, queremos ter certeza de que temos as pessoas certas alinhadas. Ao identificar recursos de pessoas, precisamos ter cuidado ao considerar o projeto e suas necessidades e usar essas informações para orientar a tomada de decisão. Primeiro, um gerente de projeto fará uma lista das funções de que precisará na equipe para concluir cada tarefa. Da mesma forma que um gerente de projeto é uma autoridade para início geral, planejamento, execução, e conclusão de um projeto, a pessoa em cada função é uma autoridade para tarefas específicas no ciclo de vida do projeto. Por exemplo, uma equipe de projeto de construção de uma casa pode incluir funções em suas listas como um arquiteto, um gerente de obra e vários trabalhadores da construção. Quando as tarefas são claramente dispostas, o gerente de projeto decide de quantas pessoas precisará na equipe. Isso pode variar muito, dependendo do tamanho do projeto. Para pequenos projetos, uma equipe pode precisar apenas de três ou quatro pessoas para concluir as entregas a tempo, e, para projetos maiores, uma equipe pode incluir dezenas. No Google, às vezes temos centenas de Googlers trabalhando no mesmo projeto. Acertar o tamanho da equipe é importante por uma série de razões. Por exemplo, quando há muitas pessoas em um projeto, a comunicação às vezes se torna difícil. Isso faz com que seja mais provável para alguém deixar passar detalhes importantes. Mas, se sua equipe for muito pequena, pode não haver pessoas suficientes para terminar todas as tarefas. Depois de saber de quantas pessoas você precisa na equipe, deverá pensar sobre quem fará o quê. Para decidir sobre a pessoa certa para cada função, um gerente de projeto precisará pensar com cuidado sobre habilidades. Isso faz sentido, certo? Se você está gerenciando a construção de uma casa, deve notar que os trabalhadores que estão construindo a estrutura ou instalando o drywall têm as habilidades necessárias para fazer isso corretamente. Cabe ao gerente de projeto garantir que todos na equipe têm as habilidades certas para o trabalho, mas também é importante lembrar que as habilidades podem ser ensinadas. Se alguém não tem uma certa habilidade inicialmente, ainda pode ser uma ótima opção para a equipe. Talvez essa pessoa traga uma atitude positiva e atenção aos detalhes, motivos perfeitamente bons para tê-la na equipe. Apenas tenha em mente que, se um companheiro de equipe não tem as habilidades necessárias, é importante que seja treinado a tempo para não causar atrasos ao projeto. Ao escolher companheiros de equipe, um gerente de projeto também deve considerar a disponibilidade de cada um e se as pessoas vão se sentir motivadas para concluir as tarefas atribuídas. Por exemplo, talvez você conheça um gerente de obra fantástico que seria um grande trunfo para a equipe, mas, se ele já está trabalhando em outro grande projeto, pode não ter tempo para se comprometer com o seu. Ou, mesmo se ele tiver tempo, pode não achar que o projeto dará a visibilidade necessária para uma promoção. Motivação é um ingrediente-chave para um grande trabalho. É uma boa ideia escolher pessoas que estejam animados para se envolver, mas, claro, nós não podemos sempre escolher nossos recursos. Às vezes, outro gerente ou líder da equipe pode apenas atribuir funções às pessoas. Quando isso acontece, é o desafio do gerente de projeto entregar o melhor trabalho com o que recebe. Vamos verificar nosso projeto na Office Green, onde vamos lançar um novo serviço. Como gerente de projeto, cabe a você decidir de quem você precisa na equipe. Você deve se perguntar coisas como experiência da equipe, disponibilidade, espaço de trabalho, membros da equipe carga de trabalho em outros projetos e muito mais. Por exemplo, quem na equipe tem experiência com paisagismo de escritório? Quem conhece a cidade onde o lançamento vai acontecer? Quem pode se dedicar totalmente a esse projeto nas próximas oito semanas? Não há fórmula exata para montar a equipe certa, o que torna o processo um pouco complicado. Cada situação é diferente e pede um conjunto diferente de habilidades, experiência e perspectivas.

Questão

Ao escolher uma equipe de projeto, um gerente de projeto considera as funções necessárias, o tamanho da equipe e quais outros três fatores adicionais?

• Habilidades necessárias
  Correta - Todos na equipe precisam ter as habilidades certas para fazer o trabalho. Se não tiverem as habilidades necessárias, o gerente do projeto deve garantir que recebam treinamento oportuno para evitar atrasos no projeto. Além das habilidades essenciais, os membros da equipe também precisam estar disponíveis e motivados.
• Disponibilidade
  Correta - Todos na equipe precisam estar disponíveis para participar do projeto. Isso significa que eles não estão inseridos em outro grande projeto e que têm tempo para contribuir. Além da disponibilidade, os membros da equipe também precisam ter habilidades importantes e estar motivados para concluir suas tarefas.
• Motivação
  Correta - Todos na equipe precisam se sentir motivados para concluir as tarefas atribuídas. A motivação é um ingrediente-chave para um ótimo trabalho, por isso, é importante escolher pessoas que estejam animadas para se envolver. Além da motivação, os membros da equipe também precisam estar disponíveis e ter habilidades essenciais.
• Preferências das partes interessadas

Pode ser útil olhar mais profundamente cada tarefa do projeto e fazer estas perguntas-chave:

• D quantas pessoas eu preciso na minha equipe em cada etapa?
• De quais membros da equipe eu preciso e quando?
• Esses especialistas já estão ocupado em outros projetos?
• Quem toma as decisões finais sobre os recursos do projeto?

Portanto, há muito sobre o que pensar ao montar a equipe dos sonhos. Aprenderemos mais sobre todas as diferentes funções em um projeto.

Revisão: As peças para um equipe de projeto de sonho

Leitura. Duração: 10 min

No vídeo anterior, exploramos algumas considerações para escolher sua equipe de projeto e atribuir funções e responsabilidades. Vamos recapitular o que você aprendeu e expandir sobre o que pensar ao montar a equipe de projeto.

Muito grande, muito pequena ou na medida certa?

Depois de estabelecer a base para seu projeto, delineando objetivos e expectativas, é hora de montar a equipe dos seus sonhos! Mas, antes de montar a equipe dos sonhos, precisamos descobrir de quantas pessoas precisamos. Esse número dependerá muito do tamanho do próprio projeto. Projetos complexos, com grandes divisões de trabalho, geralmente exigirão equipes de projetos maiores. Projetos simples, com expectativas simples, podem exigir apenas algumas pessoas na equipe do projeto. Como gerente de projeto, é sua função ajudar a encontrar o equilíbrio certo com base no que é necessário.

As habilidades certas para ocupar a função

Existem múltiplas funções em cada projeto. Em equipes menores, várias funções podem ser ocupadas por uma pessoa. Para atender às necessidades de projetos mais especializados, os gerentes de projeto podem exigir pessoas com as habilidades técnicas necessárias. Habilidades técnicas são as habilidades específicas para a tarefa que precisa ser executada. Por exemplo, no projeto da Office Green, as habilidades técnicas necessárias podem incluir o design de paisagem interno para a disposição das plantas dentro dos escritórios e o design floral de arranjos de plantas.

As habilidades técnicas são altamente valorizadas, mas não são as únicas habilidades importantes para equipes de alto funcionamento. Habilidades interpessoais, também conhecidas como habilidades com pessoas ou “soft skills”, como paciência e mediação de conflitos, podem ajudar os membros da equipe. Isso permite que a equipe misture seus conhecimentos técnicos com habilidades colaborativas para realizar o trabalho. Quando uma equipe aplica suas habilidades interpessoais, pode minimizar problemas relacionados à equipe.

As habilidades de resolução de problemas são necessárias para todos os membros da equipe, especialmente quando se trata de projetos grandes e complexos. Como gerente de projeto, você não será capaz de resolver todos os problemas para sua equipe. Em algum momento, eles precisarão usar julgamento próprio para resolver problemas e realizar o trabalho.

Um conjunto de habilidades subestimadas para os membros da equipe do projeto são habilidades de liderança. Fortes habilidades de liderança ajudam os membros da equipe a navegar pelos limites organizacionais e a se comunicar de maneira eficaz com as partes interessadas para gerar adesão.

Quem está disponível?

Em projetos, a disponibilidade da equipe é sempre uma grande preocupação. Isso é especialmente verdade nas organizações Matrix, onde os membros da equipe têm vários chefes. Não é incomum puxar um membro da equipe para outro projeto antes que seu projeto seja concluído. Em um mundo perfeito, você só escolhe aqueles que podem ficar no projeto por todo o ciclo de vida. Você pode descobrir que não pode escolher certos membros para sua equipe em tudo, o que é chamado de pré-atribuição. Nesses casos, o patrocinador designa membros da equipe para o projeto.

Tenha em mente que você precisa valorizar a diversidade desde o início ao montar a equipe. Em equipes diversas, todos podem usar suas experiências profissionais e pessoais únicas para contribuir para um projeto mais bem-sucedido. A diversidade é melhor aproveitada quando é reconhecida e destacada como um recurso. Muitas pessoas evitam discutir suas diferenças, mas, se você encorajar essas conversas, encontrará uma compreensão mais rica e maior criatividade, que vêm de pessoas trabalhando juntas através de diferenças de identidade. Para fazer isso de forma eficaz, é importante dedicar tempo no início do processo de construção da equipe para desenvolver a confiança entre os membros da equipe. Os membros da equipe que se entendem têm mais probabilidade de confiar uns nos outros e de se sentir seguros em compartilhar diferentes pontos de vista ou oferecer uma perspectiva conflitante. Isso também permitirá que eles ofereçam mais facilmente feedback construtivo ou que apoiem se a dinâmica da equipe enfrentar desafios em qualquer momento.

O que os motiva?

Certifique-se de tomar nota do nível de motivação dos membros da equipe e do impacto que isso pode ter no seu projeto. Só porque uma pessoa é pré-atribuída para um projeto, não significa necessariamente que ela tem baixo interesse nele, mas uma pessoa que se voluntariou proativamente pode ter motivação adicional para fazer o trabalho.

Como gerente de projeto, é sua responsabilidade engajar a equipe e mantê-la motivada. É aqui que sua influência como líder é necessária para manter a equipe engajada e pronta para superar qualquer obstáculo que possa aparecer. Engajar-se de forma respeitosa e manter uma visão positiva com a equipe em momentos de adversidade são maneiras simples de manter a equipe motivada.

