Introdução à execução de projetos

Você aprenderá como o curso está estruturado, quais aspectos de um projeto precisam ser monitorados e como fazer isso. Você também aprenderá a gerenciar de maneira eficaz as mudanças, dependências e riscos, além de comunicar riscos críticos às partes interessadas.

Dedicação ao estudo

• Videos: 43 min

• Leitura: 1h 20 min

• Teste: 1 Teste com avaliação

Objectivos

• Explicar a estrutura do programa do certificado de gerenciamento de projetos e a funcionalidade do curso.
• Explicar a importância do acompanhamento de projetos e identificar quais aspectos precisam ser acompanhados.
• Identificar e comparar os diferentes métodos de acompanhamento.
• Identificar por que pode haver riscos e mudanças durante um projeto.
• Gerenciar dependências e riscos em um projeto ativo.
• Enfrentar riscos críticos com encaminhamento para um supervisor e negociação.

Conteúdos

1. Primeiros passos do curso
2. Acompanhamento e medição do progresso do projeto
3. Como gerenciar mudanças, riscos e dependências
4. Como comunicar problemas as partes interessadas
5. Revisão: Introdução à execução de projetos

Introdução ao curso 4

Video. Duração: 2 min

Se você já passou por nossos cursos anteriores, passou muito tempo se aprofundando nos meandros e na importância da criação de um projeto para ter êxito. Agora, estamos na fase de execução do projeto, quando todo esse trabalho duro se mistura. Se você ainda não passou pelos nossos cursos anteriores, recomendamos que faça isso. Antes de começarmos, vou me apresentar. Meu nome é Elita, e serei sua instrutora neste curso. Trabalho como gerente de programa de engenharia sênior no Google, e atualmente lidero a equipe por trás do roteamento e da navegação no Google Maps. Entrei na empresa em 2007, trabalhando em equipes na organização de engenharia do Google em Nova York, Londres e Seattle. Em 2013, entrei para a equipe do Google Maps e lancei recursos famosos, como horários de férias e atributos em empresas, enquanto liderava equipes globais de Nova York a Sydney e Hyderabad. Geralmente, gosto de resolver problemas e aprender algo novo. Cada novo projeto e equipe me permite fazer as duas coisas. Estou empolgada para guiar você por este curso e demonstrar como colocar um plano de projeto em ação. Na primeira etapa, você vai aprender mais sobre riscos e mudanças imprevistas ao longo do projeto. Se você já fez nossos cursos anteriores, vai se lembrar que mudanças são inevitáveis. Para combater isso, abordamos o conceito de atenuação de riscos durante a fase de planejamento. Agora vamos dar um passo adiante e discutir o que fazer quando um risco realmente se materializar. Em seguida, falarei sobre acompanhamento e qualidade. Você vai aprender a acompanhar e avaliar o progresso do projeto e vai aprender a usar técnicas de melhoria contínua e gestão da qualidade para manter o projeto no caminho certo e funcionando sem problemas. Essas práticas recomendadas são valiosas para praticamente qualquer função, e mal posso esperar para mostrá-las para você. Outros grandes aspectos da execução de um projeto incluem a tomada de decisões. Você vai aprender a usar e analisar dados para informar sua tomada de decisão e, por sua vez, usar esses dados para explorar e explicar os aspectos principais do projeto. Também vou falar sobre gestão de equipes e os fundamentos da influência. Muito do sucesso de um projeto depende do trabalho em equipe, e vamos aprender mais sobre como você, como gerente de projeto, pode liderar sua equipe com eficiência até a linha de chegada. Falando em trabalho em equipe, vou mostrar algumas das ferramentas que oferecem uma comunicação eficaz em equipe, além de dicas para organizar e facilitar reuniões. E então, vamos encerrar conversando como encerrar um projeto. Você vai aprender as etapas necessárias para concluir um projeto e a importância de comemorar um trabalho bem feito com sua equipe. Parece divertido, né? Depois de todo esse planejamento, esse é o ponto do ciclo de vida do projeto em que o trabalho é feito e tudo se encaixa. Tudo pronto para começar? Vejo você no próximo vídeo, quando você vai aprender sobre a importância de acompanhar e avaliar o progresso do projeto.

Visão geral do curso 4

Leitura. Duração: 10 min

Olá. Este é o quarto dos seis cursos do programa Certificado de gerenciamento de projetos do Google (opens in a new tab).

Este curso 4, abordará as fases de execução e encerramento do ciclo de vida do projeto. Você aprenderá quais aspectos de um projeto devem ser monitorados e como fazê-lo. Você também aprenderá a gerenciar e comunicar de maneira eficaz as mudanças, dependências e riscos. Ao explorar o gerenciamento da qualidade, você aprenderá como medir a satisfação do cliente e a implementar técnicas de melhoria contínua e aprimoramento de processos. Depois, você examinará como priorizar os dados, como usá-los para tomar decisões informadas e como apresentá-los de maneira eficaz. Você fortalecerá suas habilidades de liderança ao estudar as etapas de desenvolvimento e como gerenciar a dinâmica da equipe. Depois, você descobrirá ferramentas que proporcionam uma comunicação eficaz na equipe, como organizar e coordenar reuniões e como comunicar de maneira eficiente as atualizações de status do projeto. Por último, você examinará as etapas do processo de encerramento, além de como criar e compartilhar a documentação de encerramento do projeto. Os atuais gerentes de projeto do Google continuarão a instruir e fornecer abordagens práticas para realizar essas tarefas, ao mesmo tempo que mostram os melhores recursos e ferramentas de gerenciamento de projetos para o trabalho.

Neste texto, você vai aprender sobre a estrutura do programa Certificado de Gerenciamento de Projetos e a funcionalidade do curso. Se você já leu isso no último curso e não precisa de uma atualização, sinta-se livre para ignorar. Se você é novo no programa, seja bem-vindo. Criamos o programa que você está prestes a explorar para ajudar todo tipo de aluno a concluir com êxito o certificado e se preparar para uma função em gerenciamento de projetos. Nenhuma experiência anterior é necessária.

Neste programa de Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google, você vai aprender os fundamentos do gerenciamento de projetos tradicionais e terá insights sobre o gerenciamento de projetos Agile. De acordo com o Project Management Institute, espera-se que a força de trabalho de gerenciamento de projetos em sete setores orientados a projetos cresça 33%, ou quase 22 milhões de novos empregos, até 2027. Estamos entusiasmados em acompanhar você nesta jornada conforme aprende as habilidades para iniciar uma carreira em uma das profissões mais requisitadas da atualidade.

O curso 4 cobre seis semanas de material. Cada semana inclui uma série de aulas com muitos tipos de oportunidades de aprendizado, como as seguintes:

• Vídeos de instrução por um funcionário do Google.

• Textos para apresentar novas ideias e estudos de caso e para desenvolver os conceitos dos vídeos.

• Fóruns de discussão para explorar os tópicos do curso para melhor compreensão e conversar com colegas do programa.

• Perguntas inseridas nos vídeos que aparecerão de vez em quando. Elas foram criadas para você verificar seu aprendizado à medida que avança.

• Testes práticos para verificar sua compreensão e fornecer feedback valioso. As atividades práticas proporcionarão uma oportunidade de aplicar as habilidades que você quer dominar. Você avaliará seu trabalho respondendo a perguntas de um teste ou comparando-o a um modelo criado pela equipe do nosso curso. Observação: elas não contam para a nota final do curso, mas recomendamos que você as conclua, porque elas ajudarão você a se preparar para os questionários com nota e as avaliações dos colegas.

• Testes com nota em conteúdo de vídeo e textos para medir seu progresso.

• Atividade revisadas por colegas não avaliadas sobre conteúdo de vídeo e textos que oferecem a oportunidade de praticar a aplicação das habilidades que você está trabalhando para dominar. Outros alunos em seu curso verão o trabalho que você enviar e fornecerão feedback com base em uma rubrica.

Cada pessoa aprende de maneira diferente, então este programa foi projetado para permitir que você trabalhe no seu próprio ritmo. Os prazos personalizados começam no momento da inscrição, mas são apenas um guia. Sinta-se à vontade para concluir o programa da maneira que for melhor para você. É possível redefinir os prazos clicando no botão azul. Não há penalidade por tarefas atrasadas. Para ganhar seu certificado, tudo que você precisa fazer é concluir todo o trabalho.

Dicas

• Recomendamos que você faça todos os seis cursos e conclua os itens de cada aula na ordem em que aparecem, pois novas informações e conceitos se baseiam nos anteriores.

• Aproveite ao máximo os textos e recursos adicionais ao longo do programa. Eles foram projetados para apoiar seu aprendizado.

• Se algo estiver confuso, assista novamente a um vídeo, leia um texto novo ou peça conselhos aos seus colegas no fórum de discussão.

• Participe de todas as oportunidades de aprendizado para ter o máximo de conhecimento e experiência possível.

Parabéns por escolher dar este primeiro passo para se tornar parte do maravilhoso mundo do gerenciamento de projetos. Aproveite a jornada.

Fonte: PMI (2017). Crescimento do trabalho em gerenciamento de projetos e lacuna de talentos 2017–2027.

Recursos úteis para começar

Leitura. Duração: 10 min

O Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google fornecerá novas lições a cada semana. Como você aprendeu, cada lição inclui uma série de vídeos, leituras, atividades, perguntas inseridas em vídeos, testes práticos e testes com notas. Nesta leitura, você aprenderá a fornecer feedback sobre o conteúdo do curso, receber o Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google e adquirir hábitos úteis para concluir este programa de certificação.

Fornecer feedback sobre o conteúdo do curso

Lembre-se de dar feedback sobre vídeos, textos e materiais. Basta abrir o recurso e procurar os símbolos de “Gostei” e “Não gostei”.

• Clique em “Gostei” nos materiais que são úteis.

• Clique em “Não gostei” nos materiais que não são.

Se você quer sinalizar um problema específico com o item, clique no ícone de sinalização, selecione uma categoria e, se quiser, digite uma explicação na caixa de texto.

Esse feedback vai para os desenvolvedores do curso, não para outros alunos, e ajuda a criar programas ainda melhores no futuro.

Para receber ajuda técnica, acesse a Central de Ajuda do aluno

Como receber o Certificado de Gerenciamento de Projetos do Google

Você pode rever gratuitamente vídeos, textos, fóruns de discussão, perguntas inseridas em vídeos e simulados no programa. No entanto, para acessar as tarefas avaliadas e se qualificar para receber seu Certificado oficial de Gerenciamento de Projetos do Google, veja o que é preciso:

Pagar a taxa do certificado do curso ou se inscrever e receber aprovação para umabolsa de estudos.

E

Passar em todas as tarefas com nota em todos os seis cursos ou atingir o limite de aprovação do curso. Cada tarefa com nota faz parte de uma pontuação cumulativa para o curso, e a nota de aprovação para cada curso é de 80%.

Hábitos úteis para concluir o certificado com sucesso

Como aluno, você traz todas as suas experiências anteriores e práticas de aprendizagem para este programa. As pessoas que desenvolveram este curso também elaboraram uma lista de hábitos úteis que ajudarão você a ter êxito.

1. Planeje seu tempo: defina horários de estudo regulares e siga-os todas as semanas para incorporar o aprendizado à sua rotina. Use um calendário ou cronograma para criar uma programação e liste o que você planeja fazer em cada dia para dividir seu trabalho em metas alcançáveis. Crie um local tranquilo para assistir vídeos, revisar textos e concluir atividades, para que você possa realmente se concentrar no material.
2. Tenha curiosidade: se você encontrar uma ideia empolgante, busque saber mais sobre ela. Faça perguntas, pesquise mais detalhes on-line, verifique os links de seu interesse e faça anotações sobre suas descobertas. As pequenas coisas que você faz para apoiar seu aprendizado ao longo do caminho levarão seu conhecimento ainda mais longe, abrirão mais portas neste campo de alto crescimento e o ajudarão a se qualificar para empregos.
3. Faça anotações: as anotações são informações úteis para lembrar de coisas que você acha que podem ser importantes no futuro, especialmente para se preparar para entrar em uma nova área de trabalho. Além disso, fazer anotações é uma maneira eficaz de criar conexões entre tópicos e entendê-los melhor.
4. Converse (de forma responsável) com outros alunos: Se você tem uma dúvida, talvez não seja só você. Entre no fórum de discussão para pedir ajuda a outros alunos que participam do programa. Também é possível acessar a comunidade on-line global do Coursera. Consulte o código de honra e o código de conduta do Coursera para ver outras coisas importantes a ter em mente enquanto faz amigos.
5. Atualize seu perfil: considere atualizar seu perfil no Coursera. Para isso, acesse o link que aparece no menu quando você clica no seu nome, no canto superior direito da tela. Quando os colegas encontram você nos fóruns de discussão, eles podem clicar no seu nome para visualizar seu perfil e conhecer você melhor.

Encontrar mais informações

Ao longo deste curso, você aprenderá os fundamentos do gerenciamento de projetos. Forneceremos muitas informações em vídeos e documentos. Mas, às vezes, talvez seja necessário pesquisar as coisas por conta própria para aprender mais. As coisas mudam rapidamente neste campo em crescimento, por isso é fundamental fazer sua própria pesquisa para que você possa conhecer as novidades.