Principal conclusão

Resumindo, o tamanho, as habilidades, a disponibilidade e a motivação da equipe são as peças para a criação de sua equipe dos sonhos. Tenha sempre em mente que um gerente de projeto não apenas seleciona equipes dos sonhos, ele cria equipes de sonhos por meio de colaboração sob grande liderança. Essa liderança é o que você oferecerá como gerente de projeto.

Como definir funções do projeto

Video. Duração: 6 min

Como mencionamos no último vídeo, quando você gerencia um projeto para cumprir certos objetivos, ter a equipe certa ao seu redor é imprescindível. Por que isso é tão importante? Porque pode muitas situações diferentes podem surgir em um projeto. Isso significa que você precisa confiar que as pessoas ao seu redor tenham as habilidades e a motivação para fazer bem o trabalho.

Para se sentir confiante em sua equipe, você precisa saber o papel de cada pessoa desde o início. Expor claramente as responsabilidades de cada função ajuda todos a saberem por quais tarefas do projeto são responsáveis. Caso contrário, você não consegue concluir o projeto por conta própria, mesmo sendo o melhor gerente de projeto de todos os tempos, o que sabemos que você é. Antes de passarmos para as funções específicas de um projeto, queremos salientar que algumas funções não são fixas. Às vezes, os membros da equipe precisam se adaptar e assumir mais de uma função ao mesmo tempo. Isso geralmente acontece se a empresa é pequena ou os recursos são limitados. Por exemplo, em uma pequena empresa, você pode ser gerente de projeto, designer e comerciante. Quer sejam fixos ou não, sempre temos essas funções de projeto. Patrocinadores do projeto, membros da equipe, clientes ou usuários, partes interessadas e, claro, o gerente de projeto.

Vamos aprender mais sobre cada um deles.

O patrocinador do projeto

É a pessoa responsável pelo projeto e garante que o projeto entregue o valor acordado para o negócio.

Ele desempenha uma função de liderança vital durante todo o processo. Às vezes, ele financia o projeto.

O patrocinador provavelmente se comunicará diretamente com os gerentes e com as partes interessadas. Os membros da equipe são o coração da operação. Eles são as pessoas que trabalham dia a dia para fazer o projeto acontecer.

Os clientes

São as pessoas que obterão algum tipo de valor de um projeto bem-sucedido.

Como o projeto visa entregar algo útil para os clientes, as necessidades do cliente geralmente definem os requisitos do projeto. Você pode pensar neles como compradores do projeto.

Em algumas situações, temos clientes e usuários para um projeto e precisamos diferenciar entre os dois:

Os usuários

São as pessoas que, em última análise, usam o produto que o projeto produzirá.

Para tornar a distinção boa e clara para você, pense desta forma:
Exemplo: - Uma empresa de software criou um tipo de software que permite que as equipes se comuniquem umas com as outras em um aplicativo de mensagem instantânea. O software é comprado pela corporação ABC; eles são o cliente. Mas os usuários são todos parte da corporação ABC, que usará o aplicativo de mensagem instantânea todos os dias.

As partes interessadas

São qualquer pessoa envolvida no projeto;

São aqueles que tem um interesse declarado no sucesso do projeto.

As partes interessadas primárias

São pessoas que esperam se beneficiar diretamente da conclusão do projeto,

As partes interessadas secundárias

Desempenham um papel intermediário e são indiretamente impactadas pelo projeto.

As partes interessadas secundárias podem ser contratantes ou membros de uma organização parceira, mas as partes interessadas primárias e secundárias ajudam os gerentes de projeto a definir metas e resultados do projeto.

Questão

Quem é o patrocinador do projeto?

• A pessoa que é a autoridade do projeto e garante que o projeto entregue o valor acordado a um negócio
  
• Correta - O patrocinador do projeto é a autoridade do projeto. Ele garante que o projeto entregue o valor acordado para o negócio.
• A pessoa que vai usar o produto produzido por um projeto
• A pessoa envolvida no projeto que tem interesse no sucesso do projeto
• A pessoa que planeja, organiza e supervisiona o projeto

E, finalmente, não podemos esquecer do:

Gerente de projeto

A pessoa que planeja, organiza e supervisiona todo o projeto. Você.

Vamos agora abordar esses papéis em nosso projeto da Office Green. Lembre-se de que a Office Green é uma empresa de planta comercial que faz paisagismo e projeto de plantas para escritórios e outros negócios comerciais.

Estamos lançando nosso novo serviço de planta, então, se você se lembra de nosso objetivo SMART, que deve ser específico, mensurável, atingível, relevante e com limite de tempo, esse objetivo é lançar um novo serviço para fornecer plantas de escritórios para clientes de alto nível até o final do ano.

Há muito o que fazer ao lançar um novo serviço. As plantas precisam ser encomendadas e entregues em intervalos de alguns dias. Os novos clientes precisarão se familiarizar com a Office Green e seus procedimentos. E haverá atualizações em andamento para o site e aplicativo. Para o lançamento da Office Green, nosso patrocinador do projeto é o diretor de produto. Ele aprova o orçamento do projeto e garante que tudo permaneça alinhado à visão, que, nesse caso, é que plantas baratas e de fácil manutenção sejam fornecidas para melhorar o ambiente de trabalho dos funcionários. A equipe é composta de pessoas de todos os departamentos, e todos estão trabalhando juntos para apoiar o projeto. Por exemplo, o departamento de marketing atribuiu algumas pessoas para a equipe porque eles vão precisar falar sobre esse novo serviço aos clientes. Nesse projeto, o designer de destino também é o designer do site.

Esse é um exemplo de onde um membro de equipe desempenha mais de um papel. E você? Você é o gerente de projeto. Você é quem gerencia a informação, as pessoas e o cronograma para levar esse projeto a um destino bem-sucedido. Nossos clientes para o projeto são compradores em escritórios que podem estar interessados nos serviços da Office Green, como gerentes de escritório ou equipes de compras. No entanto, os usuários são os funcionários que trabalham nos escritórios, porque são eles que aproveitam as plantas.

E, finalmente, todas essas pessoas são partes interessadas do projeto.

As partes interessadas secundárias não desempenharão papéis ativos em todas as fases do projeto, mas ainda precisam ser informadas, pois são um componente do que o projeto precisa para ter sucesso. Por exemplo, isso inclui os investidores da Office Green, que estão ajudando a financiar o lançamento do novo serviço, e a recepcionista da Office Green, que responderá a várias perguntas do cliente sobre o novo serviço quando ele for lançado.

Agora que sabemos por que é importante decidir sobre essas funções com antecedência e como essas funções funcionam em um projeto, vamos colocá-las em ação!

Funções essenciais do projeto

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, você aprenderá a definir funções e responsabilidades do projeto. Vamos agora desenvolver o que você aprendeu sobre como montar a equipe do projeto e nos concentrar em como identificar melhor as funções e responsabilidades principais que são essenciais para qualquer projeto.

O gerente de projeto

Embora todos os membros da equipe sejam responsáveis por suas partes individuais do projeto, o gerente de projeto é responsável pelo sucesso geral da equipe e pelo projeto como um todo. Um gerente de projeto entende que prestar muita atenção à dinâmica da equipe é essencial para concluir um projeto com sucesso e usa técnicas de construção de equipes, motivação, influência, tomada de decisão e habilidades de aconselhamento para manter as equipes fortes.

Os gerentes de projeto integram todo o trabalho do projeto desenvolvendo o plano de gerenciamento de projetos, direcionando o trabalho, documentando relatórios, controlando mudanças e monitorando a qualidade.

Além disso, os gerentes de projeto são responsáveis por equilibrar o escopo, o cronograma e o custo de um projeto gerenciando o engajamento com as partes interessadas. Ao gerenciar o engajamento com as partes interessadas, os gerentes de projetos contam com fortes habilidades de comunicação, consciência política e cultural, negociação, construção de confiança e habilidades de gerenciamento de conflitos.

Partes interessadas

Você já ouviu a frase “as apostas são altas”? Quando falamos de “apostas”, estamos nos referindo às partes importantes de um negócio, situação ou projeto que podem estar em risco se algo der errado. Ter participação em um negócio, situação ou projeto significa que você está investido no sucesso dele. Muitas vezes, haverá vários partidos que terão participação no resultado de um projeto. O nível de investimento de cada grupo será diferente com base em como o resultado do projeto pode impactá-los. As partes interessadas são frequentemente divididas em dois grupos:

• Partes interessadas primárias também conhecidos como principais partes interessadas, Uma parte interessada primária é diretamente afetada pelo resultado do projeto,

• Partes interessadas secundárias enquanto uma parte interessada secundária é indiretamente afetada pelo resultado do projeto.

As principais partes interessadas geralmente incluem membros da equipe, líderes seniores e clientes. Por exemplo, imagine que você é um gerente de projeto de uma construtora que é contratada para construir um novo espaço de eventos para uma empresa local de bufê. Neste projeto, os proprietários da empresa de bufê seriam as principais partes interessadas, já que estão pagando pelo projeto.

Outra principal parte interessada pode ser o CEO da sua construtora. Se o CEO gosta de se envolver diretamente com projetos para empresas locais, como a empresa de bufê, isso o tornaria uma parte interessada principal.

Um exemplo de parte interessada secundária pode ser o ponto de contato jurídico do projeto. Embora o resultado do projeto possa não afetá-lo diretamente, o próprio projeto afetaria seu trabalho quando fosse realizado o processamento do contrato. Cada projeto terá um conjunto diferente de partes interessadas, por isso, é importante que o gerente de projeto saiba quem elas são, do que precisam e como se comunicar com elas.

Membros da equipe do projeto

Toda equipe de sucesso precisa de liderança e sócios fortes, e o gerenciamento de projetos não é exceção! Os membros da equipe do projeto também são considerados principais partes interessadas, uma vez que desempenham um papel crucial na realização do trabalho. Os membros da equipe variam dependendo de tipo, complexidade e tamanho do projeto. É importante considerar essas variáveis ao selecionar sua equipe de projeto e começar a trabalhar com ela. Lembre-se de que escolher colegas de equipe com as habilidades técnicas e interpessoais certas será valioso no trabalho para cumprir os objetivos do projeto. Se você não for capaz de selecionar a equipe de projeto, certifique-se de defender a diversidade e gerar confiança para criar harmonia dentro da equipe.