Aqui estão alguns recursos úteis de gerenciamento de projetos disponíveis online:

• O Project Management Institute (em inglês) (opens in a new tab) é a associação mais conhecida para profissionais de gerenciamento de projetos, programas ou portfólio. Esse site oferece guias, padrões da indústria, artigos, modelos, listas de empregos, certificações e muito mais para ajudar a apoiar os profissionais nessas carreiras.

• O Guia Scrum (em inglês) (opens in a new tab) define Scrum, uma técnica usada em gerenciamento de projetos Agile. Você aprenderá sobre essa estrutura posteriormente no programa. Este guia descreve as funções, eventos, artefatos e regras do Scrum que os unem. Você também pode encontrar centenas de recursos gratuitos para aprender mais sobre Scrum em Recursos do Scrum.org (em inglês) (opens in a new tab).

Documentos digitais, planilhas e apresentações

Você concluirá as atividades usando uma variedade de documentos digitais, planilhas e modelos de apresentação. Esses modelos se alinham com os tipos de documento que os gerentes de projeto geralmente usam para criar, editar e colaborar com a equipe e a organização. Documentos digitais facilitam a colaboração em tempo real e mantêm tudo organizado.

Se você não está familiarizado com esses tipos de ferramenta, confira o curso Recursos.

Glossário

Este curso cobrirá muitos termos e conceitos, alguns dos quais você já deve conhecer e outros que serão novos. Para relembrar do significado de um termo, consulte este glossário.

Diretrizes de acessibilidade

Ao criar conteúdo escrito ou visual ou planejar uma reunião ou evento, siga estas dicas de acessibilidade para torná-lo mais acessível a todos, incluindo pessoas com deficiência.

Conhecer os colegas

Discussão. Duração: 10 min

No início desta aula, Elita contou como ela cresceu aqui no Google com os interesses que ela tinha em resolver problemas e aprender algo novo.

Agora é a sua vez de se apresentar no fórum! Sua apresentação precisa dar aos outros alunos uma boa ideia de quem você é e ter de 5 a 10 frases. Se não sabe o que escrever, veja aqui algumas sugestões:

• Conte aos colegas de que país ou cidade você é ou onde mora no momento (mas não inclua seu endereço).

• Conte sobre uma ou duas vezes em que você gerenciou projetos em algum nível e quais habilidades você usou.

• Quais são suas metas e expectativas em relação a este programa?

• Fale sobre sua formação educacional e sua trajetória profissional até o momento.

• Quais são seus interesses além do trabalho e da carreira?

Em seguida, acesse os fóruns de discussão para ver o que outras pessoas contaram sobre si mesmas. Diga "oi" a pelo menos dois colegas e crie conexões.

Resposta

Olá! Daqui José, sou de Lisboa (Portugal). Tenho dupla nacionalidade (português e alemão), sou um programador web com vários anos de experiência a trabalhar numa gama diversificada de projetos em várias indústrias TI. Procuro expandir os meus conhecimentos de gestão de projetos, principalmente projetos de gerenciamento (gestão) Agile. Prazer em conhecer-vos!!!

2. Acompanhamento e medição do progresso do projeto

A importância do acompanhamento

Video. Duração: 3 min

Em cursos anteriores, conversamos sobre a importância de dividir o projeto em marcos e tarefas e atribuir essas tarefas a diferentes integrantes da equipe.

Também falamos sobre a definição de um cronograma e orçamento.

Mas, depois que a fase de execução do projeto começa, como você realmente sabe que o trabalho está sendo feito?

Bem, é possível fazer isso de algumas maneiras, mas principalmente, é possível acompanhar o progresso do projeto por meio de acompanhamento e análise. Essa é uma parte importante do gerenciamento de projetos.

O acompanhamento (Tracking), por definição, é um método de seguir o progresso das atividades de um projeto.

Avaliar o desempenho do projeto regularmente para identificar desvios do plano do projeto pode ajudar a garantir que o projeto permaneça no caminho certo.

Um desvio é qualquer item que altere o curso de ação original. Os desvios do plano do projeto podem ser positivos ou negativos.

O trabalho está adiantado porque um problema técnico é menos complexo do que o estimado? Ótimo. Um desastre natural encerrou sua equipe de testes? Isso não é nada bom. Ambos são exemplos de desvios. Eles também são exemplos de por que o acompanhamento é uma parte tão crucial da sua função durante a fase de execução do projeto.

Vamos examinar algumas das maneiras pelas quais o acompanhamento é benéfico para o sucesso do projeto.

1 - Em primeiro, o acompanhamento torna as principais informações do projeto transparentes, e transparência é essencial para conseguir uma tomada de decisão precisa.

Até os gerentes de projeto mais qualificados tomam decisões ruins quando não têm informações ou contexto.

O acompanhamento centraliza as informações do projeto para que todos possam entender o status de cada parte do projeto, o que pode ajudar você a identificar lacunas em seu conhecimento. Além disso, os projetos têm muitos detalhes pequenos. É difícil manter tudo em ordem. O acompanhamento ajuda a garantir que você não corra o risco de esquecer algo.

2 - Em segundo lugar, o acompanhamento ajuda a manter todos os integrantes da equipe e as partes interessadas em contato com os prazos e as metas.

Para garantir que todos tenham visibilidade do progresso do projeto, é preciso ter um plano de projeto que funcione tanto para você quanto para sua equipe. Desta forma, todos ficam alinhados sobre o progresso do projeto.

Você vai aprender sobre diferentes maneiras de acompanhar um projeto ainda neste módulo.

3 - O acompanhamento também é fundamental para reconhecer riscos e problemas que podem atrapalhar seu progresso.

Com um acompanhamento eficaz, será possível identificar problemas em tempo hábil e trabalhar com sua equipe para tomar medidas corretivas. Ao oferecer visibilidade das várias partes do projeto, o acompanhamento ajuda você e sua equipe a identificar e se concentrar nas áreas de risco.

4 - E, por fim, o acompanhamento ajuda a aumentar a confiança de que o projeto está pronto para ser entregue no prazo, dentro do escopo e do orçamento.

Ter uma imagem clara e atualizada do status geral do projeto mantém a equipe motivada e focada em manter o rumo.

Para recapitular, o acompanhamento é importante por alguns motivos importantes, tais como:

• transparência,
• gerenciamento de riscos
• manutenção do projeto no rumo certo.

A seguir, vamos mostrar alguns dos principais itens a serem acompanhados durante a execução do projeto.

Itens comuns para acompanhar

Video. Duração: 2 min

Então, já falamos que o acompanhamento monitora o progresso das atividades do projeto. Mas você ainda pode estar se perguntando: “O que é preciso acompanhar especificamente?”.

Vou mostrar alguns dos itens mais acompanhados que considerei úteis ao gerenciar projetos no Google.

Primeiro, é preciso sempre acompanhar o cronograma do projeto. Isso é composto por tarefas e atividades que garantem que o projeto esteja caminhando de maneira efetiva em direção à data de conclusão. Afinal, a meta final é concluir as entregas no prazo.

Igualmente importante é acompanhar o status dos itens de ação, das tarefas-chave e das atividades para garantir que o trabalho esteja realmente sendo feito. O acompanhamento de tarefas também ajuda a acompanhar o progresso de sua equipe em relação aos marcos.

Aprendemos um pouco mais sobre como acompanhar o progresso em direção aos marcos no início do curso e destacamos a importância de criar tarefas e marcos para manter todos no caminho certo.

Quando você está no meio de um projeto, tarefas novas surgem o tempo todo. Para evitar prazos perdidos, é imperativo acompanhar as tarefas à medida que elas progridem e à medida que você se aproxima dos marcos principais.

Em seguida, também será preciso acompanhar os custos para garantir que você não gaste pouco ou demais nas tarefas do projeto. Como mencionei antes, todos os projetos têm orçamentos, e, esteja você supervisionando ou não todo o orçamento, talvez você esteja supervisionando tarefas e recursos que têm implicações orçamentárias.

Por fim, será preciso acompanhar as principais decisões, mudanças, dependências e riscos para o projeto, incluindo as mudanças de escopo acordadas. Dessa forma, sua equipe e as partes interessadas ficam alinhadas sobre o que precisa ser feito para que o projeto tenha êxito.

Vamos abordar isso com mais detalhes ao longo do curso, porque isso é uma grande parte da execução do projeto.

Para recapitular, os itens que são úteis para acompanhar ao longo da fase de execução do projeto incluem:

• cronograma do projeto, que contém as tarefas e atividades principais,
• o status dos itens de ação,
• o progresso em direção aos marcos,
• custos e
• decisões e mudanças importantes.

Há muitas variáveis a serem observadas quando um projeto está em andamento. Acompanhá-las de perto beneficia você e sua equipe conforme vocês avançam em direção à meta do projeto.

Levei você por uma introdução ao acompanhamento e, a seguir, vamos conversar sobre modelos e ferramentas de gerenciamento de projetos que podem ser usados para acompanhar as atividades do projeto.

Vejo você na próxima lição para expandir seu kit de ferramentas.

Diferentes métodos de acompanhamento

Video. Duração: 6 min

Agora que você entende como o acompanhamento é essencial, vamos explorar e comparar vários tipos de métodos de acompanhamento.

O objetivo do seu plano de projeto é guiar você pela execução do projeto. Portanto, ele sempre incluirá pelo menos um tipo de método de acompanhamento e, às vezes, é possível usar mais de um, dependendo do que sua equipe precisa.

Os métodos de acompanhamento que discutiremos nesta lição são um diagrama de Gantt, um roteiro e um gráfico de Burndown. Há muitos outros, mas são nestes que vou me concentrar. A escolha vai depender do que você considera adequado para o projeto.

É importante lembrar de selecionar algo que toda a equipe possa facilmente entender, fazer referência e ficar atualizada.

Vamos comparar os métodos de acompanhamento que mencionei. Talvez o método de acompanhamento mais comum seja o diagrama de Gantt. É uma ferramenta testada e comprovada para manter o projeto no caminho certo. Um diagrama de Gantt avalia as tarefas em relação ao tempo e inclui informações úteis, como quem será o proprietário de cada tarefa e qual vai ser a ordem das tarefas.

Por esse motivo, o gráfico Gantt é útil para:

• manter o cronograma dentro dos timings

• para projetos com muitas dependências, tarefas, atividades ou marcos que dependem uns dos outros.

• para equipes com muitas pessoas, porque a propriedade e as responsabilidades são apresentadas visualmente de maneira explícita.

Conforme você acompanha e se move sequencialmente ao longo do tempo, isso começa a parecer uma cascata.

É por isso que os diagramas de Gantt normalmente são usados ​​no gerenciamento de projetos de cascata. Cada tarefa é representada por uma barra de progresso horizontal, e o comprimento da barra depende de quanto tempo é alocado para a tarefa. As barras são empilhadas umas sobre as outras para indicar que a tarefa no topo precisa ser concluída antes que a próxima abaixo possa ser concluída.

Os diagramas de Gantt geralmente ficam no plano do projeto e são atualizados conforme o projeto avança.

Outro método de acompanhamento comum que temos aqui no Google é o Roteiro.

Um Roteiro é é mais adequado para:

• quando você precisa de uma maneira de acompanhar marcos grandes no projeto.

• para ilustrar como o projeto vai evoluir ao longo do tempo para uma equipe e para as partes interessadas.

Veja aqui está um exemplo: um roteiro pode listar as metas do projeto no topo e uma descrição da abordagem que vamos adotar para atingir essas metas. Neste exemplo, as metas são aumentar as vendas on-line da empresa para o consumidor em 20% ano a ano e aumentar as vendas de fim de ano para clientes atuais em 8% em relação ao ano anterior.

A abordagem detalha as principais táticas que sua equipe vai usar para alcançar a meta. Um roteiro também inclui uma visão geral do projeto de alto nível. Neste contexto, alto nível significa um resumo conciso, geralmente de três a quatro frases, para indicar claramente os objetivos e as prioridades do projeto.

Abaixo das metas, abordagem e visão geral, há uma tabela que mapeia o que o processo implicará. Neste exemplo, nossa tabela é dividida em trimestres que refletem o cronograma do projeto.

Um trimestre é um período de três meses no calendário financeiro de uma empresa.

Os marcos principais são listados para cada trimestre. Depois, há tarefas que cada integrante da equipe ou departamento precisa concluir. A maioria das tarefas pode ser mapeada para um marco com vencimento no mesmo trimestre.

Em nosso exemplo, o projeto como um todo tem um marco importante no primeiro trimestre para finalizar o estoque para a temporada de festas. O trabalho de teste de produtos e finalização de sugestões de ofertas cabe principalmente às equipes de marketing e vendas. No entanto, às vezes, as tarefas podem precisar ser concluídas com antecedência para liberar outra equipe ou marco nos próximos trimestres.

A equipe de produto e engenharia está trabalhando em tarefas no primeiro e segundo trimestres que levam ao lançamento da loja on-line atualizada no terceiro trimestre. Para atingir esse marco, cada departamento precisa concluir tarefas específicas, e o roteiro acompanha o progresso individual e do projeto em direção aos marcos.

Por fim, há o gráfico de Burndown, o mais detalhado dos três métodos de acompanhamento.

Um gráfico de Burndown avalia o tempo em relação à quantidade de trabalho realizado e à quantidade de trabalho restante.