Patrocinador

O patrocinador do projeto é outra parte interessada principal. Um patrocinador inicia o projeto e é responsável por apresentar um caso de negócios para sua existência, assinar o termo de abertura do projeto e liberar recursos para o gerente de projeto. O patrocinador é muito importante para o projeto, por isso, é fundamental se comunicar com ele com frequência durante todas as fases do projeto. No exemplo da nossa construtora, o CEO também poderia ser o patrocinador do projeto.

Principal conclusão

Embora as funções envolvidas em cada projeto variem, todos os projetos incluirão um gerente de projeto e as principais partes interessadas que são diretamente impactadas pelo resultado do projeto, como membros da equipe, líderes seniores, cliente e patrocinador do projeto. As partes interessadas secundárias, cujo trabalho impacta menos diretamente o projeto, também podem desempenhar uma função. Mantenha essas funções em mente conforme examinamos mais de perto a importância das partes interessadas.

O que você traz para uma equipe?

Discussão. Duração: 10 min

Tive esta ocasião muitas vezes na minha vida, mas o máximo que me consigo lembrar assim mais ligado a gerencia de projetos propriamente dita foi nos meus primeiros dias de trabalho no emprego anterior, numa pequena empresa de software. Tive de trabalhar num projeto que estava a falhar no início devido a uma má gestão de projeto. Assumi todas as responsabilidades de gestão do projeto para mim, sem me responsabilizar por ele, apenas para o fazer funcionar. Foi o meu primeiro contacto com a Gestão de Projetos da área de TI. O projeto precisava de um melhor planeamento, objetivos rigorosos, e tinhamos que aderir à estrutura Agile. Todos os membros da equipa tivemos que nos sentar a mesa e color tudo nos "I's" A coisa funcionou!

John: A importância de uma equipe de projeto

Video. Duração: 2 min

Meu nome é John Fyle e sou gerente técnico de programa do Google no escritório de Chicago. Já trabalhei em algumas empresas diferentes. Já trabalhei em startups, trabalhei em supermercado e trabalhei no Google. E o que descobri é que, em algumas empresas, há engenheiros que chegam e procuram uma direção. Eles querem que digam o que fazer; eles querem receber as instruções das tarefas e apenas executá-las. No Google, as pessoas realmente investiram em seu produto. Chamamos o Google de um tipo de cultura ascendente. Sabe, em muitas empresas, você tem essa instrução dos superiores, que diz: “Isso é o que vamos fazer”, mas no Google as pessoas são tão apaixonadas pelo setor e pelo trabalho que as ideias realmente vêm de baixo. O que eu sempre digo às pessoas é que as habilidades técnicas e difíceis de gerenciamento de programas podem ser aprendidas em um livro. Você pode aprender sobre Agile e sobre Programação Extrema. Você pode aprender sobre todas essas coisas: planejamento, retrospectivas, todos esses termos, ferramentas e coisas do tipo. Mas, no fim das contas, isso é tudo o que eles são. São apenas uma ferramenta, e não é possível usar um martelo como parafuso. É a mesma coisa com gerenciamento de programa: não é possível usar as mesmas ferramentas para todo projeto. É preciso ver o que está acontecendo em uma determinada equipe, em um determinado projeto, e um determinado grupo de pessoas. E assim, no final do dia, o desafio realmente é entender a dinâmica das pessoas com quem você trabalha. Eu gosto de dizer que a chave sobre a gestão do programa é composta por pessoas e contextos. Você deve entender as pessoas com quem está trabalhando, você deve entender o contexto, e somente a partir disso pode aplicar as habilidades que aprendeu. Você nem sempre terá a oportunidade de escolher as pessoas com quem quer trabalhar em um projeto, e está tudo bem, porque você pode apenas usar essas ferramentas que obteve no passado para entender as origens, o estilo e as personalidades das pessoas com quem está trabalhando. A parte mais importante sobre a gestão do programa é compreender as personalidades das pessoas com quem você trabalha, assim, você pode adaptar sua abordagem para garantir que está trabalhando efetivamente com elas. Pense assim: você pode estar trabalhando com uma pessoa introvertida. Essa pessoa precisa de tipos de atenção diferentes daqueles de uma pessoa extrovertida. Uma pessoa extrovertida quer falar de suas ideias e seus planos de produto em uma reunião. Uma pessoa introvertida pode querer um feedback off-line ou ter uma oportunidade de um fórum assíncrono para expressar sua opinião. Realmente não dá para ser curto e grosso todas as vezes que trabalhar em um projeto, e é por isso que é muito, muito importante que você seja flexível na abordagem. É preciso ter pessoas que apresentem desafios às escolhas que fazemos. Mas, no final do dia, todos nós precisamos concordar com um objetivo comum e uma visão comum para seguir em frente. Não queremos distrações, porque essa é a única coisa que pode atrapalhar tudo. No fim das contas, os problemas técnicos não são tão difíceis. Os problemas das pessoas são realmente difíceis. Certificar-se de que sua equipe está comprometida com uma visão e com o projeto é super importante. É seu objetivo e sua função de trabalho, como gerente de programa, motivar a equipe e certificar-se de que todos estão pensando igual.

Identificar: responsabilidades da função do projeto

Plugin. Duração: 30 min

Mapeie a responsabilidade de cada função do projeto para formar uma equipe coesa

Neste exercício, você atribuirá habilidades e responsabilidades a funções específicas em uma equipe de projeto.

2. Como avaliar as partes interessadas

Como concluir uma análise das partes interessadas

Video. Duração: 7 min

Vimos a importância das partes interessadas para o projeto e como as partes interessadas primárias e secundárias ajudam os gerentes de projeto a definir metas e resultados do projeto.

Lembrete: partes interessadas primárias são pessoas que se beneficiarão diretamente do sucesso do projeto, enquanto partes interessadas secundárias são indiretamente impactadas pelo sucesso do projeto.

Ter todas essas pessoas diferentes envolvidas no projeto pode ser confuso, e é aí que a análise de uma parte interessada se faz importante. Isso é uma representação visual de todas as partes interessadas. Ajuda a evitar surpresas, construir as parcerias necessárias e garantir que você está envolvido com as pessoas certas no momento certo. Quando feitas corretamente, as análises das partes interessadas ajudam a ver todas as oportunidades de sucesso e os riscos potenciais. Mostra quais partes interessadas assumem quais responsabilidades e pode ajudar a incluir as pessoas certas em conversas importantes, o que é importante para conseguir o apoio necessário ao longo do projeto.

Há três passos essenciais para dar o pontapé inicial na análise das partes interessadas.

1. faça uma lista de todas as partes interessadas afetadas pelo projeto
2. determine o nível de interesse e de influência de cada parte interessada.
3. avalie a capacidade de participação e busque formas de envolvê-las.

Falaremos de influências e interesses O que significam esses termos?

Influência

diz respeito a quanto poder uma parte interessada tem e quanto as ações da parte interessada afetam o resultado do projeto.

No exemplo da Office Green, o diretor de produto, que foi quem primeiro iniciou o projeto e supervisiona novos produtos e serviços, tem uma grande influência, enquanto o fornecedor que faz a jardinagem tem menos influência. Interesse tem muito a ver com o seguinte: Quais as necessidades da parte interessada afetada pelas operações e pelos resultados do projeto? Por exemplo, o departamento de recursos humanos da Office Green pode não ter tanto interesse no lançamento de um produto quanto o departamento de vendas. O organograma é uma grade muito útil, em dois por dois, utilizada para conduzir um análise das partes interessadas. Usamos o organograma para atribuir o nível de importância de cada parte interessada para o projeto, medindo interesse e influência. A posição da parte interessada na grade geralmente determina sua função ativa no projeto. Quanto maior o interesse e a influência, maior a importância da parte interessada para o sucesso do projeto. Sem o apoio delas, é improvável que o projeto tenha êxito. Essas pessoas são nossas principais partes interessadas.

Questão

Quais são os dois fatores determinados em um organograma das partes interessadas? Selecione todas as opções aplicáveis.

• Influência
  Correta
• Contribuição
• Interesse
  Correta - O organograma das partes interessadas é uma grade de dois por dois usada para a realização de uma análise de partes interessadas. Ele atribui a cada parte interessada um nível de importância para o projeto usando duas medidas: interesse e influência.
• Impacto

Agora que você tem uma ideia melhor da posição de cada parte interessada na equipe, pode planejar como melhor gerenciar a todos.

Há quatro diferentes técnicas que você pode usar para a gestão das partes interessadas.

roxo

o primeiro grupo de partes interessadas são os atores-chave ou principais partes interessadas. Você verá essas pessoas na parte superior direita da grade. Para melhor gerenciar as principais partes interessadas, você deve se associar estreitamente com eles para alcançar os resultados desejados. Claro, nem todos são principais partes interessadas, mas toda função, mesmo partes interessadas que não são principais, tem um lugar na rede.

amarelo

Você encontrará partes interessadas com alta influência mas pouco interesse no lado esquerdo da rede. Para gerenciar essas partes interessadas, você deve consultá-las e atender suas necessidades. Suas opiniões e contribuições são importantes para o projeto. O diretor de produto tem alta influência, mas não devem ser investido em atividades diárias, portanto, tem um interesse menor.

amarelo

As partes interessadas com menor influência mas grande interesse estão no canto inferior direito da grade. Para essas partes interessadas, você deve demonstrar consideração por elas ao mantê-las atualizadas sobre o projeto. É improvável que precisem dizer algo sobre o andamento, mas mantê-las informadas é importante. Por exemplo, a equipe de sucesso do cliente pode ter influência menor mas alto interesse, visto que trabalha diretamente com clientes sobre o novo produto.

verde

Por fim, temos partes interessadas com pouca influência e pouco interesse. Você as encontrará no canto inferior esquerdo. Elas são as partes interessadas menos importantes, mas não significa que não sejam importantes. Talvez, para esse projeto específico, elas não se integrem. Logo, para esse projeto, você talvez queira monitorá-las, deixá-las informadas..

Criar uma grade como essa é uma forma eficaz de monitorar quem deve receber comunicação e quando. Essa grade é um exemplo de como isso pode ser feito, dependendo do projeto e das partes interessadas.

Você também pode querer criar um comitê diretor composto por partes interessadas de alta influência e alto interesse.

Essas pessoas farão parte do mais experiente órgão de tomada de decisão em qualquer projeto. Elas têm autoridade para fazer mudanças no orçamento e aprovar atualizações na linha do tempo ou no escopo. O gerente de projeto não é membro do comitê, mas é responsável por apresentar as informações de projeto certas para o comitê diretor, para que as decisões possam ser tomadas rapidamente. Como se engajar com as partes interessadas a partir desse ponto depende da sua situação particular. Há formas diferentes de envolver cada parte interessada, e você precisa ser estratégico para conseguir contribuições úteis e relevantes das pessoas certas e na hora certa. Você deve se reunir com algumas partes interessadas todos os dias, e, para outras, apenas enviará atualizações periódicas.

A participação da parte interessada Stakeholder Buy-in

A participação da parte interessada (Stakeholder buy-in) é o processo de incluir essas pessoas na tomada de decisão para chegar a um consenso amplo sobre o futuro da organização.

Para conseguir que as partes interessadas participem do projeto, é necessário prestar atenção às partes interessadas de alto impacto e certificar-se de que elas estejam envolvidas. Você deve explicar a elas como o projeto poderá ajudá-las a alcançar suas metas, e você vai querer o apoio delas caso haja qualquer contratempo. Aqui, há algumas coisas importantes para ter em mente ao se comunicar com as partes interessadas. Se você tiver uma parte interessada principal, essa parte interessada provavelmente será muito influente e precisará de comunicação frequente. Mas se estiver em um projeto maior, com várias partes interessadas, eles não estarão tão envolvidas com as atividades diárias.

Para partes interessadas que precisam de tempo para tomar decisões sobre o projeto, comunique-se com antecedência. Por exemplo:

• agende reuniões frequentes e mande e-mails diários ao final do dia informando sobre o progresso. Assim, elas terão tempo o suficiente para pesar as opções e tomar decisões.

Pense no nível de detalhes do projeto de que cada parte interessada precisa. Você não precisa gastar tempo se dedicando a partes interessadas que só precisam de um resumo do projeto. Por exemplo: a equipe de instalações que entrega o produto não precisa de atualizações diárias sobre preços de fornecedor ou problemas do site.

Por outro lado, gaste tempo atualizando membros-chave que precisam de atualizações frequentes. A equipe de vendas precisa saber o preço e mudanças de disponibilidade, o que faz com que uma atualização semanal faça sentido.

Como priorizar partes interessadas e gerenciar a adesão

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, você aprenderá a concluir uma análise de partes interessadas e a explicar sua importância. Vamos focar em como priorizar os vários tipos de parte interessada que podem existir em um projeto, gerar a adesão das partes interessadas e gerenciar suas expectativas.

Como realizar uma análise das partes interessadas

Partes interessadas são uma parte essencial de qualquer projeto. A capacidade de um gerente de projeto de equilibrar os requisitos das partes interessadas, obter sua adesão e entender quando e como envolvê-las é a chave para o sucesso de um projeto.

É fundamental manter as partes interessadas organizadas para entender quando e como envolvê-las no momento certo. Em um vídeo anterior, introduzimos a análise das partes interessadas, uma ferramenta útil que os gerentes de projeto usam para entender as necessidades das partes interessadas e ajudar a minimizar percalços durante o ciclo de vida do projeto.

Vamos rever os principais passos na análise das partes interessadas:

1. Faça uma lista de todas as partes interessadas que o projeto impacta. Ao gerar essa lista, pergunte a si mesmo: Quem está investido no projeto? Quem é impactado pelo projeto? Quem contribui para o projeto?
2. Determine o nível de interesse e influência de cada parte interessada. Essa etapa ajuda a determinar quem são as principais partes interessadas. Quanto maior o nível de interesse e influência, mais importante será priorizar suas necessidades ao longo do projeto.
3. Avalie a capacidade das partes interessadas de participar e, em seguida, encontre maneiras de envolvê-las. Vários tipos de projeto produzirão vários tipos de parte interessada. Algumas serão partes interessadas ativas, com mais opiniões e pontos de contato, e outras serão partes interessadas passivas, preferindo apenas atualizações de alto nível e não envolvidas na rotina diária. Dito isto, só porque uma parte interessada não participa com tanta frequência quanto outras, não significa que não seja importante. Há muitos fatores que desempenharão um papel na determinação da capacidade de participação da parte interessada em um projeto, como a distância física do projeto e a carga de trabalho existente.

Dica profissional: Você pode querer formar um comitê diretor em alguns projetos. Um comitê diretor é um grupo de principais partes interessadas que têm um alto nível de poder e interesse em um projeto. Um comitê diretor pode influenciar vários departamentos da organização, o que significa que tem o potencial de liberar um número maior de recursos para o gerente de projeto.

Visualizar sua análise

Um organograma mostra o interesse das partes interessadas no projeto versus sua influência sobre o projeto. Essa ferramenta de quatro quadrantes ajuda os gerentes de projeto a avaliar como gerenciar as partes interessadas. Ela é usada para determinar o nível adequado de engajamento exigido pela equipe do projeto necessário para ganhar a confiança e a adesão das partes interessadas.

Aproveite o tempo no início do projeto para estabelecer sua abordagem das partes interessadas. Liste as partes interessadas e, a seguir, coloque-as nos locais apropriados da grade. Ser capaz de visualizar o posicionamento ajudará você a gerenciar comunicações e expectativas. Ter uma ferramenta de referência rápida para impulsionar as ações de comunicação também permitirá que você possa gastar mais tempo em outras tarefas do projeto.

Dica profissional: Embora essas ferramentas ajudem a organizar as informações, elas não fazem necessariamente a diferença entre o envolvimento bem-sucedido e malsucedido das partes interessadas. O que contribuirá para o envolvimento bem-sucedido das partes interessadas é a capacidade do gerente de projeto de conhecer as motivações e inspirações delas. Isso leva tempo, habilidades interpessoais e visão sobre o funcionamento político interno da organização. Lembre-se de que cada projeto é diferente, e seu projeto pode precisar de ajustes ao longo do caminho à medida que você cresce como gerente de projeto. Fazer mudanças necessárias significa que você está fazendo algo certo. Apenas certifique-se de verificar e garantir que você no caminho certo, engajando as partes interessadas com sucesso e entregando em seu projeto!

Gerar a adesão das partes interessadas

Depois que você organiza e avalia as partes interessadas, é hora de começar a tomar algumas decisões sobre qual adesão é absolutamente necessária para o sucesso, quais requisitos merecem mais atenção e que nível de comunicação cada parte interessada exigirá.

Ganhar a adesão das principais partes interessadas é essencial para garantir que o projeto não seja despriorizado ou privado de recursos.

As dicas para ganhar a entrada das principais partes interessadas incluem:

• Mapear claramente o trabalho do projeto para as metas da parte interessada.

• Descrever como o projeto se alinha com as metas do departamento ou equipe da parte interessada.

• Ouvir o feedback das partes interessadas e encontrar maneiras de incorporá-lo no termo de abertura do projeto quando for o caso.

Nota: Gerencie as expectativas das partes interessadas apresentando uma visão realista das habilidades da equipe. Não prometa demais e entregue pouco!

Leitura opcional

Este artigo, intitulado Roll Call: Perguntamos à Comunidade de Gerenciamento de Projetos: Que passos você toma para identificar e priorizar todas as partes interessadas no início de um projeto? (opens in a new tab), descreve estratégias adicionais para identificar as partes interessadas para aumentar ainda mais sua compreensão.

Explorar: Entrevistas das partes interessadas

Plugin. Duração: 15 min

Descobrir as prioridades da parte interessada

Antes de concluir sua análise das partes interessadas, você falará com cada uma delas individualmente. Ao fazer as perguntas certas, você pode adquirir mais informações sobre as prioridades das partes e como elas podem contribuir.

Perguntas e Respostas?

Gestor do Projeto / Patrocinador do Projeto:

Quais são suas expectativas para o projeto?

Diretor de produto: Estou ocupado com muitos projetos para me envolver no dia a dia. Contudo, além de nossos principais objetivos de projeto, espero que nos prepare para expandir para mais cidades e ajude a financiar novas iniciativas.

E onde você acha que conseguirei obter suporte? Encontrarei resistência?

Diretor de produto: Temos alguns clientes entusiasmados que já pedem por isso há algum tempo. Nossos investidores apoiam, mas são mais cautelosos. Você deve se encontrar com nosso designer de paisagem. Sei que estão em sua equipe, mas podem ter algumas preocupações.

Designer de paisagem / Web designer:

O que posso esclarecer para você? Há algo que o preocupa?

Designer de paisagem/Web designer: Entendo como a Plant Pals apoia nossos objetivos gerais de negócios, mas me preocupo com possíveis mudanças em minha função se o Office Green migrar do paisagismo geral para distribuição de plantas em vasos.

O que o sucesso do projeto significa para você?

Designer de paisagem/Web designer: Idealmente, a Plant Pals nos ajudará a expandir nossos negócios sem negligenciar nossas ofertas principais. Estou no Office Green desde o início. Quero que dê certo, mas também pretendo continuar fazendo o trabalho que amo.

Recepcionista:

Você gostaria de se envolver neste projeto?

Recepcionista: Sei que você não precisa de mim para o planejamento do dia a dia, mas estou muito interessado nesta nova parte do negócio. Além disso, tenho certeza de que nossos clientes terão muitas perguntas, e quero entender como a Plant Pals funciona.

Você pode compartilhar insights de sua experiência com os clientes?

Recepcionista: Sei que muitos de nossos clientes estão entusiasmados com o novo serviço, mas nem sempre reagem bem às mudanças. Certifique-se de se comunicar bem e esteja pronto para oferecer apoio após o lançamento. Posso ajudar neste sentido.

Perguntas sugeridas para as partes interessadas

• Quais são suas prioridades/metas mais importantes?
• Como esta iniciativa/projeto apoiará você e suas prioridades mais importantes?
• Que função você gostaria de desempenhar nesta iniciativa/projeto?
• É assim que pretendo manter as pessoas informadas. Funciona para você?
• O que posso esclarecer para você?
• Quais são suas expectativas? O que você gostaria que o projeto concretizasse?
• Como seria o sucesso para você?
• Com quem mais você recomenda que eu fale sobre essa iniciativa?
• Que informações ou insights você possui que podem ser difíceis de encontrar?
• Onde você me enxerga obtendo apoio para esta iniciativa? Encontrando resistência?
• Quais pensamentos/perguntas adicionais você tem?