Os principais usos dele são manter a equipe do projeto atualizada com as datas de conclusão previstas e manter a equipe ciente de aumentos no escopo se eles ocorrerem.

Os gráficos de Burndown:

• são mais adequados para projetos que exigem uma revisão detalhada de cada tarefa associada a um projeto

• são ótimos para projetos em que terminar no prazo é a prioridade.

O eixo y, ou eixo vertical, simboliza o número de tarefas a serem concluídas, e o eixo x, ou eixo horizontal, significa o tempo. O progresso é acompanhado no canto superior esquerdo do gráfico.

À medida que o projeto avança, você vai acompanhar, trabalhando em direção a não ter mais nenhuma tarefa restante e à direita, trabalhando em direção à data de término.

Normalmente, há uma linha pontilhada do seu progresso esperado ou projetado com base na taxa esperada para sua equipe encerrar tarefas e uma linha sólida que representa seu progresso real.

Antes de continuar com o projeto, será preciso decidir qual ferramenta de acompanhamento faz mais sentido. Se for preciso informar marcos a uma equipe grande, escolha o roteiro. Se você tiver um projeto com várias dependências, escolha um diagrama de Gantt.

Se o acompanhamento de tarefas em relação. ao seu prazo for muito importante, o gráfico de burndown pode ser a melhor opção E é possível até decidir usar mais de um. Como o método de acompanhamento será determinado pelo tipo de projeto em que você está trabalhando, pelos seus recursos e pelo escopo do projeto, você provavelmente acabará usando vários tipos de métodos de acompanhamento em algum momento da carreira.

No meu trabalho no Google, já combinei métodos regularmente e usei alguns tipos diferentes juntos.

Por exemplo, usar um diagrama de Gantt para definir o escopo do trabalho no início de um projeto e, depois, trocar para um gráfico de burndown nas semanas anteriores ao lançamento para garantir que estamos prontos.

Agora você sabe um pouco mais sobre os vários tipos de métodos de acompanhamento, incluindo roteiro, diagrama de Gantt e gráfico de burndown.

Na próxima etapa, vamos nos concentrar em entender a melhoria contínua e a melhoria de processos.

Questão 1

Em qual dos cenários a seguir um roteiro é a ferramenta de acompanhamento mais eficaz?

• Um projeto de construção quase concluído, em que a equipe precisa detalhar cada tarefa
• Uma campanha de marketing com uma equipe grande e várias tarefas interdependentes que usa a metodologia de cascata
• Um projeto de desenvolvimento de software em que a comunicação clara sobre os grandes marcos é fundamental
  Correta - Roteiros são ótimos para acompanhar grandes marcos e transmitir uma ideia geral para as partes interessadas.

Questão 2

Em qual dos cenários a seguir um diagrama de Gantt é a ferramenta de acompanhamento de projeto mais eficaz?

• Uma campanha de marketing em que as partes interessadas precisam ter uma visão clara do projeto geral

• Um projeto de desenvolvimento de software com um cronograma curto e um prazo apertado

• Um grande projeto de construção envolvendo vários empreiteiros e muitas tarefas interdependentes
  Correta - Os diagramas de Gantt definem explicitamente a propriedade e as responsabilidades. Isso faz deles uma boa escolha para grandes projetos com várias dependências.

Belinda: como acompanhar e gerenciar um orçamento

Video. Duração: 3 min

Olá, meu nome é Belinda e sou gerente de programa do Google. Minha função no Google tem sido criar orçamentos nos últimos anos, há muito o que fazer na criação de orçamentos de data center. Pode levar algum tempo, e eles precisam ser renovados todos os anos para o ano seguinte até 1º de setembro. O orçamento envolve tudo que você possa imaginar, desde serviços de zeladoria para o local do data center até unidades UPS para ter que fazer um backup da bateria, caso a gente fique sem energia. Portanto, o papel que tive por vários anos foi não apenas criar o orçamento, mas também descobrir e trabalhar com a equipe e também com os fornecedores quanto dinheiro é necessário conforme crescemos como empresa. O que sempre fiz foi criar uma planilha do Google, e a uso ano após ano, item de linha por item de linha, e separo por GL de conta, código de conta e também com o canal D que faz referência a isso. E basicamente essas são as categorias, não importa se estamos lidando com refrigeradores elétricos mecânicos, manutenção para as unidades RTU de gramado, conceitos mecânicos, mão de obra, serviços de reparo para elevadores, carrinhos de golfe e geradores. Você faz uma linha por item de linha para tudo que precise de um data center para ser executado. Portanto, pode ser muito complicado e bastante difícil, mas sempre achei que o Planilhas Google é o melhor método para minha estrutura básica se, por onde começo, atualmente há quatro gerentes com os quais crio esse orçamento. Temos uma reunião e analisamos os orçamentos para sermos claros e transparentes para garantir que você tenha tudo o que foi solicitado. O que aconteceu ao longo dos anos é que teremos um gerente, que será o líder comigo no orçamento. Então, quando vamos apresentar o orçamento, e estamos em uma reunião de diretoria, quando estamos apresentando isso, tenho um gerente de FM do local que está supervisionando esse orçamento. Depende de com quem você está trabalhando, mas eles saberão quais são as necessidades e podem ajudar você a entender quando precisam dessas necessidades e de quanto dinheiro precisam. Então, para qualquer um que queira entrar em gerenciamento de projetos ou de orçamentos, acho que realmente é preciso adorar matemática. E eles também precisam adorar mudanças, porque elas acontecem com muita frequência com o gerenciamento de projetos e com os orçamentos, porque eles mudam de hora em hora, às vezes mudam diariamente. Às vezes você tem uma semana muito calma, em que tudo correu como deveria, e outras vezes é um caos. Eu gosto de estar ocupada e gosto de mudanças, não tenho medo disso, mas acho que as pessoas que se interessam por esse tipo de função precisam entender que isso vai acontecer. Para quem está começando a criar orçamentos com o Google, pode ser bastante pesado, até com a experiência que eu tinha foi bem pesado para mim. E eu tive que descobrir uma plataforma para mim e a planilha que fizesse sentido para que eu pudesse acompanhá-la. Mas acho que o conselho que eu daria para quem está começando com orçamentos seria aproveitar um dia de cada vez, você não aprende tudo em um dia, pode ser pesado, mas é bom dividir talvez em pedaços menores.

Escolher o método ideal de acompanhamento para seu projeto

Leitura. Duração: 10 min

Até agora, você aprendeu sobre a importância de acompanhar o andamento do projeto. Você também viu alguns dos diferentes métodos de acompanhamento usados pelos gerentes de projeto, como planos de projeto, diagramas de Gantt, gráficos de burndown e roteiros. Neste texto, vamos ver e comparar com mais detalhes esses métodos de acompanhamento conhecidos para que você possa se sentir mais confiante na escolha do melhor método para seus projetos.

Diagramas de Gantt

O diagrama de Gantt é um dos métodos de acompanhamento mais populares e pode ser usado para todos os tipos de projetos. Os diagramas de Gantt geralmente ficam no termo de abertura do projeto e são atualizados à medida que o projeto avança.

Os diagramas de Gantt são úteis para as seguintes situações:

• Ajudar uma equipe a cumprir o cronograma

• Projetos com muitas tarefas, dependências e marcos

• Projetos com equipes grandes, porque a propriedade e as responsabilidades são definidas visualmente de maneira explícita

O Asana, uma das ferramentas de software de gerenciamento de trabalho apresentadas nesta certificação, conta com recursos úteis para começar a usar diagramas de Gantt. Pratique trabalhar com diagramas de Gantt por conta própria com uma avaliação gratuita do Asana (opens in a new tab) ou fazendo o download de um modelo gratuito no Planilhas Google (opens in a new tab) ou no Microsoft Excel (opens in a new tab).

Quer saber mais? Confira estes recursos:

• Artigo de ajuda do Asana: Não conhece os diagramas de Gantt? Comece aqui (opens in a new tab).

Roteiros

Os roteiros são outro método de acompanhamento comum. Assim como os diagramas de Gantt, os roteiros também acompanham o progresso individual e do projeto em direção aos marcos. No entanto, os roteiros são mais adequados para acompanhar marcos grandes do projeto.

Os roteiros são úteis para estas situações:

• Acompanhamento de alto nível de marcos grandes. Os roteiros descrevem o projeto como um todo e oferecem uma visão geral dos pontos principais, assim como um roteiro real em um mapa contém pontos de interesse e marcadores de quilômetros.

• Ilustrar para sua equipe ou para as principais partes interessadas como um projeto vai evoluir ao longo do tempo

Os roteiros podem ser criados com ferramentas diferentes. É possível criar um roteiro em um documento (como este exemplo (opens in a new tab)).

O Smartsheet tem recursos úteis para começar a usar roteiros. Pratique trabalhar com roteiros por conta própria com uma avaliação gratuita do Smartsheet (opens in a new tab) ou fazendo o download deste modelo de roteiro criado com o Planilhas Google.

Quer saber mais? Confira estes recursos:

• Artigo de ajuda do Smartsheet: Tudo o que você precisa saber sobre roteiros de projetos (opens in a new tab)

• Modelos gratuitos de roteiros de produtos do Smartsheet (opens in a new tab)

Gráficos de Burndown

Os gráficos de Burndown normalmente são usados por equipes Agile e Scrum. Os gráficos de burndown revelam a rapidez com que sua equipe está trabalhando. Para isso, eles exibem quanto trabalho falta e quanto tempo resta para concluir o trabalho. Os principais usos de um gráfico de burndown são manter a equipe do projeto ciente das datas de conclusão previstas e avisá-la se ocorrer aumento no escopo. O gráfico precisa ser exibido para que todos possam vê-lo e precisa ser atualizado regularmente para ser eficaz.

Os gráficos de burndown são úteis para estas situações:

• Projetos que exigem uma revisão detalhada das tarefas

• Projetos em que a prioridade é terminar no prazo

Observação: Se você quiser aprender sobre Agile e Scrum, que são abordagens conhecidas de gerenciamento de projetos, consulte o Curso 5 deste certificado, Gerenciamento de projetos Agile (opens in a new tab).

Um gráfico de Burndown ajuda você, como gerente de projeto, a entender como sua equipe trabalha e o que influencia a capacidade dela de concluir as tarefas no prazo. Dessa forma, é possível resolver os problemas imediatamente antes que eles se tornem maiores. Ele também ajuda você a planejar com mais eficiência o próximo projeto ao identificar possíveis áreas problemáticas.

O Jira é uma ferramenta de software de gerenciamento de trabalho que tem recursos úteis para começar a usar gráficos de burndown. Pratique trabalhar com gráficos de burndown por conta própria com uma avaliação gratuita do Jira (opens in a new tab) ou fazendo o download deste modelo de gráfico de burndown (opens in a new tab) criado com o Planilhas Google.

Quer saber mais? Confira estes recursos:

• Artigo de ajuda do Jira: Aprenda a usar gráficos de burndown no software Jira (opens in a new tab)

• Artigo do ProjectManager.com: Gráfico de burndown: O que é e como usar? (opens in a new tab)

Pranjal: Como gerenciar vários acompanhamentos

Video. Duração: 2 min

Olá, meu nome é Pranjal, e sou gerente de programa da equipe de engenharia de confiabilidade de sites, também chamada de SRE. A equipe de SRE é a principal responsável por todos os serviços essenciais do Google e, caso algo dê errado, somos a primeira linha de defesa.

Acho que posso falar sobre o primeiro grande projeto que gerenciei no Google. Meu líder de tecnologia e eu criamos esse projeto juntos há cerca de três anos, e continuo trabalhando nele atualmente. Nosso objetivo era generalizar algumas ferramentas para aumentar a confiabilidade dos aplicativos móveis na produção. Então, o que isso significa é, digamos que você esteja usando um aplicativo móvel. Queremos ter certeza de que, caso algum problema ocorra, nós o detectaremos antes do usuário e tomaremos medidas antes que o usuário saiba que algo está errado no back-end.

Quando começamos esse projeto, minha maior preocupação era garantir um equilíbrio entre a ambição e a qualidade dele. Então, quando fizemos nossas sessões de brainstorming e escrevemos um roteiro, parecia um pouco demais a escala em que estávamos planejando trabalhar. Acho que ficaria muito agradecido ao meu gerente na época. Ela me deu um conselho muito bom:

Dica: “Caso você precise trabalhar em cinco áreas de um projeto muito grande, não precisa se ocupar com as cinco todos os dias. Você provavelmente pode usar um trimestre para fazer um progresso significativo nas áreas três e cinco e começar a verificar as outras áreas para progredir nelas no próximo trimestre.”

Então isso me deu um pouco de tranquilidade. E ela também me permitiu pensar desta forma:

"Como gerente de programa, tenho autoridade para organizar essas prioridades. Desde que as pessoas estejam cientes daquilo em que estamos trabalhando, quais riscos precisam ser identificados e mitigados e se tudo está sendo acompanhado corretamente, não há problema em acelerar ou pausar às vezes. Na verdade, aprendi que, às vezes, pausas podem contribuir para ideias originais e dar às pessoas um momento de descanso".