Atividade: conclua uma análise das partes interessadas e do organograma

Quiz. 1 questão Duração: 30 min

1.Para ser aprovado neste teste prático, você deve obter 100%, ou 1 de 1 ponto, ao concluir a atividade abaixo. Você pode aprender mais sobre os itens avaliados e práticos na Visão geral do curso.

Visão geral da atividade

Nesta atividade, você completará uma análise das partes interessadas e do organograma.

Como gerente de projeto, é importante entender como cada parte interessada se relaciona com seu projeto. A conclusão de uma análise das partes interessadas e do organograma permite determinar a influência e o impacto potencial de cada parte interessada em um projeto, o que é crucial para gerenciar as comunicações e as expectativas.

Certifique-se de concluir esta atividade antes de prosseguir. O próximo item do curso fornecerá um exemplo completo para comparar com seu próprio trabalho. Você não poderá acessar o exemplo até que tenha concluído esta atividade.

Cenário

Analise o cenário abaixo. Em seguida, siga as instruções passo a passo.

Você é o gerente de projetos da Office Green, uma empresa de paisagismo comercial especializada em plantas e verde para escritórios e outros negócios. A empresa está se preparando para apresentar seu novo serviço, Plant Pals, e você vai gerenciar o lançamento. Você e sua equipe precisam manter a confiança e gerar a adesão das partes interessadas. Algumas das partes interessadas incluem:

Diretor de produto: O diretor de produto é o patrocinador do projeto. Como patrocinador, apoia totalmente o projeto, assina decisões de alto nível e às vezes atua como um recurso para a equipe. É profundamente investido no resultado do projeto, mas menos envolvido com suas operações diárias.

Designer de paisagem/Web designer: Esta pessoa tem duas funções na Office Green e no projeto Plant Pals. Além de suas habilidades de web design e do conhecimento de plantas, tem relacionamentos fortes com uma série de pessoas em toda a empresa. O projeto Plant Pals pode afetar sua função como designer de paisagem se resultar em um meio em direção a novos serviços. Se ele não quiser que sua função mude, poderá ser mais difícil conseguir sua adesão.

Clientes existentes e seus funcionários: Os principais clientes para o lançamento desse produto são os clientes existentes da Office Green e seus funcionários. Seu feedback pode ajudar a Office Green a melhorar a experiência do cliente para o novo serviço. Dependendo de suas necessidades, alguns clientes estarão muito interessados no Plant Pals, enquanto outros estarão menos interessados. É improvável que os clientes menos interessados resistam ao projeto, a menos que isso afete a linha de produtos existente.

Investidores da Office Green: Os investidores apoiam financeiramente a Office Green, por isso, a empresa quer mantê-los felizes. Da mesma forma, como o desempenho da Office Green afeta seus investimentos, os investidores querem que o Plant Pals tenha sucesso. No entanto, eles não estarão diretamente envolvidos no projeto e não serão afetados por ele antes do lançamento. Portanto, é pouco provável que se oponham ao projeto nessa fase.

Recepcionista da Office Green: O/A recepcionista não terá um envolvimento direto com o projeto Plant Pals. Precisará responder às perguntas dos clientes sobre o serviço mais tarde, mas não precisará saber muitos detalhes até que a data do lançamento se aproxime. Nesta fase, não há grandes preocupações sobre o projeto.

Instruções passo a passo

Parte 1 - Fazer uma análise para entender as partes interessadas

Etapa 1: Acessar o modelo

Para usar o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link para o modelo: Análise das partes interessadas e do organograma

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download do modelo diretamente pelo anexo abaixo.

Etapa 2: Identificar partes interessadas

Comece com a tabela Entender as partes interessadas no primeiro slide do modelo. Nela, você organizará as informações. Primeiro, identifique as partes interessadas do cenário da Office Green (por exemplo, diretor de produto, designer de paisagem/web designer etc.) e escreva seus títulos na coluna Parte Interessada da tabela.

Etapa 3: Determinar as funções das partes interessadas

Que funções desempenham suas partes interessadas no projeto? Escreva a função de cada membro da equipe na coluna Função. Selecione uma das seguintes opções ao determinar as funções do projeto:

• Patrocinador do projeto

• Membro da equipe do projeto.

• Funcionário da Office Green

• Cliente da Office Green

• Parte interessada secundária

Etapa 4: Determinar o envolvimento das partes interessadas

Como cada parte interessada participará do projeto? Que recursos elas têm que podem ajudar o sucesso do projeto? Considere o envolvimento de cada parte interessada no projeto, assim como qualquer ferramenta (software, hardware etc.), conhecimento ou relacionamento que possa ser útil. Anote essas atividades e esses recursos na coluna Envolvimento.

Etapa 5: Determinar o impacto em suas partes interessadas

Como os resultados do projeto afetarão as necessidades de cada parte interessada? Você espera alguma resistência que possa afetar a adesão? Registre estas informações na coluna Impacto.

Etapa 6: Determinar o nível de poder ou influência de cada parte interessada

Qual a influência de cada parte interessada no projeto? Considere as informações que você adicionou nas colunas Envolvimento e Impacto. Em seguida, registre o nível de poder ou influência de cada parte interessada como alto (H), médio (M) ou baixo (L) na coluna Poder ou Influência.

Observação: Você deve medir o nível de influência de cada parte interessada no projeto, não dentro da Office Green em geral.

Etapa 7: Determinar o nível de interesse de cada parte interessada

Como cada parte interessada está envolvida no projeto diariamente? Quanto os resultados do projeto afetarão as necessidades de cada parte interessada? Faça uma estimativa do nível de interesse de cada parte interessada no projeto nesta fase, considerando suas notas das colunas Envolvimento e Impacto. Em seguida, indique alto (H), médio (M), ou baixo (L) na coluna Interesse.

Não deixe de considerar o interesse nos resultados do projeto e o interesse nas operações diárias. Se uma parte interessada está interessada em ambos, seu nível de interesse geral provavelmente é alto. Se não houver interesse em nenhum dos dois, o interesse deverá ser baixo. Se houver interesse em apenas um deles, uma classificação média poderá ser apropriada.

Deixe a coluna de Engajamento em branco por enquanto. Você voltará a ela depois de completar o organograma.

Parte 2 - Priorizar as partes interessadas em um organograma

Etapa 1: Colocar as partes interessadas no organograma

Agora, vá para o segundo slide do modelo: Priorizar as partes interessadas (em um organograma). Considere suas classificações de poder ou influência a partir da análise das partes interessadas. Em seguida, arraste a caixa que contém o nome de cada parte interessada para o local apropriado no organograma.

As partes interessadas de alto interesse e alto poder devem ficar mais próximas do canto superior direito. As partes interessadas com pouco interesse e pouco poder vão para o canto esquerdo inferior, e assim por diante. Você pode colocar as partes interessadas em qualquer lugar do organograma, mesmo entre quadrantes. Por exemplo, uma parte interessada com um nível médio de interesse ocuparia os quadrantes de alto e baixo interesse.

Observação: Consulte os slides 3 a 5 para uma demonstração de como posicionar as partes interessadas.

Etapa 2: Determinar como se envolver com as partes interessadas

Agora que você posicionou as partes interessadas na grade, volte para a coluna de Engajamento na tabela de análise das partes interessadas. Pense onde cada parte interessada está na grade: monitorar, mostrar consideração, manter a satisfação ou gerenciar de perto.

Com base nessas informações, determine com que frequência você deve se comunicar com cada parte interessada e que forma essa comunicação deve assumir (por exemplo, consultas semirregulares, atualizações frequentes etc.). Dependendo de sua função ou de seus recursos, você pode se comunicar com elas diariamente, regularmente ou raramente. Registre suas respostas na coluna Engajamento.

Finalmente, certifique-se de salvar uma cópia em branco da análise das partes interessadas e do modelo de organograma usados para concluir esta atividade. Você pode usá-lo para praticar mais ou em seus próprios projetos pessoais ou profissionais. Modelos como este serão úteis quando você reunir um portfólio de artefatos de gerenciamento de projetos. Você pode usá-los para falar sobre seus processos de pensamento à medida que demonstra experiência para empregadores em potencial.

O que incluir na resposta

Não deixe de abordar os seguintes critérios em sua tabela completa de análise das partes interessadas:

• A tabela inclui todas as cinco partes interessadas e grupos do cenário.

• O quadro lista informações sobre função, recursos, resistência potencial e engajamento de cada parte interessada.

• A tabela lista o nível de poder ou influência de cada parte interessada como baixo, médio ou alto.

• A tabela lista o nível de interesse de cada parte interessada como baixo, médio ou alto.

Certifique-se de abordar os seguintes critérios em seu organograma completo:

• A grade contém todas as partes interessadas de sua análise das partes interessadas.

• A posição de cada parte interessada corresponde ao seu nível de interesse e influência na análise de suas partes interessadas.

Você completou esta atividade?

• Sim
• Não

Exemplo de atividade: conclua uma análise das partes interessadas e do organograma

Leitura. Duração: 10 min

Temos aqui um exemplo completo com uma explicação sobre por que ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para visualizar o glossário deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link para o exemplo: Análise das partes interessadas e do organograma (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download do exemplo

Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com sua análise das partes interessadas e do organograma. Revise seu trabalho usando cada um dos critérios no exemplo. O que você fez bem? Em que você pode melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia enquanto você avança ao longo do curso.

Observação: Algumas das informações da análise de partes interessadas e do organograma podem diferir desses exemplos. Alguma variação é esperada.

Vamos revisar a tabela de análise das partes interessadas:

• A coluna Parte interessada inclui os títulos das cinco partes interessadas (e grupos de partes interessadas) do cenário.

• A função de cada parte interessada está na coluna Função.

• O envolvimento de cada parte interessada (incluindo ferramentas úteis, conhecimento ou relacionamentos) é registrado na coluna Envolvimento.

• O impacto do projeto nas necessidades de cada parte interessada (junto de qualquer potencial resistência) está descrito na coluna Impacto.

• O nível de poder ou influência de cada parte interessada está classificado como alto (H), médio (M) ou baixo (L) na coluna Poder ou Influência.

• O nível de interesse de cada parte interessada está classificado como alto (H), médio (M) ou baixo (L) na coluna Interesse.

• O nível e o tipo de engajamento determinados para cada parte interessada estão registrados na coluna Engajamento.