Relatórios de status de projeto

Leitura. Duração: 10 min

Nesta lição, você vai aprender a identificar e comparar vários tipos de métodos de acompanhamento. Neste texto, vamos abordar os relatórios de status de projeto e como é possível usá-los para acompanhar e informar elementos comuns do projeto em um instantâneo.

Principais componentes de um relatório de status de projeto

Um relatório de status de projeto oferece uma visão geral de todos os elementos comuns do projeto e os resume em um instantâneo. É uma ferramenta de comunicação eficiente para transmitir o status mais recente em um só lugar para a equipe e as partes interessadas.

A maioria dos relatórios de status contém os seguintes componentes:

Nome do projeto: O nome do projeto precisa ser específico para o propósito do projeto. Assim, o objetivo geral do projeto pode ser compreendido rapidamente.

Data: Você vai criar relatórios de status muitas vezes durante a fase de implementação de um projeto. Os relatórios podem ser criados com intervalos semanais ou mensais, tudo depende das necessidades das partes interessadas e do ritmo do projeto. Incluir a data em cada relatório de status funciona como um ponto de referência para o público e também cria um histórico do status do projeto ao longo do tempo.

Resumo: O resumo condensa as metas, o cronograma, os destaques e os pontos fracos do projeto em um local central para que fique fácil para as partes interessadas conseguirem olhar. Normalmente, a seção de resumo será seguida ou agrupada com o resumo da linha do tempo e o status geral do projeto.

Status: Como dá para imaginar, o status é uma parte crucial. O status do projeto ilustra o progresso real em comparação ao planejado. No gerenciamento de projetos, uma maneira comum de descrever isso é por meio de relatórios de status RAG (vermelho, âmbar e verde) ou vermelho-amarelo-verde. O RAG segue o padrão de semáforos para indicar progresso e status. Vermelho indica que há problemas que precisam de resolução e que o projeto pode atrasar ou ultrapassar o orçamento de maneira significativa. Âmbar/amarelo significa que há possíveis problemas com cronograma ou orçamento, mas que eles provavelmente podem ser resolvidos com ações corretivas. Já o verde significa que o cronograma e o orçamento estão indo bem e que o projeto está no caminho certo. É possível usar o RAG para indicar o status geral do projeto, bem como o status do marco. Cada equipe de projeto e cada parte interessada pode ter uma perspectiva ligeiramente diferente sobre o que as cores significam e sobre a urgência de encaminhar problemas para um supervisor quando eles veem um status âmbar/amarelo ou vermelho. Por isso, é importante garantir que todos compreendam o que os diferentes status de cores significam para o projeto.

Marcos e tarefas: Um resumo dos principais marcos do projeto até agora e das tarefas atuais ajuda a equipe e as partes interessadas a visualizar facilmente o progresso desses elementos. Em um plano de projeto, normalmente você descreve as tarefas e os marcos como “não iniciados”, “em andamento” ou “concluídos”, item por item. No entanto, no relatório de status de projeto, é comum resumir esses itens em duas categorias para informar melhor o status. Você vai usar as realizações principais para detalhar o que aconteceu e as próximas para detalhar quais marcos grandes você realizará a seguir.

Problemas: Os problemas incluem os obstáculos atuais e os riscos potenciais do projeto. Os relatórios de status são uma oportunidade importante para definir expectativas com as partes interessadas. Se o status do projeto for vermelho ou âmbar, é possível sinalizar o que está impedindo você de estar onde planejou. Também é possível usar essa oportunidade para mostrar seu plano para que o projeto volte ao verde e solicitar recursos ou ajuda de que você pode precisar para conseguir fazer isso. Nas próximas lições, você vai aprender mais sobre como informar grandes riscos e problemas.

Tipos de relatórios de status de projeto

Com esses elementos principais em mente, é possível formatar seu relatório de várias maneiras, dependendo do público e do que é preciso informar.

Se é preciso compartilhar com sua equipe um relatório de status para um projeto que contém várias camadas de complexidade, talvez seja melhor formatar o relatório em uma planilha para acompanhar todas as partes móveis.

Se você simplesmente precisa informar atualizações para as partes interessadas seniores, seu relatório de status pode ser melhor formatado como uma apresentação de slides, como no exemplo abaixo, apenas com uma visão geral dos pontos mais importantes.

Principais conclusões

Para recapitular, os relatórios de status de projeto são uma ferramenta poderosa para estas situações:

• Melhorar e simplificar a comunicação de toda a equipe.

• Manter todos informados, incluindo as principais partes interessadas.

• Solicitar mais recursos e ajuda (se necessário).

• Criar estrutura e transparência ao registrar o status do projeto em um local centralizado.

Explorar: Projeto Plant Pals: Execução e encerramento

Plugin. Duração: 15 min

Fases de execução e encerramento

Projeto Plant Pals: Execução e encerramento

Nas próximas atividades, você estará pronto para lançar a Plant Pals. Explore um infográfico para saber o que vem a seguir nas fases de execução e encerramento.

Compreender a execução e o encerramento

Selecione o rótulo em cada infográfico para saber mais sobre as fases de execução e encerramento para o Projeto Plant Pals.

1. Criar um relatório de status do projeto

Durante a fase de planejamento, você elaborou um plano de projeto para a Plant Pals. Agora que o projeto está em andamento e você está enviando lotes de teste, crie um relatório de status para resumir o progresso, identificar problemas e manter as partes interessadas informadas.

2. Realizar uma análise ROAM

Seu relatório de status revela problemas contínuos com a qualidade do produto e serviço. Para ajudar sua equipe a se manter organizada, você os categorizará como resolvidos, controlados, aceitos ou atenuados. Saber como você pretende lidar com esses problemas o mantém no caminho certo para concluir o projeto.

3. Redigir um e-mail de encaminhamento

Remover barreiras que impedem o progresso é uma de suas tarefas mais importantes como gerente de projeto, mas você nem sempre pode cumprir essa função sozinho. Quando sua equipe identificar um problema importante, você redigirá um e-mail de encaminhamento para obter suporte e aconselhamento das partes interessadas de nível sênior.

4. Criar uma apresentação para sua equipe

Quando terminar de enviar lotes de teste, você apresentará os resultados de uma pesquisa de satisfação do cliente para sua equipe. Para tornar sua apresentação atrativa e memorável, você contará uma história utilizando pontos-chave de dados, resumindo as conclusões e delineando as próximas etapas.

5. Planejar uma reunião para discutir questões em aberto

Após a apresentação, você se reunirá com a equipe para discutir áreas a serem aprimoradas durante a preparação para o lançamento. Para garantir uma conversa focada e produtiva, você criará uma pauta de reunião que apresenta as questões em aberto e lista os tópicos para discussão.

6. Criar um relatório para encerrar o projeto

Após o lançamento oficial da Plant Pals, você criará um relatório de encerramento do projeto para documentar o que deu certo, o que deu errado e como a equipe solucionou os problemas. O relatório ajudará você, bem como outros gerentes de projeto, no planejamento de projetos futuros.

Atividade: Desenvolver e explicar o relatório de status de um projeto

Quiz. 1 questão | Duração: 30 min. | Nota Final: 100%

Para ser aprovado neste teste prático, você deve obter 100%, ou 1 de 1 ponto, ao concluir a atividade abaixo. É possível aprender mais sobre os itens avaliados e práticos na Visão geral do curso.

Visão geral da atividade

Nesta atividade, você vai criar um relatório de status para marcos e tarefas do projeto. Os relatórios de status do projeto melhoram e simplificam a comunicação entre as equipes e mantêm as principais partes interessadas informadas. Eles também criam estrutura e mantêm a transparência ao disponibilizar o status do projeto em um local central.

Seu relatório de status precisa incluir os itens a seguir:

• Um resumo do projeto e data

• Datas importantes

• Progresso em direção aos marcos (concluídos e futuros)

• Problemas e riscos, junto com o impacto e as ações a serem tomadas

Conclua esta atividade antes de prosseguir. No próximo item do curso, vamos apresentar um exemplo completo para você comparar com seu próprio trabalho. Não será possível acessar o exemplar até que você tenha concluído esta atividade.

Cenário

Analise o cenário abaixo. Em seguida, siga as instruções passo a passo.

A Office Green está testando o projeto Plant Pals antes do lançamento, e você é o gerente de projeto responsável pelo bom funcionamento do teste. Sua meta é acompanhar as tarefas e os marcos concluídos e futuros, além de encontrar soluções para os problemas que surgirem.

Veja a seguir algumas tarefas e marcos concluídos do Plant Pals:

• O especialista em TI comprou um software novo para acompanhar os pedidos recebidos e o instalou em 15 de junho. A instalação levou três dias a mais do que o esperado.

• O diretor de atendimento começou a enviar aos clientes lotes de teste de pedidos do Plant Pals em 21 de junho. O número de pedidos superou as metas em 15%.

As próximas tarefas e marcos do Plant Pals incluem os itens a seguir:

• Até 7 de julho, envie aos clientes atuais uma newsletter eletrônica com um tutorial sobre como cuidar das plantas. A newsletter precisa seguir as diretrizes de design da marca da Office Green.

• Consiga pelo menos 95% das datas de entrega no prazo até 19 de julho. A taxa de erro precisa ser inferior a 5%.

Sua equipe está realizando uma pesquisa contínua de satisfação do cliente para os lotes de teste. Os resultados da pesquisa para as duas primeiras semanas de remessas revelaram três problemas principais:

• A equipe do armazém informou que 10% das plantas não foram colocadas no vaso da maneira adequada. Isso gerou reclamações de clientes, perda de lucros e problemas orçamentários que você não previu. Seu gerente de operações de armazém é o responsável por agir quanto a esse problema.

• Por causa de um problema com o software novo, a equipe de atendimento ao cliente está recebendo apenas 30% das solicitações e reclamações. Isso causa insatisfação nos clientes. O especialista de TI da equipe é o responsável por agir quanto a esse problema.

• Não há motoristas suficientes para entregar todos os pedidos do Plant Pals no prazo. A taxa atual de conclusão das entregas é de 80%, o que fez alguns clientes cancelarem as assinaturas. O especialista de recursos humanos é o responsável por agir quanto a esse problema.

• A equipe precisa abordar esses problemas para atingir os próximos marcos do projeto. Seu relatório de status do projeto os ajudará a fazer isso.

Instruções por etapas

Etapa 1: Acessar o modelo

Para usar o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link do modelo: Relatório de status do projeto (opens in a new tab)

Etapa 2: Analisar o banco de palavras

Analise o banco de palavras abaixo. Você o usará para concluir o relatório de status do projeto nas Etapas 3 a 6. Parte do relatório de status já foi preenchido para você.

Banco de palavras:

• Gerente de serviços ao cliente

• Especialista de TI

• Âmbar

• Diretor de atendimento

• Assinaturas canceladas

• 15 de junho

• 7 de julho

• A equipe do armazém informou que 10% das plantas não foram colocadas no vaso da maneira adequada

• A taxa de conclusão de entrega atual é de apenas 80%

• Avaliar e ajustar o processo de envasamento das plantas

• Adquiriu e instalou um software novo para acompanhar os pedidos recebidos

• Conseguir pelo menos 95% das datas de entrega no prazo

Etapa 3: Adicionar tarefas e marcos concluídos

Registre as tarefas e os marcos que sua equipe já alcançou em Tarefas e marcos concluídos. Selecione as descrições dos marcos, as datas de conclusão e os proprietários do banco de palavras e os adicione à planilha.

Em seguida, adicione as informações ou os recursos ausentes que você quer compartilhar com as partes interessadas em Comentários. Por exemplo, o comentário do marco "Primeiro lote de pedidos do Plant Pals enviado aos clientes" é "O número de pedidos ultrapassou as metas em 15%".

Observação: os comentários não são incluídos no banco de palavras. Analise o cenário para determinar quais informações podem ser úteis para as partes interessadas.

Etapa 4: Adicionar tarefas e marcos futuros

Em Próximas tarefas e marcos, adicione todas as descrições ausentes, as datas de vencimento e os proprietários das tarefas do banco de palavras. Analise o cenário e inclua comentários, se necessário.

Etapa 5: Adicionar riscos e problemas

Em Riscos e problemas principais, adicione todos os itens ausentes, incluindo os problemas que surgiram, o impacto deles, as ações que precisem ser tomadas e a pessoa responsável por corrigi-los.

Etapa 6: Adicionar um status RAG

Em Status geral (RAG), selecione um status RAG no menu suspenso. RAG (vermelho, âmbar, verde, na sigla em inglês), também conhecido como status do semáforo, é uma sigla que indica o status do projeto. “Vermelho” significa que o projeto está fora dos trilhos e precisa de mudanças significativas para ser corrigido. “Âmbar” significa que o projeto está fora dos trilhos e precisa de pequenas alterações para ser corrigido. “Verde” significa que o projeto está dentro do esperado. Considere as informações adicionadas ao gráfico para determinar se o projeto está dentro do esperado. Em seguida, selecione o status RAG apropriado.

Observação: as práticas recomendadas para selecionar as classificações RAG podem variar de acordo com a organização. Por exemplo, algumas tendem a classificações RAG maiores, preferindo que sejam muito altas em vez de muito baixas. É importante entender os costumes da sua organização para que você e as partes interessadas consigam permanecer por dentro de tudo.

Etapa 7: Salvar seu relatório de status

Salve o relatório de status concluído em seu computador ou no Google Drive. Você precisará dele mais tarde no curso.

Dica: salve o modelo -Por fim, salve uma cópia em branco do modelo do relatório de status que você usou para concluir esta atividade. Você pode usá-lo para praticar mais ou em seus próprios projetos pessoais ou profissionais. Esses modelos serão úteis quando você reunir um portfólio de artefatos de gerenciamento de projetos. Você pode usá-los para falar sobre seus processos de pensamento enquanto demonstra experiência para empregadores em potencial.

O que incluir em sua resposta

Lembre-se de abordar os elementos a seguir no relatório do status do projeto concluído:

• A seção Tarefas e marcos concluídos inclui descrições, datas, proprietários e os comentários relevantes.

• A seção Próximos marcos e tarefas inclui descrições, datas, proprietários e os comentários relevantes.

• A seção Riscos e problemas principais inclui todos os problemas, o impacto deles, as ações a serem tomadas e a pessoa responsável por corrigi-los.

O relatório inclui um status de RAG âmbar para o projeto.

Exemplo de atividade: Desenvolver e explicar o relatório de status de um projeto

Leitura. Duração: 10 min

Veja aqui um exemplo completo com uma explicação sobre como ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para ver o exemplo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link para o exemplar: Relatório de status de projeto (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download direto do exemplar.

Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com o relatório de status de projeto concluído. Analise seu trabalho usando cada um dos critérios presentes no exemplo. O que você fez bem? Em que é possível melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia ao longo da realização do curso.

Vamos revisar cada seção do relatório de status de projeto:

• O marco “software novo adquirido e instalado para acompanhar os pedidos recebidos” foi concluído em 15 de junho pelo especialista de TI. O relatório observa que a instalação levou três dias a mais do que o esperado.

• O marco “começar a enviar lotes de teste de pedidos do Plant Pals aos clientes” foi concluído em 21 de junho pelo diretor de atendimento. O relatório observa que o número de pedidos superou em 15% as metas da Office Green.

• O próximo marco “enviar aos clientes do primeiro lote uma newsletter eletrônica com um tutorial sobre como cuidar das plantas” precisa ser concluído até 7 de julho pelo gerente de atendimento ao cliente. O relatório observa que a newsletter precisa seguir as diretrizes de design da marca da Office Green.

• O próximo marco “atingir 95% das datas de entrega no prazo” precisa ser concluído até 19 de julho pelo diretor de atendimento. O relatório observa que a taxa de erro precisa ser inferior a 5%.

• O problema de “10% das plantas não foram colocadas no vaso da maneira adequada” causa perda de lucro, reclamações de clientes e problemas orçamentários. O gerente de operações de armazém é responsável por avaliar e ajustar o processo de envasamento das plantas.

• O problema de “a equipe de atendimento recebe apenas 30% das solicitações e reclamações” causa insatisfação nos clientes. O especialista de TI é responsável por corrigir problemas com o software novo de atendimento ao cliente.

• O problema de “a taxa de conclusão de entrega atual é de apenas 80%” fez com que assinaturas fossem canceladas. O especialista de RH é responsável por contratar e treinar mais motoristas para entrega.

• O relatório inclui um status RAG âmbar, pois os problemas do projeto podem ser administrados com pequenas alterações.

Teste seu conhecimento: Acompanhamento de projetos

Quiz. 4 questões | Duração: 8 min | Nota Final: 100%

3. Como gerenciar mudanças, riscos e dependências

Por que pode haver riscos e mudanças

Video. Duração: 6 min

Na lição anterior, aprendemos como identificar riscos ao planejar projetos. Neste módulo, vamos aprender por que riscos e mudanças podem ocorrer durante um projeto e como isso pode afetar o escopo do projeto.

Talvez você se lembre que um risco é um evento potencial que pode ocorrer e impactar o projeto. Quando você pensar em riscos no contexto de gerenciamento de projetos, vai pensar neles como hipotéticos. Em outras palavras, eles podem não ser eventos que acontecerão com certeza, mas, como existe a possibilidade de que eles aconteçam, é sua responsabilidade como gerente de projeto identificar esses riscos e se planejar para eles.

Vamos rever alguns exemplos de riscos:

• Um risco de projeto pode ser um empreiteiro perder um prazo,
• a introdução de uma ferramenta que pode levar a falhas de comunicação dentro de sua equipe,
• um trabalho extra inesperado devido a uma política inesperada que está sendo implementada.

Quando ocorre algum risco, a consequência é uma alteração no plano do projeto.

Uma mudança é algo que altera ou afeta as tarefas, as estruturas ou os processos dentro de um projeto.

As mudanças geralmente são inesperadas. Na maioria das vezes, elas têm um impacto negativo no projeto, e você terá que aprender a passar por isso.

Mas às vezes, e estou colocando muita ênfase em “às vezes”, as mudanças podem ter um impacto positivo.

As mudanças podem abranger qualquer variação do plano original do projeto em relação à restrição tripla. Isso pode implicar mudanças de prioridades e escopo, orçamento e recursos ou mudanças no cronograma do projeto.

Nota: Mais à frente vamos conversar sobre como as dependências internas e externas de um projeto afetam umas às outras e trazem mudanças.

Vamos conhecer alguns tipos de mudanças que podem afetar o projeto:

Alguns exemplos de alterações podem:

• incluir dependências novas ou alteradas. As dependências são tarefas, atividades ou marcos que dependem uns dos outros.

Portanto, se uma tarefa não for concluída a tempo, ela poderá deixar suas outras tarefas para trás. Você pode ser responsável por reformas em uma casa em que há dependências. Em uma reforma de banheiro, por exemplo, uma pia nova não pode ser instalada até que a cuba e o encanamento estejam no lugar.

• Em seguida, está a mudança nas prioridades.

O escopo da reforma mudará se os sogros do seu cliente de repente precisarem se mudar e você tiver que avançar no trabalho planejado no quarto de hóspedes antes de concluir a reforma do banheiro.

• Em seguida, a capacidade e as pessoas disponíveis podem mudar.

Talvez você precise substituir o encanador porque teve problemas no local de trabalho.

• Outro tipo de mudança pode incluir uma nova limitação no orçamento ou nos recursos.

Por exemplo, é preciso reduzir os custos de projeto do banheiro novo em 10% porque as cotações para trabalhos elétricos estão maiores do que o esperado.

• Outra mudança pode ser o aumento no escopo.

Aumento no escopo é quando mudanças, crescimento e outros fatores afetam o escopo do projeto. Por exemplo, seus clientes estão tão satisfeitos com o azulejo no banheiro novo que gostariam de substituir o azulejo em todos os banheiros.

• Por fim, por força maior.

Essa é outra mudança que pode ocorrer devido a uma crise nacional ou internacional. Se você não conhece esse termo, ele significa um imprevisto que impede alguém de cumprir o contrato devido a uma grande crise. Força maior é bastante incomum. Mas, por exemplo, se um sindicato entrar em greve, certos fornecedores não conseguirão cumprir os contratos. Se houver uma pandemia, toda a produção do seu produto novo pode ser interrompida.

As mudanças precisam ser avaliadas em relação às estimativas de valor de referência de escopo, orçamento e tempo alocado para o projeto, de acordo com os requisitos originais.

Esteja ciente de que, quando você muda qualquer um desses itens, pode haver efeitos indiretos que podem ser positivos ou negativos.

Por exemplo, seus clientes podem acreditar que têm um belo piso de madeira escondido debaixo do tapete antigo da sala de estar e querem tirar o tapete antigo e usar o piso de madeira original que está por baixo.

Você, o gerente de projeto deste trabalho de construção em particular, já orçou a remoção do carpete e o lixamento e a pintura do piso antigo.

Más notícias. Você puxa o tapete e descobre que o piso está em mau estado e apodrecendo. Ele precisará ser substituído ou reparado, o que pode sair caro, então o cronograma e o orçamento provavelmente serão afetados.

Questão

Quais dos problemas a seguir podem causar uma grande mudança em um plano de projeto? Selecione todas as opções válidas.

• Um integrante da equipe tira férias planejadas
• Um terremoto danifica a fundação de um projeto de construção
  Correta - Eventos de força maior podem causar danos com grande impacto nas tarefas, nas estruturas e nos processos do projeto.
• Um cliente duplica o pedido original
  Correta - O aumento no escopo nem sempre é negativo, mas ainda pode ter um grande impacto nas tarefas, nas estruturas e nos processos do projeto.
• Um cliente corta o orçamento por conta de uma recessão econômica
  Correta - Restrições orçamentárias podem ter um grande impacto nas tarefas, nas estruturas e nos processos do projeto.

Quando se trata de quem assume a responsabilidade de gerenciar o escopo em mudança, este será você, o gerente do projeto. Mas, dependendo do projeto, você provavelmente não vai fazer isso sozinho. Para gerenciar as mudanças de maneira adequada, é preciso consultar documentos como sua Declaração de Trabalho e o gráfico RACI. Mas talvez você também tenha que criar alguma documentação nova. Você vai querer criar ou se familiarizar com os processos de solicitação de alterações para sua equipe ou organização. Esses processos podem incluir um formulário de solicitação de alterações.

Vamos falar sobre os formulários de solicitação de alterações. Você e as partes interessadas usarão esses formulários para acompanhar e gerenciar de maneira adequada todas as alterações. Como muitas pessoas com diferentes funções no projeto podem preencher esses formulários, é importante que os formulários sejam autoexplicativos e muito completos.

No modelo fornecido, que usa uma tabela de 2 por 10, será preciso incluir informações nas células, como:

• o nome do projeto,

• o proprietário da discussão, quem está liderando essa discussão na equipe,

• o tipo de discussão. É preciso informar ao seu público se você vai discutir um risco, uma oportunidade ou qualquer outro item.

• Você vai querer identificar as equipes envolvidas e

• o resultado esperado da discussão, que pode ser uma mudança de prioridades, mudança de cronograma ou uma chamada oficial sobre como proceder com um problema.

• Inclua a data prevista para discussão e

• identifique quais marcos ou metas podem ser afetados.

• Forneça uma breve descrição da situação atual, da mudança e de qualquer diferença que você espera fazer no plano de registro, como um instantâneo do antes e depois.

• Em seguida, aprofunde a proposta com as mudanças necessárias e aborde as compensações.

• Por fim, forneça todas as informações básicas para que todos dividam o mesmo contexto.

Também é possível consultar sua declaração de trabalho, ou SOW, para conseguir mais informações sobre quem precisa estar envolvido nessa conversa.

Se você achar que um ou mais marcos correm o risco de não serem concluídos, será preciso conseguir uma aprovação do cliente antes que o escopo, o prazo ou o orçamento sejam alterados e todas as partes envolvidas precisem ser informadas.

Analisamos como definir risco e sabemos mais sobre como identificar os motivos pelos quais riscos e mudanças podem ocorrer durante um projeto. E agora conseguimos explicar o impacto de aumentar o escopo de um projeto.

Na próxima lição, vamos falar sobre as dependências de função e como gerenciá-las da maneira adequada.

Como identificar e acompanhar dependências

Video. Duração: 4 min

Já abordamos os riscos e como eles afetam um projeto, mas não conversamos muito sobre dependências, possivelmente um dos maiores fatores em um projeto.

Vamos conversar sobre as dependências internas e externas e como identificá-las e acompanhá-las, além da importância delas.

Há alguns tipos diferentes de dependências, e vamos ver alguns exemplos de cada uma.

Então, o que exatamente são dependências?

Dependências são como vínculos que conectam uma tarefa do projeto a outra, e, como mencionamos, geralmente são a maior fonte de risco para um projeto.

Duas ou mais tarefas do projeto podem ter uma relação entre si em que a conclusão de uma tarefa depende do início de outra e vice-versa.

Pense nessas tarefas como uma linha de dominós derrubando uns aos outros, um por um. Se um dominó cair, ele derrubará o próximo e assim por diante.

Por exemplo, uma empresa de construção pode ter vários trabalhos em toda a cidade. Cada projeto requer que um capataz e um gerente de projeto sejam escolhidos antes que os requisitos, o cronograma e o orçamento sejam aprovados e a equipe seja escolhida. Você não escolheria uma equipe e diria para ela começar a trabalhar antes de o trabalho ser definido claramente e os contratos serem assinados.

• Esse é um exemplo de dependência interna, que descreve a relação entre duas tarefas dentro do mesmo projeto.

• As dependências externas, por outro lado, referem-se a tarefas que dependem de fatores externos, como agências reguladoras ou outros projetos.

Por exemplo, se uma construtora está programada para demolir um canteiro de obras, ela terá que esperar até que o projeto seja aprovado pela prefeitura. As dependências externas nem sempre estão sob o controle do gerente de projeto, mas é importante estar ciente delas para que o projeto permaneça nos caminho certo.

• Dependências obrigatórias são tarefas exigidas legal ou contratualmente.

Por exemplo, quando essa construtora terminar a demolição e iniciar a reconstrução, primeiro ela terá que fazer uma fundação de concreto e depois a prefeitura precisa inspecioná-la para garantir que ela atenda aos padrões antes que a construtora possa continuar a construção.