Vamos rever o organograma:

Como patrocinador do projeto, o diretor de produto tem um alto nível de influência no projeto. Ele está investido no sucesso do projeto, mas não está envolvido nas atividades diárias, então, seu interesse é médio. Você deve se comunicar com ele regularmente, mas não diariamente, para garantir que esteja satisfeito com o andamento do projeto.

O Designer de paisagem/Web designer tem um alto nível de influência e interesse, o que significa que você deve gerenciar de perto. Você deve se comunicar com ele diariamente para discutir tarefas do projeto e garantir a adesão. Se você o tiver ao seu lado, ele poderá ajudar a gerenciar relacionamentos com outros funcionários da Office Green.

Os clientes existentes e seus funcionários são a base principal de clientes do Plant Pals, portanto, você precisa ter certeza de que está construindo algo que eles queiram comprar. O feedback deles pode ajudar a medir o sucesso do projeto, mas você não precisa se comunicar com eles com frequência. Verificações ocasionais para medir a satisfação são adequados. Esse é um grande grupo de pessoas com prioridades e preocupações variadas, portanto, seu interesse e influência são marcados como médios.

Os investidores da Office Green não estarão diretamente envolvidos no projeto, por isso, seu interesse em operações diárias é baixo. No entanto, o nível de influência é médio, já que você precisa proteger seu investimento para manter o apoio financeiro. Dar a eles atualizações periódicas sobre marcos e desempenho do projeto seria adequado.

A influência e o interesse do(a) recepcionista da Office Green no projeto são relativamente baixos. Você não precisa se comunicar com ele(a) com frequência até que o projeto se aproxime da conclusão. Ele(a) não faz parte da equipe do projeto, e você não precisa discutir os detalhes com ele(a) até uma fase mais avançada no processo.

Teste seu conhecimento: como avaliar as partes interessadas

Quiz: 4 questões Grade: 100%

3. Como atribuir funções e responsabilidades da equipa do projeto

Elementos de um gráfico RACI

Video. Duração: 4 min

No último vídeo, vimos como uma análise das partes interessadas nos mostra como trabalhar melhor com as partes interessadas e quando nos comunicar com todas as diferentes pessoas envolvidas no projeto. Neste vídeo, vamos nos concentrar em outra ferramenta útil, chamada gráfico RACI.

**Um gráfico RACI ajuda a determinar funções e responsabilidades de indivíduos ou equipes para garantir que o trabalho seja feito de forma eficiente. **

Ele cria papéis claros e dá direção para cada membro da equipe.

Existem quatro tipos de participação incluída em um gráfico RACI. São eles:

• responsável,
• autoridade,
• consultado,
• informado.

Vamos dar uma olhada em cada um.

Responsável

se refere a quem faz o trabalho para completar a tarefa.

Autoridade

se refere a quem se certifica de que o trabalho seja feito.

Consultado

inclui quem dá feedback, como especialistas no assunto ou tomadores de decisão. E, por último, temos o

Informado

que inclui aqueles que só precisam saber as decisões finais ou que uma tarefa foi concluída.

Aqui está uma imagem de como isso se divide em forma de gráfico.

Ao criar seu gráfico RACI, você precisa escrever cada tarefa ou entrega para o projeto e, em seguida, atribuir a função apropriada para cada parte interessada. Para fazer isso, primeiro pense em quem está envolvido no projeto. Escreva as funções ou os nomes de pessoas em uma linha no topo do gráfico. Dica de profissional: use funções em vez de nomes, se algumas pessoas puderem assumir mais de um papel. Em seguida, anote as tarefas ou entregas em uma coluna à esquerda. Tente não ser muito específico. O gráfico deve ser simples e fácil de ler. Depois disso, analise cada tarefa e entrega e pergunte: Quem é o responsável por fazer isso? Quem é a autoridade se isso não é feito? Quem terá fortes opiniões a acrescentar e, portanto, deverá ser consultado sobre como isso deve ser feito? E quem precisa ser informado sobre o progresso ou as decisões tomadas sobre isso? Atribua as letras R, A, C e I com base em suas respostas.

Questão

Em um gráfico RACI, que tipo de participação se refere a pessoas que precisam saber sobre decisões finais ou que uma tarefa está concluída?

• Consultado
• Autoridade
• Informado
  Correta - Há quatro tipos de participação descritos em um gráfico RACI: responsável, autoridade, consultado e informado. Aqueles que são informados precisam saber sobre as decisões finais ou que uma tarefa foi concluída.
• Responsável

Por exemplo: como gerente de projeto no novo lançamento de serviço da Office Green, uma de suas tarefas é criar diferentes pontos de preço para pacotes e frequências de entrega diferentes. O Diretor de Finanças será a autoridade, porque o projeto precisa se manter no orçamento e gerar dinheiro, mas o Analista Financeiro é o responsável, pois é a pessoa que faz o trabalho de determinar o preço ideal. O Diretor de Produto será consultado sobre o assunto enquanto supervisiona as ofertas de produtos. E, finalmente, membros da equipe, como integrantes da equipe de vendas, precisam ser informados do preço final.

É possível que várias funções estejam nas categorias “informado” e ”consultado”. Uma coisa que sempre permanece constante é que nunca haverá mais do que uma pessoa designada como “autoridade”. Isso evita confusão, porque ter uma pessoa como autoridade define claramente a propriedade. No entanto, a mesma pessoa que é “autoridade” também pode ser “responsável”.

Há vários outros fatores que podem causar confusão de funções.

Por exemplo: pode haver cargas de trabalho desequilibradas, o que significa que algumas pessoas podem estar fazendo mais trabalho ou menos trabalho do que outros na equipe. Ou a hierarquia pode ficar pouco clara quando as pessoas não sabem com certeza a quem procurar para ter ajuda se uma tarefa não for realizada. Ou uma propriedade incerta de decisões se as pessoas não têm certeza de quem é a palavra final em um projeto. Outra questão poderia ser trabalho sobreposto. Isso ocorre quando equipes ou indivíduos sentem que são responsáveis pelo mesmo trabalho. Quando isso acontece, pode ocorrer uma confusão rapidamente. E o mesmo se aplica à comunicação excessiva. Enquanto a comunicação é geralmente uma coisa boa, muita comunicação pode realmente complicar as coisas. Pode causar sobrecarga de informações se as pessoas não souberem a que prestar atenção, e elas podem perder algo importante.

Como construir um gráfico RACI

Leitura. Duração: 10 min

Um gráfico RACI pode ser uma forma extremamente eficaz de definir as funções do projeto, dar direção a cada membro da equipe e partes interessadas e garantir que o trabalho seja feito de forma eficiente. Ter um gráfico RACI disponível durante toda a duração do projeto como uma imagem rápida pode ser inestimável. Nesta leitura, abordaremos a função de um gráfico RACI e seus componentes e exploraremos como os gerentes de projeto usam os gráficos RACI para definir e documentar funções e responsabilidades do projeto.

Elementos de um gráfico RACI

Um gráfico RACI cria funções claras e dá direção a cada membro da equipe e partes interessadas. Ao longo de sua carreira, você pode ouvir referências a um gráfico RACI como uma Matriz de Atribuição de Responsabilidade (RAM), diagrama RACI ou matriz RACI. O objetivo final desse gráfico é esclarecer a função de cada pessoa no projeto.

Primeiro, vamos analisar cada uma das funções que podem ser atribuídas às pessoas:

R: Responsável: quem faz o trabalho

A: Autoridade: quem garante que o trabalho seja feito

C: Consultado: quem dá opiniões ou feedback sobre o trabalho

I: Informado: quem precisa saber o resultado

Observe que os gráficos RACI podem ser organizados de diferentes maneiras, dependendo de preferência pessoal, número de tarefas atribuídas e número de pessoas envolvidas. No vídeo anterior, mostramos um formato de gráfico RACI. O modelo abaixo mostra outra maneira de organização de um gráfico RACI típico.

Vamos examinar melhor cada uma das funções e como determinar qual membro da equipe deve ser atribuído a qual função.

Responsável

Os indivíduos designados para a função de “responsável” por uma tarefa são os que estão realmente realizarão o trabalho para concluir a tarefa. Toda tarefa precisa de pelo menos uma parte responsável. É uma prática recomendada tentar limitar o número de membros da equipe atribuídos à função de responsável por uma tarefa, mas, em alguns casos, você pode ter mais de um.

Algumas perguntas para determinar quem deve ser colocado no papel responsável por uma determinada tarefa são:

• Em que departamento o trabalho se enquadra?

• Quem realizará o trabalho?

É útil avaliar as pessoas da equipe para determinar a função mais adequada a cada uma delas. Lembre-se de que você pode precisar listar funções, em vez de nomes, se algumas pessoas assumirem mais de uma função.

Vamos nos aprofundar no nosso exemplo da Office Green. Nossa tarefa é desenvolver pontos de preço para o projeto, e o analista financeiro concluirá o trabalho dessa tarefa. Portanto, listaremos “analista financeiro” na função de responsável por essa tarefa no gráfico RACI.

Autoridade

A “autoridade” é responsável por garantir que a tarefa seja realizada. É importante ter apenas um indivíduo como autoridade em cada tarefa. Isso ajuda a esclarecer a propriedade da tarefa. A autoridade, em última análise, tem autoridade para aprovar a entrega da parte responsável.

Para determinar que membro da equipe deve ser marcado como autoridade, considere:

• Quem delegará a tarefa a ser concluída?
• Quem revisará o trabalho para determinar se a tarefa está concluída?

Você pode encontrar uma situação em que a parte responsável também seja a autoridade, mas, sempre que possível, é útil separar essas funções. Garantir que a autoridade não seja compartilhada assegura que não haja confusão sobre a quem pertence a propriedade.

Continuando com nosso exemplo da Office Green, você atribuiu o papel de “autoridade” ao chefe de finanças. O chefe de finanças deve garantir que o projeto permaneça no orçamento e tenha lucro, então, ele tem autoridade máxima sobre os pontos de preço do produto. Portanto, ele precisará aprovar o trabalho do analista financeiro na tarefa.

Consultado

Os membros da equipe ou as partes interessadas colocados na função “consultado” têm informações úteis para ajudar a concluir a tarefa. Não há um número máximo ou mínimo de pessoas que podem ser designadas para a função de “consultado”, mas é importante que cada uma tenha uma razão para estar lá.

Aqui estão algumas maneiras para ajudar a identificar quem é apropriado para a função:

• Quem a tarefa vai afetar?

• Quem dará opiniões ou feedback para a pessoa responsável para ajudar a concluir o trabalho?

• Quem são os especialistas no assunto (SMEs) para a tarefa?

As pessoas consultadas estarão em comunicação frequente e bidirecional com o responsável, por isso, é fundamental garantir que as pessoas certas estejam nessa função para ajudar a realizar a tarefa de forma eficiente e correta.

De volta ao projeto da Office Green, temos um analista financeiro como “responsável” e um chefe de finanças como “autoridade”. Quem mais precisaria fornecer informações sobre os pontos de preço do produto? As decisões e feedback de quem afetarão diretamente a tarefa? O diretor de produto precisará ser consultado sobre o assunto, pois supervisiona todas as ofertas de produtos. Essa pessoa terá informações sobre possíveis alterações no produto e como essas alterações podem afetar os pontos de preço.

Informado

Os indivíduos identificados como necessitados de serem “informados” precisam conhecer as decisões finais que foram tomadas e quando uma tarefa foi concluída. É comum ter muitas pessoas atribuídas a essa categoria e que alguns membros da equipe sejam informados sobre a maioria das tarefas. Os membros da equipe ou as partes interessadas nessa categoria não serão solicitados para feedback, por isso, é fundamental garantir que as pessoas nesse grupo necessitem apenas de atualizações de status e não precisem fornecer nenhum feedback direto para a conclusão do esforço.

As principais perguntas a fazer para garantir que você capture adequadamente indivíduos na função “informado” são:

• Para quem a conclusão dessa tarefa é importante?

• Quem será afetado pelo resultado?

Agora que você determinou quem é responsável, autoridade e consultado sobre a tarefa do projeto da Office Green, é hora de determinar quem precisa ser informado sobre a tarefa. Seu analista financeiro definiu os pontos de preço com a opinião do diretor de produto, e o chefe de finanças aprovou. Agora, você precisará informar a equipe de vendas sobre os preços finais, pois ela precisará dessa informação para vender o produto.

Dica profissional: você pode acabar com um grande número de membros da equipe e partes interessadas na função de “informado”. Se isso ocorrer, certifique-se de ter um plano para mantê-los informados que não seja trabalhoso. Algo tão fácil quanto o acesso somente para visualização do plano do projeto ou notas de reunião pode evitar que você tenha de criar comunicações separadas ao longo do caminho.

Principal conclusão

O gráfico RACI é uma ferramenta valiosa. Ele pode ajudar a definir e documentar funções e responsabilidades do projeto, dar direção a cada membro da equipe e partes interessadas e garantir que o trabalho seja feito de forma eficiente. Um gráfico RACI também pode ajudar a analisar e equilibrar a carga de trabalho da equipe. Embora possa ser necessário muitas revisões para garantir que os membros da equipe e as partes interessadas sejam colocados nas funções certas em seu gráfico RACI, fazer esse trabalho antecipadamente ajuda a economizar tempo e evitar erros de comunicação mais tarde.

Atividade: Definir funções e responsabilidades do projeto em um gráfico RACI

Quiz: 1 questão Duração: 30 min

Exemplo: Definir funções e responsabilidades do projeto em um gráfico RACI

Leitura. Duração: 10 min

Temos aqui um exemplo completo com uma explicação sobre por que ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para visualizar o glossário deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link para o exemplo: Gráfico RACI (opens in a new tab)

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Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com a gráfico RACI completo. Revise seu trabalho usando cada um dos critérios no exemplo. O que você fez bem? Em que você pode melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia enquanto você avança ao longo do curso.

Observação: Suas respostas podem variar (particularmente para indivíduos Consultados e Informados), dependendo de como você interpretou as responsabilidades de cada parte interessada.

No exemplo do serviço Plant Pals, cada função tem uma designação RACI para cada tarefa ou entrega. Vamos rever cada uma das tarefas:

Criar um plano de marketing para o novo serviço.

• O coordenador de marketing reporta ao gerente de marketing e é responsável pela criação do plano de marketing.
• O gerente de marketing é a autoridade para os esforços de marketing, incluindo o conceito de marketing. Ele tem a palavra final no lançamento e na publicidade do serviço Plant Pals.
• O redator escreve e edita a cópia promocional, portanto, é consultado no plano de marketing.
• O diretor de produto e o chefe de vendas são consultados sobre as campanhas de marketing, uma vez que entendem as necessidades e os comportamentos de compra do cliente.
• O gerente de vendas pode ser mantido informado dos esforços de marketing, pois precisa transmitir essas informações para a equipe de vendas.

Escrever uma cópia promocional.

• O redator é responsável pela redação e edição da cópia promocional.
• O gerente de marketing é a autoridade à frente do trabalho do redator.
• O coordenador de marketing é consultado sobre a cópia promocional e de vendas à medida que o plano de marketing é criado.
• Todos os outros membros da equipe podem ser mantidos informados sobre o status da cópia promocional.

Projetar recursos de marketing.

• O gerente de marketing delega tarefas ao coordenador de marketing, que é** responsável** pela produção de recursos.
• O gerente de marketing é a autoridade para os esforços de marketing, porque toma as decisões finais.
• O redator é consultado sobre os recursos de marketing pelo coordenador de marketing.
• Todos os outros membros da equipe podem ser mantidos informados sobre questões de design de marketing.

Criar um plano de alcance e de integração do cliente

• O gerente de vendas é responsável pelo plano de alcance e integração do cliente.
• O chefe de vendas supervisiona o gerente de vendas, por isso, é a autoridade para o plano de alcance e a integração do cliente.
• O diretor de produto é consultado sobre dúvidas sobre as necessidades do cliente, enquanto o gerente de marketing é consultado sobre o plano de marketing.
• Todos os outros membros da equipe podem ser mantidos informados sobre o alcance do cliente.

Os que completam o certificado: manter-se motivado no programa

Video. Duração: 1 min

Se algo está atrapalhando você ou se você se sente preso em um determinado aspecto, sempre há alguém que está passando pela mesma coisa.

Sempre que começava a me sentir oprimido por informações ou como se eu simplesmente não estivesse entendendo, perdia muito tempo com inseguranças. Deveria apenas ter ouvido meus amigos e familiares quando diziam: apenas faça, você consegue.

Uma das melhores coisas que me ajudam a ficar motivado é a acessibilidade do curso no meu telefone. Consegui entrar no aplicativo e ouvir alguns vídeos, porque posso aprender muito enquanto me desloco.

Ter uma rede de pessoas que motiva você é fundamental. Mesmo se for um amigo ou um membro da família que esteja com você desde o início, e ele pode estar ao seu lado, observando, como um treinador.

Não tenha medo de pedir ajuda, seja de seus colegas, de seus treinadores, de amigos, da família. Sempre há alguém que sabe mais, e você pode aprender com eles.

Como obter o máximo de um gráfico RACI

Leitura. Duração: 10 min

No vídeo anterior, você aprendeu como um gráfico RACI é essencial para criar funções claras e dar direção a cada membro da equipe em um projeto. Nesta leitura, exploraremos melhor a função e os componentes dos gráficos RACI e como usá-los para comunicar responsabilidades às equipes de projeto.

Definição e estrutura

Determinar quem é Responsável, Autoridade, Consultado e Informado nos projetos permite que você mantenha o controle das funções das partes interessadas no projeto.

Equilíbrio da carga de trabalho

Existem muitas tarefas atribuídas a uma parte interessada? Depois de completar o gráfico, é uma boa ideia voltar e contabilizar o número de Rs atribuídos a cada parte interessada. Isso pode ajudar a identificar a sobrecarga potencial de um membro da equipe com o trabalho. Usar um gráfico RACI para determinar a responsabilidade pelas tarefas pode ajudar a mitigar pontos de falha únicos (conhecido como criação de silos, em que o conhecimento e a responsabilidade por uma tarefa recaem sobre uma única pessoa) e permite que você, como gerente de projeto, delegue tarefas e evite o esgotamento. Manter o equilíbrio da carga de trabalho é uma parte fundamental do gerenciamento de projetos. É fácil cair no padrão de confiar nas pessoas com melhor desempenho para manter o projeto avançando. Mas isso nem sempre é saudável para o projeto ou para a equipe. Se descobrir que não tem as pessoas certas para atribuir responsabilidades, dê um passo para trás e avalie sua equipe.

Colocar o RACI em prática

Depois de criar o gráfico RACI, é hora de colocá-lo em prática. Primeiro, você precisará compartilhar o gráfico RACI com patrocinadores e partes interessadas para obter adesão e aprovação. Quando conseguir a adesão das partes interessadas, você será capaz de definir expectativas claras para a equipe e garantir que todos estejam alinhados nas responsabilidades.

Você pode documentar o reconhecimento da equipe e das partes interessadas sobre essas expectativas por meio do termo de abertura do projeto, notas de reuniões e no próprio gráfico RACI. Lembre-se de alguma ocasião em que você precisou fazer algo com o qual não concordava ou que não estava claro. Essa discordância ou falta de clareza dificultou a realização de seu melhor trabalho, certo? Conseguir adesão e fazer verificações continuamente com as partes interessadas e a equipe é a maneira de evitar essa armadilha em potencial!

À medida que você aproveita o tempo para garantir que cada tarefa tenha um proprietário identificado com o nível adequado de engajamento, simplifica seu processo de comunicação e tomada de decisão ao longo do ciclo de vida do projeto.

Quando você deve usar um gráfico RACI?

Se você está se perguntando se deve usar um gráfico RACI no projeto, é uma boa ideia avaliar a complexidade do esforço. Por exemplo, se você tem uma equipe de projeto muito pequena com pequena quantidade de partes interessadas, funções claramente definidas e um cronograma curto, introduzir um gráfico RACI poderia possivelmente retardar o projeto. No entanto, projetos maiores, ou mesmo projetos que envolvam um grande número de partes interessadas, poderiam se beneficiar muito de um gráfico RACI. É sempre uma boa ideia trabalhar na criação de um gráfico RACI e avaliar o resultado. Mesmo que você acabe não usando o gráfico RACI, terá uma melhor compreensão do projeto, e o esforço contribuirá para a sua experiência de gerenciamento de projetos em geral.