• Por fim, as dependências discricionárias são definidas pela equipe do projeto. Elas são dependências que podem ocorrer por conta própria, mas a equipe viu a necessidade de deixá-las dependentes umas das outras.

Por exemplo, a construtora pode usar concreto de um fornecedor novo e quer fazer um teste, despejando uma parte da fundação para ter uma estimativa melhor da quantidade total de produto necessária para concluir a fundação, em vez de comprar muito ou pouco desse produto mais tarde. A tarefa de despejar uma parte da fundação vem em primeiro lugar, porque a equipe precisava de mais informações antes de tomar uma decisão.

Questão

Que tipo de dependência descreve a relação entre duas tarefas no mesmo projeto?

• Dependência discricionária
• Dependência externa
• Dependência obrigatória
• Dependência interna
  Correta - As dependências internas descrevem a relação entre duas tarefas dentro do mesmo projeto. Por exemplo, um gerente de projeto não pediria que uma equipe começasse a trabalhar antes de definir o escopo do trabalho e assinar contratos. Essas atividades precisam vir em primeiro lugar.

Um gerente de projeto precisa estar atento para incorporar a gestão de dependências.

A gestão de dependências é o processo de gestão de todas essas tarefas e recursos inter-relacionados dentro do projeto para garantir que o projeto geral seja concluído com sucesso dentro do prazo e do orçamento.

Para buscar uma gestão de dependências eficaz, há quatro etapas importantes que um gerente de projeto pode seguir:

• identificação adequada,
• registro de dependências,
• monitoramento e controle contínuos,
• comunicação eficiente.

1 - A primeira etapa é a identificação adequada. Um gerente de projeto terá que discutir ideias sobre todas as possíveis dependências do projeto com a equipe e categorizá-las de acordo com isso.

2 - A próxima etapa é registrar as dependências. Depois que as dependências forem identificadas, será preciso criar um registro de riscos. Um registro de riscos é uma tabela ou um gráfico que contém a lista de riscos e dependências. O registro de riscos precisa incluir uma descrição da dependência, a data e todas as atividades ou tarefas que podem ser afetadas pela dependência.

3 - Depois, um gerente de projeto precisa manter monitoramento e controle contínuos. Isso significa que você precisa agendar reuniões regulares para verificar as tarefas inter-relacionadas, ficar por dentro de qualquer progresso feito e verificar novamente as mudanças que afetarão outras tarefas.

4 - A última etapa é a comunicação eficiente. Manter a equipe e as partes interessadas atualizadas ajuda a resolver dependências e manter o projeto forte.

Para recapitular, acabamos de ver como definir dependências, internas e externas, e aprendemos a importância de gerenciar e acompanhar dependências. Também conversamos sobre a importância de definir claramente as dependências no início do projeto, como em nosso exemplo da fundação, e aprendemos sobre a gestão de dependências.

Na próxima lição, vamos apresentar técnicas concretas para gerenciar os riscos do projeto.

Teste seu conhecimento: Dependências

Quiz. 4 questões | Duração: 8 min | Nota Final: 100%

Técnicas para ajudar a gerenciar riscos

Video. Duração: 4 min

Anteriormente, conversamos bastante sobre como identificar e gerenciar riscos. O gerenciamento de riscos é essencial para o sucesso de um projeto. Portanto, nesta lição, vamos apresentar outras técnicas para gerenciar riscos. Vamos começar lembrando a definição de gerenciamento de riscos:

Gerenciamento de riscos é o processo de identificação de riscos e problemas potenciais que podem afetar um projeto e avaliação e aplicação de etapas para abordar os efeitos dos riscos e problemas identificados.

Uma maneira de gerenciar os riscos e, com esperança, evitar que os riscos se materializem é se concentrar no gerenciamento das mudanças e dependências, bem como em qualquer aumento de escopo no projeto.

Se você puder gerenciar esses dois itens, tanto as mudanças quanto as dependências e o aumento de escopo, outros tipos de riscos ficarão muito mais fáceis de gerenciar.

Se as dependências forem atendidas no prazo, é menos provável que sua equipe atrase os prazos. Se o seu escopo for bem administrado, será menos provável ter alterações no orçamento ou precisar ampliar seu cronograma.

Discutir ideias (Brainstorming) com sua equipe é uma das técnicas mais eficazes para identificar riscos em um projeto. É provável que seus colegas de equipe tragam habilidades e experiência de projetos anteriores, o que pode ajudar a descobrir semelhanças e evitar que você tenha os mesmos problemas. Quando discutimos ideias com nossa equipe, é melhor criar um registro de riscos. Para relembrar,

Um registro de riscos é uma tabela ou um gráfico que contém a lista de riscos de sua equipe.

Convém fazer perguntas à sua equipe, como o que poderia melhorar o resultado do projeto ou o que poderia prejudicá-lo ou impedi-lo. Você listará todas como declarações se/então.

Por exemplo, se um determinado evento acontecer, aqui está como o projeto será afetado. Para ajudar a priorizar os riscos em seu registro, é possível calcular a exposição ao risco.

A exposição ao risco é uma forma de mensurar a potencial perda futura resultante de uma atividade ou um evento específico.

Um bom método para calcular a exposição ao risco é criar uma matriz como esta.

Ao criar uma matriz, você usará duas variáveis: impacto do risco e probabilidade.

Escreva "impacto do risco" no topo, no eixo horizontal, e "probabilidade" no lado, no eixo vertical. Marque alto, médio e baixo ao longo de cada eixo também, na parte superior da esquerda para a direita e na lateral de cima para baixo, porque é assim que você vai mapear a exposição ao risco.

Inclua cada risco ao gráfico na seção transversal do impacto que o risco pode ter no projeto e a probabilidade de o risco ocorrer.

Esta é uma técnica, mas qualquer que seja a estratégia que você use para examinar sua exposição ao risco, os riscos precisarão ser priorizados para que você e sua equipe saibam a quais deles dar atenção imediata.

Para qualquer item que tenha um alto impacto no projeto, mesmo que tenha uma baixa probabilidade de ocorrer, implemente um.

Como você lidará com esse risco se ele realmente se concretizar? Registros de riscos são uma ótima ferramenta, mas ainda é provável que surja algum risco imprevisto.

Questão

O que é exposição ao risco?

• Uma tabela ou um gráfico que contém a lista de riscos de uma equipe de projeto
• Uma matriz com impacto do risco ao longo do eixo horizontal e probabilidade ao longo do vertical
• Uma maneira de avaliar a perda potencial futura resultante de uma atividade ou um evento específico
  Correta - A exposição ao risco ajuda a avaliar possíveis perdas futuras. Uma forma de calcular a exposição ao risco é criar uma matriz com duas variáveis: impacto do risco e probabilidade.

É quase impossível contabilizar todos os riscos ao longo de um projeto. É aí que a técnica ROAM pode ajudar. A técnica ROAM, que significa:

• resolvido (resolved),
• atribuído (owned),
• aceite (accepted)
• atenuado (mitigated)

A técnica ROAM é usada para ajudar a gerenciar ações após o surgimento de riscos.

Depois que um risco se materializa, é preciso decidir o que fazer com ele.

1. Se um risco foi eliminado e não será um problema, ele entra na categoria "resolvido".

2. Se você atribuir a um integrante da equipe um determinado risco, esse risco entrará na categoria "atribuído" e será monitorado até a conclusão.

3. Se o risco foi "aceite", foi combinado que nada será feito a respeito dele.

4. Por fim, se alguma ação foi tomada para atenuar o risco, seja reduzindo a probabilidade da ocorrência dele ou reduzindo o impacto dele no projeto, ele entra na categoria "atenuado".

Após cada risco ser colocado em uma categoria, a equipe conversará sobre eles e decidirá quais precisam ser priorizados.

Você aprendeu um pouco mais sobre como diferenciar riscos e problemas, bem como algumas técnicas novas para gerenciar vários riscos.

A seguir, vamos aprender como compartilhar esses riscos com as partes interessadas e uma técnica chamada encaminhamento.

Parece intrigante? Assista a próxima lição para saber mais.

Estudo de caso: Como usar ferramentas de gerenciamento de risco

Leitura. Duração: 10 min

Até agora, você aprendeu que o gerenciamento de riscos (o processo de identificar, avaliar e abordar possíveis riscos e problemas que podem afetar um projeto) é uma parte essencial da função de um gerente de projeto. Você também aprendeu sobre técnicas para identificar riscos potenciais e lidar com os efeitos deles, incluindo a criação de registros de riscos e a elaboração de planos de mitigação. No estudo de caso a seguir, vamos imaginar como um gerente de projeto pode utilizar essas ferramentas.

O projeto: Petiscos para cachorros Paw Snacks

A Paw Snacks é uma loja on-line de petiscos saborosos e nutritivos para animais de estimação. Ao longo de três anos, a empresa cresceu de uma pequena startup para uma organização com 350 pessoas. A Paw Snacks quer expandir ainda mais os produtos da empresa incluindo uma nova linha de petiscos para filhotes.

O problema

Seis semanas antes da estreia da nova linha de produtos, Naja, gerente de projeto que lidera o lançamento, recebe um telefonema agitado de um gerente da padaria comercial contratada para produzir os petiscos. O gerente da padaria informa Naja que os cortadores de biscoitos em forma de osso, necessários para moldar os petiscos, ainda não chegaram. Naja sabe que a panificação precisa começar no dia seguinte para cumprir o cronograma do lançamento.

Naja agradece ao gerente da padaria pelo aviso e pede que um colega de equipe, Abe, ligue para o fabricante do cortador de biscoitos para verificar o status do pedido. Abe descobre que o pedido está atrasado por causa de falta de produtos e que os cortadores de biscoitos vão chegar à padaria dois dias após a data de entrega prevista original.

Naja reconhece que esse atraso ameaça a capacidade da equipe de lançar o produto no prazo. Pior ainda, a equipe dela não tem a opção de adiar a data de lançamento, já que a equipe de marketing da Paw Snacks já comprou veiculações de publicidade não reembolsáveis para o dia do lançamento. Felizmente, Naja e a equipe já estão preparadas para um problema como este.

Como planejar os riscos com antecedência

Meses antes, muito antes de começarem a trabalhar no projeto, Naja e a equipe discutiram ideias sobre riscos potenciais que poderiam afetar o projeto. Eles criaram um registro de riscos, uma tabela ou um gráfico que contém uma lista de riscos e que muitas vezes é combinado com uma matriz de probabilidade e impacto. Durante o processo, a equipe determinou que um atraso no pedido do cortador de biscoitos tinha uma probabilidade média de ocorrer e que causaria um impacto alto no projeto. Naja incluiu o risco ao registro de riscos e designou Abe para criar um plano de atenuação, que descreve as etapas para diminuir as chances de ocorrência de um risco ou diminuir o impacto dele, caso ocorra. Esse plano indicaria como a equipe lidaria com um problema se ele acontecesse. O plano de atenuação foi então aprovado pelo patrocinador do projeto e por outras partes interessadas.

Como gerenciar o problema

Agora que o problema do cortador de biscoitos ocorreu, Naja e Abe consultam o plano de atenuação desse risco específico. Nesse caso, Abe identificou duas opções para lidar com o risco: A primeira é trabalhar com a padaria para reduzir um pouco o número de petiscos produzidas para compensar os dois dias perdidos pelo atraso do cortador de biscoitos. A segunda opção é fazer um pedido para uma segunda padaria com o objetivo de ajudar a acelerar o ritmo da produção. Naja e Abe conversam sobre os dois planos e decidem a primeira opção para evitar o trabalho de ter uma segunda padaria.

Antes de avançar com o plano, Naja e Abe se reúnem para debater os riscos potenciais associados ao plano novo. Juntos, eles determinam que um pedido menor de petiscos para cães provavelmente terá um impacto menor, mas gerenciável, no crescimento projetado da organização para 2021. Eles determinam que a melhor providência é aceitar o risco para evitar atrasar ainda mais o projeto. Para garantir que as partes interessadas do projeto estejam cientes e à vontade com essa mudança, Naja solicita uma reunião com o patrocinador do projeto para informar o plano, descrever o risco menor para o crescimento projetado e recomendar a aceitação do risco. O patrocinador concorda e aprova o plano novo de Naja.

Naja encarrega Abe de informar o plano ajustado ao gerente da padaria. A fabricação dos petiscos vai começar com dois dias de atraso, mas o plano novo de Naja ajuda a garantir que a equipe esteja preparada para lançar a linha nova a tempo.

Principal conclusão

Neste estudo de caso, o planejamento antecipado do gerenciamento de riscos permitiu que Naja agisse rapidamente quando um problema se apresentou em um momento crucial durante a fase de execução do projeto.

Ao consultar um plano de atenuação atual e ponderar duas opções para avançar, Naja e Abe puderam tomar uma decisão informada sobre o melhor caminho a seguir. Naja também informou em tempo hábil ao patrocinador do projeto os riscos relacionados ao crescimento associados ao plano.

Problemas surgem sempre que você gerencia seus próprios projetos. Quando você faz o trabalho pesado do planejamento do gerenciamento de riscos antes de começar a trabalhar no projeto, tem uma preparação melhor para responder aos problemas com rapidez.

Atividade: Fazer uma análise ROAM

Para passar neste teste prático, você deve atingir pelo menos 80%, ou 4 de 5 pontos, realizando a atividade e respondendo às respectivas perguntas do teste. É possível aprender mais sobre os itens avaliados e práticos na Visão geral do curso.

Visão geral da atividade

Nesta atividade, você aplicará habilidades de gerenciamento de risco para identificar riscos e montar uma análise ROAM. É possível usar uma análise ROAM para analisar, priorizar e gerenciar riscos que já se tornaram problemas. Ela é uma ótima ferramenta para manter as equipes organizadas e cientes do que precisa ser feito para manter o projeto avançando.

Em uma análise ROAM, você identifica os problemas do projeto e os coloca em uma das quatro categorias a seguir:

Resolvido: a questão foi eliminada e não representa mais um problema.

Atribuído: o problema foi atribuído a um integrante da equipe, que vai monitorá-lo até a conclusão.

Aceito: o problema é pequeno ou não pode ser resolvido, então a equipe opta por aceitá-lo e contorná-lo.

Atenuado: a equipe tomou medidas para reduzir o impacto do problema (ou diminuir a probabilidade de um risco que ainda não se materializou).

Conclua esta atividade antes de prosseguir. No próximo item do curso, vamos apresentar um exemplo completo para você comparar com seu próprio trabalho. Não será possível acessar o exemplar até que você tenha concluído esta atividade.

Cenário

Analise o cenário abaixo. Em seguida, siga as instruções passo a passo.

Depois de instalar o software novo para acompanhar pedidos e remessas, o Plant Pals começou a enviar o primeiro lote de teste de plantas aos clientes. Sua equipe está realizando uma pesquisa contínua de satisfação do cliente. Duas semanas após o início das remessas de teste, a pesquisa revela os seguintes problemas:

A equipe do armazém informou que 10% das plantas não foram colocadas no vaso da maneira adequada. Isso gerou reclamações de clientes, perda de lucros e problemas orçamentários que você não previu.

Por causa de um problema de software, a equipe de relacionamento com o cliente está recebendo apenas 30% das solicitações e reclamações. Isso causa insatisfação nos clientes.

Não há motoristas suficientes para entregar todos os pedidos do Plant Pals no prazo. A taxa atual de conclusão das entregas é de 80%, o que fez alguns clientes cancelarem as assinaturas.

Instruções passo a passo:

Etapa 1: Acessar o modelo

Para usar o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link do modelo: Análise ROAM (opens in a new tab)

Etapa 2: Analisar o modelo

No modelo de análise ROAM, analise os problemas do projeto e as ações que você e sua equipe realizaram em resposta.

Etapa 3: Atribuir a cada problema uma designação ROAM

Pense em como você e sua equipe lidaram com os problemas. Em seguida, selecione uma designação ROAM apropriada para cada um deles usando as opções suspensas: Resolvido, Atribuído, Aceito ou Atenuado.

Etapa 4: Salvar a análise ROAM

Salve a análise ROAM concluída em seu computador ou no Google Drive. Você precisará dele mais tarde no curso.

O que incluir em sua resposta

Aborde os elementos a seguir em sua análise ROAM concluída:

Cada problema tem uma designação ROAM apropriada

1. Você completou esta atividade?

• Sim

• Não

2. Alguns clientes ligaram para cancelar a assinatura, apesar dos esforços de sua equipe. Como você classifica este problema?

• Resolvido

• Atribuído

• Aceito

• Atenuado

3. Não há motoristas suficientes para garantir que todos os pedidos do Plant Pals sejam entregues no prazo. Você pede ao especialista de RH para que contrate mais motoristas. Como você classifica este problema?

• Resolvido

• Atribuído

• Aceito

• Atenuado

4. Algumas plantas estão sendo entregues com atraso. Sua equipe reavaliou as rotas de entrega para deixá-las mais eficientes. Isso reduziu o número de entregas atrasadas, mas não eliminou o problema. Como você classifica este problema?

• Resolvido

• Atribuído

• Aceito

• Atenuado

5. Você descobre que 10% dos pedidos do Plant Pals não são colocados no vaso da maneira adequada. Em quais dos cenários a seguir esse problema foi resolvido?

• Você designou seu gerente de operações de armazém para lidar com o problema o mais rápido possível.

• Você decide que 10% é uma quantidade razoável de plantas mal envasadas, então não realiza mais nenhuma ação.

• A equipe do armazém atualizou o processo de envasamento e não houve problemas depois de duas semanas.

• O gerente de operações de armazém faz um plano para atualizar o processo de envasamento.

Exemplo de atividade: Fazer uma análise ROAM

Leitura. Duração: 10 min

Veja aqui um exemplo completo com uma explicação sobre como ele atende às expectativas da atividade.

Exemplo completo

Para ver o exemplo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link para o exemplar: Análise ROAM (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download direto do modelo

Avaliação do exemplo

Compare o exemplo com sua análise ROAM concluída. Analise seu trabalho usando cada um dos critérios presentes no exemplo. O que você fez bem? Em que é possível melhorar? Use suas respostas a essas perguntas como guia ao longo da realização do curso.

Vamos analisar cada problema na análise ROAM:

Problema 1: em resposta ao problema de envasamento, você entrou em contato com o depósito para avaliar e melhorar o processo. Após duas semanas sem mais problemas, você considera o assunto resolvido.

Problema 2: sua equipe lidou com as reclamações dos clientes ouvindo os problemas deles e se oferecendo para enviar plantas sem nenhum custo. A maioria dos clientes ficou satisfeita com essa solução. Esse problema foi atenuado porque você reduziu o impacto dele.

Problema 3: você designa seu especialista de TI para corrigir o problema com o software de atendimento ao cliente. Este problema foi atribuído porque o especialista de TI ainda não tomou medidas, mas existe um plano para resolver o problema.

Problema 4: alguns clientes ligaram para cancelar as assinaturas. Sua equipe ofereceu promoções de assinatura, mas não conseguiu fazer com que reconsiderassem. Como alguns cancelamentos não terão grande impacto, você considera esse problema aceito.

Problema 5: para resolver o problema dos motoristas para as entregas, você pede ao especialista de RH que agende um dia para contratar e integrar mais motoristas. Este problema foi atribuído para o especialista de RH porque ele ainda não contratou os motoristas.

Problema 6: sua equipe reavaliou as rotas de entrega, o que aumentou a eficiência e reduziu o número de entregas atrasadas. Esse risco foi atenuado porque você diminuiu o impacto dele.

Problema 7: seu analista financeiro reavaliou os gastos e encontrou mais dinheiro para compensar os custos inesperados, então o problema foi resolvido.

4. Como comunicar problemas as partes interessadas

Como encaminhar problemas para um supervisor

Video. Duração: 3 min

Nesta lição, vamos aprender sobre uma estratégia comum usada para resolver problemas em um projeto.

Além de várias outras tarefas, é responsabilidade do gerente de projeto resolver problemas e remover restrições que prejudiquem o sucesso do projeto. Uma maneira de fazer isso é encaminhar para um supervisor.

O encaminhamento (escalation) é o processo de conseguir a ajuda da liderança ou administração de projeto de nível superior para remover um obstáculo, esclarecer ou reforçar prioridades e validar as próximas etapas.

O encaminhamento pode parecer ter uma conotação negativa, mas esse não é o caso no gerenciamento de projetos. No gerenciamento de projetos, o encaminhamento precisa ser incentivado, usado com frequência e até comemorado.

• Os encaminhamentos são saudáveis e atuam como uma ferramenta de freios e contrapesos para garantir que a ação apropriada esteja sendo tomada.

• Eles podem resultar em tomadas de decisão rápidas e, geralmente, quanto mais rápido um problema for resolvido, melhor será o projeto.

• Em vez daquele vai e vem entre dois integrantes da equipe que não concordam entre si, uma terceira pessoa objetiva pode ajudar a tomar a decisão e reduzir as frustrações dentro da equipe.

• Por fim, os encaminhamentos incentivam a participação. Incentivar os outros a participarem da solução ou assumirem os problemas pode promover a confiança e a responsabilidade compartilhada entre os colegas de equipe, que são sinais de uma equipe saudável e funcional.

Antes de começar a trabalhar em um projeto, o gerente de projeto, a equipe e o patrocinador do projeto precisam estabelecer padrões e práticas de encaminhamento.

Isso significa que eles vão especificar para quem os problemas serão levados, como serão levados e o fórum para discussão. Um pouco de trabalho inicial ajuda os encaminhamentos a serem realizados sem problemas quando e se forem necessários.

Então você sabe o que é um encaminhamento e quando definir a estrutura para gerenciá-los, mas como saber quando encaminhar um problema para um supervisor?

O gerente de projeto precisa encaminhar um problema para um supervisor ao primeiro sinal de problemas críticos no projeto.

Problemas críticos são problemas que podem causar:

• atraso em um marco importante do projeto,
• excessos no orçamento,
• problemas que podem resultar na perda de um cliente,
• problemas que atrasam a data estimada de conclusão do projeto.

Basicamente, qualquer item que afete sua restrição tripla, tempo, orçamento e escopo, é algo que precisa ser encaminhado para um supervisor.

O encaminhamento é ótimo para evitar dois problemas comuns em um projeto:

• divergências prolongadas e
• acordos ruins.

As divergências prolongadas ocorrem quando dois colegas ou grupos parecem não conseguir chegar a um acordo e nenhuma das partes está disposta a ceder.

Isso leva à paralisação do projeto e provavelmente atrasará certos aspectos do progresso do projeto.

Normalmente, pensamos em acordos como uma maneira positiva de resolver problemas, mas também existem acordos ruins.

Um acordo ruim ocorre quando duas partes estabelecem uma possível solução, mas o produto final ainda é insuficiente.

Quando se trata de se comprometer com metas importantes do projeto, não é produtivo para nenhuma das partes resolver simplesmente porque isso é um meio para um fim. Sim, comprometa-se ao mesmo tempo em que mantém as metas maiores do projeto em mente e trabalhe para atingi-las juntos. Talvez você tenha que ajudar sua equipe ou as partes interessadas a fazer escolhas difíceis para um bem maior.

Questão

Imagine que um serviço de entrega de refeições consiga os tomates frescos de uma determinada fazenda, mas as inundações destruíram metade da safra. Em que ponto o gerente de projeto precisa encaminhar esse problema para um supervisor?

• Ao discutir ideias sobre possíveis riscos na fase de planejamento
• Quando a enchente destruir a colheita
• Quando a previsão do tempo prevê muita chuva
• Quando o fornecedor sinaliza que as plantas estão em perigo
  Correta - Os gerentes de projeto precisam encaminhar os problemas críticos para um supervisor ao primeiro sinal.

Agora já definimos o encaminhamento, como usar o modelo de restrições triplas ao informar as partes interessadas e negociar mudanças, e aprendemos sobre divergências prolongadas e acordos ruins, que são dois problemas comuns em um projeto.

Na próxima lição, vamos explicar mais algumas técnicas de comunicação com sua equipe, incluindo tempos limite e retrospectivas.

Como informar mudanças à equipe

Video. Duração: 3 min

Na última lição definimos os encaminhamentos e as vantagens deles e explicamos quando executá-los. Nesta lição, vamos abordar como informar mudanças à sua equipe de projeto. Você provavelmente já entendeu que uma comunicação eficaz leva a resultados positivos em todos os aspectos de sua vida. O mesmo vale para informar mudanças em projetos. Informar mudanças aos integrantes da equipe do projeto e às partes interessadas não é apenas uma questão de manter seus documentos de acompanhamento atualizados. Mesmo as menores mudanças serão significativas para alguém em sua equipe e precisam ser comunicadas. Também é verdade que será preciso adaptar suas táticas de comunicação com base no assunto e no destinatário.

Como gerente de projeto, às vezes você vai querer ter uma reunião com toda a sua equipe, enquanto outras vezes um e-mail pode ser suficiente. Pessoalmente, prefiro tomar um café rápido ou conversar no corredor com meus colegas de equipe e depois enviar um e-mail com tudo o que combinamos. Isso é bem útil quando é preciso um acordo rápido ou se o assunto é um pouco delicado.

Como você vai saber qual tática de comunicação é apropriada?

Em última análise, você terá que usar seu próprio julgamento, mas aqui estão algumas maneiras de decidir qual caminho seguir.

Como gerente de projeto, ao informar uma pequena mudança que afetará um indivíduo, é uma boa ideia enviar um e-mail.

Evite assuntos sentimentais ou qualquer outro que precise ser discutido em profundidade. Basta avisar a pessoa e definir um horário para a reunião.

Reuniões semanais podem não ser necessárias, principalmente se sua agenda for curta. Se você marcar uma reunião e desistir da ideia, poderá mudar para um e-mail ou transferir o assunto para um local diferente.

Quando houver uma grande mudança no projeto que afete mais de uma pessoa e possa alterar o orçamento, o prazo ou o escopo do projeto, você provavelmente precisará fazer uma reunião de equipe.

Uma tática útil a ser lembrada ao navegar por essas alterações no projeto é chamada de tempo limite.

Um tempo limite significa tirar um momento para se afastar do projeto para respirar, reagrupar e ajustar o plano.

Um tempo limite pode interromper temporariamente seu ímpeto, mas pode ser muito necessário para preparar você para o sucesso em longo prazo.