Atividade: Atribuir funções e responsabilidades do projeto em um gráfico RACI

Due, Apr 9, 11:59 PM WEST Quiz: 5 questões Grade: 100%

Exemplo de atividade: Atribuir funções e responsabilidades do projeto em um gráfico RACI

Leitura. Duração: 10 min

Temos aqui um exemplo completo com uma explicação sobre por que ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para visualizar o glossário deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link para o exemplo: Gráfico RACI (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download do exemplo

Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com a gráfico RACI completo. Revise seu trabalho usando cada um dos critérios no exemplo. O que você fez bem? Em que você pode melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia enquanto você avança ao longo do curso.

Observação: Suas respostas podem variar (particularmente para indivíduos Consultados e Informados), dependendo de como você interpretou as responsabilidades de cada parte interessada.

Vamos revisar as seis tarefas no gráfico RACI. O exemplo inclui atribuições RACI para cada tarefa e função:

Criar uma página de destino

• O web manager tem a palavra final sobre muitos aspectos do projeto. Ele é autoridade para a maioria das tarefas, incluindo o design inicial da página.

• O web designer é responsável por projetar a página de destino, que envia ao web manager para aprovação.

• O designer gráfico é consultado sobre o design da página de destino.

• O desenvolvedor web, o testador de garantia de qualidade e o redator de conteúdo podem ser todos informados sobre o estado do design durante todo o processo.

Criar uma maquete da página de destino

• O web designer é responsável por criar a maquete da página de destino e incorporá-la ao site da Office Green.

• O web manager aprova a maquete, o que faz dele a autoridade.

• O designer gráfico, o desenvolvedor web e o redator de conteúdo são todos consultados sobre a maquete, porque contribuem com elementos de conteúdo e design para a página de destino.

• O testador de garantia de qualidade pode ser mantido informado.

Projetar recursos de imagem

• O designer gráfico é responsável pela criação dos recursos de imagem para a página de destino.

• O web designer aprova os recursos de imagem, o que faz dele a autoridade.

• Todas as outras partes interessadas podem ser mantidas informadas.

Escrever conteúdo

• O redator de conteúdo é responsável por escrever o conteúdo da página de destino.

• O web manager aprova o conteúdo, o que faz dele a autoridade.

• Todas as outras partes interessadas podem ser mantidas informadas.

Programar a página de destino

• O desenvolvedor web é responsável por escrever o código que alimenta a página de destino.

• O web manager garante que o web developer produza um código funcional, o que faz dele a autoridade.

• Todas as outras partes interessadas podem ser mantidas informadas.

Testar a página de destino

• O testador de garantia de qualidade é responsável por executar testes de qualidade para a página de destino.

• O desenvolvedor web deve ser consultado sobre os requisitos de programação.

• O web manager aprova o produto final, o que faz dele a autoridade.

• Todas as outras partes interessadas podem ser mantidas informadas.

4. Revisão: Como trabalhar de maneira eficiente com as partes interessadas

Por que os projetos falham: Erros de início

Leitura. Duração: 10 min

Você aprendeu as etapas de planejamento necessárias para montar um projeto para o sucesso. Mas, apesar de seus melhores esforços, os projetos ainda podem falhar. Às vezes, os fatores que levam ao fracasso do projeto estão fora de seu controle. A tecnologia para concluir o projeto não está disponível, por exemplo, ou uma parte interessada decide mudar drasticamente as metas do projeto. No entanto, existem fatores que podem levar ao fracasso que estão sob seu controle, como ser incapaz de concluir as entregas do projeto dentro do tempo acordado ou ser incapaz de cumprir a visão das partes interessadas para o projeto.

Nesta leitura, exploraremos algumas das principais razões pelas quais os projetos falham e examinaremos como erros durante a fase de início podem levar ao fracasso do projeto.

Expectativas pouco claras

Você pode se lembrar das perguntas que precisa responder no começo da fase de início do projeto, incluindo:

• Qual é o objetivo final?

• Quais são as entregas e os horários esperados?

• Qual é o orçamento?

• Quem são as partes interessadas?

Não aproveitar o tempo no início de um projeto para fazer perguntas essenciais, documentar decisões e entender o verdadeiro escopo do projeto pode levar ao fracasso. Afinal, sem direções, você nunca pode chegar ao seu destino.

Expectativas irrealistas

Todos nós gostamos de impressionar nossos gerentes, mas, às vezes, acidentalmente concordamos com expectativas irrealistas e definimos nossos projetos para o fracasso desde o início. Por exemplo, se um projeto deve levar duas semanas devido ao nível de detalhe e esforço necessários, mas tentamos concluí-lo em uma semana, não teremos os recursos disponíveis para cumprir o cronograma consolidado. Isso provavelmente resultará em problemas de qualidade. É importante entender os requisitos de um projeto antes de concordar com qualquer prazo. Como prática recomendada, não se comprometa com datas específicas ao iniciar o projeto para evitar definir expectativas irrealistas. Você terá mais informações e será capaz de gerenciar melhor as expectativas na fase de planejamento.

Falha de comunicação

Comunicação clara é a chave. Se as informações não forem comunicadas em tempo hábil, não incluírem informações pertinentes (riscos, decisões tomadas, mudanças de escopo etc.) ou não forem enviadas às partes interessadas corretas, você poderá estar fadado ao fracasso. Realizar uma análise das partes interessadas e, em seguida, utilizar um gráfico RACI para entender quais partes interessadas devem ser mantidas informadas ou consultadas é um ótimo começo para criar uma estratégia de comunicação eficaz.

Como gerente de projeto, você não precisa necessariamente atender aos estilos de comunicação únicos de cada um, mas deve definir expectativas sobre como a comunicação ocorrerá. Conforme você inicia um projeto, certifique-se de ter algum tempo para entender as necessidades de comunicação da equipe e das partes interessadas. Algumas pessoas não gostam de e-mails e preferem ter uma conversa telefônica, algumas preferem ter comunicação por escrito e algumas preferem reuniões presenciais. Um forte sistema de comunicação incorpora todos esses métodos. Estabeleça expectativas para a abordagem de comunicação no início para que você, os membros da equipe e as partes interessadas tenham uma compreensão clara de como todos vocês se comunicarão.

Falta de recursos

Os recursos incluem membros da equipe, orçamento e materiais. Infelizmente, sem um planejamento adequado, os recursos podem ser rapidamente sobrecarregados ou esgotados. Às vezes, os gerentes de projeto não percebem o fato de que os membros da equipe estão fazendo malabarismos com várias tarefas e podem não ser capazes de dedicar o tempo necessário para concluir todas as tarefas atribuídas corretamente e a tempo. Ou os gerentes de projeto podem não perceber que um conjunto de habilidades específicas é necessário para concluir determinadas tarefas. Garantir que os membros certos da equipe estejam disponíveis no momento certo é crucial.

Outro erro comum é calcular incorretamente as despesas do projeto. Por exemplo, imagine que você tem um orçamento de projeto de US$ 10 mil. Se o projeto exigir US$ 10 mil para materiais e você também tiver de enviar e instalar esses materiais, você não terá dinheiro suficiente para concluir o projeto. Esclareça suas necessidades de recursos e confirme a disponibilidade com a liderança antecipadamente para evitar atrasos ou problemas no decorrer do projeto.

Deformação do escopo

O escopo fornece uma estrutura abrangente do que está e do que não está incluído no trabalho e nas entregas do projeto. A definição do escopo na fase de início ajuda a identificar os recursos necessários, o custo associado a esses recursos e o cronograma necessário para a conclusão do trabalho. Às vezes, os projetos falham porque o escopo cresce e os impactos no escopo não são capturados.

Por exemplo, imagine que você recebe um projeto que originalmente inclui três entregas. Durante o curso do projeto, uma parte interessada solicita que duas entregas adicionais sejam incluídas, mas nenhuma mudança é feita no cronograma, no orçamento ou nos membros da equipe para refletir o impacto do aumento do número de entregas. Como gerente de projeto, quando as entregas mudam, você precisa ter certeza de que está capturando o impacto potencial dessas mudanças no cronograma, no orçamento e na qualidade. É por isso que é tão importante ter certeza de que tudo está documentado na fase de início. Tenha um plano para lidar com a deformação do escopo caso ocorra e esclareça quem tem autoridade para aprovar mudanças de escopo.

Principal conclusão

Dedicar algum tempo para esclarecer as expectativas, especialmente em relação a métodos de comunicação, recursos disponíveis e escopo, durante a fase de início aumentará as chances de sucesso do projeto. Mesmo se você seguir essas práticas recomendadas, ainda poderá encontrar falhas. Lembre-se de que em cada falha há a oportunidade de aprender, crescer e fazer melhor da próxima vez.

Para leitura adicional sobre lições que podem ser aprendidas com projetos que falharam, confira este artigo: Sete lições para aprender com um projeto fracassado

Finalização

Video. Duração: 1 min 30 secs.

Você terminou outro módulo. Esse foi divertido! Abordamos muitos tópicos que provavelmente eram novos para você. Vamos recapitular. Em nosso primeiro vídeo, verificamos cada função individual associada a projetos. Você aprendeu que, como gerente de projeto, terá de fazer a si mesmo perguntas-chave para ter certeza de construir uma equipe de sucesso. Você deve considerar coisas como tamanho da equipe, habilidades necessárias, disponibilidade e motivação.

Em seguida, você concluiu uma análise das partes interessadas. Isso ajuda a entender como você pode gerenciar a comunicação com cada pessoa no projeto. Em seguida, veio o gráfico RACI, que definiu regras e responsabilidades para indivíduos ou equipes. Isso ajuda as pessoas a trabalhar com eficiência e cria faixas claras e instruções para que cada membro da equipe opere. Ele faz isso atribuindo quais funções são responsáveis, autoridades, informados e consultados. No geral, você viu algumas ferramentas concretas realmente úteis para ajudar a manter a organização ao longo do projeto. Você pode usar esses gráficos no trabalho com as partes interessadas. E, se o seu projeto está em constante evolução, como alguns estão, mapeamento de partes interessadas e os gráficos RACI ajudarão a manter no controle das tarefas e a se comunicar com eficácia.

No próximo módulo, você aprenderá outros recursos úteis para gerenciar projetos e descobrir como saber qual ferramenta usar e quando.

Desafio semanal 3

Até, Apr 9, 11:59 PM WEST | Quiz: 10 questões | Nota Final: 100%

FIM! - Semana 3 - Curso 2