Você poderá precisar de um tempo limite quando o cliente quiser redefinir o escopo do projeto ou se integrantes da equipe forem reatribuídos a outros projetos e for preciso um plano para preencher as vagas. Esse tempo limite é uma chance para a equipe do projeto avaliar as mudanças para que possa ajustar o plano conforme necessário.

Ao longo do processo, você vai precisar realizar reuniões para conversar sobre sucessos, contratempos e possíveis melhorias dos recursos do projeto. Essas reuniões são chamadas de retrospectivas.As retrospectivas são realizadas durante todo o ciclo de vida do projeto.

Uma retrospectiva se concentra na identificação das causas que contribuem para um incidente ou um padrão de incidentes sem culpar um indivíduo.

Ao realizar uma retrospectiva, é preciso sempre assumir que todos têm boas intenções e fizeram o certo com as informações que tinham, independentemente de isso ter funcionado bem ou não no fim.Há sempre uma chance de aprender e fazer melhor.

Como gerente de projeto, é importante identificar técnicas eficazes para informar mudanças a um colega ou a toda a equipe.

Agora você sabe um pouco mais sobre tempo limite e a ideia de uma retrospectiva para ter conversas produtivas sobre os incidentes que surgem durante o projeto, e vamos conversar mais sobre isso no fim do curso.

Tudo isso vai ajudar você em sua jornada para se tornar um gerente de projeto de sucesso.

Como escrever um e-mail de encaminhamento

Leitura. Duração: 10 min

Nesta aula, você vai aprender a informar riscos e mudanças para sua equipe e para as partes interessadas. No vídeo anterior, você foi apresentado ao conceito de encaminhamento para um supervisor: o processo de solicitar a ajuda da administração ou liderança de projeto de nível superior para remover um obstáculo, esclarecer ou reforçar prioridades e validar as próximas etapas.

Há muitas maneiras de encaminhar um risco para um supervisor, e é importante definir padrões de encaminhamento com as partes interessadas antes de começar a trabalhar em um projeto. Neste texto, vamos nos concentrar no e-mail de encaminhamento e examinar as práticas recomendadas para escrever um.

Práticas recomendadas para e-mails de encaminhamento

Todos os projetos (até aqueles que contam com gerentes de projeto experientes) apresentam problemas de vez em quando. Seu papel como gerente de projeto é ajudar a resolver problemas e remover barreiras que impeçam a equipe de progredir em direção às metas. Muitos problemas podem ser pequenos o suficiente para serem resolvidos dentro de sua equipe principal, mas outros (como uma mudança grande no orçamento ou cronograma) podem precisar ser levados às partes interessadas para que se chegue a uma decisão final. Detalhar esses problemas, o impacto potencial deles e a ajuda necessária em um e-mail claro e direto ao seu público pode ser uma ferramenta de comunicação eficaz.

E-mails de encaminhamento eficazes:

• Manter um tom amigável

• Indicar sua conexão com o projeto

• Explicar o problema

• Explicar as consequências

• Fazer uma solicitação

Vamos discutir esses cinco pontos para escrever um bom e-mail de encaminhamento.

Manter um tom amigável Ao redigir um e-mail de encaminhamento, talvez você tenha vontade de ir direto ao ponto, especialmente ao lidar com um problema estressante e urgente. No entanto, tenha em mente que é importante abordar as questões com gentileza. Pense em abrir o e-mail com uma demonstração simples de consideração, como “Espero que você esteja bem”. Ao descrever o problema, tente não apontar culpados. Acima de tudo, mantenha o e-mail amigável e profissional. Afinal, você está pedindo a ajuda do destinatário. Termine o e-mail agradecendo ao destinatário pelo tempo dele.

Indicar sua conexão com o projeto

Apresente-se no início do e-mail se não conhecer muito bem as partes interessadas do projeto. Indique claramente seu nome, sua função e sua relação com o projeto. Isso ajuda o leitor a entender por que você está entrando em contato. Mantenha sua introdução breve e direta. Uma única frase é suficiente. Se você conhece a pessoa que está recebendo o e-mail de encaminhamento, pode simplesmente reforçar sua responsabilidade no projeto antes de ir direto ao problema.

Explicar o problema

Depois de cumprimentar o destinatário e se apresentar brevemente, explique o problema em questão. Indique claramente o problema que é preciso resolver. Forneça contexto suficiente para que o leitor entenda o problema, mas tente manter a mensagem o mais concisa possível. Evite parágrafos longos e densos que possam atrapalhar a mensagem e fazer o leitor só passar os olhos por ela.

Explicar as consequências

Depois de explicar o problema, descreva as consequências de maneira clara. Descreva especificamente como esse problema está impactando de modo negativo o projeto ou como ele tem o potencial de causar esse impacto mais tarde no cronograma do projeto. Mais uma vez, mantenha a explicação concisa e o tom amigável.

Propor uma providência e fazer uma solicitação

Esta é a parte central de um bom e-mail de encaminhamento. Nesta seção, você propõe uma solução (ou soluções) e indica o que precisa do destinatário. Uma solução ponderada acompanhada por uma solicitação clara permite que o destinatário saiba como pode ajudar e leva você a uma resolução.

Como reunir tudo

Vamos ver como essas práticas recomendadas se unem para formar um bom e-mail de encaminhamento. No cenário que solicita o e-mail, Sayid, gerente de projeto de uma empresa que vende cestas de presentes, está tendo um problema de controle de qualidade com um dos itens de uma linha de cestas de Natal. Se o problema não for corrigido em breve, o lançamento do produto terá que ser adiado e a empresa perderá dinheiro. No exemplo de e-mail anotado abaixo, Sayid explica o problema para as partes interessadas internas e solicita uma reunião com elas.

Principal conclusão

Neste exemplo, Sayid mantém um tom amigável, explica o problema de maneira clara e as possíveis consequências dele e faz uma solicitação clara aos destinatários. O e-mail também é breve e direto ao ponto.

Para recapitular, os e-mails de encaminhamento eficazes aplicam estas cinco práticas recomendadas:

• Manter um tom amigável

• Indicar sua conexão com o projeto

• Explicar o problema

• Explicar as consequências

• Fazer uma solicitação

O encaminhamento para um supervisor é uma habilidade útil para resolver problemas com rapidez, e enviar um bom e-mail de encaminhamento que aplique essas práticas recomendadas pode ajudar a equipe a conseguir a ajuda necessária.

Atividade: Criar um e-mail de encaminhamento

PGA | Duração: 1h | Nota Final: 100%

Link da Actividade Email de Encaminhamento (opens in a new tab)

Escreva um breve resumo das metas de aprendizagem desta tarefa e o que os alunos precisarão fazer.

Visão geral da atividade

Nesta atividade, você vai criar um e-mail de encaminhamento. O encaminhamento para um supervisor é o processo de solicitar a ajuda da administração ou liderança de projeto para ajudar a remover um obstáculo, esclarecer ou reforçar prioridades ou validar as próximas etapas. Uma de suas responsabilidades mais importantes como gerente de projeto é ajudar a resolver problemas e remover barreiras para sua equipe. O encaminhamento para um superior ajuda você a fazer isso, para que você possa continuar progredindo em direção às metas.

Lembre-se de que os itens essenciais para escrever um bom e-mail de encaminhamento incluem:

• Manter um tom amigável e sem apontar culpados

• Indicar sua conexão com o projeto

• Explicar o problema de maneira sucinta

• Explicar as consequências do problema

• Propor uma providência e fazer uma solicitação

Depois de enviar o trabalho, revise e responda a pelo menos duas tarefas dos colegas de classe.

Cenário

Analise o cenário abaixo. Em seguida, siga as instruções passo a passo.

A Office Green está testando o projeto Plant Pals antes do lançamento oficial, e você é o gerente de projeto responsável pelo êxito do mesmo. A equipe já instalou um software para gerenciar os pedidos recebidos e começou a enviar remessas de teste aos clientes.

No entanto, sua equipe encontrou alguns problemas ao longo do caminho. Um grande problema é que não há motoristas suficientes para entregar todos os pedidos no prazo. Até agora, os motoristas entregaram apenas 80% das plantas com sucesso. A satisfação do cliente foi afetada e alguns já cancelaram suas assinaturas. Sua equipe precisa aumentar a taxa de entrega no prazo para pelo menos 90% com o objetivo de evitar atrasos no envio do próximo lote. Um atraso pode criar ainda mais problemas: atrasar o cronograma do projeto, arriscar a qualidade do produto e prejudicar a receita.

Você tem várias ideias para melhorar as taxas de entrega futuras, mas precisa discuti-las com as partes interessadas seniores. Para explicar o problema e suas recomendações, você decide redigir um e-mail de encaminhamento para o diretor de operações, o especialista de RH, o vice-presidente sênior de Recursos Humanos e o diretor de produto.

Step-By-Step Assignment Instructions

Etapa 1: Acessar o modelo

Para usar o modelo deste item do curso, clique no link abaixo e selecione “Usar modelo”.

Link ao modelo: E-mail de encaminhamento (opens in a new tab)

OU

Caso você não tenha uma conta do Google, faça o download direto do modelo.

Etapa 2: Escrever uma linha de assunto

Inclua em seu e-mail uma linha de assunto que permita que suas partes interessadas saibam que a mensagem é importante. Em Assunto, escreva “[Ação necessária]”, seguido de uma descrição concisa do problema colocado no cenário.

Etapa 3: Escrever uma saudação (mantendo um tom amigável)

Inicie o e-mail com uma saudação amigável. Você pode agradecer ao seu público-alvo pelo trabalho desenvolvido até agora ou apontar um aspecto do projeto que está indo particularmente bem.

Obs.: Lembre-se de que é importante abordar os problemas do projeto com cordialidade. Tente manter um tom irrepreensível desde a linha de assunto até o fechamento e sempre respeite o tempo e os esforços do seu público-alvo.

Etapa 4: Indicar sua conexão com o projeto

A menos que você conheça bem os destinatários e interaja com eles com frequência, comece apresentando-se. Indique claramente seu nome, função e relacionamento com o projeto. Mantenha sua introdução breve e direta ao ponto. Uma única frase deve ser suficiente.

Etapa 5: Explicar o problema

Agora é hora de explicar a questão. Indique claramente o problema que você está tentando resolver. Apresente ao seu público-alvo detalhes suficientes para entender o problema, mas tente ser o mais breve possível.

Etapa 6: Explicar as consequências do problema

Depois de explicar o problema, identifique suas consequências. Descreva como o problema afetou o projeto ou como poderia impactá-lo mais tarde. Seja conciso, mas específico.

Etapa 7: Propor uma providência e fazer uma solicitação

Ao escalar um problema, é uma boa ideia também oferecer recomendações. Pense em algumas possíveis soluções e apresente-as ao seu público-alvo.

Em seguida, indique claramente o que você precisa de seus destinatários. Você pode solicitar uma reunião para discutir recomendações ou pedir que tomem medidas sobre uma solução proposta.

Etapa 8: Encerrar o e-mail (mantendo um tom amigável)

Por fim, agradeça ao seu público-alvo pelo tempo e adicione uma assinatura. Não se esqueça de incluir seu título e informações de contato, além de seu nome.

Critérios de revisão

Esta atividade possui um total de 9 pontos. Pelo menos dois de seus colegas avaliarão seu e-mail de encaminhamento. A nota final será a mediana dessas pontuações. Você deve obter 8 de 9 pontos no total para aprovar.

Como dar um bom feedback

Depois de concluir a atividade, revise e forneça feedback construtivo para pelo menos dois colegas de classe. Abaixo estão algumas orientações para ajudar você a deixar comentários construtivos para seus colegas.

• Ao dar feedback, considere:

• Começar com um feedback positivo

• Fornecer um equilíbrio entre feedback positivo e aplicável

5. Revisão: Introdução à execução de projetos

Finalização

Video. Duração: 1 min

Você chegou ao fim desta seção. Abordamos alguns aspectos bem importantes sobre implementação, acompanhamento e qualidade neste curso.

Vimos por que o processo de acompanhamento é essencial para aumentar a confiança em sua equipe e a importância de conhecer o andamento de um projeto.

Para informar isso, você aprendeu a usar vários tipos de métodos de acompanhamento, como diagramas de Gantt, roteiros e gráficos de burndown.

Você também aprendeu que roteiros são adequados para acompanhar marcos de alto nível, diagramas de Gantt são úteis para projetos com muitas dependências e gráficos de burndown são melhores para projetos mais detalhados e orientados a tarefas que estão com um prazo apertado.

Você aprendeu quais itens acompanhar usando esses gráficos, incluindo custos, o status das principais tarefas, progresso em direção a marcos, itens de ação recebidos e decisões importantes.

Exploramos riscos e dependências, incluindo técnicas como discussão de ideias para criar registros de riscos, e mostramos a você a técnica ROAM, que significa resolvido, atribuído, aceito e atenuado.

Você também aprendeu sobre mudanças e dependências e como elas afetam um projeto.

Também conversamos sobre o gerenciamento e a comunicação desses riscos, mudanças e dependências.

A seguir, vamos mostrar a você a gestão da qualidade e a melhoria contínua.

Desafio semanal 1

Até, Maio 21, 11:59 PM WEST | Quiz. 11 questões | Duração: 55 min | Nota Final: 81,81%

FIM! - Semana 1 - Curso 4